Trends 01:2010. rechtzeitig erkennen. Vorsprung durch Informationsmanagement. Be ahead in Solutions.

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1 5,90 CHF 8,80 FACHMAGAZIN DER PDV-SYSTEME GMBH ISSN: JAHRGANG Trends 01:2010 Trends rechtzeitig erkennen rechtzeitig erkennen. Vorsprung durch Informationsmanagement Moderne Staatsverwaltung im Freistaat Sachsen Mehr als tausend Anwender in Bayern in VISkompakt geschult Arbeit des EA gestartet VISkompakt zur Unterstützung des EA im Einsatz Elektronische Akte in der größten Ausländerbehörde Deutschlands.. 18 Ihre Key Account Manager vom Softwarehaus der PDV-Systeme Künstlerförderung: egoküf...28 ibox ein Such- und Klassifizierungswerkzeug Cloud Computing Dringend gesucht: Eine neue Mail-Kultur Effizienter Umgang mit s in Outlook Fallstricke bei der Installation von MS Office SharePoint Auswertung Gewinnspiel, Buchtipp Be ahead in Solutions.

2 News: VISkompakt-Roadmap abgestimmt Die im Oktober 2009 in der Geschäftsführung der PDV-Systeme GmbH gegründete Stabsstelle Produktmanagement entwickelte und verabschiedete im Dezember 2009 die Roadmap zur Produktentwicklung von VISkompakt. Diese Leitlinie, die die wesentlichen Termine und Inhalte der künftigen Versionen von VISkompakt festschreibt, wurde im Januar 2010 mit der VISkompakt-Anwendergruppe abgestimmt. Damit wurde eine verbindliche Releaseplanung vorgelegt und für die Kunden ein hohes Maß an Planungssicherheit geschaffen. Version VISkompakt 4.6 Ende des ersten Quartals 2010 erscheint die Version 4.6 des Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagement- Systems VISkompakt der PDV-Systeme GmbH, Erfurt. Mit der neuen Version werden insbesondere neue Betriebssystemversionen wie der Windows Server 2008 R2 sowie Windows 7 unterstützt. 9. Anwenderforum im Oktober Das 9. Anwenderforum für Verwaltungsinformationssysteme ist für den 6. und 7. Oktober in Erfurt geplant. Für den ersten Tag sind Fachbeiträge von Mitarbeitern der PDV-Systeme und Entwicklungspartnern vorgesehen. Am zweiten Tag können die Teilnehmer zwischen den Tracks Softwarehaus, Systemhaus und Akademie wählen. Compatible with Windows 7 Die PDV-Systeme GmbH, Erfurt hat erfolgreich am Microsoft Windows 7 Logo Program teilgenommen. Für den Webclient seines Produkts VISkompakt darf der autorisierte Microsoft Partner künftig mit dem Logo Compatible with Windows 7 werben. Teilnahme am Rennsteiglauf Mit zwei Mannschaften startet die PDV- Systeme GmbH zum diesjährigen Rennsteigstaffellauf im Juni Editorial. Liebe Leserinnen und Leser, Entwicklungstrends rechtzeitig erkennen eine Forderung, die leichter gesagt als getan ist. Dabei lässt sich erst im Nachhinein einschätzen, ob eine Prophezeiung eingetreten ist oder nicht. Und allzu oft lagen selbst Experten daneben. Denken wir nur an die vielen angekündigten Veränderungen, die uns der technische Fortschritt bringen sollte. Informationstechnologien bilden da keine Ausnahme. Das Aus für Bücher und Zeitungen und die schnelle Umsetzung des papierlosen Büros sind prägnante Beispiele. Immer neue Einblicke in die Glaskugel liefern uns Berater und Marketingabteilungen. Sie deklarieren ihre Prognosen in der vollen Überzeugung, dass ihre Botschaften richtig sind. Die Annahmen fußen auf Marktanalysen, ohne die kein Unternehmen auskommt, will es sich nachhaltig im Wettbewerb auf den heiß umkämpften Märkten behaupten. Kompakte Computer mit neuen Applikationen scheinen der aktuelle Renner zu sein. Wir sind gespannt, ob die preiswerten Tablett-PCs wirklich eine Revolution einleiten. Das Problem an Prognosen besteht oft nicht darin, dass die Fakten nicht stimmen. Vielmehr ist es die Interpretation der Daten, die viel Erfahrung erfordert. Dass eine Neuerung für den Anwender Vorteile bringt, reicht nicht aus. Die Zeit muss reif sein für eine Innovation. Erst wenn der Leidensdruck groß genug ist, werden im großen Maßstab bewährte Strukturen und Abläufe zugunsten neuer aufgegeben. Das Titelthema unseres Magazins wird in Fachartikeln und Anwenderberichten aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet. So überlegt der Geschäftsführer der PDV-Systeme Wolfgang Schulz, wie es in den 20 Jahren Firmengeschichte der PDV-Systeme gelungen ist, Entwicklungstrends rechtzeitig zu erkennen und umzusetzen. Ihr Feedback ist wie immer willkommen. In dieser Ausgabe finden Sie ein Artikelverzeichnis zu den Jahrgängen 1 bis 5 der PDVNews. Gern können Sie auch Artikel aus dem Jahresverzeichnis und einige Magazine bei uns nachbestellen. Ihre Redaktionsleiterin Sabine Kadow Sabine Kadow Germanistin, Dr. phil. Seit 2008 Redaktionsleiterin der PDVNews 2 News Editorial PDV NEWS Ausgabe 01:2010

3 Standardisierung und Kooperation gefordert. Das Anwenderforum E-Government, das im Februar 2010 zum 16. Mal in Berlin ausgerichtet wurde, hat sich in den letzten Jahren bundesweit als Plattform für den gezielten Erfahrungsaustausch zu Fragen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung etabliert. Auch dieses Mal stand die IT-Unterstützung der Verwaltungsarbeit im Zentrum des Interesses. Neben der elektronischen Akte konzentrierten sich die Diskussionen auf die IT-Unterstützung kollaborativer Verwaltungsprozesse. Dabei wurde deutlich, dass viele Anwender unterhalb der Schwelle der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung (Stufe 3 des DOMEA- Konzeptes) Lösungen erwarten, die eine Zusammenführung elektronischer Dokumente in einer verwaltungskonformen Akte ohne die komplexen Funktionen einer Vorgangsbearbeitungssoftware erlauben. Ein weiterer Schwerpunkt der Veranstaltung lag auf den Entwicklungen im Bereich der IT-Koordination und der Bemühungen um verwaltungsebenübergreifende IT-Standards. Der Blick zu unseren europäischen Nachbarn offenbarte dabei die inzwischen umfassend diskutierte typisch deutsche Schwierigkeit, innerhalb eines föderativen Systems und einer dreistufigen Verwaltung IT-Strukturen zu konsolidieren und Standards zu implementieren. Die in vielen Ländern verankerte CIO-Struktur sowie die verwaltungsebenenübergreifende IT-Koordination standen im Mittelpunkt weiterer Vorträge. Die mit hohen Erwartungen geschaffenen Strukturen müssen sich im Alltag bewähren, meinte Rainer Ullrich, Geschäftsführer der INFORA GmbH. Wenn die angestrebte Kooperation jedem teilnehmenden Land wirtschaftliche Vorteile bringt, wird sich die Struktur bewähren. Standardisierung und Kooperation müsse aber gerade im kommunalen Umfeld organisiert werden. Hier sieht der IT-Koordinierungsrat aber nur eine beratende Funktion für die kommunalen Spitzenverbände vor. Dies sei ein Nachteil, meinte Ullrich, der dafür plädierte, gerade die Kommunen als tragende Säule des egovernments nicht allein zu lassen. PDV-Systeme feiert 20. Geburtstag Nur wenige Tage nach der deutschen Wiedervereinigung, exakt am 12. Oktober 1990, wurde die PDV-Systeme GmbH gegründet. Anlässlich des Firmenjubiläums richtet das IT-Unternehmen am 6. Oktober 2010 in Erfurt eine festliche Abendveranstaltung aus, zu der Partner und Kunden herzlich eingeladen sind. Spende für Haiti Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PDV-Systeme haben sich an der weltweiten Spendenaktion für die Erdbeben opfer von Haiti beteiligt. Die Geschäftsführung verdoppelte den gesammelten Betrag, sodass für die Aktion Wir wollen helfen Ein Herz für Kinder eine Summe von Euro überwiesen werden konnte. Auftrag an Akademie Das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit hat der PDV-Akademie nach einem Ausschreibungsverfahren den Zuschlag erteilt, 600 Mitarbeiter in der Anwendung von VISkompakt zu qualifizieren. Schulungszeitraum ist das 2. Quartal 2010, wobei etwa 50 Kurse innerhalb von nur sieben Wochen parallel an drei Standorten durchgeführt werden sollen. Highlights auf der CeBIT Auch in diesem Jahr war die CeBIT in Hannover mit ihrem Public Sector Parc wieder die Innovations- und Best-Practice-Plattform für IT-Lösungen aller Bereiche Öffentlicher Verwaltungen. Führende IT-Unternehmen wie die PDV-Systeme präsentierten ihre Innovationen für Kommunen, Bund und Länder. Nicht nur die Kommunikation zwischen den Bürgern und Bürgerinnen und Unternehmen mit der Verwaltung profitiert zunehmend von IT-Lösungen, sondern auch viele Verwaltungsprozesse werden mithilfe von IT-Anwendungen schneller, einfacher und wirtschaftlicher. Der Public Sector Parc bildet hierzu ein breites Themenfeld ab. Insbesondere erkundigten sich viele Messebesucher nach den Möglichkeiten der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie des Einsatzes kollaborativer Arbeitsplattformen. Geschäftsführer der INFORA GmbH Rainer Ullrich während des 16. Anwenderforums E-Government PDVNEWS Ausgabe 01: Anwenderforum E-Government

4 Trends rechtzeitig erkennen Vorsprung durch Informationsmanagement. Wolfgang Schulz Trends überhaupt zu erkennen, ist bereits eine Wissenschaft für sich, und es gibt ganze Berufsgruppen, deren Aufgabe es ist, diese Trends heraufzubeschwören. Eine Glaskugel steht dabei niemandem zur Verfügung, und häufig ist die Fachwelt überrascht von einem Trend, der sich gegen alle Unkenrufe durchgesetzt hat. Wie also kann das rechtzeitige Erkennen von Entwicklungstrends der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg unseres Unternehmens sein? Das ganze Geheimnis kann hier natürlich nicht verraten werden, denn sonst kann bald jeder Entwicklungstrends erkennen, und die PDV-Systeme wäre der Konkurrenz nicht immer ein paar Stiefellängen voraus. Trends erkennen über den Dreisatz Hören Sehen Fühlen Soviel sei enthüllt: Wir folgen dem Dreisatz Hören Sehen Fühlen. Angewendet auf die Themen Kunden, Technologie und Konkurrenz, offenbaren diese Bewusstseinsqualitäten den Trend. Dann wird es für unsere Strategen und Entwickler Zeit, eine effiziente und wirtschaftliche Lösung zu konzipieren. Unsere Trendscouts halten dabei permanent Augen und Ohren offen, um Veränderungen im Markt ohne Zeitverlust an die Zentrale zu melden. Einen Trend hören Aber der Reihe nach: Wie kann man einen Trend hören? Wir hören unseren Kunden genau zu. So wissen wir stets, welche Themen demnächst anstehen, welche Lösungen gesucht werden und welche technologischen Restriktionen einzuhalten sind. Zudem lauschen wir dem Marktrauschen, beobachten die Entwicklungen angrenzender Märkte, z.b. im Bereich mobiler Kommunikation, und nehmen auch wahr, welche Tendenzen andere Länder und auch die Wissenschaft offenbaren. 4 Trends rechtzeitig erkennen Vorsprung durch Informationsmanagement PDV NEWS Ausgabe 01:2010

5 Panorama Erfurt Einen Trend sehen Das Sehen ist die schwierigste Disziplin beim Trendscouten, denn in der Regel ist alles sichtbar, auch z.b. der Entwicklungstrend. Welches neue Feature wird sich durchsetzen? Was ist Schein, was ist Sein? Welche Technologie wird sich behaupten und bleiben? Sind wir morgen noch Web 2.0 oder war das nur eine Mode? Hier helfen wiederum der Vergleich und die Erfahrung. Auch wenn wir dem Markt in der Regel vorauseilen, haben wir doch schon genügend Moden kommen und gehen sehen. Wir können inzwischen sehr gut zwischen Moden und Trends unterscheiden und einschätzen, welche Richtung eine Entwicklung nimmt. nachhaltig sind und den Entwicklungstrends entsprechen. Unsere Kunden helfen uns durch ihr Feedback und ihre Forderungen, stets mit unserem Produkt am Puls der Zeit zu sein. Nur trendige Lösungen überzeugen neue Kunden. Entwicklungen und Angebote, die für uns nicht wirtschaftlich sind, können auch für unsere Kunden keine nachhaltigen Lösungen sein. Sie kennen uns als zuverlässigen Partner, und vielleicht haben wir Sie schon öfter mit wegweisenden Entwicklungstrends überrascht. Dazu haben auch Sie als Kunde, Geschäfts- oder Gesprächspartner einen Beitrag geleistet, denn wir hören Ihnen zu, sehen hin und haben ein Gespür für die Trends von morgen. Einen Trend fühlen Schließlich sollen sich unsere Kunden wohl fühlen, und deshalb durchläuft jeder erspähte Entwicklungstrend auch noch unsere firmeninterne Akzeptanzsimulation. Nur, wenn nichts schlechter und einiges besser ist als vorher, wird der Trend verfolgt. Somit sind wir vor Abenteuern auf ungewissem Terrain sicher und bieten moderne Softwarelösungen, die das Arbeitsleben erleichtern. Grundsätze unseres Erfolgs Der wirtschaftliche Erfolg der PDV-Systeme basiert somit auf folgenden Grundsätzen: Nur zufriedene Kunden tragen zu unserem Erfolg bei. Unsere Kunden sind zufrieden, wenn unsere Lösungen Wolfgang Schulz Diplom-Ingenieur Seit 1990 Geschäftsführer der PDV-Systeme GmbH, Erfurt PDV NEWS Ausgabe 01:2010 Trends rechtzeitig erkennen Vorsprung durch Informationsmanagement 5

6 Auf dem Weg zu einer modernen Staatsverwaltung im Freistaat Sachsen. Henning Böske/Carsten Schaefer Der Freistaat Sachsen hat sich der Aufgabe gestellt, eine moderne Verwaltung zu schaffen: Durch das Projekt zur landesweiten Einführung eines einheitlichen Systems zur Vorgangsbearbeitung, d.h. zur IT-gestützten Erledigung der allgemeinen Verwaltungsaufgaben, befindet sich der Freistaat mit an der Spitze der bundesweiten Entwicklung. Nur mit der Ablösung der jetzigen papiergebundenen Aktenführung durch eine rechtskonforme elektronische Akte lassen sich die für eine zukunftsfähige Verwaltung notwendigen Effizienzvorteile erzielen. Die Vorteile von elektronischen Anfragen oder Anträgen der Bürger bzw. der Wirtschaft (per oder Formularservice) lassen sich somit nahtlos in den Verwaltungsprozess integrieren. Der Freistaat Sachsen setzt dabei durch seinen zentral gesteuerten Einführungsprozess sowie durch den forcierten zentralen Betrieb dieser egovernmentlösung bundesweit Maßstäbe. Aktuelle Situation in der Öffentlichen Verwaltung Die Öffentliche Verwaltung steht vor gravierenden Umstellungsprozessen. Durch den demografischen Wandel werden in den nächsten Jahren viele Verwaltungsmitarbeiter altersbedingt aus dem öffentlichen Dienst ausscheiden. Der demografische Wandel wirkt aber nicht nur verwaltungsintern. Sinkende Einwohnerzahlen bedeuten auch weniger Zuschuss aus dem Länderfinanzausgleich. Darüber hinaus fallen für die neuen Bundesländer ab 2019 die Einahmen aus dem Solidarpakt weg. Die Verwaltungen sind deshalb zum Sparen gezwungen auch oder insbesondere Sächsische Staatskanzlei mit den neuen Ministerialgebäuden in den Personalhaushalten. Deshalb werden die Stellen der ausscheidenden Mitarbeiter oftmals nicht mehr besetzt. Die Konsequenz ist ein Verlust an Erfahrungen und Wissen. Dem gilt es entgegenzuwirken. Die künftig schlankeren Verwaltungsstrukturen müssen auf das bestehende Wissen effizient zurückgreifen können. Dies kann nur durch vollständige Verwaltungsakten erreicht werden. Handlungsdruck Verbunden mit den schlankeren Verwaltungsstrukturen ist eine Effizienzlücke, d.h. gleiche oder künftig mehr Leistungen (komplexer werdende Rechtsvorschriften, Umsetzung des Europäischen Rechts) müssen mit weniger Mitarbeitern erbracht werden. Das Verwaltungshandeln muss somit bei gleichbleibender Qualität wesentlich effizienter werden. Mit der Gestaltung einer zukunftsfähigen Verwaltung muss jetzt begonnen werden, da sich dieser Transformationsprozess über die nächsten Jahre hinziehen und mit einem Kulturwandel innerhalb der Verwaltung verbunden sein wird. Auswege aus der Situation Stellt sich also die Frage, wie die Effizienzlücke geschlossen werden kann. Hier lassen sich Parallelen zu den Umwälzungsprozessen in der Industrie und im Dienstleistungsbereich ziehen. Durch die konsequente Nutzung der Informationstechnologie lassen sich die internen Verwaltungsabläufe medienbruchfrei elektronisch abbilden. Dies gilt für die elektronische Aktenführung, die interne und behördenübergreifende Vor- 6 Auf dem Weg zu einer modernen Staatsverwaltung im Freistaat Sachsen PDV NEWS Ausgabe 01:2010

7 gangsbearbeitung sowie die Integration bestehender oder künftiger Fachverfahren. Moderne egovernment-infrastrukturen bilden hierfür die technologische Basis. Dabei muss auch die bestehende Aufbau- und Ablauforganisation betrachtet und angepasst werden. Shared Service Center und Prozessoptimierung sind hierfür zwei Beispiele. Vorbereitung der Modernisierung Der sächsische Weg Sachsen hat in diesem Kontext bereits im Jahr 2003 mit ersten Schritten zur Binnenmodernisierung der Verwaltung begonnen. Es wurde ein Rahmenkonzept zum Einsatz der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung (ITgVB) im Freistaat Sachsen erstellt und durch das Kabinett verabschiedet. Dementsprechend wurde das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung (CCV Competence Center Vorgangsbearbeitung) im Sächsischen Staatsministerium des Innern (SMI) im Jahr 2004 aufgebaut, das zunächst zentrale Vorgaben und Richtlinien für den Einsatz eines landesweiten DMS/VBS-Systems erarbeitet und abgestimmt hat. Diese wurden zusammen mit den fachlich-funktionalen Forderungen in einen landesweiten Anforderungskatalog überführt und in einer ressortübergreifenden Arbeitsgruppe abgestimmt. In der anschließenden europaweiten Ausschreibung wurde VISkompakt der PDV-Systeme GmbH ausgewählt. Erprobung in ausgewählten Behörden Im Anschluss an die Verfahrensauswahl wurde VISkompakt sowohl im ministeriellen Bereich als auch in nachgeordneten Behörden mit dem Ziel pilotiert, weiterführende Erkenntnisse zum optimalen Einsatz von VISkompakt in der sächsischen Staatsverwaltung hinsichtlich des bestehenden Funktionsumfanges sowie der künftigen Einführungsstrategie zu gewinnen. Die Auswertung der Pilotierung erfolgte durch eine externe Evaluierung. Im Ergebnis wurde durch das zentrale CCV die Einführungsstrategie angepasst und der funktionale Anpassungsbedarf von VISkompakt ermittelt. Erfolgreiche Umsetzung in ersten Behörden Mit dem Kabinettsbeschluss vom 30. September 2008 wurden die nächsten Umsetzungsschritte festgelegt. Die funktionalen Anforderungen wurden in der sächsischen Ausprägung VIS.SAX beauftragt und von der PDV-Systeme umgesetzt. Gleichzeitig erfolgte die erfolgreiche Einführung in den ersten Behörden. Neben dem generellen Interesse haben die positiven Erfahrungen der Anwender mit VIS.SAX zu einer steigenden Nachfrage an Umsetzungsprojekten geführt. Ergebnisse der Umsetzung World Trade Center in Dresden In den Behörden, die bereits VIS.SAX nutzen, sind deutliche Effizienzvorteile sichtbar geworden. Ein Beispiel hierfür ist die Landesdirektion Leipzig, die stichtagbezogen in der gesamten Behörde mit ca. 350 Mitarbeitern auf die elektronische Aktenführung umstellte. PDV NEWS Ausgabe 01:2010 Auf dem Weg zu einer modernen Staatsverwaltung im Freistaat Sachsen 7

8 Im Ergebnis lässt sich festhalten: Die gesamten Verwaltungsprozesse sind abbildbar. Der Unikatcharakter der Papierakte wurde überwunden. Die eakte ist jederzeit im Zugriff für alle Berechtigten. Die Such- und Recherchezeiten sind deutlich gesunken. Weitere Verbesserungen liegen insbesondere im Posteingangsprozess und in der elektronischen Weiterleitung der Vorgänge. Die Einführung der eakte bedeutet einen Kulturwandel für die Behörden begleitende Maßnahmen des Veränderungsmanagements sind unerlässlich. Stand des Projekts Alle Voraussetzungen für eine zügige landesweite Einführung sind geschaffen. Hierzu zählen: Ein strukturierter und erprobter Prozess der Einführung, gesteuert durch das CCV. Die notwendigen organisatorischen Regelungen und Richtlinien liegen vor. Ein zentraler Betrieb kann perspektivisch durch den Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) gewährleistet werden. Viele Behörden haben mit der Einführungsvorbereitung begonnen oder Umsetzungsbedarf angemeldet. Henning Böske Geschäftsführer IMTB Consulting GmbH Konsequenzen Sachsen befindet sich auf dem richtigen Weg. Die bisherigen Investitionen bilden die Basis für eine landesweite Umsetzung. Die Einsparpotenziale der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung lassen sich nur nutzen, wenn der bisherige Weg konsequent weiter verfolgt wird. Die hierfür erforderlichen weiteren Investitionen können bereits in der laufenden Legislaturperiode zu wesentlichen Einsparungen führen. Auch der Haushaltsausschuss des Landtages sieht die Notwendigkeit einer Modernisierung durch die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung. Aufgrund der bisher erzielten Erfolge muss an dem Ziel festgehalten werden, bis zum Ende der Legislaturperiode das gesamte Verwaltungshandeln der Staatsverwaltung elektronisch zu unterstützen. Carsten Schaefer Senior Berater INFORA GmbH 8 Auf dem Weg zu einer modernen Staatsverwaltung im Freistaat Sachsen PDV NEWS Ausgabe 01:2010

9 Neue Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik. Aufgaben des IT-Beauftragten der Bundesregierung Die Funktion der/des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik hat das Kabinett durch den Beschluss IT-Steuerung Bund vom 5. Dezember 2007 geschaffen. Die/der IT-Beauftragte ist zentraler Ansprechpartner für Länder und Wirtschaft bei der Zusammenarbeit mit der Bundesregierung in IT-Fragen. Seit Dezember 2007 gibt es in Deutschland zwei Gremien für die sog. IT-Steuerung Bund : den Rat der IT-Beauftragten der Ressorts (IT-Rat) und die IT-Steuerungsgruppe des Bundes. Der IT-Rat ist das zentrale Gremium für die ressortübergreifende Steuerung auf Bundesebene. In ihm sind alle IT-Beauftragten der Ressorts vertreten. Im Rat der IT-Beauftragten werden die Strategien, Architekturen und Standards der IT der Bundesverwaltung beschlossen. Die/der IT-Beauftragte der Bundesregierung ist zugleich Vorsitzende (r) beider IT-Steuerungsgremien und stimmt sich mit diesen eng ab. Der/die IT-Beauftragte ist für die strategischen Fragen des IT-Einsatzes in der Bundesverwaltung zuständig und an allen Gesetzgebungsverfahren und anderen Regierungsvorhaben zu beteiligen, die wesentliche Auswirkungen auf die Gestaltung der IT in der Öffentlichen Verwaltung haben. (Quelle: Frau Rogall-Grothe neue Staatssekretärin im Bundesministerium des Innern. Biografisches Nach ihrem Studium der Rechtswissenschaften an der Universität Bonn begann Frau Rogall-Grothe im März 1977 als Referentin im Bundesministerium des Innern. Im Anschluss an verschiedene Referentenstationen übernahm sie im Januar 1991 die Leitung des Referates für Bundestags- und Europawahlrecht. Das Bundeskabinett hat auf Vorschlag von Herrn Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière die Ernennung von Frau Ministerialdirektorin Cornelia Rogall-Grothe zur beamteten Staatssekretärin im Bundesministerium des Innern beschlossen. Frau Rogall-Grothe hat am 4. Februar 2010 die Nachfolge von Herrn Staatssekretär Dr. Hans Bernhard Beus angetreten, der in das Bundesministerium der Finanzen wechselte. Damit übernimmt Frau Rogall-Grothe auch das Amt der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik. Von Oktober 1995 bis März 2006 war Frau Rogall-Grothe dann zunächst als Unterabteilungsleiterin in der Abteilung Verfassungsrecht, Staatsrecht und anschließend in der Abteilung Migration, Flüchtlinge, Integration, Europäische Harmonisierung eingesetzt. Seit dem 1. April 2006 ist sie als Abteilungsleiterin schwerpunktmäßig zuständig für das Verfassungsrecht, Verwaltungsrecht sowie Völker- und Europarecht. (Quelle: Pressemitteilung, Bundesministerium des Innern, 3. Februar 2010) PDV NEWS Ausgabe 01:2010 Neue Staatssekretärin und Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik 9

10 Mehr als tausend Anwender in drei Monaten in VISkompakt geschult. Rudolf Glockner Im Rahmen des Umstiegs von der VISkompakt-Betriebsplattform DNA auf.net standen die verantwortlichen Mitarbeiter des Bayerischen Staatsministerium für Umwelt und Gesundheit (StMUG) vor der Aufgabe, innerhalb kürzester Zeit und mit vertretbarem organisatorischen Aufwand qualitativ hochwertige Schulungen für etwa Mitarbeiter vorzubereiten und durchzuführen. Nach nunmehr 132 Schulungstagen konnte im Februar 2010 eine positive Bilanz gezogen werden: Sowohl die im Umgang mit VISkompakt bereits erfahrenen Teilnehmer, die so genannte Umsteiger-Kurse absolviert hatten, als auch die VISkompakt-Einsteiger äußerten sich in Bewertungsbögen und Interviews sehr zufrieden über diese Fortbildung. Der Zeit- und Kostenplan konnte eingehalten werden. Klare Leistungsbeschreibung vorgegeben Unser VISkompakt-Team im StMUG, das für den Betrieb des Vorgangsbearbeitungs- Dokumentenmanagement-Systems verantwortlich ist, bereitete entsprechend unserem Projektplan Mitte 2009 Ausschreibungsunterlagen für Schulungsleistungen im Ministerium sowie in sieben Wasserwirtschaftsämtern vor. In einer Leistungsbeschreibung haben wir klar unsere Vorgaben an den künftigen Auftragnehmer definiert. Wesentliche Eckpunkte des Auftrags waren: Keine Standard-Herstellerschulungen, sondern Berücksichtigung der jeweiligen Behördenspezifika; die diesbezüglich abgestimmte Qualifizierung der Dozenten; ein maximaler Zeitrahmen von vier Monaten zur Durchführung von 132 Kurstagen unter Berücksichtung von Feiertagen und Ferien; Schulungsstandorte in Bayern eine Kursdauer für Umsteiger von 0,5 und für Einsteiger von 2 Tagen; die Abwicklung an bayernweit neun Schulungsstandorten und die Festlegung einer maximalen Teilnehmerzahl von 10 Mitarbeitern pro Kurs. Die Schulung sollte ihren Teil dazu beitragen, die Mitarbeiter von den Vorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements, insbesondere der neuen Betriebsplattform.NET, zu überzeugen und damit die Akzeptanz für sich verändernde Arbeitsabläufe zu erhöhen. Aus diesem Grund wurde vom Schulungsanbieter verlangt, dass er seine Schulungsinhalte an den behördenspezifischen und arbeitsplatzbezogenen Belangen der jeweiligen Behörde ausrichtet. Standardschulungen konnten hier nicht zielführend sein. Schulungsbeginn war der 2. November Aus haushaltstechnischen Gründen sollte der Großteil der Schulungen noch im Jahr 2009, in der Regel montags bis donnerstags, durchgeführt werden. Entscheidung für PDV-Akademie Wie von uns erwartet, hatten sich mehrere Bildungsträger um die von uns ausgeschriebenen Schulungsleistungen beworben. Nach eingehender Prüfung der eingereichten Unterlagen haben wir uns für die Akademie der PDV-Systeme entschieden. Im Vergleich zu den Mitbewerbern überzeugten das Preisangebot ebenso wie das vorgelegte Konzept. Dozenten und PDV-Team sind gut auf ihren Einsatz am StMUG vorbereitet. Die PDV-Akademie hatte für den Schulungszeitraum eine Einsatzplanung für acht Trainer und sechs Reserve-Trainer erarbeitet, was die Durchführung von zwei Drittel aller Schulungen innerhalb von sechs Wochen garantierte. 10 Mehr als tausend Anwender in drei Monaten in VISkompakt geschult PDV NEWS Ausgabe 01:2010

11 Konzept der PDV-Akademie zur personellen und zeitlichen Abwicklung der Schulungsmaßnahmen Konzept zur Qualifizierung der Dozenten Darüber hinaus wurde ein umfassendes Konzept zur Qualifizierung der Dozentinnen und Dozenten vorgelegt. So wurde bereits unmittelbar nach Vertragsabschluss seitens der PDV-Systeme begonnen, die Trainer zielgerichtet auf die behördenspezifischen Schulungen vorzubereiten. In wöchentlichen Weiterbildungsveranstaltungen in Erfurt konnten die Dozentinnen und Dozenten ihre praktischen Produktkenntnisse mit Unterstützung eines PDV-Projektteams zunehmend vertiefen. Ferner absolvierten die Trainer einen Kurzlehrgang an der Thüringer Verwaltungsschule, um sich die nötigen theoretischen Grundlagen der Schriftguterstellung und -verwaltung anzueignen. Das VISkompakt-Team des StMUG selbst führte zur Vorbereitung der Trainerinnen und Trainer in Erfurt und in München jeweils mehrtägige Intensivschulungen durch. Dabei wurde der vom StMUG erarbeitete Dozenten-Leitfaden gemeinsam mit den Trainern besprochen, präzisiert und schließlich auch praktisch erprobt. Es ging uns darum, den Dozenten die behördenspezifischen Besonderheiten in den Arbeitsabläufen des StMUG und der Wasserwirtschaftsämter fachlich richtig zu vermitteln und dann mit ihnen gemeinsam die Kurse methodisch und didaktisch zu optimieren. Entsprechende Präzisierungen wurden in die Kursunterlagen eingearbeitet und auf einer Online-Plattform allen Trainern und dem StMUG-Team zur Verfügung gestellt. Von Anfang an war das große Engagement aller Beteiligten zu spüren, die Schulungsaufgabe zum Erfolg zu führen. Darüber hinaus war jeweils zu Beginn einer Schulungsserie ein Mitarbeiter aus unserem Projektteam vor Ort, um den Trainern im Bedarfsfall beiseite zu stehen und und ggf. noch Korrekturen bei den Kursinhalten anzubringen. Äußerst sensibles Projekt Das StMUG setzt bereits seit 1995 Dokumentenmanagement-Systeme der Firma PDV-Systeme, Erfurt ein. Deshalb war dem VISkompakt-Team des StMUG auch aus früheren Erfahrungen von vornherein klar, dass der Plattformwechsel eines solch komplexen Systems wie VISkompakt auch aus der Schulungsperspektive ein äußerst sensibles Projekt darstellt. Bei Neueinsteigern galt es, eine Fülle von Funktionen zu vermitteln, welche die Mitarbeiter u.a. auch dazu zwingen, verwaltungskonform zu handeln und sich vom Wildwuchs bisher liebgewonnener Freiheitsgrade zu trennen. Vorteilhaft war, dass die Neueinsteiger keinen Vergleich zur bisherigen Plattform hatten und somit diesbezüglich unvoreingenommen waren. Bei den Umsteigern wurden insbe- Im Wasserwirtschaftsamt Landshut wurden Schulungen für VISkompakt-Einsteiger durchgeführt. PDV NEWS Ausgabe 01:2010 Mehr als tausend Anwender in drei Monaten in VISkompakt geschult 11

12 sondere im Bereich des Handlings stets Vergleiche zum Altsystem angestellt. Insofern mussten die Vorteile der neuen Oberfläche in diesen Kursen deutlich herausgearbeitet werden. Dies war nicht immer einfach, weil z.b. das Handling unter einem Web-Client an einigen Stellen erhebliche Nachteile im Verhältnis zu einem Fat-Client mit sich bringt (z.b. bei Drag and Drop). Hier hat der Hersteller in der aktuellen Version bereits einiges verbessert, gleichwohl gibt es im Verhältnis zur DNA- Variante im Handling noch einige Defizite. Aufwand hat sich gelohnt Unbeschadet der technischen Probleme, die der Plattformwechsel auf.net hervorgerufen hat, konnten alle Schulungsmaßnahmen erfolgreich durchgeführt werden. Die Dozentinnen und Dozenten haben ihre Kurse souverän und in der von uns geforderten hohen Qualität durchgeführt. Diese Aussage wird nicht nur von den uns vorliegenden mehreren Hundert Bewertungsbögen gestützt. Für uns war es auch wichtig, unmittelbar nach dem Kursende die Einschätzung sowohl der Kursteilnehmerinnen und -teilnehmer als auch die der Dozentinnen und Dozenten im persönlichen Gespräch zu erfahren. Aufgrund der positiven Erfahrungen hat nunmehr eine weitere große Behörde aus unserem Geschäftsbereich, das Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit, die PDV-Akademie beauftragt, demnächst Schulungen für ca. 650 weitere Mitarbeiter durchzuführen. Wir danken den Mitarbeitern der PDV-Akademie, insbesondere den Trainerinnen und Trainern für ihre engagierte Arbeit, die sich nicht nur auf die allgemeinen Kurszeiten beschränkte, sondern weit darüber hinausging. Die Zusammenarbeit hat Spaß gemacht. Rudolf Glockner Regierungsdirektor, Bayerisches Staatsministerium für Umwelt und Gesundheit, Referat luk-strategie und Anwendungen stmug.bayern.de 12 Mehr als tausend Anwender in drei Monaten in VISkompakt geschult PDV NEWS Ausgabe 01:2010

13 Gebündelte IT-Kompetenz für öffentliche Verwaltungen Das Kompetenzzentrum egovernment der GISA GmbH Die GISA GmbH bietet für die zahlreichen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung das gesamte Portfolio kompetenter Dienstleistungen für den öffentlichen Sektor an. Das Angebot reicht von Prozess- und IT-Beratung über Entwicklung und Implementierung von innovativen IT-Lösungen bis hin zum Outsourcing kompletter Geschäftsprozesse oder der gesamten IT-Infrastruktur. Die GISA beschäftigt über 450 Mitarbeiter an deutschlandweit sieben Standorten. Unser Portfolio egoverment Im Zuge von Verwaltungsmodernisierung und Umsetzung gesetzlicher Anforderungen hat sich egovernment zu einer Schlüsselfunktion ef zienter Verwaltung entwickelt. Dafür bieten wir auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene folgende Dienstleistungen an: Internet- und Intranetservices sowie Portaltechnologie Beratung Programmierung Customizing Webhosting IT-gestützte Vorgangsbearbeitung/DMS VISkompakt (DOMEA -zerti ziert) Beratung Installation Anwenderbetreuung Digitale Archivierung GDPdU-konform ASP-Lösungen oder Aufbau eigener Archive revisionssicher nach GoBS Elektronische Beschaffung und Vergabe AI-Vergabemanager automatisierter Einkaufsprozess Beratung Einrichtung Betrieb EU-Dienstleistungsrichtlinie Beratung, Umsetzung, Betrieb von Fallmanagement und elektronischer Verfahrensakte Neues Kommunales Finanzwesen/Doppik Beratung Konzeption Projektmanagement Entwicklung u. Realisierung Betrieb Personalwesen Personaladministration und Personalabrechnung Beratung Entwicklung Betrieb IT-Servicemanagement Als Experte möchten wir öffentliche Verwaltungen dabei unterstützen, ein optimales IT-Sicherheitsniveau zu erreichen. Durch eine kontinuierliche Umsetzung aktueller und erforderlicher IT- Sicherheitsmaßnahmen. Betriebs- und Servicekonzepte nach ITIL Analyse Einführung Optimierung und Betrieb von IT-Services Sicherheitskonzepte nach BSI-Grundschutz Schutzbedarfsfeststellung Planung Umsetzung aller IT-Sicherheitsmaßnahmen Identitymanagement Authenti zierung und Zugriffskontrolle Planung und Umsetzung Single-Sign-On Aufbau und Betrieb Servicedesk Prozessanalysen Beratung Systemauswahl Implementierung Betrieb GISA GmbH Kompetenzzentrum egovernment Michael Walter Neefestraße Chemnitz Telefon:

14 Arbeit des Einheitlichen Ansprechpartners pünktlich gestartet. Interview mit Frau Beate Schulte, Zentrales IT-Management und E-Government, Freie Hansestadt Bremen und Herrn Hans-Jürgen Lucht, Geschäftsführer der Anstalt ö.r. Einheitlicher Ansprechpartner Schleswig-Holstein. PDVNews: Wird der neue Service des Einheitlichen Ansprechpartners genutzt? Gibt es dazu erste Zahlen? Herr Lucht: Die Anstalt öffentlichen Rechts Einheitlicher Ansprechpartner Schleswig-Holstein wurde auf der Grundlage des Errichtungsgesetzes in Trägerschaft des Landes, der kommunalen Spitzenverbände, der Handwerkskammern und der Industrie- und Handelskammern mit konstituierender Sitzung vom eingerichtet. Sie hat mit einer Mindestbesetzung fristgerecht am ihre Arbeit aufgenommen und damit die gesetzlichen Anforderungen der EG-DLR erfüllt. Erwartungsgemäß hat es bislang eine Reihe von Informationsanfragen gegeben. In der jetzigen Phase wird der weitere Auf- und Ausbau der Anstalt intensiv vorangetrieben. Bei der Schulung und Einarbeitung der neu gewonnenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden die praktischen Erfahrungen der ersten Wochen sinnvoll eingebracht. PDVNews: Frau Schulte, wie ist die Nachfrage in Bremen? Frau Schulte: Unsere Einheitliche Ansprechpartnerin hat in den ersten sechs Wochen ca 35, meist telefonische Anfragen entgegengenommen. Die Nutzung des elektronischen Services ist bisher gering. PDVNews: Welche Maßnahmen waren zur fristgerechten Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie zu treffen? Welche Schwierigkeiten galt es zu überwinden? Frau Schulte: Für die technische Umsetzung der EG-DLR wurden in Bremen folgende Komponenten eingesetzt: Der Gründungsmanager der Firma Charisma Team GmbH wurde nach bremischen Anforderungen weiterentwickelt und bietet dem Antragsteller nun die für ihn notwendigen Formulare und Informationen. Der elektronische Versand geschieht OSCIbasiert mit dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP. Aus EGVP werden in VISkompakt über den VISkompakt-Importdienst, ein VISkompakt-Add-on, automatisch elektronische Akten angelegt, sodass der Einheitliche Ansprechpartner in seiner Arbeit sehr gut unterstützt wird. Auch die Zuständigen Stellen und Kammern, die normalerweise besonders stark in die Verfahren eingebunden sind, arbeiten in diesem Aufgabenbereich mit VISkompakt. Für die technische Umsetzung war es notwendig, mit allen Hauptakteuren der an den Prozessen Beteiligten gemeinsam die Aufgaben und Anforderungen zu definieren. Der Aufbau des Verständnisses der Zuständigen Stellen für die neue Funktion des Einheitlichen Ansprechpartners war sehr wichtig, sodass sich bei den ersten echten Fällen, die eingereicht werden, unsere Einheitliche Ansprechpartnerin auf starke Unterstützung durch die zuständigen Stellen verlassen kann. Herr Lucht: Die Kommunalen Spitzenverbände und das Land Schleswig-Holstein haben unter Beteiligung der jeweils anderen Stellen Projekte zur Umsetzung der EG-DLR durchgeführt und in enger Kooperation erfolgreich abgeschlossen. So steht den Kommunen des Landes ein ausführlicher Leitfaden zur Verfügung, der alle erforderlichen Informationen für die technische und organisatorische Umsetzung bereitstellt. Die Herausforderung, eine sichere Vernetzung der Anstalt öffentlichen Rechts mit den Kommunen und Kammern des Landes für den datenschutzkonformen Austausch von Anträgen und Unterlagen aufzubauen, wurde bewältigt. Mit dem Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein wurde unter Einbeziehung von Pilotkommunen eine Informationsplattform für Dienstleister, Bürger und die Kommunen aufgebaut. Auf ihr werden alle erforderlichen Informationen zu Verwaltungsleistungen und Zuständigkeiten bereitgestellt. 14 Arbeit des Einheitlichen Ansprechpartners pünktlich gestartet PDV NEWS Ausgabe 01:2010

15 Panorama der Landeshauptstadt Kiel PDVNews: War der Einheitliche Ansprechpartner gut auf seine Aufgabe vorbereitet? Frau Schulte: Durch die Kombination von gut ineinander greifenden Softwarekomponenten mit der freundlichen Unterstützung der Zuständigen Stellen fühlt sich der Einheitliche Ansprechpartner in Bremen gut vorbereitet. Herr Lucht: Auch der Einheitliche Ansprechpartner Schleswig-Holstein war dank der guten Vorbereitung durch das Landesprojekt Juno und das Kommunale Projekt zur Umsetzung der EG-DLR gut auf seine erste Arbeitsaufnahme vorbereitet. Detailfragen und weitere Optimierungen werden im Zuge der wachsenden Aufgaben geklärt und umgesetzt. PDVNews: Die Verwaltungsaufgaben des EA und der Zuständigen Stellen werden künftig durch das Vorgangsbearbeitungssystem VISkompakt unterstützt. Welche Zielstellung wurde dabei verfolgt? Gibt es erste Praxiserfahrungen? Herr Lucht: Der Einheitliche Ansprechpartner Schleswig- Holstein setzt seit Aufnahme seiner operativen Tätigkeit das Vorgangsbearbeitungssystem VISkompakt erfolgreich ein. Insoweit haben sich die praktischen Erfahrungen verschiedener Dienststellen des Landes bestätigt. Die Zielsetzung, mit dem Einsatz dieses Systems in der Anstalt öffentlichen Rechts Einheitlicher Ansprechpartner weitestgehend das papierlose Büro zu realisieren, konnte erreicht werden. So ermöglicht das System die strukturierte Ablage, Verwaltung und Wiedervorlage von Vorgängen und Aufgaben, ohne hierfür herkömmliche Akten anlegen zu müssen. Interne Vertretungsregelungen lassen sich problemlos abbilden und somit die reibungslose Abwicklung von Anträgen sicherstellen. Umsetzung der EG-DLR in Bremen mit vorhandenen Systemen und Standards PDV NEWS Ausgabe 01:2010 Arbeit des Einheitlichen Ansprechpartners pünktlich gestartet 15

16 Weltkulturerbe Bremer Rathaus: Seit 6 Jahrhunderten tagt hier der Rat der Stadt Beate Schulte PDVNews: Welche Aufgaben sind für eine weitere Verwaltungsvereinfachung in den kommenden Monaten noch zu lösen? Frau Schulte: In der ersten Phase haben wir in VISkompakt für den Einheitlichen Ansprechpartner einige Prozesse durch halbautomatische Geschäftsgänge unterstützt. Diese werden zum Teil in den nächsten Monaten ohne das explizite Eingreifen unseres Einheitlichen Ansprechpartners vollständig automatisch umgesetzt werden. Herr Lucht: Im Sinne der kundenorientierten Ausrichtung der Anstalt öffentlichen Rechts Einheitlicher Ansprechpartner wird eine weitere Optimierung zur automatisierten elektronischen Verfahrensabwicklung vorangetrieben. Die neu eingeführten Informationssysteme werden praxisorientiert weiter ausgebaut und ggf. noch bedienerfreundlicher werden. PDVNews: Herzlichen Dank für das Gespräch! Referat 2 Zentrales IT-Management und E-Government, Freie Hansestadt Bremen, Die Senatorin für Finanzen bremen.de Hans-Jürgen Lucht Geschäftsführer Anstalt ö.r. Einheitlicher Ansprechpartner Schleswig-Holstein landsh.de 16 Arbeit des Einheitlichen Ansprechpartners pünktlich gestartet PDV NEWS Ausgabe 01:2010

17 VISkompakt zur Unterstützung des EA in mehreren Bundesländern im Einsatz. Andreas Philipp Seit Januar 2010 haben Dienstleister das Recht, sich an einen Einheitlichen Ansprechpartner zu wenden, um sich über alle Aspekte der Aufnahme und Ausübung einer Dienstleistungstätigkeit zu informieren und auf Wunsch sämtliche Formalitäten über diese Stelle abzuwickeln. Die PDV-Systeme GmbH unterstützt mit ihrem Vorgangsbearbeitungssystem VISkompakt die Arbeit des Einheitlichen Ansprechpartners u.a. in den Bundesländern Bremen, Schleswig-Holstein, Sachsen und Sachsen-Anhalt. In allen von der PDV-Systeme begleiteten EG-DLR-Projekten spielt die verwaltungsübergreifende Kommunikation (Dienstleister Einheitlicher Ansprechpartner Zuständige Stelle) eine entscheidende Rolle. Darüber hinaus besteht die Notwendigkeit der Unterstützung und Abbildung automatisierbarer Prozesse (z.b. beim Antragseingang oder bei der Nachlieferung von Unterlagen). Mit dem Einsatz von VISkompakt können gerade diesen beiden Anforderungen in hoher Qualität erfüllt werden. Die in VISkompakt verfügbaren Import- und Exportmöglichkeiten, die Nutzung standardisierter Schnittstellen auf der Basis von XML, der Einsatz als Weblösung für die verwaltungsübergreifende Kommunikation all das sind Standard-Funktionalitäten des Produktes. Bei der Automatisierung der Prozesse spielt der VISkompakt- Importdienst eine große Rolle. Mithilfe dieses VISkompakt- Add-ons können strukturierte Daten (z.b. im XML-Format) und Inhalte (Dateien) aus nahezu beliebigen Quellen (z.b. s, EGVP-Nachrichten, Inhalte von Verzeichnissen etc.) nach VISkompakt importiert und revisionssicher in vorgegebenen Strukturen (Akten, Vorgängen, Dokumenten) abgebildet werden. Dadurch wird einerseits natürlich die Arbeit des Sachbearbeiters unterstützt; andererseits kann durch diese Automatismen die revisionssichere Speicherung eingehender Informationen im Dokumentenmanagement- System sichergestellt werden. Ein besonderer Vorteil des VISkompakt-Importdienstes besteht in der nahezu unbegrenzten Erweiterbarkeit dieser Applikation. So lassen sich z.b. mit geringem Aufwand weitere Quellen anbinden oder auch beim Eingang einer Nachricht Aufgaben an beliebige Personen oder Arbeitsgruppen automatisiert erstellen. Weitergehende Informationen zu Funktionalitäten dieses VISkompakt-Add-ons und dessen Lizenzierung erhalten Sie von Ihrem zuständigen Account Manager. Andreas Philipp Key Account Manager der PDV-Systeme GmbH für Bremen, Hamburg, Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt PDV NEWS Ausgabe 01:2010 VISkompakt zur Unterstützung des EA in mehreren Bundesländern im Einsatz 17

18 Einführung der elektronischen Akte in der größten Ausländerbehörde Deutschlands. Claudia Langeheine/Konrad Kandziora In der größten Ausländerbehörde Deutschlands in Berlin brauchen die Mitarbeiter mehr als gute Kenntnisse von Recht und Gesetz, sie müssen auch körperliche Höchstleistungen vollbringen. Wenn mehrere Kollegen oder andere Institutionen, wie das Verwaltungsgericht Berlin, auf die gleichen Fälle zugreifen, werden große und schwere Aktenstapel hin- und herbewegt oder für die Sachbearbeitung aus den Registraturen und dem Archiv geholt. Das erschwert nicht nur effektives Arbeiten, es ist auch körperlich belastend. Auch aus diesem Grund entschied sich die Berliner Ausländerbehörde zum Wechsel von der papiergebundenen Akte auf eine elektronische Lösung. Zudem erschwerten die organisatorischen und logistischen Probleme die tägliche Arbeit, und der große Platzbedarf führte zu Lagerproblemen. Organisatorische Schwerpunkte Den Verantwortlichen in Berlin war es wichtig, gleich im ersten Schritt eine runde Lösung zu finden, die nicht ständig nachgebessert werden muss, da sie den Anforderungen im Berufsalltag nicht standhält. Bereits in der Konzeptionsphase setzten sie daher auf eine umfassende Einbindung der rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Akzeptanz des neuen Verfahrens stand dabei im Vordergrund. Denn nicht wenige Projekte in der Öffentlichen Verwaltung scheitern oft genau daran. Arbeitsgruppen als Basis Arbeitsgruppen, in denen jeder Bereich der Ausländerbehörde vertreten war, sammelten in wöchentlichen Sitzungen Fallkonstruktionen und entwickelten so das Fachkonzept für die elektronische Lösung. Damit die Dokumente schnell verfügbar sind, galt es, über 100 Dokumentarten zu gruppieren und zu verschlagworten. Ausländerbehörde am Friedrich-Krause-Ufer in Berlin Darüber hinaus definierten die Arbeitsgruppen die jedem Dokument zugeordneten Informationen (Metadaten). So entfällt beispielsweise im Rahmen von Akteneinsichten und Aktenübermittlungen die aufwändige Vor- und Nachbereitung, da den Dokumenten bereits beim Einpflegen die Eigenschaft von der Akteneinsicht ausgenommen oder zur Akteneinsicht zugelassen zugewiesen wurde. Die zur Einsicht zugelassene Akte wird somit auf den entsprechenden Befehl per Mausklick automatisch zusammengestellt. Ein wichtiger Aspekt der elektronischen Lösung war unter anderem das so genannte Single-Page-Verfahren, mit dem die Seiten einer elektronischen Akte einzeln zu öffnen und zu bearbeiten sind, ohne dass dies die Chronologie der Akte beeinflusst. Ausführliche Testphasen Die zweite Phase war breiter angelegt: Über einen Zeitraum von fünf Wochen konnten Mitarbeiter aus allen Bereichen an zehn Arbeitsplätzen die neue Lösung testen. Anmerkungen und Änderungen wurden anschließend in einem Workshop zusammengetragen. Rund 80 Prozent der konkreten Änderungswünsche konnten so umgesetzt werden. Ein überregionaler Austausch mit der Ausländerbehörde in Hamburg, die ebenfalls an der Einführung der elektronischen Akte arbeitet, komplettierte die Benutzeranforderungen an die neue Software. Anforderungen an die Informationstechnologie Die Ausländerbehörde ist eine Dienststelle im Landesamt für Bürgerund Ordnungsangelegenheiten Grundlage für die elektronische Vorgangsbearbeitung ist der Aufbau einer IT-Infrastruktur, die Daten schützt und effektives Arbeiten ermöglicht. Zudem gilt es, die IT-Kom- 18 Einführung der elektronischen Akte in der größten Ausländerbehörde Deutschlands PDV NEWS Ausgabe 01 :2010

19 Weg von der Akte zur elektronischen Verwaltung ponenten wie Massendigitalisierung, Dokumentenmanagementsystem, fortgeschrittene elektronische Signatur, Outputmanagement oder die Anbindung an Fachverfahren individuell anzupassen und miteinander zu vernetzen. Zentraler Partner der Ausländerbehörde bei der technischen Umsetzung ist das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin), das beispielsweise das zentrale Outputmanagement übernimmt. So erreichen Dokumente elektronisch das Druckzentrum des IT-Dienstleisters, wo sie ausgedruckt, kuvertiert und versendet werden. Leuchtturmprojekt für Berlin Die Einführung der Elektronischen Ausländerakte in der Ausländerbehörde Berlin ist ein Leuchtturmprojekt für die Hauptstadt. Dementsprechend umfangreich war auch der rechtliche Klärungsbedarf der Rahmenbedingungen zum Digitalisieren und elektronischen Versenden von Papiervorgängen. Der Zeitraum, notwendige Änderungen zu beantragen und genehmigt zu bekommen, musste in die eigene Planung einbezogen werden. Um den Datenschutz zu wahren, arbeiten die Mitarbeiter am frei zugänglichen Scanner beispielsweise mit Benutzeranmeldung. So gelangen die gescannten Seiten ausschließlich zum mit dem Scanvorgang betrauten Sachbearbeiter. Jede Veränderung der Akte wird mit der fortgeschrittenen Signatur der Mitarbeiter nachvollziehbar protokolliert. Fazit Verbesserungen beim Wechsel von der papiergebundenen zur elektronischen Akte ergeben sich insbesondere bei den Arbeitsabläufen. Akten sind jederzeit verfügbar und können parallel bearbeitet werden. Auch bei den Kunden wird die bessere Verfügbarkeit der Akten für positive Resonanz sorgen, denn bislang konnte es durchaus vorkommen, dass ein Antragsteller mit dem gleichen Anliegen in der Behörde mehrfach erscheinen musste, da die Akte nicht vorlag. Dieses Problem wird es in Zukunft nicht mehr geben. Und auch die Rückenschmerzen vom Hin- und Herschleppen großer Aktenberge dürften bald der Vergangenheit angehören. Claudia Langeheine Leiterin Ausländerbehörde Berlin Konrad Kandziora Diplom-Ingenieur Seit November 2005 Vorstand des ITDZ Berlin PDV NEWS Ausgabe 01: 2010 Einführung der elektronischen Akte in der größten Ausländerbehörde Deutschlands 19

20 ScanJour ibox - Gezieltes Navigieren in komplexen Informationen Sicher kennen Sie das: Sie suchen etwas. Vielleicht eine Information, eine Datei, eine Akte. Vor Ihnen: der sprichwörtliche Heuhaufen. Mit herkömmlichen Suchmethoden würden Sie das Gesuchte finden aber nur, wenn es sich dabei um einen nummerierten Strohhalm handelt. Wenn Sie nicht genau wissen, was Sie suchen und wo Sie anfangen sollen, dann hilft Ihnen ScanJour ibox. Mit ScanJour ibox finden Sie schnell heraus, ob Sie nach einem Strohhalm, der berühmten Nadel oder nach etwas ganz anderem, z. B. einem Schlüssel, suchen. Und das Beste: ScanJour ibox führt Sie in wenigen Schritten an den richtigen Ort auch wenn Sie vorher nicht die leiseste Ahnung hatten, wo sich dieser befindet. Präzises Klassifizieren effektives Navigieren Nicht organisierte, schwer auffindbare Informationen verursachen nicht nur unnötige Zeitverluste, sondern stellen auch einen enormen Kostenfaktor dar. Mit ScanJour ibox werden Informationen schnell klassifiziert und sind somit intuitiv navigierbar! ScanJour ibox wertet Informationen aus der Microsoft -Platt form aus und kann leicht in den modernen Verwaltungsarbeitsplatz sowie in prozessorientierte Lösungen und Dokumentenmanagementsysteme integriert werden. Dank der Einbettung in die bekannten Microsoft Office-Anwendungen bleibt der Zeit- und Kostenaufwand für Schulungen sehr gering. ScanJour ibox revolutioniert die Wissens- und Informationsnutzung. Ihre Vorteile: Bessere Qualität, höhere Effektivität. ScanJour Der dänische Marktführer ScanJour A/S wurde vor 26 Jahren gegründet und ist im öffentlichen Sektor führend im Informationsmanagement. In Deutschland ist ScanJour seit zwei Jahren aktiv. Wir von ScanJour tun seit jeher das, was wir am besten können: Wir hören zu, systematisieren komplexe Informationen und finden gemeinsam mit unseren Kunden die passenden Lösungen, damit sie bestens auf die digitale Zukunft vorbereitet sind. KoNTaKT ScaNJour Sie möchten mehr erfahren? Dann nehmen Sie doch einfach Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie! ScanJour GmbH. Hans-Eckhart Hilgenstock Telefon: (040)

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