Anleitung IQXPERT-Demo-Version Ideenmanagement

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1 Anleitung IQXPERT-Demo-Version Ideenmanagement Im Folgenden wird Ihnen eine kurze Einführung für das IQXpert-Demo-System gegeben. Zugang zum System finden Sie unter IQXPERT erleichtert dabei die Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Dokumentation von Prozessen. Gleichzeitig dient IQXPERT damit auch als Wissensdatenbank. Diese Anleitung beschreibt den in der IQXPERT-Demo-Version abgebildeten zentralen Ideenmanagement-Prozess von der Einreichung einer Idee bis zur Begutachtung / Bewertung, Umsetzung, Prämierung und Abschluss. Stand: Mai 2015 Seite 1 / 7

2 1. Ideenmanagement-Prozess Das System ist so eingestellt, dass es den klassischen Ideenmanagement-Prozess unterstützt. Die einzelnen Schritte werden im Folgenden kurz erläutert. 1.1 Idee einreichen (Login: demoe) Der Einreicher einer Idee logt sich über die Einreichermaske in das System ein. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, eine Idee ohne Anmeldung einzureichen. Der Einreicher kann die Idee anonym erfassen oder wahlweise seine Daten (Name, Personalnummer, Abteilung) eingeben. Über den Menüpunkt Idee einreichen kann der Einreicher eine Kurzbeschreibung eingeben sowie den Soll- und den Ist-Zustand der Idee beschreiben. Über den Button Weiterer Einreicher können weitere Einreicher hinzugefügt werden. Es erscheint ein Pop-up-Fenster. Durch Eingabe des %-Zeichens in der Zeile Name erscheinen alle verfügbaren Personen. Der ausgewählte weitere Einreicher wird daraufhin automatisch eingefügt. Die Kurzbeschreibung kann auch in weiteren Sprachen eingegeben werden (Einstellung: Englisch). Zudem kann die Idee entsprechend verschiedener Themenbäume wie Kategorie und Abteilung zugeordnet werden. Stand: Mai 2015 Seite 2 / 7

3 Ist der Einreicher angemeldet, können Anhänge beigefügt werden. Als anonymer Einreicher kann dieser Anhänge per an den Ideenmanager/Koordinator senden. Ist der Einreicher angemeldet, kann die Idee kann als Entwurf gespeichert werden oder direkt gesendet werden. Als anonymer Einreicher muss die Idee sofort gesendet werden. Nach dem Senden ist die Idee in der Übersichtstabelle Eigene Ideen einzusehen. Der Inhalt ist nun nicht mehr vom Einreicher zu ändern. 1.2 Idee zuordnen (Login: demom) Die eingereichte Idee wird beim Ideenkoordinator unter Ideen ohne Zuordnung abgelegt. Diese Übersicht zeigt die Idee-Details in tabellarischer Form. Bei anonymen Einreichungen wird zunächst der Einreicher über eine Auswahlliste zugeordnet. Anschließend kann die Idee einem oder mehreren Gutachter(n) zugeordnet werden. Der Koordinator kann dem Gutachter einen Hinweis geben. Nach der Zuordnung zu einem Gutachter wird die Idee automatisch von Ideen ohne Zuordnung in Ideen in Bearbeitung geschoben. 1.3 Idee begutachten (Login: demog) Die zugewiesene Idee zur Begutachtung erscheint beim Gutachter unter dem Menüpunkt Gutachten. Das Gutachten kann direkt erstellt werden. Durch den Klick auf die vorangestellte Ideen-Nr. öffnet sich der Gutachterfragebogen. Das Gutachten kann als Entwurf gespeichert werden oder direkt gesendet werden. Der Gutachter kann wahlweise auch zunächst einen Untergutachter durch den Klick auf Untergutachten zuordnen auswählen und diesen um die Erstellung eines Untergutachtens bitten. Die zu erstellenden Untergutachten werden in einer separaten Tabelle unter der Tabelle Gutachten angezeigt. Stand: Mai 2015 Seite 3 / 7

4 1.5 Umsetzer zuordnen (Login: demom) Unter dem Menüpunkt Ideen in Bearbeitung werden alle Ideen angezeigt, die bereits zugeordnet wurden und deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist. In der Spalte Gutachter ist der Status des beauftragten Gutachtens einzusehen: beauftragt - geliefert - entlastet. Ein geliefertes Gutachten wird automatisch entlastet. In den Idee-Details, welche durch Klick auf die Idee-Nr. aufgerufen werden können, ist das vollständige Gutachten einsehbar. Bei mehreren Gutachten einer Idee können die Gutachterfragebögen vergleichend nebeneinander dargestellt werden. In den Idee-Details sind sämtliche Buttons hinterlegt, mit denen der Koordinator Aktionen auslösen kann. Durch Betätigen des Buttons Umsetzer kann ein Umsetzer einer Idee zugeordnet werden. Der Koordinator kann dem Umsetzer einen Hinweis geben. 1.6 Idee umsetzen (Login: demou) Die zu tätigende Umsetzung erscheint beim Umsetzer in der linken Menüleiste unter Umsetzungen. Durch Klick auf die Ideen-Nr. in der Übersichtstabelle werden die Idee-Details angezeigt. Durch Klick auf Umsetzung wird der Hinweis des Koordinators zur Umsetzung angezeigt. Der Umsetzer kann in einem Textfeld Anmerkungen zur Umsetzung hinterlassen und die Umsetzung mittels des Buttons Umsetzung abschließen abschließen. 1.7 Umsetzung entlasten (Login: demom) In der Spalte Umsetzer unter dem Menüpunkt Ideen in Bearbeitung ist der Status der beauftragten Umsetzung einzusehen: beauftragt - geliefert - entlastet. Die Umsetzung wird nicht automatisch entlastet. Erstellte Umsetzungen erscheinen beim Koordinator unter Umsetzung Eingang. Durch Klick auf Umsetzung entlasten/einsehen werden die Anmerkungen des Koordinators und des Umsetzers zur Idee aufgerufen. Das Datum der Entlastung ist manuell einstellbar und wird durch Betätigung des Buttons Entlasten entlastet. Erst dann wird es beim Umsetzer aus der Tabelle der zu tätigenden Umsetzungen entfernt. Stand: Mai 2015 Seite 4 / 7

5 1.8 Prämierung (Login: demom) Durch Betätigen des Buttons Nutzen / Prämie eintragen in den Idee-Details können der Nutzen, die Nutzungsdauer sowie die Prämienhöhe eingetragen werden. Diese Werte werden automatisch in die Idee-Details übernommen. 1.9 Anschreiben erstellen (Login: demom) Durch Betätigen des Buttons Anschreiben können hinterlegte Prämienanschreiben erstellt werden. Wichtig ist, dass Sie erst eine Vorschau erstellen, die Sie dann noch verändern können. Danach kann das Anschreiben über den Anschreiben erstellen erzeugt werden. Die Prämienanschreiben werden automatisch dem Anhang zugefügt und können somit nicht mehr verändert werden. Um nach dem Aufruf des Anschreibens zu der Übersicht der Idee zurückzukehren, muss der Zurück-Button des Browsers getätigt werden, um die Anwendung nicht zu schließen Idee zur Kommission leiten (Login: demom, demok) Durch Betätigung des Buttons Zur Kommission wird die Idee den Kommissionsmitgliedern in einer Übersichtstabelle zur Verfügung gestellt. Der Kommission kann entweder ein Datum zugewiesen Idee abschließen (Login: demom) Über den Button Idee abschließen setzt der Koordinator das Abschlussdatum für die Idee. Stand: Mai 2015 Seite 5 / 7

6 2. Rollen Um den Ideenmanagement-Prozess abzubilden, sind mehrere Rollen notwendig. Die IQXpert-Demo-Version arbeitet mit den Rollen Einreicher, Gutachter und Umsetzer. Für weitere steuernde Funktionen gibt es noch die Rolle Ideenkoordinator / -manager. Die Rollen können mit individuellen Rechten gepflegt und verwaltet werden. Im Folgenden werden die Rollen beschrieben: Demo Einreicher (Login: demoe, Passwort: neuneuneu) Demo Gutachter (Login: demog, Passwort: neuneuneu) Demo Untergutachter (Login: demoug, Passwort: neuneuneu) Demo Umsetzer (Login: demou, Passwort: neuneuneu) Demo Kommission (Login: demok, Passwort: neuneuneu) Demo Koordinator (Login: demom, Passwort: neuneuneu) 3. Rechte Die unterschiedlichen Rollen sind jeweils mit verschieden stark ausgeprägten Rechten behaftet. Die nachfolgende Auflistung erläutert die Rechte der Rollen. 3.1 Einreicher einer Idee Einreicher einer Idee haben folgende Rechte: Ideen einreichen die Idee Themenbäumen / Kategorien zuordnen der Idee Anhänge beifügen in allen Ideen - abhängig von den zugewiesenen Rechten - suchen, wobei eine Eingrenzung bzgl. Ideen-Nr., Kurzbeschreibung und Themenbaum (Kategorie, Abteilung) möglich ist 3.2 Gutachter einer Idee Der Gutachter verfügt über die gleichen Rechte wie der Einreicher und darüber hinaus über: das Recht, im zugewiesene Ideen zu begutachten 3.3 Umsetzer einer Idee Der Umsetzer verfügt über die gleichen Rechte wie der Einreicher und darüber hinaus über: das Recht, im zugewiesene Ideen umzusetzen Stand: Mai 2015 Seite 6 / 7

7 3.4 Kommissionsmitglied Das Kommissionsmitglied verfügt über die gleichen Rechte wie der Einreicher und darüber hinaus über: über das Recht der Einsicht aller Ideen, die an die Kommission übergeben wurden 3.5 Ideenmanagement-Koordinator Der Ideenmanagement-Koordinator verfügt über die meisten Rechte. Neben den Rechten der zuvor genannten Rollen kann der Ideenmanagement-Koordinator: eingereichte Ideen bearbeiten eingereichte Ideen an den Einreicher zurückgeben den Status der Idee manuell vergeben Ideen zur Kommissionssitzung leiten die Idee abschließen Anschreiben erstellen Nutzen / Prämie eintragen verfügt über eine Übersicht alle Ideen, die in Bearbeitung sind kann Mahnungen für nicht rechtzeitig erstellte Gutachten und Umsetzungen verschicken Stand: Mai 2015 Seite 7 / 7

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