SAP Dateien mit Excel 2010 auswerten

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1 Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien SAP Dateien mit Excel 2010 auswerten Erzeugen einer Pivottabelle Gestalten einer Pivottabelle Gruppieren, sortieren und filtern Externe Daten Stand: August 2012 Freie Hansestadt Bremen

2 Impressum Herausgeber Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C Bremen Redaktion und Koordination Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Doventorscontrescarpe 172C Bremen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Hotline: Die Texte, Bilder und Grafiken sind ein Angebot des Aus- und Fortbildungszentrums. Sie dienen ausschließlich dem persönlichen Service und der persönlichen Information der Nutzerin und des Nutzers und der bremischen Dienststellen, Einrichtungen und Betriebe. Eine Vervielfältigung, Veröffentlichung oder Speicherung in Datenbanken sowie jegliche Form der gewerblichen Nutzung oder die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Das Copyright für Texte, Bilder und Grafiken liegt beim Aus- und Fortbildungszentrum.

3 Inhalt 3 1. Grundlagen Pivottabelle Voraussetzungen für eine Pivottabelle Erstellen einer Pivottabelle Hinzufügen weiterer Felder Ändern des Pivottabellen Layouts Drag and drop und andere Funktionalitäten Technik und Aufbau einer Pivottabelle Der Pivot Cache Bezeichnungen in einer Pivottabelle PivotTable-Tools und die Schaltzentrale PivotTable-Feldliste Ändern der Datenquelle Löschen des Pivottabelleninhalts Pivottabelle verschieben Markieren der Pivottabellenelemente Anzeige der PivotTable-Feldliste Gestalten der Pivottabelle Zahlenformat anwenden Leere Wertezellen mit Nullen auffüllen Autoformate Layout-Stile Datenquellen für Pivottabellen Exceltabelle als Datenquelle Filter in der Tabelle Formeln in der Tabelle Funktion Links und Funktion Sverweis Daten extern übernehmen Pivottabellenfelder Feldeinstellungen für Werte Feldeinstellungen für Zeilen- bzw. Spaltenbeschriftungen Felder sortieren Felder filtern Filtern mit Datenschnitten Felder gruppieren Drucken einer Pivottabelle Berechnetes Feld 60 Lernmaterial 63 Tipps & Tricks 63 Softwarehilfe (Mail-Hotline) 63

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5 Grundlagen Pivottabelle 5 1. Grundlagen Pivottabelle Pivottabellen dienen dazu, Rohdaten unterschiedlich auszuwerten und anschaulich aufzubereiten. Rohdaten können z. B. Exporte aus SAP sein oder Tabellen aus Datenbankprogrammen (z. B. Access) oder Rechnungseingangslisten, die mit Excel geführt werden etc. Pivottabellen bieten die Möglichkeit, andere Sichten auf die Rohdaten zu liefern. Hinzu kommt, dass diese Sichten dynamisch sind, d. h. Zeilen und Spalten können beliebig gedreht und angepasst werden. 1.1 Voraussetzungen für eine Pivottabelle Um eine Pivottabelle zu erzeugen, - müssen die Spalten der Quelltabelle eine eindeutige Überschrift haben, - müssen die Daten unter den jeweiligen Spaltenüberschriften von einem Datentyp sein (Text, Zahl, Datum usw.), - darf der Quellbereich keine komplett leeren Zeilen oder Spalten enthalten, - es dürfen keine Gliederungen oder sonstige Zusammenfassungen im Quellbereich vorhanden sein. Bei der Übernahme der Daten aus SAP müssen Sie darauf achten, dass die Daten z. B. keine Zwischensummen enthalten. 1.2 Erstellen einer Pivottabelle Im Gegensatz zu vorangegangenen Excel Versionen wird bei der Erstellung einer Pivottabelle auf den Pivottabellen-Assistenten verzichtet. Erzeugen Sie eine Pivottabelle wie folgt: - Setzen Sie den Cursor in den Datenbereich, aus dem eine Pivottabelle erzeugt werden soll, - klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Einfügen, wählen Sie aus der Gruppe Tabellen den Befehl PivotTable. Wenn Sie direkt auf den Befehl klicken, gelangen Sie sofort in das Dialogfeld PivotTable erstellen. Klicken Sie auf den Listenpfeil, erhalten Sie die Auswahl zwischen PivotTable und PivotChart (grafische Darstellung).

6 Grundlagen Pivottabelle 6 - Sie erhalten das folgende Dialogfeld: - Zwei wichtige Fragen werden in diesem Dialogfeld geklärt, woher stammen die Daten, aus der die Pivottabelle erzeugt werden soll und wo soll die entstehende Pivottabelle gespeichert werden. - Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. - Excel fügt ein neues Tabellenblatt hinzu, das eine leere Pivottabelle enthält. Gleichfalls automatisch erscheint das Dialogfeld PivotTable-Feldliste mit den Tabellenfeldern. - Das Dialogfeld PivotTable-Feldliste ist die Schaltzentrale für den Aufbau der Pivottabelle. Sie können dieses Dialogfeld größer ziehen, in dem Sie auf den Rand zeigen und mit gedrückter Maustaste ziehen.

7 Grundlagen Pivottabelle 7 - Sie können nun die Pivottabelle befüllen, in dem Sie beispielsweise auf das Kontrollkästchen bei Konto klicken. - Nachdem Sie ein Häkchen bei Konto gesetzt haben, erscheinen in der Pivottabelle die einzelnen Elemente der Spalte Konto. Gleichzeitig wird das Feld Konto im unteren Bereich des Dialogfeldes, dem so genannten Layout-Abschnitt, in den Bereich Zeilenbeschriftungen eingetragen. - Klicken Sie nun das Feld Betrag in Hauswährung an. Die Pivottabelle ändert sich wie folgt:

8 Grundlagen Pivottabelle 8 - Setzen Sie ein Häkchen an ein Textfeld, wird automatisch eine Zeilenbeschriftung eingefügt. Setzen Sie das Häkchen an ein Zahlenfeld werden automatisch die Werte summiert. Und zwar für jedes Element der Zeilenbeschriftung. 1.3 Hinzufügen weiterer Felder Sie können weitere Felder hinzufügen, indem Sie die entsprechenden Felder aus der Liste anhaken. Das weitere Feld, in diesem Fall das Feld Kostenstelle, wird unten im Layout-Abschnitt Zeilenbeschriftungen unter dem Feld Konto eingefügt. In der Pivottabelle wird es als weitere Ebene angezeigt. Es entsteht eine Gliederung. Sie müssen nur bedenken, welche Hierarchie Sie darstellen wollen. Jedes weitere angehakte Kontrollkästchen in der Feldliste fügt eine weitere Gliederungsebene ein. In diesem Fall ist die Reihenfolge: oberste Ebene das Konto, darunter die Kostenstelle. Hätten Sie zuerst das Feld Kostenstelle und dann das Feld Konto angeklickt, sähe die Pivottabelle folgendermaßen aus:

9 Grundlagen Pivottabelle 9 Hätten Sie weitere nummerische Felder, die Sie anklicken könnten, würden diese im Wertebereich angebracht und entsprechende Spalten eingefügt. 1.4 Ändern des Pivottabellen Layouts In der Abbildung oben sind die Kostenstellen die oberste Ebene. Darunter stehen die Konten, die mehrfach erscheinen. Sie können die Kostenstellen oder die Konten neu arrangieren. - Klicken Sie dazu im Dialogfeld PivotTable-Feldliste im Layout-Abschnitt Zeilenbeschriftungen auf den Listenpfeil. - Das Auswahlmenü bietet im oberen Abschnitt die Möglichkeit, die Reihenfolge zu ändern. Sie können die Kostenstelle jeweils um eine Position nach unten bewegen oder ans Ende stellen. Die anderen Optionen sind ausgegraut, da das Feld Kostenstelle bereits an erster Stelle steht. - Sie können das ausgewählte Feld auch in einen anderen Bereich verschieben. Im Bereich darunter finden Sie die Wechselmöglichkeiten. - Sie können das Feld auch ganz entfernen.

10 Grundlagen Pivottabelle 10 - Der letzte Punkt Feldeinstellungen führt zu einem weiteren Dialogfeld, das an anderer Stelle erläutert wird. - Klicken Sie nun auf den Eintrag Wechseln zu Spaltenbeschriftungen. Das Ergebnis sieht wie folgt aus: Wie Sie sehen, stehen die Kostenstellen nun als Spaltenüberschriften in der Tabelle. Obendrein erhalten Sie auch noch die Gesamtergebnisse für die jeweilige Zeile bzw. Spalte.

11 Grundlagen Pivottabelle Drag and drop und andere Funktionalitäten Sie können Pivottabellen durch Klicken auf das entsprechende Kontrollkästchen erzeugen oder Sie ziehen aus der Feldliste das jeweilige Feld in den Bereich. Im Bild unten sehen Sie, dass der Mauszeiger sich verändert, wenn Sie auf ein Feld zeigen. Sie können dann mit gedrückter linker Maustaste das Feld in den vorgesehenen Bereich ziehen. Auf diese Weise können Sie auch die Felder zwischen den Bereichen hin- und herziehen oder aus dem Bereich herausziehen. In Excel 2003 konnten Sie die Felder direkt in die Pivottabelle ziehen. Das können Sie nach wie vor tun. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Pivottabelle. Im Kontextmenü klicken Sie auf den Punkt PivotTable- Optionen. - Als nächstes erscheint das Dialogfeld PivotTable- Optionen. - Wählen Sie die Registerkarte Anzeige. - Auf der Registerkarte Anzeige setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Klassisches PivotTable-Layout.

12 Grundlagen Pivottabelle 12 Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. Nun können Sie wie gewohnt die Felder direkt in die Pivottabelle ziehen. Wenn Sie außerdem auch noch den Pivottabellenassistenten benutzen wollen, drücken Sie die Tastenkombination Um den Pivottabellenassistenten benutzen zu können, der ja auch weitere Funktionalitäten enthält, können Sie auch das entsprechende Symbol in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen. - Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Dreieck am rechten Ende. Anschließend auf den Eintrag Weitere Befehle.

13 Grundlagen Pivottabelle 13 - Es öffnet sich das Dialogfeld Excel-Optionen. - Wählen Sie im Listenfeld Befehle auswählen den Eintrag alle, dann werden alphabetisch sortiert alle Befehle angezeigt. - Wählen Sie aus der Liste das Symbol für den PivotTable-Assistenten aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen. - Das Symbol wird rechts in das Feld eingetragen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.

14 Technik und Aufbau einer Pivottabelle Technik und Aufbau einer Pivottabelle 2.1 Der Pivot Cache In dem Moment, in dem Sie eine Pivottabelle erzeugen, wird ein Abbild der Daten ihrer Tabelle in einen sogenannten Pivot Cache geschrieben. Ein Pivot Cache ist ein spezielles Speichersubsystem, in dem die Daten zwischengelagert werden, um schnell darauf zugreifen zu können. Dieser Pivot Cache ist allerdings nicht sichtbar, wird jedoch an die Datei angehängt. D. h. der Umfang der Datei erhöht sich damit erheblich. Im Cache selber sind die Daten indiziert, so dass problemlos Zeilenfelder und Spaltenfelder vertauscht werden können. Die Daten für die Pivottabelle bezieht Excel aus dem Pivot Cache. Tragen Sie in die Quelltabelle neue Daten ein, muss der Cache aufgefrischt werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Pivottabelle und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt Aktualisieren. Haben Sie bereits eine Pivottabelle erzeugt und wollen eine weitere Pivottabelle erstellen, erfolgte bisher eine Meldung, dass bereits ein Cache vorhanden ist. Sie konnten auswählen, ob Sie den bereits vorhandenen Cache benutzen oder einen neuen erstellen wollen. In Excel 2010 wird ohne Nachfrage erneut ein Cache erzeugt, wenn Sie die Quelldaten verändern und anschließend die Befehle Einfügen> Pivottabelle anklicken. Es wird ein weiterer Cache erzeugt. Damit nimmt der Umfang der Datei zu und es wird mehr Arbeitsspeicher verbraucht. Wollen Sie den bereits vorhandenen Cache nutzen, können Sie die Pivottabelle einfach kopieren. Die Kopie benutzt dann den gleichen Cache.

15 Technik und Aufbau einer Pivottabelle Bezeichnungen in einer Pivottabelle Sobald Sie einen Pivot Cache erstellt haben, können Sie über die PivotTable-Feldliste auf den Cache zugreifen und die Tabelle entsprechend gestalten. Die Feldnamen werden aus den Überschriften der Quelldaten generiert, und zwar von links nach rechts. Ein Pivotfeld entspricht somit der Überschrift aus den Quelldaten. Das Pivotfeld weist mehrere Pivotelemente auf. In der unteren Abbildung sehen Sie, dass das Pivotfeld Artikel unter anderem das Pivotelement Bildschirm enthält. Die Bezeichnung Bildschirm erscheint in der Quelltabelle mehrere Male. Als Pivotelement erscheint die Bezeichnung Bildschirm nur ein Mal.

16 Technik und Aufbau einer Pivottabelle 16 Wollen Sie wissen, wie viel Mal der Begriff Bildschirm in der Quelltabelle vorkommt, ziehen Sie das Feld Artikel in den Wertebereich. Da das Feld Artikel ein Textfeld ist, wird automatisch die Funktion Anzahl benutzt. In der Abbildung sehen Sie, dass das Feld Artikel, wenn es angeklickt wird, automatisch in den Bereich Zeilenbeschriftungen gelangt, da es ein Textfeld ist. Der Bereich Zeilenbeschriftungen sorgt dafür, dass alle Elemente einmal als Zeilenbeschriftung in der Pivottabelle erscheinen. Ziehen Sie das dieses Textfeld in den Wertebereich, wird automatisch die Funktion Anzahl aktiviert. Nun können Sie erkennen, wie viel Mal das Wort Bildschirm in der Quelltabelle aufgelistet ist.

17 Technik und Aufbau einer Pivottabelle 17 Schieben Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Stelle der Pivottabelle, wird in einem Quick-info angezeigt, um welchen Sachverhalt es geht. Die Pivottabelle bewegt sich außerhalb des normalen Zeilen- und Spaltenschemas von Excel. Als Orientierung dienen die Beschriftungen in der Quelltabelle. Es müssen, wie oben bereits beschrieben, die Überschriften eindeutig sein. Aus den Überschriften der Quelltabelle werden die Pivotfelder gebildet. Aus den darunter befindlichen Daten werden die Pivotelemente gebildet. Unten in der Abbildung sehen Sie, dass das Element MS- Office 2003 zweimal vorkommt. Das bedeutet, dass das Element unterschiedlich eingetippt wurde, z. B. mit einem zusätzlichen Leerzeichen am Ende.

18 PivotTable-Tools und die Schaltzentrale PivotTable-Feldliste PivotTable-Tools und die Schaltzentrale PivotTable-Feldliste In vorangegangenen Excelversionen gab es bereits viele verschiedene Möglichkeiten, die Pivottabelle zu bedienen. In der Version Excel 2010 sind weitere hinzugekommen. Im folgenden Abschnitt werden einige Funktionalitäten, die früher etwas versteckter waren, erläutert. Wenn Sie mit dem Cursor in einer Pivottabelle stehen, wird die Registerkarte PivotTable-Tools aktiviert. Diese wiederum hat zwei weitere Registerkarten: Optionen und Entwurf. Beispielsweise können Sie auch hier über die Registerkarte Optionen, in der Gruppe Daten auf das Symbol für Aktualisieren klicken. Oder Sie können wie oben beschrieben über die rechte Maustaste das Aktualisieren auslösen. 3.1 Ändern der Datenquelle Wenn neue Datensätze zur Datenquelle hinzukommen oder die Datenquelle sich in irgendeiner Form verändert hat, z. B. durch ein neues Feld, dann muss die Datenquelle verändert werden. In der Gruppe Daten finden Sie neben dem Aktualisieren auch den Befehl Datenquelle ändern. Wenn Sie auf den Befehl klicken, springt Excel in die Datenquelle und das folgende Dialogfeld öffnet sich: 3.2 Löschen des Pivottabelleninhalts Der Bereich, der die Datenquelle enthält, ist im Feld Tabelle/Bereich schwarz unterlegt. Wenn Sie den Tastenschlüssel + (alles markieren) drücken, wird der neue Bereich markiert und in das Feld eingetragen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Eingabe abzuschließen. Bei den Optionen in der Gruppe Aktionen gibt es die Möglichkeit, den Inhalt der Pivottabelle komplett zu löschen.

19 PivotTable-Tools und die Schaltzentrale PivotTable-Feldliste Pivottabelle verschieben In der Gruppe Aktionen finden Sie den Befehl PivotTable verschieben. Sie können die komplette Tabelle im gleichen Tabellenblatt verschieben oder in ein neues Tabellenblatt. Wenn Sie auf den Befehl klicken, öffnet sich das folgende Dialogfeld: Aus der Vorgängerversion ist die Technik des Markierens übernommen worden. 3.4 Markieren der Pivottabellenelemente In der Gruppe Aktionen, finden Sie auch den Befehl Auswählen. Wenn Sie auf den Befehl Gesamte PivotTable klicken, wird die Pivottabelle komplett markiert. Jetzt könnten Sie die Tabelle beispielsweise kopieren. Wenn die anschließend wieder auf den Befehl Auswählen klicken, sehen Sie, dass nun auch die anderen Befehle aktiv werden. Sie können dann separat nur Beschriftungen auswählen. Bereits ausgewählt ist die unterste Position Auswahl aktivieren. Sie erkennen dies an der orangenen Umrandung. Dies ist die Standardeinstellung. Es bedeutet, dass Sie in der Pivottabelle ein schwarzer Pfeil zum Markieren benutzt werden kann. Sie zeigen beispielsweise, wie in der Abbildung unten, auf eine Spaltenüberschrift. Wenn der Pfeil erscheint, können Sie mit Linksklick die Spalte markieren. Nur die Spalte in der Pivottabelle wird damit markiert, die Spalte des Excelarbeitsblattes bleibt davon unberührt. Sie können so einzelne Elemente der Pivottabelle markieren.

20 PivotTable-Tools und die Schaltzentrale PivotTable-Feldliste Anzeige der PivotTable-Feldliste Je nachdem wie viele Pivotfelder Sie in ihrer Pivottabelle haben oder mit wie vielen Felder Sie im Layoutbereich arbeiten wollen, können Sie sich die PivotTable-Feldliste anders anzeigen lassen. Beispielsweise haben Sie sehr viele Felder, die Sie aber auf einen Blick sehen wollen. Um sich die PivotTable-Feldliste anders anzeigen zu lassen, klicken Sie rechts oben auf die Auswahlliste. Die erste Einstellung ist die Standardeinstellung. In der Abbildung wurde bereits die zweite Einstellung gewählt. Die Feldliste wird links angezeigt und der Layout-Abschnitt rechts. Zusätzlich können Sie, wenn Sie mit der Maus auf die Ränder der PivotTable-Feldliste zeigen, diese noch größer aufziehen. Sie können die PivotTable-Feldliste ein- bzw. ausblenden. In den PivotTable-Tools auf der Registerkarte Optionen, in der Gruppe Anzeigen, gibt es den Befehl Feldliste zum Ein- und Ausblenden.

21 Gestalten der Pivottabelle Gestalten der Pivottabelle Um eine Pivottabelle lesbarer zu machen, gibt es eine Reihe von Automatismen, die später vorgestellt werden. Zunächst sollten die Werte der Pivottabelle mit einem Zahlenformat versehen werden. 4.1 Zahlenformat anwenden Sie können den Bereich markieren, dann das Währungsformat auswählen. Dieses Zahlenformat liegt dann auf der Zelle, d. h. wenn diese zu schmal ist, müssen Sie die Spalte anpassen. Wenn die Pivottabelle außerdem sehr groß ist, ist es schwierig, sämtliche Werte zu erfassen. Deshalb ist es ratsamer wie folgt vorzugehen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Wert in der Pivottabelle. - Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Wertfeldeinstellungen.

22 Gestalten der Pivottabelle 22 - Das Dialogfeld Wertfeldeinstellungen wird angezeigt. Sie können hier sehen, wie das Quellfeld ursprünglich heißt. Aus dem ursprünglichen Namen und der Funktion, hier die Summenfunktion, wird der benutzerdefinierte Name zusammengesetzt. Sie können sowohl hier als auch direkt in der Pivottabelle diesen Namen ändern. Das Dialogfeld besteht aus zwei Registerkarten. Auf der Registerkarte Werte zusammenfassen nach können Sie mit anderen Funktionen zusammenfassen. Die Standardeinstellung ist Summe. - Um die Werte zu formatieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlenformat. Es wird das Dialogfeld Zellen formatieren geöffnet. Wählen Sie hier die Kategorie Währung und die Anzahl der Dezimalstellen aus. - Bestätigen Sie die Auswahl jeweils mit der Schaltfläche OK. Anschließend sind alle Werte, die zu diesem Pivotfeld gehören, mit dem ausgewählten Zahlformat gestaltet.

23 Gestalten der Pivottabelle 23 Das Dialogfeld Wertefeldeinstellungen können Sie auch auf einem anderen Weg erreichen. In den PivotTable-Tools auf der Registerkarte Optionen, in der Gruppe Aktives Feld finden Sie ebenfalls den Befehl Feldeinstellungen. Darüber befindet sich das Feld Benutzerdefinierter Name, das Sie auch hier abändern können. 4.2 Leere Wertezellen mit Nullen auffüllen Wenn Sie die Pivottabelle aus der Abbildung oben mit dem Währungsformat versehen haben, enthalten einige Zellen keinen Wert. Um deutlich zu machen, dass in diesen Zellen kein Eurobetrag vorhanden ist, können Sie die Zellen mit Nullen auffüllen. - Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Wertebereich der Pivottabelle. - Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag PivotTable-Optionen, um in das entsprechende Dialogfeld zu gelangen. Sie können aber auch über die PivotTable-Tools auf der Registerkarte Optionen, in der Gruppe PivotTable auf den Befehl Optionen klicken. - Im Dialogfeld PivotTable-Optionen auf der Registerkarte Layout&Format finden Sie im Bereich Format ein Ankreuzkästchen. - Klicken Sie das Ankreuzkästchen an und geben im zugehörigen Feld eine Null ein. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.

24 Gestalten der Pivottabelle 24 Nachdem sich das Dialogfeld geschlossen hat, sehen Sie in der Pivottabelle statt der leeren Zellen jeweils 0, Autoformate Wollen Sie ihre Pivottabellen noch weiter ausschmücken, können Sie dieses mit Hilfe der Autoformate machen. Insbesondere bei recht langen Tabellen, unterstützt eine Hervorhebung jeder zweiten Zeile die Lesbarkeit. - Klicken Sie in den PivotTable-Tools auf die Registerkarte Entwurf. Dort gibt es zwei Gruppen, die Optionen für PivotTable-Formate und die PivotTable-Formate. - Klicken Sie zunächst in der Gruppe PivotTable-Formate auf den Doppellistenpfeil, damit Sie alle vorhandenen Formate sehen können. - Die Autoformate haben eine Vorschau. Wenn Sie auf ein Format zeigen, passt sich die Pivottabelle an. Sie können so schon vorher sehen, wie ihre Tabelle aussehen wird. Erst wenn Sie das richtige Layout gefunden haben, klicken Sie es an.

25 Gestalten der Pivottabelle 25 - Es gibt in den Autoformaten drei Farbschemata: Hell ist oben, dann Mittel und zum Schluss Dunkel. In der Abbildung sehen Sie, dass das Kontrollkästchen Verbundene Zellen ausgewählt ist. Das bewirkt, dass jede zweite Zeile, in diesem Fall in der Farbe Blau, farblich hervorgehoben wird. Aber nicht alle Formate können diese alternierende Farbdarstelllung abbilden. Das gilt auch für die Kontrollkästchen Zeilenüberschriften und Spaltenüberschriften. Diese sind standardmäßig gesetzt. Werden die Häkchen entfernt, werden die Zeilen- bzw. Spaltenüberschriften nicht mehr besonders hervorgehoben. - Sie können auch selbst neue Formatvorlagen erstellen, indem Sie ganz unten auf den Eintrag NeuePivotTable-Formatvorlage. - Klicken Sie auf den Eintrag Löschen, wird die Formatierung mit der Formatvorlage gelöscht, nicht jedoch andere Formatierungen, die Sie eventuell vorher vorgenommen haben. 4.4 Layout-Stile Auf der Registerkarte Entwurf gibt es noch die Gruppe Layout mit vier Befehlen, um die Anordnung in der Pivottabelle zu gestalten. Standardmäßig wird eine neu erzeugte Pivottabelle im Berichtsformat In Kurzformat anzeigen abgebildet. D. h. in diesem Fall die Pivotfelder Konto und Kostenstelle werden beide in der Spalte A dargestellt.

26 Gestalten der Pivottabelle 26 Das Berichtslayout In Gliederungsformat anzeigen bedeutet, dass die Pivotfelder jeweils eine eigene Spalte haben. In der linken Abbildung sehen Sie die Einstellung Elementnamen nicht wiederholen, in der rechten Abbildung die Einstellung Alle Elementnamen. Diese Einstellung brauchen Sie, wenn die Tabelle weiter verarbeitet werden soll. Wenn Sie die folgende Abbildung analysieren, erkennen Sie, dass drei Pivotfelder in Spalte A zusammengefasst sind. Es sind die Felder Belegart, Konto und Kostenstelle. Der Zellzeiger steht auf einer Kostenstelle.

27 Gestalten der Pivottabelle 27 In den PivotTable-Tools auf der Registerkarte Optionen, in der Gruppe Aktives Feld wird dieses ebenfalls angezeigt. Wenn Sie auf das Minuszeichen neben dem aktiven Feld klicken, wird die Auflistung der Kostenstellen reduziert. Das Layout sieht dann wie folgt aus: Die Kostenstellen sind nicht mehr sichtbar, sondern nur noch Konten. Die Konten haben jeweils ein Pluszeichen vor der Kontonummer, d. h. Sie können bei einzelnen Konten die Kostenstellen wieder aufklappen. Klicken Sie auf das Pluszeichen im Menüband, werden wieder alle Kostenstellen eingeblendet. In der Gruppe Aktives Feld sehen Sie, dass automatisch die nächst höhere Ebene aktiv geworden ist. Klicken Sie erneut auf das Minuszeichen, wird auf die nächst höhere Ebene, in diesem Fall auf Belegart, reduziert. Analog zum Reduzieren können Sie wieder Ebene für Ebene komplett über das Pluszeichen einblenden. Haben Sie die Felder bis zur letzten Ebene (Kostenstelle) eingeblendet und klicken erneut auf das Pluszeichen, wird das Dialogfeld Detail einblenden geöffnet. In der Abbildung ist das Feld Belegdatum ausgewählt.

28 Gestalten der Pivottabelle 28 Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, wird das Feld als weitere Ebene unter den Kostenstellen eingefügt. Sie können das Feld wieder entfernen, in dem Sie über die PivotTable-Feldliste das Feld entfernen. In der Gruppe Layout gibt es die Befehle Teilergebnisse und Leere Zeilen. In der Abbildung unten sehen Sie, wie sich die Einstellungen auswirken. Für jedes Konto wird die Zwischensumme unter dem Konto angezeigt, Sie können sich die Zwischensumme aber auch oben über dem jeweiligen Konto anzeigen lassen. Der Befehl Leere Zeilen bewirkt, dass unter jede Zwischensumme eine leere Zeile eingefügt wird.

29 Gestalten der Pivottabelle 29 Mit dem Befehl Gesamtergebnisse können Sie die Gesamtergebnisse für Zeilen und Spalten einzeln oder komplett ausblenden. Die Voreinstellung ist, wie aus der Abbildung ersichtlich, dass die Gesamtergebnisse sowohl für die Zeilen als auch für die Spalten angezeigt werden.

30 Datenquellen für Pivottabellen Datenquellen für Pivottabellen Oben wurde bereits beschrieben, wie Sie aus einem Datenbereich eine Pivottabelle erzeugen. Sie können aber auch einen Datenbereich als Tabelle definieren oder aus einer externen Quelle Daten für die Pivottabelle einlesen. 5.1 Exceltabelle als Datenquelle Auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Tabelle gibt es neben dem Befehl PivotTable auch den Befehl Tabelle. Wenn Sie in einem Datenbereich stehen und auf diesen Befehl klicken, öffnet sich das folgende Dialogfenster: Sobald Sie auf die Schaltfläche OK geklickt haben, ist aus dem Datenbereich eine Tabelle erstellt worden. In der Excelversion 2003 hieß diese Funktionalität Liste. In der Excelversion 2010 ist diese Tabellenfunktionalität mit weitergehenden Möglichkeiten ausgestattet worden. Wie Sie in der Abbildung unten erkennen, wird eine Registerkarte Tabellentools eingeblendet. Darunter erscheint eine Registerkarte Entwurf. Diese ähnelt der Registerkarte Entwurf bei den PivotTable-Tools. Die Gruppe Tabellenformatvorlagen finden Sie auch bei den Pivottabellen wieder. In der Gruppe Optionen für Tabellenformat ist bereits das Kontrollkästchen Verbundene Zellen angeklickt. Das bedeutet, dass jede zweite Zeile andersfarbig hervorgehoben ist, um die Lesbarkeit zu verbessern. Darüber befindet sich das Kontrollkästchen Ergebniszeile. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, erscheint am Ende der Tabelle eine zusätzliche Zeile, die die gefilterten Daten nach verschiedenen Funktionen zusammenfasst. Sie klicken auf die entsprechende Zelle, in diesem Fall auf H9089, und erhalten einen Listenpfeil. Aus dieser Tabelle können Sie wiederum eine Pivottabelle erstellen.

31 Datenquellen für Pivottabellen 31 Der Vorteil dieser Tabellenfunktionalität besteht darin, dass die Tabelle erweitert werden kann und dabei Gestaltungsmerkmale und Formeln fortgeführt werden. Wenn Sie durch die Tabelle nach unten scrollen, werden die Tabellenüberschriften in die Spaltenköpfe übernommen Filter in der Tabelle Die Filter- und Sortiermöglichkeiten sind in der neuen Version stark erweitert worden. So erkennt Excel automatisch, um welchen Datentyp es sich handelt und zeigt die entsprechenden Filter an. Wenn Sie auf das Filtersymbol in der Überschriftenzeile klicken, klappt ein Auswahlmenü herunter. Im oberen Bereich werden die Sortiermöglichkeiten aufgelistet. Bei diesem Filter handelt es sich um einen Textfilter. Das hat Excel auf Grund der in der Spalte vorhandenen Daten erkannt. Zum Textfilter gehören die verschiedenen Filtermöglichkeiten. Wenn Sie eine Filtermöglichkeit anklicken, gelangen Sie in ein Dialogfeld, das an vorangegangene Excelversionen erinnert. Sie können aber auch über das Suchfeld filtern. In der Abbildung sehen Sie, dass alle Haushaltsstellen, die mit 3 beginnen, in dem darunterliegenden Bereich aufgelistet werden sollen. Wichtig ist, dass Sie das * mit eingeben, sonst werden die Haushaltstellen aufgelistet, die an irgendeiner Stelle eine 3 aufweisen. Sobald Sie auf die Schaltfläche OK geklickt haben, wird die Tabelle gefiltert. Das Filtersymbol hat sich ebenfalls geändert. Wenn Sie auf das Symbol für gefilterte Daten zeigen, erscheint ein Quickinfo mit Informationen zum angewendeten Filter. Um den Filter wieder zu entfernen, klicken Sie auf das Filtersymbol und dann, in diesem Fall, auf den Eintrag Filter löschen aus Haushaltsstelle.

32 Datenquellen für Pivottabellen 32 Wenn Sie nicht einzelne Filter, sondern alle komplett löschen wollen, klicken Sie auf die Registerkarte Daten. Dort auf den Befehl Löschen. Klicken Sie auf den Filter eines Zahlenfeldes, erhalten Sie eine Auswahl, angepasst an Werte. Wie oben auch, können Sie anstatt mit dem Suchfeld oder dem Dialogfeld zu filtern, in der darunter befindlichen Liste einzelne Positionen durch Anklicken auswählen.

33 Datenquellen für Pivottabellen 33 Der Datumsfilter enthält in seiner Auflistung zusätzlich eine Gliederung in Jahre, Monate und Tage. Diese Filter und Sortiermöglichkeiten können Sie aber nicht nur nutzen, wenn Sie zuvor den Bereich als Tabelle definiert haben. Bereits auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten finden sich Filter- und Sortiermöglichkeiten.

34 Datenquellen für Pivottabellen Formeln in der Tabelle Wenn Sie in der Tabelle Berechnungen durchführen, Sie wollen beispielsweise die Differenz aus dem Anschlag 2013 und dem Anschlag 2012 bilden, so fügen Sie zunächst eine Spalte ein. Schon beim Einfügen der Spalte bemerken Sie, dass die Spalte automatisch einen Namen bekommt. Diesen Namen können Sie natürlich ändern. - Um die Differenz zu bilden, klicken Sie in die Zelle I2 und geben ein Gleichheitszeichen ein. - Wenn Sie nun auf die Zelle G2 klicken, wird anstelle des Zellbezuges (G2) ein strukturierter Verweis eingefügt. - Geben Sie nun das Minuszeichen ein und klicken auf die Zelle H2. Es wird wiederum ein Verweis eingefügt. - Abschließend drücken Sie die Return-Taste. Die komplette Spalte wird mit der Formel ausgefüllt. Sie brauchen die Formel also nicht nach unten zu kopieren. Wenn Sie also in Excel einen Bereich als Tabelle definiert haben, können Sie Berechnungen innerhalb und außerhalb der Tabellen mit den Feldnamen (Überschriften der Tabelle) durchführen. Befinden Sie sich außerhalb des Tabellenbereichs und wollen die Formel =G2-H2 eingeben, erhalten Sie folgende Formel: =Tabelle1[@[Anschlag 2013]]-Tabelle1[@[Anschlag 2012]] Außerhalb der Tabelle wird der Tabellenname eingegeben. Es folgt eine öffnende eckige Klammer, danach Dieses Zeichen bedeutet, dass sich die Formel auf die aktuelle Zeile bezieht. Als nächstes kommt wiederum ein eckiges Klammerpaar, das den Feldnamen enthält. Die folgende schließende eckige Klammer gehört zur ersten eckigen Klammer. Wenn Sie beispielsweise in einem anderen Tabellenblatt die Verweise nutzen wollen, können Sie wie folgt vorgehen: - Wenn Sie beispielsweise eine Summe bilden wollen, tippen Sie die ersten paar Buchstaben ein. Sofort erscheint eine Liste mit der Kennzeichnung für Funktion und allen Funktionen, auf die die bereits eingetippten Buchstaben zutreffen. - Sie können nun die Funktion mit Doppelklick oder mit der Tab-Taste übernehmen. Der Funktionsname wird einschließlich geöffneter runder Klammer übernommen.

35 Datenquellen für Pivottabellen Geben Sie nun den Tabellennamen ein. Im Beispiel heißt die Tabelle Tabelle1. Sobald Sie die ersten Buchstaben eingeben, erscheint eine Auflistung von Funktionen, die mit den Buchstaben beginnen und der Tabelle mit der Kennzeichung für Tabelle Übernehmen Sie die Tabelle mit der Tab-Taste oder mit einem Doppelklick. Anschließend fügen Sie eine eckige Klammer ein. Nun werden Ihnen alle Tabellenüberschriften aufgelistet, die in der Tabelle vorhanden sind. - Wählen Sie das entsprechende Feld aus. Abschließend müssen Sie noch die schließende eckige Klammer und die schließende runde Klammer eingeben Funktion Links und Funktion Sverweis Die obige Tabelle weist die Überschrift Produktgruppe auf. Wenn Sie aus der Produktgruppe den Produktplan herausziehen wollen, nehmen Sie die Funktion Links. Die Funktion Links gibt aus einem Text, der in diesem Fall in Zelle C2 steht, die ersten beiden Zeichen zurück. Das erste Argument der Funktion ist die Zeichenkette, das zweite Argument ist die Anzahl Zeichen, die von der linken Seite des Textes ausgegeben werden sollen. Da der Bereich zuvor als Tabelle definiert wurde, wird nicht der Zellbezug, sondern der Feldname für die Funktion benutzt. Neben dem Produktplan soll die Bezeichnung des Produktplanes stehen. Dazu ist eine weitere Spalte und die Verweisfunktion notwendig.

36 Datenquellen für Pivottabellen 36 Produktplan - Erfassen Sie in einem separaten Tabellenblatt die Produktplandaten. - Markieren Sie den Bereich, der die Nummern und die Zurodnung enthält. Sie sehen, dass in Spalte A die Nummern als Texte formatiert wurden. - Tragen Sie in das Namensfeld den Namen Produktplan ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Returntaste. - Fügen Sie eine weitere Spalte nach der Überschrift PPL ein, um daneben den Namen des Produktplanes ausgeben zu können. - Die Sverweisfunktion braucht als erstes Argument das Suchkriterium. Dieses steht in Zelle D2. Wenn Sie die Sverweisfunktion über den Funktionsassistenten aufrufen oder selbst eintippen, erscheint nicht der Zellbezug, sondern der Feldname der betreffenden Spalte. - Das nächste Argument ist der Bereich, in dem in der ersten Spalte nach dem Suchbegriff gesucht werden soll. Da vorher ein Name für diesen Bereich eingegeben wurde (Produktplan), kann man diesen aus dem Dialogfeld Namen einfügen auswählen. Das Dialogfeld können Sie mit der Taste aufrufen. - Das nächste Argument, die Zahl 2 gibt an, dass Sie die zweite Spalte aus dem Bereich Produktgruppen ausgegeben haben wollen. Das letzte Argument FALSCH bedeutet, dass eine genaue Übereinstimmung zwischen Suchspalte (der ersten) und Suchbegriff vorhanden sein muss.

37 Datenquellen für Pivottabellen Daten extern übernehmen Wenn Sie neue Daten aus SAP bekommen, müssen Sie die Berechnungen, Formatierungen usw. erneut wieder herstellen. Eine bessere Lösung wäre, einmal eine Auswertung zu erzeugen, um diese nur noch zu aktualisieren. Folgende Lösung wäre anzustreben: Tabelle mit Rohdaten aus SAP exportiert Zieldatei mit übernommenen Daten Übernahme der Daten in Zieldatei ÜÜüber Pivottabelle Die Tabelle mit den Rohdaten aus SAP wird in eine neue Auswertungsdatei übernommen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: - Speichern Sie eine leere Excelarbeitsmappe ab, z. B. unter dem Namen Auswertung. - Auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen klicken Sie auf den Befehl Aus anderen Quellen. Hier wählen Sie den Eintrag Von Microsoft Query. - Es wird das Dialogfeld Datenquelle auswählen geöffnet. Klicken Sie auf den Eintrag Excel Files. Schließen Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche OK.

38 Datenquellen für Pivottabellen 38 - Als nächstes erscheint das Dialogfeld Arbeitsmappe auswählen. In einem Auswahlfenster, in dem Sie die Datei auswählen können. Im Verzeichnisbereich können Sie das Verzeichnis auswählen, in dem ihre Datei gespeichert ist. Der Dateityp wurde bereits im ersten Schritt ausgewählt, kann aber hier noch verändert werden. Sie können auch ein anderes Laufwerk auswählen oder aus einem Netzwerk. Zusätzlich wird Ihnen angezeigt, dass eine Verbindung hergestellt wird. - Sobald Sie alle Eintragungen vorgenommen haben und das Dialogfenster mit der Schaltfläche OK geschlossen haben, erscheint das Dialogfenster des Query Assistenten. Im Queryfenster Spalten auswählen können Sie die komplette Tabelle übernehmen oder Sie klicken auf das Pluszeichen in der rechten Fensterhälfte. Dann werden alle Spalten der Tabelle aufgelistet und Sie können einzelne Spalten mit der Pfeilschaltfläche in den rechten Bereich übernehmen.

39 Datenquellen für Pivottabellen 39 - Wenn Sie auf die Schaltfläche Weiter geklickt haben, kommen Sie in das Queryfenster Daten filtern. Hier können Sie die Datensätze filtern. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Sie gelangen in das Queryfenster Sortierreihenfolge.

40 Datenquellen für Pivottabellen 40 - Klicken Sie auch hier auf die Schaltfläche Weiter. Abschließend kommen Sie in das Queryfenster Fertig stellen. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen. Als letztes Dialogfenster öffnet sich Daten importieren. Sie können hier verschiedene Einstellungen vornehmen. In diesem Fall brauchen Sie die Einstellung Tabelle, da ja noch Formeln eingeben werden sollen. - Die Daten werden eingelesen und die eingelesenen Daten werden automatisch in eine Tabelle umgewandelt. - Sie geben die notwendigen Formeln und Formatierungen ein. Wenn die Quelldatei andere Datensätze enthält, klicken Sie auf den Befehl Aktualisieren.

41 Pivottabellenfelder Pivottabellenfelder Wenn Pivotfelder in die Zeilenbeschriftung oder in die Spaltenbeschriftung eingefügt werden, haben sie andere Einstellungen als würden sie in den Wertebereich eingefügt. Die Einstellungen für die Felder, können Sie auf verschiedene Weise öffnen: - Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Feld hinein und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Feldeinstellungen - oder in den PivotTable-Tools auf der Registerkarte Optionen, in der Gruppe Aktives Feld finden Sie ebenfalls den Befehl Feldeinstellungen. - Oder in der PivotTable-Feldliste können Sie über das schwarze Dreieck bei der Feldbezeichnung die Feldeinstellungen aufrufen. Das Wertefeld hat andere Einstellungsmöglichkeiten als die Felder, die sich in den Zeilenbzw. Spaltenbeschriftungen befinden.

42 Pivottabellenfelder Feldeinstellungen für Werte Unter Punkt 4.1 wurde bereits erläutert, wie das Dialogfeld Wertfeldeinstellungen aufgebaut ist. Standardmäßig wird eine Summe gezogen, wenn es sich um ein Zahlenfeld handelt. Ist in der Spalte, die die Werte enthält, nur ein leeres Feld vorhanden, wird automatisch die Funktion Anzahl eingetragen. Wenn Sie, wie im Beispiel unten, einmal die Summe der auf den Konten gebuchten Beträge und einmal die Anzahl der gebuchten Positionen ermitteln wollen, müssen Sie das Feld Betrag in Hauswährung zweimal in den Bereich Werte ziehen. Klicken Sie nun auf das zweite Feld, um das Dialogfeld Wertfeldeinstellungen aufzurufen. Hier wählen Sie die Funktion Anzahl. Sie können auf ein Wertefeld auch ein Drilldown machen. D. h. wenn Sie auf einen Wert einen Doppelklick machen, wird ein neues Tabellenblatt eingefügt. In dem Tabellenblatt werden alle Einzeldaten aufgelistet, aus denen sich dieser Wert zusammensetzt. Wenn Sie z. B. wissen wollen, wie viel Prozent der Betrag von ,12 am Gesamtergebnis ausmacht, gehen Sie wie folgt vor: - Ziehen Sie das Feld Betrag in Hauswährung nochmals in den Wertebereich. Klicken Sie auf das Feld und wählen den Eintrag Wertfeldeinstellungen. - Im Dialogfeld Wertfeldeinstellungen wählen Sie die Registerkarte Werte zusammenfassen nach den Eintrag Summe. - Dann wählen Sie auf der Registerkarte Werte anzeigen als im Listenfeld den Eintrag % des Gesamtergebnisses.

43 Pivottabellenfelder 43 - Wenn Sie die Eingaben mit der Schaltfläche OK bestätigt haben, sieht die Pivottabelle wie folgt aus: - Sie können die Tabelle auch so darstellen, dass in der Zeilenbeschriftung das Konto steht und in der Spaltenbeschriftung die Kostenstelle. Der Gesamtbetrag beispielsweise des Kontos ist in mehrere Kostenstellen aufgeteilt. In den Zellen B6 bis H6 sind die einzelnen Beträge ausgewiesen. In den Zellen I6 bis O6 sind die Prozentsätze ausgewiesen. D. h. der Betrag von ,76 ist 4,4 % von der Gesamtsumme über ,92. Die Prozentdarstellung beginnt ab Spalte I. Wesentlich übersichtlicher ist es, wenn Sie die Kostenstelle in diesem Fall ebenfalls in die Zeilenbeschriftung verschieben. Die Tabelle sieht dann wie folgt aus:

44 Pivottabellenfelder 44 Die Registerkarte Werte anzeigen als stellt noch mehr Eintragungen zur Verfügung. Die Eintragung Werte anzeigen als % des Spaltenergebnisses bedeutet, dass die Prozentwerte auf Basis der Gesamtsumme pro Spalte gerechnet werden. Für die Zahlen in der Abbildung unten heißt das, der Gesamtbetrag von ,78 bei Kostenstelle wurde bei verschiedenen Konten gebucht. Davon entfielen 8,91 % auf das Konto Die Eintragung Werte anzeigen als % des Zeilenergebnisses bedeutet, dass die Prozentwerte auf Basis der Gesamtsumme pro Zeile gerechnet werden. D. h. für das Konto wurde ein Gesamtbetrag von ,12 gebucht. Dieser wird prozentual auf die einzelnen Kostenstellen verteilt. Die Berechnungseinstellungen für das Wertefeld finden Sie auch in den PivotTable- Tools, Registerkarte Optionen, dort die Schaltfläche Berechnungen.

45 Pivottabellenfelder Feldeinstellungen für Zeilen- bzw. Spaltenbeschriftungen Aus den Haushaltsdaten wurde folgende Pivottabelle erzeugt: Die erste Spalte unterteilt nach Einnahmen und Ausgaben. In der zweiten Spalten folgen die jeweiligen Produktpläne. Als Teilergebnis wird standardmäßig die Summe eingeblendet. Sie können jedoch auch andere Funktionen für das Zeilenfeld sichtbar machen. Gehen Sie wie folgt vor:

46 Pivottabellenfelder 46 Setzen Sie den Cursor in das Feld Einnahmen/Ausgaben oder klicken ein Element des Feldes an. - Rufen Sie die Feldeinstellungen über das Menüband oder die rechte Maustaste auf. - Im Dialogfeld Feldeinstellungen, auf der Registerkarte Teilergebnisse&Filter ist normalerweise die Voreinstellung Automatisch ausgewählt. - Als Teilergebnis wird üblicherweise die Summe ausgeworfen. Sie können bei den Teilergebnissen aber auch nach anderen Funktionen zusammenfassen. In der Abbildung wurde nach den Funktionen Summe, Anzahl und Mittelwert zusammengefasst. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

47 Pivottabellenfelder Felder sortieren In der Abbildung oben sehen Sie, dass das Feld Produktplan nach Alphabet aufsteigend sortiert ist. Sie können die Sortierreihenfolge auch umdrehen. - Achten Sie zunächst darauf, dass der Zellzeiger in der richtigen Zelle steht. - In den PivotTable-Tools, Registerkarte Optionen finden Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern die Symbole für das aufsteigende Sortieren sowie das absteigende Sortieren. Sie können Texte als auch Werte mit diesen Symbolen sortieren. - Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich das dazugehörige Dialogfeld. Die Voreinstellung bei den Sortieroptionen ist Manuell. D. h. Sie können die Elemente des Feldes mit der Maus verschieben. - In der Abbildung unten ist das Listenfeld Absteigend ausgewählt. Im Listenfeld selber wurde das Pivotfeld Ist 2010 ausgewählt. - Es wird nun nicht nach dem Alphabet, sondern nach der höchsten Zahl im Pivotfeld Ist2010 sortiert. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus: Sie sehen, dass der Produktplan Zentrale Finanzen jeweils die höchsten Beträge bei den Einnahmen und Ausgaben hat. Jedoch an zweiter Position steht bei Einnahmen Bildung und bei Ausgaben Jugend Soziales. Die Sortiermöglichkeiten finden Sie alternativ auch bei den Filtern.

48 Pivottabellenfelder Felder filtern Um alle, in der Pivottabelle zur Verfügung stehenden Filter zu sehen, wählen Sie zunächst das Berichtsformat Tabelle. In der Abbildung unten sehen Sie, dass die Felder Einnahme/Ausgaben und Produktplan mit einem Filtersymbol versehen sind. Das Feld Produktplan wurde bereits gefiltert, deshalb sieht das Symbol anders aus. Ist ein Feld gefiltert, können sämtliche Filter wieder gelöscht werden. Im Beispiel werden nicht mehr alle Daten angezeigt. Das können Sie am Häkchen und an dem ausgefüllten Kästchen (Alle anzeigen) sehen. Bei der letzten Position wurde der Haken entnommen. Sobald das Feld gefiltert wird, erscheint auch in der PivotTable-Feldliste ein Symbol. Die Filter können Sie nun wie in den anderen Exceltabellen benutzen. Bei den Pivottabellen kommt jedoch hinzu, dass Sie bei den ausklappbaren Filtern unterscheiden können, zwischen Beschriftungsfiltern und Wertefiltern. Im Beispiel oben sind die Beschriftungsfilter die Produktpläne, während sich die Wertefilter auf die zugehörigen Zahlen im Feld IST2010 beziehen.

49 Pivottabellenfelder 49 Sie können sich beispielsweise die Top 10 Werte der Spalte IST2010 wie folgt ausgeben lassen: - Klicken Sie auf das Filtersymbol bei Produktplan und wählen den Eintrag Wertefilter. Es klappt ein weiteres Filtermenü auf. - Wählen Sie den untersten Eintrag Top Wählen Sie im Dialogfeld Top-10-Filter im Listenfeld Anzeigen aus, ob Sie die obersten oder die untersten Werte angezeigt bekommen wollen. - Im Drehfeld rechts daneben können Sie die Anzahl der Elemente einstellen, die Sie sich anzeigen lassen wollen.

50 Pivottabellenfelder 50 - Das Ergebnis sehen Sie in der folgenden Abbildung. Sowohl die Ausgaben als auch die Einnahmen wurden nach ihren höchsten zehn Werten gefiltert. Anschließend wurde die Spalte IST2010 absteigend sortiert.

51 Pivottabellenfelder 51 - Um die Filter zu entfernen, klicken Sie wiederum auf das Filtersymbol. Am Symbol erkennen Sie, dass das Feld Produktplan gefiltert und sortiert wurde. - Die Sortierreihenfolge erkennen Sie daran, welches Sortiersymbol gelb markiert ist. - Wenn Sie auf das Symbol Filter löschen klicken, werden alle Filter dieses Feldes gelöscht. Wenn Sie nur den TOP 10 Filter löschen wollen, klicken Sie auf den Eintrag Wertefilter. - Die Wertefilter klappen aus und Sie können den Eintrag Filter löschen auswählen. Damit wird nur der TOP 10 Filter gelöscht. - Um mehrere Filter auf ein Feld anwenden zu können, müssen Sie im Dialogfeld PivotTable-Optionen, auf der Registerkarte Summen&Filter ein Häkchen bei Mehrere Filter pro Feld zulassen setzen.

52 Pivottabellenfelder 52 Neben den Filtermöglichkeiten in der Pivottabelle gibt es den sogenannten Berichtsfilter im Layoutbereich der PivotTable-Feldliste. In früheren Excelversionen hieß der Berichtsfilter Seitenfeld. Wenn Sie den Berichtsfilter aufklappen, haben Sie die Möglichkeit weiter zu filtern.

53 Pivottabellenfelder 53 Der Berichtsfilter Land/Kommune enthält nur zwei Positionen. Sie können anhand des Filtersymbols erkennen, dass die Option Land ausgewählt wurde. Der Berichtsfilter Einnahmen/Ausgaben filtert die Ausgaben heraus. Der Berichtsfilter Titel/Konto enthält mehrere Einträge. Hier ist es möglich, noch weiter zu filtern. Klicken Sie auf das Kästchen Mehrere Elemente auswählen. Es können nun weitere Filterungen durchgeführt werden. Im Suchfeld wurde 4* eingeben. Das bedeutet, alle Titel, die mit der 4 beginnen werden herausgefiltert.

54 Pivottabellenfelder Filtern mit Datenschnitten Ab der Excelversion 2010 gibt es sogenannte Datenschnitte. Um einen Datenschnitt einzufügen, gehen Sie wie folgt vor: - Klicken Sie in den PivotTable-Tools auf der Registerkarte Optionen, in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche Datenschnitt einfügen. Das Dialogfeld Datenschnitt auswählen öffnet sich. - Wählen aus den Pivotfeldern diejenige aus, nach denen Sie weiter filtern wollen. - Wählen Sie die Felder Land/Kommune, Titel/Konto, Einnahmen/Ausgaben und Produktplan aus. - Die Datenschnitte werden erzeugt. Sie liegen außerhalb der Pivottabelle hintereinander angeordnet. - Sie können die Reihenfolge der Anordnung ändern, in dem Sie den jeweiligen Datenschnitt anklicken und verschieben.

55 Pivottabellenfelder 55 In der folgenden Abbildung wurden die Datenschnitte oberhalb der Pivottabelle angeordnet. Im Datenschnitt Produktplan können Sie am Symbol erkennen, dass bereits gefiltert wurde. Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, wird der entsprechende Produktplan blau hervorgehoben. In diesem Fall ist es Bau. Im Datenschnitt Land/Kommune wurde Land ausgewählt. Bei Einnahmen/Ausgaben wurden Einnahmen ausgewählt. Das Resultat der Filterung sehen Sie in der Pivottabelle. Sie können auch mehrere Einträge in den Datenschnitten auswählen, in dem Sie die -Taste gedrückt halten und die Einträge anklicken. Die Filterungen können Sie wieder löschen, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken. Um die Datenschnitte ganz zu entfernen, klicken Sie die Datenschnitte an und drücken die Löschtaste. Sobald Sie einen Datenschnitt angeklickt haben, wird die Registerkarte Datenschnitttools eingeblendet. Auf dieser Registerkarte können Sie die Datenschnitte anordnen und gestalten.

56 Pivottabellenfelder Felder gruppieren Sie können Datums- und Zahlenfelder automatisch gruppieren. Um beispielsweise nach einem Buchungsdatum zu gruppieren, gehen Sie wie folgt vor: - Klicken Sie in ein Datumsfeld und wählen dann in den PivotTable-Tools, Registerkarte Optionen in der Gruppe Gruppieren die Schaltfläche Gruppenauswahl oder Gruppenfeld. - Sobald Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, öffnet sich das Dialogfeld Gruppierung. Die Felder Starten und Beenden zeigen Ihnen das älteste und das jüngste Buchungsdatum an. Sie können auch selber den Start- bzw. den Endzeitpunkt festlegen. Die Daten, die außerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitraumes liegen, werden dann zu Zeiträumen zusammengefasst. Im Feld Nach bestimmen Sie, wie die Daten zusammengefasst werden sollen. Wenn sich der Buchungszeitraum über mehrere Jahre erstreckt, sollten Sie auf jeden Fall Jahre anklicken. Es werden sonst die Daten nach Monaten und Quartalen über die verschiedenen Jahre hinweg zusammengefasst.

57 Pivottabellenfelder 57 - Wenn Sie ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Zusammenfassung der Daten sieht dann wie folgt aus: Sie können nun die Ansicht reduzieren, z. B. in dem Sie den Zellzeiger in ein Feld mit Jahreszahl stellen und auf die Reduzierenschaltfläche klicken. Es werden dann nur die Ergebnisse von 2009 und 2010 angezeigt. Quartale und Monate werden ausgeblendet. Die Schaltfläche wieder Quartale und Monate ein. blendet Wenn Sie den Zellzeiger in ein Quartal stellen und reduzieren, werden die Monate ausgeblendet. Sie können auch die gebuchten Beträge gruppieren und zusammenfassen. In der folgenden Abbildung sehen Sie, dass die Zeilenbeschriftung aus den Buchungsbeträgen besteht. Im Wertefeld wird gezählt, wie oft ein bestimmter Betrag gebucht wurde.

58 Pivottabellenfelder 58 Die Buchungsbeträge können Sie wie folgt zu Gruppen zusammenfassen: - Klicken Sie in ein Feld, das einen Buchungsbetrag enthält, und wählen dann in den PivotTable-Tools, Registerkarte Optionen in der Gruppe Gruppieren die Schaltfläche Gruppenauswahl. - Sobald Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, öffnet sich das Dialogfeld Gruppierung. Da es sich hier um ein Zahlenfeld und nicht um ein Datumsfeld handelt, sieht das Dialogfeld etwas anders aus. Die Felder Starten und Beenden zeigen den geringsten und den höchsten Betrag. Sie können hier andere Werte eingeben, dann verschwinden die Häkchen an den Feldern. Sobald Sie die Häkchen wieder setzen, werden die Beträge erneut eingetragen. Im Feld Nach tragen Sie die Schrittweite ein, mit der zusammengefasst werden soll. Sie können aber auch den von Excel vorgeschlagenen Wert stehen lassen. Sie sehen in den Abbildungen die eingestellten Werte und das Resultat.

59 Drucken einer Pivottabelle Drucken einer Pivottabelle Standardmäßig druckt Excel das gesamte Arbeitsblatt aus. Leider steht Ihnen nicht, wie bei der "normalen" Tabelle, die Möglichkeit zur Verfügung, nur die Tabelle auszudrucken. Sie müssen die Pivottabelle zum Druckbereich erklären, um nicht andere Daten, die sich auf dem Arbeitsblatt befinden, mit zu drucken. Wenn Sie mehrseitige Pivottabellen haben, sollten die Überschriften auf jedem Blatt ausgedruckt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: - In den PivotTable-Tools, Registerkarte Optionen, Gruppe PivotTable klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. Das Dialogfeld PivotTable-Optionen öffnet sich. - Klicken Sie auf die Registerkarte Druckt und anschließend auf das Kästchen Drucktitel festlegen. Auf jeder Seite werden jetzt die Überschriften wiederholt.

60 Berechnetes Feld Berechnetes Feld Außer den bereits oben erwähnten Möglichkeiten in Pivottabellen zu rechnen, können Sie zusätzliche Felder hinzufügen, die Berechnungen enthalten. Sie möchten in der unten abgebildeten Tabelle die prozentuale Veränderung des Anschlages 2011 nach 2012 ermitteln. Dazu benötigen Sie ein weiteres Pivotfeld, dass aus den Pivotfeldern Anschlag 2011 und Anschlag 2012 berechnet wird. Um das berechnete Feld zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor: - In den PivotTable-Tools, auf der Registerkarte Optionen, in der Gruppe Berechnungen klicken Sie auf das Listenfeld Felder, Elemente und Gruppen.

61 Berechnetes Feld 61 - Wählen Sie dort den Eintrag Berechnetes Feld Es öffnet sich das Dialogfeld Berechnetes Feld einfügen. - Im Feld Namen geben Sie eine sprechende Bezeichnung ein. Im Feld Formel müssen Sie nun die Berechnungsformel für die Änderung eingeben. Die vollständige Formel lautet:. - Zum Eingeben der Formel wählen Sie aus dem Bereich Felder das Feld Anschlag 2012 aus und klicken auf die Schaltfläche Feld einfügen. - Als nächstes tippen Sie das Geteiltzeichen ein. Anschließend wählen Sie das Feld Anschlag 2011 aus und klicken wieder auf die Schaltfläche Feld einfügen. - Um die Formel zu vervollständigen, geben Sie noch den Rest ein. Sie können nun auf die Schaltfläche OK klicken. Das Dialogfeld schließt sich. Wenn Sie weitere berechnete Felder einfügen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. - In der Abbildung sehen Sie, dass das Feld in die Feldliste und in den Wertebereich eingefügt wurde. - Allerdings erscheinen die Werte nicht automatisch als Prozentwerte. Sie müssen die Zahlen anschließend noch mit dem entsprechenden Zahlenformat versehen.

62 Berechnetes Feld 62 Das berechnete Feld gehört jetzt zu den Pivottabellenfeldern. Wenn Sie es löschen wollen, müssen Sie wieder in das Dialogfeld Berechnetes Feld einfügen gehen. Dort wählen Sie im Listenfeld Name das entsprechende Feld aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen.

63 Lernmaterial Lernmaterial Lernmaterial Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks finden Sie unter der Adresse Wählen Sie das gewünschte Thema über die Menüstruktur oder aus der Liste, die Sie über die Infobox Gesamtliste im Hauptmenüpunkt Lernmaterial erreichen können. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programmversion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten. Sie können Lernmaterial als PDF-Dokumente (Symbol ) am Bildschirm lesen, auf Ihrem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Teil stellen wir zusätzlich Übungsdateien in "gepackter" Form (Zip-Archiv, Symbol ) zur Verfügung. Zu einzelnen Themen sind Lernprogramme vorhanden, erkennbar an dem Symbol. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. Tipps & Tricks Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Tricks zusammengestellt. Vielleicht finden Sie hier etwas, um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten. Softwarehilfe (Mail-Hotline) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an: cc-egov@afz.bremen.de Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.