Grundlagen und Voraussetzungen

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1 1 Grundlagen und Voraussetzungen Die Installation von Microsoft Office InfoPath Szenarien in Unternehmen der Bedarf 3 Microsoft InfoPath Der Einstieg 5 Windows SharePoint Services 3.0 Was ist das? 12 Was ist Microsoft Office SharePoint Server? 14 Zusammenarbeit zwischen Office 2007 und Windows SharePoint Services Zusammenfassung 18 Neben der Installationsbeschreibung versuchen wir in diesem Kapitel eine Einordnung des Produktes Microsoft InfoPath 2007 vorzunehmen. Welches sind typische Einsatzgebiete und vor allem: Welche Rolle spielt die Plattform»SharePoint Services«in diesem Zusammenhang? Die Installation von Microsoft Office InfoPath 2007 Nachfolgend erläutern wir Ihnen kurz und bündig die Installation von InfoPath Hinweis Beginn Hinweis Ende Sollten Sie nicht berechtigt sein, Microsoft Office InfoPath 2007 auf Ihrem Computer zu installieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator. 1. Legen Sie zunächst die Produkt-CD in das entsprechende Laufwerk Ihres Computers ein. 2. Daraufhin öffnet sich zunächst die automatische Wiedergabe von Windows Vista. Klicken Sie dort auf Setup.exe ausführen. Ist die automatische Wiedergabe auf Ihrem Computer deaktiviert, starten Sie die Datei Setup.exe von der eingelegten CD durch einen Doppelklick, um die Installation zu starten. 3. Unter Windows Vista ist nun Ihre Zustimmung zur Fortsetzung des Programms erforderlich. Klicken Sie auf Fortsetzen. 4. Zunächst werden Sie nach dem Product Key der Software gefragt, den Sie in das Eingabefeld des geöffneten Fensters eintragen. Bestätigen Sie anschließend mit Weiter. 5. Im nächsten Schritt können Sie die Art der Installation bestimmen. Für eine

2 Standardinstallation wählen Sie die Option Jetzt installieren. Für individuelle Installationseinstellungen wählen Sie die Option Anpassen. Im Dialogfeld Anpassen können Sie zu installierende Komponenten, en Speicherort und Benutzerinformationen gezielt auswählen. Nach erfolgter Anpassung klicken Sie auf Jetzt installieren (Abbildung 1.1). Profitipp Beginn Profitipp Ende Wir empfehlen Ihnen, gleich an dieser Stelle, die Visual Studio Tools für Anwendungen zu installieren, damit Sie auch die Programmierbeispiele im Teil F dieses Buches nachvollziehen können. Abbildung 1.1: Angepasste Installation von InfoPath Während der Installation wird Ihnen der Installationsstatus angezeigt. Ist die Installation erfolgreich abgeschlossen, öffnet sich ein Fenster, das Ihnen die Möglichkeit bietet zu Microsoft Office Online zu wechseln, um kostenlose Produktupdates, Hilfe und Onlinedienste zu erhalten. Wir empfehlen Ihnen, Microsoft Office Online gleich zu besuchen, um ggf. die neuesten Produktupdates zu erhalten (Abbildung 1.2). Ansonsten klicken Sie auf Schließen, um die Installation zu beenden. Abbildung 1.2: Besuchen Sie Microsoft Office Online, um die neuesten Updates zu erhalten

3 Nun ist Ihr InfoPath 2007 auf den neuesten Stand gebracht und Sie sind bereit, die in diesem Handbuch beschriebenen Themen nachzuvollziehen. Szenarien in Unternehmen der Bedarf Im folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen anhand zwei verschiedener Unternehmensszenarien den Bedarf an Produkten wie Microsoft Office InfoPath 2007, Windows SharePoint Services sowie einem insgesamt wettbewerbsfähigen und hoch technologischen Arbeitsumfeld darstellen bzw. verdeutlichen. Neue Herausforderungen für Unternehmen liegen heute in einer sich stets verändernden Unternehmenslandschaft. Unternehmen sind dem globalen Wettbewerb ausgesetzt, Geschäftsprozesse werden komplexer und schneller, Kundennähe und Qualität sind der Schlüssel zum Erfolg. Aus diesen Gründen ist eine immer schnellere Anpassungsfähigkeit notwendig geworden. Und das führt oft zu hohem Kostendruck. Doch auch das technologische Umfeld verändert sich: Die Sicherheitsanforderungen an die EDV steigen und gleichzeitig wird der Zugang zu allen internen und externen Geschäftsinformationen benötigt. Der rasante zunehmende Einsatz mobiler Endgeräte erfordert auch viele neue Werkzeuge zur Steigerung der Zusammenarbeit von Teams. Ebenso wird die IT-Integration von Lieferanten und Kunden gefordert. Höhere Wettbewerbsfähigkeit durch Teamarbeit Eine höhere Wettbewerbsfähigkeit erreichen Unternehmen heute nur, wenn sie neben Kosten- und Prozessoptimierung auch den Faktor»Mensch«berücksichtigen. Die Kosten müssen so reduziert werden, dass eine Profitabilität erreicht werden kann. Prozesse müssen schnell anpassbar und transparent im gesamten Ablauf sein. Menschen müssen im Team zusammenarbeiten und ihr Wissen teilen, denn die Probleme der Unternehmen und ihrer Mitarbeiter liegen vor allem in der ineffizienten Teamarbeit, der fehlenden Integration und der kaum zu bewältigenden Informationsflut. Nur durch eine organisierte und strukturierte Teilung von Wissen und Informationen innerhalb des gesamten Unternehmens und einen ortsunabhängigen Zugriff auf konsistente Daten wird Teamarbeit effizienter. Der Einsatz geeigneter Werkzeuge zur Kommunikation und Zusammenarbeit und die Schaffung einer hohen Akzeptanz

4 durch intuitive Nutzung dieser Werkzeuge lösen die Probleme. Szenario 1: Effiziente Teamarbeit Ein Unternehmen möchte alle relevanten Vertriebsdaten und -informationen zu einem neuen Projekt an einer zentralen Stelle sammeln und für den Zugriff von innerhalb wie außerhalb des Unternehmens bereitstellen. Es werden Webseiten im Extranet angelegt, über die mit externen Agenturen, Journalisten und zwei ausgewählten Vertriebspartnern zusammengearbeitet wird. Ziel ist es, dass möglichst viele Mitarbeiter ohne großen Aufwand am Prozess des Erzeugens und Nutzens von Informationen teilnehmen. Darüber hinaus soll das Wissen jedem Beschäftigten jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung stehen, um so die Produktivität und die Effizienz der Arbeit zu steigern. Doch schon bald tauchen die ersten Probleme auf. Durch geografisch verteilte Teams und nicht integrierte Wissensinseln geht Wissen verloren. Es entstehen ein enormer Abstimmungsbedarf, Doppelarbeit und Frustration. Es stellt sich die Frage nach Verbesserung der Situation. Die Lösung für dieses Problem könnte sein, Windows SharePoint Services- Webseiten als Extranet anzulegen. Die Teammitglieder des Projekts werden eingetragen, wobei es keine Rolle spielt, ob sie firmenintern oder extern sind. Auf der SharePoint-Webseite können nun alle wichtigen Informationen und relevanten Dokumente sowohl abgelegt als auch herunter geladen werden. Zusätzlich bringt das Microsoft Office System 2007 alle Voraussetzungen mit, um Entscheider wie Mitarbeiter auf einfache Weise an der Erstellung und Verwaltung von Daten und Informationen sowie den damit verbundenen Kommunikationsprozessen zu beteiligen. Dank zunehmend benutzerfreundlicherer Lösungen gewinnen aber auch im geschäftlichen Umfeld Echtzeit-Anwendungen an Bedeutung. Microsoft stellt beispielsweise mit dem Windows Messenger und Live Communications Server eine Plattform zur Verfügung, die das Office-System um Video- und Sprachkonferenz erweitert. Szenario 2: Integration in Arbeitsprozesse Ein Unternehmen plant die Erweiterung seines Vertriebsnetzes mit kompetenten Händlern. Dazu werden über eine Agentur Adresssätze eingekauft. Ziel ist es, über ein Extranet diese Händler zu befragen, die Daten strukturiert auszuwerten und weiter zu verwenden und die Händler dann auch vertraglich mit in den Vertrieb des Unternehmens einzubinden. Mit Microsoft Office InfoPath 2007 wird ein Umfrageformular erstellt, das die Händler über das Extranet auszufüllen haben und das anschließend ausgewertet wird. Das übergeordnete Ziel soll es sein, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren und so die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. Doch auch in diesem Szenario treten schon bald Probleme auf, an die vorher nicht gedacht wurde. Die bestehenden Systeme können keine Informationen verteilen und managen und die existierenden Tools sind nicht in die Standardarbeit integriert. Ebenso liegen redundante Daten und undurchsichtige Informationsstrukturen vor. Es herrscht eine geringe Akzeptanz gegenüber den verwendeten Werkzeugen und dem

5 Aufbau von Wissensinseln. Die Lösung liegt im 2007 Microsoft Office System, da es Entscheidern und Mitarbeitern dank einer durchgängigen XML-Unterstützung den unmittelbaren Zugang zu allen geschäftsrelevanten Backend-Daten erleichtert. Über Excel könnten so beispielsweise die Adressdatensätze in Form von XML- Dateien importiert werden. Anschließend wäre es möglich, in das bereits erstellte InfoPath-Formular die XML-Quelle mit den Händlerdaten einzubinden, sodass jeder sofort einen Überblick hat. Das fertige Formular kann anschließend auf einer Windows SharePoint Services Extranet-Webseite veröffentlicht werden. Die externen Händler bekommen nach diesem Vorgang automatisch eine Benachrichtigung mit dem Link auf das auszufüllende Formular. Wurde das Formular ordnungsgemäß ausgefüllt und wieder gespeichert, können die Informationen direkt auf der SharePoint Webseite ausgewertet werden. All das geschieht ohne einen Schritt Programmierung. Fazit Sie sehen, wie wichtig es ist, bestehende Standardarbeitsmittel wie Office und Web sowie bestehende Business-Applikationen in Unternehmensabläufe zu integrieren. Das Microsoft Office System 2007 zielt genau auf diese Herausforderung ab und hilft, Lösungen zu finden und umzusetzen. Der Nutzen für Unternehmen liegt ganz eindeutig in der effizienteren Teamarbeit. Die bessere Integration in Arbeitsprozesse schafft eine intuitive Nutzung der Anwendungen und hilft, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und somit Nachbearbeiten zu vermeiden. Das bedeutet im Klartext: Die Produktivität der Unternehmen wird gesteigert und gleichzeitig werden Kosten gesenkt. Microsoft InfoPath Der Einstieg Bevor wir in die Praxis von InfoPath 2007 einsteigen, möchten wir Ihnen zunächst einen theoretischen Überblick über die Anwendung von Formularen, die Funktionen und die technischen Hintergründe von InfoPath, die Vorteile der Arbeit mit InfoPath sowie weitere interessante Informationen geben. InfoPath 2007 Effizientes Arbeiten mit Formularen Eine effizient funktionierende Unternehmensorganisation ist heutzutage unabdinglich. Die rasanten Entwicklungen auf dem Markt, der zunehmende Wettbewerbsdruck und schnelle Reaktionszeiten auf unternehmensinterne als auch externe Veränderungen, fordern einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes selbst in kleineren Unternehmen. Gerade während des Tagesgeschäfts, dessen Aufgaben sich zum größten Teil regelmäßig wiederholen, kommen Formulare zum Einsatz. Dazu gehören sowohl die Spesenabrechnung, Lieferscheine, Bestellungen und Auftragsbestätigungen als auch die Eingabe und Berechnung von Tabellendaten. Heutige Unternehmen erstellen und verwenden sehr große Datenmengen, angefangen bei Umsatzauswertungen über Leistungsabrechnungen bis hin zu

6 Aufträgen. Das Sammeln dieser Daten besitzt für Teams und Organisationen oberste Priorität. Ausgefüllt werden können Formulare auf Papier, offline direkt am Bildschirm oder auch online im Web, wobei das direkte Ausfüllen am Bildschirm absolut Priorität haben sollte. Denn nur so kann, neben der Leserlichkeit, ein einfaches Zusammenführen mehrerer Formulare gewährleistet werden. Formulare werden auf unterschiedlichste Art und Weise erstellt. Word, Excel, Outlook oder Access alles Programme, die Ihnen dazu zur Verfügung stehen und je nach Formular und Abteilung auch unterschiedlich genutzt werden. Mit zunehmendem Bedarf von Formularen haben sich jedoch verschiedene Probleme herauskristallisiert. Die Anwendungen erweisen sich oft als undurchsichtig, was dazu führt, dass die Benutzer nicht selten die Formulare zunächst ausdrucken und anschließend per Hand ausfüllen. Dies wiederum macht das Zusammenführen der Informationen kompliziert, zeitaufwändig und ineffizient, da viele Informationen extra nachgeschlagen werden müssen. Dieser Problematik wurde jetzt Abhilfe verschafft. Mit dem Programm InfoPath 2007 von Microsoft können Sie Ihre Arbeit mit Formularen um ein Vielfaches vereinfachen. InfoPath ermöglicht es Ihnen, flexible und dynamische Formulare leichter zu erstellen und Ihrem Team oder den Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Microsoft Office InfoPath 2007 ist eine neue Office System-Anwendung zur Optimierung der Datenerfassung sowie der gemeinsamen Verwendung und Nutzung von Daten. Es handelt sich dabei um einen digitalen Formulareditor, mit dem sich Informationen systematisch sammeln lassen. Er beherrscht die Metasprache XML (Extensible Markup Language). Technologien wie XML-Webdienste sind hilfreich beim Verbessern der Geschäftsprozesse von Server zu Server. Somit kann InfoPath system- und plattformübergreifend auf Informationen zugreifen und eignet sich daher beispielsweise perfekt zum Erfassen von Umsatzberichten oder auch für den Reiseantrag. Besonderheiten von InfoPath Da das Übertragen von Informationen und Daten handschriftlich ausgefüllter Formulare in das System eines Unternehmens äußerst fehleranfällig ist, benötigen moderne Unternehmen eine Anwendung, die sowohl die Mitarbeiter beim Ausfüllen eines Formulars unterstützt, als auch das spätere Übertragen der Daten erspart das alles bietet Ihnen InfoPath. Schon während des Ausfüllens eines Formulars gibt InfoPath 2007 den Anwendern aktive Hilfestellung und erleichtert damit allen Beteiligten die Arbeit mit Formularen erheblich. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Anwendung nicht nur zur Dateneingabe genutzt werden kann, sondern ebenso zur Datenzusammenführung und -strukturierung. Dadurch können sie Daten effizient sammeln, zu einem späteren Zeitpunkt wieder verwenden und auch fundierte Entscheidungen treffen. Durch die zunehmende Globalisierung ist die unternehmensweite Nutzung von Daten zu einem entscheidenden Erfolgs- und Produktivitätsfaktor geworden. Doch nicht nur deshalb müssen Softwareprogramme jeder Art nahtlos in eine Vielzahl

7 unterschiedlicher Unternehmensprozesse zu integrieren sein. Da InfoPath 2007 per XML funktioniert, ist das Programm in alle Unternehmensprozesse integrierbar. Als Teil des Microsoft Office Systems 2007 arbeiten die Anwender auch in InfoPath 2007 in Ihrer gewohnten Umgebung, was zum einen eine intuitive Nutzung möglich macht, und zum anderen den Schulungsaufwand im Rahmen hält. Die Integration von InfoPath 2007 in eine bereits bestehende Softwareumgebung ist also völlig problemlos. So wird es ermöglicht, dass sie Daten nicht nur sammeln, sondern sie auch anderen Anwendungen oder Datenbanken zur Verfügung stellen können. Das heißt, die Verwaltung Ihrer Daten gestaltet sich flexibel und einfach. InfoPath 2007 ist genau die richtige Anwendung, um die Bedürfnisse eines modernen Unternehmens zu erfüllen. Um mit InfoPath zu arbeiten bzw. flexibel einsetzbare Formulare zu erstellen, müssen Sie kein Entwickler sein und keine Zeile Code selber schreiben Auch für die IT-Abteilung stellt das neue Programm kein Mehraufwand in punkto Bereitstellung dar, da neu erstellte Formulare einfach veröffentlicht und geänderte Formulare automatisch aktualisiert werden. Zehn gute Gründe für InfoPath 2007 Die mit InfoPath 2007 komfortabel zu erstellenden vielseitigen und dynamischen Formulare helfen den Mitarbeitern eines Unternehmens Informationen zu sammeln, Daten abzurufen und auszuwerten. Die einfache Integration in die Infrastruktur eines Unternehmens macht es möglich, allen Benutzern jederzeit das aktuellste Datenmaterial zur Verfügung zu stellen, was wiederum Grundlage für Entscheidungen wichtiger Prozesse sein kann. InfoPath 2007 ist also in jeder Hinsicht eine absolute Erleichterung. Um Ihnen die Vorteile dieses Programms noch einmal zu verdeutlichen, finden Sie im Folgenden eine Zusammenfassung der zehn bedeutendsten Vorteile von InfoPath. 1. Anwender, Informationen und Prozesse Da InfoPath 2007 XML und Webdienste unterstützt, können Sie auf dieser Basis von Ihrem Desktop leichter auf die unterschiedlichsten Unternehmenssysteme und Prozesse zugreifen. Auf diese Weise können wichtige Informationen gesammelt angezeigt werden, die ohne InfoPath 2007 aus all diesen Systemen zusammengesucht werden müssen. 2. Zugriff auf Daten in unterschiedlichen Systemen Mit InfoPath 2007 wird es den Anwendern möglich gemacht, Informationen abzurufen, die in unterschiedlichen, nicht kompatiblen Systemen gespeichert sind. Basis dieser Integration sind die standardkonformen Technologien XML und Webdienste, die InfoPath unterstützt. 3. Vermeidung doppelter und fehlerhafter Datenübertragung Dank der XML-Unterstützung von InfoPath 2007 sammeln Sie Informationen gleich digital. Dies spart zum einen Zeit, und zum anderen vermeiden Sie Mehrfacherfassung und die fehleranfällige Datenübertragung von Papier in das Datensystem des Unternehmens. 4. Effizient im Team zusammenarbeiten Da InfoPath 2007 auch perfekt in die Microsoft Windows SharePoint Services sowie in Microsoft Office SharePoint Server integriert ist, können neue oder aktualisierte Formulare, ebenso wie jede andere Information auch, jederzeit dem

8 Team in gesammelter Form zur Verfügung gestellt werden. 5. Informationen präzise sammeln Die einfach zu bedienenden Formulare von InfoPath machen das Sammeln von Daten leichter als bisher. Ebenso ist die Dateneingabe anwenderfreundlicher, da die zur Verfügung gestellten Informationen bereits während der Eingabe auf Fehler geprüft werden. Auch können Anwender die Formulare um optionale Felder erweitern, indem sie einfach und unkompliziert Abschnitte hinzufügen. In Verbindung mit den Forms Services können InfoPath-Formulardaten auch über einen Browser erfasst und auf einem SharePoint-Server zusammengeführt werden. 6. Daten jederzeit sammeln und abrufen Mit Hilfe des Programms InfoPath 2007 und der darin bereitgestellten Formulare können Sie jederzeit, mit oder ohne Netzwerkverbindung, überall Informationen sammeln und verwalten. Arbeiten Sie offline, können Sie Ihre Daten synchronisieren, sobald Sie sich wieder im Netzwerk angemeldet haben. 7. Der Schulungsbedarf bleibt gering InfoPath 2007 Formulare lassen sich in der vertrauten Microsoft Office System- Umgebung bearbeiten. Daher reduzieren Sie nicht nur den Schulungsbedarf von Mitarbeitern, sondern profitieren gleichzeitig von vielen bekannten Funktionen, wie Textformatierung, Tabellen, Bilder oder Rechtschreibprüfung. 8. Formulare können selbst erstellt werden Sie können mit InfoPath 2007 nicht nur Formulare bearbeiten, sondern auch selbst erstellen. Diesbezüglich steht Ihnen der Entwurfsmodus zur Verfügung, indem Sie gleichzeitig auf eine Reihe von Beispielformularen zurückgreifen können. Mit Hilfe der WYSIWYG-Funktion (What you see is what you get) behalten Sie dabei immer den Überblick. 9. Anspruchsvolle Formularlösungen Die Architektur von InfoPath 2007 ist so strukturiert, dass sie sich mit relativ wenig Entwicklungsaufwand zu einer stabilen, ausgefeilten Lösung ausbauen und erweitern lässt. Entwicklern stehen hierfür der integrierte Skript-Editor, das umfangreiche InfoPath-Objektmodell und programmierbare Aufgabenbereiche zur Verfügung. Mit.NET-Programmierung steht Ihnen die Welt gänzlich offen. Fast mühelos lassen sich so neue Formulare erstellen oder auf vorhandene Datenschemata, Webdienste oder XML-Daten zugreifen. 10. Optimale Bereitstellung und Verwaltung Dank des serverbasierten Bereitstellungsmodells sind InfoPath 2007 Formulare für jeden Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich. Die integrierte Versionskontrolle erkennt Änderungen am Formular sofort und bringt es auf den aktuellen Stand. So ist sichergestellt, dass die Benutzer stets mit den aktuellen Formularen arbeiten. Wichtige Funktionen von InfoPath Bevor wir Ihnen in den weiterführenden Kapiteln die genaue Funktionsweise und interessante Hintergründe von InfoPath aufzeigen, möchten wir Ihnen im Folgenden bereits vorab die wichtigsten Funktionen zur Formularerstellung in InfoPath aufzeigen. InfoPath bietet umfangreiche Funktionen, die weit über das hinausgehen,

9 was Sie in den üblichen webbasierten Formularen finden. Gültigkeitsprüfung Mit InfoPath haben Sie die Möglichkeit, eine Gültigkeitsprüfung für Formulare zu aktivieren, die während des Ausfüllens ausgeführt wird. Diese Prüfung kann Fehler in logischen Einschränkungen sowie Skriptfehler auf Schemaebene feststellen. Da die Prüfung simultan zur Eingabe läuft, müssen die ausgefüllten Formulare nicht erst übermittelt werden, bevor man feststellen kann, dass sie möglicherweise Fehler enthalten. Bedingte Formatierung InfoPath bietet außerdem eine bedingte Formatierung. Auch das ist ein Grund, warum ein in InfoPath erstelltes Formular besser auf Benutzereingaben reagiert. Sie können z.b. festlegen, dass die Hintergrundfarbe eines Feldes rot wird, wenn ein ungewöhnlicher (nicht unbedingt falscher) Wert eingegeben wird. Die Hintergrundfarbe ändert sich, sobald der ungewöhnliche Wert eingegeben wird. Die Person, die den Wert eingegeben hat, kann diesen ggf. sofort korrigieren. Bearbeiten eines Formulars im Offlinemodus Mit InfoPath können Sie Formulare jetzt auch im Offlinemodus bearbeiten. Ebenso können sie die Arbeit an einem Formular unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Die ist in webbasierten Formularen nicht möglich. Erweitern der Verwendungsmöglichkeiten Neben XML-Dateien kann InfoPath auch Microsoft SQL Server- und Access- Datenbanken verwenden sowie auf Webservices zugreifen. Zusammenführen von Daten Eine der effizientesten Funktionen von InfoPath ist das Zusammenführen von Formulardaten. Mit dieser Funktion können Sie Informationen aus mehreren Formularen ganz einfach, unkompliziert und schnell in einem Dokument zusammenführen und auswerten. Die Features in InfoPath Ob einfache oder anspruchsvolle, beispielsweise mit Datenbanken verbundene Formulare InfoPath hält für alle Benutzer, die Formulare ausfüllen oder entwerfen müssen, eine Vielzahl an Features bereit, die die Arbeit mit Formularen erleichtern. Effizienz und Flexibilität bei der Datenerfassung Im Vergleich zu bisherigen Methoden zur Datenerfassung, wie z.b. in Textdokumenten oder Webformularen, ermöglicht InfoPath Zeitersparnis und mehr Flexibilität. Mit InfoPath können Benutzer nicht nur Texte formatieren und Tabellen direkt in Formulare einfügen, sie können auch Formulare auf ihren Computern speichern und offline arbeiten. InfoPath meldet Benutzern darüber hinaus sofort Fehler beim Ausfüllen eines Formulars, sodass die Qualität der erfassten Daten sichergestellt wird. Unterschiedliche Arbeitsmodi InfoPath bietet den Anwendern zwei verschiedene Modi, in denen Sie arbeiten können. Diese Modi erfüllen die Anforderungen unterschiedlicher Benutzer, angefangen bei denjenigen Benutzern, die einfach Formulare ausfüllen, bis hin zu fortgeschrittenen Entwicklern, die benutzerdefinierte Formulare entwerfen. Folgende Arbeitsmodi sind in Microsoft Office InfoPath 2007 enthalten:

10 Modus zum Ausfüllen eines Formulars InfoPath bietet eine ähnliche Umgebung wie Microsoft Office, in der Benutzer Formulare ausfüllen können, während XML im Hintergrund erzeugt wird. So können Benutzer mit Formularen arbeiten und brauchen nicht über XML- Kenntnisse zu verfügen. Entwurfsmodus Der InfoPath-Entwurfsmodus erleichtert das Anpassen vorhandener Formulare sowie das Erstellen eines ganz neuen benutzerdefinierten Formulars oder eines benutzerdefinierten Formulars aus einer vorhandenen Datenquelle. Er ermöglicht das Einfügen von Steuerelementen mittels Drag & Drop, die Gültigkeitsprüfung von Daten, die Ansicht des zugrunde liegenden Schemas und eine interaktive Vorschau, damit Benutzer genau wissen, wie sich das fertige Formular verhalten und aussehen wird, sowie einen Veröffentlichungs-Assistenten, der die Formularbereitstellung vereinfacht. Beispielformulare und Entwicklerbeispiele InfoPath enthält diverse Beispielformulare, die im Entwurfsmodus einfach an die Unternehmensanforderungen angepasst werden können. InfoPath bietet außerdem Beispielformulare, die als Designerressource genutzt werden können und zeigen, wie InfoPath viele verschiedene Geschäftsprozesse automatisieren und in diese integriert werden kann. Programmierung InfoPath enthält einen Skripteditor, ein Objektmodell, Bearbeitungssteuerelemente sowie ein Klartext-XML-Format für verschiedene Formulardateien. Designer können auf diese Weise benutzerdefinierte Skripts hinzufügen, das Laufzeitverhalten steuern und benutzerdefinierte Formulare direkt in einen Server oder Webdienst integrieren. Eine enge Integration in Visual Studio 2005 erweitert die Anwendungsmöglichkeiten beträchtlich. Integration in Office InfoPath kann zusammen mit anderen Office-Anwendungen verwendet werden. So können Benutzer die in Formularen erfassten Daten analysieren, mit diesen arbeiten und die Daten gleichzeitig in vorhandene Geschäftsprozesse integrieren. InfoPath Formulare können beispielsweise nach Microsoft Office Excel 2007 exportiert werden. Ebenso kann eine Microsoft Access-Datenbank verwendet werden, um die Felder eines Formulars aufzufüllen. Integration in SharePoint Sie können InfoPath Formulare direkt in einer Windows SharePoint Services- Formularbibliothek veröffentlichen, wodurch die Zusammenarbeit im Team ermöglicht wird. Die InfoPath-Formulare werden dann an einem zentralen Ort gespeichert und können so gemeinsam genutzt werden. Zusammen mit dem Forms Server können InfoPath-Formulare so veröffentlicht werden, dass der Anwender das Formular in einem Webbrowser ausfüllen kann, ohne dass InfoPath 2007 auf dem Rechner installiert sein muss. Die Verwendung von InfoPath mit anderen Programmen Da InfoPath Standard-XML unterstützt, ist die effektive Zusammenarbeit z.b. mit

11 den Programmen und Technologien in der folgenden Tabelle sicher gestellt. Tabelle 1.1: Übersicht über die Zusammenarbeit von InfoPath mit anderen Programmen Programm oder Zusammenarbeit mit InfoPath Technologie Microsoft Office Excel Unter Verwendung von InfoPath wird es Benutzern ermöglicht, 2007 Daten aus Formularen nach Excel zu exportieren, um sie anschließend dort wie gewohnt weiter zu verarbeiten. Der Export eines Formulars nach Excel funktioniert auch aus SharePoint Microsoft Office Outlook 2007 Microsoft Access 2000 oder höher Microsoft SQL Server 2000 oder höher Microsoft Windows SharePoint Services Forms Services Microsoft Visual Studio Tools für Anwendungen Services-Formularbibliotheken. Mit InfoPath haben Benutzer die Möglichkeit, die Kopie eines ausgefüllten Formulars im Text einer Outlook- Nachricht zu versenden. Das Formular kann dadurch auch von Personen gelesen bzw. freigegeben werden, auf deren Computern InfoPath nicht installiert ist. Das Formular selbst wird zusätzlich als Datei an die Nachricht angehängt, sodass Empfänger der , die über InfoPath verfügen, das Formular direkt öffnen können. Ebenso haben Formulardesigner die Möglichkeit, Formulare per an die Benutzer weiterzugeben. Ein Formulardesigner kann bei der Erstellung des Formulars festlegen, dass die Benutzer ausgefüllte Formulare im Anhang einer -Nachricht senden. Auch die Verbindung eines Formulars mit einer vorhandenen Access-Datenbank ist möglich. Mit Hilfe des Formulars können dann Daten und Abfragen an die Datenbank gesendet, aber auch Listenfelder mit Werten aus der Datenbank gefüllt werden. Ebenso können die im Formular vorhandenen Steuerelemente an Felder und Gruppen gebunden werden, die mit der Datenbank verknüpft sind. InfoPath-Formulare können mit einer SQL Server-Datenbank verbunden werden. Auf diese Weise können durch den Benutzer einerseits Daten und Abfragen an die Datenbank gesendet, aber auch Listenfelder mit Werten aus der Datenbank gefüllt werden. Wie bei der Anbindung an eine Access-Datenbank können auch hier die im Formular vorhandenen Steuerelemente an Felder und Gruppen gebunden werden, die mit der Datenbank verknüpft sind. Für eine verbesserte Teamarbeit stehen den Unternehmen die Windows SharePoint Services zur Verfügung. Um zusammengehörige Formulare an einem einzigen Speicherort wieder zu finden, können Sie mit Hilfe von Windows SharePoint Services, Dateien in einer Formularbibliothek veröffentlichen. Neben der zentralen Speicherung in der Formularbibliothek, ermöglicht Windows SharePoint Services auch den direkten Zugriff auf die Dateien, sodass Benutzer Formulare ausfüllen und bearbeiten, die Formulardaten nach Excel exportieren oder Daten aus mehreren Formularen in einem Formular zusammenführen können. Des Weiteren haben Sie in InfoPath die Möglichkeit, Formularen eine Datenverbindung zu einer SharePoint Seite zuzuordnen, die daraufhin Daten von der entsprechenden Seite empfängt oder Formulare an eine SharePoint Services- Formularbibliothek sendet. InfoPath-Formulare können als webbasierte Formulare mit Hilfe der Forms Services veröffentlicht werden. Der Anwender kann das Formular in der gewohnten Browser-Umgebung ausfüllen, eine Installation des InfoPath-Clients ist dazu nicht erforderlich. Um Formulare zu entwerfen, benötigt der InfoPath-Anwender keine Programmierkenntnisse. Die Microsoft Visual Studio Tools für Anwendungen (VSTA) erlauben jedoch eigene Entwicklungen

12 Microsoft Visual Studio 2005 Webdienste XML-Schemas mit C# und VB.NET auf Basis des neuen Objektmodells. Nach wie vor können Microsoft JScript oder Microsoft VBScript mit dem integrierten Skript-Editor verwendet werden. Für die Zusammenarbeit von InfoPath mit Visual Studio 2005 steht Ihnen auf den Microsoft-Seiten der Download der Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System Second Edition (VSTO SE) zur Verfügung. Damit können Sie unter Verwendung von Visual Studio 2005 InfoPath-Projekte erstellen und aufbauen, in denen entweder Microsoft Visual C#- oder Microsoft Visual Basic.NET-Code angewandt wird. Um XML-Daten mit anderen Programmen oder Systemen auszutauschen, können Formulare mit einem Webdienst verbunden werden. Da InfoPath diese Funktion nicht direkt unterstützt, wird durch die Anbindung eines Webdienstes der Datentransfer, bspw. aus oder in eine Oracle-Datenbank, möglich gemacht. Darüber hinaus können Sie Listenfelder mit Werten aus dem Webdienst auffüllen oder Steuerelemente an Felder und Gruppen binden, die mit dem Webdienst verknüpft sind. Werden in einer Organisation XML-Dateien verwendet, so können Sie InfoPath-Formulare auf diese Dateien aufbauen. Wird z.b. eine bestimmte XML-Schemadatei (XSD) für Rechnungen verwendet, können Sie dem InfoPath-Rechnungsformular diese XSD-Datei zugrunde legen. Generell erstellt InfoPath, sobald einem Formular Steuerelemente hinzugefügt werden, eine XML- Schemadatei. Fazit Microsoft Office InfoPath 2007 ist ein innovatives Produkt, wenn es um Formulargestaltung und die Verarbeitung von XML-Daten geht. Der Anwender braucht sehr wenig Zeit, um ein voll funktionstüchtiges Formular oder einen Web Service-Client auf die Beine zu stellen. Und auch wenn die Formulare komplexe Strukturen enthalten, sind sie jederzeit änderbar und verfügen über leistungsfähige Gestaltungsmöglichkeiten. Formularinhalte lassen sich jederzeit auf der lokalen Festplatte speichern, sollte eine Datenquelle zeitweise nicht verfügbar sein (beispielsweise im Offlineeinsatz). Außerdem können die Formulare bei Netzwerkfreigabe wahlweise von Hand, per Web-Server oder via SharePoint an die Benutzer verteilt werden. Mit webbasierten Formularen erweitern Sie den Anwenderkreis, da die Installation eines InfoPath- Clients nicht mehr erforderlich ist. Windows SharePoint Services 3.0 Was ist das? Die rasanten Entwicklungen in der Unternehmenswelt verlangen nach schnellen Entscheidungen und kurzen Kommunikationswegen zwischen allen Beteiligten. Das Intranet hat diesbezüglich in den letzten Jahren bereits eine große Rolle gespielt - die Zeiten allerdings, in denen Intranet Portale einfach nebenher liefen sind definitiv vorbei. Heute werden an elementare Kommunikationsinstrumente hohe Anforderungen

13 gestellt. Neben einer schnellen Integration und Implementierung, kommen auch dem benutzerfreundlichen Aufbau, zusätzlichen bedienungsfreundlichen Features sowie dem Charakter der wichtigen Informationsbasis große Bedeutungen zu. Die Windows SharePoint Services 3.0 für den Windows Server 2003 machen dies alles möglich und bilden gleichzeitig die Basis für effizientes Teamwork. Mit SharePoint Services können Sie zentrale Webseiten als Anlaufstellen für Kontakte, Absprachen und die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten einrichten. Sie stellen sozusagen Knotenpunkte in Ihrer Kommunikation dar, da so die gemeinsame Arbeit an Dokumenten möglich gemacht wird. Sie sind damit in der Lage sowohl den internen Dialog mit Team und Mitarbeitern, als auch extern mit Kunden zu optimieren. Die Windows SharePoint Services sind eine Komponente von Windows Server 2003, die einzelne Mitarbeiter, Projektgruppen und große Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt. Projektleiter erhalten mit SharePoint ein universelles Werkzeug, um die Teamarbeit im Unternehmen zu managen, Aufgaben zuzuweisen und sensible Informationen je nach Zuständigkeit und Berechtigung gezielt einem bestimmten Mitarbeiterkreis zur Verfügung zu stellen. Hinweis Beginn Hinweis Ende Wie funktionieren Windows SharePoint Services 3.0? Mit Windows SharePoint Services 3.0 erstellen Sie schnell und unkompliziert zentrale Webseiten, auf die wahlweise alle Teammitglieder, oder nur ein bestimmter Personenkreis, Zugriff haben. An diesem zentralen Ort stehen die beispielsweise für ein Projekt notwendigen Informationen zur Verfügung. Ebenso können hier Ankündigungen gemacht werden, die auf der Homepage des Intranets erscheinen. Auch der Meinungsaustausch in Diskussionsforen ist möglich. In den Dokument- und Bildbibliotheken werden alle wichtigen Unterlagen abgelegt. Dabei kann es sich um Word- oder Excel-Dokumente, aber auch um Grafiken und Videos handeln. Office Dokumente können direkt auf dem SharePoint bearbeitet und gespeichert werden, wobei dank der Versionskontrolle jeder Zugriff festgehalten wird und somit nachvollziehbar ist. Wird ein neues Dokument in eine der Bibliotheken gestellt oder eine Änderung vorgenommen, so werden relevante Teammitglieder automatisch per informiert. Um jedoch eine Flut an s zu vermeiden kann jede Person selbst festlegen, über welche Änderungen sie informiert werden möchte. Alternativ dazu können RSS-Feeds abonniert werden, die z.b. in Microsoft Office Outlook 2007 aktuelle Änderungen und neue Einträge automatisch anzeigen. Als RSS-Feed wird ein elektronisches Nachrichtenformat bezeichnet, das neu veröffentlichte Inhalte auf einem SharePoint- oder Webserver automatisch zur Verfügung stellt. Der Anwender kann sich diese RSS-Feeds in geeigneten Programmen (z.b. Outlook 2007) abonnieren und dort direkt auf die Neuigkeiten oder Nachrichten zugreifen, ohne dass er dazu zuerst die entsprechenden Quellen (z.b. SharePoint-Listen und -Bibliotheken, Blogs, Foren, Nachrichten aus dem Internet etc.) öffnen muss.

14 Verbesserte Teamarbeit Die Projektleiter unter Ihnen kennen das sicher: Es ist gar nicht so einfach, ein Projekt in einem Team abzuwickeln unabhängig davon, ob es sich um wenige oder viele Mitarbeiter handelt. Immer wieder kommt es zu Kommunikationsschwierigkeiten innerhalb des Teams, was oft genug zu Missmut und Verzögerungen führt. Zwar stehen heutzutage jede Menge Hilfsmittel wie beispielsweise s zur Verfügung, aber selbst die haben ihre Tücken, da leicht Informationen übersehen oder später nicht mehr wieder gefunden werden. Genauso schwierig gestalten sich auch der Austausch und die Bereitstellung von Dokumenten. Oft werden sie zwar auf Fileservern abgelegt, doch meistens wissen die Beteiligten gar nicht von deren Existenz obwohl sie von großem Interesse sein könnten. Ebenso kommt es oft genug vor, dass der Austausch von Dokumenten über zentrale Server zwar erfolgt, jedoch nicht ersichtlich wird, wenn Änderungen an Dateien vorgenommen wurden, oder niemand informiert wurde. Informationen und Dokumente schnell griffbereit zu haben und immer auf dem aktuellen Stand zu sein, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, um in der heutigen Arbeitswelt Erfolg zu haben. Genau diese Voraussetzungen sollten auch für ein Team erfüllt sein. Die SharePoint Services bieten diese Lösung an, da sie dem Team eine zentrale Arbeitsplattform zur Verfügung stellen. So wird das Verwalten von Aktivitäten erleichtert und eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht. Innerhalb von SharePoint können sehr schnell neue Inhalte hinzugefügt werden. Ein Klick auf den Button Erstellen in der Kopf-Menüleiste genügt, um eine komplette Übersicht aller möglichen neuen Objekte anzeigen zu lassen. Zu den Basisobjekten in SharePoint gehören: Listen Dokumentbibliotheken Bildbibliotheken Diskussionsrunden Umfragen Webseiten Sollten diese Objekte nicht ausreichen, können Sie selbstverständlich die einzelnen Objekte durch neue Felder oder Formatierungen ändern. Diese geänderte Liste lässt sich als Vorlage speichern und steht anderen Teammitgliedern zur Verfügung. Was ist Microsoft Office SharePoint Server? Mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) werden die Möglichkeiten der Windows SharePoint Services noch einmal deutlich erweitert. Er basiert also auf den SharePoint Services, die kostenfrei zur Verfügung stehen und bietet damit die bereits erwähnten Funktionalitäten und Vorteile. Eine komplette Auflistung der vielen Erweiterungen würde den Rahmen sprengen, hier eine kurze Zusammenstellung einiger besonders herausragender Punkte:

15 MOSS bietet Portalfunktionalitäten. Sie erhalten eine Überblick über die gesamte Website-Sammlung im Site Manager, können über zusätzliche Webparts Gruppenzugehörigkeiten anzeigen, eine eigene Meine Seite mit persönlichen Informationen erstellen etc. Die Suchfunktionalitäten sind deutlich erweitert. Sie können die Suche auf externe Datenquellen erweitern, z.b. das Dateisystem, Lotus Notes, andere SharePoint Sites etc. Indizierung, Sicherheit und Anzeige der Suchergebnisse sind weitaus flexibler zu handhaben. MOSS bietet ein äußerst umfangreiches und komfortables Content Management mit Workflow-Support, Integration mit Microsoft Information Rights Management und vielen Werkzeugen für Autoren. Die Enterprise Edition von MOSS hat die Forms Services zur webbasierten Veröffentlichung von Formularen bereits integriert, es ist allerdings möglich, die Windows SharePoint Services durch eine separate Lizenzierung ebenfalls durch die Forms Services zu erweitern. Die Enterprise Edition enthält eine Reihe an Business Intelligence-Werkzeugen, darunter die Excel Services zur webbasierten Anzeige von Excel-Daten, verschiedene zusätzliche Webparts, Key Performance-Indikatoren u.v.m. Zehn Gründe für Microsoft Windows SharePoint Services 1. Windows SharePoint Services sind mehr als nur Filesharing Mit Windows SharePoint Services richten Sie Webseiten für die zentrale Dokumentenablage ein und verteilen Dateien nicht mehr nur über freigegebene Ordner. Dazu gehören auch eine ausgefeilte Benutzerrechteverwaltung, die Protokollierung unterschiedlicher Dokumentversionen sowie die Verwaltung benutzerabhängiger Vorlagen und Dateiansichten. Die Mitarbeiter eines Unternehmens finden relevante Daten schneller und verteilen ihrerseits Informationen effizienter mit der Gewissheit, dass wichtige Daten nicht in falsche Hände geraten. 2. Gemeinsamer Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen Mit Hilfe der SharePoint-Seiten können Sie problemlos Terminkalender, Kontakte, Weblinks, Diskussionen, Aufgabenlisten, Ankündigungen und vieles mehr verwalten. Über Windows SharePoint Services schaffen Sie intelligente Anlaufstellen im Web, die Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Informationen auf zahlreiche Arten auszutauschen anstatt lediglich Dateien im Netzwerk zu speichern. 3. Jeder Anwender arbeitet auf der Basis individueller Benutzerrechte Nach Einrichten eines SharePoint Services können Sie die Verwaltung der Teamseiten Mitgliedern Ihrer Gruppe übertragen. Damit werden Änderungen selbst überwacht und inhaltliche Korrekturen oder Erweiterungen eingefügt. Dazu berechtigte Personen können darüber hinaus maßgeschneiderte Vorlagen erstellen, die sich auch später auf andere Bereiche der Websites anwenden lassen. 4. SharePoint-Seiten lassen sich komfortabel administrieren Unabhängig von den an die Anwender zugewiesenen Benutzerrechten geben

16 Windows SharePoint Services dem Administrator oder dem Projektleiter jederzeit eine Rückmeldung, wenn beispielsweise neue Seiten erstellt wurden oder andere Aktivitäten auf der Seite stattgefunden haben. Die Administratoren bestimmen darüber hinaus die maximale Festplattenauslastung neuer Seiten und verhindern nach Bedarf, dass Dateien eines bestimmten Typs gespeichert werden. Zudem können Seiten, die über einen längeren Zeitraum nicht genutzt werden, automatisch gelöscht werden. 5. Windows SharePoint Services wachsen mit Ihrem Unternehmensnetzwerk Windows SharePoint Services sind problemlos in sehr großen Netzwerkumgebungen einsetzbar. Und das mit einem immensen Kontingent an Seiten und tausenden von Mitarbeitern. Windows SharePoint Services unterstützen den Lastenausgleich zwischen Webservern sowie das Serverclustering für alle Datentypen inklusive Konfigurationsdaten. 6. Windows SharePoint Services lassen sich auch auf einem Einzelplatz-PC einsetzen Auch wenn Windows SharePoint Services für den Einsatz in großen Unternehmen prädestiniert sind, lassen sich die Services auch in kleinen IT- Umgebungen, einzelnen Abteilungen oder in Testumgebungen gewinnbringend einsetzen. 7. Nutzen Sie Webparts, um SharePoint Sites zu erweitern Projektleiter und berechtigte Anwender haben die Möglichkeit, bereits vorhandene Webparts den eigenen Seiten hinzuzufügen und damit den Funktionsumfang der Teamseiten zu erweitern. ASP.NET-Entwickler schreiben neue Webparts, um den Datenzugang zu vereinfachen, neue Webservices zu implementieren und neue Anwendungen sowie weitere inhaltliche Kategorien für SharePoint Sites einzubinden. 8. Verwalten Sie Windows SharePoint Services nach Ihren Vorstellungen Windows SharePoint Services können Sie ganz komfortabel über Ihren Webbrowser oder die Kommandozeile verwalten und konfigurieren. Als weitere Entwicklungs- und Verwaltungswerkzeuge stehen Ihnen das.net Framework basierte Objektmodell und Webservices zur Verfügung, über die Sie Ihre Serverumgebung verwalten und eigene oder Verwaltungslösungen von Drittanbietern integrieren können. 9. Optimales Zusammenspiel mit Microsoft Office System 2007 Auf die Webservices von Windows SharePoint Services können die Einzelanwendungen von Microsoft Office System Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, InfoPath 2007 und OneNote 2007 direkt aus der Oberfläche heraus zugreifen. Diese Programme gestatten Anwendern ohne Umweg, neue Mitglieder für die betreffenden Seiten einzutragen, Aufgaben abzurufen oder mit Teammitgliedern per oder Direktnachricht zu kommunizieren, ohne die Arbeit an geöffneten Dokumenten der SharePoint Sites zu unterbrechen. Mithilfe von Outlook 2007 können die Mitarbeiter Termine und Kontakte abgleichen. Für die gruppenweite Besprechungsplanung lassen sich spezielle Webseiten einrichten. 10. Erweitern Sie die Möglichkeiten mit Microsoft Office SharePoint Server Windows SharePoint Services fördern die Produktivität aller Mitarbeiter in erheblichem Maße über zentrale Anlaufstellen im Netzwerk. Microsoft Office

17 SharePoint Server verbindet die einzelnen Teams durch Portalfunktionalitäten, ermöglicht ganze Webauftritte mit seinen Content Management-Funktionalitäten und bietet für Administratoren, Entwickler ebenso wie für Anwender eine Fülle an weiteren Möglichkeiten. Zusammenarbeit zwischen Office 2007 und Windows SharePoint Services 3.0 Die Programme und Anwendungen des Microsoft Office Systems verfügen über einen eigenen Arbeitsbereich, der auf die Zusammenarbeit mit Windows SharePoint Services ausgerichtet ist. Über diesen greifen Teammitglieder auf Funktionen und Daten zu, die von Windows SharePoint Services bereitgestellt werden. Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 sind eine zentrale Komponente von Microsoft Windows Server 2003, die Unternehmen Werkzeuge zur Verfügung stellt, um eine gezielte und unternehmensweite Verteilung von Informationen zu ermöglichen. So können Mitarbeiter eines Unternehmens nicht nur Daten direkt aus Office auszutauschen, sondern auch Termine koordinieren, gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder Online-Diskussionsrunden führen. Von Vorteil ist auch, dass bei Kombination von Office 2007 und SharePoint kein Lern- oder Schulungsaufwand erforderlich ist, da die gewohnte Oberfläche der Office-Anwendungen nie verlassen werden muss. Im Zusammenspiel von Microsoft Office 2007 und Windows SharePoint Services lässt sich die Produktivität von Teams und einzelnen Mitarbeitern deutlich steigern. InfoPath Formulare lassen sich, zusammen mit Windows SharePoint Services, über Formularbibliotheken veröffentlichen und einem Team zur Verfügung stellen. Ein Team kann dann Dateien direkt in Windows SharePoint Services in einer Formularbibliothek veröffentlichen, sodass zusammengehörige Formulare an einem einzelnen Speicherort vorhanden sind. In der Formularbibliothek können die Benutzer Formulare ausfüllen, Formulardaten nach Excel exportieren oder Daten aus mehreren Formularen in einem Formular zusammenführen. Außerdem ist es möglich, dass Sie in Formularen eine Datenverbindung erstellen, die Daten von einer SharePoint-Seite empfängt oder Formulare an eine SharePoint Services-Formularbibliothek sendet. Mit Hilfe von XML-basierten InfoPath-Formularen können Sie Unternehmenslösungen für eine Vielzahl von Aufgaben entwickeln, die ihrerseits ebenfalls auf XML basieren. Die Windows SharePoint Services enthalten einige Integrationsfeatures, mit denen Sie die Vorteile von InfoPath 2007 besser nutzen können. Diese Integrationsfeatures möchten wir Ihnen im Einzelnen vorstellen: 1. Veröffentlichung von Lösungen und Lösungsbibliotheken Wenn Sie mit InfoPath 2007 eine Lösung entwickeln, können Sie diese in einer Dokumentbibliothek veröffentlichen, damit andere Benutzer die Lösung einfach und schnell finden. Veröffentlichen Sie eine InfoPath-Lösung in einer Dokumentbibliothek, stellen Windows SharePoint Services die für die Lösung relevanten Eigenschaften zur Verfügung. Somit hat der Benutzer die Möglichkeit zur Sortierung, Filterung oder

18 Bearbeitung. Der Veröffentlichungs-Assistent von InfoPath 2007 macht das Veröffentlichen eines Formulars in einer Dokumentbibliothek noch einfacher. Um einer Dokumentenbibliothek Dateien hinzuzufügen, müssen Sie Mitglied einer Webseitengruppe sein und die dazu notwendigen Rechte besitzen. 2. Bereits vorhandene Lösungsbibliotheken Sie können eine Dokumentbibliothek als Speicher für InfoPath-Lösungen nutzen. Die Windows SharePoint Services enthalten eine Bibliothek mit nützlichen, vordefinierten InfoPath-Lösungen. Sie können diese Lösungen direkt verwenden oder an die Anforderungen Ihrer Gruppe bzw. Ihres Unternehmens anpassen. Möchten Sie Dateien einer Dokumentenbibliothek ändern, müssen Sie dazu über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. 3. Integration von Formularbibliotheken Mit einer Formularbibliothek können Sie InfoPath 2007 starten und automatisch Daten aus einer Gruppe ähnlicher, auf einer SharePoint-Website gespeicherter InfoPath-Dokumente zusammenstellen. Sind beispielsweise mehrere InfoPath-Statusberichte in einer Formularbibliothek gespeichert, können Sie diese Dokumente in einem Rollup-Statusbericht zusammenstellen. Formularbibliotheken können Sie nur dann erstellen, wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen. Zusammenfassung Nun haben Sie bereits einen umfassenden Überblick über den Nutzen und die Möglichkeiten von Microsoft Office InfoPath 2007 und Windows SharePoint Services. Sie haben InfoPath 2007 installiert und kennen die wichtigsten Funktionen der Programme, sowie deren Zusammenspiel. Außerdem haben Sie anhand zweier verschiedener Szenarien feststellen können, welche Bedeutung den Programmen zukommt.

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