Microsoft Konzepte für einen modernen Verwaltungsarbeitsplatz Teil 1

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1 Microsoft Konzepte für einen modernen Verwaltungsarbeitsplatz Teil 1 Holger Pfister Lösungsberater Office System Microsoft Deutschland GmbH

2 Die Herausforderung Für jede Anwendung muss der Mitarbeiter eine eigene Applikation bedienen Fachverfahren Rechnungswesen Elektr. Akte

3 Lösungsansätze Alle Anwendungen können direkt aus Office oder dem Portal bedient werden Fachverfahren Rechnungswesen Elektr. Akte

4 DOMEA System Registraturlösung Wissensmanagement Business Intelligence ERP: SAP MSDynamics Virtuelle Poststelle Formularserver Dateneingabe Public eprocurement Fachverfahren 1-n Der moderne Verwaltungsarbeitsplatz

5 Agenda Portalfunktionalität Prozessoptimierung Dokumentenmanagement Sichere Kommunikation mit dem Office System

6 Portal-Zielgruppen Bereiche Office Browser Windows Unternehmen Extranet Internet Teams Produktivitätsinseln Verbunden Einzelne

7 Funktionsgebiete des Microsoft Office SharePoint Server 2007 Server-basierte Excel- Spreadsheets und Datenvisualisierung, Report Center, BI Webparts, KPIs/Dashboards Business Intelligence Collaboration Dokumente/Aufgaben/Kalender, Blogs, Wikis, Integration, Projektmanagement lite, Outlook-Integration, Offline Dokumente/Listen Client und Web Formulare, LOB Aktionen, Pluggable SSO Geschäfts- Prozess Plattform- Dienste Workspaces, Mgmt, Security, Storage, Topology, Site Model Portal Enterprise Portal- Vorlagen, Site Directory, My Sites, Social Networking, Privacy Control Integriertes Dokumentenmanagement, Records Management und Web Content Management mit Policies und Workflow Content Management Suche Enterprise-Skalierbarkeit, Kontextuelle Relevanz, Umfassende Personen und Geschäftsdaten-Suche

8 Wie SharePoint arbeitet: Suche und Applikationsintegration Existierender Content Existierende Anwendungen Internet Web Sites Lotus Notes Netz- Laufwerke Intranet Web Sites Exchange öff. Ordner SharePoint Repositories (SQL, DB2, Fachanwendungen Web Services (Bahn, Aktien, Oracle, ) (ERP,CRM, ) WebCams) Meta- & Volltextdaten (Suche) Speicher für Dokumente (Dok.-Mgmt) SharePoint Portal- Funktionalität (Anwendungsintegration) Office Windows Explorer Browser

9 Portalfunktionalität und Suche

10 Agenda Portalfunktionalität Prozessoptimierung Dokumentenmanagement Sichere Kommunikation mit dem Office System

11 SharePoint Strategie Windows SharePoint Service (WSS) Benutzer- oder Team-Intranet Schnell aufbauen, nutzen, weg werfen Enthalten im Windows Server 2003 Office SharePoint Server Server mit Administrator Sammelt WSS Webs unter einem zentralen Dach Bietet weitere Dienste Single Sign On Behördenweite Suche My Site Plattform für weitere Workloads

12 Agenda Die SharePoint Strategie Windows SharePoint Services 3.0 SharePoint Server 2007 Registratur Workflow

13 Windows SharePoint Services Dokumente Kalender Mitglieder Diskussionen Befragungen Aufgaben Kontakte Listen

14 Funktionen von WSS Besprechungen Ein Arbeitsbereich für Besprechungen Sammlung von Besprechungs-Funktionen Planung und Vorbereitung Aufstellen der Agenda, Materialsammlung Einladung und Teilnahme Outlook-Integration, ein Klick zur Besprechung Durchführung, Dokumentation Zentrale Dokumentation von Aufgaben und gleichzeitig persönliche Zuordnung Nachverfolgung Verfolgung von Aufgabenstati

15 Funktionen von WSS Zusammenarbeit, Office-Integration Integrierte Collaborations-Dienste Arbeitsbereich für Besprechungen Windows SharePoint Services für Ad-hoc-Zusammenarbeit Team-Kalender, Termine und Kontakte können in persönliches Outlook per Klick übertragen werden Dokumente offline in Outlook mitnehmen Integriertes Dokumentenmanagement Check-in, Check-out, Versionierung, Moderation/Freigabe Office-Integration Vorteile von SharePoint in der Handhabbarkeit und dadurch höhere Benutzer-Akzeptanz als bei anderen Anbietern Workflow als Basistechnologie

16 Agenda Portalfunktionalität Prozessoptimierung Dokumentenmanagement Sichere Kommunikation mit dem Office System

17 Dokumente in SharePoint

18 Versionierung in SharePoint

19 Berechtigungen in SharePoint

20 Dokumentenlebenszyklus Erstellen Be-/Überarbeiten Genehmigen, digital signieren Publizieren Archivieren (3 rd Party Produkte)

21 Vision für SharePoint V3 SharePoint V3 soll den kompletten Prozess von der Erstellung eines Dokuments bis zur Archivierung abdecken. Um dies zur ermöglichen liefert die neue SharePoint Version, die in der zweiten Jahreshälfte 2006 erscheint, Komponenten für dokumentenzentrierten Workflow und Recordsmanagement.

22 Records (Vorgangs-) Management Scenario schicken an Ersteller Analoge Inhalte Registrator 3 rd -party imaging Organisieren, bewahren, & verteilen Mitarbeiter SharePoint Desktop Elemente Dokumente Senden an SMTP & SOAP OFI Records Repository Policy Enforcement Vault Behaviors Hold Suchen, sichern, & archivieren Exchange Platform Services

23 Zentrale Administration von Records Anpassbar nach Inhaltsarten Sicheres Nachverfolgen und Verfallsdatum für Inhalte Automatische Initiierung von Workflows

24 Audit Reports

25 Wann verwende ich was? BizTalk Server BizTalk Server ermöglicht Workflow über existierende Applikationen und zwischen Geschäftspartnern als Teil seines Business Prozess und Integrationspotentials FürdieIntegrationunterschiedlicherAplikationeninderauch systembasierender Workflow gefragt ist sollten Sie BizTalk Serververwenden WenSkalierung,Monitoring,Administration, HochverfügbarkeitundAusfalsicherheitwichtigsind Windows Workflow Foundation Windows Workflow Foundation ist ein Framework um Workflow in eine Client oder Server Applikation zu bringen WenSieeineAplikationentwickelndie Workflow benötigt dann sollten Sie Windows WorkflowFoundationverwenden

26 Workflow Architektur Client Applikationen oder Browser Windows SharePoint Services Formulare Aufgaben Historie Windows Workflow Foundation

27 Workflow in SharePoint

28 Agenda Portalfunktionalität Prozessoptimierung Dokumentenmanagement Sichere Kommunikation mit dem Office System

29 Information Rights Management

30 Exkurs: Schutz von kritischen Daten

31 Dokumentensicherheit heute Firewall File Server Nein Ja

32 Integration in Office 2007

33 Integration in Office 2003

34 Funktionsweise von Information Rights Management (IRM) Firewall Datenbank Server Active Directory RMS Server Verfasser Empfänger

35 EineskanIRMnichtverhindern

36

37 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

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