>>>Dokumentation Betaversion<<<

Transkript

1 Seite 1 von 27 Edi Line Inbetriebnahme >>>Dokumentation Betaversion<<< Edi Line Installation Legen Sie die Edi Line CD/DVD in Ihr Laufwerk ein. Wenn die Autostart Funktion deaktiviert ist, starten Sie die EDI Line EDI Line 2.5.MSI Datei von Hand. Führen Sie die Installation aus, indem Sie Weiter klicken.

2 Seite 2 von 27 Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung, wenn die Installation fortgesetzt werden soll. Füllen Sie die Namensgebung des Lizenznehmers aus. Danach erscheint eine Auswahlmöglichkeit:

3 Seite 3 von 27 Je nach Auswahl kann jetzt die Edi Line Anwendung komplett installiert werden, bzw. können einzelne Features (zumeist ERP Konnektoren) aus oder abgewählt werden.

4 Weiterhin kann das Verzeichnis geändert werden, in das die Programmdateien hineinkopiert werden. Nachdem die Installation durchgelaufen ist, kann der Installationsassistent geschlossen werden. Seite 4 von 27 Danach steht unter Programme ein neuer Ordner mit der Verknüpfung zum Programmstart der Edi Line zur Verfügung. Außerdem wird eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellt. Einspielen der Lizenz Wenn die Edi Line Anwendung das erste Mal gestartet wird, erscheinen zwei Fehlermeldungen, da noch keine Lizenz eigespielt ist und der ERP Konnektor noch keine Verbindung zur Warenwirtschaft aufgebaut hatte.

5 Seite 5 von 27 Danach erscheint automatisch das Fenster in dem der Lizenzschlüssel eingegeben werden kann. Den Lizenzschlüssel erhalten Sie per , wenn Sie mit Ihrer Edi Line Registriernummer und der Produkt Lizenznummer (9 stellige Debitorennummer die Sage Anwender bei Sage Frankfurt haben.) unter line.de die Produktaktivierung ausgefüllt haben. Bitte beachten Sie eine korrekte Firmierung einzutragen, da so der Lizenznehmer der Edi Line Anwendung festgelegt wird. Wichtig ist, dass der passende Warenwirtschaftskonnektor mit der richtigen Versionsnummer ausgewählt wird, da nur dieser Konnektor dann in der Lizenz geschlüsselt wird und dann für den Betrieb der Edi Line zur Verfügung steht.

6 Seite 6 von 27 Nach erfolgreicher Produktaktivierung wird der Lizenzschlüssel per an die eingetragene Adresse gesendet. z. B.:

7 Seite 7 von 27 Kopieren Sie den Schlüssel inklusive den Zeilen Begin License und End License in das vorgesehene Fenster und drücken Sie den Knopf Lizenzieren. Danach wird die Edi Line Anwendung mit eingetragenem Lizenzschlüssel neu gestartet. Wiederum erscheint die Fehlermeldung einer fehlenden Datenverbindung, da der ERP Konnektor noch keine Verbindung zur Warenwirtschaftsdatenbank aufgebaut hat. Deswegen wählen Sie nun in der oberen Menuleiste unter Administration den Menupunkt Inhouse Datenbank und danach die passende ERP Versionsnummer aus.

8 Seite 8 von 27 Danach erfolgt die Standardmäßige Anmeldung an der jeweiligen Sage Produktlinie abhängig vom eingesetzten System. z. B. wie bei der Sage Office Line:

9 Seite 9 von 27 Führen Sie die Anmeldung aus. Achtung: Bitte beachten Sie, dass bei der Office Line Anmeldung die Code Sicherheit entsprechend konfiguriert ist. Bitte beachten Sie, dass je nach anzubindenden System Userfelder angelegt oder Zusatzdaten Dateien entsprechend konfiguriert sein müssen. Sonst kann die Datenverbindung nicht aufgebaut werden. Fehlermeldung z. B.: Anlage der notwendigen Zusatzfelder bzw. Userfelder

10 Seite 10 von 27 Sage Office Line Um die für die Edi Line notwendigen Userfelder anzulegen, muss die Datenbank, mit der die Edi Line verbunden werden soll, mit dem Office Line Administrator geöffnet werden. In der anzubindenden Datenbank müssen in der Funktonalität Benutzerdefinierte Felder und Register in mehreren Klassen der Office Line neue Felder angelegt werden.

11 Seite 11 von 27 Beispielsweise ist in der Klasse Adressen ein Feld mit der Feldnamen ILN zu definieren. Das Feld ILN muss als Typ Text mit der Bezeichnung ILN und mindestens mit der Länge von 13 Stellen angelegt werden.

12 Seite 12 von 27 Insgesamt sollten bei jeder Edi Line Installation folgende Felder angelegt werden: Klasse Feld Beschreibung Typ Länge Adressen ILN ILN Text 50(13) Adressen PARTIN Exportdatum EDI Datum Artikel PRICAT Exportdatum EDI Datum Verkaufsbeleg Bestelldatum Bestelldatum Datum Verkaufsbeleg ORDERS Exportdatum Auftrag Datum Verkaufsbeleg DESADV Exportdatum Lieferavis Datum Verkaufsbeleg INVOIC Exportdatum Rechnung Datum Verkaufsbeleg ExportzeitEDI Exportzeit Text 8 Verkaufsbeleg Byiln ILN Käufer Text 50 Verkaufsbeleg Iviln ILN Rechnungsempfänger Text 50 Verkaufsbeleg Dpiln ILN Warenempfänger Text 50

13 Seite 13 von 27 Verkaufsbelegpositionen Verkaufsbelegpositionen Verkaufsbelegpositionen Bestellposition Bestellpositionsnummer Zahl (Int) Bestellnummer Bestellnummer Text 50 Bestelldatum Bestelldatum Datum Einkaufsbeleg ORDERS Exportdatum Bestellung Datum Einkaufsbeleg Bestelldatum Bestelldatum Datum Alle Felder können die Eigenschaft Änderbar mit Haken besitzen. Je nach Wunsch können Felder in einem individuellen Register eingeblendet werden. Empfehlenswert ist dies auf jeden Fall für das Feld ILN bei den Adressen. Wenn die Felder korrekt angelegt worden sind, kann die Edi Line eine Verbindung zur Office Line Datenbank aufbauen. Classic Line In der Classic Line müssen die Zusatzdaten für jeden Mandanten, der mit der Edi Line verbunden werden soll, angepasst werden. Melden Sie sich an der Classic Line für die Anlage der Felder als Administrator an und bearbeiten Sie in der Administration den Kundenstamm (PA1110). Wählen Sie eine Satzlänge von 256.

14 Seite 14 von 27 Für die Eintragung der ILN legen Sie unter der Beachtung der Groß und Kleinschreibung folgendes Feld an: Programm: PA1110 Maske: 01 Text: ILN Nummer Bezeichnung: ILN Nummer E: 1 VK: 13 NK: 0 B: N Art: 0 Typ: 0 Off: 011 Länge: 13 Edi Line Konfiguration Nach erfolgreicher Anmeldung der Edi Line an der Datenbank der Warenwirtschaft kann die Konfiguration des Systems vorgenommen werden. Beim ersten Start erscheint dann ohne Konfiguration auch eine Fehlermeldung.

15 Seite 15 von 27 Als erstes kann in der linken oberen Ecke unter der Menu Leiste ein Wandler ausgewählt werden. Dann erscheinen die einzelnen Reiter des Wandlers je Nachrichtenart, die importiert oder exportiert wird.

16 Seite 16 von 27 Zum Betrieb der Edi Line müssen grundsätzlich an zwei Stellen Eintragungen vorgenommen werden. In der Menu Leiste unter Administration / Systemtabellen müssen Basisinformationen eingetragen werden. In der Menu Leiste unter Konfiguration / Wandler müssen partnerspezifische Felder ausgefüllt werden. Systemtabellen In den Systemtabellen/Reiter ILN Verzeichnis müssen die Adressdaten aller EDI Partner eingetragen werden. Auch die Adressdaten der Firma, die mit der Edi Line die Daten importiert und exportiert. Schlüssel für die Datensätze ist das Feld ILN. Dieser Feldinhalt wird dann mit den beiden ILN Feldern bei der Wandlerkonfiguration/Grundlagen verglichen, um die Adressdaten des Dateiabsenders und des Dateiempfängers zu ermitteln.

17 Seite 17 von 27 Wandlerkonfiguration In der Wandlerkonfiguration unter Menu Leiste Konfiguration / Wandler müssen für den Betrieb der Edi Line zwingend die Felder in den beiden ersten Reitern Datenpfade und Grundlagen ausgefüllt werden. Wichtig ist, dass in den Einstellungen ein JobID hinterlegt wird z. B. 1. Wandlereinstellungen können je Wandler in einem Verhältnis Mandantennummer (aus der Sage Warenwirtschaft) zu JobID hinterlegt werden. Wenn zwei unterschiedliche JobIDs angelegt werden, können so z. B. mit dem Metro Wandler Nachrichten mit der Metro ILN und Nachrichten mit der Praktiker ILN exportiert werden. Datenpfade

18 Seite 18 von 27 Unter Datenpfade müssen die Verzeichnispfade hinterlegt werden, in denen die Edi Line die Nachrichten beim Export hineinschreiben soll, bzw. die Verzeichnisse aus denen die Edi Line beim Import die Nachrichten ausliest. Die Datenpfade können eingetippt werden bzw. kann in jedem Feld ein Verzeichnis ausgewählt werden. Wenn ein Verzeichnis nicht existiert, kann die Edi Line das Verzeichnis mit dem eingetragenen Namen anlegen. Voraussetzung für das Anlegen ist allerdings, dass der Pfad mit einem gemappten Laufwerkbuchstaben beginnt. Grundsätzlich können die Pfade aber auch in UNC Notation eingetragen werden. Es ist zu empfehlen, die EDI Export und Importverzeichnisse auf ein gesichertes Serverlaufwerk zu legen! Grundlagen

19 Seite 19 von 27 In den Grundlagen müssen die ILNs der EDI Partner des konkreten Wandlers hinterlegt werden. Hierbei ist in das Feld ILN Absender die ILN einzutragen der Firma, die mit der Edi Line die Nachrichten exportiert. In das Feld ILN Adressat ist die ILN einzutragen der Firma, die die EDI Nachrichten empfangen soll. Beim Metro Wandler ist z. B. die ILN von Metro in das Feld ILN Adressat einzugeben und die ILN des Metro Lieferanten in das Feld ILN Absender. Die weiteren Felder wie Steuernummer, Lieferantennummer oder MGE Absender beziehen sich immer auf die Firma, die die Edi Line zum Import und Export einsetzt. Konverter In dem Reiter Konverter können je nach Wandler unterschiedliche Konverter Flags gesetzt werden, die Einfluss auf das Mapping des Imports und Exports haben können. (Mapping = Feldzuordnung) Konsultieren Sie hierzu die jeweilige Wandlerdokumentation.

20 Seite 20 von 27 Grundsätzlich gibt es das Flag Zeilenumbruch Export, mit dem vor allem bei EDIFACT Nachrichten definiert werden kann, ob zwischen den einzelnen Nachrichten Segmenten Absatzmarken gesetzt werden oder nicht. In vielen Wandlern gibt es das Flag Lieferadresse zu Auftraggeber Import. Wenn dieses Flag auf Ja gesetzt wird, beeinflusst das den Bestellimport insofern, dass der wirkliche Auftraggeber/Käufer (NAD+BY) ignoriert wird und der Warenempfänger (NAD+DP) als Auftraggeber in den Verkaufsvorgang gesetzt wird. Voraussetzung hierfür ist, dass die wirklich ILN des Auftraggebers/Käufers in Vorgangsuserfeldern gespeichert wird. Diese Funktionalität steht nur in Verbindung mit dem Konnektor zu Office Line Warenwirtschaften zur Verfügung. Exkurs EDIFACT Inhalte: In EDIFACT Nachrichten nach EDI AK Handel gibt es 4 Adress Segmente. NAD SU = supplyer =Lieferant NAD BY = buyer = Käufer NAD IV = invoicee = Rechnungsempfänger NAD DP = delivery party = Warenempfänger Der Käufer ist in einem Verkaufsvorgang der Auftraggeber. Der Rechnungsempfänger ist eben der abweichende Rechnungsempfänger und der Warenempfänger ist die abweichende Lieferanschrift. In EDIFACT Nachrichten werden in der Regel in den Adress Segmenten nur noch ILNs (internationale Lokalisierungnummer) gesendet. Deshalb ist die korrekte Stammdatenpflege besonders wichtig, wenn EDI eingesetzt wird, damit z. B. auch die korrekte Lieferadresse auf dem Lieferschein gedruckt wird. Diese Adresse kommt meist nicht aus der EDI Nachricht sondern aus den Stammdaten, die korrekt zugeordnet werden müssen. Zuschlagsarten

21 Seite 21 von 27 In dem Reiter Zuschlagsarten können je nach Wandler bestimmte EDI Schlüssel Zuschlägen aus der Office Line oder Artikeln aus der Classic Line zugeordnet werden. Konsultieren Sie hierzu die jeweilige Wandlerdokumentation. Grundsätzlich können EDI Schlüssel (Feld 7161) Zuschlägen aus der Office Line oder Artikeln aus derclassic Line (Bezeichnung Inhouse) zugeordnet werden. Das hat den Zweck, dass Kosten wie Versandkosten oder Mindermengenzuschläge nicht als Artikel in den Positionen exportiert werden, sondern als Belegzuschläge definiert werden. Nach vielen EDI Nachrichtenbeschreibungen dürfen in den Positionen nur echte Artikel exportiert werden. Sonstige Kosten sind dann spezielle Felder auf Belegebene für Zuschläge oder Abschläge. Betrieb der Edi Line Zu Beginn eines Edi Nachrichtenaustausches im Verkaufsbereich sollte der Bestelleingang stehen. Nachricht einlesen (z. B. Bestellung) Um Bestellungen einzulesen, muss der entsprechende Reiter des Wandlers ausgewählt werden.

22 Seite 22 von 27 Beim Einlesen einer Nachricht müssen folgende Felder gefüllt werden: Mandant Hier muss die Mandantennummer aus der Datenbank ausgewählt werden, mit der der Konnektor verbunden ist. Geschäftsjahr Es muss das Geschäftsjahr ausgewählt werden, in das die Nachricht als Beleg importiert werden soll. Es sind nur Geschäftsjahre auswählbar, die auch in der Warenwirtschaft angelegt sind. Job Es muss eine Job ID ausgewählt werden. Es werden nur Job IDs angezeigt, die in der Wandlerkonfiguration angelegt sind. Importdatei Hier muss die Datei mit Pfad ausgewählt werden, die eingelesen werden soll. Mit dem Auswahlknopf neben dem Feld kann die Datei markiert werden. Dabei wird ein Explorer Fenster geöffnet in dem Verzeichnis, das in der Wandlerkonfiguration /Datenpfade der entsprechenden Nachrichtenart zugeordnet wurde. AwKz setzen Optional kann beim Einlesen von EDI Nachrichten ein Auswertungskennzeichen gesetzt werden. Dadurch wird das Feld Auswertungskennzeichen im Verkaufsvorgang mit dem entsprechenden Wert gefüllt. So kann später beim Export von Belegen nach diesem Auswertungskennzeichen selektiert werden.

23 Seite 23 von 27 Exkurs Verdrahtung des Auswertungskennzeichens: Das Auswertungskennzeichen kann pro Wandler und Job ID fest hinterlegt werden, wenn es entsprechend in einer INI Datei hinterlegt ist. Die INI Datei heißt AWKZ.ini und befindet sich im INI Verzeichnis des Arbeitsverzeichnisses, wo die Edi Line alle Daten speichert. (z. B. C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\EDILine25\INI) Preise übernehmen Mit der Einstellung Ja oder Nein in dem Feld Preise übernehmen kann entschieden werden, ob der Preis des Artikels in der Position aus der EDI Bestellung übernommen wird oder gemäß der hinterlegten Preisfindung der Warenwirtschaft bestimmt wird. Achtung: Es können nur Preise übernommen werden, die auch gesendet werden. (Viele EDI Kunden senden gar keine Preise mehr, wenn sie in Jahresverhandlungen bereits bilateral festgelegt worden sind. Wiederholter Import In der Einstellung Wiederholter Import kann durch die Einstellung Ja eine Bestellung mehrfach in die Verkaufsbelege als Auftragsbestätigung importiert werden. Standardmäßig sollte diese Einstellung auf Nein stehen, damit Waren nicht zu oft ausgeliefert werden. Wenn alle Einstellungen ausgewählt sind, kann eine EDI Datei erst eingelesen und danach importiert werden. Beim Einlesen werden die Nachrichten nur konvertiert und validiert. Das heißt, es wird anhand der Stammdaten geprüft, ob alle Schlüssel wie EANs oder ILNs identifiziert werden können. Nach erfolgreicher Validierung kann die Datei als Beleg Auftragsbestätigung in einem neuen Verkaufsvorgang in der Warenwirtschaft angelegt werden. Stammdatenprobleme Wenn die Validierung fehlschlägt, erscheint beim Einlesen der EDI Datei eine Fehlermeldung. Dann kann in der Menuleiste Datei die Funktionalität Aktuelles Fehlerprotokoll anzeigen ausgewählt werden. Stattdessen kann auch auf der Symbolleiste auf das dann entsprechend aktivierte Symbol (gelbes Dreieck) geklickt werden. Danach erscheint ein Protokoll wie etwa hier:

24 Seite 24 von 27 In dem Protokoll werden alle Schlüsselfelder der Bestellung hinsichtlich Adressen oder Artikel (z. B. ILNs oder EANs), die nicht in den Stammdaten der Warenwirtschaft gefunden werden können, genannt. Zur Lösung müssen die Stammdaten entsprechend nachgepflegt werden. Wenn alle Informationen der Bestellung identifiziert werden, kann die Bestellung sauber eingelesen werden. Danach kann sie importiert werden. Nach erfolgreichem Import kann in der Menuleiste Datei die Funktionalität Liste Bestellungen Drucken ausgewählt werden. Stattdessen kann auch auf der Symbolleiste auf das dann entsprechend aktive Symbol (Drucker) geklickt werden. Dadurch wird eine Lister der importierten Auftragsbestätigungen mit entsprechenden Auftragsnummern aus der Warenwirtschaft gedruckt.

25 Seite 25 von 27 Nachrichten exportieren Es können nur Nachrichten exportiert werden, wenn der entsprechend Quellbeleg in der Warenwirtschaft geschrieben worden ist. Rechnungen können als Rechnungen exportiert werden, wenn sie gespeichert sind, oder Lieferscheine können als Lieferavise exportiert weden. Sofortrechnungen oder Direktrechnungen können dann sowohl als Lieferavise als auch als Rechnungen exportiert werden. z. B. Rechnungen exportieren Der entsprechende Reiter muss ausgewählt werden.

26 Seite 26 von 27 Wie beim Einlesen der Bestellung müssen wieder die relevanten Felder Mandant und Job ausgewählt sein. Mandant Der Quellmandant aus der verbundenen Datenbank muss ausgewählt werden. Es werden alle Mandantennummern angezeigt, die in der Warenwirtschaft angelegt sind. Job Die passende in der Wandlerkonfiguration hinterlegte Job ID muss ausgewählt werden. Testdaten Mit der Auswahl Testdaten Ja kann in EDIFACT Nachrichten ein Testkennzeichen erzeugt werden beim Versand. Wiederholter Export Die Edi Line prüft, ob ein Beleg schon als EDI Nachricht exportiert worden ist. Standard mäßig sollte hier die Einstellung Nein ausgewählt sein, damit Belege nicht doppelt exportiert werden. Export durchführen Mit dem Knopf Export durchführen kann der Export gestartet werden. Auswahlkriterien Mit den Auswahlkriterien kann ein Filter gesetzt werden, nach dem die für den konkreten Export relevanten Belege selektiert werden. Dabei sollten die Felder Von Belegdatum und Bis Belegdatum immer gefüllt sein, da unter Umständen diese Werte für einen entsprechendes Exportprotokoll (Rechnungslisten Report) benötigt werden.

27 Seite 27 von 27 Empfehlenswert ist es nach dem Vorgangsauswertungszeichen zu selektieren, da es schon beim EDI Import gesetzt werden kann oder sogar durch eine INI Datei fest verdrahtet werden kann. Natürlich muss dann darauf geachtet werden, dass das Feld auch in Vorgängen entsprechend gefüllt ist, die nicht von der Edi Line angelegt worden sind. Nach erfolgreichem Export erscheint eine entsprechende Meldung: Beim Rechnungsexport startet danach automatisch der Druck des Reports, der je nach EDI Partner als Rechnungsliste eine wichtige Rolle spielen kann und dem Partner u. U. noch zugefaxt werden muss.