Manual zu Sharepoint 3.0

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1 Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Kompetenzzentrum für neue Medien in der Lehre Centre de compétence pour les nouveaux médias dans l'enseignement Manual zu Sharepoint 3.0 Erstellt von Christian Schmid, BFH, InnoTeach Version vom GRUNDELEMENTE AUF EINER SITE DOKUMENTBIBLIOTHEKEN... 3 ANSICHT EINER DOKUMENTBIBLIOTHEK... 3 HOCHLADEN / VERSCHIEBEN / LÖSCHEN / SORTIEREN VON DATEIEN... 3 NEUE SPALTE EINFÜGEN, ANSICHTEN MODIFIZIEREN ODER NEU ERSTELLEN... 4 NEUE BIBLIOTHEK ERSTELLEN, DATEIEN KATEGORISIEREN UND GRUPPIEREN... 5 VERSIONSVERLAUF / CHECK-IN UND CHECK-OUT... 6 BILDBIBLIOTHEK LISTEN... 7 ANSICHT EINER LISTE... 7 EINTRÄGE IN LISTEN VORNEHMEN, ÄNDERN, LÖSCHEN, SORTIEREN... 7 NEUE SPALTE EINFÜGEN, EINTRÄGE GRUPPIEREN, ANSICHT MODIFIZIEREN... 8 ERSTELLEN VON VORGEFERTIGTEN ODER BENUTZERDEFINIERTEN LISTEN... 9 LISTE ALS DATENBLATT BEARBEITEN / LISTEN-EXPORT BENACHRICHTIGUNGSFUNKTION UND INHALTSGENEHMIGUNG DISKUSSIONSRUNDEN (FOREN) WIKI UMFRAGEN *ANPASSUNG DER HOMEPAGE, WEBPARTS, UNTERWEBSEITEN HOMEPAGE ANPASSEN (DESIGN, BILD) NAVIGATION (SCHNELLSTARTLEISTE) ANPASSEN WEBPARTS AUF DER HOMEPAGE EINFÜGEN/BEARBEITEN/LÖSCHEN UNTERWEBSITES ERSTELLEN *BLOGS BENUTZER UND BERECHTIGUNGEN... 16

2 0. Grundelemente auf einer Site 1. Schnellstartleiste Hier werden Links auf Bibliotheken, Listen und weitere Inhalte ihrer Website angezeigt. 2. Startseite mit Webparts Die Startseite kann von Ihnen angepasst werden. Auf ihr werden sogenannte Webparts platziert. 3. Navigationspfad ( Brotkrümel ) Der Navigationspfad erlaubt das Wechseln von einer (Unter-)Website zur nächsthöheren (Stamm-)Website. 4. Homepage (Startpunkt) Mit einem Klick auf diesen Schaltbereich gelangen Sie immer auf ihre Startseite zurück. 5. Websiteaktionen Dieses Element wird nur bei entsprechender Berechtigung angezeigt. Hier finden Sie das Menü mit Befehlen zur Gestaltung und Administration der Site. 6. Persönliche Einstellungen In diesem Bereich finden Sie Zugang zu persönlichen Informationen und Einstellungen, die sich teilweise auch anpassen lassen. * setzt Administrator-Berechtigung voraus 2

3 1. Dokumentbibliotheken Ansicht einer Dokumentbibliothek 1: Schnellstartleiste 2: Dokument 3: Spalte (mit Sortier-/Filterfunktion) 4: Menüleiste 4: Navigationspfad ( Brotkrümel ) 5:Ansichten Hochladen / Verschieben / Löschen / Sortieren von Dateien Hochladen von Dokumenten: Klicken Sie beim Befehl auf das Dreieck und wählen Sie eine der Optionen Dokument hochladen oder mehrere Dokumente hochladen. Ordner erstellen: Klappen Sie das Dreieck beim Befehl aus, um in ihrer Bibliothek einen neuen Ordner zu erstellen. Es lassen sich auf die gleiche Weise auch Unterordner erzeugen. Löschen von Dateien oder ändern von Datei-Eigenschaften mit Hilfe des Kontextmenüs Zu jeder Datei kann ein Kontextmenü aufgerufen werden 1. mit der Maus über den Dokumenttitel fahren und auf das Dreieck rechts klicken 2. im Menü die gewünschte Option auswählen z.b. Eigenschaften bearbeiten. Verschieben / Löschen von Dateien mit Windows Explorer (Dateimanager) [nur unter Internet Explorer vefügbar] 1. Klicken Sie auf > wählen Sie Mit Windows Explorer öffnen 2. Verschieben Sie im Explorer-Fenster ein Dokument mit der Maus z.b. in einen Ordner. Sie können im Explorer auch Dokumente löschen. 3. Schliessen Sie den Explorer wieder > damit die Änderungen in Sharepoint sichtbar werden, machen Sie ein Refresh im Browser (F5-Taste oder mit dem Befehl Aktualisieren ) Alternativ könne Sie zum Verschieben/Löschen von Dateien auch die Explorer-Ansicht aufrufen: 1. klicken Sie in der Dokumentbibliothek rechts bei Ansicht auf das Dreieck und wählen Sie Explorer-Ansicht Hinweis: im Windows Explorer zeigt Sharepoint standardmässig den Ordner Forms an. Diesen Systemordner sollten sie weder löschen noch sonst wie bearbeiten! * setzt Administrator-Berechtigung voraus 3

4 Sortierung von Dokumenten Für eine temporäre Sortierung klicken sie innerhalb der Dokumentbibliothek auf den Spaltentitel, nach dem sortiert werden soll z.b. Name. Sie können auf- oder absteigend sortieren. *Für eine fixe Sortierung 1. Gehen Sie bei zu Einstellungen für Dokumentbibliothek 2. Im Abschnitt Ansichten klicken Sie auf Alle Dokumente 3. Wählen Sie unter Sortierung die gewünschte Spalte und Reihenfolge, nach der sortiert werden soll. 4. mit OK abschliessen Hinweis: beachten Sie, dass eine Sortierung auch für alle Ordner innerhalb einer Bibliothek übernommen wird. *Name einer Dokumentbibliothek ändern: Unter ist der Befehl Einstellungen für Dokumentbibliothek zu finden. Im Bereich Allgemeine Einstellungen ändern klicken Sie auf den Befehl Titel, Beschreibung und Navigation. Ändern Sie dort den Namen der Bibliothek. Neue Spalte einfügen, Ansichten modifizieren oder neu erstellen *Neue Spalte einfügen: In Bibliotheken lassen sich beliebig neue Spalte einfügen für zusätzliche Informationen. Beispiel: Sie möchten Dokumente kommentieren können und benötigen dazu eine Kommentarspalte. 1. Gehe Sie zu 2. wählen Sie die Option Spalte hinzufügen 3. Bezeichnung der Spalte eingeben ( Kommentar ) und als Typ Mehrere Textzeilen auswählen. 4. mit OK abschliessen Zurück in der Bibliothek, könne Sie nun zu einzelnen Dokumenten den Kommentar eingeben: 1. Rufen Sie das Kontextmenü des Dokuments auf (Dreieck neben Titel) 2. Wählen Sie Eintrag bearbeiten 3. Füllen Sie das neue Feld Kommentar aus und speichern Sie Ihren Eingabe. *Ändern der Ansicht einer Bibliothek / Neue Ansicht erstellen z.b. Aktivieren Sie die Spalte für die Anzeige der Dateigrösse und setzen Sie sie an die 2. Stelle 1. Klappen Sie das Dreieck aus bei Ansicht: Alle Dokumente 2. Wählen sie Ansicht ändern > die Auswahl aller verfügbaren Spalten erscheint 3. Setzen Sie ein Häkchen beim Spaltenname Dateigrösse 4. Wählen Sie bei Position von Links die Zahl 2 aus 5. Schliessen Sie mit OK ab Sie können auch gänzlich neue Ansichten erstellen, die Ihnen dann als Auswahl neben der Standardansicht Alle Dokumente zur Verfügung stehen. Dazu wählen Sie entprechend Ansicht erstellen. * setzt Administrator-Berechtigung voraus 4

5 Neue Bibliothek erstellen, Dateien kategorisieren und gruppieren *neue Dokument-Bibliothek erstellen: 1. Öffnen Sie das Menü 2. Klicken Sie auf Erstellen 3. Wählen Sie unterhalb des Bereichs Bibliotheken die Option Dokumentbibliothek aus 4. Geben Sie den gewünschten Namen für die Bibliothek an sowie (fakultativ) eine Beschreibung. 5. Falls Sie mit Dokument-Versionen arbeiten wollen, stellen Sie die Versionierungs-Option auf Ja 6. Schliessen Sie die Prozedur mit Erstellen ab *Dateien kategorisieren Beispiel: Sie speichern regelmässig Dokumente von Sitzungen ab und möchten diesen Dokumenten als Zusatzinformation bestimmte Kategorien zuweisen. 1. Fügen Sie eine neue Spalte in der Bibliothek ein > mit > Spalte erstellen. 2. Geben Sie der Spalte einen passenden Namen z.b. Kategorie und wählen Sie als Typ Auswahl (Menü). 3. Im Auswahl-Feld geben Sie z.b. folgende drei Begriffe an: 4. Laden Sie jetzt ein einzelnes Dokument in die neue Bibliothek hoch und geben Sie beim Hochladen die gewünschte Kategorie an. Wiederholen Sie das Hochladen mit mehreren Dokumenten gleichzeitig. Wie Sie dabei feststellen, lassen sich in diesem Fall die Dateien nicht schon beim Hochladen kategorisieren. Das können Sie aber nachholen. Versuchen Sie die beiden Varianten: Variante 1 mit Hilfe des Kontextmenüs: 1. Mit der Maus zum Dokument fahren und das Kontextmenü öffnen (Dreieck anklicken) 2. Eigenschaften Bearbeiten wählen 3. gewünschte Kategorie auswählen und Speichern Variante 2 mit Hilfe der Datenblattansicht: 1. Wählen Sie > In Datenblatt bearbeiten 2. in der Spalte Kategorie in das Feld klicken 3. Kategorie auswählen 4. Zurück zur normalen Ansicht mit > In Standardansicht anzeigen *Dateien gruppieren Nachdem Sie Dokumente einer Kategorie zugewiesen haben, können Sie diese nun für die Anzeige gruppieren. 1. Klappen Sie das Dreieck aus bei (rechts) 2. Wählen sie Ansicht bearbeiten * setzt Administrator-Berechtigung voraus 5

6 3. Gehen Sie zum Abschnitt Gruppieren nach und klicken Sie auf das +Zeichen 4. Wählen Sie für die Gruppierung die Spalte Kategorie aus. 5. Schliessen Sie mit OK ab Hinweis: beachten Sie, dass eine Gruppierung auch für alle Ordner innerhalb einer Bibliothek übernommen wird. Versionsverlauf / Check-In und Check-Out Versionierung Der Versionsverlauf erlaubt es, die Entwicklung eines Dokuments zu verfolgen und nötigenfalls frühere Versionen eines Dokuments zurückzuholen. *Hinweis: Versionierungsfunktionen stehen bei einem Dokument nur zur Verfügung, wenn für die entsprechende Bibliothek die Versionierung aktiviert ist. Dies erfolgt unter > Einstellungen für Dokumentbibliothek > Versionierungseinstellungen. 1. Öffnen Sie ein Dokument in einer Bibliothek, in der sie die Versionskontrolle aktiviert haben 2. Verändern Sie etwas am Dokument (Text oder Layout) und speichern und schliessen Sie das Dokument wieder. 3. Zurück in der Bibliothek, gehen Sie zum Kontextmenü des Dokuments (mit Maus über Eintrag fahren, Dreieck rechts anklicken) und klicken auf Versionsverlauf. Nun sehen Sie die soeben erstelle Version angezeigt. 4. Fahren Sie mit der Maus zum allerersten Versions-Eintrag, öffnen Sie das Bearbeitungsmenü (Dreieck anklicken). Probieren Sie die beiden Varianten aus: Check-Out / -In a) Wiederherstellen: fügt eine neue Version hinzu, die der vorletzten Version entspricht b) Löschen: löscht die ausgewählte Version Sharepoint ermöglicht, dass mehrere Personen am gleichen Dokument arbeiten. Allerdings ist zu vermeiden, dass sich die Personen bei der Bearbeitung überschneiden. Genau dazu dient die Funktion Check-Out. 1. Rufen Sie das Kontextmenü eines Dokuments auf (mit Maus über Dokumentitel fahren) 2. Wählen Sie den Befehl Check-Out an 3. das Symbol beim Dokument hat nun geändert auf damit wird der Modus Check-Out angezeigt 4. Check-In funktioniert auf gleiche Weise mit Hilfe des Kontextmenüs. Beim Check-In werden zusätzliche Optionen angezeigt: a) Dokument einchecken (= mit allen Änderungen) b) Gespeicherte Änderungen dieses Dokuments einchecken, aber das Dokument ausgecheckt lassen c) Änderungen verwerfen und Check-Out rückgängig machen Hinweis: Es kann von Vorteil sein, wenn man für die Bearbeitung von Dokumenten ein Check-Out zwingend vorschreibt. Dies erfolgt unter Einstellungen > Einstellungen für Dokumentbibliothek > Versionierungseinstellungen. * setzt Administrator-Berechtigung voraus 6

7 Bildbibliothek Mit dem Typ Bildbibliothek bietet Sharepoint ein spezielles Gefäss zur Verwaltung von Bildmaterial. Im Prinzip ist eine Bild-Bibliothek genauso strukturiert wie eine Dokument-Bibliothek. Es gibt aber zusätzliche Funktionen für die Betrachtung von Bildern. So gibt es eine Vorschau-Ansicht oder es kann eine Dia-Show gewählt werden. *Falls noch nicht vorhanden, erstellen Sie eine Bildbibliothek wie folgt. 1. Öffnen Sie das Menü und klicken Sie auf Erstellen 2. Wählen Sie unterhalb des Bereichs Bibliotheken die Option Bildbibliothek aus 3. Geben Sie den Namen für die Bibliothek an sowie (fakultativ) eine Beschreibung. 4. Entscheiden Sie, ob die Bibliothek in der Schnellstartleiste angezeigt wird und ob die Versionierungs- Funktion erwünscht ist. Schliessen Sie die Prozedur mit Erstellen ab 2. Listen Ansicht einer Liste 1: Schnellstartleiste 2: Listenelement 3: Spalte (mit Sortier-/Filterfunktion) 4: Menüleiste 5: Navigationspfad ( Brotkrümel ) 6:Ansichten Einträge in Listen vornehmen, ändern, löschen, sortieren Erstellen von Listeneinträgen Für neue Einträge klicken Sie in der Liste auf sind je nach Liste unterschiedlich). und füllen Sie dann die Felder der Eintragsmaske aus (Felder Ändern oder Löschen von Listeneinträgen Bei jedem Eintrag kann ein Kontextmenü aufgerufen werden 1. fahren Sie mit der Maus über den Eintrag > es erscheint rechts das Ausklapp-Dreieck für das Kontextmenü 2. wählen Sie im Menü die gewünschte Option z.b. Eigenschaften bearbeiten *Name einer Liste ändern: Unter ist der Befehl Einstellungen für Liste zu finden. Im Bereich Allgemeine Einstellungen ändern klicken Sie auf den Befehl Titel, Beschreibung und Navigation. Ändern Sie dort bei Bedarf den Namen der Liste. * setzt Administrator-Berechtigung voraus 7

8 Sortierung von Einträgen Für eine temporäre Sortierung klicken sie innerhalb der Liste auf den Spaltentitel, nach dem sortiert werden soll z.b. Titel. Sie können auf- oder absteigend sortieren. *Für eine fixe Sortierung 1. Gehen Sie bei zu Einstellungen für Liste 2. Im Abschnitt Ansichten klicken Sie auf Alle Elemente (je nach Liste steht hier eine andere Bezeichnung z.b. Alle Hyperlinks oder Alle Ereignisse ) 3. Wählen Sie dann unter Sortierung die gewünschte Spalte und Reihenfolge, nach der sortiert werden soll. 4. mit OK abschliessen Neue Spalte einfügen, Einträge gruppieren, Ansicht modifizieren *Neue Spalte: In Listen können beliebig neue Spalte hinzugefügt werden. Beispiel: Sie möchten in einer bestehenden Kontakteliste zusätzlich eine Spalte, um Personen einer Gruppe zuzuteilen. 1. Gehe Sie zu 2. wählen Sie die Option Spalte hinzufügen 3. Geben Sie eine Bezeichnung der Spalte ein ( Gruppe ) und wählen Sie als Typ Auswahl. 4. Im Feld für die Auswahl geben Sie z.b. drei Gruppen A, B und C an (es könne auch beliebig andere Bezeichnungen wählen z.b. 1, 2, 3 usw.) 5. mit OK abschliessen Zurück in der Liste: die schon vorhandenen Einträge können Sie nun mit Eigenschaften ändern anpassen, um so Personen zu einer der definierte Gruppen einzuordnen. *Ändern der Ansicht einer Liste: Sie können innerhalb einer Liste bestimmen, welche Spalten in welcher Reihenfolge sichtbar sind. 1. Klappen Sie in der Liste bei mit dem Dreieck das Menü aus (eventuell steht dort auch Alle Kontakte oder Alle Aufgaben ) 2. Wählen sie Ansicht ändern > die Auswahl aller verfügbaren Spalten erscheint 3. Setzen oder entfernen Sie die Häkchen bei einzelnen Spalten 4. Wählen Sie die Position von Links zum bestimmen der Reihenfolge 5. Schliessen Sie mit OK ab *Gruppieren von Einträgen: Passen Sie die Ansicht der Liste so an, dass Einträge gruppiert erscheinen Beispiel: Sie möchten in einer Kontakteliste die Personen gemäss ihrer Gruppeneinteilung anzeigen. 1. Gehen Sie in die Kontakteliste und klicken Sie rechts bei auf das Dreieck 2. Wählen Sie im Menü Ansicht ändern 3. Gehen Sie im darauffolgenden Bildschirm zum Abschnitt Gruppieren nach und klicken Sie dort auf das +Zeichen 4. öffnen Sie nun bei Zuerst gruppieren nach Spalte: die Auswahl und wählen Sie Gruppe aus (vorausgesetzt, sie haben die Spalte Gruppe wie oben beschrieben zuvor erstellt). * setzt Administrator-Berechtigung voraus 8

9 Erstellen von vorgefertigten oder benutzerdefinierten Listen *Vorgefertigte Listen: Sharepoint enthält diverse vorgefertigte Listen, die Sie beliebig häufig einbinden können. Dazu zählen z.b. Ankündigung, Kalender, Hyperlinks oder Aufgaben. Als Beispiel: Sie möchten eine Liste Aufgaben zur Verfügung haben, um eine Serie von Aufgaben zu organisieren. 1. Wählen Sie und dann Erstellen 2. Wählen Sie im Bereich Nachverfolgung die Liste Aufgaben aus. 3. Geben Sie ihr einen Namen z.b. Teamaufgaben 4. damit die Liste in der Schnellstartleiste angezeigt wird, wählen Sie die Option Ja 5. Schließen sie mit Erstellen ab *benutzerdefinierte Liste: ebenso möglich ist es in Sharepoint, eine benutzerdefinierte Liste zu erstellen. Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Liste mit Besprechungsterminen führen, in die sich Studierende einschreiben dürfen. 1. Wählen Sie und dann Erstellen 2. Wählen Sie im Bereich Listen den Befehl Benutzerdefinierte Liste aus. 3. Geben Sie als Namen Besprechungstermine an und die Option Ja, um die Liste in der Schnellstartleiste anzuzeigen. 4. Schließen sie mit Erstellen ab Damit Sie nun Termine erfassen können, in die sich Personen eintragen können, braucht es noch folgendes: 5. Gehen Sie in der Liste zu > Einstellungen für Liste 6. im Abschnitt Spalten sehen Sie Titel. klicken Sie auf diesen Eintrag 7. Ändern Sie nun den Namen dieser Spalte von Titel zu Name und Vorname. mit OK abschliessen 8. Erstellen Sie in der Liste eine neue Spalte mit Name Datum und Typ Auswahl. Geben Sie hier ihre Auswahltermine an. 9. Erstellen Sie in der Liste nochmals neue Spalte mit Name Zeit und Typ Auswahl. Geben Sie drei Zeitfenster an (z.b / / 11-12) an. Liste als Datenblatt bearbeiten / Listen-Export *Listen in Datenblatt-Ansicht bearbeiten 1. Gehen Sie in eine vorhandene Liste 2. Wählen Sie unter den Befehl In Datenblatt bearbeiten 3. Nun erscheint die Liste wie eine Excel-Tabelle und Sie können Felder direkt ausfüllen. 4. Wechseln Sie unter zurück in In Standardansicht anzeigen Listen aus Sharepoint exportieren: um den Inhalt einer Liste lokal auf ihrem PC zu speichern, gehen Sie wie folgt vor 5. Wählen Sie unter den Befehl In eine Kalkulationstabelle exportieren. 6. Wählen Sie Speichern und geben Sie der Datei einen Namen und geben Sie den Speicherort an (z.b. * setzt Administrator-Berechtigung voraus 9

10 Desktop). Standardmässig wird die Datei im Format.iqy für Excel-Webabfrage-Dateien abgespeichert. 7. Öffnen Sie jetzt die Datei von ihrem lokalen Speicherort auf ihrem PC. Sie wird automatisch mit Excel angezeigt. Nun könne Sie die Datei im xls-format abspeichern. 8. Die Datei blewibt mit der Ursprungsliste auf Sahrepoint verknüpft. Wenn Sie diese Verknüpfung zwischen lokaler Liste und Sharepoint-Liste aufheben wollen: Datei in Excel öffnen > Rechter Mausklick (irgendwo in der Tabelle) > Liste > Listenverknüpfung aufheben. 3. Benachrichtigungsfunktion und Inhaltsgenehmigung Benachrichtigungsfunktion Als Beispiel: Sie möchten immer auf dem Laufenden sein, wenn in einer Liste ein neuer Eintrag vorgenommen wird. 1. Gehen Sie in die Liste (z.b. Ankündigungen ) 2. Unter klicken Sie auf Benachrichtigen, wählen Sie die gewünschten Optionen und schliessen Sie mit OK ab. ab sofort erhalten Sie ein , sobald ein neuer Eintrag erfolgt. Sie können alle Benachrichtigungen, die Sie auf einer Website aktiviert haben, jederzeit überprüfen oder wieder löschen: 3. auf der Homepage oben beim Menü das Dreieck anklicken und Eigene Einstellungen wählen 4. auf gehen und gewünschte Benachrichtigungen löschen oder modifizieren. Für Letzteres klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag. Hinweis: die Benachrichtigungsfunktion steht in Sharepoint sowohl in Listen wie auch in Bibliotheken und Diskussionen zur Verfügung. Es kann sogar für einzelne Elemente (Dokumente, Einträge) eine Benachrichtigung aktiviert werden. *Inhaltsgenehmigung Als Beispiel: Sie möchten, dass Benutzer Dokumente in einer Bibliothek hochladen können, ohne dass sie aber die Dokumente von anderen Benutzern sehen können. Mit der Inhaltsgenehmigung erreichen Sie, dass ein hochgeladenes Dokument nicht sofort für alle sichtbar ist. Erst nach erfolgter Genehmigung wird das Dokument für alle Benutzer ersichtlich. 1. Die Inhaltsgenehmigung muss zuerst aktiviert werden. Dies erfolgt unter > Einstellungen für Dokumentbibliothek > Versionierungseinstellungen > Inhaltsgenehmigung > Ja. 2. Beachten Sie: sobald Sie die Option Ja auswählen, werden im darunter liegenden Abschnitt Entwurfselementsicherheit zusätzliche Optionen bereitgestellt. Hier können Sie festlegen, wer die Genehmigung erteilen kann. Standardmässig ist Nur Benutzer, die Elemente genehmigen dürfen (und der Autor des Elements) aktiviert. Hinweis: Die Inhaltsgenehmigung gibt es in allen Bibliotheken und Listen. 4. Diskussionsrunden (Foren) *Diskussionsrunde erstellen In Sharepoint können Sie beliebig viele Foren einrichten. Standardmässig heißen die Foren Teamdiskussion. So erstellen Sie ein neues Forum auf Ihrer Sharepoint-Site: * setzt Administrator-Berechtigung voraus 10

11 1. Wählen Sie und dann Erstellen 2. Klicken Sie unter der Überschrift Kommunikation auf den Eintrag Diskussionsrunde 3. Geben Sie einen Namen für ihre Diskussionsrunde an z.b. Fragen zum Kurs 4. um die Diskussion in der Schnellstartleiste anzuzeigen wählen sie die Option Ja 5. Schliessen Sie mit Erstellen ab. Neues Diskussionsthema starten 1. Klicken Sie in der Diskussion auf Neu und geben Sie einen möglichst aussagekräftigen Betreff für ein Thema ein. Wahlweise können Sie zudem noch Text eingeben. 2. Sie können Themen auch jederzeit wieder editieren: klicken Sie auf Element bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen. An einer Diskussion teilnehmen 3. Klicken Sie zuerst innerhalb einer Diskussion auf das Thema, an dem Sie sich beteiligen wollen. 4. Nun können Sie mit zu einem beliebigen Eintrag Stellung beziehen bzw. antworten. Ansicht ändern: unter Ansicht stehen Ihnen zwei verschiedene Darstellungsarten für Diskussionen zur Verfügung: Die Ansicht Flach zeigt alle Diskussionsbeiträge in ihrer zeitlichen Reihenfolge. Sie ist besonders geeignet, um etwa die neuesten Einträge rasch zu entdecken. Die Ansicht Mit Diskussionsfaden zeigt alle Beiträge in ihrer inhaltlichen Reihenfolge. Sie ist besonders geeignet, um den logischen Verlauf der Diskussion zu verfolgen. 5. Wiki *Wikibibliothek hinzufügen Mit Wikis bietet Sharepoint eine einfache Möglichkeit, um Webinhalte zu generieren oder um gemeinsam an einem Text zu arbeiten. Um eine Wiki-Seitenbibliothek zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie und dann Erstellen 2. Wählen Sie im Bereich Bibliotheken den Befehl Wiki-Seitenbibliothek aus. 3. Geben Sie einen Namen an und wählen Sie die Option Ja, um die Liste in der Schnellstartleiste anzuzeigen. 4. Schließen sie mit Erstellen ab Hinweis: Mehr Informationen finden Sie auch im Wiki selber über den Link Verwendung dieser Wiki-Bibliothek Wiki-Seite bearbeiten Auf jeder Wiki-Seite finden Sie den Befehl mit Hilfe eines Texteditors die Seite arbeiten können.. Damit gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, wo Sie Frühere Versionen anzeigen oder wiederherstellen Ein Wiki umfasst standardmässig einen Versionsverlauf, um Änderung am Text nachzuverfolgen oder rückgängig zu * setzt Administrator-Berechtigung voraus 11

12 machen. Um einen Wiki-Text auf die letzte Version zurückzustellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Wiki auf den Befehl 2. am linken Rand werden nun alle verfügbaren Versionen angezeigt. 3. Klicken Sie auf die letzte Version vor der aktuellen Version 4. Wählen Sie dann im Menü Diese Version wiederherstellen 6. Umfragen *Umfragen erstellen Umfragen erlauben es, einen einfachen Fragebogen zusammenzustellen um Meinungen einzuholen. Es sind verschiedene Fragetypen möglich. Um eine Umfrage hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klappen Sie das Menü bei aus und wählen Sie dort Erstellen. 2. Unter der Überschrift Nachverfolgung klicken Sie auf Umfrage 3. Geben Sie der Umfrage einen Namen und bestätigen Sie mit Weiter 4. Geben Sie jetzt eine oder mehrere Fragen an. Sie müssen jeweils den erwünschten Fragetyp bestimmen. 7. *Anpassung der Homepage, WebParts, Unterwebseiten Hinweis: an der BFH gibt es je nach Departement bereits Vorlagen für Sharepoint-Seiten, durch welche das Aussehen von Seiten z.b. für Studienmodule festgelegt wird. Nachfolgende Anpassungsmöglichkeiten sind daher unter Umständen nur teilweise oder gar nicht nötig bzw. erwünscht. Homepage anpassen (Design, Bild) So können Sie das Farb-Design der Seite ändern: 1. Klappen Sie das Menü bei aus 2. Wählen Sie Websiteeinstellungen 3. unter dem Titel Aussehen und Verhalten wählen Sie Websitedesign 4. Design auswählen (wird mit Vorschaufunktion angezeigt) und mit Anwenden abschliessen Das Standard-Websitebild (Sharepoint-Logo) durch ein anderes Bild ersetzen. Das erfolgt in zwei Etappen: a) Neues Bild hochladen: 1. als Erstes müssen Sie ein neues Bild in der geeigneten Grösse (z.b. 150x110 Pixel) auf ihrem lokalen Computer bereitstellen 2. Falls noch nicht vorhanden: erstellen Sie in Sharepoint eine Bildbibliothek (gleiches Vorgehen wie für Dokumentbibliothek erstellen, nur dass Sie die Vorlage Bildbibliothek auswählen) 3. Laden Sie ihr neues Bild in diese Bildbibliothek hoch b) Websitebild ändern: * setzt Administrator-Berechtigung voraus 12

13 4. Kopieren Sie sich zuerst den Link zum neuen Bild in die Zwischenablage (mit Ctrl+C) 5. wechseln Sie zurück zur Homepage und klicken Sie unter auf den Menüpunkt Seite bearbeiten 6. nun erscheint die Homepage im Bearbeitungsmodus und Sie sehen beim Websitebild das Menü 7. öffnen Sie das Menü (Dreieck anklicken) und klicken Sie auf Freigegebenes Webpart bearbeiten 8. ins Feld Bildverknüpfung kopieren Sie nun den Link auf ihr neues Bild hinein und schliessen mit OK (unten) ab 9. zurück zur Normalansicht mit Navigation (Schnellstartleiste) anpassen Die Schnellstartleiste lässt sich anpassen. Es kann die Reihenfolge der angezeigten Einträge geändert werden, die Bezeichnung von Einträgen lässt sich anpassen oder es können auch Einträge entfern bzw. hinzugefügt werden. 1. Gehen Sie zu und wählen Sie Websiteeinstellungen 2. Klicken Sie im Bereich Aussehen und Verhalten auf den Befehl Schnellstart 3. Klicken Sie auf das Bearbeitungs-Symbol neben einem Eintrag, um diesen zu bearbeiten oder zu löschen. 4. Falls Sie die Reihenfolge umstellen möchten, gehen Sie in der Menüleiste rechts auf den Befehl Reihenfolge ändern Die Schnellstartleiste lässt sich auch komplett ausblenden, falls sie diese nicht benötigen. 1. Gehen Sie zu und wählen Sie Websiteeinstellungen 2. Klicken Sie im Bereich Aussehen und Verhalten auf den Befehl Strukturansicht 3. Entfernen Sie das Häkchen bei Schnellstartleiste aktivieren WebParts auf der Homepage einfügen/bearbeiten/löschen a) Sie möchten einen Text auf die Homepage aufschalten: 1. klicken Sie unter auf den Menüpunkt Seite bearbeiten 2. nun erscheint die Homepage im Bearbeitungsmodus und es erscheinen Balken mit dem Symbol 3. klicken Sie auf das Symbol Webpart hinzufügen > es erscheint eine Auswahl zahlreicher Weparts > gehen Sie die Liste durch bis sie das sehen 4. Setzen sie ein Häkchen neben das Webpart und bestätigen Sie mit Hinzufügen (unten) 5. nun ist das Inhalts-Editor-Webpart hinzugefügt, aber noch ohne einen Text > dazu klicken Sie auf öffnen Sie den Toolbereich 6. es erscheint rechts ein neuer Befehlsbereich, wo Sie die Schaltfläche Rich Text Editor anklicken * setzt Administrator-Berechtigung voraus 13

14 7. im nun erscheinenden Editor-Fenster können Sie Ihren Text eingeben und nach belieben formatieren. Mit Speichern abschliessen. 8. Ändern Sie noch den Titel des Webparts im Toolbereich auf das +Zeichen bei Darstellung klicken im Feld Titel den Namen anpassen mit OK abschliessen. b) Sie möchten eine bestehende Bibliothek oder Liste auf die Homepage aufschalten: Vorgehen im Prinzip wie oben, nur dass Sie bei der Auswahl des Webparts dort ein Häkchen setzen, wo es der gewünschten Bibliothek oder Liste entspricht. Und so können Sie ein vorhandenes Webpart bearbeiten oder entfernen 1. klicken Sie unter auf den Menüpunkt Seite bearbeiten Bearbeitungsmodus wird aktiviert 2. zum Anpassen: beim gewünschten WebPart das Menü ausklappen (Dreieck anklicken) Freigegebenes WebPart bearbeiten wählen im Befehlsfenster lassen sich dann u.a. folgende Einstellungen des WebPart ändern: a. Name des WebPart b. Höhe und Breite c. Rahmenart 3. Entfernen eines WebPart: klicken Sie auf das X in der Webpart-Leiste oder wählen Sie im Menü (Dreieck anklicken) die Option Schliessen oder Löschen (beides entfernt das WebPart). Unterwebsites erstellen An eine Sharepoint-Site lassen sich weitere, hierarchisch untergeordnete Seiten (Subwebs) anhängen. Diese können z.b. als Arbeitsbereiche für Gruppen dienen. Diese Seiten können die gleichen Benutzerberechtigungen von der übergeordneten Seite erben oder Sie können eigene Berechtigungen einrichten. Für das Erstellen eines Subwebs gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie und dann Erstellen 2. Wählen Sie im Bereich Webseiten den Befehl Websites und Arbeitsbereiche aus. 3. Geben Sie bei Websiteadresse einen Namen für die neu Site an und einen möglichst kompakte Bezeichnung für die URL. Vermeiden Sie folgende Sonderzeichen: / \\ : *? " < > # \t { } % 4. Spezifizieren Sie die Sprache und wählen Sie unter Vorlage wählen die Option Team Site. Erläuterungen zu den verschiedenen Vorlagen für eine Website (Quelle: Microsoft Hilfe): Teamwebsite Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, auf der die Teams Informationen erstellen, organisieren und freigeben können. Die Vorlage enthält eine Dokumentbibliothek und grundlegende Listen, z. B. Ankündigungen, Kalender, Kontakte und Hyperlinks. Leere Website Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website mit einer leeren Startseite erstellen möchten, die später angepasst werden soll. Sie können ein Programm zum Entwerfen von Websites verwenden, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, z. B. Microsoft Office SharePoint Designer 2007, um interaktive Listen oder beliebige andere Features hinzuzufügen. * setzt Administrator-Berechtigung voraus 14

15 Dokumentarbeitsbereich-Website Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, die die Zusammenarbeit der Teammitglieder an Dokumenten unterstützt. Diese Vorlage stellt eine Dokumentbibliothek zum Speichern des Primärdokuments und der Hilfsdateien bereit, eine Aufgaben-Liste zum Zuweisen von Aufgaben und eine Liste Hyperlinks für Ressourcen, die sich auf das Dokument beziehen. Wiki-Website Wählen Sie diese Websitevorlage, wenn Sie eine Website erstellen möchten, auf der die Benutzer schnell und leicht Webseiten hinzufügen, bearbeiten und verknüpfen können. Blog-Website Wählen Sie diese Websitevorlage, wenn Sie eine Website erstellen möchten, auf der die Benutzer Informationen veröffentlichen können und andere diese kommentieren dürfen. Grundlegende Besprechungsarbeitsbereich-Website Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website erstellen möchten, die Ihnen hilft, die Besprechung mit dem restlichen Team zu planen, organisieren und nachzuverfolgen. Die Vorlage enthält folgende Listen: Ziele, Teilnehmer, Tagesordnung und Dokumentbibliothek. Leere Besprechungsarbeitsbereich-Website Wählen Sie diese Websitevorlage, wenn Sie eine leere Besprechungsarbeitsbereich-Website erstellen möchten, die Sie entsprechend Ihren Erfordernissen anpassen können. 5. Definieren Sie die Art der Benutzerberechtigung und der Navigationsvererbung. 6. Schließen Sie mit Erstellen ab. Hinweis: Das Erstellen von Subwebs erfordert sehr gute Sharepoint-Kenntnisse! Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Sharepoint-Support der BFH. 8. *Blogs Eine spezielle Art von Sharepoint-Sites sind Blogs. Ein Blog ist eine Website, in welchem Informationen fortlaufend erfasst werden können. Daraus ergibt sich z.b. eine News-Seite, Journal, Tagebuch oder ähnliches. In einem Blog können zudem Leser ihre Kommentar zu vorhandenen Einträgen geben. 1. Wählen Sie und dann Erstellen 2. Wählen Sie im Bereich Webseiten den Befehl Websites und Arbeitsbereiche aus. 3. Geben Sie einen Namen für die neu Site an und einen möglichst kompakte Bezeichnung für die URL. 4. Spezifizieren Sie die Sprache und wählen Sie unter Vorlage wählen die Option Blog 5. Definieren Sie die Art der Benutzerberechtigung und der Navigationsvererbung. 6. Schließen Sie mit Erstellen ab. * setzt Administrator-Berechtigung voraus 15

16 9. Benutzer und Berechtigungen Wichtig: Das Hinzufügen/Entfernen von Benutzern sowie das Konfigurieren von Berechtigungen sollten nur von erfahrenen Sharepoint-Benutzern oder Sharepoint-Supportern vorgenommen werden. Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Sharepoint-Support der BFH respektive ihres Departements / Studienganges. Wie erkenne ich, wer für eine Site berechtigt ist? Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Benutzer und Gruppen und dann nochmals auf Websiteberechtigungen. Falls der Eintrag Benutzer und Gruppen in der Navigationsleiste nicht vorhanden ist, gehen Sie folgenden Weg: Websiteaktionen > Websiteeinstellungen > erweiterte Berechtigungen. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass der Eintrag Websiteberechtigungen aktiviert ist (farblich hervorgehoben). Nun sehen Sie sowohl einzelne Benutzer wie auch Sharepoint-Gruppen, die für ihre Seite zugelassen sind. Zudem sehen Sie in der Spalte Berechtigung, welche Stufe der Berechtigungen die Benutzer od. Gruppe besitzt. Um zu sehen, wer in einer Sharepoint-Gruppe erfasst ist, müssen Sie die Gruppe aufrufen in der Übersicht aller Gruppen 1. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, falle er links unterhalb von angezeigt ist (wie z.b. oben Mitglieder von Schulungen.) 2. Wird der Gewünschte Gruppenname nicht direkt angezgit, so müssen Sie auf Weitere klicken und die gewünschte Gruppe suchen. 3. Es kann sein, dass die Benutzer innerhalb einer Gruppen nicht angezeigt werden können, falls dies beim Erstellen der Gruppe so konfiguriert worden ist. * setzt Administrator-Berechtigung voraus 16

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