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2 Inhalt Eine neuartige optische Schnittstelle...3 Vorteile im Überblick...4 DoDi-Benutzeranleitung...5 Voraussetzung...5 Installation...5 Einstellungen/Konfiguration...6 Zuordnung...6 Quelle wählen...7 Scannen...7 Alle Dokumente als eins ablegen...8 Protokolle Anzeige...8 Unverteilte Dokumente verteilen...8 Anwenderfragen Seite 2

3 Eine neuartige optische Schnittstelle Eine neuartige optische Schnittstelle zur Dokumentenverwaltung ermöglicht es, Dokumente nach Inhalten abzusuchen und diese als Verteilungskriterien zu verwenden. Es können beliebig viele so genannte Optionssätze erfasst werden. In einem Optionssatz wird angegeben, welche Kriterien zu welcher Verteilung führen sollen. Ein solcher Optionssatz könnte zum Beispiel beschreiben, dass ein Lieferschein, wenn der als ein Kriterium Adress-Nr. und als ein weiteres das Wort Lieferschein enthält, unter gewissen Bedingungen einsortiert werden soll. Wenn dann ein Dokument gescannt wird, das diesen Merkmalen entspricht, dan wird nach Nummern hinter den beiden Kriterien gesucht. Im Falle, dass Nummern gefunden werden, wird geprüft, wo und unter welchem Namen das Dokument abgelegt werden soll. Seite 3

4 Ein Dateiname kann sich zum Beispiel aus einem freien Text, der Nummer hinter der Kennung Lieferschein und einer Datum-/Uhrzeitkombination zusammensetzen. Sollte ein Dokument nicht zuzuordnen sein, so wird dieses als unverteiltes Dokument aufgeführt und kann bereits während des Betrachtens per Hand, unter Eingabe der Kriterien, verteilt werden. Zeitgleich wird ein Verarbeitungsprotokoll geschrieben. Enthalten sind Informationen über: - Den Zeitpunkt des Scannens - Die gewählten Kriterien - Den Verbleib des Dokumentes Es besteht die Möglichkeit, die gescannten Dokumente automatisch in eine der IN-LINE Dokumentenverwaltungen (in der Warenwirtschaft INKS, in der Finanzbuchhaltung IN-LINE WinFibu und in der Lohnbuchhaltung WinLohn) eintragen zu lassen. Mit geringem Aufwand ist es nun möglich, eine digitale Ablage zu schaffen, die die Übersichtlichkeit auf ein hohes Maß steigert. Vorteile im Überblick Schnelle Organisation der Ablage Dokumente werden Kundengerecht verteilt Einmal gescannte Dokumente können per Volltextsuche durchsucht werden Einfache Handhabung Individuell gestaltbare Dateinamen Eine unbegrenzte Anzahl an Optionssätzen und somit vielfältige Erkennungsmöglichkeiten Unterschiedliche Lizenzmodelle gewährleisten eine optimale Anpassung an Ihre Bedürfnisse Als Modul und auch allein stehend nutzbar Ihr IN-LINE Team Seite 4

5 DoDi-Benutzeranleitung Voraussetzung Folgende Komponenten müssen installiert sein, bevor mit dem Programm Dokumente digitalisieren gearbeitet werden kann: Microsoft Framework 2, MS Document Imaging aus den MS Office Tools von MS Office 2003 oder 2007, Adobe Reader 7/8/9/X. Außerdem benötigen Sie natürlich einen Scanner. Installation - Laden Sie das Programm von unserer Homepage herunter und installieren Sie die Software auf dem PC, auf dem Sie das Programm nutzen wollen. - Starten Sie das Programm. - Geben Sie Ihre Firmendaten ein und schicken Sie uns per den automatisch generierten Systemcode. - Wir schicken Ihnen nach Kauf des Produktes per einen Freischaltcode zu. Auf Wunsch können wir Ihnen auch einen befristeten Demo-Freischaltcode ausstellen, damit Sie zunächst testen können. - Starten Sie nach Zugang des Freischaltcodes das Programm erneut, kopieren Sie den Freischaltcode in das Feld Freischaltcode und klicken Sie auf fertig stellen. Jetzt ist Ihr Programm registriert, und Sie können die Grundeinstellungen vornehmen. Seite 5

6 Einstellungen/Konfiguration - Geben Sie hier den Pfad zu unserem Warenwirtschaftsprogramm INKS, unserer Finanzbuchhaltung IN-LINE WinFibu oder unserer Lohnbuchhaltung IN-LINE WinLohn ein. - Geben Sie hier außerdem den Pfad für die Dodi-Datenbank an, die zentral im Netzwerk abgelegt werden kann, um mit mehreren Versionen bzw. Arbeitsplätzen arbeiten zu können. - Sie haben die Möglichkeit mit der Qualität die Größer der PDF-Datei zu regulieren. - Die Funktion Erkennung deaktivieren ermöglicht es Ihnen, beim Einscannen von Dokumenten, die durch Ihre geringe Qualität von vornherein nicht erkannt werden können, die Texterkennung auszuschalten, um somit das Scannen zu beschleunigen. - Mit der Funktion Stapelverarbeitung wird beim Scannen mit der Funktion Alle Dokumente als eins ablegen nur das erste Blatt an die Texterkennung weitergeben, das beschleunigt den Gesamtvorgang. Zuordnung - Kennung1 = ACHTUNG: hier kommt die Adressennummer hinein und zwar so, wie danach gesucht werden soll (z.b. Adress-Nr.), da nach dieser Kennung1 in INKS abgelegt wird. - Kennung2 = hier kann man einen Begriff, der auf dem Dokument vorkommt, unter dem man sortieren möchte, angeben z. B. Angebot. - Pfad = Pfad, in dem die Dokumente zwischengespeichert werden. - Beschreibung = hier können Sie den Optionssatz noch weiter beschreiben - Dateiname = hier können Sie angeben, mit welcher Bezeichnung die Datei gespeichert und geordnet werden soll. Seite 6

7 - Dokumentenverwaltung = hier stellen Sie ein, mit welchem Produkt (INKS, Fibu, Lohn) das Programm kombiniert werden soll und wie mit den Dokumenten umgegangen werden soll. Quelle wählen - Sie müssen jetzt die Quelle wählen, von der gescannt werden soll, also den TWIN des Scanners. Scannen - Sie müssen die Scanner-Einstellung konfigurieren, bis Ihre gewünschte Scan- Geschwindigkeit kombiniert mit der höchsten Trefferquote erzielt wird. Die Texterkennung kann bei zu hoher DPI-Einstellung überlastet werden. Wir empfehlen, auf Graustufen zu stellen und zwischen 150 und 200 dpi auszuwählen. Seite 7

8 Alle Dokumente als eins ablegen - Sie haben hier die Möglichkeit, mehrere Blätter über einen ADF-Scannen als ein Dokument abzulegen - z. B. wenn Sie eine Anweisung in der Dokumentenverwaltung eines Artikel hinterlegen wollen. Wenn Sie allerdings eine mehrseitige Rechnung scannen wollen, können Sie diese zu den anderen in den ADF-Scanner legen und müssen nicht den Haken bei Alle Dokumente als eins ablegen setzen. Eine mehrseitige Rechnung wird automatisch als ein Dokument erkannt, wenn auf allen Seiten die Kennungen 1 und 2 vorhanden sind und über-einstimmen. Protokolle Anzeige - In den Protokollen habe Sie die Möglichkeit zu überprüfen, welche Tätigkeiten das System seit Beginn an ausgeführt hat und an welcher Stelle bei der Texterkennung oder beim Scannen Probleme auftauchen. Unverteilte Dokumente verteilen - Falls die Texterkennung die gesuchten Wörter nicht findet, wird das Dokument als unverteilt angegeben. Wenn Sie in den Bereich unverteilte Dokumente gehen, können Sie diese per Hand verteilen. Dies machen Sie, indem Sie das entsprechende Dokument auswählen, in der Preview die unten aufgeführten Suchkriterien überprüfen und dort eintragen. Seite 8

9 INFO: Wenn Sie in INKS z.b. einen USER99 erstellen und diesen z. B. Dokuscan nennen und die entsprechende Usernummer in den Optionssätzen des Programms eintragen, dann wird dieser User als Ersteller angezeigt. Die Texterkennung erkennt auch Dokumente, die auf dem Kopf eingescannt worden sind. Seite 9

10 Anwenderfragen Das Dokument wird nicht erkannt prüfen Sie, ob Sie die richtige Scanner-Einstellung gewählt haben. prüfen Sie, ob die eingegebenen Kennungen in Dodi mit denen auf dem Beleg übereinstimmen. prüfen Sie, ob der Scanner oder die Stellen auf dem Papier, an denen die Kennungen 1 und 2 stehen, verunreinigt sind. Prüfen Sie, ob die Option Erkennung deaktivieren ausgeschaltet ist. Mehrseitige Dokumente werden nicht zusammengefasst prüfen Sie, ob die Kennungen auf allen Blättern identisch sind, vom Anfang der Kennung bis zum Ende der Kennungszahl darf nichts abweichen. Ich erhalte die Scans nur in schlechter Qualität überprüfen Sie, ob Sie die Qualitätseinstellungen in Dodi nicht zu gering eingestellt haben oder ob die DPI Zahl beim TWAIN-Scanner ausreichend eingestellt ist. Meine PDF-Dateien sind zu groß regeln Sie die Qualität in Dodi runter, um die Texterkennung aufrecht zu halten, aber trotzdem geringere Dateigrößen zu erhalten. Teile der Dokumente werden nicht gescannt oder nur weiß wieder gegeben die DPI Auflösung ist zu hoch eingestellt. Seite 10

11 Ich habe nicht die vorteilhafte PDF-Ansicht in Dodi Dann haben Sie noch den PDF-Reader 7 installiert, bitte spielen Sie die Version 8 ein. Dodi startet nicht bitte überprüfen Sie, ob Sie alle Komponenten installiert haben (Microsoft Framework 2, MS Document Imaging aus den MS Office Tools von MS Office 2003 oder 2007, Adobe Reader 7/8/9/X). Nach dem Scannen zeigt Dodi nur unverteilte weiße Seiten bitte überprüfen Sie, ob Sie die passende Dodi-Version zu Ihrer MS Office 2003 oder 2007 Version installiert haben. Die letzten vier Stellen der Dodi- Versionsnummer (Rechtsklick in der Hauptmaske und dann Lizenzinformationen wählen) müssen Ihrer MS Office Version entsprechen. bitte überprüfen Sie, ob Sie alle Komponenten installiert haben (Microsoft Framework 2, MS Document Imaging aus den MS Office Tools von MS Office 2003 oder 2007, Adobe Reader 7/8/9/X). Seite 11

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