Leseprobe. IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz. Lalita Wild. Wings Software Developments Tel

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1 IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Lalita Wild Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autorin 2012 A Lalita Wild Art. Nr SG SL gebunden lose, 4-fach gelocht Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Inhalt Inhaltsverzeichnis 1 Schriftliche Kommunikation Das ASA-Prinzip 2 2 Briefdarstellung Briefelemente Empfängeradresse Umschlagbeschriftung Ort und Datum Brieftitel/Headline und Behandlungsvermerke Anrede Brieftext Briefschluss Beilagevermerk Briefdarstellung links Briefdarstellung rechts Übung: Adressierung/Anrede 16 3 Die Sprache in Briefen Die Wortwahl Der Satz Haupt- oder Nebensatz? Satzlänge Der Stil Übung: Formulierungstraining Fax-Mitteilungen s Der Stil in s 23 4 Von der Anfrage zum Vertragsabschluss Anfrage Rechtliches Formales Übung: Anfragen Beispiel einer Anfrage Angebot/Offerte Rechtliches Formales Übung: Angebote Beispiel eines Angebot Gegenangebot Rechtliches Formales Übung: Gegenangebot Beispiel eines Gegenangebots Bestellung/Auftrag Rechtliches Formales Übung: Bestellung/Auftrag Beispiel einer Bestellung Auftragsbestätigung 39

4 Inhalt IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Formales Übung: Auftragsbestätigung Beispiel einer Auftragsbestätigung Widerruf von Bestellungen/Aufträgen Rechtliches Formales Übung: Widerruf/Antwort auf Widerruf Beispiel eines Widerrufs Ablehnung eines Auftrags Formales Übung: Auftragsablehnung 44 5 Ausführung eines Auftrags Lieferung Rechtliches Das Rundschreiben Informationen an Geschäftspartner Beispiel eines Rundschreibens (Ausschnitt) Rechnung und Quittung Formales Übung: Rechnung und Quittung Liefermahnung Rechtliches Formales Übung: Liefermahnung Beispiel einer Liefermahnung Antwort auf Liefermahnung Rechtliches Formales Übung: Antwort auf Liefermahnung Mängelrüge/Beschwerde Rechtliches Formales Übung: Mängelrüge Beispiel einer Mängelrüge Antwort auf Mängelrüge Formales Übung: Antwort auf Mängelrüge Beispiel einer Antwort auf eine Mängelrüge Mahnung Rechtliches Formales Übung: Mahnungen Beispiel für eine Zahlungserinnerung (1. Mahnstufe) Beispiel für eine Mahnung (2. Mahnstufe) Beispiel für eine letzte Mahnung (3. Mahnstufe) Antwort auf Mahnung Rechtliches Formales Übung: Mahnung beantworten 62

5 IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Inhalt 6 Sekretariat Interne Mitteilungen/Rundschreiben Beispiel für eine interne Mitteilung Gesprächs- und Telefonnotizen Beispiel einer Gesprächsnotiz Die Aktennotiz (der Aktenvermerk) Beispiel einer Aktennotiz Der Bericht Beispiel eines Berichts Protokolle Anforderungen an ein Protokoll Tipps zur Gestaltung eines Protokolls Das Gesuch Wie schreibt man ein Gesuch? Merkpunkte für das Gesuch (Disposition) Beispiel Gesuch (Ausschnitt) Einsprachen Merkpunkte für die Einsprache (Disposition) Beispiel Einsprache Beschwerde Merkpunkte für die Beschwerde (Disposition) Beispiel Beschwerde Übung: Bericht, Protokoll, Gesuch, Einsprache und Beschwerde Einladungen Beispiel einer Einladung (Ausschnitt) Beispiel einer Sitzungseinladung (Ausschnitt) Dankesbriefe Beispiel eines Dankesbriefes (Ausschnitt) 82 7 Stellenbewerbung, Anstellung und Kündigung Stellensuche und Stellenbewerbung Stellenanzeigen richtig lesen und interpretieren Was gehört in eine Bewerbung? Begleitschreiben Das Personalblatt Curriculum Vitae (CV) Zeugnisse und andere Nachweise Die elektronische Bewerbung Online-Formulare Übung: Bewerbung Auskünfte einholen und erteilen Auskünfte einholen Auskünfte erteilen Kündigung Beispiel einer Kündigung Übung: Gesamtrepetition 94 8 Zusammenfassung 95

6 Inhalt IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Anhang Übungen 103 A - 1 Adressierung und Anrede 103 A - 2 Formulierungstraining 105 A - 3 Anfragen 109 A - 4 Angebote 111 A - 5 Gegenangebot 113 A - 6 Bestellung/Auftrag 115 A - 7 Auftragsbestätigung 117 A - 8 Widerruf 118 A - 9 Auftragsablehnung 120 A - 10 Rechnung 121 A - 11 Liefermahnung 123 A - 12 Antwort auf Liefermahnung 125 A - 13 Mängelrüge 127 A - 14 Antwort auf Mängelrüge 129 A - 15 Mahnungen 131 A - 16 Mahnung beantworten 132 A - 17 Bericht, Protokoll und Gesuch 134 A - 18 Bewerbung 137 A - 19 Gesamtrepetition 138 Index

7 IKA Wirtschaftssprache Korrespondenz 27 4 Von der Anfrage zum Vertragsabschluss Anfrage Angebot/Offerte Gegenangebot Bestellung/Auftrag Widerruf von Bestellungen/Aufträgen Auftragsbestätigung Ablehnung eines Auftrags 4.1 Anfrage Eine Anfrage dient dazu, Preise, Konditionen und Ausführungsbestimmungen unverbindlich festzustellen. Je präziser die Anfrage formuliert wird, desto besser kann das darauf folgende Angebot formuliert werden und die Wünsche berücksichtigen. Grob lassen sich Anfragen nach bestimmten Konditionen unterscheiden Rechtliches Bestimmte Anfrage Mit der bestimmten Anfrage wünschen wir ein Angebot über eine klar umschriebene Ware oder Dienstleistung. Der Anbieter hat die Möglichkeit, ein detailliertes Angebot zu schreiben. Allgemeine, unbestimmte Anfrage In der unbestimmten Anfrage erkundigen wir uns nach dem Warenangebot, nach Prospekten oder Katalogen, nach einem Vertreterbesuch oder man wünscht eine allgemeine Auskunft über eine Dienstleistung. Die allgemeine Anfrage ist nicht ausführlich. Damit fehlen dem Anbieter die eindeutigen Hinweise für ein detailliertes Angebot. Notizen

8 28 IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Formales Briefaufbau Textbausteine unbestimmte Anfrage bestimmte Anfrage Interesse, Anlass für Anfrage allgemeine Wünsche Bitte um Angebot Interesse, Anlass für Anfrage Bedarf an bestimmter Ware/ Dienstleistung Zusätzliche Angaben: Qualität, Menge Preis Lieferung Zahlungsart usw. Bitte um Angebot bzw. Vorschläge Einleitung Ihr neues Produkt hat uns überzeugt. Besonders die interessieren uns. Sie haben Ihre Kollektion erweitert. Das Modell spricht uns sehr an. Ihr neues Modell XY gefällt uns. Schluss Bitte senden Sie uns Ihr Angebot. Vielen Dank. Kann Ihr Vertreter uns nächste Woche besuchen? Bitte rufen Sie uns an: Übung: Anfragen > Lernziele: Sie kennen die Arten der Anfrage und können solche formulieren. Sie festigen Ihr Wissen mit Kontrollfragen und verfassen Anfragen. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 3 ab Seite 109. Notizen

9 IKA Wirtschaftssprache Korrespondenz Beispiel einer Anfrage Fröbel und Wachter Sandstrasse Seengen Telefon/Fax Experten Team Herr Dieter Bühler Industriestrasse Bern 20. März 20** Die neuen IPC Professional-Notebooks Guten Tag Herr Bühler Mit grossem Interesse haben wir in der Fachpresse gelesen, dass in diesen Tagen eine neue Generation von IPC Professional-Notebooks auf den Markt kommt. Die Leistungsdaten haben uns überzeugt. Wir sind ein aufsteigendes Unternehmen in der Immobilienbranche. Für unsere zehn neuen Aussendienstmitarbeiter benötigen wir zusätzliche Hardware. Könnten Sie bis Ende der 20. Kalenderwoche die neuen Notebooks liefern? Bitte senden Sie uns ein Angebot mit detaillierten Angaben zu Lieferfristen, zur Garantie sowie zu Ihren Verkaufs- und Lieferbedingungen bis zum 4. April 20**. Gespannt warten wir auf Ihren Vorschlag. Vielen Dank. Freundliche Grüsse Fröbel und Wachter Klaus Fröbel Geschäftsführer

10 30 IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz 4.2 Angebot/Offerte In der Regel erfolgt das Angebot auf eine Anfrage. Es erklärt orientiert an den Wünschen des (potenziellen) Kunden die Konditionen, zu denen eine Lieferung oder Dienstleistung erbracht wird. Das Angebot ist rechtlich bindend, daher sollte generell die schriftliche Form gewählt werden. Wichtig ist es, sich klar auf die vorangegangene Anfrage zu stützen Rechtliches Angebotsarten Verbindliches Angebot Unverbindliches Angebot (OR 7 ff.) Das verbindliche Angebot verpflichtet den Anbieter, die offerierten Leistungen und Preise gegenüber dem Empfänger einzuhalten, wenn nicht einschränkende Bestimmungen darin enthalten sind. Mit folgenden Textzusätzen wird eine Offerte unverbindlich: > ohne Verbindlichkeit > Zwischenverkauf vorbehalten > Preise freibleibend > Preisänderungen vorbehalten > solange Vorrat > nur noch kurze Zeit lieferbar Der Hinweis unverbindlich ist beispielsweise angebracht, wenn Preisänderungen vorauszusehen sind: Devisenkurse (Importe), Rohölpreise (Marktpreis). Tarife, Preislisten, Kataloge, Prospekte, Inserate und dergleichen gelten als unverbindliche Angebote. Dagegen gilt die Auslage von Waren (im Geschäft oder im Schaufenster) mit Angabe des Preises in der Regel als verbindliches Angebot, sofern es sich nicht um einen offensichtlichen Irrtum handelt. Befristetes und unbefristetes Angebot Wer ein befristetes Angebot unterbreitet, bleibt bis zum Ablauf der Frist gebunden (OR 3). Einige Angebote sind nicht ausdrücklich zeitlich befristet. Die Verbindlichkeit dauert dann so lange, wie die Antwort bei ihrer ordnungsgemässen Absendung erwartet werden darf (Angebot unter Abwesenden, OR 5). Will aber der Anbieter nach einer zu spät erfolgten Bestellung nicht mehr liefern, muss er den Käufer umgehend informieren.

11 IKA Wirtschaftssprache Korrespondenz Formales Briefaufbau Bezug auf Anfrage, Dank oder Beweggrund genaue Beschreibung der angebotenen Leistungen Bedingungen: Garantie, Lieferung, Zahlung besondere Vorzüge des Produkts/ der Leistungen Zusicherungen werbender Schluss Bitte um Antwort Textbausteine Einleitung Vielen Dank für Ihr Interesse an... Unser Angebot: Schön, dass Sie uns um ein Angebot für bitten: Schluss Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit freuen wir uns. Wenn Sie Fragen haben wir sind für Sie da. Vielen Dank für Ihr Vertrauen Übung: Angebote > Lernziele: Sie können Angebote korrekt formulieren. Sie vertiefen Ihr Wissen mit Kontrollfragen und verfassen Angebote. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 4 ab Seite 111. Notizen

12 32 IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Beispiel eines Angebot Experten Team Industriestrasse Bern Telefon Fax Fröbel und Wachter Herr Klaus Fröbel Sandstrasse Seengen 28. März 20** Ihre Anfrage vom ** Guten Tag Herr Fröbel Vielen Dank für Ihre Anfrage. Mit den IPC Professional-Notebooks haben Sie eine gute Wahl getroffen. Unser Vorlieferant hat eine Serie von 100 Professional-Notebooks an Lager, sodass wir Ihnen die Lieferung bis zur 20. Kalenderwoche garantieren können. Preis Lieferung Garantie CHF 1'999. pro Gerät inkl. 8 % Mehrwertsteuer frei Haus 2 Jahre Es handelt sich um einen Sonderpreis zur Markteinführung. Bei einer Bestellung von 10 Notebooks erhalten Sie einen Rabatt von 10 %. Sagt Ihnen unser Angebot zu? Bei Fragen wählen Sie die Direktnummer Wir freuen uns auf Ihren Auftrag. Freundliche Grüsse Experten Team Dieter Bühler Vertriebsleiter

13 IKA Wirtschaftssprache Korrespondenz Übungen A A - 4 Angebote Voraussetzungen 4.2 Anfrage Übung 1: Kontrollfragen: > Beantworten Sie die folgenden Fragen. Schwierigkeitsgrad: leicht 1. Was versteht man unter Verbindlichkeit? 2. Zwischen welchen Angeboten wird grundsätzlich unterschieden? 3. In welche Untergruppen lassen sich verbindliche Angebote einteilen? 4. Ein Angebot unter Anwesenden (mündliches Angebot) gilt als verbindlich, wenn 5. Wie kann ein schriftliches Angebot unverbindlich erklärt werden?

14 112 A - 4 Übungen IKA Wirtschaftssprache/Korrespondenz Übung 2: Aufbau eines Angebotes: > Reihenfolge von Textbausteinen Schwierigkeitsgrad: leicht > Stellen Sie die folgenden Textbausteine so zusammen, dass der Aufbau folgerichtig ist. Nummerieren Sie: Wir freuen uns auf Ihre Antwort. Möblierte 2½ -Zimmer-Wohnung Im «Tagblatt» von heute suchen Sie auf den 1. Juni 20** eine geräumige, möblierte 2½-Zimmer-Wohnung. Ab Anfang Juni 20** ist bei uns an der Sonnentalstrasse 7 in 9036 Grub AR eine Wohnung für Dauermieter frei. Guten Tag Frau Eichenberger Freundliche Grüsse Die Wohnung mit WC und separater Dusche ist im 2. Stock, 65 m 2 gross und hat einen kleinen Balkon gegen Süden. Die Miete beträgt einschliesslich Zimmerreinigung monatlich CHF Den Swimming-Pool können Sie auf Wunsch mitbenutzen: Unterhaltsbeitrag CHF 50. monatlich. Übung 3: Offerten formulieren > Schreiben Sie gewinnende Offerten. Schwierigkeitsgrad: mittel 1. Sie arbeiten in einer Bäckerei. Ein Reisebüro fragt an, zu welchen Bedingungen Sie täglich frisches Gebäck für 12 Personen für die Znünipause liefern können. Unterbreiten Sie dem Reisebüro ein Angebot. 2. Im Tages-Anzeiger vom 3. Mai 20** erschien folgendes Inserat: Zu kaufen gesucht: Kleineres Ferienhaus oder Ferienwohnung, vorzugsweise im Wallis oder im Berner Oberland. Schriftliche Angebote bitte an Erwin Mötteli, Holunderweg 3, 9000 St. Gallen. Herr Konrad Meier besitzt ein Chalet mit 3 Zimmern, Wohnküche, Badezimmer, Keller. Das Haus befindet sich an sonniger Hanglage in Adelboden. Erbaut 1721, renoviert 2001, Preisidee CHF 650'000., Hypothek möglich, Lage m. ü. M., viele Wanderwege. Das Haus ist sofort bezugsbereit. Verfassen Sie das Angebot und verweisen Sie auf die Webseite 3. Beantworten Sie die Anfragen der Aufgaben 3 und 4 auf Seite 110 (A-3, Übung 2).