Datenbankumstellung von 2007 auf 2008 Ergänzende Informationen zur Anleitung: GS-AUFTRAG 2008: Upgrade in 6 Schritten

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1 Herzlich willkommen zu den Workshops von Sage. In diesen kompakten Anleitungen möchten wir Ihnen Tipps, Tricks und zusätzliches Know-how zu Ihrer Software von Sage mit dem Ziel vermitteln, Ihre Software noch effizienter zu nutzen. Sehr geehrter Kunde, Sie werden sich vielleicht die Frage stellen, warum eine Datenübernahme überhaupt erforderlich ist? Die Antwort ist im Grunde sehr einfach. Anders als bisher werden die Daten von GS-AUFTRAG 2008 und GS-ADRESSEN 2008 nicht in Paradox-Tabellen (Einzelplatz- und Comfort-Version) gespeichert, sondern entweder in der Datenbank des SageDB 5.0 Servers oder auf einem vollwertigen Microsoft SQL Server bzw. einem vollwertigen MySQL Server verwaltet. Mit dieser Umstellung werden die Daten und Datenbanken der GS-Programme (GS-AUFTRAG, GS- BUCHHALTER und GS-ADRESSEN) wieder zusammengeführt, was Ihnen, also dem Anwender, verschiedene Vorteile bringt. Es ist für Sie nach der Datenumstellung zum Beispiel ein großer Vorteil, vorausgesetzt alle GS- Programme arbeiten mit dem gleichen Mandanten, dass Sie zukünftig nur noch eine einzige Datensicherung aus einem der GS-Programm erstellen müssen. Wenn Sie beispielsweise aus dem GS- BUCHHALTER 2008 eine Datensicherung erstellen, werden die Daten von GS-AUFTRAG 2008 und GS- ADRESSEN 2008 automatisch mit gesichert. Die lästige Datensicherung eines SQL- und Paradox-Mandanten (sowie die BDE *) bei GS-AUFTRAG Professional entfällt damit zukünftig vollständig (nach der Datenübernahme). Bitte beachten Sie, bevor Sie jetzt weiterlesen, folgende Punkte: 1. Die Installation muss von einem Benutzerkonto mit administrativen Rechten durchgeführt werden! Das Programm muss mit administrativen Rechten gestartet werden. 2. Die GS-Programme können mit den Programmversionen ab 2008 nur noch mit vollwertigen SQL Servern (MySQL 4.x oder 5.0 und MSSQL Server 2000 und 2005) verbunden werden, oder aber auf den eigenen, mitgelieferten SageDB 5.0 Server zugreifen. Die Anlage eines Mandanten auf beispielsweise einem Microsoft 2005 Express Server ist nicht mehr möglich. Die GS-Programme können auf den Express Server nur noch zur Datenübernahme in einen vollwertigen Server oder aber die SageDB 5.0 lesend zugreifen. 3. Wenn Sie auf den Mandanten von GS-AUFTRAG 2007 auch mit GS-ADRESSEN 2.40 zugegriffen haben, muss die Datenübernahme mit GS-AUFTRAG 2008 nur einmal durchgeführt werden. GS-AUFTRAG 2008 erkennt die Daten von GS-ADRESSEN 2.40 und übernimmt diese automatisch mit. Die Datenübernahme muss aus GS-AUFTRAG 2008 gestartet werden. Eine Zusammenführung von Mandanten aus dem GS-BUCHHALTER, GS-AUFTRAG 2007 und GS- ADRESSEN 2.40 ist aus GS-ADRESSEN 2008 nicht möglich und muss aus GS-AUFTRAG 2008 erfolgen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg. * Die BDE wird lediglich dann benötigt, wenn Sie Daten aus dem Programm in das Paradox oder dbase-format exportieren wollen. 1

2 Inhalt Systemvoraussetzungen... 3 Daten zur Umstellung vorbereiten... 4 Dateisystemprüfung... 4 Vollständige Reorganisation... 4 net- & lck-dateien löschen... 4 Installation von GS-AUFTRAG Vorbereitung zur Installation... 5 Einzelplatzinstallation (1 Computer)... 5 Mehrplatzinstallation - Comfort-Version ohne eigenen Server (2 Computer)... 6 Mehrplatzinstallation - Comfort-Version mit eigenem Server (3 Computer)... 7 Mehrplatzinstallation Pro.-Version ohne eigenen Server (3 Computer)... 8 Mehrplatzinstallation - Pro.-Version mit eigenem Server (>3 Computer)... 9 Ablauf der Installation Installationstyp Updateinstallation Zusammenarbeit mit anderen Programmen Firewallhinweise Installieren der ausgewählten Dateien Installationsprotokoll Installation abschließen Mehrpatzinstallation Installation eines Clients Auswahl des Datenbankordners bei Clientinstallation Installation bei dediziertem Server Hinweise zum Datenübernahmeassistent (SageDB 5.0) Bilanzierung und Ist-Versteuerung Gewinnermittlungsart Programmstart & Anmeldung Vor dem Start der Datenübernahme Prüfung Daten, die nicht übernommen werden Meldungen während der Datenübernahme GS-AUFTRAG 2007 starten und nutzen Troubleshooting / FAQ (Frequently Asked Question)

3 Systemvoraussetzungen Um GS-AUFTRAG 2008, GS-ADRESSEN 2008 oder den GS-BUCHHALTER 2008 installieren und nutzen zu können, benötigen Sie die folgenden Systemvoraussetzungen: Windows 2000 (SP4), Windows XP (SP2), Windows Vista MDAC ab Version 2.8 oder höher Zum Einsatz der digitalen Belegarchivierung benötigen Sie einen kompatiblen Scanner (TWAIN). Adobe Acrobat Reader 6.x oder höher Bei Installationsart Komplett (Arbeitsplatz mit Verwaltungsaufgaben der Mandantendaten): Pentium 4 oder höher, mindestens 512 MB Arbeitsspeicher; empfohlen 1GB Arbeitsspeicher Bildschirmauflösung: mindestens 1024*768 Pixel, Farbtiefe: mindestens 16bit CD-Rom Laufwerk, freier Festplattenspeicherplatz min. 1GB Internet Explorer ab 6.0, Internetanschluss empfohlen Bei Installationsart Client (Arbeitsplatz ohne Verwaltungsaufgaben der Mandantendaten): Mindestens Pentium 3, empfohlen Pentium 4 oder höher, mindestens 512 MB Arbeitsspeicher Bildschirmauflösung: mindestens 1024*768 Pixel, Farbtiefe mindestens 16bit CD-Rom Laufwerk, freier Festplattenspeicherplatz mindestens 500 MB Internet Explorer ab 6.0, Internetanschluss empfohlen Bei Installationsart Server (nur Verwaltungsaufgaben für Mandantendaten): Pentium 4 oder höher, mindestens 512 MB Arbeitsspeicher, empfohlen 1GB Arbeitsspeicher CD-Rom Laufwerk, freier Festplattenspeicherplatz mindestens 500 MB Folgende Ausgaben der GS-Programme werden min. benötigt, um die Daten auf das neue Datenbankmodell umzustellen: GS-AUFTRAG 2007, GS-AUFTRAG Comfort 2007 oder GS-AUFTRAG Professional 2007 muss min. in der Ausgabe oder höher installiert sein, um die Daten übernehmen zu können. Wir empfehlen die Übernahme von der Ausgabe GS-ADRESSEN 2.40 oder GS-ADRESSEN Comfort 2.40 muss min. in der Ausgabe installiert sein, um die Daten zu übernehmen. Sollten Sie eine frühere Programm-Ausgabe als die oben genannten installiert haben, bringen Sie Ihre GS-Programme vor der Umstellung erst auf den aktuellen Stand! Versuchen Sie nicht Daten in die neue Datenbank zu übernehmen, die nicht mindestens die oben genannten Programmausgaben anzeigen. Wie Sie Ihre 2007er GS-Programme auf den aktuellen Stand bringen können, entnehmen Sie bitte der Dokumentation: ftp://ftp.gsn.de/pub/prg/win32/supporttexte/gs_workshop_programmaktualisierung.pdf 3

4 Daten zur Umstellung vorbereiten Sollten Sie nur GS-ADRESSEN 2.40 nutzen, benötigen Sie von diesem Kapitel nur die Schritte Vollständige Reorganisation und net & lck-dateien löschen. Arbeiten Sie neben GS-ADRESSEN 2.40 auch mit GS-AUFTRAG 2007 oder GS-AUFTRAG Comfort 2007, arbeiten Sie die Schritte bitte einmal komplett unter GS-AUFTRAG 2007 ab. Um Schwierigkeiten während der Datenumstellung zu vermeiden, führen Sie vor der Umstellung folgende Schritte der Reihe nach durch: Dateisystemprüfung Beenden Sie auf allen Plätzen alle laufenden Programme. Starten Sie dann von einem Platz aus das Programm GS-AUFTRAG 2007 und warten Sie, bis das Hauptmenü erscheint. Im Hauptmenü finden Sie unter dem Menüpunkt Dienste > Dateisystemprüfung. Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Minuten dauern. Danach können Sie im Fenster sehen, welche Datenbanken überprüft wurden und welchen Status diese haben. Alle Datenbanken müssen den Status OK anzeigen. Wenn eine Datenbank dabei ist, die nicht den Status OK anzeigt, wiederholen Sie den Abschnitt Dateisystemprüfung, nachdem Sie den Abschnitt Vollständige Reorganisation ausgeführt haben. Vollständige Reorganisation Nach der Dateisystemprüfung führen Sie unter Dienste > Vollständige Reorganisation durch. In GS- AUFTRAG Professional 2007 reorganisieren Sie den CO-Mandanten. Dies kann je nach Datenmenge einige Zeit dauern. Wenn die Reorganisation fertig ist, sind die Vorbereitungen abgeschlossen und Sie können den Mandanten zur Umstellung in GS-AUFTRAG 2008 auswählen. Hinweis: Wenn Sie unter dem Abschnitt Dateisystemprüfung Fehler angezeigt bekommen und darauf hin die Reorganisation durchgeführt haben, führen Sie die Dateisystemprüfung jetzt einmal erneut durch. Sollten sich erneut Fehler in der Dateisystemprüfung zeigen, wenden Sie sich bitte an den Support oder einen autorisierten GS-Fachhandelspartner. Versuchen Sie nicht die Daten in die Programmversion 2008 zu übernehmen, so lange die Dateisystemprüfung Fehler anzeigt. net- & lck-dateien löschen Bevor Sie mit dem Übernahmeassistenten in GS-AUFTRAG 2008 auf das Mandantenverzeichnis von GS-AUFTRAG 2007 zugreifen, welches Sie in den vorangegangenen Punkten ( Dateisystemprüfung und Vollständige Reorganisation ) bereits geprüft haben, stellen Sie sicher, dass sich folgende Dateien nicht mehr in dem Ordner befinden: paradox.net, paradox.lck, pdoxusrs.net oder pdoxusrs.lck Sollten diese Dateien in Ihrem Mandanten noch vorhanden sein, entfernen Sie diese, bevor Sie zum Zeitpunkt der Datenübernahme mit GS-AUFTRAG 2008 auf das Verzeichnis zugreifen. 4

5 Installation von GS-AUFTRAG 2008 Bei der Installation im Netzwerk sollte immer mit dem Server begonnen werden! GS-AUFTRAG 2008, GS-BUCHHALTER 2008 und GS-ADRESSEN 2008 sind so genannte Client-/ Serverlösungen. Bei diesen wird die physikalische Verwaltung (Speicherung auf der Festplatte) der relevanten Mandantendaten nicht vom jeweiligen Programm selbst, sondern von einem Datenbank- Serverprogramm (beispielsweise SageDB 5.0) vorgenommen. Die Installation des Datenbank-Serverprogramms ist nur auf dem Computer erforderlich, der anschließend die Verwaltung der Daten übernimmt. Bei einer Einzelplatzinstallation ist anders als im Mehrplatzbetrieb der Computer, auf dem später mit dem Programm gearbeitet wird, in der Regel gleichzeitig der Computer, auf dem auch das Datenbank- Serverprogramm vorhanden ist. Daher wird bei dieser Installationsanleitung für GS-AUFTRAG 2008, GS-BUCHHALTER 2008 und GS- ADRESSEN 2008 zwischen einer Installation für einen einzelnen Arbeitsplatz und einer Mehrplatzinstallation unterschieden. Diese Anleitung stellt die Installation anhand des Beispiels von GS-AUFTRAG 2008 dar. Bei der Installation von GS-AUFTRAG 2008 gibt es keinen Unterschied zu der vom GS-BUCHHALTER 2008 oder GS-ADRESSEN Hinweis: Diese Installationsanleitung bezieht sich auf die Verwendung des Datenbank- Serverprogramms SageDB 5.0 Server, welcher von den GS-Programmen standardmäßig verwendet wird. Vorbereitung zur Installation Die jetzt folgenden Informationen sind sehr wichtig für den späteren Verlauf der Installation und die Datenübernahme. Sie müssen diese bei der jeweiligen Installationsart berücksichtigen. Sollten Sie zu einem der Punkte noch Fragen haben, klären Sie diese bitte, bevor Sie mit der Installation und der Datenübernahme beginnen. Wichtig: Die Datenübernahme lässt sich nur auf einem Computer mit installiertem GS-AUFTRAG 2007 (und falls verwendet GS-ADRESSEN 2.40) durchführen. Möchten Sie die Datenübernahme zunächst auf einem System mit Beispieldaten testen, muss vor der Datenübernahme auf diesem Computer zuvor GS-AUFTRAG 2007 (und je nach Verwendung) GS-ADRESSEN 2.40 installiert werden. Die BDE ist ebenfalls erforderlich. Einzelplatzinstallation (1 Computer) Wenn Sie vor der Installation von GS-AUFTRAG 2008 oder GS-ADRESSEN 2008 beide oder nur eines der Sage GS-Programme GS-AUFTRAG 2007 und/oder GS-ADRESSEN 2.40 installiert haben, müssen Sie nur folgenden Punkt beachten: Für diese Auswahl muss GS-AUFTRAG 2008 und (falls verwendet) GS-ADRESSEN 2008 als Installationstyp Komplett installiert werden. Sollte auf dem Computer auch der GS-BUCHHALTER 2007 oder 2008 installiert sein, gibt es auf diesem Rechner bereits einen Datenbankordner. Beachten Sie, dass Sie bei der Komplett-Installation im Dialog nach dem Datenbankordner auch den schon vorhandenen Ordner auswählen, falls dieser nicht schon angezeigt wird. 5

6 Mehrplatzinstallation - Comfort-Version ohne eigenen Server (2 Computer) Bei dieser Konstellation gibt es zwei weitere Möglichkeiten/Szenarien, die unterschieden werden müssen: Szenario 1: Es ist nur GS-AUFTRAG 2007 und ggf. auch GS-ADRESSEN 2.40 installiert. Ein GS- BUCHHALTER 2007 oder 2008 ist nicht vorhanden. Wenn Sie im Netzwerk keinen separaten Server installiert haben, sondern einen der Arbeitsplätze als Arbeitsstation und Server verwenden wollen, müssen Sie auf dem Computer, der später die Daten bereitstellen soll, GS-AUFTRAG 2008 und (falls verwendet) GS-ADRESSEN 2008 als Installationstyp Komplett wählen. Auf dem zweiten Computer, der später nur als Arbeitsplatz genutzt wird, wählen Sie jeweils den Installationstyp Client. Die Schritte von Szenario 2 sind für Sie nicht relevant! Fahren Sie danach fort mit dem Kapitel Ablauf der Installation. Szenario 2: Neben GS-AUFTRAG 2007 und ggf. GS-ADRESSEN 2.40 ist zusätzlich der GS- BUCHHALTER 2007 installiert. Durch die Installation des GS-BUCHHALTERS 2007 oder 2008 gibt es im Netzwerk bereits einen Datenbankordner. Dieser Datenbankordner und darin befindlichen Daten bilden die Basis für die neuen Programmversionen Der Computer, auf dem dieser Datenbankordner liegt, wird der zukünftige Server (dieser Computer müsste in der Regel auch in der Vergangenheit bereits der Server gewesen sein). Auf diesem Computer muss GS-AUFTRAG 2008 und (falls verwendet) GS-ADRESSEN 2008 als Installationstyp Komplett installiert werden. Beachten Sie, dass Sie bei der Komplett-Installation im Dialog nach dem Datenbankordner auch den schon vorhandenen Ordner auswählen, falls dieser nicht schon angezeigt wird. Auf dem zweiten Computer, der später nur als Arbeitsplatz genutzt wird, wählen Sie jeweils den Installationstyp Client. Die Schritte von Szenario 1 sind für Sie nicht relevant! Fahren Sie danach fort mit dem Kapitel Ablauf der Installation. 6

7 Mehrplatzinstallation - Comfort-Version mit eigenem Server (3 Computer) Die Nutzung des Datenbankservers als Arbeitsstation ist bei dieser Installationsart nicht vorgesehen. Dazu gibt es bei dieser Konstellation zwei weitere Möglichkeiten/Szenarien, die unterschieden werden müssen: Szenario 1: Es ist nur GS-AUFTRAG 2007 und ggf. auch GS-ADRESSEN 2.40 installiert. Ein GS- BUCHHALTER 2007 oder 2008 ist nicht vorhanden. Wenn Sie im Netzwerk einen separaten Computer als Datenserver und zwei Arbeitsstationen verwenden, müssen Sie auf dem Datenserver die Installationsart Server auswählen. Wenn Sie neben GS- AUFTRAG 2008 auch GS-ADRESSEN 2008 nutzen wollen, müssen beide Setups auf dem Datenserver mit dem Installationstyp Server installiert werden. Auf den zwei Arbeitsstationen wählen Sie jeweils den Installationstyp Client. Die Schritte von Szenario 2 sind für Sie nicht relevant! Fahren Sie danach fort mit dem Kapitel Ablauf der Installation. Szenario 2: Neben GS-AUFTRAG 2007 und ggf. GS-ADRESSEN 2.40 ist zusätzlich der GS- BUCHHALTER 2007 installiert. Durch die Installation des GS-BUCHHALTERS 2007 und 2008 gibt es im Netzwerk bereits einen Datenbankordner. Dieser Datenbankordner und darin befindlichen Daten bilden die Basis für die neuen Programmversionen Der Computer, auf dem dieser Datenbankordner liegt, wird der zukünftige Server. Dieser Computer muss bereits in der Vergangenheit bereits die Daten verwaltet haben. Hinweis: Wenn der Datenbankordner des GS-BUCHHALTER 2008 jetzt noch nicht auf dem richtigen Computer liegen sollte, müssen Sie, bevor Sie mit der Installation von GS-AUFTRAG 2008 oder GS-ADRESSEN 2008 beginnen, den Datenbankordner auf den Server umziehen. Was Sie beachten müssen, wenn Sie den Datenbankordner auf einen anderen Computer umziehen wollen, entnehmen Sie bitte der Dokumentation: ftp://ftp.gsn.de/pub/prg/win32/supporttexte/gs_workshop_datenbankordner_umziehen.pdf Vorausgesetzt, der Datenbankordner liegt auf dem Server (Computer, an dem nicht gearbeitet wird), dann müssen Sie auf dem Server die Installationsart Server auswählen. Wenn Sie neben GS- AUFTRAG 2008 auch GS-ADRESSEN 2008 nutzen wollen, müssen beide Setups auf dem Datenserver mit dem Installationstyp Server installiert werden. Auf den zwei Arbeitsstationen wählen Sie jeweils den Installationstyp Client. Die Schritte von Szenario 1 sind für Sie nicht relevant! Fahren Sie danach fort mit dem Kapitel Ablauf der Installation. 7

8 Mehrplatzinstallation Pro.-Version ohne eigenen Server (3 Computer) Wenn Sie keinen eigenen Datenserver für die Daten bereitstellen können, beachten Sie bitte, dass ohne eigenen Server nicht mit mehr als 3 Lizenzen gearbeitet werden sollte! Wenn Sie eine vierte Lizenz benötigen, sollte auch ein separater (dedizierter) Computer für die Datenverwaltung vorhanden sein. Bei dieser Konstellation gibt es zwei weitere Möglichkeiten/Szenarien, die unterschieden werden müssen: Szenario 1: Es ist nur GS-AUFTRAG Professional 2007 und ggf. auch GS-ADRESSEN 2.40 installiert. Ein GS-BUCHHALTER 2007 oder 2008 ist nicht vorhanden. Wenn Sie im Netzwerk keinen separaten Server installiert haben, sondern einen der Arbeitsplätze als Arbeitsstation und Server verwenden wollen, müssen Sie auf dem Computer, der später die Daten bereitstellen soll, während der Installation von GS-AUFTRAG 2008 und (falls verwendet) GS-ADRESSEN 2008 jeweils den Installationstyp Komplett wählen. Auf den zwei Computern, die später nur als Arbeitsplatz genutzt werden, wählen Sie jeweils den Installationstyp Client. Die Schritte von Szenario 2 sind für Sie nicht relevant! Fahren Sie danach fort mit dem Kapitel Ablauf der Installation. Szenario 2: Neben GS-AUFTRAG Professional 2007 und ggf. GS-ADRESSEN 2.40 ist zusätzlich der GS-BUCHHALTER 2007 oder 2008 installiert. Durch die Installation des GS-BUCHHALTERS 2007 oder 2008 gibt es im Netzwerk bereits einen Datenbankordner. Dieser Datenbankordner und darin befindlichen Daten bilden die Basis für die neuen Programmversionen Der Computer, auf dem dieser Datenbankordner liegt, wird der zukünftige Server. Dieser Computer muss bereits in der Vergangenheit bereits die Daten verwaltet haben. Auf diesem Computer muss GS-AUFTRAG 2008 und (falls verwendet) GS-ADRESSEN 2008 jeweils als Installationstyp Komplett installiert werden. Beachten Sie, dass Sie bei der Komplett-Installation im Dialog nach dem Datenbankordner auch den schon vorhandenen Ordner auswählen, falls dieser nicht schon angezeigt wird. Auf den zwei Computern, die später nur als Arbeitsplatz genutzt werden, wählen Sie jeweils den Installationstyp Client. Die Schritte von Szenario 1 sind für Sie nicht relevant! Fahren Sie danach fort mit dem Kapitel Ablauf der Installation. 8

9 Mehrplatzinstallation - Pro.-Version mit eigenem Server (>3 Computer) Die Nutzung des Datenbankservers als Arbeitsstation ist bei dieser Installationsart nicht vorgesehen. Hinweis: Neben der neuen Programmversion 2008 muss auf dem Computer, wo die Datenübernahme vorgenommen werden soll, auch GS-AUFTRAG Professional 2007 installiert und an den bestehenden (bisherigen) Server angebunden sein. GS-AUFTRAG Professional 2008 kann sonst nicht die nötigen Daten für die Datenübernahme ermitteln. Dazu gibt es bei dieser Konstellation zwei weitere Möglichkeiten/Szenarien, die unterschieden werden müssen: Szenario 1: Es ist nur GS-AUFTRAG Professional 2007 und ggf. auch GS-ADRESSEN 2.40 installiert. Ein GS-BUCHHALTER 2007 oder 2008 ist nicht vorhanden. Wenn Sie im Netzwerk einen separaten Computer als Datenserver und weitere Arbeitsstationen verwenden wollen, müssen Sie auf dem Datenserver die Installationsart Server auswählen. Wenn Sie neben GS-AUFTRAG 2008 auch GS-ADRESSEN 2008 nutzen wollen, müssen beide Setups auf dem Datenserver mit dem Installationstyp Server installiert werden. Auf den Arbeitsstationen wählen Sie jeweils den Installationstyp Client. Die Schritte von Szenario 2 sind für Sie nicht relevant! Fahren Sie danach fort mit dem Kapitel Ablauf der Installation. Szenario 2: Neben GS-AUFTRAG Professional 2007 und ggf. GS-ADRESSEN 2.40 ist zusätzlich der GS-BUCHHALTER 2007 installiert. Durch die Installation des GS-BUCHHALTERS gibt es im Netzwerk bereits einen Datenbankordner. Dieser Datenbankordner und darin befindlichen Daten bilden die Basis für die neuen Programmversionen Der Computer, auf dem dieser Datenbankordner liegt, wird der zukünftige Server. Dieser Computer muss bereits in der Vergangenheit bereits die Daten verwaltet haben. Hinweis: Wenn der Datenbankordner des GS-BUCHHALTER 2008 jetzt noch nicht auf dem richtigen Computer liegen sollte, müssen Sie, bevor Sie mit der Installation von GS-AUFTRAG 2008 oder GS-ADRESSEN 2008 beginnen, den Datenbankordner auf den Server umziehen. Was Sie beachten müssen, wenn Sie den Datenbankordner auf einen anderen Computer umziehen wollen, entnehmen Sie bitte der Dokumentation: ftp://ftp.gsn.de/pub/prg/win32/supporttexte/gs_workshop_datenbankordner_umziehen.pdf Vorausgesetzt, der Datenbankordner liegt auf dem Server (Computer, an dem nicht gearbeitet wird), müssen Sie auf dem Server die Installationsart Server auswählen. Wenn Sie neben GS-AUFTRAG 2008 auch GS-ADRESSEN 2008 nutzen wollen, müssen beide Setups auf dem Datenserver mit dem Installationstyp Server installiert werden. Auf den Arbeitsstationen wählen Sie jeweils den Installationstyp Client. Die Schritte von Szenario 1 sind für Sie nicht relevant! Fahren Sie danach fort mit dem Kapitel Ablauf der Installation. 9

10 Ablauf der Installation Nach dem Starten der Installation von GS-AUFTRAG 2008, GS-BUCHHALTER 2008 oder GS- ADRESSEN 2008 über <Installation & Updates> <Installation> sehen Sie als erstes den Startup-Screen des Installations-Programms: Hinweis: Achtung: Unter Windows Vista müssen Sie in der Regel auch dann, wenn Sie das Setup als Administrator starten, Windows gegenüber nochmals bestätigen, dass Sie das Programm starten wollen. Wenn Systemdateien in Benutzung sind, die während der Installation mit neueren Versionen überschrieben werden müssen, kann die Installation nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Beenden Sie deshalb alle laufenden Windows-Programme, bevor Sie mit der Installation fortfahren. Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie jeweils zur nächsten Seite des Assistenten. In der Historie der Programmänderungen finden Sie Informationen darüber, was sich in der jeweiligen Ausgabe des Programms im Gegensatz zu den Vorversionen geändert hat. Installationstyp Nach der Bestätigung der Lizenzbestimmungen wählen Sie die Installationsart. Sie können wählen zwischen Komplett, Client, Server und Benutzerdefiniert. Welchen Installationstyp Sie benötigen, können Sie im Kapitel 2.1 prüfen. Danach können Sie (bei einer Komplettinstallation) sowohl den Pfad zum Programmordner, als auch den Pfad zum Datenbankordner definieren. Sie können hier ggf. noch Änderungen/Anpassungen vornehmen. Der Programmordner enthält nach der Installation das eigentliche Programm GS-AUFTRAG 2008, GS- BUCHHALTER 2008 oder GS-ADRESSEN 2008 jedoch keine mandantenspezifischen Daten. Der Datenbankordner enthält nach der Installation die Verwaltungsdaten, die zur Einrichtung neuer Mandanten benötigt werden, mitgelieferte Beispielmandanten sowie mandantenspezifische Daten, die nicht vom Datenbankserverprogramm verwaltet werden. Über die Schaltfläche Blättern besteht die Möglichkeit, jeweils einen anderen Ordner zu wählen, der sich jedoch immer auf diesem Computer befinden muss. Updateinstallation Befinden sich in dem gewählten Verzeichnis bereits Daten, so erhalten Sie die Möglichkeit die Installation abzubrechen, um jetzt noch eine Datensicherung durchzuführen oder einen anderen Ordner zu wählen. Bei Durchführung eines Updates und für den Fall, dass eine aktuelle Datensicherung vorliegt bestätigen Sie die Anfrage mit Ja. Zusammenarbeit mit anderen Programmen Um denselben Mandanten mit GS-AUFTRAG, GS-BUCHHALTER und GS-ADRESSEN verwenden zu können, ist die Auswahl des gleichen Datenbankordners bei der Installation in allen drei Programmen erforderlich. Da die Setup-Programme erkennen, welcher Datenbankordner bei einer vorhergehenden Installation des gleichen oder eines anderen Programms angegeben wurde, empfehlen wir, den eingeblendeten Vorgabepfad zu übernehmen. 10

11 Firewallhinweise Nach Auswahl der Programmgruppe über Weiter stellt Ihnen das Setup auf der Seite Hinweise zur Firewall Informationen zur Konfiguration einer eingesetzten Firewalllösung zur Verfügung. GS-AUFTRAG 2008 fügt der Windows-Firewall automatisch die Einträge für die benötigten Ports hinzu. Dies ist bei Fremdprogrammen so nicht möglich. Installieren der ausgewählten Dateien Während der Installation, die bei WEITER nach dem Dialog Installation beginnen beginnt, informiert Sie der Assistent über den Fortschritt der Einrichtung. Anschließend wird auf Nachfrage ein Programmsymbol auf dem Desktop erzeugt, über das Sie später das Programm starten können. Installationsprotokoll Zum Abschluss der Installation kann das Installationsprotokoll für den SageDB 5.0 Server angezeigt werden. Dieses enthält Informationen über die durchgeführte Installation von Sage GS-AUFTRAG 2008 sowie den vom SageDB 5.0 Server verwendeten Port. Diese Informationen benötigen Sie ggf. zur Konfiguration ihrer Firewall. Beachten Sie dazu auch die Informationen Konfiguration der Firewall und Virenscanner aus dem Abschnitt Troubleshooting am Ende dieses Workshops. Installation abschließen Die Installation wird über die Schaltfläche Fertigstellen abgeschlossen. Nach dem Abschluss der Installation werden Sie ggf. zum Neustart des Computers aufgefordert. Danach können Sie das Programm starten. Mehrpatzinstallation Die Installation im Mehrplatzbetrieb unterscheidet sich nur unwesentlich von einer Einzelplatzinstallation, die im Kapitel zuvor angesprochen wurde. Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen keinen Computer als dedizierten Server, führen Sie auf einem Computer zunächst die beschriebene Installation für einen Einzelplatz durch. Wählen Sie dazu den Computer, der später immer für die anderen Plätze erreichbar ist. Hinweis: Beim der Installation wird der Server SageDB 5.0 immer auf die Systempartition C: installiert. Beachten Sie, dass Serverbetriebssysteme wie beispielsweise Windows 2003 Server nicht als Client verwendet werden dürfen. Wenn Sie im Netzwerk mehr als 3 Clients (nur GS-AUFTRAG Professional) verwenden wollen, sollten Sie einen vierten Computer als dedizierten Server im Netzwerk zur Verfügung haben. Beachten Sie je nach Anforderung die jeweiligen Systemvoraussetzungen! Installation eines Clients Bei der Installation auf einem anderen Computer wählen Sie den Installationstyp Client aus. Es werden im Unterschied zu der Einzelplatzinstallation mindestens 500 MB freier Festplattenspeicherplatz benötigt. Die weitere Installation verläuft wie bei der Einzelplatzinstallation. 11

12 Auswahl des Datenbankordners bei Clientinstallation Beim ersten Programmstart des aktuellen Windows-Benutzers werden Sie (im Unterschied zur Einzelplatzinstallation) zur Angabe des Datenbankordners aufgefordert, der verwendet werden soll. Wählen Sie entweder über das Symbol [ ] den Ordner aus, welchen Sie auf dem Server als Datenbankordner angegeben haben oder betätigen Sie die Schaltfläche Automatische Suche, um den Datenbankordner zu suchen und auszuwählen. Tipp: Der Pfad zum Datenbankordner muss grundsätzlich nicht von allen Plätzen identisch sein. Eigentlich ist es egal, ob Sie auf den Datenbankordner über logisch verknüpfte Laufwerke oder aber UNC-Pfade (\\Servername\Freigabeordner) zugreifen. Sie sollten sich jedoch schon allein aus Gründen der besseren Übersichtlichkeit für eine Art entscheiden und dies auf allen Arbeitsplätzen einheitlich einrichten. Installation bei dediziertem Server Wird in Ihrem Unternehmen ein eigener Computer für Verwaltungsaufgaben verwendet, wählen Sie bei der Installation den Installationstyp Server aus. Hinweis: Beim der Installation wird der Server SageDB 5.0 immer auf die Systempartition C: installiert. In diesem Fall wird auf dem Server nur die Datenbank SageDB 5.0 Server und das von den Client- Installationen benötigte Datenbankverzeichnis angelegt. Achten Sie darauf, dass der Datenbankordner im Netzwerk für jeden Anwender mit Vollzugriff erreichbar sein muss. Die Installation von GS-AUFTRAG 2008, GS-BUCHHALTER 2008 und GS-ADRESSEN 2008 an den Arbeitsplätzen verläuft wie unter Installation eines Clients beschrieben. Im Unterschied zu der Einzelplatzinstallation werden mindestens 500 MB freier Festplattenspeicherplatz nur für die Installation auf dem Computer benötigt. Hinweise zum Datenübernahmeassistent (SageDB 5.0) GS-AUFTRAG 2008 besitzt im Gegensatz zu früheren Versionen eine auf der Logik einer Buchhaltung basierende OP-Verwaltung. Diese ist darauf angewiesen, dass buchhalterisch korrekte Angaben beim Verbuchen eines Vorgangs gemacht werden. Daher prüft der Assistent die Daten bei der Übernahme darauf, ob die Angaben zu Steuersätzen und notwendigen Konten vollständig sind. Als reiner Anwender der Warenwirtschaft werden Sie bisher mit Wirtschaftsjahr, Kontenrahmen und ähnlichen Begriffen aus dem buchhalterischen Bereich vielleicht nur beim Jahresabschluss durch Ihren Steuerberater zu tun gehabt haben. In diesem Fall ist es aufgrund der in GS-AUFTRAG 2008 im Hintergrund mitlaufenden Buchhaltung essentiell wichtig, dass Sie vor der Datenübernahme einige buchhalterische Details mit Ihrem Buchhaltungsbüro oder Ihrem Steuerberater besprechen. Setzen Sie zukünftig ausschließlich GS-ADRESSEN 2008 ein und beabsichtigen nicht, den Mandanten von GS-ADRESSEN 2008 zukünftig mit GS-AUFTRAG 2008 oder GS-BUCHHALTER 2008 gemeinsam zu verwenden, sind die buchhalterischen Angaben eher nebensächlich, so dass Sie bei der Mandantenanlage im Assistenten keine definierten buchhalterischen Angaben machen müssen. Bilanzierung und Ist-Versteuerung Hinweis: Zum wurde die Umsatzgrenze für die IST-Versteuerung auf ,00 Euro in den alten Bundesländern angehoben. Damit ergibt sich für etliche bilanzierungspflichtige Unternehmen die Option, die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten zu erklären und abzuführen. GS-AUFTRAG hält dazu eine entsprechende zusätzliche Mandantenart bereit. 12

13 Gewinnermittlungsart Haben Sie bei der Neuanlage des Mandanten Bilanz / GuV und Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten als Gewinnermittlungsart angegeben, so geben Sie auf dieser Seite an, ob ein Wechsel von SOLL- auf IST-Versteuerung stattgefunden hat. Hat kein Wechsel stattgefunden, aktivieren Sie die Checkbox Kein Wechsel der Versteuerungsart. Haben Sie bei der Neuanlage des Mandanten Bilanz / GuV und Versteuerung nach vereinbarten Entgelten als Gewinnermittlungsart angegeben, wird diese Information nicht abgefragt. Programmstart & Anmeldung Nur bei aktivierter Rechteverwaltung! Beachten Sie, dass Sie für den Start des Programms unter Windows administrative Rechte benötigen.zur Durchführung im Programm benötigen Sie die Rechte eines Programmadministrators. Sind Sie momentan nicht als solcher angemeldet, beenden Sie das Programm und starten Sie es neu. Nach Programmstart melden Sie sich als Programmadministrator im Anmeldedialog an. Sofern keine Änderung der Benutzerrechte bisher erfolgt ist, verwenden Sie bitte den Benutzernamen Admin und geben Sie kein Passwort ein. Vor dem Start der Datenübernahme Der Datenübernahmeassistent muss exklusiven Zugriff auf alle Quellmandanten haben. Spätestens an dieser Stelle sollte daher an allen Arbeitsplätzen die Arbeit in dem zu übernehmenden Mandanten von GS-AUFTRAG 2007 / GS-ADRESSEN 2.40 und einem mit diesem Mandanten ggf. verbundenem Mandanten von GS-BUCHHALTER 2007/2008 eingestellt und die Mandanten gewechselt oder durch Beendigung aller anderen Anwendungen verlassen werden. Fahren Sie nicht fort, bevor alle anderen Programme beendet wurden! 13

14 Prüfung Vorab möchten wir Sie auf folgende Änderung im Bezug auf das Handling mit Kunden und Lieferanten hinweisen, falls Sie neben GS-AUFTRAG 2008 bzw. GS-BUCHHALTER 2008 auch GS-ADRESSEN 2008 einsetzen wollen: Hinweis: In früheren Programmversionen von GS-AUFTRAG für Windows bis einschließlich 2007 konnte eine Adresse sowohl Kunde (Debitor) als auch Lieferant (Kreditor) sein. Dies hat sich zu den Versionen in 2008 geändert. Sollte ein Kunde auch Lieferant sein, müssen Sie den Lieferanten zukünftig neu anlegen. Wenn Sie zusätzlich mit GS-ADRESSEN 2008 arbeiten, sehen Sie den Namen des Kunden/Lieferanten doppelt. Während der Datenumstellung von den Programmversionen 2007 auf 2008 werden Datensätze, die bisher einen Datensatz darstellen (Kunde und Lieferant), in jeweils einen Datensatz für Kunde und Lieferant aufgeteilt. In GS-ADRESSEN 2008 sehen Sie die Adresse dadurch doppelt, nämlich einmal die des Kunden und einmal die des Lieferanten. Daten, die nicht übernommen werden Auf Grund des neuen Aufbaus der Datenbank und damit verbundenen programmübergreifenden Möglichkeiten, können folgend genannte Daten nicht in die neue Programmversion übernommen werden: Buchungen aus dem Modul Online-Banking Vorgänge aus dem DTA-Modul Die Einstellungen (Benutzer und Rechte) der Anwenderverwaltung Die Rechte und Anwender der Anwenderverwaltung müssen in GS-AUFTRAG 2008 neu eingerichtet und konfiguriert werden. Die neue Anwenderverwaltung finden Sie im Hauptmenü unter dem Punkt Stammdaten > Rechteverwaltung. Meldungen während der Datenübernahme Alle Meldungen im Protokoll müssen nicht zwangsläufig mit einer nicht erfolgreichen Datenübernahme interpretiert werden. Welche Fehler auftreten können und wie Sie diese deuten müssen, möchten wir Ihnen in diesem Kapitel kurz beschreiben und das Datenübernahmeprotokoll erklären. Grundsätzlich wird zwischen drei Meldungen unterschieden: [I N F O] [HINWEIS] [WARNUNG] 14

15 [I N F O] - Meldungen Eine Information [I N F O] wird an verschiedenen Stellen im Protokoll angezeigt und wird am häufigsten zu sehen sein. Das Programm schreibt zu jeder Tabelle die umgestellt wurde eine entsprechende Information in das Protokoll. Beispiel: [0015] [16:21:35] [I N F O]: Daten werden übernommen aus Tabellen "ADRESSE, KUNDE, LIEFER"... [0016] [16:42:10] [I N F O]: Übernahme der Daten aus Tabellen "ADRESSE, KUNDE, LIEFER" abgeschlossen. In diesem Beispiel ist zu sehen, dass das Datenbankprotokoll um 16:21 Uhr damit angefangen hat die Tabellen ADRESSE, KUNDE und LIEFER zu übernehmen. Dies hat knappe 21 Minuten gedauert und um 16:42 wurde die Information eingetragen, dass die Übernahme abgeschlossen wurde. Diese Tabelle wurde ohne weitere Auffälligkeiten übernommen und für Sie besteht kein weiterer Handlungsbedarf. [HINWEIS] Meldungen Eine Hinweismeldung [HINWEIS] kann nur aus einem Grund angezeigt werden: Das Programm kann aus einem früheren Offenen Posten keine OP-Buchungen erzeugen konnte. Beispiel: [4134] [00:25:06] [HINWEIS]: Der offene Posten "OP: RE / Test GmbH / Teststadt" konnte nicht gebucht werden. Meldung: Steuercode nicht vorhanden. In diesem Beispiel ist zu sehen, dass der offene Posten nicht gebucht werden konnte, weil der dazu benötigte Steuercode fehlt. Um dieses Problem zu lösen, stellen Sie sicher, dass Sie den Punkt Buchhaltungsoptionen der Anleitung GS-AUFTRAG 2008: Upgrade in 6 Schritten korrekt ermittelt und vor der Datenübernahme im Datenübernahmeassistenten die Codes korrekt zugewiesen haben. [WARNUNG] Meldungen Eine Warnmeldung [WARNUNG] kann nur erscheinen, wenn ein Datensatz nicht gespeichert werden konnte. Der Grund ist, dass in der Zieltabelle bereits ein Datensatz mit diesem Primärschlüssel existiert, in einer Tabelle doppelte Primärschlüsselwerte jedoch nicht erlaubt sind. Ein weiterer Grund ist, wenn der Datensatz in der Quelltabelle einen ungültigen Primärschlüssel NULL hat. In diesem Fall sollten Sie die Ursache des Fehlers ermitteln und in den Quelldaten, die Sie in GS- AUFTRAG 2008 übernehmen wollen, korrigieren. Falls relevante Daten nicht übernommen werden konnten, kann das Protokoll per , über den Abschlussdialog des Datenübernahmeassistenten, an den Sage-Support geschickt werden. Sie erhalten nach Eingang des Protokolls eine Bestätigung per mit weiteren Informationen. 15

16 GS-AUFTRAG 2007 starten und nutzen Sollte der Ausnahmefall eintreten, dass Sie Ihre Daten nicht in GS-AUFTRAG 2008 übernehmen können, weil beispielsweise der Datenübernahmeassistent die Übernahme abbricht, ist dies auch kein Problem. Da sich die neuen Programmversionen 2008 (so fern nicht geändert) unter C:\Programme\Sage usw. installieren, sind die bisherigen Installationen (so fern nicht geändert) unter C:\GSWINSQL von der neuen Installation nicht kompromittiert. Sie können zum Beispiel GS-AUFTRAG 2007 weiterhin starten und ohne Einschränkungen wie bisher gewohnt nutzen. Es gibt dennoch einige Punkte, die Sie berücksichtigen müssen: 1. So fern Sie neben GS-AUFTRAG 2007 auch den GS-BUCHHALTER 2008 installiert haben, muss GS-AUFTRAG 2007 min. in der Ausgabe installiert sein. Frühere Programmausgaben sind nicht mit GS-BUCHHALTER 2008 kompatibel. 2. GS-AUFTRAG 2007 (Alle Versionen) sind nicht kompatibel mit Windows Vista. 3. GS-AUFTRAG 2007 (Alle Versionen) sind nicht kompatibel mit StampIt Sollten Sie sich entscheiden, vorerst weiter mit GS-AUFTRAG 2007 zu arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass keiner der Kollegen versehentlich GS-AUFTRAG 2008 installiert hat und in einem ggf. neu angelegten Mandanten arbeitet. Die Daten können später nicht synchronisiert werden! 5. Wenn Sie GS-AUFTRAG 2007 vorübergehend weiter nutzen wollen, müssen Sie auch GS-ADRESSEN 2.40 weiter verwenden. GS-ADRESSEN 2008 ist nicht kompatibel mit GS-AUFTRAG GS-AUFTRAG 2007 kann nicht auf Mandanten zugreifen, die mit GS-AUFTRAG 2008 oder aber aus einer Zusammenführung von GS-BUCHHALTER 2008 und GS-AUFTRAG 2008 erstellt wurden. 16

17 Troubleshooting / FAQ (Frequently Asked Question) Problem: Die Installation bricht ab, weil noch andere Programme geöffnet sind. Lösung: Beenden Sie für den Zeitraum der Installation alle sonst auf dem Computer laufenden Programmen. Problem: Die installierte Firewall oder der Virenscanner stören die Installation. Lösung: Für den Zeitraum der Installation von GS-AUFTRAG 2008 sollten Sie sicherstellen, dass keine anderen Programme geöffnet sind. GS-AUFTRAG 2008 fügt der Windows-Firewall automatisch die Einträge für die benötigten Ports hinzu. Dies ist bei Fremdprogrammen nicht möglich. Während und auch nach der Installation von GS- AUFTRAG 2008 zeigt Ihnen das Installationsprotokoll an, welcher Port verwendet wurde. Stellen Sie sicher, dass der angezeigte Port im Protokoll nicht geblockt wird. Sollten Sie das Installationsprotokoll nicht aufgerufen haben, können Sie diese nachholen. Das Protokoll ist unter folgendem Pfad als Textdatei gespeichert: C:\Programme\Sage\SageDB 5.0\Installationsprotokoll.txt Problem: Zugriff auf den Datenbankordner ist nicht möglich. Lösung: Damit alle Plätze über den gleichen Pfad auf die Daten zugreifen können, muss der Datenbankordner für jeder mit Vollzugriff freigegeben sein! Ist der Ordner nicht freigegeben, können Sie im Netzwerk nicht auf diesen Ordner zugreifen! Problem: Keine Rückmeldung in der Titelleiste des Datenübernahmeassistenten. Lösung: Je nach Größe der zu ermittelnden Datenmengen oder Geschwindigkeit des Computers kann in der Titelleiste des Datenübernahmeassistenten die Meldung (Keine Rückmeldung) erscheinen. Ignorieren Sie diese Meldung. Der Assistent wird, wenn alle Informationen ermittelt wurden, diese Information wieder ausblenden und Sie können die Übernahme fortführen. Sollte die Meldung Keine Rückmeldung auch nach längerer Zeit (ungefähr 30 Minuten) noch immer angezeigt werden und auch die Festplattenlampe am Computergehäuse nicht mehr arbeiten, brechen Sie den Vorgang ab, starten Sie den Computer einmal neu und versuchen Sie den Vorgang erneut. Problem: Wie ziehe ich einen Datenbankordner auf einen anderen Server um? Lösung: Was Sie beachten müssen, wenn Sie den Datenbankordner auf einen anderen Computer umziehen wollen, entnehmen Sie bitte dem Workshop Datenbankordner umziehen, welches Sie unter dem folgenden Link abrufen können: ftp://ftp.gsn.de/pub/prg/win32/supporttexte/gs_workshop_datenbankordner_umziehen.pdf 17