SPLITTER SPLITTER. IT-Nachrichten für die Berliner Verwaltung Nr. 2/2014. Schwerpunkt: Mobile Verwaltung 2/14 1

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1 IT-Nachrichten für die Berliner Verwaltung Nr. 2/2014 Schwerpunkt: Mobile Verwaltung 2/14 1

2 Sehr geehrte Leserinnen und Leser, die öffentliche Verwaltung wird immer mobiler. Das ist durchaus in zweierlei Hinsicht gemeint: Zum einen werden die Verwaltungsangebote für die Bürgerinnen und Bürger komfortabler und sind leichter zu erreichen. Und zum anderen können die Mitarbeitenden des öffentlichen Dienstes durch neue technische Lösungen ihre Arbeit mobiler und flexibler erledigen. Die Verwaltung kommt zum Bürger, zum Beispiel mit dem mobilen Bürgerbüro. Ein Laptop, ein Drucker und diverse Zusatzgeräte stecken in der Kofferlösung. Damit können die Bürgerinnen und Bürger häufig nachgefragte Amtsgeschäfte dort erledigen, wo sich eine dauerhaft zu unterhaltende Amtsinfrastruktur nicht lohnen würde (Seite 7 ff.). Verwaltungsdienste werden aber auch immer häufiger so gestaltet, dass sie übers Internet genutzt werden können oder das Internet zumindest die Vorbereitung auf einen Behördengang erleichtert. Bestes Beispiel ist die vom ITDZ Berlin angebotene Online-Terminvereinbarung, die auch der Berliner IT-Staatssekretär Andreas Statzkowski nutzt, wie er im Interview erzählt (Seite 5). Die zweite Bedeutung der mobilen Verwaltung bezieht sich auf eine erleichternde Arbeitsorganisation für die Beschäftigten der Verwaltung. Das mobile Arbeiten von zu Hause oder unterwegs gehört dazu. Viele jüngere Verwaltungsmitarbeitende wünschen sich außerdem Konzepte für die Einbindung privater Endgeräte in dienstliche IT- Umgebungen, bekannt unter dem Schlagwort Bring your own device (BYOD). Im vorliegenden Heft berichten verschiedene Verwaltungen und IT-Dienstleister über ihre Erfahrungen und Umgang mit mobilem Arbeiten und BYOD (Seiten 13 ff., 14 ff.). Auch das ITDZ Berlin hat eine Lösung, die BYOD perspektivisch ermöglicht und dabei auf Sandboxing setzt (Seiten 6 und 17). Alternativen zu BYOD werden ebenfalls aufgezeigt (Seiten 16 ff., 17 ff. und 20 ff.). Dabei gibt es bei mobilen Arbeitsformen einiges zu beachten: Die IT-Sicherheit und der Datenschutz sind nur die augenfälligsten. Auch Barrierefreiheit spielt eine Rolle (Seite 12). Der Schutz der Mitarbeitenden vor der Entgrenzung der Arbeit muss ebenso betrachtet werden (Seite 15). Eine angenehme Lektüre wünscht Ihnen Konrad Kandziora Vorstand 2/14 2

3 Editorial 2 Impressum 48 Schwerpunktthema Verwaltung mobil: Der Ausbau der mobilen Verwaltungsdienste 4 Interview mit IT-Staatssekretär Andreas Statzkowski 5 Die AppBox : Weiterentwicklung des Mobilen Netzzuganges Exchange 6 Reutlingen/Ulm: Vor Ort-Service mit dem Mobilen Bürgerbüro 7 Mobiles E-Government heute und morgen 9 Behörden investieren verstärkt in Bürger-Apps 1O Barrierefreie Entwicklung von mobilen Verwaltungsanwendungen: Inklusion durch digitale Barrierefreiheit 12 Mobile Arbeitsformen bei IT.Niedersachsen 13 Hamburgs Verwaltung mobil mehr als ein Trend 14 Risiken durch private Nutzung mobiler Endgeräte im öffentlichen Dienst 16 Sandboxing statt MDM: BYOD, aber sicher! 17 Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe: Entscheidung gegen Nutzung von privaten Geräten 19 Berichte und Infos Smarte Technologien bringen Impulse für Berlin 35 Ökologisch nachhaltige Rechenzentren für Smart Cities 35 IT-Sicherheit ist das Hightech-Thema des Jahres 36 IDC-Studie zu Print und Document Management in Deutschland: Nicht-technische Barrieren zwischen IT und Fachabteilungen bremsen Optimierungspotenzial aus 37 Durchgängige Mandantentrennung von der Middleware bis zur Datenbank 41 Großes Wachstum bei Big Data: Standardisierte Betriebsabläufe, um multinationale Cyber-Krisen zu managen 44 Online Viele Internetnutzer gehen bewusst mit Cookies um 45 Semantische Suche wird das Netz schon 2O2O revolutionieren 46 E-Government und Verwaltung Berliner Bürgerdienste: Weiterhin Vorreiter für die Verwaltungsmodernisierung 21 Gesundheits- und Sozialinformationssystem mit Berliner Open-Data-Portal verknüpft 21 Open Data bringt nachweislichen volkswirtschaftlichen Nutzen für die Stadt 22 Per Online-Antrag zum Kita-Gutschein 22 Berliner Bürger im Service-Fokus App als Prototyp 24 Öffentlicher Sektor schöpft Potenziale der Prozessmobilisierung nicht aus 25 Makeover für evergabe in Berlin 25 Neue Einkaufsbedingungen für Beschaffung von IT-Services 26 Brandenburg 3D bietet Basis für unterirdische Raumordnung: Neues Geologie-Informationssystem im Internet geht an den Start 27 Mehr Transparenz und öffentliche Beteiligung bei Verwaltungsvorhaben 28 Hamburg und Barcelona stellen urbane E-Government-Lösungen vor 28 Freiberger Informatiker entwickeln smarte Apps 3O Preis für Online-Partizipation 2O14 verliehen 3O Wie digitale Behördengänge gelingen können 32 Digitale Mobilität Dynamik im öffentlichen Raum 33 Verwaltung braucht ein soziales Netzwerk 33 Tipps und Tricks 1O.OOO Apps und eine Menge Sorgen: Analysetool für Android-Apps 47 Dies und Das Vor 2O Jahren im : IT-Sicherheit selbstverständliche Technikanforderung oder teurer Luxus? 48 2/14 3

4 Verwaltung mobil Der Ausbau der mobilen Verwaltungsdienste Seit 2003 sind die mobilen Verwaltungsdienste (früher Mobile Bürgerdienste, MoBüD) ein Mittel, die Verwaltung in Berlin zu stärken und Services für Bürgerinnen und Bürger und Wirtschaftskunden vor Ort bereitzustellen. Die Bedeutung der mobilen Bürgerdienste wurde im Leitkonzept One-Stop-City 2016 im Rahmen des Multikanal-Ansatzes unterstrichen und eine Weiterentwicklung beauftragt. Im Fortgang des Vorhabens erfolgte die Erarbeitung eines Umsetzungskonzepts zum Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste. Insgesamt ist die Verwaltung mit ihren Bestrebungen zum Ausbau der Multikanalstrategie in Berlin auf einem guten Weg. Der Ausbau der mobilen Verwaltungsdienste ist eng verzahnt mit dem Projekt zur Pilotierung der Bürgerzentren. Mit den Bürgerzentren soll die kundenorientierte Bereitstellung von Verwaltungsleistungen qualitativ und quantitativ weiterentwickelt, jedoch gleichzeitig langfristig eine Zusammenführung der Frontoffice-Bereiche erfolgen. Diese Reduzierung stationärer Strukturen soll durch die mobile Leistungserbringung kompensiert werden. Ziel ist es, die bereits vorhandenen mobilen Verwaltungsdienste weiterzuentwickeln, um neben Dienstleistungen der Bezirksverwaltung zunehmend auch Dienstleistungen der Hauptverwaltung anbieten zu können. Im Ergebnis des erarbeiteten Umsetzungskonzepts wird jedoch deutlich, dass entscheidende Weichen für den Erfolg der mobilen Verwaltungsdienste noch zu stellen sind. Sollen mobile Verwaltungsdienste flächendeckend erbracht werden, müssen die dahinter stehenden Prozesse standardisiert und damit klare Aufteilungen in Front- und Backofficekomponenten ermöglicht werden. Weiterhin ist die Entwicklung geeigneter Front-End-Applikationen unabdingbar, insbesondere neuer verfahrens(un)abhängiger Antragsassistenten, um die einheitliche, fehlerfreie Bearbeitung der diversen Verwaltungsleistungen zu gewährleisten. Die Assistenten geben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Frontoffice Hinweise, welche Daten/Informationen abgefragt werden müssen und welche Auswirkungen sich daraus ergeben. Zusätzlich werden beizubringende Dokumente, Nachweise oder zusätzliche Antragsanlagen abgefordert und die Verwaltungsgebühren beziffert. Die Antragsassistenten eröffnen außerdem die Möglichkeit, im Bereich der mobilen Verwaltungsleistungen smarte Endgeräte, z. B. Tablets, einzusetzen. Fehlende Web-Frontends bei Verwaltungsverfahren Grundlegendes, und auf kurzfristige Sicht nicht zu lösendes Problem ist das Fehlen von Web-Frontends bei Fachverfahren (wie z. B. Einwohnerwesen). In ihrer Bedeutung für die mobile Leistungserbringung aufgrund der hohen Fallzahlen herausragend, besteht ohne Einführung eines Antragsassistenten passend zum Fachverfahren keine Möglichkeit, Daten aus dem Kundenkontakt vor Ort direkt in die Tiefen des Fachverfahrens zu integrieren. Doppelarbeiten bleiben die Folge, Einsparpotentiale werden nicht genutzt. Entscheidender Faktor für die Entwicklung proprietärer Web Frontends ist jedoch die Mitwirkung der Software- Hersteller, die sich teilweise jedoch auch technologisch neu aufstellen müssen. Im weiteren Verlauf des Ausbaus der mobilen Verwaltungsdienste im Land Berlin bedarf es daher insgesamt nicht nur organisatorischer Anstrengungen wie Prozessanalysen, der Identifizierung neuer Dienstleistungen und der Zusammenstellung zielgruppenorientierter Leistungsportfolios, sondern vor allem der Festlegung und der Umsetzung technischer Standards, die die mobile Erbringung von Verwaltungsdiensten realisierbar machen. Weiterhin erforderlich sind übergreifende Finanzierungskonzepte, die die Umsetzung technischer Entwicklungen ermöglichen. Solange diese Voraussetzungen für den erfolgreichen Ausbau mobiler Dienste nicht gegeben sind, gibt es keine zweckmäßige Alternative zu den existierenden mobilen Koffern und dem damit bestehenden Dienstleistungsportfolio. Ingram Publishing/Thinkstock STEFANIE KLINGLER Senatsverwaltung für Inneres und Sport 2/14 4

5 Interview mit IT-Staatssekretär Andreas Statzkowski Der mobile Netzzugang ist nicht mehr wegzudenken Herr Statzkowski, als IT-Staatssekretär des Landes Berlin sind Sie häufig in Terminen und auf Dienstreisen unterwegs. Auf welche mobilen Anwendungen der Verwaltung möchten Sie auf keinen Fall mehr verzichten und warum? Für das mobile Arbeiten habe ich ein ipad. Das nutze ich, um meine s abzurufen. So bin ich nicht immer darauf angewiesen, dass mein Büro die s checkt. ist eine ganz wesentliche Form der Kommunikation zwischen dem Staatssekretär und seinen Mitarbeitern. Dann der nächste Punkt: Mobile Endgeräte bieten mir Einblick in meinen Kalender: Was steht an und wo kann ich spontan noch Termine vereinbaren. So einen Zugriff kann ich mit dem ipad machen. Ich kann Sachen kurzfristig recherchieren über den Internetzugang des ipads, mich auf den aktuellen Stand bringen. Es hilft auch bei der Vorbereitung, die ich selber mache. Ein Notizblock steht für spontane Notizen zur Verfügung. Ich kann die Tagesordnung in Sitzungen aufrufen. Das bedeutet auch weniger Papierverbrauch. Man muss einfach auch an weniger denken. Inwiefern erleichtert Ihnen zum Beispiel der mobile Netzzugang des ITDZ Berlin Ihre tägliche Arbeit? Der mobile Netzzugang ist heute nicht mehr wegzudenken. Man kann schnell und spontan reagieren. Früher musste man große Geräte mit sich führen, heute habe ich eine ipad. Das ist ein relativ kleines Gerät. Es ist leichter physisch leichter und auch vom Zugang her leichter zu bedienen. Das vereinfacht den alltäglichen Gebrauch. Welche Erfahrungen haben Sie als Bürger der Stadt Berlin mit E-Government-Angeboten wie der Online-Terminvereinbarung in Bürgerämtern gemacht? Ausgesprochen gute Erfahrungen. Ich nehme mal das Beispiel KfZ-Zulassungsbehörde. Früher sagte man, dass man in Berlin einen Tag Urlaub nehmen muss, um Amtsgeschäfte zu erledigen. Letztens erst musste ich zur KfZ-Stelle. Ein Filter sollte eingebaut werden und das musste eingetragen werden. Also habe ich die Online-Terminvereinbarung im Bürgeramt Lichtenberg genutzt. Zum Termin musste ich keine Minute warten, das war perfekt. Für die Mitarbeitenden der Verwaltung ist es sehr gut, denn es bietet eine gleichmäßige Arbeitsbelastung. Auch die Kunden sind entspannter. Das ist eine Win-Win-Situation. Die Nutzerzahlen für die Online-Buchung haben erfreulicherweise zugenommen. Trotzdem kommen immer noch zu viele Bürgerinnen und Bürger ohne Termin. Viele wissen noch nicht, dass sie online oder übers Telefon einen Termin vereinbaren können. Deswegen müssen wir das Bewusstsein für dieses Angebot weiter schärfen. Und welche weiteren mobilen Anwendungen und Nutzungsmöglichkeiten können Sie sich in Zukunft vorstellen? Eine Möglichkeit wird die Berlin-App sein, die wir noch im Sommer vorstellen werden. Darüber sind dann erste Verwaltungsangebote verfügbar. Dadurch wird man nicht mehr nur auf stationäre Geräte angewiesen sein. Das ist heutzutage gewünscht. (EB) 2/14 5

6 Die AppBox Weiterentwicklung des Mobilen Netzzuganges Exchange Mitarbeitende des Landes Berlin möchten auch via Smartphone oder Tablet auf Daten im Exchange-Verbund, d. h. s, Kalenderdaten und Kontakte, mobil zugreifen können. Das ITDZ Berlin hat es sich zur Aufgabe gemacht, ein entsprechendes System für das Land Berlin einzuführen, bei dem auch den Sicherheitsanforderungen im Land Rechnung getragen wird. Seit Oktober 2012 bietet das ITDZ Berlin dazu den Mobilen Netzzugang Exchange an. Nach Marktrecherchen hat sich das ITDZ Berlin entschieden, die sogenannte Containerlösung DME des Herstellers Excitor zu verwenden. Diese sichert die Daten auf dem Endgerät, ohne die Funktionalitäten mehr als nötig einzuschränken. Mittlerweile nutzen viele Mitarbeitende des Landes dieses System bereits auf Ihrem Smartphone oder Tablet und konnten Erfahrungen sammeln. Da neue Anforderungen hinzugekommen sind, hat das ITDZ Berlin mittlerweile eine Erweiterung des bestehenden Produktes vorgestellt: Die AppBox. Sie ermöglicht Nutzern des Mobilen Netzzugangs Exchange einen gesicherten web-basierten Zugriff auf Seiten im Berliner Landesnetz. Beispiele sind die Nutzung des persönlichen Informationsassistenten (PIA), die Suche im Internen Telefonverzeichnis Berlin (ITVB) oder der Zugriff auf die Intranetseite der eigenen Dienststelle. Denkbar sind auch Fachverfahrensanbindungen, wenn diese per HTML 5 webbasiert angeboten werden und der Zugriff auf die Webschnittstelle des Berliner Landesnetzes beschränkt bleibt. Bei Verwendung der AppBox verlassen die Daten nicht den Container der App für den Mobilen Netzzugang Exchange und es werden keine Daten auf dem Endgerät gespeichert. Die Verwendung der AppBox ist möglich mit einem Apple ios Endgerät oder einem Android-System ab der Betriebssystemversion 4.1. Nutzer können die AppBox einfach über einen Button ansteuern. Welche Fachverfahren erreichbar sein sollen, kann in Zusammenarbeit mit den lokalen IT-Stellen abgestimmt und umgesetzt werden. Wenn die lokale Infrastruktur geeignet ist, ist auch ein Zugriff auf das lokale File-System möglich. Damit können Dateien auf dem Filesystem gelesen, bearbeitet und gespeichert werden. Außerdem besteht die Möglichkeit Daten offline in der App zu speichern und abzurufen, wenn kein Empfang mit dem Endgerät möglich ist. Die Daten können zu einem späteren Zeitpunkt auf das Filesystem zurückgespielt werden. Hierbei ist jederzeit die Sicherheit der Daten gewährleistet, da keine Verarbeitung außerhalb des sicheren Containers durchgeführt wird. Der Zugriff auf das Filesystem wird hierbei über WebDAV durchgeführt. Auch die Anbindung eines MS Sharepoint Systems oder einer SQL-Datenbank, welche die Daten über ein Web-Frontend bereitstellt, sind möglich. RÜDIGER SNIEHOTTA, TOBIAS KRAMPE Produktmanager ITDZ Berlin Mit der Containerlösung DME können Mitarbeitende des Landes Berlin auf Exchange-Daten zugreifen (oben) Die AppBox ermöglicht zusätzlich einen gesicherten web-basierten Zugriff auf Seiten im Berliner Landesnetz (unten) 2/14 6

7 Reutlingen/Ulm Vor Ort-Service mit dem Mobilen Bürgerbüro Mobilität im Meldewesen ist heute durchaus gefragt, um allen Generationen gerecht zu werden. Die älteren Bürgerinnen und Bürger sind körperlich eingeschränkt, die jüngeren zeitlich. Das Rechenzentrum Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) bietet seinen Mitgliedern und Kunden mit dem Mobilen Bürgerbüro eine praktikable Lösung an, denn es kann alles, was sonst im Rathaus erledigt werden muss. Gestiegene Anforderungen im Meldewesen Mit der Einführung des neuen Personalausweises sind die Anforderungen an Personal und Ausstattung in den Bürgerämtern gestiegen. Ohne das elektronische Änderungsterminal beispielsweise sind viele Aufgaben nicht zu erledigen. Eine Vollausstattung ist bei stundenweisen Öffnungszeiten in kleinen Gemeinden oder Außenstellen wirtschaftlich kaum machbar. Mit dem Mobilen Bürgerbüro können die Serviceangebote im Meldewesen, wie etwa An-, Ab- und Ummeldungen oder Anträge auf Wohn- oder Kindergeld, aufrechterhalten werden. Denn qualifiziertes Personal und technische Ausstattung kommen direkt zum Bürger unabhängig von Ort und Zeit. Mehrere Kunden des Rechenzentrums KIRU setzen das Bürgerbüro im Koffer bereits ein. Flexibel und bürgernah: Service aus dem Koffer Die Einsatzmöglichkeiten des Mobilen Bürgerbüros werden zum einen durch die vorliegenden Gegebenheiten der jeweiligen Kommune bestimmt, aber auch durch die kreativ denkenden Mitarbeiter im Rathaus, denn die Möglichkeiten der Kofferlösung sind vielfältig. Selbst fehlende räumliche Voraussetzungen können durch innovative Lösungen und Kooperationen ausgeglichen werden, beispielsweise mit einer Sparkasse, einem Einkaufszentrum oder einer Bücherei. Im Folgenden informieren wir über die ersten Erfahrungen vor Ort, die seit der Auslieferung im Jahr 2011 mit dem Mobilen Bürgerbüro gemacht wurden: Zur Stadt Balingen gehören sieben Ortsteile. Vorgesehen ist es, in fünf Ortsverwaltungen die Bürgerdienste anzubieten sowie später auch vor Ort im Altenheim. Dornstadt will den mobilen Service in allen drei Ortsverwaltungen anbieten. Drei Mitarbeiterinnen aus dem Bereich Einwohnerwesen arbeiten mit dem Mobilen Bürgerbüro. In Durlangen ist die Kofferlösung täglich im Einsatz, geht aber noch nicht außer Haus, sondern fungiert als zweiter DIGANT-Platz für das Passwesen, für Führungszeugnisse und Meldebescheinigungen. Gerade am Donnerstag, dem Behördentag, kann damit der Andrang besser bewältigt werden und zum Beispiel Eheleute gleichzeitig bedient werden. Es ist geplant, das Mobile Bürgerbüro später auch außerhalb einzusetzen. Das Mobile Bürgerbüro auf dem Weg zu den Kunden Die Stadt Mengen hat die Mobile Kofferlösung schnell und intensiv zum Einsatz gebracht, nachdem die Funktionen in allen Ortsverwaltungen geprüft wurden. An vier halben Tagen sind die fünf Mitarbeiterinnen des Einwohnerwesens abwechselnd unterwegs, um den Bürgerservice im Rathaus und auch in den fünf Ortsteilen anzubieten. Dabei werden an einem Nachmittag zwei Ortsverwaltungen angefahren. Geplant ist weiter, Ausweise und Pässe im Seniorenheim auszustellen und die Koffer im Rahmen der innerkommunalen Zusammenarbeit weiter zu vermieten. Bürgermeister Stefan Bubeck ist überzeugt: Das Mobile Bürgerbüro ist eine ideale Ergänzung zu den bestehenden zentralen Serviceangeboten der Stadt. Für die Einwohner der Stadtteile bedeutet dies, dass sie bestimmte Verwaltungsvorgänge weiterhin in ihrem Ortsteil erledigen können und nicht nur im städtischen Rathaus. Die Möglichkeiten sind enorm. In Schemmerhofen gibt es fünf Ortsteile. Der Mobile Bürgerdienst soll in einer Ortsverwaltung eingerichtet werden. Für die Zukunft ist geplant, den Mobilen Bürgerdienst im Pflegeheim anzubieten. 2/14 7

8 Vorgangserledigung mit dem Mobilen Bürgerbüro In Wellendingen ist die Kofferlösung an einem Tag in der Ortsverwaltung im Einsatz, ansonsten dient sie im Rathaus zur Verstärkung des bisherigen Arbeitsplatzes in der Einwohnermeldestelle. Winterlingen hat zwei Ortsteile. Einmal wöchentlich wird der mobile Service nachmittags in der Ortsverwaltung Harthausen angeboten, wo die Koffer auch stationiert sind. Weitere Einsatzgebiete werden nach Bedarf festgelegt Außerhalb Baden-Württembergs arbeitet man schon seit mehreren Jahren mit dem Mobilen Bürgerbüro. Die Erfahrungen zeigen, dass sich die mobile Lösung bewährt und einen wichtigen Schritt zur Verbesserung der Leistungen im Bürgerservice darstellen kann. In Magdeburg setzt man bereits seit 2005 auf das Mobile Bürgerbüro. Zu Semesterbeginn fährt man an zwei Tagen vor Ort zur Hochschule und zur Universität, um den Studenten den An- Diese Vorgänge können mit dem Mobilen Bürgerbüro erledigt werden: Personalausweisangelegenheiten Passangelegenheiten An-, Ab- und Ummeldungen Auskunfts- und Übermittlungssperren Melderegisterauskünfte Meldebescheinigungen Verlustmeldung von Dokumenten Antrag auf Führungszeugnis trag des Wohnortwechsels zu erleichtern. Der Vorteil liegt dabei auf beiden Seiten. THOMAS WAGNER Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Antrag auf Gewerberegisterzentralauskunft Antrag für Wohngeld Antrag für Wohnberechtigungsscheine Antrag für Schwerbehindertenausweis Antrag für Kindergeld GEZ An-, Ab- und Ummeldeformulare Stadtplanverkauf usw. 2/14 8

9 Mobiles E-Government heute und morgen Immer mehr Lebensbereiche werden durch elektronische Medien entscheidend beeinflusst und ganz oder teilweise in digitalen Welten gespiegelt. Unter dem Stichwort E- Government unterstützt die öffentliche Verwaltung (ÖV) diese Entwicklung mit der elektronischen Bereitstellung von Verwaltungsdiensten. Mit der Ausweitung mobiler Datennetze steigt auch die Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger, elektronische Dienste der ÖV auf einfache Art jederzeit mobil nutzen zu können. Für die ÖV erhöht sich so der Druck, ihre Dienste für mobile Endgeräte (Smartphones, Tablets etc.) zuverlässig anzubieten. Mit den neuen mobilen Systemen entstehen zugleich neue Herausforderungen; dazu zählen unter anderem die steigende Komplexität der Entwicklung aufgrund der Vielfalt der Endgeräte, die Integration bestehender E-Government-Dienste und die Beschränkungen der Ökosysteme privater Anbieter. In den letzten Jahren sind in der ÖV bereits diverse Angebote für mobile Systeme entstanden, oftmals als Ergänzung, parallel zu den existierenden E- Government-Lösungen. Die Nachhaltigkeit und Effizienz dieser Angebote wird in Zukunft davon abhängen, ob es gelingt, die unterschiedlichen Entwicklungsstränge effektiv zu bündeln und dabei das Sicherheitsniveau klassischer E- Government-Anwendungen zu erhalten. Herausforderung Heute sind viele Dienste der öffentlichen Hand online verfügbar. Die dabei entstandenen Lösungen sind jedoch in der Regel nicht direkt auf die mobile Welt übertragbar. Beispiele dafür sind bestehende Webauftritte und Formulardienste. Mobile bzw. geräteunabhängige Lösungen erfordern erhebliche Mehraufwände für Entwicklung und Betrieb. Mobiles E-Government ist kein separates Thema mehr. Die Zukunft liegt in einer ganzheitlichen Betrachtung von E-Government über alle Geräteklassen hinweg Die Bürgerinnen und Bürger erwarten zunehmend maßgeschneiderte Lösungen für ihr jeweiliges Endgerät. Die Vielfalt der Endgeräteklassen und Ökosysteme auf Nutzerseite führt jedoch zu einer Vielzahl zu pflegender Anwendungsvarianten. Außerdem wird erwartet, dass mobile Lösungen ein vergleichbares Sicherheitsniveau bieten wie klassische Anwendungen. Im mobilen Bereich sind dabei jedoch zusätzliche Maßnahmen zu treffen. Im Rahmen des E-Government-Gesetzes werden in naher Zukunft eine Reihe neuer elektronischer Verwaltungsdienste hinzukommen. Die Unterstützung mobiler Endgeräte ist dabei unerlässlich. Ziel In Zukunft muss die Denkweise von mobile Government als separatem Thema aufgebrochen werden. Ziel muss es sein, E-Government-Dienste auf allen Endgeräten angemessen zu unterstützen, die Abhängigkeit von bestimmten Endgeräteklassen abzuschaffen und Herstellerbindungen zu vermeiden. Die Technologien dafür sind verfügbar und vielfach erprobt. Internationale und nationale Standards sind vorhanden und bieten eine hohe Investitionssicherheit. Es bedarf einer Gesamtstrategie für zukünftige E-Government-Dienste, die auf einer geräteunabhängigen Dienste-Plattform basiert. Native Anwendungen sind in den meisten Fällen kostenintensiv. Mit Webtechnologien wie HTML5 und responsivem Design sind portable, geräteübergreifende Lösungen schneller und kostengünstiger realisierbar. Ein einheitliches Layout über Geräteklassen hinweg und eine gerätespezifische Nutzerführung sind dabei kein Widerspruch. 2/14 9

10 Neue Möglichkeiten Smartphones und Tablets sind nicht nur mobiler als Laptops und PCs. Sie verfügen zusätzlich über vielfältige Sensoren für Lokalisierung, Lage etc. Werden diese Sensoren genutzt, so sind neue, innovative Verwaltungsdienste möglich. Dies setzt jedoch eine Überarbeitung der technischen und organisatorischen Prozesse in der Verwaltung voraus. Der Lokalisierung kommt im Zusammenspiel mit georeferenzierten Daten im zukünftigen E-Government eine sehr wichtige Rolle zu. Anhand der aktuellen Position können Bürger in Zukunft beispielsweise Daten zum örtlichen Flächennutzungsplan oder Informationen zu lokalen Bügerbeteiligungsverfahren abrufen. Nutzbarkeit Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Akzeptanz ist eine intuitive Nutzerführung. Mit nur drei Klicks lässt sich heute in modernen Anwendungen fast jeder gewünschte Vorgang durchführen. Auch E-Government-Dienste müssen in Zukunft so einfach nutzbar sein. Außerdem müssen die Kriterien der Barrierefreiheit mit den technologischen Entwicklungen Schritt halten und angepasst werden. Die Möglichkeiten der Bedienung mobiler Geräte über multimodale Schnittstellen (Sprache, Gesten) bieten dabei auch neue Chancen für einen breiteren Zugang zur Verwaltung. Sicherheit und Datenschutz Grundlegend für die Akzeptanz mobiler Dienste ist Vertrauen in die Technik. Dieses muss durch wirksame IT-Sicherheitsmaßnahmen, ausgeprägten Datenschutz, datensparsames Systemdesign und Aufklärung der Nutzer gestärkt werden. Dabei dürfen keine signifikanten Einschränkungen der Bedienbarkeit entstehen. Dienste, die datenschutzrelevante Daten verwenden, müssen in einer besonderen Weise geschützt werden, dazu zählen beispielsweise auch Lokalisierungsinformationen. Die Sicherheitsstandards der klassischen E-Government-Dienste müssen in gleicher Weise im mobilen Bereich gelten. Ausblick Mobiles E-Government ist längst keine Theorie mehr, sondern wird zunehmend gelebte, sich schnell entwickelnde Praxis und dadurch zugleich Forderung der Bürgerinnen und Bürger. Mit mobilen Geräten eröffnen sich neue qualitative Möglichkeiten für das E-Government der Zukunft. Strategien und Masterpläne müssen diese Entwicklung berücksichtigen und dabei die Bürgerinnen und Bürger in den Mittelpunkt stellen. JENS FROMM Leiter des Kompetenzzentrums Öffentliche IT Fraunhofer FOKUS Behörden investieren verstärkt in Bürger-Apps 40 Prozent der Behörden in Deutschland planen, bis 2015 in Mobile Government, also in Angebote für Smartphones und Tablets, zu investieren. Der Bereich erfährt eine spürbare Belebung, denn 2012 war der Anteil der Verwaltungen, die Erstinvestitionen planten, mit 25 Prozent noch erheblich niedriger. Was den Umstellungsprozess noch etwas bremst, ist eher eine kulturelle Hürde. Mobile Government bedeutet auch mehr Bürgerbeteiligung, und das ist für Behörden noch ungewohnt. Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie Branchenkompass 2013 Public Services von Steria Mummert Consulting, für die 100 Entscheider aus 100 deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen befragt wurden. Mit Dialog- und Mitmachplattformen wollen die Behörden künftig auf eine stärkere Bürgerbeteiligung setzen. Immer mehr Entscheider weisen dem eine enorme Bedeutung zu. Mobile Anwendungen für Bürger könnten die Verwaltungen mittelfristig erheblich entlasten, sagt Public-Services-Experte Peter Krolle von Steria Mummert Consulting. Dadurch können Ressourcen eingespart beziehungsweise sinnvoller eingesetzt werden, sagt Krolle. Zudem gewährleiste diese neue Form der Bürgerbeteiligung eine schnellere Erfassung und Bearbeitung von Störungen und Schäden. So könnten Meldungen über defekte Straßenlaternen oder Asphaltschäden von jedem Bürger einfach per Smartphone an die zuständige Behörde weitergeleitet werden. Damit solche spezifischen Angebote der Verwaltungen auch gefunden werden, hat die Bundesregierung bereits 2012 den App-Store GovApps (www.govapps.de) ins Leben gerufen. Bei der Einschätzung der Bedeutung von Mobile Government gibt es aber starke regionale Unterschiede. So haben im süddeutschen Raum bereits neun von zehn Verwaltungen in entsprechende Maßnahmen investiert oder planen, dieses zu tun. In ostdeutschen Behörden sind es hingegen nur 16 Prozent. Unabhängig davon, inwieweit einzelne Verwaltungen bereits in Richtung Mobile Government investiert haben, ist die Skepsis noch recht groß. 88 Prozent der befragten Verwaltungsentscheider sehen in der Umstellung auf digitale Anwendungen die größte Herausforderung für den Behördensektor. Denn mit einfachen technischen Maßnahmen ist es nicht getan. Es müssen Mitarbeiter geschult und bereitgestellt werden, die derzeit nicht ausreichend vorhanden sind. Hier ist ein grundlegender Mentalitätswandel gefragt, sagt Peter Krolle. Denn für viele Behördenmitarbeiter ist das Thema Bürgerbeteiligung generell noch Neuland. 65 Prozent der befragten Entscheider sehen entscheidende Hindernisse beim Umstieg auf neue Kommunikationswege in der Verwaltungskultur. Diese Herausforderung fängt bei den 2/14 10

11 App-Ideenbörse auf der Webseite govapps.de Führungskräften in den Verwaltungen an, so Krolle, denn fast jedem dritten Befragten ist der Nutzen von Mobile Government noch nicht klar. Eine der ersten Aufgaben muss es also sein, die Vorteile digitaler Anwendungen aufzuzeigen. Sobald der Blick der relevanten Entscheider in den Verwaltungen dafür geschärft ist, werden mobile Anwendungen das öffentliche System enorm entlasten, weil die verstärkte Bürgerbeteiligung Ressourcen für andere Bereiche freigibt, so Public-Services-Experte Krolle. Der Branchenkompass 2013 Public Services stellt die aktuellen Herausforderungen und die bis 2016 geplanten Maßnahmen der öffentlichen Verwaltung vor. Im Mai und Juni 2013 befragte Forsa für Steria Mummert Consulting 100 Entscheider aus 100 deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen. Themen der Interviews waren E-Government, Effizienzmaßnahmen, Kooperationen, Bürgerbeteiligung, das Berichtswesen und Business Intelligence. Die Interviews wurden mit der Methode des Computer Assisted Telephone Interview (CATI) durchgeführt. (PR/Steria Mummert Consulting) 2/14 11

12 Barrierefreie Entwicklung von mobilen Verwaltungsanwendungen Inklusion durch digitale Barrierefreiheit Immer häufiger bieten Verwaltungen zusätzlich zu ihren Web-Angeboten Apps an, um den Bürgerinnen und Bürgern die mobile Nutzung ihrer Serviceangebote zu ermöglichen oder zu erleichtern. Leider werden dabei viele Menschen mit Behinderung von der Nutzung ausgeschlossen, weil die Richtlinien der Barrierefreien Informationstechnik bei der Entwicklung dieser mobilen Anwendungen nur selten berücksichtigt werden. Das stellt zumindest die Meldestelle für digitale Barrieren im Projekt Digital informiert im Job integriert (Di-Ji) immer wieder in den Barriere-Meldungen fest, die die Meldestelle erreichen. Dabei bieten gerade Smartphones bzw. iphones und Tablet PCs, wie das ipad, für Menschen mit Behinderung bereits integrierte Hilfsmittel an. Zum Beispiel haben blinde Menschen die Möglichkeit den Touchscreen der Geräte durch die integrierte Sprachausgabe zu nutzen, wenn die Apps bzw. mobilen Webangebote barrierefrei gestaltet sind. Die Bedingungen der Barrierefreien Informationstechnik-Verordnung (BITV) 2.0 des Bundes, die auch in vielen Ländern gilt und auf den internationalen Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0 beruht, ist technologieunabhängig formuliert. Daher kann man sie auch auf mobile Anwendungen übertragen, unabhängig davon, ob sie HTML5 nutzen oder als native Anwendung entwickelt werden. Hilfestellung zur Umsetzung findet man zum Beispiel online unter: BITV-Lotse für Mitarbeitende der Bundesverwaltung und Interessierte: Auch Anwendungen zum Mobilen Arbeiten in der Verwaltung sollten so gestaltet werden, dass diese von allen Mitarbeitenden genutzt werden können Di-Ji-Leitfaden für Barrierefreie Software: Di-Ji Leitfaden für Inklusives Mobiles Arbeiten: Di-Ji-Kongressdokumentation (darin: AG 2 Verständliche mobile Anwendungen ): kongressdoku W3C-Hinweis zur Anwendung der Richtlinie auf nicht-web Technologien WCAG2ICT : 2013/NOTE-wcag2ict / Neben den mobilen Anwendungen für Bürgerinnen und Bürger, ist es auch wichtig Anwendungen zum Mobilen Arbeiten in der Verwaltung so zu gestalten, dass diese von allen Mitarbeitenden genutzt werden können. Davon profitieren nicht nur Menschen mit Behinderung, sondern, insbesondere unter Berücksichtigung des demographischen Wandels, auch ältere Mitarbeitende, die altersbedingte Einschränkungen (z. B. beim Sehen) haben. Auf europäischer Ebene werden die Richtlinien zurzeit verbindlicher geregelt, die für die öffentliche Verwaltung die Einhaltung der Barrierefreiheit für Informa- tions- und Kommunikationstechnologie (IKT) sicherstellen sollen. So gibt es seit Februar 2014 einen europäischen Standard (EN ), der die Kriterien bei der Beschaffung barrierefreier IKT detailliert auch für mobile Endgeräte und Apps regelt. Eine EU-Richtlinie, die u. a. die regelmäßige Kontrolle der Einhaltung der Barrierefreiheit auf Websites öffentlicher Stellen regelt, liegt bereits im Entwurf vor. Um Menschen mit Behinderung eine umfassende Teilhabe in allen Lebensbereichen zu ermöglichen, wie sie in der UN-Behindertenrechtskonvention gefordert wird, ist der barrierefreie Zugriff auf die Mobile Verwaltung eine notwendige Voraussetzung. Ansonsten ist es nicht allen Menschen möglich ein selbstständiges Leben zu führen, wie es die Konvention allen Bürgerinnen und Bürgern in Deutschland zusichert. DR. BIRGIT SCHEER Forschungsinstitut Technologie und Behinderung (FTB) DR. CHRISTIAN RADEK BAG Selbsthilfe 2/14 12

13 Mobile Arbeitsformen bei IT.Niedersachsen Der Landesbetrieb IT.Niedersachsen ermöglicht als zentraler IT-Dienstleister der niedersächsischen Landesverwaltung bereits seit vielen Jahren die unterschiedlichsten Formen mobilen Arbeitens. Hiervon profitieren sowohl unsere Beschäftigten als auch die Beschäftigten der Landesverwaltung. Neben der klassischen Lösung des Telearbeitsplatzes entwickelt IT.Niedersachsen moderne Alternativen für die Verwaltung, beispielsweise in Form eines mobilen Device Managements oder Windows to Go. Gute Erfahrungen mit Telearbeit und Mobile Working Die Telearbeit wird bereits seit Jahren als sogenannte alternierende Telearbeit angeboten. Hierbei erbringen Beschäftigte ihre individuelle regelmäßige Arbeitszeit teilweise zu Hause und teilweise bei IT.Niedersachsen. Geräte und Einrichtungen der dezentralen Informationsverarbeitungs- und Kommunikationstechnik unterstützen die Telearbeitenden. Die häusliche Arbeitsstätte ist mit der Dienststelle online verbunden und wird den Beschäftigten vollständig technisch eingerichtet. Dabei ist es den Beschäftigten frei gestellt, ob sie ihren häuslichen Netzanschluss nutzen oder einen separaten Anschluss verlegen lassen. Auch die Arbeitsform des Mobile Working erlaubt es, die üblicherweise am Arbeitsplatz erbrachte Tätigkeit an einem von den Beschäftigten selbst bestimmten Ort zu leisten. Dafür kommt in der Regel ein Notebook zum Einsatz. Ist das Gerät mit einer Signatur-Card und UMTS-Karte ausgestattet, wird der sichere Zugriff auf die dienstlichen Daten möglich. Diese Formen des mobilen Arbeitens nutzen sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch Führungskräfte. Aktuell nehmen 32 von 600 Beschäftigten die Telearbeit in Anspruch. Neben der klassischen Lösung des Telearbeitsplatzes entwickelt IT.Niedersachsen moderne Alternativen für die Verwaltung, beispielsweise in Form eines mobilen Device Managements 2/14 13

14 Moderne Technologien erleichtern mobiles Arbeiten Mobile Device Management Ziel des Mobile Device Management ist es, dass Verwaltungsangehörige mit mobilen Geräten sicher drahtlos mit verschiedenen IT-Umgebungen kommunizieren können. Dabei wollen wir den Anforderungen an komfortable Leistungsmerkmale und Bedienkonzepte gerecht werden. Mobile Endgeräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen sollen effizient integriert, zuverlässig abgesichert und einfach verwaltet werden. Unterstützt werden ios, Android, Windows Phone und BlackBerry. Die in unserem Rechenzentrum betriebene zentrale Konsole ermöglicht das übersichtliche Management aller von uns betreuten mobilen Endgeräten in Echtzeit. Inhalte von Sharepoint- und Dateiablagen sowie Apps können so kontrolliert zur Verfügung gestellt werden. Sicherheitsrichtlinien werden automatisiert auf die mobilen Geräte aufgebracht und Zugriffsrechte auf - Accounts kontrolliert vergeben. Zum künftigen Leistungsumfang zählen außerdem die Lieferung von Mobilfunkverträgen und Endgeräten, ein Vor- Ort-Service sowie ein Service over the Air. Auch die Mandantenfähigkeit wird umgesetzt. Virtual Desktop Einen einheitlichen Desktop losgelöst vom Endgerät und Standort bietet Virtual Desktop. Der IT-Arbeitsplatz wird virtuell im Rechenzentrum von IT.Niedersachsen betrieben. Auf dieser Basis ist die Nutzung über das Intra- oder das Internet sowohl vom Arbeitsplatz- PC, als auch von einem mobilen Endgerät möglich. und in Zukunft Windows to Go Den Arbeitsplatz auf einem USB-Stick, das bietet Windows to Go. IT.Niedersachsen erstellt derzeit zusammen mit dem Unternehmen Computacenter und unterstützt von Microsoft Deutschland eine Studie zur Nutzung in der niedersächsischen Landesverwaltung. IT.Niedersachsen besitzt seit 2009 das Zertifikat Beruf und Familie. Um die zwei Lebensbereiche leichter vereinbar zu machen und dem einsetzenden demografischen Wandel zu begegnen, ist eine flexible Arbeitsplatzgestaltung ein unverzichtbarer Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Hierfür werden wir auch in Zukunft an innovativen Lösungen arbeiten. DR. JOHANNA GÄRTNER Leiterin Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, IT.Niedersachsen Hamburgs Verwaltung mobil mehr als ein Trend Die Hamburger Verwaltung bezeichnet sich selbst gern als innovativ. Auch wenn Selbstlob keine typische hanseatische Eigenschaft ist mit dieser Einschätzung liegt sie richtig. Hamburg ist dabei, den Arbeitsalltag seiner Beschäftigten mehr und mehr mobil zu gestalten. Denn im Wettbewerb um gute Kräfte ist der Hansestadt sehr daran gelegen, sich als moderner Arbeitgeber zu präsentieren. Die Mitarbeiterschaft von Morgen erwartet eine hohe Flexibilität bei ihrer Arbeit sowohl was den zeitlichen Rahmen als auch den konkreten Ort ihres Arbeitsalltags anlangt. Dafür ist der Einsatz mobiler Technologie alternativlos. Neben dem mittlerweile zum Standard gehörenden Einsatz von Notebooks spielen Video- und Echtzeitkomponenten eine immer größere Rolle. Behörden und Ämter sind in Hamburg flächendeckend mit WLAN in Sitzungsräumen ausgestattet. Ohne sich extra einwählen zu müssen, ist der Beschäftigte über sein Notebook mit dem FHHNet verbunden. Der gesamte Arbeitsplatz ist auch bei Terminen in anderen Behörden mobil verfügbar, denn das komplette E- Mail Postfach mit allen Funktionalitäten steht ebenso bereit wie sämtliche Laufwerksdokumente. Bequem für die Beschäftigten, aber zugleich auch effizient und dank einer modernen zertifikatsbasierten Sicherheitslösung wurden zudem Nutzerkomfort und hohes Sicherheitsniveau verbunden. Telearbeit Mit der Möglichkeit von Telearbeit bietet die Hamburger Verwaltung seit fast 15 Jahren ihrer Mitarbeiterschaft die Chance zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die mitbestimmungspflichtige Telearbeit garantiert, zu bestimmten 2/14 14

15 Zeiten von zu Hause zu arbeiten, und stellt dafür eine technische Ausstattung bereit, deren Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden. Das schafft die notwendigen Voraussetzungen, sich um zu betreuende Familienangehörige kümmern zu können. Dabei steht nicht nur die eigene Kinderschar im Blick, sondern im Zuge der demografischen Entwicklung auch immer mehr die Betreuung pflegebedürftiger Eltern. Mobiles Arbeiten Daneben gibt es für immer mehr Beschäftigte die Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Für unterwegs wird dafür die UMTS- Karte genutzt so ist auch bei Außenterminen das komplette Büro dabei. Der Ausbau von Online-Services unterstützt diese Arbeitsform. Persönliche Anwesenheit lässt sich in komplizierten Beratungssituationen bestimmt auch in Zukunft nicht ersetzen. Allerdings wird es in den kommenden Jahren noch viel selbstverständlicher werden, mobiles Arbeiten nicht als Ausnahme, sondern als Normalfall eines Arbeitsplatzes zu begreifen. Schon heute nutzen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hamburger Verwaltung ihr privates WLAN, um über eine gesicherte VPN-Verbindung das dienstliche Komplettprogramm bequem zu Hause zur Verfügung zu haben. Eine weitere, wesentliche Voraussetzung zur Realisierung mobilen Arbeitens ist, dass Informationen nicht in Papierform, sondern in elektronischen Akten verfügbar sind. Im Zuge der Umsetzung des Hamburger Transparenzgesetzes haben die Behörden und Ämter den Auftrag, in einem sogenannten Informationsregister alle veröffentlichungspflichtigen Daten und Dokumente elektronisch zur Verfügung zu stellen. Für den Prozess steht ihnen ein elektronischer Workflow zur Verfügung. Flächendeckender Ausbau der elektronischen Akte und Einsatz elektronischer Workflows bekommen damit in Hamburg neuen Schub. Vom Kostendruck getrieben, setzt sich in den öffentlichen Verwaltungen verstärkt die Haltung durch, dass Kooperationen mit anderen sinnvoll sind. Doch statt weitgereiste Teilnehmer zu Besprechungsrunden persönlich an einem Ort zusammen zu bringen, können aufwachsend virtuelle Sitzungen per Videokonferenz abgehalten werden. Das geht nicht immer, vor allem, wenn sich die Teilnehmer nicht kennen, aber es geht viel öfter als bislang praktiziert. Und die Technik hat in den letzten Jahren solche Fortschritte gemacht, dass qualitativ hochwertige Telepräsenzsysteme zu erschwinglichen Preisen verfügbar sind. Hamburg und die anderen Trägerländer des norddeutschen IT-Dienstleisters Dataport nutzen mit gutem Erfolg die aufgebaute Video-Infrastruktur sowohl für gezielte Einzelbesprechungen wie auch für gemeinsame Routinesitzungen. Die Ersparnis bisheriger Rüst- und Wegezeiten, einschließlich sonst anfallender Dienstreisekosten, rechtfertigen die Anschaffung solcher Systeme nicht nur, sondern erfordern sie geradezu. In Hamburg setzt man jedenfalls darauf. Übrigens, nach dem Beschluss der Finanzministerkonferenz, ihre Sitzungen regelmäßig durch Videokonferenzen vorbereiten zu lassen, setzt sich Hamburg dafür ein, dass auch der IT-Planungsrat ein entsprechendes Signal für die vielen Sitzungen seiner Arbeitsgremien aussendet. Mensch im Mittelpunkt Bei allem, was technisch möglich ist, darf nicht vergessen werden, dass der Mensch im Mittelpunkt steht. Always on als tägliche Arbeitsmaxime ist nicht der Weg, der auf Dauer trägt. Die Finanzbehörde hat derzeit 2 x 5 goldene Regeln zum Umgang mit den neuen mobilen Möglichkeiten entwickelt: Fünf Regeln für die Mitarbeiter, um sich nicht selbst zu überlasten, und fünf Regeln für die Vorgesetzten, um sich selbst und die Mitarbeiter nicht auszupowern. Diese Regeln könnten eine Blaupause auch für andere Behörden werden. Die zunehmende Mobilität der Mitarbeiterschaft stellt auch neue Herausforderungen an Führungskräfte. Sie müssen verstärkt lernen, ihre Mitarbeiter zielorientiert zu steuern. Schon jetzt lässt bloße Anwesenheit keinerlei Rückschlüsse auf Effektivität und Effizienz zu. Je mehr Mitarbeiter innerhalb eines Teams mobil arbeiten, umso höher werden die Anforderungen an den oder die jeweiligen Vorgesetzten/Vorgesetzte auch im Hinblick auf Teambildung und Kommunikation. Moderne Führungsmethoden helfen, den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Bring Your Own Device (BYOD) Um das Feld der neuen Mobilität abzurunden, wird auch in Hamburg Bring Your Own Device (BYOD) gefördert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre privaten Smartphones unaufwändig für den dienstlichen Betrieb aufzurüsten. Mit Hilfe eines zur Verfügung gestellten sicheren Containers, in dem passwortgeschützt dienstliche s, Kontakte und Termine verwendet werden können, wird sich der Einsatz privater Smartphones in der Hamburger Verwaltung erheblich ausweiten. Große Analysten sehen die Herausforderungen für die IT in den Bereichen Information, Social, Cloud und Mobility vier große Trends der Gegenwart und Zukunft, bei denen die Hamburger Verwaltung am Ball ist. Unter dem Stichwort Moderner Verwaltungsarbeitsplatz hat sich die Finanzbehörde auf den Weg gemacht, Aktivitäten unterschiedlicher Bereiche zu einem strategischem Konzept weiterzuentwickeln. Hamburg setzt auf technische Innovation, die das geänderte Kommunikationsverhalten seiner Mitarbeiterschaft unterstützt, trägt aber dafür zugleich Sorge, dass sie mit den Herausforderungen nicht allein gelassen wird. Es bleibt spannend, auch im fortschrittlichen Hamburg! SUSANNE KATZER Stellvertretende Leiterin des Referats E- Government- und IT-Strategie, Finanzbehörde Hamburg 2/14 15

16 Risiken durch private Nutzung mobiler Endgeräte im öffentlichen Dienst Die private Nutzung von mobilen Endgeräten in Unternehmen und Verwaltungen (BYOD Bring Your Own Device) erfreut sich angeblich zunehmender Beliebtheit, stellt jedoch die IT-Abteilungen vor sehr große Herausforderungen. Befürworter dieses Ansatzes gehen davon aus, dass dieses Konzept Kosten spart und zur Mitarbeitermotivation beiträgt, indem die Beschäftigten die eigene (meist fortschrittlichere) Technik mitbringen und nutzen dürfen. Doch das Gegenteil ist der Fall häufig werden die Sicherheitsrisiken, technischen und rechtlichen Probleme, die dieses Vorgehen verursacht, gar nicht erkannt. Der Ruf nach BYOD insbesondere im öffentlichen Dienst begründet sich darin, dass den Mitarbeitern nicht immer eine adäquate Ausstattung mit mobilen Endgeräten in erforderlichem Rahmen zur Verfügung gestellt wird. So kann die Benutzung privater Geräte im beruflichen Alltag schnell zur gängigen Praxis werden. Für Telefonate mag das noch akzeptabel sein. Spätestens wenn aber Datenzugriffe auf die Dienststelle von mobilen Endgeräten notwendig sind stößt die Nutzung privater Endgeräte hinsichtlich der Aspekte Datenschutz und Datensicherheit an Grenzen. Hier kommen massive sicherheitstechnische und rechtliche Bedenken zum Tragen, die schon bei isolierter Betrachtung zeigen, wie gefährlich BYOD für die Sicherheit interner Daten sein kann. Die Probleme, die BYOD verursacht, reichen von Themen wie Datenschutz über die rein rechtliche Fragestellungen wie Eigentum am Gerät und Mitspracherecht des Unternehmens bzw. der Behörde (denn der Betriebs- oder Personalrat muss einbezogen werden), Zugangsprobleme oder Eingriff in die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters bis hin zu schwerwiegenden technischen Problemstellungen, die sich zum einen aus der unüberschaubaren und kaum zu verwaltenden Gerätevielfalt ergeben und zum anderen aus den sicherheitsrelevanten Fragestellungen resultieren (wie zum Beispiel Jailbreak und Rooting, Containerization oder Social-Media- Nutzung). Und selbst ein leistungsfähiges MDM- System (Mobile Device Management System) kann in den seltensten Fällen alle mobilen privaten Endgeräte sicher verwalten. Sofern ein akzeptables Maß an Sicherheit gewährleistet werden soll (was im öffentlichen Dienst durch bestehende Gesetze und Vorschriften erforderlich ist) sind die privaten Geräte der Mitarbeiter eher eng als liberal zu managen. Genau an dieser Stelle besteht der Konflikt zwischen den Interessen im Öffentlichen Dienst und den Interessen der Mitarbeiter. 2/14 16

17 Grundprobematik Die unauflösbare Grundproblematik bei BYOD besteht darin, einerseits das mobile Gerät zuverlässig schützen zu müssen, andererseits aber diesen Schutz nicht in dem erforderlichen Umfang gewährleisten zu können, weil es sich um ein privates Gerät handelt, das nicht der Behörde oder Firma gehört und auf das die IT Administration auch nicht uneingeschränkt Zugriff hat. Bei diesem Ansatz stehen betriebliche/behördliche Sicherheitsinteressen den privaten Interessen der Mitarbeiter oder Angestellten diametral gegenüber. Darüber hinaus sind die Ressourcen in den IT-Abteilungen im öffentlichen Dienst oftmals knapper als im Unternehmensumfeld. Der Bereich Support und Helpdesk führt IT-Abteilungen bei einem BYOD-Konzept sehr schnell an vorher nicht erkannte Grenzen. Denn die heutige Gerätevielfalt ist kaum mehr zu überblicken geschweige denn sinnvoll und effektiv zu verwalten. Auch die Annahme, dass die Mitarbeiter mit ihrem eigenen Smartphone besser zurechtkommen als mit einem vom Arbeitgeber gestellten Gerät ist ein Irrglaube. Erfahrungsgemäß nutzen etwa drei Viertel aller Anwender nur einen Bruchteil der Funktionen der Geräte. Damit kostet BYOD entgegen so mancher Annahme richtig Geld! Die (knappen) Ressourcen der IT-Abteilungen können deutlich effektiver eingesetzt werden. Vor dem Hintergrund, die berufliche und private Nutzung von Smartphones und Tablets verantwortungsbewusst regeln zu müssen und der Tatsache, dass BYOD zu viele Risiken mit sich bringt sind neue Ansätze entstanden. Neue Ansätze Private Use Of Company Equipment (PUOCE) ist die führende Alternative zu BYOD. Hierbei stellt nicht der Mitarbeiter, sondern die Verwaltung oder das Unternehmen die Geräte. Der Mitarbeiter darf dieses Gerät aber auch privat nutzen allerdings unter zuvor genau definierten Rahmenbedingungen. Die Behörde kann mit diesem Ansatz ihre Sicherheitsbedürfnisse uneingeschränkt durchsetzen aber auf der anderen Seite den Mitarbeitern die Privatnutzung in einem teilweise recht weiten Rahmen gestatten, der auch steuerrechtlich unbedenklich und zulässig ist. Die Basis für Konzepte wie BYOD oder alternativ PUOCE ist eine Mobility Strategie sowie ein leistungsfähiges System für Mobile Device Management, da nur hierdurch sichergestellt werden kann, dass die gewünschten Regeln und Policies auf den mobilen Endgeräten durchgesetzt werden können. Die Diskussion zu BYOD besteht. Bei allen Fragen um die Zulassung der Nutzung privater mobiler Endgeräte zu beruflichen Zwecken (Bring Your Own Device) geht es nicht um kurzfristige Entscheidungen. Im Gegenteil, hier geht es um strategische Grundsatzentscheidungen über die Richtung, die die Mobility im öffentlichen Dienst oder Unternehmen einschlagen darf und soll und zwar mit gravierenden Konsequenzen. Es geht um Fragen, wie die Sicherheit interner Daten gewährleistet werden kann, wie der Datenschutz intern zu regeln ist, welchen Stellenwert der Schutz personenbezogener Daten auf den mobilen Endgeräten hat oder wie mit rechtlichen Problemstellungen umgegangen wird. Verantwortungsbewusster Umgang Öffentliche Einrichtungen und Unternehmen können verantwortungsbewusst mit dieser Thematik umgehen, wenn sie sich im Vorfeld solcher Entscheidungen intensiv mit BYOD, seinen Problemen und alternativen Konzepten, der Mobility und mobilen Strategien auseinandersetzen. Dabei ist die frühzeitige Einbeziehung aller Beteiligten notwendig, um die Akzeptanz solcher Strategien zu erhöhen. KLAUS DÜLL Pretioso GmbH Sandboxing statt MDM BYOD, aber sicher! In den letzten Jahren wird zunehmend der Wunsch von Mitarbeitenden diskutiert, private Endgeräte auch für dienstliche Zwecke zu nutzen. Insbesondere mobile Endgeräte stehen hier im Fokus. Häufig bringen Mitarbeiter modernere Geräte mit, als sie vom Dienstherrn gestellt bekommen oder möchten einfach weniger Technik bei sich tragen. Wenn man schon ein Tablet besitzt, ist es eher hinderlich, wenn der Arbeitgeber ein weiteres zur Verfügung stellt. In der Wirtschaft gibt es hierzu mittlerweile schon Lösungen und Regelungen. Die Verwaltung zögert häufig noch. Die Vorteile liegen auf der Hand: Kostenersparnis bei der Beschaffung, Effizienz durch bekannte Bedienstrukturen und Zufriedenheit bei den Nutzern. Trotzdem gibt es in der Verwaltung oftmals noch Vorbehalte. Zu groß sind die Sicherheitsbedenken und die Befürchtung, der administrative Aufwand würde massiv steigen. In der Tat ist es aufwändig über ein Mobile Device Management (MDM) eine große Menge von unterschiedlichen Endgeräten zu monitoren und gegen Sicherheitsrisiken abzuschotten. Immerhin geht es darum, die dienstlichen Daten vor dem Zugriff von unberechtigten Dritten zu schützen. Die dafür notwendigen Einschränkungen am Endgerät sind den Nutzern bei dienstlichen Geräten möglicherweise noch zuzumuten. Private Geräte lassen sich die Besitzer aber ungern in der Funktionalität limitieren. Außerdem ergeben sich datenschutzrechtliche Herausforderungen, die bei dienstlichen Geräten so nicht bestehen. Die privaten Daten unterliegen dem Persönlichkeitsschutz und dürfen nicht von Administratoren des Dienstherrn eingesehen oder gelöscht werden. Die privaten Daten müssen daher strikt von den dienstlichen Daten getrennt werden. 2/14 17

18 Ein Mobile Device Management kommt hier an seine Grenzen. Einerseits müssen die Endgeräte ihre Funktionalität behalten, andererseits sind tiefgehende Einschränkungen nötig um die Anforderungen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes zu erfüllen. Sandboxing statt MDM Es geht aber auch anders. Anstatt zu versuchen, das Endgerät mit Hilfe eines MDM abzusichern, ist es auch möglich, nur die Daten zu schützen, selbst dann wenn das Endgerät potentiell unsicher ist. Sandboxing nennt man diese Methode. Dabei werden der Zugang zum internen Netz und auch die dienstlichen Daten auf dem Endgerät in einem verschlüsselten Container abgelegt, auf dessen Inhalt das jeweilige Betriebssystem keinen Zugriff hat. So sind die Daten auch dann sicher, wenn sich Schadsoftware auf dem Gerät eingenistet hat. Diese hat nämlich maximal die gleichen Rechte wie das Betriebssystem und kann so auf die geschützten Daten nicht zugreifen. Der Zugang zum Firmen- oder Verwaltungsnetz erfolgt durch ein zusätzliches Passwort und ggf. einen zweiten Authentifikationsfaktor, wie ein Zertifikat. Die Kommunikation ist SSL-verschlüsselt, sodass auch unsichere WLANs kein Sicherheitsproblem für die dienstlichen Daten darstellen. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass nur minimaler administrativer Aufwand anfällt, da nur der sichere Zugang hergestellt werden muss. Die Endgeräte selber müssen nicht überwacht oder gesteuert werden. Natürlich können und sollten elementare Sicherheitsrisiken wie Rooting und Jailbreaking verhindert werden, aber darüber hinaus können alle wichtigen Funktionen erhalten bleiben. Die Installation von Apps muss nicht beschränkt werden und Schnittstellen wie WLAN oder Bluetooth können weiter genutzt werden. Auch der Nutzung sozialer Medien steht nichts im Weg. Der Anwender ist in der Nutzung daher kaum eingeschränkt. Im Verlustfall wird der gesicherte Container aus der Ferne gelöscht oder löscht sich bei einem Sim-Kartenwechsel von selbst. Die restlichen Daten bleiben erhalten. Sollte sich eine Dienststelle entscheiden, die Nutzung privater Endgeräte zuzulassen, empfiehlt sich, eine Vereinbarung mit dem Nutzer abzuschließen. Diese könnte beispielsweise enthalten, dass der Verlust des Endgeräts gemeldet werden muss, damit die dienstlichen Daten gelöscht werden können. Außerdem sollte vereinbart werden, dass der Dienstherr keine Kosten übernimmt und bei einem Defekt nicht haftet. Dass keine Veränderungen am Betriebssystem (Jailbreaking, Rooting) vorgenommen werden oder die Nutzung des Gerätes nur mit Sperr-PIN erfolgt, kann vereinbart werden, sollte aber besser technisch abgesichert werden. Es ist möglich, den Zugriff auf dienstliche Daten automatisch zu sperren, wenn diese Anforderungen nicht erfüllt werden. Eine BYOD-Strategie muss daher nicht mit erhöhtem administrativem Aufwand verbunden sein. Das ITDZ Berlin bietet diese Lösung als Mobiler Netzzugang Exchange an (siehe Artikel Seite 6). Damit ist der Zugriff auf s, Kontakte und Termine möglich. Auch Fachverfahren lassen sich unter bestimmten Bedingungen anbinden. Für die IT-Stelle der Dienststelle fällt, sobald der Zugang zum Exchange erstmal eingerichtet ist, gar keine Administration an. Wie der Name bereits andeutet, ist es notwendig, dass ein Microsoft Exchange Server im Einsatz ist. RÜDIGER SNIEHOTTA Produktmanager ITDZ Berlin 2/14 18

19 Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe Entscheidung gegen Nutzung von privaten Geräten Die Nutzung von Geräten wie Smartphones und Tablet-Computern liegt seit Jahren im Trend und muss natürlich auch sicherheitstechnisch betrachtet werden. Dem hat sich das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) gestellt und sich in diesem Zusammenhang natürlich auch mit der Thematik BYOD und Privatnutzung befasst. Das krz ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts in der Form eines kommunalen Zweckverbandes. Die Träger des Zweckverbandes sind die drei Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie 34 Städte und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Die stark wachsende Einrichtung ist der erste kommunale Service-Provider in Deutschland, der durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in 2007 nach ISO auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert wurde (zwischenzeitlich am 6. März 2012 zum dritten Mal in Folge bestätigt). Zur grundsätzlichen Steuerung des Informationssicherheitsprozesses hat das krz u. a. auf Managementebene ein Sicherheitsteam gebildet, das die erforderlichen Maßnahmen zur permanenten Aufrechterhaltung der Informationssicherheit in einem gesteuerten Sicherheitsprozess erarbeitet und realisiert. Als Ergebnis einer eingehenden ergänzenden Sicherheits- und Risikoanalyse trägt das krz dem permanent weiter anwachsenden Bedarf von mobilen Geräten und Datenträgern und den mit dem Einsatz solcher Lösungen einhergehenden Sicherheitsrisiken mit einer besonderen Dienstanweisung (DA) zunächst organisatorisch Rechnung. Ziel dabei war und ist es, die bestehenden Risiken auf ein Minimum zu beschränken, um den Einsatz von Mobilgeräten dort möglich zu machen, wo dieser dienstlich angebracht, organisatorisch möglich und wirtschaftlich sinnvoll ist. Konkrete Regelungsgegenstände sind u. a. die Fragen zur Beschaffung, zur Einrichtung bzw. zur Installation, zum Betrieb und zur Aufbewahrung der Geräte im mobilen Betrieb und Sicherung der Hardware und Daten, sowie der Umgang mit Sicherheitsvorfällen von Mobilgeräten im dienstlichen Einsatz (z. B. bei Verlust). Die Benutzung von privater Hardware und Software ist ohne Ausnahme strikt untersagt. Diese Managemententscheidung vom Anfang der 1990er-Jahre, bedingt durch den seinerzeit neuen Einsatz von Arbeitsplatzrechnern, hat sich bis heute prägend auf die Informationssicherheit bei krz ausgewirkt. Eine Abkehr von dieser Leitlinie kam bis Ende 2013 nicht in Betracht. Gleichwohl wird diese Entscheidung immer wieder auf den Prüfstand gestellt, zuletzt im Februar 2014 regelmäßig und durchaus bewusst. Denn auch im Zuständigkeitsbereich des krz, 2/14 19

20 das zudem verbandsweit eine verbindliche Sicherheitsrichtlinie für alle beteiligten Kommunen anwendet, bleibt die Zeit nicht stehen. Zwar haben diverse deutsche Unternehmen mit mehr als Mitarbeitern bereits geschäftskritische Daten verloren, nachdem sie Mitarbeitern den Einsatz privater Geräte im Firmennetz gestattet haben, aber die Nachfrage vor allem aus dem Kreis der kommunalen Führungskräfte und der jüngeren Beschäftigten nach einer sicherheitstechnisch unbedenklichen Lösung steigt sehr massiv an. COPE statt BYOD Das krz hat sich für eine andere Lösung entscheiden. Die COPE-Strategie (Corporate Owned Personally Enabled), bei der mobile Endgeräte mit festgelegten Sicherheitsrichtlinien dem Arbeitgeber gehören, aber Mitarbeiter sie privat nutzen können. Volker Mengedoht, Abteilungsleiter Technik und Infrastruktur in Lemgo: Als derjenige, der die Verantwortung für die technische Infrastruktur des krz trägt, habe ich mich gemeinsam mit den IT-Sicherheitsbeauftragten frühzeitig für eine COPE-Lösung innerhalb des krz eingesetzt. Neben den zahlreichen Herausforderungen, die Sicherheit zu gewährleisten, ist diese Variante der Handhabung mobiler Endgeräte aus meine Sicht die sichere, da hier die nahezu vollständige Kontrolle ausgeübt werden kann. Abgesehen von den vorhandenen technischen Möglichkeiten sind bei einer BYOD-Lösung komplexe juristische Fragen zu stellen, deren Beantwortung aus meiner Sicht, bislang nicht zufriedenstellen erfolgt ist, so Mengedroht. Technische Lösungen, wie z. B. ein Mobile Device Management (MDM) und Systeme, die direkt den Schutz der Vertraulichkeit von Daten unterstützen (DLP), helfen dem krz dabei, die aktuellen Sicherheitsvorgaben für mobiles Arbeiten einzuhalten. Unter Mobilgeräte werden derzeitig, d. h. mit dem aktuellen Versionsstand der DA, alle Geräte verstanden, mit denen Daten gespeichert, verarbeitet, übertragen oder eingesehen werden können und die auch außerhalb der krz -Gebäude zum Einsatz kommen (können). Also insbesondere Notebooks/Laptops, Tablet-Computer, Mobiltelefone (Smartphones, Handys) und Datenträger (CDs, DVDs, Blu-ray Discs, Speicherkarten) bzw. mobile Speichergeräte (externe Festplatten, USB-Sticks etc.). Die DA ist ohne Ausnahmen zu beachten und entsprechende Fortschreibungen werden für alle Mitarbeiter/-innen in speziellen Verzeichnissen bzw. im Intranet veröffentlicht. Aber auch Fremdpersonal, Gäste und weitere das krz unterstützende Personen (sogenannte Dritte ) werden auf die getroffenen technisch organisatorischen Regelungen nach den einschlägigen Bestimmungen des Datenschutzrechts über die entsprechend geschlossenen Verträge auf unsere Sicherheitsregeln im mobilen Bereich verpflichtet. Hier nur stichpunktartig einige Themen: keine offenen Ports, kein freies WLAN, Kamera- und Sprachaufnahmefunktionen, keine freie Nutzung von USB-Sticks, Beaufsichtigung und Begleitung von Fremdpersonal durch krz- Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter. Besondere Sensibilisierungsmaßnahmen verstärken das Sicherheitsbewusstsein der Kolleginnen und Kollegen und tragen dazu bei, dass die derzeitige strategische Ausrichtung des krz keine Nutzung von privaten Geräten akzeptiert wird. Zudem wird durch regelmäßige interne Revisionsmaßnahmen (Audits) der IS- Revision überprüft, ob die Vorgaben dieser Regelung eingehalten und die unterstützenden technischen Lösungen effektiv und effizient genutzt werden. Der Spagat zwischen dem Wünschenswerten und technisch realisierbaren sowie unbedenklichen Lösungen bleibt eine Daueraufgabe. Im krz sind wir für diesen Dialog gerüstet. FRANK LEHNERT Leiter der Abteilung Revision, Sicherheit und Datenschutz sowie zertifizierter BSI- Auditteamleiter Kommunales Rechenzentrum Minden- Ravensberg/Lippe BONNINSTUDIO/iStock/Thinkstock 2/14 20

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