Business Process Improvement. Schrittweise Optimierung von Geschäftsprozessen Alfred Bertschinger

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1 Business Process Improvement Schrittweise Optimierung von Geschäftsprozessen Alfred Bertschinger

2 Situation Die Informatik unterstützt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen Die bestehenden Technologien sind nicht genügend in die Geschäftsprozesse integriert Eine Optimierung der Geschäftsprozesse birgt grosses Potenzial Seite 1

3 Ziele Effizienzsteigerung der Prozesse (Freisetzung von Ressourcen) Bessere Nutzung bestehender Technologien und deren Potenziale Auf die Anwender abgestimmte Lösungen einführen Seite 2

4 Wert für die Firma Potenzial der bestehenden Technologien Nicht realisiertes Potenzial Zeit Aufsummierte Softwarekosten Seite 3

5 Warum Prozessoptimierungen? Zeitaufwand zu gross Verpasste Abgabetermine Unnötige Arbeits- und Prozess-Schritte Manuelle Arbeit, die ersetzt werden kann Unnötige Nachbearbeitung Ineffiziente Kommunikation Ineffizienter Austausch von Daten/Dokumenten Seite 4

6 Finden, wo s brennt Wie weiss ich, welche Prozesse optimiert werden sollten? Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden/Fachverantwortlichen, wo die grössten Probleme auftreten! Seite 5

7 Typische Anwendungsfälle Formularwesen automatisieren Reporting automatisieren (Business Intellligence) Budgetprozesse Gemeinsam Dokumente erarbeiten / konsolidieren Übergreifende Nutzung von Inhalten Weiterbildungsprozesse / Schulungsadministration Spesenabrechnungen Aufwändige Kommunikationsprozesse Seite 6

8 Schrittweise Optimieren! Den grösste Business Value erhalten Sie durch kleine, beständige Schritte in Richtung Prozessoptimierung Seite 7

9 Re-Engineering vs. Verbesserung Business Process Improvement Business Process Reengineering Level of Change Incremental Radical Starting Point Existing Process Clean Slate Frequency of Change Continuous One-time Time Required Short Long Participation Bottom-Up Top-Down Typical Scope Narrow, Within Functions Broad, Cross-functional Risk Moderate High Primary Enabler Technology Technology Type of Change Cultural/Structural Cultural/Structural Davenport, T.H. (1993). Process Innovation, Harvard Business School Press, Boston, MA. Seite 8

10 Vorgehen Schritt 1: Definition des Fokus der Prozessoptimierung Schritt 2: Vorbereitungsmeeting mit Verantwortlichen der Organisationseinheit Schritt 3: Workshop mit allen Stakeholders Schritt 4: Präsentation der Ergebnisse Schritt 5: Umsetzung planen Seite 9

11 Vorgehen Kick-off mit dem Team Workshop mit dem Team Adoption und Implementie rung planen Business Case rechnen Präsentation der Ergebnisse Seite 10

12 Workflow der Prozessoptimierung Ist-Prozess aufnehmen Darstellung des Prozesses, wie er aktuell ausgeführt wird Ist-Prozess analysieren Schwachstellen/Probleme identifizieren; KPIs erarbeiten Soll-Prozess entwickeln Bestehende Technologien integrieren Machbare Lösungen identifizieren Gap Ist/Soll schliessen Lösungen priorisieren Lösungen auf der Basis Nutzen/Komplexität priorisieren Seite 11

13 Problem: Detaillierungsgrad 100,000er Level Sehr hohes Level; gibt eine Übersicht über einen Prozess auf Departements/Amts-Ebene; Zeigt die wichtigsten Phasen des Prozesses 50,000er Level Mittleres Level; detailliert die Hauptphasen in Prozessschritte Abteilung oder Arbeitsgruppe Grundlevel Sehr detailliert; oft auf Ebene des ausführenden Individuums Seite ,000 50, Grundlevel

14 Prozessmapping Best Practice Alle Prozessschritte starten mit einem Verb Text sollte kurz und prägnant sein Alle Prozessdiagramme haben einen Start- und einen Endpunkt Seite 13

15 Symbole / Shapes Basic Process Diagram Shapes Additional Process Diagram Shapes Process Step Pre- Defined Process Data Manual Operation Start Decision End Direct Data Internal Storage Document 1a A Off-Page Connector Manual Input Stored Data On-Page Connector Seite 14

16 Hilfsmittel: MS Visio Datei >> neu >> Flussdiagramm >> funktionsübergreifendes Flussdiagramm Seite 15

17 Ist-Prozess Seite 16

18 Soll-Prozess Seite 17

19 Lösungen Priorisieren tief 3 2 hoch tief 3 hoch Seite 18

20 Adoption und Implementierung Identifikation von Hürden/Barrieren Stakeholders Benötigte Ressourcen Rollen und Verantwortlichkeiten Risiko-Assessment und Temperierungsstrategien Projektplanung Change-Management Seite 19

21 Business Case IRR, ROI Payback Kosten/Nutzen Wirkung Operationelle KPIs Δ Work Time/Cycle Time Δ ProzessdiagrammΔ Seite 20

22 Präsentation der Ergebnisse Komponenten Ist-Prozess Soll-Prozess Business Case Adoption & Implementierung Resultate & Vorgehensvorschlag Beschreibung Prozessdiagramm / Problem-Analyse / Impact auf den Prozess / KPI Prozessdiagramm / geschätzer Nutzen / Impact auf den Prozess / Lösungen priorisiert Kosten/Nutzen Rechnung und Indikatoren (NPV, IRR, ROI, Payback- Time, TCO u. a.) Benötigte Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Risiko-Analyse, Change-Management, Projektmarketing Dokumentation der erarbeiteten Ergebnisse / Vorgehensvorschlag für die Implementierung Seite 21

23 Ausblick Nächstes IM-Briefing Seite 22

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