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1 /pdf+print/workflow/...pdf-korrektur-workflow Adobe hat mit der Version 5.0 alle Weichen in Richtung»Zusammenarbeit«gestellt. Mit der Funktion»Folder FDF«können PDF-Dateien im Web oder im lokalen Netzwerk bereitgestellt und gemeinsam mit anderen Anwendern mit Anmerkungen und Korrekturen versehen werden ideal für die Abstimmung von Dokument-Korrekturen im Team. Schon bisher war der Einsatz von PDF in einem Korrektur- oder Abstimmungs-Workflow möglich. Viele Anwender nutzen dieses Verfahren sehr erfolgreich und sparen eine Menge Zeit. Bislang erstellte ein Anwender eine PDF-... ergänzt Kommentare... Layoutdatei PDF- Erzeugung Versand des Online-optimierten PDF via Web/ Kunde öffnet PDF... Korrekturausdruck Auflage Plattenerstellung Film Ausführung z. B. in XPress Dienstleister importiert FDF in Original-PDF Online-Versand...exportiert FDF R Der einfachste Korrektur-Workflow via PDF ist längst praxiserprobt. Eine Layoutdatei wird in PDF umgewandelt und online versendet. Der Partner öffnet die Datei und schreibt seine Kommentare in die Datei (als FDF). Diese Kommentare sendet er zum Ersteller zurück. Dieser importiert die Kommentare und führt in der Originaldatei die Änderungen aus. Der weitere Weg ist bekannt: Belichtung oder CtP und Druck. 193

2 Datei, die er mit seinen Anmerkungen versehen konnte. Diese ließ sich inklusive Anmerkungen an einen oder mehrere weitere Teilnehmer im Workflow verschicken. Da dabei stets das ganze Dokument versandt wird, kann diese Art des Austausches recht zeitraubend sein von den R Kommentare in PDF sind nichts Neues. Aber der Upload von Kommentaren ermöglicht das Zusammenspiel von mehreren Personen über Zeit- und Nationengrenzen hinweg. Übertragungskosten ganz zu schweigen. Als Alternative hat es sich bewährt, PDF-Dateien auf einem Server bereit zu stellen und diese dann mit Notizen zu versehen. Die Notizen lassen sich einfach als»fdf-datei«exportieren. Der Empfänger öffnet das PDF-Dokument und importiert die Korrekturen (also das FDF-File) in die Datei. 194

3 Das»Transportformat«FDF ähnelt in seiner Syntax dem PDF-Format. Über FDF kann man Inhalte von Formularfeldern, Anmerkungen, Notizen und Freihand-Kennzeichungen austauschen. Dabei hat der Anwender sowohl den PDF-Artikel wie die passenden FDF-Anmerkungen lokal auf R Ansicht einer PDF-Datei in Netscape mit dem PDF-Viewer. Ab Version Acrobat 5.0 stehen noch mehr Funktionen zur Verfügung. seinem Rechner vorliegen. Ein bequemer Austausch über einen Server ohne das jeweilige PDF-Dokument war in der Vergangenheit jedoch kaum zu realisieren, denn bisher waren die Notizfunktionen nur offline einsetzbar. 195

4 Autor Grafik Upload PDF-Datei WWW-Server Europa R Die Nutzung von Online-Kommentaren via Webserver ist weniger kompliziert als dieses Schema vermuten lässt. Die Kommentare (FDF) werden auf einem Server gesammelt und die PDF-Datei wird auf einem anderen Server gehostet. Wird die PDF-Datei geöffnet, so werden automatisch die betreffenden Kommentare importiert. 196

5 Verlag Upload Kommentar via WebDAV Upload Kommentar via WebDAV Upload Kommentar via WebDAV FDF FDF FDF WebDAV-Server USA 197

6 Mit Acrobat 5 kann man Kommentare nun online innerhalb des Webbrowsers eingeben. Mehrere Anwender können parallel eine PDF-Datei mit Kommentaren versehen. Die neue Version von Acrobat vereinfacht den Im- und Export via Webserver oder lokalen Netzwerkserver enorm. Mit der neuen Funktion»Folder FDF«vereinfacht Adobe das Verfahren und macht es auch für technisch weniger versierte Anwender verfügbar. Der Anwender lädt einfach via Webbrowser (Navigator 4.x/Internet- Explorer 5.x) eine PDF-Datei, versieht diese mit Anmerkungen und Notizen und exportiert auf Knopfdruck seine FDF-Anmerkungen zurück auf den Webserver. Q Up- und Download von Kommentaren ist eine Kernfunktion von Acrobat 5.0 im Web. Der nächste Anwender kann nun einfach das Dokument vom Server erneut öffnen und hat alle Informationen und Anmerkungen seines»vor- Lesers«zur Verfügung. Adobe nennt dieses Verfahren»Online Commenting«und gibt dem Anwender mehrere Möglichkeiten, dieses Verfahren einzusetzen. Grundlage für den Einsatz von»online Commenting«ist jedoch ein geeigneter Server. Über einen gemeinsam genutzten Ordner im lokalen Netz findet der Austausch statt. Soll der Austausch via Internet geschehen, muss die Funktion WebDAV (Web Distributed 198

7 Authoring and Versioning), den Datenaustausch-Standard ODBC (Open Data Base Connectivity) oder die Office-Server-Erweiterungen von Microsoft vom Server unterstützt werden. Wird nun über einen solchen Server R Zur Nutzung von WebDAV bedarf es eines WebDAV-Servers und einer Online-Verbindung. Ist beides vorhanden, wird in Acrobat der Server eingetragen (Grundeinstellungen/Online-Kommentare) und der Server-Typ auf»webdav«gestellt. eine FDF-Datei abgespeichert, wird diese extern in einem speziellen Ordner auf dem Server als FDF-Datei gespeichert. Mit speziellen Fachkenntnissen ließe sich auch eine Web-Datenbank hierfür nutzen. Der Einsatz eines gemeinsamen Netzwerk-Ordners ist dabei denkbar einfach. Die Verwendung von besonderen Scripten, CGIs oder Datenbanken ist dabei nicht nötig. In den Präferenzen von Acrobat 5.0 wird im Bereich»Online«die gewünschte Funktionsart ausgewählt, ein Netzwerk-Ordner definiert und schon kann der Anwender von seinem Arbeitsplatz aus»online kommentieren«. Diesen Arbeitsschritt muss man jedoch zwingend 199

8 für jede teilnehmende Arbeitsstation wiederholen. Leider ist nur die Definition eines Servers möglich. Es ist auch empfehlenswert sich zu vergewissern, dass die jeweilige Arbeitsstation auch eindeutig identifiziert wird. Die Identifizierung also das Auswählen eines eindeutigen Namens geschieht ebenfalls in den Acrobat-Präferenzen. Wird ein Macintosh eingesetzt, wird diese Identifizierung einfach von den File- Sharing-Einstellungen des Rechners abgeleitet. Anwender, die einen solchen Workflow permanent einsetzen wollen, sei dringend der Einsatz von digitalen Signaturen in Acrobat angeraten. Diese gewährleisten, dass wirklich nur der genannte Unterzeichner die Datei geändert hat und nicht der»zufällige«benutzer des eingesetzten Rechners. Bei der Online-Zusammenarbeit via Webserver ist das Verfahren ähnlich. Der Teilnehmer lädt vom vorbereiteten Server eine PDF-Datei, die er vorsichtshalber lokal sichern sollte. Das Browser-Plug-In ermöglicht jetzt Anmerkungen und lädt sie anschließend auf den Server. Auch offline kann der Anwender in Acrobat 5.0 seine Anmerkungen machen, er muss nur nach getaner Arbeit daran denken, die entsprechenden FDF-Daten auf den Webserver zu laden. Mit der Funktion des»online Commenting«ermöglicht Adobe jetzt die Teamarbeit auf Basis von PDF quasi in Echtzeit. Auch wenn diese Funktion noch neu ist, für viele Netzwerk-Arbeiter bringt sie eine große Vereinfachung. Noch steckt WebDAV in der Einführungsphase ist diese Technologie jedoch flächendeckend verfügbar, wird die Technologie auch bald in weiteren Softwareprodukten zu finden sein. Wer also die»nase vorn«haben möchte, sollte sich diese Funktionalität genauer anschauen. 200

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