Lieber Leser, Hinzu kommt der Classification Manager für eine optimale Nutzung des neuen Klassifzierungs-Standards

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1 Lieber Leser, in dieser Ausgabe unseres Newsletters möchten wir über den aktuellen Patch hinausgehend weitere Informationen zu unseren Aktivitäten präsentieren und hoffen, dass diese Berichte Ihr Interesse finden. Bitte kontaktieren Sie uns wie immer gerne, wenn Sie Fragen zu den einzelnen Themen haben, die wir nur grob anreißen können. Petra Steinfeld, Direktorin Klopotek & Partner GmbH Ihre P. Steinfeld Mehr als Optimierung: Klopotek STREAM Die Optimierungen an unserem Rich Client haben wir für Sie durch eine umfassende strategische Erweiterung ergänzt: die Entwicklung von browserbasierten, intuitiven Web Apps, die auf Klopotek STREAM laufen: der cloudzentrierten Technologie-Plattform, die zentrale Workflow-Prozesse unserer Rich- Client-Lösung einfach und von überall aus auf Desktops und mobilen Geräten verfügbar macht. Hinzu kommt der Classification Manager für eine optimale Nutzung des neuen Klassifzierungs-Standards thema, ein Work Component Manager für die Vermarktung von Kapiteln und anderen Content-Teilen sowie ein Budget & Planning Manager. Schauen Sie doch mal auf unserer Website unter STREAM nach: dem ersten Tab links im Menü, und erhalten Sie so ein Gefühl für die Leichtigkeit des Arbeitens mit diesen Apps. Die Workflow-Engines, die STREAM nutzen, sind mit Ihrer Rich-Client-Lösung von Klopotek integriert: Sie nutzen dieselbe Datenbank und arbeiten auf denselben Entitäten. Rights Sales Manager in Frankfurt Mit dem Rights Sales Manager optimieren Sie Ihren Rechteverkauf: jederzeit alles im Überblick, Alarm-/Verhinderungsfunktionalität beim Versuch, ein Recht zu verkaufen, das man nicht besitzt, das abgelaufen oder bereits verkauft ist, Optionen-Nachverfolgung, Vertragsdokumente-Erzeugung, Marketing- Tool, Reporting, und vieles mehr auf jedem internetfähigen Endgerät. Diese Web App wird eines der Highlights unserer Präsentationen auf der Frankfurter Buchmesse Einfach, leicht, von überall: arbeiten mit STREAM Unsere Strategie beinhaltet die kontinuierliche Weiterentwicklung JAVA-basierter Apps für die Unterstützung von Workflows in den Bereichen Contracts, Rights, Permissions & Royalties, Title & Component Management sowie Order to Cash, die alle die Klopotek STREAM Plattform nutzen. Die Web App Rights Sales Manager (auf der cloudzentrierten Plattform Klopotek STREAM) begleitet Sie durch den gesamten Rechteverkaufsprozess. Intuitive Web Apps, die bereits erhältlich sind oder noch dieses Jahr fertig gestellt werden, sind der: - Early Title Manager - Rights, Licenses and Permissions Manager - Rights Sales Manager - Contact Manager - Subscription Manager - Contract Manager - Renewal Manager PUTTING YOUR BUSINESS IN YOUR HANDS

2 Wie wär s mit einem richtig guten Kaffee? Kommen Sie zu unserem neu gestalteten Messestand (hier auf der Londoner Buchmesse 2015). Wir begrüßen Sie dann an unserem neugestalteten Messestand, der unsere Technologie-Erweiterung STREAM konzeptionell aufnimmt: zahlreiche kleine, mobile und flexible Präsentations-Angebote auf Tablets und Convertibles, in welcher Variation auch immer und dazu eine Tasse guten Kaffees mit frisch gemahlenen Bohnen aus der Berliner Kaffeerösterei, einem Traditionsunternehmen in der Nachbarschaft des Hauptstadt-Sitzes von Klopotek. Neue Achse: Berlin Bari Zusammen mit der Klopotek Software & Technology Services GmbH in Berlin (eine 100%-Tochter von Klopotek) kommt die Klopotek Software & Technology Services Italia S.r.l., mit Sitz in Mailand und operativ in Bari, seit Mai 2015 den internationalen Anforderungen an Technologie-Dienstleistungen für globale Medienunternehmen nach. Klopotek Software & Technology Services Italia wird als Zentrum für die Entwicklung von browserbasierten, intuitiven Web Apps etabliert, die auf Klopotek STREAM laufen. Noch dieses Jahr wird dem Verlagsmarkt ein STREAM-Produkt für den Contract Creation Workflow zur Verfügung gestellt. Seit 18. Mai 2015 verantwortet Marco Losavio als Director Klopotek Software & Technology Services Italia die Software- Marco Losavio Entwicklung am neuen Standort Bari. Er war zuvor in leitenden Positionen für Wolters Kluwer, OA Sistemi und IBM tätig. Marco Losavio berichtet an Peter Karwowski, seit April 2015 CTO der Klopotek Gruppe und zuvor bei der Hanseatischen Gesellschaft für Verlagsservice mbh (hgv), dem IT-Dienstleister der Verlagsgruppe Georg von Holtzbrinck. Das Team in Bari wird 15 Mitarbeiter umfassen: Derzeit sind zahlreiche Stellen, auch auf der Klopotek Website, ausgeschrieben und die Auswahlverfahren laufen. Was bedeuten AKS und MLCL? Seit Anfang 2014 arbeiten die Thieme Verlagsgruppe einer der ersten Kunden unseres Unternehmens, mit dem wir seit 1994 verbunden sind und Klopotek an einem großen, gemeinsamen Projekt: Thieme traf die Entscheidung, alle verlagsspezifischen Prozesse durch Klopotek zu unterstützen und die FiBu in SAP zu belassen. Daher wurde das Upgrade-Projekt, das durch eine geschlossene Prozesskette Kosten senken wird, AKS genannt: Ausbau der zentralen kaufmännischen Systeme Klopotek und SAP. Rechteeinkauf und die Archivanbindung mit Klopotek verwaltet, um Workflows zu verschlanken. Daneben laufen weitere Projekte wie die Straffung des Vertragsmanagements sowie die Einführung der Fakturen aller Print- und Online-Produkte in Klopotek statt in SAP. Auch die Planung von Buchprojekten und das Management des internationalen Geschäfts mit dem Klopotek System ist Teil dieses groß angelegten Projekts zur Prozessoptimierung. Teil von AKS ist auch die Zusammenarbeit mit Thieme Publishers New York City, wo im Mai ein Unter-Projekt im Bereich Titelpflege abgeschlossen wurde: Die Produkt- und Marketingdaten aller Bücher, Zeitschriften und digitalen Veröffentlichungen werden nun in Klopotek verwaltet. Ende 2016 werden die Teilprojekte Produktpflege, Geschäftspartnerverwaltung und Backend-Prozesse und Rechnungsstellung abgeschlossen sein. Im Rahmen von Klopotek STREAM wird für Thieme zudem eine Vertragserstellungs- Workflow-Lösung sowie ein Tool für Chapter- Based Business realisiert. Im Zuge unserer Tätigkeit für Thieme wird das Vertriebssystem Order to Cash im Standard so erweitert, dass es wie bereits PPM (das Produktplanungs- und -managementsystem) das Feature MLCL enthält: multilocation, multi-currency, multi-language, multi-company. Ein (separat lizenzierbares) Multi-LCL environment zeichnet sich dadurch aus, dass die Benutzeroberfläche in viele Sprachen änderbar ist, Klopotek als länderübergreifende Software aber sicherstellt, dass keine Mehrfacheingaben, keine Währungsumrechnungen und keine getrennten Vorgangsbearbeitungen nötig sind und stets dieselben Metadaten bearbeitet werden. (Diese Besonderheit war auch ein Grund für Peter Lang, Internationaler Verlag der Wissenschaften, sich im Mai 2015 für Klopotek als neues System zu entscheiden.) AKS untergliedert sich in fünf Teilprojekte, die teilweise parallel laufen. Neben der Honorarabrechnung werden Schritt für Schritt auch der Lizenzverkauf und der Vertragsdruck (bereits geschehen) sowie der Bürogebäude der Klopotek Software & Technology Services Italia S.r.l. in Bari (Apulien), Italien. 2

3 Von MLCL zum Global Sales System Um Klopotek Order to Cash MLCL-fähig zu machen, sind neben der Benutzeroberfläche diverse Funktionen anzupassen. Die Erweiterungs-Optionen gehen bis zu einem Vertriebssystem hin, das es ermöglicht, auf einer zentralen Instanz diverse Vertriebsstandorte zu betreiben und jeweils die länderspezifischen Fakturen durchzuführen. Die Bandbreite des Global Sales System beschränkt sich nicht nur auf die Vielfältigkeit des Faktursystems (die Option, Einzel- und Aboprodukte eigenständiger Unternehmen unter einem Mandanten zu vertreiben), die Auftragnehmer-Funktionalität für Subskriptionsmodelle sowie den Ausbau der Steuerroutinen mit konfigurierbarem Regelwerk: Auch die Basis der Honorarabrechnung kann je nach Länder-Eigenschaften gesteuert werden. Sie können einstellen, ob die Intercompany -Umsätze oder die Endempfänger-Fakturen als Basis für die Honorierung herangezogen werden. À propos: Intercompany : Zu einem Global Sales System, das seinem Namen wirklich gerecht wird, gehört natürlich auch die Unterstützung der Intercompany -Abrechnungen dahin gehend, dass die Verkäufe an die internationalen Tochtergesellschaften sowohl aus Sicht des Empfängers als auch des Copyright-Inhabers betrachtet und ausgewertet werden können. Und natürlich wurde im Rahmen dieser Erweiterung auch die Möglichkeit hinzugefügt, die Sortierung der Tabelleneinträge in den Klapplisten je nach Sprache durchzuführen. von Pearson (dem früheren Inhaber von Penguin) zu Penguin Random House und übernahm zudem das Hosting der Software- Lösung für den Kunden sowie die komplette Betreuung der Key-User vom Klopotek Büro in Amsterdam aus. Das Projekt beinhaltete eine Datenextrahierung, um die Penguin-Daten von denen von Pearson zu trennen, die Einführung diverser neuer Schnittstellen Klopotek Multi-LCL: ein einheitliches System für viele Länder zu Random House und den ideal für international agierende Verlagsgruppen. kompletten System-Aufbau bei Klopotek. Die Einführung von parallel arbeitenden JAVA-Prozessen ausgewählten Datenbank-Tabellen Übersetzungen in Anwendersprachen anlegen. in der Honorarabrechnung für Penguin Random House hatte zum Ergebnis, dass Da in den Anwendersprachen bei alphabetischer Sortierung der Einträge eine andere deren Laufzeit auf 15 Prozent der bisherigen Dauer reduziert werden konnte. Reihenfolge notwendig sein kann, haben Sie im CE-Tool die Möglichkeit, die Sortierung der Einträge pro Anwendersprache selber Highlights aus Patch 1/2015: Optimierungen des neuen GUI (ab Vers. festzulegen. 10.8) Unsere Rich-Client-Lösung wurde ab der Version 10.8 so optimiert, dass Formularnamen in der Meldungsleiste nun als Orientierungshilfe dienen: Ist die Meldungsleiste des aktiven Formulars leer, wird Ihnen zu Ihrer besseren Orientierung auch dort (zusätzlich zum unteren Rand des Arbeitsbereichs) der Formularname angezeigt. Werden in der Meldungsleiste Meldungen, Warnungen oder Fehlermeldungen ausgegeben, wird der Formularname in der Meldungsleiste durch diese ersetzt. Ergebnislisten: individuelle Darstellungs- Einstellungen automatisch gespeichert Für jedes Suchformular im System kann der Anwender das allgemeine Systemverhalten festlegen sowie modulspezifische Einstellungen in Bezug auf die Darstellung der Ergebnisliste vornehmen. Die Klopotek Software speichert automatisch für jedes Formular und jeden Benutzer die Einstellungen, die er zuletzt ausgewählt hatte (ab Version 10.2). Klopotek für Penguin Random House Nach dem Erwerb von Penguin entschloss sich Random House International, die Prozesse für CR&R (Contracts, Rights & Royalties) auch weiterhin mit unserem System durchzuführen. Klopotek übertrug im Rahmen eines 4-monatigen Projekts die Datenbank Schreibgeschützte Inhalte kopieren: Neben der Standard-Vorgehensweise, wie Sie im Klopotek System schreibgeschützte Inhalte aus Feldern vollständig kopieren (Strg-Taste und Klick mit der rechten Maustaste in das betreffende Feld), können Sie nun, wenn Sie nur bestimmte Teile kopieren möchten, die übliche Tasten-Kombination Strg+C und Strg+V verwenden. MLCL: sprachabhängige Sortierung von Dropdown-Auswahllisten Wenn Sie MLCL (ab Version 10.2 weiter oben vorgestellt) nutzen, können Sie im CE- Tool (Configuration Explorer von Klopotek) für Einträge von Datentypen und Einträge in Geschäftspartner: Kommunikation mit diversen Fremdsystemen Ab Version 10.8 wurde der Adresspool so optimiert, dass es nun beliebig viele externe Referenzen für jeden darin gespeicherten Geschäftspartner geben kann. Dies macht es möglich, dass Klopotek via Web Services mit diversen Fremdsystemen mit der jeweiligen Referenznummer des Fremdsystems arbeiten kann. Versionsvergleich der verschiedenen Autorenverträge-Versionen Bei der Erstellung von Vertragsdokumenten wird die erste Fassung des Vertrags häufig 3

4 in den nachfolgenden Verhandlungsphasen geändert, bevor die finale Fassung zur Unterschrift freigegeben wird. Insbesondere bei vertraglichen Sonderregelungen ist es wichtig, nachvollziehen zu können, welche Sonderregelungen eingefügt wurden und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgt ist. Um Abweichungen von Standardvereinbarungen und den Verlauf der Vertragsverhandlungen transparent zum machen, haben Sie jetzt ab Version 10.8 die Möglichkeit, die verschiedenen Vertragsfassungen als Versionen zu einem Vertrag in der Datenbank abzuspeichern und diese Vertragsversionen miteinander zu vergleichen. Von Klopotek wird eine Standardvorlagendatei zur Verfügung gestellt, es können jedoch ebenso individuelle Vorlagen genutzt werden, um über diese zu steuern, welche Vertragsdaten verglichen werden und wie diese angeordnet und angezeigt werden. Für verschiedene Kontexte können unterschiedliche Vorlagedateien genutzt werden. Freiheit für den Lieferstatus! : Wechsel ohne Restriktionen Ab Version 11.0 können Sie sich mehr Freiheiten mit dem Lieferstatus gönnen und diesen also auch wieder zurücksetzen, was sinnvoll sein kann, wenn Sie das Vertriebssystem O2C nicht einsetzen. Zum Hintergrund: Die Möglichkeiten zum Wechsel des Lieferstatus werden im Klopotek System sehr restriktiv gehandhabt, da es sich beim Lieferstatus um ein zentrales Attribut des Produkts handelt. Haben Sie zum Beispiel für eine Auflage den Lieferstatus Lieferbar gesetzt, so können Sie diesen Lieferstatus auf der Benutzeroberfläche nicht wieder auf In Herstellung zurücksetzen. Wird in Ihrem Unternehmen nur das Produktplanungs- und -managementsystem (PPM) eingesetzt und nicht das O2C-Vertriebssystem, können die möglichen Lieferstatus- Wechsel kundenindividuell definiert werden. Auf diese Weise können fälschlicherweise vorgenommene Wechsel des Lieferstatus einfach wieder rückgängig machen. Die kundenindividuellen Definitionen übersteuern die im Standard möglichen Lieferstatus-Wechsel. Individuelle PDF-Namensgenerierung für Belegausgaben Neben der bisherigen Namensgenerierung für Rechnungsausgangs-Belege aus allen Klopotek Applikationen können Sie die Belege nun z.b. mit adressen generieren lassen. Der dahinterliegende Prozess ermöglicht etwa die Weitergabe dieser Belege innerhalb Ihres Unternehmens per , um z.b. einen Beleg vor dem Versand nochmals zu prüfen. Angleich des Objektstamms an die Verlagshierarchie (Verlag, Verlagsbereich, Sachgruppe) Das Vertriebssystem O2C für Subskriptionsmodelle wurde ab der Version 10.8 so optimiert, dass ein Objekt, wie ein Produkt, einem Verlag, einem Verlagsbereich und einer Sachgruppe zugeordnet werden kann. Varianten von digitalen Produkten: Zauberwürfel gelöst mit unsem System E-Varianten mit Klopotek: - Anlage und Verwaltung von E-Produktvarianten (wie zum Beispiel E-Books) in unterschiedlichen Formaten auf Auflagenebene - Aktivierbarer Variantenmodus pro Auflage - Automatische Generierung von Varianten bei Aktivierung des Variantenmodus auf Basis flexibel konfigurierbarer Vorbelegungen - Automatische Generierung der ISBN/Bestellnummer pro Variante - Vergabe von Preisen pro Variante - Variantenspezifische Preislisten pro E-Auslieferer - Export von Variantendaten für die Ausgabe in Katalogen'Chunk' - Varianten, um Teile des Gesamt-Contents eines Produkts (zum Beispiel: einzelne Kapitel eines E-Books) vertreiben zu können - ISBN/Bestellnummer pro 'Chunk', automatische Generierung möglich - Verwaltung von Preisen für einzelne 'Chunks' - Vergabe von 'Chunk' - Titeln - Massenänderungsfunktionalitäten für Produktvarianten Somit ist eine einheitliche Klassifizierung der Verkaufsprodukte (Einzelprodukte und Abos), die der vollständigen Struktur Verlag/ Verlagsbereich/Sachgruppe folgt, innerhalb eines Verlages möglich. Welches Format hätten S denn gern? Varianten für digitale Produkte Bereits im letzten Jahr haben wir diesen Erweiterungs-Highlight ausgeliefert: Ab der Version 11.0 können Sie von einem Grundprodukt einen Strauß von Varianten anlegen und müssen für diese die Metadaten nicht per Synchronisation gleich halten, sondern es variiert per einzelner Variante lediglich die ISBN und/oder der Preis. Diese Erweiterung ist bei E-Produkten relevant, wenn Sie neben der Print-Variante etwa eine EPUB-, eine PDF- und/oder eine MOBIPOCKET-Datei für das E-Book vertreiben. 4

5 Zum Hintergrund: Diese Erweiterung kommt ursprünglich aus dem Non-Book-Bereich, der von der Klopotek Software nun ebenfalls unterstützt wird (wenn Sie mehr darüber wissen wollen, schauen Sie doch einmal auf unserer Website unter Lösungen/Non-Book-Artikel vorbei). Dort sind Produkte üblich, die in unterschiedlichen Varianten bestellt werden können, die sich nur in einem oder wenigen Parametern unterscheiden (etwa Kleidung in unterschiedlichen Größen und/oder Farben). In der Verlagsbranche war dieses Modell eher unüblich. Durch elektronische Produkte wie E-Books, E- Kapitel, Apps und andere Softwareprodukte hat sich dies grundlegend geändert. Gegenwärtig konkurrieren einige digitale E-Book- Formate miteinander und die Verlage müssen viele dieser E-Book-Formate bereitstellen. Dadurch entsteht eine Situation ähnlich wie bei Kleidung oder Schuhen: das Produkt ist EPUB Amazon Kindle /.AZW Microsoft Lit /.LIT Sony ebooks /.LRF.LRX Mobipocket /.MOBI Amazon KF8 Palm Media ereader /.PDB Ein Produkt zahllose Varianten dasselbe, kann aber in unterschiedlichen Varianten bestellt werden. Um die unterschiedlichen E-Reader-Endgeräte unterstützen zu können, müssen Verlage aktuell sechs oder mehr verschiedene E-Book-Formate für einen Content zur Verfügung stellen. Von besonderer Relevanz ist die Erstellung von Varianten, wenn ein Verlag den Content eines (Print-)Produkts nicht nur gesamthaft vertreibt, sondern dessen Bestandteile ( Chunks ) auch separat (zum Beispiel Kapitel eines Buches). Die Vielfalt der einzelnen Kapitel stellt natürlich eine Herausforderung für die Datenpflege dar, aber im Verkauf besteht die Schwierigkeit darin, zu einem Chunk den richtigen Vertrag zu ermitteln, den Umsatz dem jeweiligen Produkt bzw. Konto korrekt zuzuordnen und auch Verträge für einzelne Kapitel zu schließen, ohne die Anbindung an das Werk zu verlieren. Sie sehen, einiges an Komplexität... die Sie wie immer mit der Klopotek Software meistern können. Klopotek mit Office 2013 Mit dem Patch 1/2015 ist unsere Software ab der Version 10.8 für den Einsatz des Microsoft Office 2013 freigegeben. Verlage, die wechseln möchten, sollten nur ein paar Kleinigkeiten beachten, die im wesentlichen darauf hinauslaufen, dass nur mehr die neuen Vorlagen-Formate.dotx..dotm,.xlsx und.xlsm zum Einsatz kommen dürfen. Die alten Vorlagen sollten aus den Verzeichnissen entfernt werden. Nicht als Print- Produkt erhältlich: Der Global ebook Report von Rüdiger Wischenbart. Publishers Forum verpasst? Mehr Spezialisten, Tempo, Kollaboration, schrieb der buchreport, einer der Medienpartner des diesjährigen Forums, über die internationale Branchenkonferenz, die im April 2015 zum 12. Mal mit über 260 Teilnehmern in Berlin tagte. Reconstructing Publishing war das Motto, das sich in eine Vielzahl von Unterthemen auffächerte. Wenn Sie nicht dabei sein konnten: Auf finden Sie eine Presse-Schau sowie zahlreiche Präsentations-PDFs und Videos der Präsentationen. Merken Sie sich bereits jetzt den Termin für 2016 vor: April (diesmal Donnerstag/ Freitag). Last, but not least: Global E-Book Report Update Kennen Sie den Global E-Book Report von Rüdiger Wischenbart, der zusammen mit Klaus-Peter Stegen (COO D-A-CH Klopotek AG) auch das Publishers Forum verantwortet? Bereits seit einigen Jahren wird in diesem Standardwerk über die E-Book-Entwicklung das globale Geschehen verfolgt und zwei Mal im Jahr im Rahmen eines Update aktualisiert. Erhalten Sie als Klopotek Kunde den ansonsten kostenpflichtigen Global E- Book Report als Klopotek Editon kostenfrei: einfach eine Mail an info@klopotek.de oder rufen Sie die Nummer an. Wir übersenden Ihnen dann ein aktuelles PDF. Können wir Ihnen weiterhelfen? Oder kontaktieren Sie gerne mich persönlich bei weiteren Fragen zum Thema dieser Ausgabe unseres Newsletters. Ihre Petra Steinfeld p.steinfeld@klopotek.de 5 Klopotek 2015