Eine Verfahrensdokumentation für eine wirksame Projekt- und Prozesssteuerung nutzen Beispiele aus der Praxis

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1 Eine Verfahrensdokumentation für eine wirksame Projekt- und Prozesssteuerung nutzen Beispiele aus der Praxis Dr. Klaus-Peter Elpel Geschäftsführer Consultec Dr. Ernst GmbH DMS VOI Forum Köln VOI _

2 Inhalt Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation in einem standardisierten Verfahren Exkurs: Standards und Normen Definitionen, Instanzen und Aspekte aus Anwender- und Herstellersicht Praxisbeispiel: Komplexe Nutzung von Standards bei Erstellung und Prüfung/Abnahme einer Verfahrensdokumentation Das VOI Competence Center Standards und Normen ECM Übersicht über Standard- und Normungsbereiche im ECM-Umfeld Beispiele identifizierter, relevanter Bezüge VOI _

3 Erstellen einer in hohem Maße standardisierten Verfahrensdokumentation Praxisbeispiel: Komplexe Nutzung von Standards bei Erstellung und Prüfung/Abnahme einer Verfahrensdokumentation für die digitale Archivierung steuerrelevanter Unterlagen in einem revisionssicheren Archiv VOI _

4 Was ist ein Standard und was ist eine Norm? Definitionen Im Deutschen werden die beiden Termini Norm und Standard durchaus unterschieden: Norm legt für Tätigkeiten oder deren Ergebnisse möglichst allgemeingültig Regeln, Leitlinien oder Merkmale fest basiert gewöhnlich auf empirisch gesicherten Ergebnissen von Technik und Wissenschaft ist originär in einem beschrieben, das im Konsens von Interessenvertretern erstellt wurde wird durch eine (inter-) national anerkannte Normungsorganisation angenommen VOI _

5 Was ist ein Standard und was ist eine Norm? Definitionen Standard sorgt für die Einhaltung eines bestimmten pragmatischen Regelwerkes oder einer technischen Spezifikation bietet eine Lösung, die sich im Laufe der Jahre durch die Praxis vieler Anwender und verschiedener Hersteller als technisch nützlich und richtig erwiesen hat wird von Interessenverbänden, einem Kreis oder auch nur einem Unternehmen entwickelt, z.t. unter Ausschluss der Öffentlichkeit und damit proprietär VOI _

6 Instanzen der Standardisierung und Normierung ausgesuchte Beispiele Internationale Gremien AIIM Association for Information and Image Management International ISO International Organization for Standardization IEEE Institute of Electrical and Electronics Engineers W3C World Wide Web Consortium Europäischer Raum AIIM Europe Association for Information and Image Management International CEN Europäisches Komitee für Normung ECMA International European association for standardizing information and communication systems Deutschland DIN DIN Deutsches Institut für Normung e. V. VDI Verein Deutscher Ingenieure e.v. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.v. VOI _

7 Standards und Normen DIN-Definition Normen (DIN EN 45020) Normen dienen der Verminderung der Vielfalt der Brauchbarkeit (Gebrauchstauglichkeit) der Kompatibilität (Verträglichkeit) der Austauschbarkeit dem Schutz des Erzeugnisses der wirtschaftlichen Ausführung der Gesundheit der Sicherheit dem Umweltschutz VOI _

8 Standards und Normen aus Anwendersicht Chancen Zersplitterung (von Lösungen) vermeiden Austauschbarkeit von Komponenten erreichen langfristig stabile Lösung und damit Investitionsschutz schaffen langjährige Aufbewahrungsfristen von en ermöglichen, die deutlich über den technischen Innovationszyklen liegen (Langzeitarchivierung) Langfristigkeit einer Entscheidung für eine ECM-Lösung sicherstellen Interoperabilität erreichen Verkürzung vertraglicher Regelungen und damit höhere Rechtssicherheit erzielen zu Kostensenkungen kommen VOI _

9 Standards und Normen aus Herstellersicht Für und Wider langwieriger Prozess frühe Produkteinführung sichert jedoch einen möglichst großen Marktanteil mehr Wettbewerb geringere Gewinnmargen stark vergrößertes Marktvolumen höhere Sicherheit für (potentielle) Kunden, verbesserte Kundenbindung Kompromisse eingehen; Verlust von Alleinstellungsmerkmalen Eigenschaften des eigenen Produkts können sich im Interesse der Standard-Konformität verschlechtern (eher seltene Ausnahme: Die eigene Lösung wird zum allgemeinen Standard erklärt) VOI _

10 Erstellen einer in hohem Maße standardisierten Verfahrensdokumentation Praxisbeispiel: Komplexe Nutzung von Standards bei Erstellung und Prüfung/Abnahme einer Verfahrensdokumentation für die digitale Archivierung steuerrelevanter Unterlagen in einem revisionssicheren Archiv Erstellung durch Projektmitarbeiter Inhaltliche Orientierung an Standards Interne Prüfung beispielsweise durch Revision Abnahme beispielsweise durch Wirtschaftsprüfer VOI _

11 Erfassung aus Sachbearbeitung Datei(en) im Explorer auswählen Datei in Anwendung öffnen scannen gang Aus Automatische Versionierung? Ja version erhöhen Zus. Plaubilitätsprüfung Ok? Plausib. Ja Rendition Ja? Erfassungsfunktion starten Attributwerte eingeben ausgecheckt? System X Verfahrensdokumentation Indexergänzung zum Meldung an Einchecken Anwender berechtigt? Ja einchecken Zusätzliche Rendition erzeugen Renditions/ Indexdaten speichern Ende Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Eine Verfahrensdokumentation ist eine ation der technischen und organisatorischen Umsetzung einer Systemlösung für den Einsatz in einem Unternehmen oder bestimmten Unternehmensteil wird verwendet als Grundlage der Abnahme einer Systemlösung Vorgabe für den laufenden Betrieb der Systemlösung Orientierung für die Projektsteuerung zur Einführung Erfassung aus Sachbearbeitung DMS Faachbereich Datei(en) im Explorer auswählen Datei in Anwendung öffnen scannen Aus Postein gang version erhöhen Erfassungsfunktion starten Attributwerte eingeben Für jedes ausgecheckt? ergänzung prüfung Ok?? erzeugen speichern Abnahme durch PwC abgeschloss VOI _ 2007 Phase 8: Projektauswertung 11 Plaubilitäts- Plausib. Ja zum Einchecken berechtigt? Ja einchecken Automatische Versionierung? Ja Zus. Rendition Ja Meldung an Anwender Zusätzliche Rendition Renditions/ Indexdaten Für jedes Ende DMS Faachbereich Postein Für jedes. Vorgangsname Qtl, Qtl, Qtl, Qtl, 202. Qtl, Qtl, Qtl, Qtl, 20 MaJu JuAuSe OkNoDeJanFeMr Ap MaJunJuAu Se OkNoDeJanFeMr Projekt Diamant Phase 1: Projektvorbereitung Phase 2: Analyse & Produktauswa Phase 3: Konzepterstellung Phase 4: Realisierung / Customizi Phase 5: Test und Abnahme Tests und Abnahme abgeschlosse Phase 6: Einführung Produktivsetzung Diamant inkl. Da Phase 7: Optimierungen Diamant Prüfhandlungen durch PwC Index- Für jedes

12 Erfassung aus Sachbearbeitung Datei(en) im Explorer auswählen Erfassungsfunktion starten Datei in Anwendung öffnen Erfassung aus Sachbearbeitung scannen Attributwerte Datei(en) im eingeben Explorer auswählen Datei in Anwendung öffnen scannen Erfassungsfunktion starten Attributwerte eingeben Indexergänzung ausgecheckt? zum Einchecken berechtigt? Ja einchecken Meldung an Anwender Indexergänzung Automatische Versionierung? zum Meldung an Einchecken ausgecheckt? Anwender berechtigt? Ja Ja einchecken version erhöhen Automatische Versionierung? Zus. Zusätzliche Plaubilitätsprüfung Ok? Plausib. Ja Rendition Ja Rendition Ja? erzeugen version erhöhen Zus. Zusätzliche Renditions/ Plaubilitätsprüfung Ok? Plausib. Ja Rendition Ja Rendition Indexdaten? erzeugen speichern Renditions/ Indexdaten speichern Ende Ende Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Nutzen und Wert Geprüftes oder gar zertifiziertes Verfahren Auskunft über das Verfahren Bei Nachfragen kann der Prozessverantwortliche jederzeit belegbare Auskünfte geben Schneller Überblick für Prozessänderungen Für die Planung von Änderungen oder den Anschluss weiterer Systeme wird der erforderliche Überblick über das aktuelle Verfahren gegeben Informationen bei seltenen Ereignissen Vorgaben für die Arbeitsorganisation stehen jederzeit bereit DMS Faachbereich System X Verfahrensdokumentatio n DMS Faachbereich Aus Postein gang Aus Postein gang Für jedes Für jedes Für jedes Für jedes VOI _

13 Erfassung aus Sachbearbeitung Datei(en) im Explorer auswählen Erfassungsfunktion starten Datei in Anwendung öffnen Erfassung aus Sachbearbeitung scannen Attributwerte Datei(en) im eingeben Explorer auswählen Datei in Anwendung öffnen scannen Erfassungsfunktion starten Attributwerte eingeben Indexergänzung ausgecheckt? zum Einchecken berechtigt? Ja einchecken Meldung an Anwender Indexergänzung Automatische Versionierung? zum Meldung an Einchecken ausgecheckt? Anwender berechtigt? Ja Ja einchecken version erhöhen Automatische Versionierung? Zus. Zusätzliche Plaubilitätsprüfung Ok? Plausib. Ja Rendition Ja Rendition Ja? erzeugen version erhöhen Zus. Zusätzliche Renditions/ Plaubilitätsprüfung Ok? Plausib. Ja Rendition Ja Rendition Indexdaten? erzeugen speichern Renditions/ Indexdaten speichern Ende Ende Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Nutzen und Wert Es gibt mit Ausnahmen keine zwingende Grundlage, das System bei Einführung zu prüfen Aber es gibt gute Gründe dafür: Schaffung/Wahrung der Rechtssicherheit (z.b. Erhöhung der Beweiskraft von en) Vorbeugung gegen nachträglichen Aufwand durch ggf. später (z.b. bei Betriebsprüfung) entdeckte Verfahrenslücke) Optimierungspotenzial des Verfahrens früh erkennen Vertrauen in das System von allen Beteiligten DMS Faachbereich System X Verfahrensdokumentatio n DMS Faachbereich Aus Postein gang Aus Postein gang Für jedes Für jedes Für jedes Für jedes VOI _

14 Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Prüfer und Vorgaben Prüfer für Systemlösungen Rechtliche Grundlagen AO GoB / GoBS GdPDU ( ) Prüfer Wirtschaftsprüfungsgesellschaften TÜV-IT (certüvit) Betriebsprüfer der Finanzbehörde Ergebnis Prüfbericht Zertifikat Abgeschlossener Betriebsprüfungszyklus IDW Institut der Wirtschaftsprüfer IDW Verlautbarungen, z.b.: IDW RS FAIT 3 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektron. Archivierungsverfahren IDW RS FAIT 2 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Electronic Commerce VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.v. PK-DML Prüfkriterien für enmanagement-lösungen AO = Abgabenordnung GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme VOI _ GDPdU = Grundsätze für den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen durch die Steuerbehörden

15 Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Erstellung und Abnahme oder gar Zertifizierung nach PK-DML-Muster PK-DML enthält Definitionen von Prüf- und Bewertungskriterien Orientierung an der Struktur der PK-DML 1. Beschreibung des Einsatzgebietes 2. Sachlogische Systemlösung 3. Technische Systemlösung und Migration 4. IT-Sicherheit 5. Technischer Betrieb 6. Prozesse 7. Mitarbeiterqualifikation 8. Tests 9. Wartung 10. Internes Kontrollsystem VOI _

16 Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Praxisbeispiel Versicherungskonzern Das Unternehmen Konzern mit > Mitarbeitern in den Einzelgesellschaften: unterschiedliche Gesellschaftsformen mit teils komplexen Besitzverhältnissen Zentrale mit über 200 Filialen Das Projekt Konsolidierung des Konzern-Rechnungswesens Integration diverser Fachanwendungen (u.a. Bestandsführung, Warenwirtschaft, FiBu/BiBu, aber auch Flottenmanagement u.a.m.) Verlagerung der gesamte Rechnungseingangsbearbeitung (REB) in die Konzernzentrale Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung Implementierung einer webbasierten Workflow-Lösung für die sachliche Richtigzeichnung und finanzielle Freigabe von Rechnungsbeträgen Abnahme der gesamten neuen Lösung durch Wirtschaftsprüfer von PricewaterhouseCoopers VOI _

17 Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Praxisbeispiel Versicherungskonzern Struktur der ation Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung (REB) Testdrehbuch Testergebnisse Verfahrensdokumentation Konzepte: Fachkonzept Schnittstellen Rechn.leser Workflow Konzepte: FiBu AnBu KoRe BiBu Konzern-ReWe Schnittstellen Testdrehbuch Testergebnisse Organisationskonzept Organisationskonzept Arbeitsanweisungen IKS VOI _ QMH

18 Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Gliederungsbeispiel VOI _

19 Verfahrensdokumentation mit standardisiertem Inhaltsgerüst Praxisbeispiel Versicherungskonzern Zentrale Arbeitspakete seitens Consultec Ergebnisse Projektmanagement Konzepterarbeitung, Umsetzungsbegleitung Testkonzeption und durchführung Koordination (Fachbereiche, IT, Projekt-Owner, Wirtschaftsprüfer, interne Revision) Erstellung der ation, auch der Verfahrensdokumentation auf Basis der PK-DML Begleitung der Prüfhandlungen intern und extern abgenommenes System Prozesssicherheit ation als Grundlage für Verfahrenspflege Entlastung des Rechnungswesens, der Fachbereiche und Filialen Anschlusspunkte für weitere Fachanwendungen (z.b. zentrales Bestell-/ Einkaufssystem VOI _

20 VOI Competence Center Standards und Normen ECM Tätigkeitsschwerpunkte Ziele Einschätzung normierter und standardisierter Regelungen oder Spezifikationen im Umfeld elektronischer Archivierung, des enmanagements (DMS) und des Enterprise Content Managements (ECM) Zusammenarbeit mit anderen Competence Centern, wie dem CC Steuern + Recht oder dem CC Elektronische Signaturen Beratung gegenüber jeglichen Interessenten auch gegenüber (noch) Nicht-VOI-Mitgliedern vorhandene Standards auf ECM-Tauglichkeit prüfen, Transparenz schaffen und Abgrenzungen aufzeigen über alle in Deutschland, Österreich und der Schweiz relevanten Standards und Normen mit ECM-Bezug, nicht relevante Standards aufdecken VOI _

21 Neuer Leitfaden zu Standards und Normen Ein neuer VOI-Leitfaden für Anwender wird einen detaillieren Überblick über das standardisierte technische Umfeld für ECM-Lösungen liefern, soll die Relevanz eines Standards oder einer Norm für ein ECM-Projekt aufzeigen, soll Orientierungshilfe sein und den Leser in die Lage versetzen, kaum aussagekräftige Marketingstandards von sinnvollen Standardisierungen unterscheiden zu können, soll nach aktueller Planung zur DMS-Messe im Herbst in einer erster Auflage vorliegen Die Darstellung des jeweiligen Standards selbst erfolgt durch eine Bewertung bezüglich des technischen Ansatzes, der Marktdurchdringung, aber ggf. auch durch eine Benennung von Schwachstellen VOI _

22 Beispiele zu Standard- und Normungsbereichen im ECM-Umfeld VOI _

23 Über die Consultec Dr. Ernst GmbH Unabhängige Beratung im Informations- und Prozessmanagement (ECM, Workflow, GPO ) Industrie Machbarkeitsstudien / Analysen Konzeption Systemauswahl Realisierungskoordination Zertifizierungsvorbereitung (PK-DML, TÜV-IT) Coaching von Projektteams Dienstleistung Auszeichnungen für Projekte unserer Kunden Int. Deutscher Projektmanagement Award 2001 AIIM Award Solution of The Year 2002 Airbus interner Award of Excellence 2006 Öffentliche Verwaltung VOI _

24 Vielen Dank für Ihr Interesse! Besuchen Sie uns am VOI-Stand oder erreichen Sie uns unter VOI _

25 Anhang VOI _

26 Instanzen der Standardisierung und Normierung Internationale Gremien AIIM Association for Information and Image Management International ISO International Organization for Standardization IEC International Electrotechnical Commission IEEE Institute of Electrical and Electronics Engineers IETF Internet Engineering Task Force OA-SIS Organization for the Advancement of Structured Information Standards SNIA Storage Networking Industry Association W3C World Wide Web Consortium Europäischer Raum AIIM Europe Association for Information and Image Management International CEN Europäisches Komitee für Normung CENELEC Europäisches Komitee für elektrotechnische Normung ECMA International European association for standardizing information and communication systems Europäische Normungsorganisationen innerhalb von ISO und IEC Deutschland DIN DIN Deutsches Institut für Normung e. V. DKE Deutsche Kommission Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik im DIN und VDE VDE Verband der Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik e.v. VDI Verein Deutscher Ingenieure e.v. VOI _ VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.v.

27 Übersicht über Standard- und Normungsbereiche im ECM-Umfeld VOI _

28 Übersicht über Standard- und Normungsbereiche im ECM-Umfeld VOI _

29 Übersicht über Standard- und Normungsbereiche im ECM-Umfeld VOI _

30 Vorgehensmöglichkeiten Roll Analyse Konzepte Produktauswahl Realisierung Optimierung Out A: Last Minute Erstellung zur Systemprüfung für Zertifikat ggf. zur Betriebsprüfung Arbeitsweise: Eiliges, oft wenig effizientes Zusammensuchen der Informationen Anpassen von Konzepten an neuen Stand Kommunikationsbarrieren mit Bereichen, die durch Umstellung belastet sind B B: Planvoll Während des laufenden Projekts ggf. Teilabnahmen durch Prüfer Vervollständigung zu Roll Out / Prüfung Arbeitsweise: Frühzeitige Planung der ationsstruktur ation jeweils zum Zeitpunkt der Festlegungen ergänzen Geringer ationsaufwand in der Roll Out-Phase VOI _ A A