CHECKLISTEN TAGUNGSVORBEREITUNG. Veranstaltung:. Aufgaben Verantwortlich zu erledigen bis: erledigt geprüft

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1 1 CHECKLISTEN TAGUNGSVORBEREITUNG Veranstaltung:. 1. Termine festlegen Ferientermine Feiertage, Gedenktage, Festtage Brückentage, verlängerte Wochenenden Überschneidung mit anderen Terminen innerhalb des Verbandes Überschneidungen mit Veranstaltungsterminen am Ort der geplanten Konferenz oder Tagung Verkehrsreiche Tage (z.b. Montag, Freitag) Urlaubsplanung des eigenen Teams berücksichtigen

2 2 2. Budgetierung eintägig mehrtägig national international (Dolmetscher, Simultankabinen) Agenturkosten (PCO, Werbeagentur) Prospekt drucken (Druckkosten, und ggf. hierbei schon auf Umfang und Gewicht hinsichtlich der Portokosten achten! Einladung per Brief (Porto) Großmailing ( Porto) Telefonmarketing (intern, extern, Call Center) Teamkosten (intern) Team-Übernachtungen Team-Anreise Team-Verpflegung Raumkosten Raum-Nebenkosten Tagungsmappen (Druckkosten, inkl. Inhalt) Hostessen Hilfskräfte Referenten, Moderatoren, Ehrengäste (Honorare, Anreise, Unterkunft, Verpflegung) sonstige Nebenkosten (DRK, Bewachung, TÜV)

3 3 2. Budgetierung Miete von techn. Geräten (Beamer, Mikrofonanlagen) Miete zusätzlicher Ausstattung (Podest, Bühne) Transportkosten Rahmenprogramm: z.b. Künstler Rahmenprogramm extern: z.b. Oper, Theater, Museen Messebauer, Schreiner, Handwerker ggf. Werbung in Medien, extra Website etc. Fotograf Dekomaterial, Staffage etc. Kosten durch Aussteller, Sponsoren Einnahmen durch Aussteller, Sponsoren

4 4 3. Veranstaltungsort Wahl des Tagungsortes zentrale Lage und verkehrstechnische Anbindung: Flugplatz, Bahnhof, Autobahn; Kulturelle Bedeutung: Altstadt, Theater, Museen etc.; landschaftliche Lage (Berge, Meer, Seen) Kongressstätte (alles unter einem Dach) Kongresshalle Messegelände hat die Tagungsstätte adäquate Referenzen vorzuweisen? Ist die Belegungskapazität (EZ, DZ) ausreichend? Ist die vorhandene Raumkapazität ausreichend? Ist die Teilnehmerverpflegung zu gewährleisten Steht ausreichend Servicepersonal zur Verfügung? Ist die Tagungsstätte behindertengerecht? zu prüfen ist: Kosten (Tagungspauschale; Zimmerkontingent) Stornofrage Techn. Ausstattung (Konferenz-Tagungstechnik) Ausstattung (Tageslicht, Kunstlicht, Tische, Bestuhlung)

5 5 3. Veranstaltungsort Kommunikation (Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft, Präsenz des Tagungsstätten- Personals) Freizeiteinrichtungen (Schwimmbad, Sauna, Fitness) Zimmerausstattung Ambiente Parkplätze Zufahrt Lasten-Aufzug, Lieferantenzugänge Lagermöglichkeiten

6 6 4. Ausstattung des Tagungsraumes Wahl der Tischanordnung: Stuhlreihe Parlament Fischgrät Rechteck Rund Oval T-Form U-Form Bankett Podium Vorstandstisch (Referenten-, Moderatorentisch) Ehrentisch Technische Ausstattung: Rednerpult Mikrofon (Stativ, Headset, Knopfmikro) Flipchart und -papier Filzschreiber Whiteboard und Stifte Magnettafel Kartenständer Zeigestock, Zeigelampe Folie / Folienstifte Leinwand Metaplanstellwände Metaplankoffer mit Zubehör Metaplanpackpapier Overheadprojektor Filmprojektor

7 7 4. Ausstattung des Tagungsraumes Technische Ausstattung: Diaprojektor Beamer Monitor Laptop / PC Drucker Software Videoanlage Verbindungskabel ISDN-, Analog- Telefonanschluss, DSL Steckdosen / Mehrfachstecker / Verlängerungskabel Glocke für Tagungsleiter Kameras (Video-, Digital-, Kleinbild-) Reservematerial / Ersatzteile: Ersatzbirnen für Projektoren Reservebänder (Video / Tonband) Leerfolien (OHP / Kopierer) Leerdisketten allgemeines Büromaterial (u.a. Schere, Hefter, Locher, Klebeband, Schnellhefter, Textmarker) Sonstiges (Batterien.)

8 8 4. Ausstattung des Tagungsraumes Staffage: Referenten-, Moderatoren-, Vorstands-Namensschilder zum Aufstellen) Hinweisschilder im Saal Symbole Wimpel Logos Begrüßungsbanner Begrüßungsfolie (OHP oder Beamer) Mottobanner Sponsorenwerbung Displays Grünpflanzen Blumen-Bouquets prüfen und einweisen lassen: Klimatisierung, Belüftung, Heizung Beleuchtung / Tageslicht (Helligkeit / Verdunkelung) Wer ist der verantwortliche Techniker / Hausmeister Tagungsbüro: Techniker Schreibkraft Ablagetische Stühle Besprechungstisch

9 9 4. Ausstattung des Tagungsraumes Telefon Telefax PC Kopierer ISDN, DSL, analoger Telefonanschluss Mobiltelefon DB-Kursbuch, Flugplan, Stadtplan Medienverzeichnis (Presse, Rundfunk, TV) Telefonliste (wichtige Telefonnummern und Polizei, Feuerwehr, Notarzt) Erste-Hilfe-Kasten Standardbüromaterial falls erforderlich: Aufenthaltsraum für Fahrer und ggf. Sicherheitspersonal Pressebüro Check-In / Registrierung / Infodesk: Namensschilder Tagungsunterlagen Namensschilder (blanko) Garderobe

10 10 5. Bewirtung / Catering Konferenz-/Tagungsgetränke (Mineralwasser, Softdrinks) Kaffeepausen (Kaffee, Tee, Softdrinks, Gebäck, Obst, Joghurt) Mittagessen (Imbiss, Lunchbuffet, Snack, Menü, Menüauswahl oder à la carte) Abendessen (Imbiss, Abendbuffet, Snack, Menü, Menüauswahl, à la carte, Galadiner) Bewirtung Personal (Team, Fahrer, Techniker ) zudem Treffen Sie mit den Bankettleitern Absprachen hinsichtlich der Bezahlung von zusätzlich von Teilnehmern und Gästen bestellten Speisen und Getränken (wer bezahlt?) Alle zusätzlichen Leistungen müssen vor Ort von dem / der Tagungsverantwortlichen abgezeichnet werden

11 11 6. Einladungsverfahren Form der Einladung bestimmen (Klappkarte, Faltblatt, 4-farb-Prospekt etc.) Einladungstext entwerfen, Anmeldefrist festlegen Grafiker beauftragen (Umschläge mit entwerfen lassen) Druckauflage festlegen Druckerei beauftragen (inkl. Umschläge) spätestens 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: Versand der Einladungen mit Faxantwort (oder Antwortkarte), ggf. Teilnahmebedingungen, Preise, Informationen zum Hotel (Zimmerkontingent), Rahmenprogramm, Anreise ggf. Onlineanmeldung per oder direkt auf der Tagungswebsite, kostenfreie 0800-Nummer einrichten. sofort nach Erhalt der Anmeldung, spätestens nach Ablauf der Rückmeldefrist: Bestätigung des Anmeldeempfangs, Teilnahmebestätigung versenden, ggf. Rechnung zu senden, Tagungsinformation zu senden Teilnehmerliste anlegen