Im Fokus: - Dokumentenablage - Cloudspeicher. IAMCP AK Mitte

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1 Im Fokus: - Dokumentenablage - Cloudspeicher IAMCP AK Mitte

2 Agenda 18:05 Uhr Kurzvorstellung der neuen Teilnehmer 18:15 Uhr Dokumentenablage: Ein pragmatischer Ansatz für den pragmatischen Nutzer Senior Consultant, Microsoft, TBA 19:00 Uhr Pause und Networking 19:30 Uhr Erfahrungsbericht mit unterschiedlichen Ablageplattformen Peter Piekenbrock, Vorstand, CAIRO AG 20:00 Uhr Austausch zu erfolgreichen Szenarien von Ablagestrukturen Alle 20:30 Uhr Nächste IAMCP Termin & Feedback Best Practice Day Alle 21:00 Uhr Veranstaltungsende

3 Herausforderung Das Thema Struktur der Ablage von Dokumenten nimmt in der Diskussion rund um die Gestaltung einer neuen Zusammenarbeitsplattform oft einen sehr großen Raum ein. Dabei dominiert es teilweise vollständig alle anderen Gesichtspunkte des Intranets. Warum das so ist? In den Augen vieler Entscheider sind Dokumente nach die vor die wesentliche Quelle der Unternehmensinformation. Ergo: Wenn ich die Dokumentenablage sehr gut organisiert habe, habe ich auch mein Unternehmenswissen optimal organisiert. Aber wie stellt sich das in der momentanen Praxis dar? Eine sehr (oder zu) strukturierte, kategorisierte und komplexe Ablagestruktur führt in der Regel nicht zu einer erhöhten Nutzung durch die Anwender. Aber genau das wollen wir ja erreichen!

4 Klassische Ansatz, ein Dokumentenmanagement zu realisieren 1. Man erstellt ein Fachkonzept (Pflichtenheft) für das Dokumentenmanagement-System (DMS). 2. Die entsprechenden Arbeitsprozesse und Arbeitsanweisungen werden erstellt bzw. modifiziert. 3. Man definiert Zugriffsmodelle und organisiert die Rechtevergabe. 4. Es wird eine Strategie für die Migration der bestehenden Daten ins neue System festgelegt. 5. Schnittstellen zu weiteren Systemen werden definiert. 6. Eine Dokumentenklassifikation (Kategorisierung, Verschlagwortung) wird erarbeitet

5 Typen von Dokumentenablagen und Lösungsmöglichkeiten Unternehmens-Anforderungen Sicht der Anwender Lösungsmöglichkeiten TYP AD-HOC: Schnelles und intuitives gemeinsames Arbeiten an aktuellen Dokumenten im Unternehmen und mit externen Personen TYP STRUKTUR: Geordnetes Arbeiten an Dokumenten, ev. auf der Basis von Vorlagen und integrierten Arbeitsabläufen (Workflows) Meine Dokumente! Intuitives Freigeben von Dokumenten, gemeinsames Online-Arbeiten, Oberfläche wie Dateiablage (eigene Dateien), Kommentierung von Dokumenten Unsere Dokumente im Team! SharePoint Räume für Teamaufgaben (direkte Zuordnung zu bestimmten Personen), Prozesse sind vorbereitet (Projektabwicklung u.ä.) OneDrive for Business auf der Basis von Office 365, Dokumente und Notizen in Yammer, Präsentation der Dokumente in Delve SharePoint Seiten, Vorlagen für Projekte, vorbereitete WebParts und SharePoint Apps TYP SYSTEM: klassifiziertes Ablagesystem Unsere gesamten Dokumente im Unternehmen! Klare Struktur mit vorgeschriebener Kategorisierung der Dokumente, Zugriff über ein ausgearbeitetes Berechtigungskonzept SharePoint Dokumenten Center ggf. kombiniert einer Unternehmens-Taxonomie, ergänzt mit einem Archivierungssystem

6 Guideline Dokumentenablage persönlicher Bereich vs. gemeinsame Ablagen Dokumente speichert man in OneDrive für Unternehmen, wenn man nicht beabsichtigt, sie mit jemanden zu teilen. Die Voreinstellung ist auf privat gesetzt, außer man legt sie in den Ordner shared with everyone. man plant, mit jemanden zu teilen, aber das Dokument nur für kurze Zeit aktuell ist. Ein Beispiel ist das Einstellen eines Entwurfs, um vor der Veröffentlichung Feedbacks von Kollegen zu bekommen. Eine Freigabe auf das Dokument ist schnell erstellt und die Kollegen bekommen einen Link und die Berechtigung zur Bearbeitung zugeschickt. man noch keine Teamseite zu einem Thema findet und trotzdem schon erste Dokumente zu einem Thema sammeln möchte, auch schon in Zusammenarbeit mit einzelnen Kollegen. Dokumente hinterlegt man in Bibliotheken von Teamseiten in SharePoint, wenn man den Mitgliedern im Team relevante Dokumente präsentieren will, z.b. für ein bestehendes Projekt. man Berechtigungen und Kontrolle für eine Reihe von Dokumenten an eine breite Gruppe von Mitarbeitern einräumen möchte. So können weitere Personen einfach die Steuerung übernehmen und sehen, wie sich die Dokumente weiter entwickeln. man Berechtigungen auf der Basis von ganzen SharePoint Seiten vergeben will, statt nur auf der Dokumentenebene. Haben also die Anwender berechtigten Zugang zur Seite, dann auf alle dort abgelegten Dokumente. Einfach und bedeutet geringeren Aufwand. man schon in einem Projekt auf SharePoint Basis arbeitet. In diesem Fall macht es natürlich Sinn, auch die dazugehörenden Dokumente dort abzulegen. man Arbeitsabfolgen (Workflows) für das Einchecken und Weiterbearbeiten von Dokumenten benötigt.

7 Dateiablage versus SP & Co Eigentlich sind es nur die Hürden die es verhindern Daten im SP abzulegen. SP bietet mehr was die Zusammenarbeit betrifft, aber auch bei der reinen Dateiablage in SP gibt es einiges an Funktionalitäten, die im Dateisystem nicht vorhanden sind. Zusätzlich können Metadaten noch stärker als im Dateisystem automatisiert werden und was im Dateisystem geht, geht auch in SP. Daneben können in beiden Systemen die Suchverfahren weitaus verbessert werden als das was derzeit genutzt wird. Hürden:. Zu viele Metadaten Design von SP an den Anwendern vorbei Suche nicht komplett eingerichtet Keine Auswertung und "Pflege" der Suche Kein Zugriff von außen

8 OwnCloud, DropBox & Co auf Vormarsch Was bringen Systeme wie OwnCloud, Dropbox und Co? In erster Linie die vereinfachte Einstellung der Dokumente Offline Verfügbarkeit Automatische Synchronisation Zugriff von außen Nichts von alldem kann nicht auch von OneDrive4Business ebenso gemacht werden, allerdings bietet die Verbindung mit SP noch mehr.

9 SharePointSendung

10 Diskussion Wie kann OneDrive4Business nach vorne gebracht werden? Wie sind die Erfahrungen bei uns selbst? Wie sieht es bei unseren Kunden aus?

11 Danke Johann Marin CAIRO AG Voltastrasse Mannheim Tel.: +49 (621) Fax: +49 (621)

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