12. Bonner Microsoft-Tag für Bundesbehörden. ECM mit SharePoint 2010

Transkript

1 12. Bonner Microsoft-Tag für Bundesbehörden ECM mit SharePoint 2010

2 Agenda ALOS im Profil Die Rolle SharePoints im ECM Markt SharePoint onearchive Erfassen, betrachten und archivieren in SharePoint 2010 aus einer Hand Markterfordernis Gesamtarchitektur Komponenten Archivierung Zertifizierung und rechtliche Rahmenbedingungen Bearbeitung und Anzeige Zusammenfassung

3 ALOS IM PROFIL

4 Innovation mit Tradition 1958 gegründet Firmenzentrale in Köln Systemhaus mit Schwerpunkt ECM: Beratung Prozessdesign Implementierung Support Fokus: Großer Mittelstand und Öffentlicher Sektor Beteiligung an docuware SharePoint Competence Center document technology als value-add Distributionsarm Inhabergeführtes Unternehmen Organisches Wachstum hochprofitabel 85 Mitarbeiter Microsoft Gold Certified Partner

5 DIE ROLLE SHAREPOINTS IM ECM MARKT

6 Microsoft SharePoint 2010 Die integrierte Plattform für Informationsmanagement Gartner, Magic Quadrant for Enterprise Content Management

7 Microsoft SharePoint 2010 Information Worker Heute ist in vielen Unternehmen die Information das Werkzeug zum Erfolg Das Ziel ist: Die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen

8 Informationsmanagement auf einer Plattform Collaboration Business Intelligence Portal Business Process and Forms Search Enterprise Content Management

9 Marktentwicklung Der Markt Konsolidierung der Hersteller-Landschaft Konvergenz von Themen und Technologien ECM wird Teil der Infrastruktur Infrastruktur-Anbieter beginnen den Markt zu dominieren Alternative Bezugs- und Bereitstellungsmodelle (SaaS, Office 365) Systemkonsolidierung Nutzung getätigter Investitionen Die Verwaltung Mehr Effizienz Kosten sparen

10 ERFASSEN, BETRACHTEN UND ARCHIVIEREN IN SHAREPOINT 2010 AUS EINER HAND

11 Erfassung Traditionelles ECM vs. SharePoint onearchive Office System Proprietäre Integration Proprietärer Client Traditionelles Vorgangsbearbeitungssystem 3rd Party Storage Treiber Langzeit Storage Langzeit Storage Komplexe Infrastruktur mit funktionalen Redundanzen Zahlreiche Schnittstellen Proprietäre Clients mit eingeschränkter Nutzbarkeit Hohe Kosten für Lizenzen, Einführung, Wartung ECM Infrastruktur auf Basis von SharePoint 2010 Integrierte Komponenten für Erfassung, Anzeige, Bearbeitung Revisionssichere, zertifizierte SharePoint- Archivierung Beste Nutzerfreundlichkeit / Office Integration

12 oneoffice Bridge oneecm im Überblick S E R V E R C L I E N T

13 ARCHIVIERUNG

14 SharePoint Archivierung Revisionssichere SharePoint Archivierung Neben dem eigentlichen Dokument werden zusätzlich sämtliche Metadaten in den übertragen. Die gesamte Archivierung wird über die Informationsverwaltungsrichtlinien des SharePoint Servers gesteuert, wobei Ablageort, Prüfung und Art der Archivierung vorgegeben werden können. Konsolidierung und Content Integration Als intelligente Middleware verbindet SharePoint onearchive unterschiedliche Repositories, Massenspeicher und Archivsysteme miteinander Bei Abfragen werden die Systeme als ein Speichersystem adressiert Einfache systemübergreifende Suche Alle Dokumente sind aus SharePoint Server heraus suchbar (auch Volltext) Übernahme der Berechtigungen Anwender müssen die vertraute Microsoft-Welt nicht verlassen

15 Archivierung: Technische Highlights Direkte Unterstützung von Langzeit-Storage Systemen (WORM Medien, Content Addressed Storage (NetApp, EMC Centera), Archivsysteme Revisionssichere Formate (NCI Dokumente), Desaster Recovery Zugriff auf externe Dokumente, Auto Migration TIF / PDF / PDF-A Migration Individuelle Auslagerung mit BLOB Manager API Integration von SAP-Archiven Archivierung Integration von unterschiedlichen DMS-Systemen / Vorgangsbearbeitungssystemen

16 Archivierung von Dokumenten Bibliothek mit Vertragsdokumenten Archivieren eines Dokumentes Archivierungsinfos nach der Archivierung Archivierte Versionshistorie

17 Ribbon Bar und Kontextmenu Archivierung bei der AdHoc Archivierung (Mappen (DocumentSets) Unterstützung)

18 Ribbon Bar und Kontextmenu Archivierung

19 Ribbon Bar und Kontextmenu Archivierung

20 inplace Records Management Archivierung Dokumente werden nach der Archivierung als Record markiert

21 Retention (Aufbewahrungsfrist) Archivierung Übernahme der Retention aus dem Repository Anmerkung: nach Ablauf der Retention kann das Dokument automatisch oder manuell im Repository und im SharePoint gelöscht werden

22 Stubs (Platzhalter für archivierte Dokumente) Archivierung Volltextfähig wird direkt aus dem Repository geladen

23 Wann ist SharePoint onearchive sinnvoll? Herausforderung Anbindung an Storage System Skalierung: die SharePoint Library ist voll Heterogene Archiv- / ECM- Landschaft Heterogene Archiv- / ECM- Landschaft SAP-Datenarchivierung Archivierung mit SharePoint So unterstützt onearchive SharePoint onearchive als Adapter Entlastung der Datenbank Konsolidierung / Einbindung von Fremdarchiven: SharePoint wird führendes System Schlankes, kostengünstiges, revisionssicheres Archiv ohne komplexe Infrastruktur SAP-link zertifizierte Archivierung (onearchive zusammen mit SharePoint komplettes ECM-System) Office / SharePoint integriertes Exchange Modul

24 ZERTIFIZIERUNG

25 Was heißt Zertifizierung? Die Bescheinigung oder Bescheinung als allgemeine durch Augenschein rechtsgültig bezeugte Bestätigung eines gewissen Sachverhalts findet sich schon im Spätmittelalter in der zunehmend deutschen Kanzleisprache. Das Deutsche Rechtswörterbuch DRW führt etwa er beschein sein not dan als recht datiert 1337, wen solckes beschinet und bewiset ist nach 1517, seine unschuld nicht beschienen noch beygebracht steht probation und bescheinung und auch Grimms Deutsches Wörterbuch fixiert das Wort auf lateinisch probatio, firmatio

26 Grundlagen der Zertifizierung Die gesetzliche Vorschriften des Handels- und Steuerrechts ( 238 ff. HGB, 140 ff. AO) Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Das BMF-Schreiben vom 7. November 1995 zu den zwei Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Das BMF-Schreiben betreffend die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vom 16. Juli 2001 IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) RS FAIT 1 "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie" IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) RS FAIT 3 "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren" Der IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) Prüfstandard "Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie" (IDW PS 330) Der IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) Prüfstandard "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) Die Vorschriften des Bundedatenschutzgesetzes

27 Grundlagen der Zertifizierung Inhaltsverzeichnis 1 Auftrag und Auftragsdurchführung 1.1 Prüfungsauftrag 1.2 Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit 1.3 Art und Umfang der Prüfungshandlungen 2 Zusammengefasstes Prüfungsergebnis und Softwarebescheinigung 3 Prüfungsergebnisse im Einzelnen 3.1 Beschreibung des Prüfungsgegenstandes Darstellung der Komponenten Darstellung der grundlegenden Funktionalität Darstellung der verwendeten Testumgebung 3.2 Ablage, Speicherung und ordnungsmäßige Wiedergabe Vollständigkeit und Zeitnähe der Archivierung Unveränderlichkeit der Dokumente Notwendige Protokollierungen Indizierung und Abfrage Langfristige Lesbarkeit/Wiederherstellbarkeit 3.3 Softwaresicherheit und Systemadministration Zugriffsschutz Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren Tests 3.4 Dokumentation

28 Grundlagen der Zertifizierung 1.2 Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit Als Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit wurden die gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts ( 238 ff. HGB sowie AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), das BMF-Schreiben vom 7. November 1995 zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), das BMF-Schreiben betreffend die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001, die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT 1), die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3), der IDW-Prüfungsstandard Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW PS 330) sowie der IDW-Prüfungsstandard Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen (IDW PS 880)zu Grunde gelegt.

29 Anzeige und Bearbeitung

30 Vizit Previewer Schnelle und einfache Thumbnail Vorschau von Dokumenten in SharePoint Zero-Footprint Previewer bedeutet: Keine plugins Kein ActiveX Kein Java Keine Software downloads oder Updates Nichts wird auf Endanwender Rechner installiert

31 Integrieter Dokumenten Viewer Schnelle und einfache Dokumenten Anzeige Anzeige verschiedenster Dokumentenformate Umfassende Ansichtsoptionen Integierte Volltextsuche Zusammenarbeit mit Anotationen Dokumentenvergleich Löschen & Umstellen von Seiten in einem Dokument Einfaches Scannen und Indizieren von Dokumenten direkt in den SharePoint Digitale Optimieren von Dokumenten Und vieles mehr!

32 Unterstützung unterschiedlichster Formate Vizit unterstützt TIFF, PDF, PNG, Word, PowerPoint, PSD, + mehr. Einbindung weiterer Dokumentenformate über API möglich

33 Anotationen & Anmerkungen

34 Indexieren & Klassifizieren von Dokumenten

35 SharePoint Suche

36 Zusammenfassung

37 52 Jahre Erfahrungen der ALOS im Bereich Erfassung und ECM SharePoint-Funktionserweiterung mit SharePoint onearchive Revisionssichere, zertifizierte Archivierung Anzeige und Bearbeitung Einfache Integration von Drittsystemen/ Vorgangsbearbeitungssystemen Prozesse statt Produkte

38 Für Ihre Fragen stehen wir gern zur Verfügung. Dieter Finke Leiter SharePoint Competence Center ALOS GmbH Dieselstr Köln Tel.: Fax: Markus Urban Senior Consultant SharePoint Competence Center ALOS GmbH Dieselstr Köln Tel.: Fax: oder einfach