Sicherer Datenaustausch im Unternehmen

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1 Sicherer Datenaustausch im Unternehmen

2 2 Follow-me Data und Produktivität für Benutzer sowie Sicherheit und Verwaltbarkeit für IT-Administratoren Produktivität hängt heute davon ab, ob Mitarbeiter standortunabhängig mit jedem Endgerät auf ihre Daten zugreifen und diese freigeben und für die Zusammenarbeit mit Kollegen und Partnern weltweit nutzen können. In diesem Zeitalter von Mobilität, BYOD (Bring-Your-Own Device) und Globalisierung wird Arbeit nicht mehr an einem bestimmten Ort oder auf einem einzigen Computer verrichtet. Sie kann vielmehr überall und mit jedem Endgerät erledigt werden. Arbeitsteams, Partnernetzwerke und Kunden beschränken sich nicht mehr auf eine geografische Region. Projekte und Prozesse werden heutzutage von Mitarbeitern in mehreren Unternehmen und an mehreren Standorten gemeinsam durchgeführt. Wie kann die IT den Datenfluss dort sicherstellen, wo er benötigt wird, ohne dabei Sicherheit, Kontrolle und Compliance zu gefährden? In der Realität wird bereits längst standortübergreifend und über Unternehmensgrenzen hinweg auf Daten zugegriffen und werden diese freigegeben. Doch dies geschieht großenteils über nicht gemanagte Consumer-Services, die Mitarbeiter auch für ihre Arbeit nutzen. Über diese Services freigegebene und synchronisierte Daten bleiben an Standorten Dritter gespeichert und sind damit für die IT-Abteilung weder sichtbar noch verwaltbar. Dies birgt ernsthafte Risiken für das Unternehmen, da IT-Administratoren auf diese Weise freigegebene Unternehmensdaten nicht effektiv sichern beziehungsweise den Zugriff darauf steuern können. Den Zugriff auf diese Services ohne Bereitstellung einer besseren Alternative zu unterbinden, hätte jedoch lediglich zur Folge, dass Mitarbeiter nach anderen, nicht blockierten Lösungen für ihre Anforderungen zum Datenzugriff und -austausch suchen. Mit einer effektiven Lösung müssen die Anforderungen von Benutzern und IT durch folgende Maßnahmen erfüllt werden: Benutzer müssen sofortigen Zugriff auf Daten erhalten, die an alle Endgeräte synchronisiert werden können. Zusätzlich müssen Zusammenarbeit und Produktivität durch sicheren Dateiaustausch, der nahtlos in die Arbeitsabläufe integriert ist, verbessert werden. IT-Mitarbeiter müssen in der Lage sein, Zugriff und Austausch von Daten bei der Bereitstellung eines Managed Service, der den Unternehmensstandards in den Bereichen Datensicherheit und Compliance erfüllt, jederzeit kontrollieren zu können. Citrix ShareFile ist eine Follow-me-Data-Lösung. IT-Administratoren können damit für alle Benutzer bedarfsgerechte und sichere Mobilitäts- und Collaboration-Services zur Verfügung stellen. Mitarbeiter können problemlos Daten für jedes Endgerät freigeben, speichern, synchronisieren und absichern, während die IT-Administratoren die Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Verwaltbarkeit erfüllen können. In der Tradition der Führungsrolle von Citrix bei Follow-me-Desktops und Anwendungen rundet ShareFile die Citrix-Lösungen für standortunabhängige Produktivität auf jedem Endgerät ab. Der wachsende Einsatz von Consumer Services zum Dateiaustausch in Unternehmen Für eine effektive Bearbeitung des Problems des nicht gesicherten Datenaustauschs ist es wichtig, die Situation zu verstehen. Benutzer setzen das Unternehmen nicht willkürlich Gefahren aus. Sie haben Gründe für den Wunsch nach großzügigerem Datenzugriff und umfassendem Dateiaustausch. Dies ist am besten im Kontext mit verschiedenen bedeutenden Entwicklungen in den modernen Geschäftstätigkeiten und im IT-Bereich zu verstehen.

3 3 Auf der Ebene des einzelnen Mitarbeiters: Mobilität ist für heutige Mitarbeiter in Unternehmen zu einer festen Größe geworden. Arbeiten können überall und jederzeit erledigt werden, im Home Office außerhalb der Geschäftszeiten, im Zug unterwegs in die Firma oder im Café auf dem Weg zu einem Meeting. Neben diesen Ad hoc-szenarien haben mittlerweile viele Arbeitnehmer Mobilität in ihr individuelles Arbeitsszenario integriert, wie zum Beispiel Mitarbeiter mit regelmäßiger Tätigkeit an einem Kunden- oder Partnerstandort, Vertriebsmitarbeiter, Berater und Führungskräfte. Diese mobilen Mitarbeiter müssen ihre Daten auf allen Endgeräten synchronisieren können, die sie für ihre Arbeit einsetzen, einschließlich mobilen Geräten, die sie von unterwegs nutzen. Nur so können sie standortunabhängig und jederzeit bei Bedarf zuverlässig auf diese Daten zugreifen und sie für Kollegen freigeben - genau so, als würden sie direkt in ihrem Unternehmensnetzwerk arbeiten. Durch Konsumerisierung und BYOD wandeln sich die IT-Umgebungen von Unternehmen mit rasanter Geschwindigkeit, von der Zunahme an Endgeräten bis hin zu Richtlinien und Programmen für BYOD, nach denen Mitarbeiter die Technologien wählen können, die sich für ihre jeweiligen Arbeitsanforderungen am besten eignen. In dem Maße, in dem die Anzahl verschiedener Gerätetypen steigt und Benutzer mehr und mehr Endgeräte verwalten, wird es jedoch für Benutzer und IT-Administratoren schwieriger, die Speicherorte und den Zugriff darauf zu verwalten. Teilnehmer an BYOD erhalten in der Regel Freiheit bezüglich der von ihnen genutzten Endgeräte, sie können jedoch weiterhin keine Daten auf diesen Geräten synchronisieren und standortunabhängig darauf zugreifen oder diese mit anderen Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens gemeinsam nutzen. Dies führt maßgeblich zum Einsatz unsicherer Consumer-Services für die Dateifreigabe auf privaten Endgeräten. Auf Unternehmensebene: Risiken durch Consumer- Services für die Dateifreigabe Fehlende Sicherheit für Unternehmen Keine Möglichkeit für IT-Administratoren, Datenzugriff und -austausch zu kontrollieren oder zu überwachen Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen nicht möglich Speicherung von Unternehmensdaten an unbekannten Standorten und nicht verwalteten Rechenzentren Dritter Durch Workshifting und Globalisierung haben sich die Mitarbeiter der Unternehmen weit über die traditionellen Standorte hinaus ausgedehnt. Unternehmen stellen nun Mitarbeiter an mehreren Orten ein und arbeiten mit einer größeren Vielfalt an Partnern und Vertragnehmern weltweit. IT-Administratoren müssen es den Mitarbeitern an allen Standorten ermöglichen, auf die Daten zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen, die sie für ihre Arbeit benötigen, von umfangreichen Konstruktionsdateien in der Fertigung bis hin zu ausgelagertem Softwarecode oder Produktionsdateien für Medien und Unterhaltung, und dabei die Sicherheit von und die Kontrolle über das geistige Eigentum und andere Unternehmenswerte jederzeit gewährleisten. Zusammenarbeit ist hier besonders kritisch, da standort- und unternehmensübergreifende Teammitglieder Daten problemlos gemeinsam nutzen können müssen, ohne durch den Standort eingeschränkt zu sein. Veränderte Kundenbeziehungen erzeugen neue Anforderungen, da Unternehmen in steigendem Umfang bemüht sind, Geschäfte über elektronische Kommunikation und Transaktion abzuwickeln, wodurch eine effektivere Sicherung, Nachverfolgung und Überwachung ermöglicht wird als mit Papier- oder -basierten Methoden. Mit dem Austausch von Daten in elektronischer Form können Unternehmen besser überprüfen, ob Dokumente empfangen wurden und von wem und gleichzeitig durchgehende Sicherheit gewährleisten. Diese Methode erfordert eine zuverlässige und sichere Dateifreigabe zwischen beliebigen Parteien, unabhängig von Standort, Netzwerk oder Dateigröße. Diese Anforderungen von Benutzern und Unternehmen werden von den bisherigen Tools zum Austausch von Unternehmensdaten nicht erfüllt. Für -Systeme bestehen Einschränkungen bezüglich der übertragbaren Dateigröße. Selbst wenn der Absender eine große Datei verschicken kann, wird diese häufig auf der Empfängerseite blockiert. Für Benutzer stehen keine Lösungen zur Verfügung, die sie beim Zugriff auf Unternehmensdaten und deren Synchronisierung auf allen Endgeräten unterstützen.

4 4 Es ist kein Zugriff auf Netzlaufwerke von außerhalb der Unternehmensnetzwerke oder von Mobilgeräten möglich. Auf viele der bisher von den IT-Administratoren implementierten Tools zur Zusammenarbeit kann von Netzwerken Dritter oder Mobilgeräten ähnlich schwierig oder gar nicht zugegriffen werden, und es können keine Daten problemlos mit Dritten ausgetauscht werden. Aufgrund der fehlenden effektiven Lösung zum IT-verwalteten Datenaustausch haben die Benutzer damit begonnen, sich mithilfe nicht verwalteter Consumer-Services selbst zu helfen. Das Risiko durch nicht verwaltete Services zur Dateifreigabe Der rasante Anstieg der Nutzung von Consumer-Services zur Dateifreigabe birgt ein offensichtliches Risiko für die Sicherheit der Unternehmensdaten. Die IT-Administratoren haben keine Kontrolle darüber, wie diese Services genutzt werden: Welche Datentypen können freigegeben werden, wie kann darauf zugegriffen werden beziehungsweise für wen können diese intern oder extern freigegeben werden? Datenzugriffs- und Austauschaktivitäten können nicht zentral verfolgt oder überwacht werden, sodass keine Möglichkeit besteht, Compliance mit IT-Standards und gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen. Dies ist insbesondere in stark regulierten Branchen wie Finanzen und Gesundheitswesen, problematisch. Mit Dritten gemeinsam genutzte Daten können allzu leicht auch gegenüber nicht beabsichtigten Empfängern freigegeben und der Zugriff darauf für diese ermöglicht werden. Das Problem ist ungeheuer weit verbreitet. Laut eines Berichts der Enterprise Strategy Group von August 2012 weiß, beziehungsweise vermutet die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (70 Prozent), dass ihre Mitarbeiter persönliche Online-Konten für die Dateifreigabe ohne offizielle Genehmigung der IT-Abteilung nutzen. Für 1 Dropbox, einem der beliebtesten Consumer-Services, der von Benutzern häufig für nicht verwaltete Dateifreigabe verwendet wird, wurden schon mehrfach Verstöße gemeldet. Der Service bedeutet ein so enormes Risiko, dass viele IT-Fachleute nicht verwaltete Dateifreigaben mittlerweile als The Dropbox Problem (Dropbox-Problem) bezeichnen. Anforderungen an die Dateifreigabe für Unternehmen Unternehmenssicherheit für Daten im Ruhezustand und während der Übertragung Unterstützung der Datenspeicherung vor Ort und außerhalb Einfacher, produktiver und erfreulicher Benutzerkomfort Kontrolle der IT-Abteilung über Datenzugriff und -austausch Echtzeit-Synchronisierung aller Benutzerendgeräte, einschließlich der Mobilgeräte Umfassende Audits und Berichterstellung zu Benutzeraktivitäten Einfacher und sicherer Datenzugriff sowie einfache und sichere Datenfreigabe für Dritte Zugriff auf Daten in bestehenden unternehmenseigenen Datenplattformen Viele Unternehmen reagieren auf dieses Problem mit einer Sperre von Consumer-Services für die Dateifreigabe, doch das ist eine unrealistische Reaktion. Ist ein Service gesperrt, werden die Benutzer einfach einen anderen finden, und dann wieder einen anderen, da ihre Produktivität davon abhängt. Die einzige wirkliche Lösung für die IT-Administratoren besteht darin, eine echte Unternehmenslösung zu implementieren, mit der für Benutzer umfassende, stabile und intuitive Funktionen zur Synchronisierung und zum Austausch von Daten bereitgestellt werden, während gleichzeitig der Datenschutz gewährleistet, Risiken minimiert und Compliance unterstützt wird. Hundertprozentige Akzeptanz der Benutzer und die Verhinderung der weiteren Nutzung von Consumer-Services wird nur dann erreicht, wenn die Lösung keine der Beschränkungen der aktuell von der IT implementierten Lösungen für die interne Nutzung mehr aufweist. Diesen Lösungen fehlen in der Regel Funktionen wie Synchronisierung, mobiler Zugriff, einfacher Zugriff und externe Zusammenarbeit. Mitarbeiter benötigen sofortigen standortunabhängigen Zugriff auf Dateien und Daten von jedem Endgerät aus, sowie einfache Möglichkeiten zur Dateifreigabe mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens - und diesen erwarten sie auch. Diese Unternehmensfunktionen müssen über eine Lösung mit intuitiver, Consumerähnlicher Bedienung bereitgestellt werden, um alle Consumer-Services für die Dateifreigabe auszustechen. 1. ESG Research Report, Online File Sharing and Collaboration: Security Challenges and Requirements, August 2012

5 5 Citrix ShareFile: Sicherer, verwalteter Datenaustausch im Unternehmen Als führendes Unternehmen in den Bereichen Enterprise Mobility und standortunabhängiges Computing auf jedem Endgerät hat Citrix die IT-Welt mit Followme-Desktops und -Apps revolutioniert. Nun weitet Citrix dieses Konzept mit Followme-Data weiter aus. Citrix ShareFile ist eine Follow-me-Data-Lösung. Sie ermöglicht IT-Administratoren, allen Benutzern bedarfsgerechte und sichere Mobilitäts- und Collaboration-Services zur Verfügung zu stellen. Mit seiner über 20-jährigen Erfahrung in der Erfüllung der Anforderungen der Unternehmens-IT hat Citrix ShareFile als echte Alternative für Unternehmen zu Consumer-Services für die Dateifreigabe entwickelt. Über drei Millionen Benutzer in mehr als Unternehmen nutzen bereits ShareFile zur geräteübergreifenden Freigabe, Speicherung, Synchronisierung und Sicherung von Daten. Funktionen von ShareFile für Benutzer: Mobiler Zugriff auf für alle Endgeräte synchronisierte Daten Der durchschnittliche Mitarbeiter verfügt über drei Geräte, einschließlich Laptops, Smartphones und Tablets, und möchte Daten in Echtzeit auf all diesen Geräten synchronisieren, um jederzeit standortunabhängigen Zugriff mit allen Endgeräten zu haben. Diese Möglichkeit ist eine der Hauptursachen für nicht verwaltete Dateifreigabe. ShareFile erfüllt diese Anforderung mit Apps und Tools für die Echtzeitsynchronisierung auf allen Endgeräten eines Benutzers, um so einen einzigartigen, intuitiven Follow-me- Data-Komfort zu erzielen. Die Integration mit Microsoft Outlook, Microsoft Windows Explorer und Mac OS Finder ermöglicht den Nutzern das einfache und intuitive Freigeben, Öffnen und Bearbeiten von in ShareFile gespeicherten Dokumenten innerhalb des Kontextes ihres bestehenden Workflows. Einfache Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens Mit der Outlook-Integration können Benutzer Dateien austauschen und Dateianforderungen an andere Benutzer senden. Benutzer können außerdem problemlos und ohne Einschränkungen ihre Daten sicher für Dritte freigeben, die kein ShareFile-Konto haben, und können auch Dateien von diesen anfordern. Es können Dateien bis zu einer Größe von 100 GB freigegeben werden. Dies überschreitet die Möglichkeiten von Consumer- Services bei weitem. Das ShareFile Outlook-Plug-in kann so konfiguriert werden, dass alle Anhänge in ShareFile-Links konvertiert werden oder dass nur Anhänge über einer bestimmten Größe konvertiert werden, um den lokalen Netzwerkgegebenheiten eines Benutzers gerecht zu werden oder den Netzwerkbegrenzungen bezüglich der Dateigröße gerecht zu werden. Zugriff auf Daten in unternehmenseigenen Netzlaufwerken Die Follow-me- Data Strategie von Citrix ist nicht auf die in ShareFile gespeicherten Daten beschränkt. Benutzer erhalten zusätzlich mobilen Zugriff auf Netzlaufwerksdaten, die normalerweise von außerhalb des Unternehmensnetzwerks oder über Mobilgeräte nicht zugänglich sind. Eine hundertprozentig integrierte Lösung Integration mit Citrix Receiver, ein universeller Client für den Zugriff auf virtuelle Desktops und Anwendungen auf allen Endgeräten, unterstützt sowohl Follow-me-Apps als auch Follow-me-Data mit Single- Sign-On. Benutzer können ShareFile-Daten öffnen, anzeigen und bearbeiten und erleben dabei einen hohen Bearbeitungskomfort durch von Citrix XenApp gehostete Apps.

6 6 Funktionen von ShareFile für IT-Administratoren: Flexible Datenspeicherung Unternehmen können ShareFile-Daten in von Citrix verwalteten StorageZones selektiv speichern. Diese StorageZones bieten sehr sichere Cloud-Storage in SSAE 16-überwachten Rechenzentren. Es besteht keine Notwendigkeit für lokale Infrastruktur oder Wartung. Eine weitere Möglichkeit ist die Speicherung in StorageZones, die direkt im kundeneigenen Rechenzentrum verwaltet werden, oder aber eine Kombination aus den beiden Varianten. Mithilfe dieser Flexibilität können IT- Administratoren der einzigartigen Datensouveränität und der Compliance-Anforderungen von Unternehmen gerecht werden und gleichzeitig eine kosteneffiziente und individuelle Lösung entwickeln. Nahtlose Integration in vorhandene Datenplattformen Durch die Zusammenarbeit mit von Kunden verwalteten StorageZones ermöglichen StorageZone Connectors IT-Administratoren die Herstellung einer sicheren Verbindung zwischen dem ShareFile-Service und in vorhandenen Netzlaufwerken gespeicherten Benutzerdaten, ohne dass eine Datenmigration erforderlich ist. Unternehmenssicherheit ShareFile ist eine PCI-DSS-kompatible Lösung mit umfassenden Datenschutzfunktionen. Dateien werden sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung verschlüsselt. Mit Remote-Löschung können Benutzer und IT-Administratoren alle mit ShareFile gespeicherten Daten und Passwörter auf einem gefährdeten Endgerät löschen. IT-Administratoren können auch ein Endgerät aus der Liste der Geräte löschen, die auf ShareFile-Konten zugreifen können, oder aber ein Gerät sperren, um dessen Nutzung für einen bestimmten Zeitraum zu unterbinden. Mit einer sogenannten Giftpillen -Funktion können IT-Administratoren Gültigkeitsrichtlinien für Daten für mobile Endgeräte festlegen. Audits und Berichterstellung IT-Administratoren können alle Benutzeraktivitäten verfolgen und protokollieren, einschließlich Datenzugriff und Datenaustausch, um so die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Datennutzung sichtbar zu machen. Sowohl Benutzer als auch die IT-Abteilung haben die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zur Kontonutzung und zum Kontozugriff zu erstellen. Fazit Der Geschäftswert von Entwicklungen wie Mobilität, BYOD, Workshifting und Globalisierung ist davon abhängig, ob die jeweiligen IT-Administratoren über Möglichkeiten verfügen, Mitarbeitern Funktionen zum standortunabhängigen sicheren Datenaustausch, zur standortunabhängigen sicheren Speicherung und Synchronisierung auf allen Endgeräten bereitzustellen. Bestehende Tools und Lösungen zum Datenaustausch für Unternehmen bieten nicht den für Mitarbeiter erforderlichen einfachen Komfort und Funktionsreichtum. Dies führt unweigerlich dazu, dass sich diese unsicheren kommerziellen Services für die Dateifreigabe zuwenden. Dies birgt für das Unternehmen Risiken, vom Diebstahl geistigen Eigentums bis hin zu mangelnder Compliance für gesetzliche Bestimmungen. Diese Risiken werden weiter wachsen, bis von der IT-Abteilung eine bessere Alternative zur Verfügung gestellt wird, in der Komfort und Produktivität der Consumer-Services mit Funktionen und Sicherheit für Unternehmen kombiniert ist.

7 7 Citrix ShareFile ermöglicht es IT-Abteilungen, den standortunabhängigen Datenzugriff und die Zusammenarbeit für alle Endgeräte bereitzustellen, die Mitarbeiter benötigen, und dabei die Anforderungen des Unternehmens an Sicherheit, Verwaltbarkeit und Compliance zu erfüllen. Mit einer über zwanzigjährigen Erfahrung in der Bereitstellung von Unternehmens- IT hat Citrix ShareFile als echte Unternehmenslösung entwickelt, mit der das Risiko durch Consumer-Services zur Dateifreigabe beseitigt und gleichzeitig die umfassendste Funktionspalette der Branche bereitgestellt wird. ShareFile sorgt dafür, dass Anwender jederzeit auf Follow-me-Data einfach und intuitiv zugreifen können, und ermöglicht so eine optimale Produktivität der mobilen Mitarbeiter von heute, die überall mit jedem beliebigen Endgerät arbeiten können. Ressourcen Citrix ShareFile-Website Einführung in ShareFile Enterprise (Video) ShareFile mit StorageZones (Video) Corporate Headquarters Fort Lauderdale, FL, USA Silicon Valley Headquarters Santa Clara, CA, USA EMEA Headquarters Schaffhausen, Switzerland India Development Center Bangalore, India Online Division Headquarters Santa Barbara, CA, USA Pacific Headquarters Hong Kong, China Latin America Headquarters Coral Gables, FL, USA UK Development Center Chalfont, United Kingdom Über Citrix Citrix (NASDAQ:CTXS) ist das Unternehmen, das die Arbeitsweise und Zusammenarbeit von Unternehmen, IT und Mitarbeitern im Cloud-Zeitalter verändert. Mit marktführenden Cloud-, Collaboration-, Netzwerk- und Virtualisierungstechnologien fördert Citrix mobile Arbeitsstile und Cloud- Services, wodurch komplexe Unternehmens-IT vereinfacht und für Unternehmen zugänglicher wird. Jeden Tag kommen 75 % Prozent der Internetnutzer mit Produkten von Citrix in Berührung und Citrix pflegt Partnerschaften mit mehr als Unternehmen in 100 Ländern. Das Jahreseinkommen für 2011 betrug 2,21 Mrd. $. Erfahren Sie mehr unter Citrix Systems, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Citrix, ShareFile, XenApp und Citrix Receiver sind Marken oder eingetragene Marken der Citrix Systems, Inc. und/oder einer ihrer Tochterunternehmen und sind möglicherweise beim Patent- und Markenamt der Vereinigten Staaten und in anderen Ländern eingetragen. Alle anderen Marken und eingetragenen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. 1212/PDF

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