Paradigmenwechsel im Bereich VBS durch ComVIT. Ministerialkongress, Berlin, 13. September 2007 Jan Wilkens, Senior Manager

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1 Paradigmenwechsel im Bereich VBS durch ComVIT Ministerialkongress, Berlin, 13. September 2007 Jan Wilkens, Senior Manager

2 Agenda Aktuelle Problemfelder von DOMEA Das DOMEA-Paradigma Zielsetzung von ComVIT Eigenschaften von ComVIT Funktionalitäten Einbindung in Microsoft Modernen Verwaltungsarbeitsplatz Organisatorische Vorteile Kostenvorteile 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 2

3 Problemfelder im Kontext von DOMEA Das DOMEA-Konzept ist seit vielen Jahren im Markt eingeführt Aber: Es gibt kaum erfolgreiche Projektbeispiele Erfahrung aus BundOnline Projekte sind erfolgreich, wenn prozessorientiert eingeführt wird Gründe Organisatorische Gründe Projektmanagement Technische Probleme Schwächen der VBS-Produkte Ansatzpunkte im DOMEA-Konzept (z. B. Collaboration) 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 3

4 Das Paradigma DOMEA DOMEA-Zertifizierung erweckt den Anschein der Auswahl eines geeigneten Produkts und somit eines erfolgreichen Projekts, aber: 65% Erfüllungsgrad ist ausreichend Welche der spezifisch benötigten Anforderung ist tatsächlich (gut) umgesetzt? Widerspruch zwischen Umfang des Anforderungskatalogs und tatsächlich benötigten Features Erheblicher Aufwand bei der Ausschreibungsbewertung Was ist das Ergebnis wert? Benötige ich alle Anforderungen tatsächlich? Sind alle gewünschten Anforderungen umgesetzt? 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 4

5 Anforderungen aus der Praxis Anwenderakzeptanz Einfache Handhabung (Ergonomie, Übersichtlichkeit) Integration des VBS mit Office-Produkten ( ) Postkorb-Problem Basis-Anforderungen DMS/Workflow Aktenplan/ Aktenbestand Flexible Objekthierarchie, Metadaten DMS-Funktionen (Versionierung etc.) Strukturierter Workflow/Ad-Hoc- Workflow mit Protokollierung Anpassbarkeit Flexibles Customizing Wenig Programmierung Geringer Arbeitsaufwand Technische Anforderungen Berücksichtigung moderner Technologien Web-Anwendung, SOA, SAGA, Digitale Signatur etc. Integrierbarkeit in eigene IT-Landschaft 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 5

6 Ansatz BearingPoint BearingPoint-eigenes DOMEA-KnowHow BearingPoint-eigenes Microsoft-Implementierungs- KnowHow Entwicklung der Lösung ComVIT auf Basis von Microsoft Office SharePoint-Server 2007 (MOSS 2007) [Proof of Concept: Sommer 2006] 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 6

7 Funktionalitäten von ComVIT ComVIT DOMEA Sonstige DOMEA- Funktionalitäten Strukturierter Workflow Versionierung von Dokumenten Archivanforderungen Integr. von Basiskomponenten Aufbauorganisation Paralleler Ad hoc-workflow Zugriffsrechte Aktenplan und Aktenbestand Flexible Objekthierarchie Collaboration- Funktionen Integration in MS Office Vollständiges SOA-Architekturkonzept MOSS 2007 Einbringen von Erfahrungen aus Umsetzungsprojekten 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 7

8 Ziele der ComVIT-Entwicklung I Entwicklung einer gebrauchsfähigen VBS-Lösung, unter Berücksichtigung aller Erfahrungen aus VBS-Projekten Ausschalten von technologischen Problemen aktueller Systeme Umgehung von Problemfeldern des DOMEA-Konzepts Weitere Entwicklungsziele Hohe Benutzerakzeptanz durch Microsoft Office Look and feel und Verringerung der Komplexität Wiederverwendbarkeit von Komponenten und Systemen/Anwendungen Nutzung moderner Technologien, einfache Integration von Komponenten Flexibilität zur Umsetzung aller denkbaren fachlichen Szenarien Reduzierung von Kosten 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 8

9 Ziele der ComVIT-Entwicklung II Was wollen wir nicht mit ComVIT erreichen: Generierung einer weiteren DOMEA-Lösung Orientierung an den Funktionalitäten des DOMEA-Anforderungskatalogs 2.0 Stattdessen: Erstellen einer Basisarchitektur, auf der spezifische Kundenlösungen mit minimalem Aufwand erstellt werden können Bereitstellung einer sinnvollen Menge an Basisfunktionalitäten 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 9

10 ComVIT ist eine Lösung Keine Lizenzgebühren Bereits umgesetzte Features werden kostenfrei zur Verfügung gestellt Support-Vertrag ComVIT ist zentraler Bestandteil des Modernen Verwaltungsarbeitsplatzes von Microsoft Entwicklungen sind Teil der gemeinsamen Strategie beider Unternehmen Die Releasefähigkeit findet eine besondere Beachtung bei den Entwicklungen BearingPoint, Inc. Public Sector 10

11 Der Moderne Verwaltungsarbeitsplatz IP & Standard -Telefone Desktop Arbeitsplatz Mobile Client 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 11

12 ComVIT Architektur Vorgangsbearbeitung ComVIT Komponenten Dokumenten Management Fachadministration Suche Berechti gungen Inbox Aktenbe stand Workflow Wiedervorlage Versionierung Aktenplan Hierarchie Basis Komponenten Protokollierung Metadaten Verwaltung Vorlagen Gesch.-Zeichen Generator Office SharePoint Server 2007 Collaboration Portal Search BI BPM Windows SharePoint Services 3.0 (Storage, Security, Deployment, Management, Site Model, APIs) Internet Information Services ASP.NET 2.0 (Web Parts, Personalization, Master Pages, Provider Model for navigation, security, etc.).net Framework 3.0 (Windows Workflow Foundation Database (SQL Server 2000/2005) Services) Operating System Services 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 12

13 Organisatorische Vorteile Desktop MOSS ComVIT Dokumenterstellungsvarianten Metadaten Aktenplanstufe Feld Metadaten Dokument Collaboration Dokumentebibliothek Registrierung + Übernahme Metadaten Akte Vorgang Betreffseinheit Dokument (-vorlage) in Word öffnen Dokument im Team bearbeiten Feld Metadaten Dokumentenbibliothek Dokument Registrierung in Akte Checkin Metadaten Feld Dokument VB Mitzeichnen VB Schluss zeichnen Ad hoc Workflow VB Stellungnahme VB Kennnisnahme Dokument aus dem Vorgang erstellen 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 13

14 ComVIT Dokument Erstellen oder Integrieren Menü in Office 2 neue Menüeinträge im Menü Aktionen : Dokument hochladen Neues Dokument Neues Dokument Auswahl des Dokumenttyps Auswahl der Dokumentvorlage zur Vererbung von Metadaten an das Dokument 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 14

15 Aufbau und Eigenschaften von ComVIT Architektur: Aktenplan Aktenplan Aktenbestand 1:n Aktenplanstufe 1 Akte 1:n 1:n Aktenplanstufe 2..n 1:n Vorgang 1:n 1:n Betreffseinheit Dokumente 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 15

16 ComVIT Aktenplan und Aktenbestand Aktenplan Integration von unterschiedlichen Teilaktenplänen Geschäftszeichengenerator Definition des Geschäftszeichenaufbaus Import von Aktenplänen, z.b. im XML-Format Zugriffssteuerung über den Aktenplan Aktenplanrecherche Aktenbestand Überblick über registrierte Akten Aktenbestand Schriftgutverwaltung Metadaten 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 16

17 Kostenvorteile durch ComVIT Projektkosten Lizenzkosten Hardware, Betriebssoftware etc. Projektkosten Customizing, Org. Beratung Qualitätssicherung Customizing, Org. Beratung Qualitätssicherung Lizenzkosten Hardware, Betriebssoftware etc. Erhebliche Kostenvorteile durch Wegfall der Lizenzkosten Customizing bzw. Programmieraufwand ist in etwa gleich hoch Konventionell ComVIT 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 17

18 Zusammenfassung - ComVIT Zur revisionssicheren Registrierung von Dokumenten flexibel erweiterbar mit kundenspezifischen Feldern -Darstellung und Zugriff auf Akten, Vorgänge und Dokumente -Anlegen von Vorgängen und Dokumenten mit Vererbung von Metadaten -Versionierung -Recherche - Volltextrecherche und Recherche nach Metadaten -Anlegen von Akten für einen spezifischen Benutzerkreis Akten bestand Aktenplan, Geschäftszei chengenerator Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Metadatencontainer Zugriffsrechtesteuerung, Aufbauorganisation Ad-hoc Workflow -Einfach zu bedienende, tabellarische Definition -Definition von parallelen und sequentiellen Workflows -Übersichtliche fachliche Protokollierung über eine mit dem Active Directory synchronisierte, in der Datenbank abgespeicherte Aufbauorganisation 2007 BearingPoint, Inc. Public Sector 18

19 Autor Diese Präsentation wurde erstellt von: Jan Wilkens, Senior Manager BearingPoint Gladbecker Strasse Düsseldorf Fax: jan.wilkens@bearingpoint.com Copyright BearingPoint GmbH, Frankfurt/Main, 2007 Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments unterliegt dem Urheberrecht. Veränderungen, Kürzungen, Erweiterungen und Ergänzungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch BearingPoint GmbH, Frankfurt/Main. Jede Vervielfältigung ist nur zum persönlichen Gebrauch gestattet und nur unter der Bedingung, dass dieser Urheberrechtsvermerk beim Vervielfältigen auf dem Dokument selbst erhalten bleibt. Jede Veröffentlichung oder jede Übersetzung bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch BearingPoint GmbH, Frankfurt/Main. Gewerbliche Nutzung oder Nutzung zu Schulungszwecken durch Dritte bedarf ebenfalls der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch BearingPoint GmbH, Frankfurt/Main BearingPoint, Inc. Public Sector 19

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