ehad Elektronische Vergabeplattform Anleitung zur Nutzung des Bietercockpits

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1 ehad Elektronische Vergabeplattform Anleitung zur Nutzung des Bietercockpits

2 Inhaltsverzeichnis Einführung I. Vorbereitung und Programminstallation 3 Anmeldung bei der HAD 5 Systemvoraussetzungen 6 Benötigte Programme 6 Bietercockpit 6 II. Allgemeines zur ehad und zum Bietercockpit 3 Die elektronische Vergabeplattform ehad 8 Vergabeunterlagen in das Bietercockpit laden 4 Das Programmfenster 10 Nachrichtenbox 12 Ab- und Anmeldung beim Bietercockpit 14 Wichtige Schaltflächen 15 III. Das Bietercockpit in 4 Schritten 16 Schritt 1: Vergabeunterlagen ansehen 16 Schritt 2: Angebot bearbeiten 17 Angebot erstellen 18 Eigene Dokumente hinzufügen 19 Hinweise zum Ausfüllen der Formulare 19 Das Leistungsverzeichnis 20 Das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei 21 Schritt 3: Angebot abgeben 22 Anzeige fehlerhafter Unterlagen 23 Abgabeart auswählen 24 Der Begleitzettel bei der digitalen Signatur 25 Die digitale Signatur: Softwarezertifikat und Signaturkarte 26 Angebot mit einem Softwarezertifikat signieren 27 Angebot senden 28 Die Eingangsbestätigung des versendeten Angebots 29 Das Mantelbogenverfahren 30 Angebot nicht digital abgeben 31 Angebot auf einem externen Speichermedium abgeben 31 Schritt 4: Hauptangebot zurückziehen 32 IV. Besonderheiten im Vergabeverfahren 33 Weitere Angebote erstellen 33 Losangebote und Einzellosangebote 34 Teilnahmeantrag 34 Impressum 35 2

3 EINFÜHRUNG Die Vergabe öffentlicher Aufträge erzeugt jährlich Kosten in Höhe von 19 Mrd. Euro. Davon entfallen 8,8 Mrd. Euro auf die Seite der öffentlichen Auftraggeber und 10,2 Mrd. Euro auf die Seite der sich bewerbenden Unternehmen. Ein einziges Verfahren kostet für alle Beteiligten im Schnitt Euro.* Um diese enormen Kosten zu senken, entscheiden sich immer mehr Vergabestellen für die elektronische Vergabe. So entwickelt sich die elektronische Vergabe mehr und mehr von der Ausnahme zur Regel. Einige Vergabestellen des Bundes nehmen nur noch elektronische Angebote entgegen. Seit dem 17. April 2014 sind nun die neuen EU-Vergaberichtlinien in Kraft getreten. Zentrale Beschaffungsstellen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene müssen die elektronische Vergabe spätestens bis verbindlich umsetzen, für andere Vergabestellen wird dies ab verpflichtend. In dieser Broschüre erklären wir Ihnen, wie Sie als Auftragnehmer bei einer elektronischen Vergabe vorgehen, und führen Sie Schritt für Schritt in das Bietercockpit ein. Das Bietercockpit ist Ihr Werkzeug zur Durchführung einer papierlosen Vergabe. Die folgende Abbildung veranschaulicht den Ablauf eines elektronischen Vergabeverfahrens von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag und verdeutlicht, bei welchen Aufgaben das Bietercockpit Sie unterstützt. * Bei 2,4 Mio. Vergaben im Jahr in Deutschland. Die Zahlen stammen aus dem Ramboll-Gutachten zur Kostenmessung der Prozesse öffentlicher Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge aus dem Jahr

4 EINFÜHRUNG Das Programm Bietercockpit ermöglicht Ihnen, die Vergabeunterlagen in digitaler Form von der elektronischen Vergabeplattform (ehad) herunterzuladen, zu bearbeiten und das Angebot elektronisch abzugeben. Die Software unterstützt Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Angebotsunterlagen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihr Angebot mit einer digitalen Signatur auf die Plattform des öffentlichen Auftraggebers zu übertragen. Ein besonderer Vorteil der elektronischen Vergabe besteht im einfachen und schnellen Informationsaustausch zwischen Bietern und Vergabestelle über die Nachrichtenfunktion des Bietercockpits. So sind Sie immer über aktuelle Nachschreiben des Auftraggebers oder Bieteranfragen informiert. Ihre Vorteile: Zeitersparnis Kostensenkung Reduzierung formaler Fehler (Kontrolle der Pflichtdokumente auf Vollständigkeit) sichere Verschlüsselung Ihrer Daten einfache Anwendbarkeit und Benutzerführung vergaberechtskonforme Bearbeitung der Angebotsunterlagen Verwendung eigener Dokumente und eigener Kalkulationssoftware Änderungen oder Zurückziehen elektronisch abgegebener Angebote schneller Informationsaustausch zwischen Bietern und Auftraggeber (Nachrichtenfunktion) In dieser Broschüre zeigen wir Ihnen zunächst, wie Sie das Bietercockpit schnell und einfach herunterladen können und welche Vorbereitungen dazu ggf. nötig sind. In Teil II Allgemeines zur ehad und zum Bietercockpit lernen Sie die grundlegenden Funktionen des Programms kennen. Anschließend erläutern wir Ihnen in Teil III am Beispiel eines offenen Verfahrens, wie Sie mit dem Bietercockpit arbeiten, von der Suche nach einer passenden Ausschreibung über die Erstellung des Angebots bis hin zur Abgabe und ggf. dem Zurückziehen des Angebots. Im letzten Teil der Broschüre gehen wir auf Besonderheiten im Vergabeverfahren ein, wie das Erstellen von weiteren Haupt- oder Nebenangeboten, die Losvergabe und den Teilnahmeantrag. 4

5 VORBEREITUNG U. PROGRAMMINSTALLATION Anmeldung bei der HAD Sie können das Bietercockpit nur nutzen, wenn Sie für die Hessische Ausschreibungsdatenbank HAD ein Passwort unter beantragt haben. Melden Sie sich dann, wie gewohnt, unter an. Wählen Sie unter Ausschreibungen den Punkt Aktuelle Ausschreibungen suchen. ehad Der Zugang zur ehad ist nur möglich über Anmeldung bei der HAD ( 5

6 VORBEREITUNG UND PROGRAMMINSTALLATION Systemvoraussetzungen Beachten Sie bitte, dass Sie zur Nutzung des Bietercockpits folgende Systemvoraussetzungen auf Ihrem Rechner benötigen: Prozessor: Arbeitsspeicher: Festplattenspeicher: Bildschirm: Internetzugang: Leistungsklasse Intel Core 2+/- 2,0 GHz 512 MB freier Arbeitsspeicher 200 MB freier Festplattenspeicher mind x 800 Bildpunkte Breitband Internetanschluss mind. 512 Kbit/s Unterstützte Betriebssysteme : Windows 32 Bit x86 Windows XP Windows Vista Windows 7 Windows 64 Bit x64 Windows Vista Windows 7 Benötigte Programme JAVA Bevor Sie mit dem Bietercockpit arbeiten können, benötigen Sie die aktuelle Version der kostenlose Software Java TM. Wenn Sie diese noch nicht auf Ihrem Rechner haben, installieren Sie diese nun zuerst. Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten angemeldet haben, gelangen Sie zum Download-Bereich der ehad. Dort können Sie sich die aktuelle Java-Version kostenlos herunterladen. Beachten Sie dabei, dass Sie für die Installation von Java Administrationsrechte auf Ihrem Rechner benötigen. Administrationsrechte bedeuten, Sie haben Zugriff auf alles an Ihrem Rechner, können Programme installieren, kopieren oder löschen. Für den Betrieb des Bietercockpits sind keine Administrationsrechte nötig. 6

7 VORBEREITUNG UND PROGRAMMINSTALLATION Adobe Acrobat Reader Öffentliche Auftraggeber nutzen bei der elektronischen Vergabe unterschiedliche Dateiformate für die Vergabeunterlagen. Um die elektronischen Vergabeunterlagen vollständig lesen zu können, benötigen Sie Adobe Acrobat Reader 7 oder höher. Offerte_L In den elektronischen Vergabeunterlagen können Leistungsverzeichnisse im GAEB- Format (als D83/P83/X83-Datei) enthalten sein (Vgl. Das Leistungsverzeichnis im VOB-Verfahren, S. 21). Zum Lesen, Bearbeiten sowie zum Erstellen einer GAEB- Angebotsdatei empfehlen wir das im Bietercockpit integrierte Programm Offerte_L, ein Produkt der RIB Software AG. Es ist auch möglich, ein externes GAEB- Bearbeitungsprogramm zu verwenden. Zum Installieren der Programme benötigen Sie Administrationsrechte. Tipp: Installieren Sie die Programme schon im Vorfeld, um im laufenden Vergabeverfahren Zeit zu sparen. Die Software können Sie sich in unserem Downloadbereich kostenlos herunterladen. Wenn Sie eine digitale Signatur nutzen möchten, empfehlen wir, sich diese ebenfalls schon im Vorfeld zu besorgen (Vgl. S. 26 Die digitale Signatur ). Bietercockpit Nach erfolgreicher Installation von Java können Sie das Bietercockpit auf Ihrem Rechner starten. Im Download-Bereich finden Sie dazu unter Schritt 3: Bietercockpit starten einen Link. Beim ersten Start des Bietercockpits werden Sie aufgefordert, eine Sicherheitsanpassung der Java-Laufzeitumgebung zuzulassen, um eine starke Verschlüsselung zu ermöglichen. Diese Anpassung ist unbedingt auszuführen, da ansonsten keine digitale Angebotsabgabe möglich ist. Für die Anpassung sind Administrationsrechte erforderlich! Tipp: Starten Sie anschließend das Bietercockpit, um zu kontrollieren, ob es läuft. 7

8 ALLGEMEINES ZUR ehad UND ZUM BIETERCOCKPIT Die elektronische Vergabeplattform ehad Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Passwort) bei der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD) an. Die Seite wird automatisch aufgerufen, wenn Sie in der HAD nach aktuellen Ausschreibungen suchen. Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie nach Ausschreibungsbekanntmachungen recherchieren. Haben Sie eine für Sie interessante Ausschreibungsveröffentlichung in der HAD gefunden und die Vergabestelle hat sich für die elektronische Vergabe entschieden, klicken Sie auf das Feld evergabe. Sie werden dann automatisch zur Vergabeplattform ehad weitergeleitet. 8

9 ALLGEMEINES ZUR ehad UND ZUM BIETERCOCKPIT Vergabeunterlagen in das Bietercockpit laden Sie befinden sich jetzt auf der elektronischen Vergabeplattform der ehad und können die Vergabeunterlagen herunterladen bzw. direkt im Bietercockpit öffnen. Öffnen Sie die Vergabeunterlagen im Bietercockpit. Sie werden gefragt, ob Sie die Datei öffnen oder abspeichern möchten. 9

10 ALLGEMEINES ZUR ehad UND ZUM BIETERCOCKPIT Das Programmfenster Die von Ihnen ausgewählte Ausschreibungsbekanntmachung wird im Programmfenster des Bietercockpits geöffnet. Das Programmfenster besteht aus drei unterschiedlichen Bereichen: Der Aktivitätenassistent Der Aktivitätenassistent führt Sie durch den gesamten Prozess der Bearbeitung eines Angebots. Klicken Sie auf eines der Rechtecke, um den gewünschten Arbeitsschritt aufzurufen. Dabei wird auf der linken Seite im Vergabebaum das entsprechende Verzeichnis markiert und dessen Inhalt rechts im Detailbereich angezeigt. Die Bedeutung der Farbränder im Aktivitätenassistenten: Blau = Grün = Grau = Der Arbeitsschritt ist abgeschlossen. Der Arbeitsschritt ist aktuell ausführbar. Der Arbeitsschritt ist noch nicht ausführbar. 10

11 ALLGEMEINES ZUR ehad UND ZUM BIETERCOCKPIT Der Vergabebaum Der Vergabebaum auf der linken Seite des Programmfensters ist ein Verzeichnis, das Ihnen sämtliche Bestandteile und Dokumente der Vergabe strukturiert in Ordnern anzeigt. Der Detailbereich Nach einem Doppelklick auf ein Dokument oder einen Ordner im Vergabebaum wird rechts im Detailbereich dessen Inhalt in einer Registerkarte angezeigt. Für jedes Element kommt ein neues Register hinzu. Sie können beliebig viele Registerkarten gleichzeitig öffnen und zwischen den Registern wechseln, indem Sie den dazugehörigen Reiter anklicken. Alle Reitereinträge besitzen auf der rechten Seite eine Schaltfläche zum Schließen. Der Reiter und das Schließsymbol der aktiven Registerkarte sind farbig umrandet. 11

12 ALLGEMEINES ZUR ehad UND ZUM BIETERCOCKPIT Nachrichtenbox Im elektronischen Vergabeverfahren werden alle wichtigen Informationen des Auftraggebers über die Nachrichtenbox kommuniziert. Im Vergabebaum (2) sehen Sie einen Ordner Nachrichten. Dieser enthält zwei Unterordner, Eingang und Ausgang (wie bei einem -Programm). Im Eingang sehen Sie Ihre empfangenen Nachrichten: Freigabe der Unterlagen, Vergabeunterlagen heruntergeladen und später auch die Angebotsabgabe. Im Ausgang finden Sie die Nachrichten, die Sie an die Vergabestelle gesendet haben. Nach jedem Öffnen des Bietercockpits wird der Ordner Nachrichten automatisch aktualisiert. Wenn sich nach der Veröffentlichung einer Bekanntmachung noch Änderungen an den Vergabeunterlagen ergeben, fügt die Vergabestelle diese Änderungen als Nachschreiben den bestehenden Unterlagen hinzu. Sie erhalten automatisch eine Benachrichtigung per und finden das Nachschreiben im Ordner Nachrichten unter Eingang. Tipp: Kontrollieren Sie Ihre Nachrichtenbox trotz s des Auftraggebers während der Erstellung des Angebots und nach der Abgabe regelmäßig. 12

13 ALLGEMEINES ZUR ehad UND ZUM BIETERCOCKPIT Um Nachrichten zu lesen, öffnen Sie diese mit einem Doppelklick auf das Briefsymbol im Vergabebaum. Nachrichten und Bieterfragen verschicken Sie, indem Sie den Ordner Ausgang mit einem Doppelklick öffnen und auf die Schaltfläche Neue Nachricht senden klicken. Wenn Sie eine Nachricht direkt beantworten möchten, wählen Sie dort die Schaltfläche Antworten. 13

14 ALLGEMEINES ZUR ehad UND ZUM BIETERCOCKPIT Ab- und Anmeldung beim Bietercockpit Sie können jederzeit Ihre Arbeit mit dem Bietercockpit unterbrechen. Bevor Sie das Programm schließen, erscheint immer ein Fenster mit der Frage, ob Sie die Daten speichern möchten. Wenn Sie dann weiterarbeiten möchten, öffnen Sie das Bietercockpit mit einem Doppelklick auf das Programmsymbol auf Ihrem Desktop. Das Anmeldefenster wird aufgerufen. Bei einer langsamen Internetverbindung können Sie das Bietercockpit auch im Offline- Modus starten. Denken Sie in diesem Fall daran, regelmäßig Ihre Daten zu aktualisieren, wie im Abschnitt Wichtige Schaltflächen auf der folgenden Seite erklärt wird. 14

15 ALLGEMEINES ZUR ehad UND ZUM BIETERCOCKPIT Wichtige Schaltflächen Aktualisieren Wenn Sie im Offline-Modus arbeiten, sollten Sie regelmäßig die lokalen Daten auf Ihrem Rechner mit denen der Vergabeplattform abgleichen d.h. aktualisieren lassen. Dadurch wird Ihnen in der Statusspalte angezeigt zu welcher Vergabe es neue Informationen bzw. Daten gibt. Synchronisieren Die Daten der selektierten Vergabe werden mit den aktuellen der Plattform vor dem Öffnen abgeglichen. Alle synchronisieren Die Daten aller angezeigten Vergaben werden mit den aktuellen der Plattform vor dem Öffnen abgeglichen. Öffnen Die markierte Vergabe wird synchronisiert und anschließend geöffnet. Abbrechen Die Schaltfläche schließt das Fenster Vergabe öffnen oder beendet das Programm, wenn keine Vergabe geöffnet ist. 15

16 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Schritt 1: Vergabeunterlagen ansehen Über den Aktivitätenassistenten rufen Sie mit einem Klick auf Schritt 1 Vergabeunterlagen ansehen alle Unterlagen auf. Diese sind dann im Detailbereich zu sehen. Alle Verdingungsunterlagen werden bereits beim ersten Öffnen der Bietersoftware angezeigt. In Schritt 1 können Sie alle Unterlagen der Vergabestelle zunächst nur sichten. Die Bearbeitung folgt erst in Schritt 2 (S ). Dateien lesen Alle Bestandteile der Vergabeunterlagen besitzen anfangs den Status ungelesen. Mit einem Klick auf anzeigen rufen Sie die einzelnen Dokumente auf und können sich diese dann auch ausdrucken. Wenn Sie Export wählen, können Sie die Vergabeunterlagen auf einem Speichermedium speichern. Außerdem informiert Sie der Detailbereich über die Dateigröße und die Signatur, d. h., wenn einzelne Dokumente von der Vergabestelle signiert wurden, wird dies hier angezeigt. Die mit * markierten Dateien reichen Sie mit Ihrem Angebot wieder bei der Vergabestelle ein. Das Ausfüllen dieser Formulare erfolgt erst in Schritt 2 (S ). 16

17 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Schritt 2: Angebot bearbeiten Wenn Sie alle Unterlagen gesichtet haben, zeigt Ihnen der Aktivitätenassistent den Arbeitsschritt Vergabeunterlagen ansehen als abgeschlossene Aktivität (blau) an. Wenn Sie nun auf Schritt 2 Angebot bearbeiten klicken, öffnet sich der Dialog des Angebotsassistenten und Sie können wählen, ob Sie: das vorangelegte Angebot bearbeiten, ein neues Hauptangebot anlegen, ein Nebenangebot zum Hauptangebot, ein Nebenangebot ohne Hauptangebot oder ein neues Nebenangebot zum Nebenangebot erstellen möchten. Beim ersten Öffnen der Vergabe im Bietercockpit wird automatisch ein neues Hauptangebot mit dem aktuellen Datum angelegt. Wählen Sie die Option Vorangelegtes Angebot bearbeiten. Daraufhin öffnen sich im Detailbereich die einzelnen Dateien des Hauptangebots zum Bearbeiten. 17

18 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Angebot erstellen Im Detailbereich werden nun alle Dateien der Vergabeunterlagen angezeigt, die Sie ausgefüllt wieder abgeben müssen. Öffnen Sie die Dateien mit einem Doppelklick. Nachdem Sie die Dateien bearbeitet haben, ändert sich der Dateistatus von unbearbeitet zu bearbeitet. Öffnen Sie die gewünschte Datei zum Bearbeiten mit einem Doppelklick. Das Angebot können Sie bei Bedarf löschen und zu einem anderen Zeitpunkt neu erstellen. Sie können auch mehrere Angebote abgeben, soweit dies von der Vergabestelle zugelassen ist (Vgl. Abschnitt Weitere Angebote erstellen auf S. 33). 18

19 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Eigene Dokumente hinzufügen Sie können im Detailbereich eigene Dokumente zur Spezifizierung des Angebots hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei importieren und wählen Sie das gewünschte Dokumente von Ihrem Rechner aus. Es sind alle Dateiformate möglich. Hinweise zum Ausfüllen der Formulare Die Formulare besitzen einen leicht getönten Hintergrund mit weißen Eingabefeldern und farbig hinterlegten Pflichtfeldern. Ist das Formular länger als eine Bildschirmseite, können Sie dessen Inhalt mit Hilfe des Scrollbalkens oder der Pfeile auf der rechten Seite nach oben oder unten verschieben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formular drucken, wenn Sie das Formular ausdrucken oder als PDF-Dokument speichern wollen. Das Leistungsverzeichnis stellt eine Sonderform der Formulare dar und wird im folgenden Abschnitt behandelt. 19

20 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Das Leistungsverzeichnis Das Fenster Leistungsverzeichnis besitzt eine eigene Symbolleiste sowie drei unterschiedliche Bereiche. Tabellenansicht Gliederung Formularbereich Mit den drei ANZEIGE-Schaltflächen auf der Symbolleiste können Sie die einzelnen Bereiche aus- und wieder einblenden. Wenn Sie mit gedrückter Maustaste auf die Trennlinien gehen, können Sie beide Bereichstrennlinien verschieben. 20

21 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei VOB-Verfahren enthalten Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format (GAEB = Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen). Zum Lesen, Bearbeiten sowie zum Erstellen einer GAEB-Angebotsdatei (D84/P84/X84) empfehlen wir Ihnen das Programm Offerte_L, ein Produkt von RIB Software AG. Die Software ist kostenlos und bei einer Installation wird das Programm im Bietercockpit integriert. GAEB-Dateien werden innerhalb des GAEB-Programms bearbeitet, ausgefüllt, gespeichert und dann automatisch wieder an das Bietercockpit zurückgegeben. Beim Aufruf einer Ausschreibung mit einer GAEB-Datei bietet Ihnen das Bietercockpit automatisch an, die Software Offerte_L zum Bearbeiten von GAEB Dateien zu installieren. Sie können auch Ihr eigenes GAEB-Bearbeitungsprogramm verwenden. Beim Installieren des Programms Offerte-L benötigen Sie Administrationsrechte! Die Angebotssummen in der GAEB-Datei und im Angebotsschreiben müssen übereinstimmen, sonst gibt das System bei der Abgabe eine Warnmeldung aus und Sie können vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. 21

22 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Schritt 3: Angebot abgeben Das Bietercockpit hilft Ihnen dabei, alle erforderlichen Erklärungen und Angebotsbestandteile zusammenzustellen. Alle Pflichtdokumente werden automatisch in das Angebot übernommen. Zudem erhalten Sie einen Hinweis, falls bei der Angebotszusammenstellung ein Dokument fehlt bzw. nicht vollständig ausgefüllt wurde. Somit wird das Ausschlussrisiko auf Grund formaler Fehler bei der Angebotsabgabe stark minimiert. Sind alle Angebotsunterlagen vollständig bearbeitet und zusammengestellt, kann das Angebot an die Vergabestelle übermittelt werden. Klicken Sie entweder im Aktivitätenassistenten auf Schritt 3 Angebot abgeben oder auf die Schaltfläche unten im Detailbereich Hauptangebot abgeben. 22

23 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Anzeige fehlerhafter Unterlagen Wenn das Bietercockpit Fehler in den Unterlagen findet, erscheint eine Warnmeldung und Sie können das Angebot nicht abgeben. Vervollständigen Sie die Angebotsunterlagen und geben Sie das Angebot erneut ab. 23

24 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Abgabeart auswählen Nachdem Sie auf den Button Hauptangebot abgeben geklickt haben, öffnet sich das Fenster Abgabeart. In diesem Dialogfenster können Sie auswählen, in welcher Form Sie Ihr Angebot abgeben wollen. Sie haben drei Möglichkeiten, Ihr Angebot abzugeben: a) Mit einer digitalen Signatur können Sie das Angebot vollständig digital abgeben. Dafür benötigen Sie ein Kartenlesegerät mit Karte (= qualifizierte Signatur) oder ein Softzertifikat (= fortgeschrittene Signatur) b) Im Mantelbogenverfahren können Sie Ihr Angebot elektronisch an die Vergabestelle senden, müssen aber den Mantelbogen ausdrucken, unterzeichnen und per Post an die Vergabestelle schicken. c) Für den herkömmlichen Postweg drucken Sie alle Angebotsbestandteile aus und schicken diese per Post an die Vergabestelle. Wir zeigen Ihnen die folgenden Schritte am Beispiel einer digitalen Signatur mit einem Softwarezertifikat. Hinweise zu den anderen beiden Abgabemöglichkeiten finden Sie ab Seite

25 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Der Begleitzettel bei der digitalen Signatur Nachdem Sie eine Abgabeart ausgewählt und ok angeklickt haben, öffnet sich das Begleitfenster. In diesem Informationsfenster Begleitzettel werden Ihnen die Eckdaten Ihrer Angebotsunterlagen zur Überprüfung angezeigt. Nach sorgfältiger Überprüfung bestätigen Sie den Begleitzettel im Kontrollkästchen. Erst danach wird Ihnen das Feld Signieren angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signieren. Das Fenster Signaturart wählen wird aufgerufen. Wählen Sie eine Signaturart und bestätigen Sie mit ok. 25

26 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Die digitale Signatur: Softwarezertifikat und Signaturkarte Zur Abgabe eines rechtsgültigen elektronischen Angebots haben Sie zwei Möglichkeiten: eine fortgeschrittene Signatur (Softwarezertifikat ) Die fortgeschrittene Signatur wird rechtlich im Rahmen von elektronischen Vergabeverfahren akzeptiert und ersetzt die eigenhändige Unterschrift. Es werden alle von den bekannten Zertifizierungsanbietern ausgestellten Softwarezertifikate erkannt. Tipp: Besorgen Sie sich das Softwarezertifikat schon im Vorfeld. eine qualifizierte Signatur (Kartenlesegerät mit Signaturkarte) Wenn Sie eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät besitzen, können Sie Ihr Angebot digital abgeben. Das Angebot wird signiert, verschlüsselt und dann in chiffrierter Form zur Vergabeplattform übertragen und bis zum Eröffnungstermin sicher gespeichert. Wenn Sie eine qualifizierte Signatur benutzen möchten, installieren Sie die dafür nötigen Treiber und Hilfsprogramme, bevor Sie das Bietercockpit starten. Folgende Anbieter können wir Ihnen empfehlen: D-Trust der Bundesdruckerei (Signaturkarten): Signtrust der Deutschen Post (Signaturkarten und Softwarezertifikate): S-Trust der Sparkassen-Finanzgruppe (Signaturkarten und Softwarezertifikate): 26

27 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Angebot mit einem Softwarezertifikat signieren In diesem Fall haben wir uns für das Softwarezertifikat entschieden. Öffnen Sie die Datei des Softwarezertifikats auf Ihrem Rechner. Geben Sie Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit ok. Das Programm zeigt Ihnen die Gültigkeit des Zertifikats an. Bestätigen Sie mit ok. 27

28 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Angebot senden Das Angebot wird nun verschickt. 28

29 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Die Eingangsbestätigung Nach der erfolgreichen Übertragung wird das Fenster Verlauf angezeigt, welches Ihnen den Empfang der Angebotsunterlagen bei der Vergabestelle bestätigt. Exportieren Sie den Übermittlungs-Beleg mit Hilfe der entsprechenden Schaltflächen als Textdatei oder im HTML-Format und speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ab. Ein abgegebenes Angebot wird im Vergabebaum als Abgegeben am dd.mm.yyyy hh:mm gekennzeichnet und kann nicht mehr verändert werden. Wie Sie Ihr Angebot zurückziehen, sehen Sie im Abschnitt Schritt 4: Angebot zurückziehen (S. 32). 29

30 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Das Mantelbogenverfahren Möchten Sie Ihr Angebot digital abgeben, besitzen aber keine Signaturkarte und kein Softwarezertifikat, steht Ihnen das Mantelbogenverfahren zur Verfügung. Unter dem Mantelbogenverfahren versteht man die elektronische Abgabe des Angebots in Verbindung mit einem handschriftlich signierten Formular. Das Angebot wird verschlüsselt zur Vergabeplattform übertragen. Ein gesondertes Formular, der Mantelbogen, wird elektronisch erstellt und mit einer Prüfziffer versehen (auf dem Mantelbogen Prüfsumme genannt). Dieses Formular drucken Sie aus und senden es unterschrieben per Post an die in den Unterlagen genannte Einreichungsstelle. Sie benötigen für das Mantelbogenverfahren keine elektronische Signatur. Der Mantelbogen muss spätestens zum Submissionstermin im Original vorliegen. Die auf dem Mantelbogen abgedruckte Prüfziffer ermöglicht die eindeutige Zuordnung des Mantelbogens zu dem jeweiligen elektronisch eingereichten Angebot. Wie Sie Ihr Angebot zurückziehen, erläutern wir Ihnen im Abschnitt Schritt 4*: Angebot zurückziehen (S. 32). 30

31 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Angebot nicht digital abgeben Wenn die Vergabestelle es zulässt, dann können Sie alle Angebotsbestandteile ausdrucken. Die Ausdrucke müssen an entsprechenden Stellen unterschrieben werden und auf dem Postweg an die in den Unterlagen genannte Einreichungsstelle geschickt werden. Angebot auf einem externen Speichermedium abgeben Wenn es von der Vergabestelle zugelassen wurde, können die Angebotsunterlagen auf einen elektronischen Datenträger gespeichert (USB-Stick) oder als Anhang einer E- Mail verschickt werden. In diesem Fall ist die Schaltfläche ANGEBOT EXPORTIEREN im Detailbereich und auf der Symbolleiste aktiv. Ähnlich wie bei der digitalen Angebotsabgabe werden die Angebotsunterlagen vom Bietercockpit zusammengestellt, verschlüsselt und das Fenster Dateien signieren wird aufgerufen. Bestätigen Sie im Kontrollkästchen unterhalb des Textes, dass Sie den Begleitzettel gelesen haben und klicken Sie auf SIGNIEREN. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm und fügen Sie den Unterlagen eine Signatur hinzu. Wenn Sie anschließend auf die Schaltfläche ABGEBEN klicken, wird das Fenster Datei speichern aufgerufen, in welchem Sie einen Speicherort für die Datei auswählen können. Das so erstellte Angebot können Sie auf einem elektronischen Datenträger oder als Anhang einer an die Vergabestelle versenden. Sie können ein exportiertes Angebot nicht digital zurückziehen. Informieren Sie bei Bedarf die Vergabestelle. 31

32 DAS BIETERCOCKPIT IN 4 SCHRITTEN Schritt 4: Angebot zurückziehen Vor Ablauf des Submissionstermins können Sie jederzeit Ihr Angebot zurückziehen, um ein neues zu erstellen und abzugeben. Klicken Sie dazu auf Schritt 4 des Aktivitätenassistenten und bestätigen Sie das Fenster mit ja. Anschließend wählen Sie erneut die Abgabeart. Wenn Sie Ihre Dateien digital signiert haben, gehen Sie nun vor wie im Abschnitt Angebot signieren beschrieben. Bestätigen Sie mit einem Häkchen im Kontrollfeld, dass Sie den Begleitzettel gelesen haben und klicken Sie auf die Schaltfläche Abgeben. Im Mantelbogenverfahren ziehen Sie Ihr Angebot ebenfalls digital zurück. Bestätigen Sie mit einem Häkchen im Kontrollfeld, dass Sie den Begleitzettel gelesen haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mantelbogen erstellen. Es wird ein neuer Mantelbogen erstellt, den Sie ausdrucken, unterschreiben und per Post an die Vergabestelle schicken. Klicken Sie anschließend auf Abgeben. In beiden Fällen erhalten Sie am Ende eine Eingangsbestätigung. Speichern Sie diese auf Ihrem Rechner ab, wie im Abschnitt Eingangsbestätigung (S.29) beschrieben. 32

33 BESONDERHEITEN IM VERGABEVERFAHREN Weitere Angebote erstellen In einigen Fällen lässt die Vergabestelle zu, dass weitere Angebote oder ein Nebenangebot abgegeben werden können. Wählen Sie im Menü AKTIVITÄTEN die Option Angebot bearbeiten. Der Angebotsassistent wird aufgerufen. Wählen Sie eine der vier Optionen: Neues Hauptangebot anlegen. Nebenangebot zu Hauptangebot erstellen, Nebenangebot ohne Hauptangebot erstellen, Neues Nebenangebot zu Nebenangebot anlegen. 33

34 BESONDERHEITEN IM VERGABEVERFAHREN Losangebote und Einzellosangebote Wenn das Leistungsverzeichnis einer Vergabe mehrere Lose enthält, legt die Vergabestelle standardmäßig fest, ob Angebote für ein einziges Los, für mehrere oder für alle Lose abgegeben werden sollen. Bei einem Einzellosangebot füllen Sie beim Erstellen Ihres Angebots im Leistungsverzeichnis nur die für Sie relevanten Lose aus und geben diese als ein Angebot ab. Die Angebotsabgabe bei losweiser Vergabe kann aber auf Seiten der Vergabestelle auch so eingestellt werden, dass sie rein losbezogen geschieht. Für jedes Los, für das Sie ein Angebot abgeben möchten, wird dann ein vollständiges Angebot erstellt, inklusive aller zu übermittelnder Unterlagen. Beim Bearbeiten der einzelnen Lose wird Ihnen dann im Leistungsverzeichnis die Losauswahl angeboten. Im Ergebnis geben Sie also mehrere Angebote ab. Der Teilnahmeantrag Der Teilnahmeantrag ist die erste Stufe vor einer beschränkten Ausschreibung (auf EU-Ebene: nicht offenes Verfahren) oder einer freihändigen Vergabe (Verhandlungsverfahren). Es handelt sich um ein Bewerbungsverfahren. Ein Teilnahmeantrag beinhaltet daher üblicherweise nur bietereigene Dokumente, d. h., es gibt keine Formulare (Angebotsschreiben), kein Leistungsverzeichnis und keine GAEB-Dateien. Das Verfahren läuft analog zu der im Kapitel Das Bietercockpit in 4 Schritten beschriebenen Vorgehensweise ab. Statt eines Angebots werden Bewerbungsbedingungen abgeben. Teilnahmeanträge können Sie bei Bedarf genau wie Angebote zurückziehen und erneut abgeben. 34

35 Mit dieser Broschüre möchten wir Ihnen eine kurze Einführung in das Bietercockpit geben. Wenn Sie Ihre Kenntnisse vertiefen möchten oder weitergehende Fragen haben, empfehlen wir Ihnen das Benutzerhandbuch zum Bietercockpit: IMPRESSUM Herausgeber: Auftragsberatungsstelle Hessen e. V. Brigitta Trutzel, Geschäftsführerin Bierstadter Str Wiesbaden Telefon Telefax info@absthessen.de Internet absthessen.de Autorinnen: Brigitte Buschkötter Kathrin Buckesfeld Kathrin.Buckesfeld@absthessen.de Quelle: AI Benutzerhandbuch 2012 Wiesbaden, den Das Bietercockpit ist ein Produkt der Administration Intelligence AG in Würzburg 35

36 Die Mitglieder der Auftragsberatungsstelle Hessen e.v. 36