CRM Marketing Mail Manager

Transkript

1 CRM Marketing Mail Manager Handbuch zur Installation und Konfiguration Schnittstellenversion: Dokumentenversion: 7.1.0

2 Inhalt 1 Vorwort Installation Voraussetzungen Import der Lösung Lizenzsierung Automatisches Anfordern der Lizenz Das manuelle Anfordern der Lizenz Importieren des Lizenzkeys Die Konfiguration der Schnittstelle Abschnitt: Protokollierung Abschnitt: Ablaufverfolgung Abschnitt: Tracking: Abschnitt: MMM Vorlagen Editor Abschnitt: Content Manager Abschnitt: Double Opt-In Das Einbinden der Webseite Übereinstimmung zwischen der Konfiguration in der Lösung und der Webseite Die Webseite kann direkt auf das CRM-System zugreifen Die Konfiguration beim Nutzen einer externe Webseite Konfiguration der Newsletter Anwendung (Double Opt-In) Das Update des CRM Marketing Mail Managers Die Deinstallation der Schnittstelle Seite 2 von 22

3 1 Vorwort Vielen Dank, dass Sie sich für den CRM Marketing Mail Manager (MMM) entschieden haben. Der CRM Marketing Mail Manager ist ein Addon für Microsoft Dynamics CRM 2013 und CRM 2015 Mit Microsoft Dynamics CRM ist es möglich, geeignete Marketingstrategien umzusetzen und Kundenlisten aufzuteilen. Durch die Erstellung von geeigneten Marketinglisten können spezielle Gruppen von Firmen, Kontakten oder Leads erfasst und in kürzester Zeit mit ausgewählten Informationen (z. B. über die Vorzüge ihrer Produkte) versorgt werden. Eine Möglichkeit, die immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist das Versenden von sogenannten Massen- s an einen entsprechend ausgewählten Personenkreis. Der CRM Marketing Mail Manager für Microsoft Dynamics CRM ist ein erweitertes Tool des CRM-Systems, das das Verschicken und Nachverfolgen von Massen s mit Anhängen ermöglicht. Wahlweise ist es möglich, bereits vorbereitete und hinterlegte -Vorlagen zu nutzen oder aber eine entsprechend zu erstellen. Während des Vorganges ist es möglich, die Aktivitäten und Kampagnenaktivitäten unterschiedlichen Besitzern zuzuordnen. Es ist möglich, das die Aktivitäten und Kampagnenaktivitäten den Besitzern der Datensätze, die in der Kampagne bzw. Schnellkampagne enthaltenen sind, zugeordnet werden. Durch das Einfügen von Links in die zu versendenden s können die Reaktionen der -Empfänger optimal nachverfolgt werden. Dadurch ist es möglich, die Vorgehensweise des -Empfängers auf den verlinkten Webseiten zu verfolgen, zu analysieren und auszuwerten, so dass der Kunde optimal betreut und an die entsprechenden, für ihn interessanten Produkte herangeführt werden kann. Auf den folgenden Seiten finden Sie die ausführliche Beschreibung zur Installation und Konfiguration des CRM Marketing Mail Managers für Microsoft Dynamics CRM. Seite 3 von 22

4 2 Installation 2.1 Voraussetzungen Auf Ihrem Server muss ein Microsoft Dynamics CRM 2013 oder 2015 System installiert sein. Zum Installieren des CRM Marketing Mail Managers wird die Rolle des Systemadministrators benötigt und das verwendetet Benutzerkonto muss Mitglied der Gruppe der Deployment-Administratoren in Ihrem System sein. Für das Benutzen des CRM Marketing Mail Managers müssen die Benutzer die Rolle Marketing Mail Manager User zugewiesen bekommen. Soll der Editor zum CRM Marketing Mail Manager genutzt werden, benötigen die User zusätzlich die Rolle Marketing Mail Manager Template Editor User. Beide vorgenannten CRM-Rollen sind in der Lösung des CRM Marketing Mail Mangers enthalten und werden entsprechend mit ausgeliefert. 2.2 Import der Lösung Die aktuellste Solution steht als Download auf der Webseite der Donaubauer Aktiengesellschaft zur Verfügung. Über den Navigationsbereich des Microsoft Dynamics CRM Systems gelangt man in der Navigationsleiste über Einstellungen auf die Navigationsschaltfläche Lösungen und öffnet diese. In dieser Ansicht werden alle aktuellen Lösungen des CRM-Systems angezeigt. Als erstes wird der Button Importieren in der Symbolleiste getätigt. Durch die weitere Installation der Lösung führt der Installationsassistent, der sich mit folgendem Fenstern öffnet: Seite 4 von 22

5 Mit dem Button Durchsuchen wird der Ablageort der Solution aufgerufen, diese geöffnet und, nachdem diese im Datenfeld angezeigt wird, der Button Weiter betätigt. Nach dem Anzeigen der Lösungsinformationen und dem Hinweis, auf die Aktionen nach dem Import der Lösung (der Haken muss zwingend gesetzt sein) wird durch das Drücken des Buttons Importieren der eigentliche Import angestoßen, der einige Minuten andauern kann. Die Installation der Lösung wird mit dem Protokoll abgeschlossen. Sind in der Protokolldatei keine Fehler vorhanden, kann diese geschlossen werden. Der Import der Lösung der Schnittstelle ist damit abgeschlossen. Seite 5 von 22

6 2.3 Lizenzsierung Um eine gültige Lizenz oder einen kostenlosen 30-Tages-Key der Schnittstelle zu erhalten, wird wie folgt vorgegangen: Automatisches Anfordern der Lizenz Ist der CRM-Server mit dem Internet verbunden, kann die benötigte Lizenz automatisch angefordet werden. Dazu wird die importierte Lösung mit einem Doppelklick zu nachstehendem Fenster geöffnet: Im rechten oberen Bereich wird der Button Lizenz betätigt, der das Fenster für den Lizenzbereich öffnet. Seite 6 von 22

7 Über den Button Lizenz anfordern öffnet sich nachfolgendes Dialogfenster: Das Hinterlegen einer -Adresse muss zwingend erfolgen. Danach sollten die Lizenzbestimmungen gelesen und diesen durch das Setzen des Hakens im vorgegebenen Feld zugestimmt werden. Sollte man mit den Lizenzvertrag nicht eingehen wollen, so hat man hier die Möglichkeit, den Vorgang durch Betätigen des Buttons Ablehnen im Fenster unten rechts abzubrechen. Um das CRM-System nicht zu belasten, sollte dann die Deinstallation der Lösung des CRM Marketing Mail Managers gemäß der Anleitung in diesem Handbuch erfolgen. Durch das Betätigen des Buttons Weiter stellt der CRM-Server eine einmalige Verbindung zum Lizenzserver der Donaubauer Aktiengesellschaft her, welcher anschließend automatisch den erstellten Lizenzschlüssel auf das System überträgt. Seite 7 von 22

8 Nach dem Import der Lizenz, der einige Sekunden andauern kann, wird der Datensatz automatisch mit den Lizenzdaten befüllt. War der Import des Lizenzschlüssels erfolgreich, werden neben dem Lizenzkey folgende Informationen im Konfigurationsdatensatz angezeigt: Organisationsname: OrganisationsId: Version: Vorlagen Editor-Benutzer: Ablaufdatum: Name der Organisation, welche die Schnittstelle nutzt Id der Organisation, welche die Schnittstelle nutzt Versionsnummer der Schnittstelle Anzahl der lizenzierten CRM Marketing Mail Editor Benutzer Ablaufdatum der Schnittstelle. Handelt es sich hierbei um eine käuflich erworbene Schnittstelle, (keine Test-Lizenz) bleibt das Feld unbelegt Das manuelle Anfordern der Lizenz Sollte der CRM-Server über keine Internetverbindung verfügen, so öffnet sich nach dem Drücken auf den Button Lizenz anfordern dieses Fenster. Bitte übersenden Sie uns in diesem Fall die angezeigten Informationen per an Erst mit diesen Informationen können wir Ihnen Ihre Lizenz erzeugen, die Sie dann umgehend per erhalten. Achtung: Um eine Verzögerung und unnötigen Rückfragen zu vermeiden, bitte die Informationen kopiert in einer E- Mail versenden. Bitte keinen Screenshot erstellen. Der Lizenzschlüssel wird per zugestellt. Seite 8 von 22

9 Importieren des Lizenzkeys Die Übersendung des Lizenzkeys ist erfolgt. Die importierte Lösung des CRM Marketing Mail Managers wird geöffnet. Die manuell erstellte Lizenz wird in den Abschnitt Lizenzschlüssel hinein kopiert und im Anschluss daran der Button Lizenz importieren gedrückt. Wie bereits im Absatz automatisierte Lizenzanforderung beschrieben, muss auch hier erst die EULA (End User License Agreement) und der Button Weiter gedrückt werden, ehe dieser Vorgang beendet werden kann. Möchte man den Lizenzvertrag nicht eingehen wollen, so hat man hier die Möglichkeit, den Vorgang durch Betätigen des Buttons Ablehnen im Fenster unten rechts abzubrechen. Um das CRM-System nicht zu belasten, sollte dann die Deinstallation des CRM Marketing Mail Managers gemäß der Anleitung in diesem Handbuch erfolgen. Nach dem erfolgreichen Import der Lizenz sind auch hier die Informationen, wie in Abschnitt dieses Handbuches aufgeführt, vorhanden. Seite 9 von 22

10 2.4 Die Konfiguration der Schnittstelle Die Konfiguration erfolgt unter dem Punkt Einstellungen ebenfalls in der Lösung der Schnittstelle. Seite 10 von 22

11 Die Konfiguration erfolgt in vier Abschnitten Abschnitt: Protokollierung Der Log Level bestimmt, ob und welche Fehlermeldungen protokolliert werden sollen. Die Protokollierung dieser Ereignisse erfolgt in der im Bereich Einstellungen über die Entität Ereignisprotokolle in der Sitemap. Folgende Eingaben sind möglich: Off: Es werden keine Meldungen protokolliert Error: Es werden nur Fehlermeldungen protokolliert Warning: Es werden Fehlermeldungen und Warnungen protokolliert Information: Es werden alle Meldungen protokolliert Abschnitt: Ablaufverfolgung Tracing Level: Tracing Kategorien: Die Ablaufverfolgung dient zum Erheben detaillierter Daten für die Fehlersuche. Durch die Tracing Level Einstellung kann der Details-Grad reguliert werden. Je höher der Tracing Level desto mehr Informationen werden gesammelt (höchster Wert: 5). Durch die Tracing Kategorien Einstellung kann die Ablaufverfolgung auf einen oder mehrere Bereiche eingegrenzt werden. Der einzutragende Wert ergibt sich aus der Summe der Werte der gewünschten Kategorien. Folgende Kategorien sind möglich: Zeitmessung(1), Parameter(2), Rückgabewerte(4), Variablen(8), Programmfluß(16), Lizensierung(32) und Sonstiges(64) Abschnitt: Tracking: Als Tracking wird die vollständige URL zur Tracking Webseite des CRM Marketing Mail Managers angesehen, die hier hinterlegt werden muss. Falls keine eigenständige Webseite verfügbar ist kann hier auch die Demo Tracking Webseite der Donaubauer AG verwendet werden. Diese lautet: Falls das CRM SSL verwendet, muss folgende URL eingetragen werden: Achtung: Die Newsletter-Anmeldung ist über die Demo Trackingseite nicht verfügbar und die Größe von Bildern ist auf maximal 1MB begrenzt. (prüfen!!!!) Der Tracking Zugriffs Schlüssel verhindert, dass ein unbefugter Zugriff auf die Trackingdaten erfolgen kann. Dies gewinnt dann von Bedeutung, wenn eine externe Webseite zum Einsatz kommen soll. Als Zugriffsschlüssel kann eine beiliebige Zeichenfolge hinterlegt werden. Die Zeichenfolge kann aus Zahlen, Buchstaben (Groß- und Kleinschreibung beachten) sowie Sonderzeichen zusammengesetzt werden. Der Tracking Zugriffs Schlüssel muss zwingend mit der in der Webseitenkonfiguration hinterlegten Zeichenfolge unter "AccessKey" überein stimmen. Seite 11 von 22

12 2.4.4 Abschnitt: MMM Vorlagen Editor Hier wird die Image Manger URL hinterlegt. Diese hat die Funktion, die Bilder im Editor zum CRM Marketing Mail Manager zu verwalten. Das Protokoll der Image Manager URL muss zwingend mit dem Protokoll des CRM-Systems übereinstimmen. Die Datei Image Manger.aspx muss sich zwingend im gleichen Verzeichnis wie die Datei Tracking.aspx befinden Abschnitt: Content Manager Hier wird die Content Manger URL hinterlegt. Diese hat die Funktion, dass die mit dem CRM Marketing Mail Manager versandten s auch im gewünschten Browser angezeigt werden können. Das Verzeichnis Content Manager URL kann an beliebiger Stelle hinterlegt werden Abschnitt: Double Opt-In Double Opt-In Verfahren zur Anmeldung an einem Newsletter Hier ist die Auswahl zu treffen, ob nach der erfolgreichen Bestätigung der Anmeldung zum Newsletter der entstandene Zwischendatensatz unter MMM Registrierungen gelöscht oder nur deaktiviert werden soll. Falls keine Bestätigung erfolgt wird der Zwischendatensatz unabhängig von dieser Einstellung nach 4 Wochen gelöscht. Seite 12 von 22

13 3 Das Einbinden der Webseite Für das Arbeiten mit dem CRM Marketing Mail Manager wird eine Webseite benötigt. Neben der Lösung steht auf der Webseite der Donaubauer AG die Datei CRM_Marketing_Mail_Manager_7.1.0_Tracking.zip für den CRM Marketing Mail Manager in der entsprechenden Version zum Download zur Verfügung. Alle zur Funktionsweise des des CRM Marketing Mail Managers erforderlichen Komponenten sind darin enthalten. Diese Zip-Datei muss in dem Verzeichnis der Webseite entpackt werden. Seite 13 von 22

14 Über den Datensatz Web.config erfolgt die Koniguration der Webseite, wobei folgende Werte in der XML- Datei hinterlegt werden können: Wert AccessKey ConnectToCrm Beschreibung Um den Zugriff auf die Trackingdaten abzusichern, kann hier eine beiliebige Zeichenfolge hinterlegt werden. Die Zeichenfolge muss mit der im Konfigurationsdatensatz hinterlegten Tracking Zugriffs Schlüssel übereinstimmen, um Zugriff auf die Trackingdaten zu erhalten. Die Zeichenfolge kann aus Zahlen, Buchstaben (Groß- und Kleinschreibung beachten) sowie Sonderzeichen zusammengesetzt werden. Soll sich die Webseite mit dem CRM-Server verbinden 0 = Nein/1 = Ja Ist die Webseite nicht in der gleichen Domäne wie der CRM-Server können die Anmeldedaten hier hinterlegt werden: CrmUser.Login CrmUser.Password CrmUser.Domain CrmIFD Benutzer-Login-Name Benutzerpasswort CRM-Benutzer-Domäne Ist das CRM auf IFD konfiguriert 0 = Nein/1 = Ja Seite 14 von 22

15 Wert CrmServerUrl TrackToFile DebugMode ErrorUrl TrackingPath CommonContentImageFolder ContentImageFolder ElementImageFolder ContentManagerErrorUrl Beschreibung Eintragen der vollständigen Server-URL Sollen die Informationen in eine Datei geschrieben werden 0 = Nein/1 = Ja Einschalten der Fehlersuchoption 0 = Nein/1 = Ja URL der Webseite, die bei Fehlermeldungen angezeigt werden soll Wenn die Informationen in eine Datei geschrieben werden sollen, erfolgt hier die Angabe des Pfades, wohin die Trackingdaten geschrieben werden sollen. Ist hier kein Eintrag hinterlegt, erfolgt standardmäßig der Eintrag in das Verzeichnis Tracking auf der Webseite. Pfadangabe für das Verzeichnis, in dem die allgemeinen Bilder für die Newsletter hinterlegt sind. Ist hier kein Eintrag hinterlegt, erfolgt standardmäßig der Eintrag in das Verzeichnis images\content\common auf der Webseite. Pfadangabe für das Verzeichnis, in dem die organisationsspezifischen Bilder hinterlegt sind. Ist hier kein Eintrag hinterlegt, erfolgt standardmäßig der Eintrag in das Verzeichnis images\content\custom auf der Webseite. Pfadangabe für das Verzeichnis, in welchem die Bilder für die Bausteine des CRM Marketing Mail Managers hinterlegt sind. Ist hier kein Eintrag hinterlegt, erfolgt standardmäßig der Eintrag in das Verzeichnis images\elements auf der Webseite. URL der Webseite, die bei Fehlermeldungen angezeigt werden soll. sFolder Pfadangabe für das Verzeichnis, in welchem die E- Mails für die Ansicht im Browser gespeichert werden. Die jeweiligen Angaben sind in den entsprechenden Stellen der XML zu hinterlegen. Seite 15 von 22

16 4 Übereinstimmung zwischen den Konfigurationen der Lösung und der Webseite 4.1 Die Webseite kann direkt auf das CRM-System zugreifen Kann die Webseite direkt auf das CRM-System zugreifen, wird in der Webseitenkonfiguration wird in der Webseite unter <add key="connecttocrm" value="1"/> der Wert 1 hinterlegt. Damit stehen beim Arbeiten mit dem CRM Marketing Mail Manager alle Datensätze in der Entität MMM Nachverfolgung sofort zur Verfügung. 4.2 Die Konfiguration beim Nutzen einer externe Webseite Kann die Webseite nicht direkt auf das CRM-System zugreifen (externe Webseite), muss in der Webseitenkonfiguration unter ConnectToCrm der Wert für NEIN (value ="0") hinterlegt werden. Um die Webseite nutzen zu können, muss dann der Wert unter TrackToFile" auf JA (value="1") gesetzt werden. Die Datensätze für die Entität MMM Nachverfolgung können über die Lösung der Konfigurationsseite manuell abgeholt werden. Zusätzlich muss auf der Konfigurationsseite des CRM Marketing Mail Managers unter dem Absatz E Mail Tracking der Haken unter dem Punkt Tracking Daten von externer Tracking Webseite herunterladen gesetzt sein. Das Abholen der Trackingdaten kann erfolgen, indem über den Button Import Job konfigurieren die automatische Abholung der Datensätze hinterlegt werden. Das hat zusätzlich den Vorteil, dass der Import Seite 16 von 22

17 der Datensätze auch in einen Zeitraum gelegt werden kann, in welchem das CRM-System nicht voll ausgelastet ist und die Performance für die Kernarbeitszeit des Unternehmens erhalten bleibt. Über den Button Download & Import Tracking Data in der Menüleiste können die Tacking Daten manuell zu einem beiliebigen Zeitpunkt abgerufen werden.der User der dies veranlasst muss dazu über die erforderlichen Rechte im CRM-System verfügen. Achtung: Ist in der Webseitenkonfiguration unter ConnectToCrm" der Wert (value 1) für ja hinterlegt und der Haken zum Herunterladen der Tracking Daten von externer Tracking Webseite gesetzt, werden ggf. die Trackingdaten doppelt in das CRM-System eingefügt. Seite 17 von 22

18 5 Konfiguration der Newsletter Anwendung (Double Opt-In) Soll der CRM Marketing Mail Manager in Verbindung mit der Newsletter Anwendung genutzt werden, muss ein Anmeldeformular zur Verfügung gestellt werden. Die Integration des Anmeldeformulars z. B. auf die Firmenwebseite, muss individuell erfolgen. Zur Demonstration dieser Funktion befindet sich die Datei RegisterDemo in der Auslieferung. Mit dieser ist es ermöglich, diese Funktion testweise auszuführen. Die Datei RegisterDemo muss mit den Werten: - der Tracking URL - der ID des der Marketingaktion zugrunde liegenden Datensatzes MMM Einstellungen - der URL für die Webseite, die bei erfolgreicher Anmeldung eingeblendet werden soll und - der URL für die Fehlermeldung erntsprechend ergänzt werden. Die mitgelieferte Demo-Register-Anmeldung, welche aufgerufen wird unter sieht wie folgt aus: Seite 18 von 22

19 6 Das Update des CRM Marketing Mail Managers Ist eine neue Version des CRM Marketing Mail Managers vorhanden und ist der CRM-Server mit dem Internet verbunden, wird die jeweils aktuelle Version in der Lösung der Schnittstelle im rechten oberen Bereich der Konfigurationsseite angezeigt. Um das Update auf die Neueste Version durchzuführen, wird der Button Uptdate gedrückt. Mit dem Verweis auf den Software Assurance wird Ihnen die neueste Version der Schnittstelle angezeigt sowie die neuen Featuers und Bugfixes der Version beschrieben. Es besteht die Auswahl, diese Version sofort zu installieren, diese herunter zu laden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu installieren oder den Vorgang abzubrechen. Seite 19 von 22

20 Sollte eine Testlizenz im Einsatz oder die Softwarepflege zur Schnittstelle abgelaufen sein, erhalten Sie diese Mitteilung im sich öffnenden Fenster: Achtung! Sollte die Version, welche nicht im Software Assurance enthalten ist, installiert werden, wird automatisch ein Test-Key erstellt, der nach 30- Tagen abläuft. Nach Ablauf der Frist, wird die Schnittstelle in den DEMO-Modus zurück gesetzt und kann nicht mehr vollumfanglich genutzt werden. Die Ausstellung eines neuen Keys kann nur durch Neukauf der Schnittstelle erfolgen. Ist die neue Version im Software Assurance enthalten, kann man diese sofort automatisch installieren. Der Vorgang kann einige Sekunden andauern. Nach erfolgreichem Update wird die neue Version im rechten Bereich des Konfigurationsdatensatzes der Schnittstelle angezeigt. Achtung! Es kann möglich sein, dass beim Update des CRM Marketing Mail Managers auch eine neue Tracking Webseite erforderlich wird. Diese steht auf der Webseite der Donaubauer Aktiengesellschaft zum Download bereit. Seite 20 von 22

21 7 Die Deinstallation der Schnittstelle Die Deinstallation der Schnittstelle des CRM Marketing Mail Managers erfolgt über das Löschen der Solution im CRM-System. Dazu wird im Bereich Einstellungen unter der Navigationsschaltfläche Lösungen die Lösung der Schnittstelle markiert und der Button Löschen betätigt. erfolgt die Löschung der Solution. Dieser Vorgang kann einige Sekunden andauern. Seite 21 von 22

22 Sollten Sie weitere Fragen zur Installation und Konfiguration des CRM Marketing Mail Manager haben oder weiterführenden Support benötigen, so zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Wurzener Straße Dahlen / Sa. Tel.: +49 (34361) Fax: +49 (34361) Mail: sales@donaubauer.com Web: Informationen zur CRM-Word-Schnittstelle: Vorstand: Andreas Donaubauer Aufsichtsratsvorsitzende: Andrea Striegler Amtsgericht Leipzig HRB Ust.-ID: DE Seite 22 von 22