Merck KGaA Betriebliches Vorschlagswesen. Die Rolle der Führungskraft im modernen Ideenmanagement. REFA Fachkonferenz, Dortmund, 16. Nov.

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1 Merck KGaA Betriebliches Vorschlagswesen Die Rolle der Führungskraft im modernen Ideenmanagement REFA Fachkonferenz, Dortmund, 16. Nov. 2005

2 zur Person Dr. Rainer Hoffmann Folie 2

3 Was möchte ich heute erreichen? Ihren Einfluss zur Gestaltung eines modernen Ideenmanagements aufzeigen Ihnen die Sehnsucht nach einem funktionsfähigen Ideenmanagement einhauchen Ihnen konkrete Wege aufzeigen, wie Sie sich für ein Ideenmanagement begeistern Ihnen Wege weisen, Ihre Sehnsucht Ihren Vorgesetzten und Mitarbeitern zu übertragen Ihnen konkrete Gründe aufzeigen, warum Sie sich für ein online - Ideenmanagement interessieren sollten Jede verlorene Idee ist ein stiller Kapitalabfluss! Dr. Rainer Hoffmann Folie 3

4 Übersicht: Kann ich das Ideenmanagement für meine Ziele nutzen? Lassen sich Ideen provozieren, entwickeln helfen, fördern, zum Gewinn gestalten? Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Welche Rolle spiele ich als Meister, als Vorgesetzter mit Personalverantwortung, als Bereichsleiter? Wie und was kann ein online System das Ideenmanagement unterstützen? Dr. Rainer Hoffmann Folie 4

5 Ziele des Ideenmanagements: Ideenmanagement ist Teil des Managementkonzeptes alle Mitarbeiter beteiligen sich aktiv der Mitarbeiter wird zum Problemlöser die direkten Vorgesetzten initiieren, bewerten und realisieren die Vorschläge im direkten Dialog mit Ihren Mitarbeitern Dr. Rainer Hoffmann Folie 5

6 Was nützt mir das Ideenmanagement? Personalentwicklung fördern Umweltbewußtsein steigern Betriebsklima verbessern Arbeitssicherheit erhöhen Motivation steigern Verbesserungen, Rationalisierungen nach Vonlanthen, 1995 Dr. Rainer Hoffmann Folie 6

7 Kann ich das Ideenmanagement für meine Ziele nutzen? individuelle Ziele können z.b. sein: Reklamationen abbauen Qualität verbessern Die mir vorgelegten Ideen erzeugen die Last sie zu begutachten, aber auch die Auswahl der Lösungen für meine Probleme / Ziele. ein Vorgesetzter Prozesse beschleunigen Kosten senken Klare Kommunikation der Ziele ermöglicht dem Mitarbeiter sein waches Auge zu nutzen und so die Einheit zu stärken. Dr. Rainer Hoffmann Folie 7

9 Lassen sich Ideen provozieren, entwickeln helfen, fördern, zum Gewinn gestalten? Grundimpulse in uns: Beständigkeit Dauerhaftigkeit Seßhaftigkeit Hingabe an andere Geselligkeit Anpassung Selbstbehauptung Individualität Ich-Bezogenheit Neuerungswille Veränderungswunsch Wechsellust nach Fritz Riemann Dr. Rainer Hoffmann Folie 9

10 Lassen sich Ideen provozieren, entwickeln helfen, fördern, zum Gewinn gestalten? Ideen provozieren - Bemühen um Kreativität anstoßen - durch: Sehnsucht nach Selbstverwirklichung, Fortschritt, Vorteilen erzeugen Forderungen formulieren, z.b. drei Optimierungen je MA im Jahr Ideenschwerpunkte setzen, pflegen, weiter entwickeln gezielte Fragen (nächste Folie) Lehren ist die Kunst, entdecken zu helfen. Anonym Dr. Rainer Hoffmann Folie 10

11 Lassen sich Ideen provozieren, entwickeln helfen, fördern, zum Gewinn gestalten? Welche Fragen stellen sich erfolgreiche Einreicher? Was hält mich während meiner täglichen Arbeit besonders auf? Was führt während meiner täglichen Arbeit immer wieder zu Fehlern/Ärger? Wie kann ich Doppelarbeit vermeiden? Wo kann ich Prozesse/Abläufe sicherer gestalten? Wie kann ich Durchlaufzeiten reduzieren? Wie kann ich Suchzeiten reduzieren? Wie kann ich meine Produktivität verbessern? Wie kann ich die Zufriedenheit unserer Kunden verbessern? Wo kann ich Kopien und Ausdrucke einsparen? Welche Informationen erhalte ich, die ich nicht nutze? Wie kann ich die Informationssicherheit verbessern? Dr. Rainer Hoffmann Folie 11

12 Lassen sich Ideen provozieren, entwickeln helfen, fördern, zum Gewinn gestalten? Ideen fördern durch Optimierung der Eckpfeiler des Ideenmanagements: kurze Durchlaufzeiten sicherstellen (max. 4 Wochen) hohe Transparenz gewähren (online-zugriff auf Vorschlag, Bearbeitung, Gutachten) hohe Motivation aktivieren (Vorbilder + gute Ergebnisse aufzeigen) hohe Beteiligung durch Motivation aller Berufsgruppen entwickeln Einhaltung der Ziele verfolgen Dr. Rainer Hoffmann Folie 12

13 Lassen sich Ideen provozieren, entwickeln helfen, fördern, zum Gewinn gestalten? Kerngedanken ständiger Verbesserung: Sei bereit, Dein herkömmliches Denken aufzugeben. Denke darüber nach, wie etwas gemacht werden kann und überlege nicht, warum etwas nicht gemacht werden kann. Keine Ausreden! Hinterfrage alle bisherigen Abläufe! Eine 50-Prozent-Lösung ist meist besser als eine kaum zu erreichende 100-Prozent-Lösung. Behebe Fehler sofort. Wähle zunächst Maßnahmen, die wenig Geld kosten. Die Fähigkeit zur Problemlösung entwickelt sich erst durch die Probleme selbst. Finde die wahre Problemursache heraus. (5 mal "Warum" fragen) Mehrere Leute lösen viele Probleme besser als ein einzelner Spezialist. Dr. Rainer Hoffmann Folie 13

14 Lassen sich Ideen provozieren, entwickeln helfen, fördern, zum Gewinn gestalten? Ideen zum Gewinn gestalten durch: hohen Erinnerungswert des Ideenmanagements: Wer für seine Erfolgserlebnisse nicht selbst sorgt, hat sie nicht verdient. Plakate Artikel in der Hauszeitschrift Broschüren Aktionen Schulungen Dr. Rainer Hoffmann Folie 14

15 Lassen sich Ideen provozieren, entwickeln helfen, fördern, zum Gewinn gestalten? Erkenntnis: Ziele, Sehnsüchte, Fragen provozieren strukturierte Kerngedanken helfen entwickeln optimierte Abläufe im Ideenmanagement fördern Review durch Kennzahlen gestaltet Gewinn Dr. Rainer Hoffmann Folie 15

17 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? nicht wollen nicht wagen nicht können nicht kennen nach Nieder/Zimmermann, 1992 Dr. Rainer Hoffmann Folie 17

18 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? nicht wollen nicht wagen Bereitschaftshemmnisse - keine Motivation - keine Sicherheit Fähigkeitshemmnisse nicht können nicht kennen - keine Kreativität - kein Wissen nach Nieder/Zimmermann, 1992 Dr. Rainer Hoffmann Folie 18

19 Rahmenbedingungen Merck wird in seinen Kerngeschäften die Nr. 1 sein - durch Innovationen von talentierten, unternehmerisch denkenden und handelnden Mitarbeitern. Prof. B. Scheuble, Vorsitzender der Geschäftsleitung Die Ideen und Vorschläge der Merck-Mitarbeiter sind ein entscheidender Beitrag zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit und zur Zukunftssicherung unseres Unternehmens. Dr. J. Sombroek, Mitglied der Geschäftsleitung, u.a. verantwortlich für Personal Dr. Rainer Hoffmann Folie 19

20 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Die folgenden Folien zeigen anhand einiger Beispiele das Untersuchungsergebnis in einem großen deutschen Chemieunternehmen: innovationsförderliche Tätigkeit innovationsförderliches Klima Ideenmanagement als Mittel der Wahl Wissen über das Unternehmen Anzahl eingereichter Ideen Qualität eingereichter Ideen erlebte Verfahrensgerechtigkeit Dr. Rainer Hoffmann Folie 20

21 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Untersuchungsparameter: innovationsförderliche Tätigkeit Aussage in der Literatur: lern- und persönlichkeitsfördernde Tätigkeit steigert die Ideeneinreichung Untersuchungsergebnis: kein Einfluss auf die Beteiligung am Ideenmanagement Bemerkung: keine Dr. Rainer Hoffmann Folie 21

22 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Untersuchungsparameter: innovationsförderliches Klima Aussage in der Literatur: offenes und positives Verhältnis zum Vorgesetzten steigert die Ideeneinreichung Untersuchungsergebnis: die Beteiligung am Ideenmanagement steigt, je geringer die Unterstützung des Vorgesetzten eingestuft wird Bemerkung: das Ideenmanagement wird zum Auffangbecken der Ideen, die mit dem Vorgesetzten nicht diskutiert werden (können), Ideen, die in Kooperation mit dem Vorgesetzten realisiert werden, werden nicht gemeldet Dr. Rainer Hoffmann Folie 22

23 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Untersuchungsparameter: Ideenmanagement als Mittel der Wahl Aussage in der Literatur: betrachtet ein Mitarbeiter das Ideenmanagement als Mittel der Wahl zur Partizipation, so reicht dieser auch ein Untersuchungsergebnis: je höher die Akzeptanz des Ideenmanagements, um so höher die Wahrscheinlichkeit zur Beteiligung Bemerkung: keine Dr. Rainer Hoffmann Folie 23

24 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Untersuchungsparameter: Wissen über das Unternehmen Aussage in der Literatur: ausreichende Information der Mitarbeiter über betriebliche Abläufe ist Voraussetzung zum Einreichen von Ideen Untersuchungsergebnis: selbst empfundenes Informationsdefizit hat keinen Einfluß auf das Einreichen Bemerkung: offensichtlich ist hier das Hemd (der eigenen Arbeit) näher als die Jacke (des betrieblichen Ablaufes) Dr. Rainer Hoffmann Folie 24

25 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Untersuchungsparameter: Anzahl eingereichter Ideen Aussage in der Literatur: keine Untersuchungsergebnis: erfolgreiche Einreicher aus Abteilungen, aus denen viele Ideen eingereicht wurden, reichten signifikant mehr Ideen ein als alle anderen Bemerkung: nicht einreichende Mitarbeiter trauen sich zu wenig divergentes Denken zu Dr. Rainer Hoffmann Folie 25

26 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Untersuchungsparameter: Qualität eingereichter Ideen Aussage in der Literatur: keine Untersuchungsergebnis: alle untersuchten Gruppen erzielten gleiches Qualitätsniveau der Ideen Bemerkung: weder die Selbsteinschätzung noch das Umfeld beeinflußten die Qualität der Ideen Dr. Rainer Hoffmann Folie 26

27 Was hemmt / fördert die Ideen in meinem Verantwortungsbereich? Untersuchungsparameter: erlebte Verfahrensgerechtigkeit Aussage in der Literatur: ein gerecht empfundenes Verfahren ist notwendig für die Bereitschaft zum Einreichen Untersuchungsergebnis: bei steigender Verfahrensungerechtigkeit stieg die Beteiligung Bemerkung: jetzt erst recht - Mentalität dann mache ich es über die Masse - Mentalität Dr. Rainer Hoffmann Folie 27

29 Was erwartet mich bei einer Förderung des Ideenmanagements? / Was kommt auf mich zu? Geschäftsführer: "Of the things we think, say or do: Is it the TRUTH? Is it FAIR to all concerned? Will it build GOODWILL and BETTER FRIENDSHIPS? Will it be BENEFICIAL to all concerned?" 1932 by Rotarian Herbert J. Taylor Adopted by Rotary in 1943 Dr. Rainer Hoffmann Folie 29

30 Was erwartet mich bei einer Förderung des Ideenmanagements? / Was kommt auf mich zu? Vorgesetzter: Kreativität verstehen Kreativität fördern Kreativität managen mit Kreativität wachsen Ein Klima schaffen, das den Mitarbeitern das Vertrauen und die Sicherheit gibt: Mein Mitdenken ist erwünscht, meine Ideen sind willkommen. Eine Idee ist wie eine Seifenblase. Sie zu zerstören ist viel einfacher als sie zu erhalten. Dr. Rainer Hoffmann Folie 30

31 Welche Rolle spiele ich als...? Geschäftsführer: Machtpromotor für das Ideenmanagement sein mich mit dem Thema identifizieren Vorgesetzte positiv infizieren Ideendrehscheibe einrichten Wert der Ideen betonen: Ihre Ideen sind Gold wert! Ideen bedeuten Veränderung. Gute Mitarbeiter reagieren auf Veränderungen. Exzellente Mitarbeiter machen sie! Dr. Rainer Hoffmann Folie 31

32 Welche Rolle spiele ich als...? Betriebsleiter, Abteilungsleiter: das System Ideenmanagement im Verantwortungsbereich allen bekannt geben über die Umsetzung entscheiden Einsprüche sorgfältig prüfen (bis zu 50% der Einsprüche sind berechtigt!!) Ursache: Gutachten geht an der Idee vorbei erfolgreiche Ideen bekanntmachen (z.b. Vorstellung in Abteilungsbesprechung, oder ähnlicher Runde) Dr. Rainer Hoffmann Folie 32

33 Welche Rolle spiele ich als...? Meister / Gruppenleiter: Ideen einfordern Unterstützung anbieten beim Formulieren, Besprechen, Umsetzen auch zunächst kleine Ideen ernst nehmen annehmen, zügig, nachvollziehbar, verständlich begutachten an Nachprämierung denken, wenn alte Idee doch / wieder genutzt wird keine Vorurteile gegenüber Person oder Idee pflegen Dr. Rainer Hoffmann Folie 33

35 Rahmenbedingungen Unternehmen Die EDV-Akzeptanz der Mitarbeiter im Unternehmen ist sehr hoch. Es besteht ein sehr stabiles und leistungsfähiges EDV-Netzwerk. Ein reiches EDV-Schulungsangebot steht für alle Mitarbeiter zur Verfügung. Eine interne Hotline mit sehr hoher Präsenz unterstützt die EDV-Nutzer. PC Anschlüsse von BVW - Kunden % Einreicher Gutachter Dr. Rainer Hoffmann Folie 35

36 Intranetpräsenz des BVW Heute erscheint eine Intranetpräsenz des BVW für viele als selbstverständlich, um so kritischer sollte diese betrachtet und gestaltet werden. Wozu also diese Intranetpräsenz? für die Kunden - Einreicher, Gutachter, Vorgesetzte aktuelle Informationen erreichen Vorschläge einreichen Gutachten erstellen aktuelle Reports abfragen für das BVW-Team aktuelle Informationen erreichen Standard-Anfragen reduzieren Ich habe mein BVW-Büro überall mit dabei. Ich kann unterwegs alle Fragen beantworten. Dr. R. Hoffmann Dr. Rainer Hoffmann Folie 36

37 IdeeNetz: der Intranetzugang für die Mitarbeiter Welche Ziele verfolgt das BVW mit dem IdeeNetz? geordnete Aktenhaltung für alle Kunden durch das BVW also stets aktuelle Daten online Datensicherung BVW entlastet damit alle Kunden: Einreicher Gutachter Vorgesetzte Mitglieder des BVW-Ausschusses Betriebsrat und das BVW selbst. Dr. Rainer Hoffmann Folie 37

38 IdeeNetz: der Intranetzugang für die Mitarbeiter Was bietet das IdeeNetz für die Einreicher? Titel + Ergebnis aller Vorschläge Wurde meine Idee schon einmal eingereicht? Gibt es schon Ideen zu dem Problem, das ich habe? stets aktuelle Detail-Informationen zu den eigenen Vorschlägen Wer begutachtet meinen Vorschlag? Ist das Gutachten schon fertiggestellt? online einreichen mit den Vorzügen Zeitersparnis durch einfache Handhabung Vorschlagsnummer wird online vom System mitgeteilt es können Anhänge angefügt werden die Bearbeitung des Vorschlages kann weiter verfolgt werden dem Gutachter wird meist noch am gleichen Arbeitstag die Idee vorgelegt die Lesbarkeit der Vorschläge und Anlagen wird deutlich verbessert, insbesondere bei Bildern Dr. Rainer Hoffmann Folie 38

39 IdeeNetz: der Intranetzugang für die Mitarbeiter Was bietet das IdeeNetz für die Gutachter? Einblick in alle Vorschläge Einblick in alle Gutachten, an denen der Gutachter beteiligt ist / war direkter Zugriff auf Vorschläge, die noch zu begutachten sind alle Unterlagen zur Begutachtung (einschließlich Formblätter aus der Homepage) Dr. Rainer Hoffmann Folie 39

40 IdeeNetz: der Intranetzugang für die Mitarbeiter Was bietet das IdeeNetz für die Vorgesetzten? aktuelle Berichte, z.b. Welche Vorschläge sind im aktuellen Jahr eingegangen? Welche Vorschläge sind noch nicht begutachtet? Welche Vorschläge sind abgelehnt? Welche Vorschläge sind anerkannt uns umgesetzt? Die mir vorgelegten Ideen erzeugen die Last sie zu begutachten, aber auch die Auswahl der Lösungen für meine Probleme / Ziele. ein Vorgesetzter Dr. Rainer Hoffmann Folie 40

41 IdeeNetz: der Intranetzugang für die Mitarbeiter Was bietet das IdeeNetz für den BVW-Ausschuss und den Betriebsrat? Recherchen und Vergleiche von Vorschlägen sind möglich. Antworten auf Fragen von Einreichern und Gutachtern sind möglich. Ideen bedeuten Veränderung. Gute Mitarbeiter reagieren auf Veränderungen. Exzellente Mitarbeiter machen sie! Dr. Rainer Hoffmann Folie 41

42 Ergebnisse für das betriebliche Vorschlagswesen Erfahrungen und konkrete Ergebnisse der online Datenbank im BVW: bis 1998 jetzt Kopien pro Jahr Anzahl der Anrufe pro Tag Wie ist der Stand der Bearbeitung meiner Idee? Anzahl der Stehordner für die Ablage pro Jahr Anzahl Zugriffe auf BVW- Homepage Dr. Rainer Hoffmann Folie 42

43 Ergebnisse für das betriebliche Vorschlagswesen Aktenhaltung einst Dr. Rainer Hoffmann Folie 43

44 Ergebnisse für das betriebliche Vorschlagswesen Aktenhaltung jetzt Dr. Rainer Hoffmann Folie 44

45 Ergebnisse für das betriebliche Vorschlagswesen Verteilung der Arbeitszeit bis 1998 seit 1999 telefonische Anfragen 15% 10% Unterlagen suchen 10% kopieren 10% Eingänge bearbeiten 20% 10% Vorschläge abschließen 35% 40% Bescheide erstellen 5% 5% mahnen 5% Projekte 15% persönliche Kundenkontakte 5% 15% Dr. Rainer Hoffmann Folie 45

46 Ergebnisse für das betriebliche Vorschlagswesen Arbeitstage zwischen Vorschlags-Eingang und Versand der Gutachtenanforderung Anzahl Vorschläge Mrz 00 Mrz 00 Mrz 01 Mrz 02 Mrz Kalender-Tage Dr. Rainer Hoffmann Folie 46

47 Ergebnisse für das betriebliche Vorschlagswesen Kalender-Tage zw. Vorschlags-Eingang und Versand der Gutachtenanforderung online eingereichte Vorschläge 60 Anzahl Vorschläge Mrz 00 Mrz 01 Mrz Kalender-Tage Mrz 00 Mrz 03 online 03 Dr. Rainer Hoffmann Folie 47

48 Perspektiven die Entwicklung geht weiter, die nächsten Ziele lauten Ideenmanagement als Dienstleistung für BVW-fremde Bereiche: Qualitätsmanagement Erfahrungen aus technischen Anlagen und Projekten Personalwesen Regeln und Standards Ideen aus der Forschung Beratungsleistung des BVW weiter ausbauen, insbesondere beim Einreicher und beim Vorgesetzten (zielgerichtet, also auf Fragen des Vorgesetzten, ausgewählte Ideen bereitstellen) BVW internationalisieren Dr. Rainer Hoffmann Folie 48

49 Zusammenfassung: "Die Rolle der Führungskraft im modernen Ideenmanagement richtig umsetzen..." ist ein Vorhaben, das nur gelingen kann, wenn eine Firma, die drei Führungskomponenten das "Strategische Management", das "Operative Management" und das "Ideen-Management" konsequent implementiert. Dieser Prozess dauert mehrere Jahre, da häufig ein Paradigmenwechsel im Unternehmen vollzogen werden muss, der von allen Beteiligten nicht sofort verinnerlicht werden kann. Die Implementierung des Ideenmanagements ist dann für alle Beteiligte die logische Konsequenz des Handelns. Entscheidend für den Erfolg ist die konsequente Anwendung und die glaubwürdige Handlungsweise der Führungskräfte eines Unternehmens. Dr. Rainer Hoffmann Folie 49

50 Zusammenfassung: Der Mensch mit seiner Idee ist ein Spinner, bis die Idee Erfolg hat. Mark Twain Dr. Rainer Hoffmann Folie 50

51 zur Person Dr. Rainer Hoffmann Folie 51