Compliance als Wettbewerbsvorteil

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1 Compliance

2 Compliance als Wettbewerbsvorteil Seite 2 Seite 3

3 Inhaltsverzeichnis 01 Risiken bei Compliance-Verstößen 02 Nutzen von Compliance 03 Risiken erkennen 04 Compliance-Check: Sicherheit für die Geschäftsführung 05 Compliance managen 06 Krisenmanagement 07 Schulungen und Wissensmanagement 08 Hinweisgeberstelle 09 Interne Ermittlungen Seite 4 Seite 5

4 Schwerpunktthemen Full-Service-Beratung für den Mittelstand Compliance ist nicht nur ein Thema für internationale Konzerne, gerade für den Mittelstand ist Compliance von zentraler Bedeutung. Das Image als redliches Unternehmen ist für nationale und internationale Geschäftsbeziehungen ein hoher Wert. Strafverfolgungsbehörden ermitteln immer stärker gegen Korruption, Kartellverstöße und Wirtschaftskriminalität. Die Aufdeckung von wirtschaftskriminellen Strukturen können mittelständische Unternehmen ins Wanken bringen und in ihrer Existenz gefährden. Vertrauen Sie in allen Fragen zu Compliance unserem erfahrenen Team aus Rechtsanwälten, Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Betriebswirten. Wir bieten unter einem Dach vereinte Beratungskompetenz und Beratungskapazität und sind damit in der Lage, alle rechtlichen, wirtschaftlichen und steuerlichen Fragestellungen für Sie und mit Ihnen zu lösen. Wir unterstützen Sie dabei, diese Risiken zu erkennen und zu bezwingen. Dr. Malte Passarge Rechtsanwalt Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht Dipl.-Kfm. Dr. Lars K. Niemann Wirtschaftsprüfer Certified Public Accountant

5 01 Risiken bei Compliance-Verstößen Unter dem Begriff Compliance ist die Gesamtheit der Maßnahmen zu verstehen, die das rechtmäßige Verhalten Ihres Unternehmens, einschließlich seiner Organe und der Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen und unternehmenseigenen Gebote und Verbote, gewährleisten sollen. Durch ein funktionierendes Compliance-Programm können Sie die straf- und zivilrechtlichen Haftungsrisiken Ihres Unternehmens verringern. Dadurch ergibt sich für Sie ein nachhaltiger unternehmerischer Mehrwert. Mehr noch als für große Konzerne ist das Thema Compliance für mittelständische Unternehmen von großer Bedeutung, kann doch mangelhafte Compliance ein Existenzrisiko darstellen. Durch ein funktionierendes Compliance-Programm können Sie die schwerwiegenden rechtlichen und finanziellen Konsequenzen, die beispielsweise als Folgen von Korruption oder Kartellverstößen resultieren, vermeiden. Aus mangelnden Compliance-Regelungen können folgende Konsequenzen erwachsen: Strafverfahren gegen Geschäftsführung und Mitarbeiter Nichtigkeit von Verträgen Bußgelder und Einziehung rechtswidriger Gewinne Ausschluss von Vergabeverfahren und Schadenersatzklagen von Vertragspartnern und Eintragung in Korruptionsregister Wettbewerbern Imageschäden Bindung von Managementkapazität Steuernachforderungen Seite 8 Seite 9

6 02 Seite Nutzen von Compliance Tatsächlich profitieren Unternehmen von sauberen Strukturen, denn Korruption ist teuer, unberechenbar und riskant. Langfristig werden Aufträge nicht aufgrund von Bestechung vergeben, sondern durch zufriedene Geschäftspartner, die sich auf gute Qualität verlassen können. Funktionierende Compliance-Strukturen bedeuten für Ihr Unternehmen einen erheblichen und nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil. Denn Compliance führt zur Verbesserung des Unternehmensimages, steigert die Arbeitnehmerzufriedenheit, schafft Vertrauen bei Marktteilnehmern und Behörden, ist Bestandteil des Risikofrüherkennungs- reduziert Haftungsrisiken, und -überwachungssystems, entspricht den Vorgaben von Geschäftspartnern, ist eine wichtige Maßnahme gegen die Eintragung ermöglicht eine schnelle und angemessene Reaktion in Korruptionsregister. auf Unregelmäßigkeiten, führt zur Verbesserung des Ratings bei Banken und Versicherungen, Seite 10 11

7 03 Seite Risiken erkennen Am Anfang steht das Wissen um die Risiken Ihres Unternehmens. Nur wer die individuellen Risiken seines Unternehmens kennt, kann sich optimal schützen. Profitieren Sie davon, dass wir gemeinsam mit Ihnen die strukturellen Risikofaktoren ermitteln. Einflussfaktoren stellen dabei insbesondere Branche, Unternehmensstruktur und -größe, geografische Ausrichtung, Vertriebsstruktur und Geschäftspartner dar. Dabei wird ein individuelles Risikoprofil Ihres Unternehmens erstellt. Unsere Leistung: Risiken systematisch erfassen Erfassung der für das Unternehmen relevanten nationalen und internationalen Gesetze Analyse und Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit Analyse und Bewertung der Schadenshöhe und der Schadensfolgen Überblick über Schutzmaßnahmen Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung aus der Prüfung und Beratung von Unternehmen unterschiedlichster Größe, Struktur und Branche. Seite 12 13

8 04 Compliance-Check: Sicherheit für die Geschäftsführung Einrichtung, Ausgestaltung und Überwachung des Compliance-Management-Systems stehen im Organisationsermessen der Geschäftsführung. Zu Ihrer Sicherheit bieten wir Ihnen mit dem Compliance-Check einen objektivierten Nachweis für die ermessensfehlerfreie Gestaltung dieser Leistungspflicht durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Der Compliance-Check kann sich je nach den gewünschten Anforderungen auf die Konzeption des Compliance-Management- Systems (Konzeptionsprüfung) oder auf die Angemessenheit und Implementierung des Compliance-Management-Systems (Angemessenheitsprüfung) beziehen. Im ersten Fall findet die Prüfung begleitend zur Einführung und Entwicklung des Compliance-Management-Systems in Ihrem Unternehmen statt. Darüber hinaus stellt eine Angemessenheitsprüfung sicher, dass das eingerichtete Compliance-Management-System geeignet ist, die Risiken für wesentliche Regelverstöße rechtzeitig zu erkennen und solche Regelverstöße zu verhindern. Unsere Leistung: Sicherheit und Haftungsvermeidung Konzeptionsprüfung Prüfung von Haftungsrisiken Angemessenheitsprüfung Aufzeigen von Schwachstellen Unabhängige Beurteilung der Geschäftsführungspflichten Beseitigen von Schwachstellen Seite 14 Seite 15

9 05 Seite Compliance managen Welches Maß an Compliance ist für Ihr Unternehmen das richtige? Dabei wird für Sie ein individuelles Compliance-Programm erstellt, das auf die besonderen Strukturen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung von Compliance-Programmen im Unternehmen und schulen Ihre Mitarbeiter. Unsere Leistung: Risiken senken, Sicherheit erhöhen Risikoanalyse zur Erstellung von Anforderungsprofilen für Compliance-Programme Aufbau und Einführung von maßgeschneiderten Compliance-Programmen Schulung Ihrer Mitarbeiter Einrichtung von Kontrollmechanismen Erstellung von Compliance-Richtlinien Einrichtung von Hinweisgebersystemen Durchführung von Business-Partner Due Diligences Unterstützung in aktuellen Krisen Kommunikation mit Behörden Überprüfung bestehender Compliance-Programme Beratung und Vertretung bei Rechtsstreitigkeiten Seite 16 17

10 06 Krisenmanagement Ein jedes Unternehmen gerät irgendwann in eine Krise. Um erfolgreich durch eine Krise zu manövrieren, ist es erforderlich, zielgerichtet zu handeln also zu agieren und nicht zu reagieren. Durch ein verändertes Bewusstsein bei Geschäftspartnern, Behörden und Mitarbeitern wächst das Risiko, in den Fokus von Ermittlungen zu geraten. Ein Besuch der Staatsanwaltschaft oder Steuerfahndung muss nicht unbedingt auf eigenes Fehlverhalten zurückzuführen sein. Oft werden Ermittlungsverfahren ausgeweitet, sodass auch unschuldige Unternehmen in den Fokus von Ermittlungen geraten können. Gleichwohl sind die Risiken durch Imageschäden oder Zufallsfunde nicht zu unterschätzen, daher ist es besonders wichtig, auf einen solchen Fall vorbereitet zu sein. Für Sie ist es entscheidend, in einer Krisensituation die Geschehnisse in die eigene Hand zu nehmen und rechtzeitig die richtigen Maßnahmen einzuleiten. Unsere Leistungen: Rechtzeitig handeln, Unternehmen retten Erstellung von Notfallplänen zur Krisenreaktion Verhandlung mit ermittelnden Behörden Krisenmanagement in akuten Fällen Prüfung steuerrechtlicher und bilanzieller Folgen Beratung bei Pflichtverletzungen durch Mitarbeiter Unterstützung bei Kommunikation mit Geschäftspartnern Durchführung interner Ermittlungen Ermittlungsergebnisse auswerten und analysieren Rechtliche und steuerrechtliche Beratung Seite 18 Seite 19

11 07 Seite Schulungen und Wissensmanagement Risiken zu vermeiden heißt vor allem, Risiken zu kennen. Daher ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter ein wesentliches Element der Prävention. Nur wenn Ihre Mitarbeiter Gesetze und Compliance-Regelungen verstehen, können sie sich auch richtig verhalten. Dabei ist es wichtig, das Wissen derart aufzubereiten, dass es von allen verstanden wird. Im Laufe der Zeit tauchen Fragen der Mitarbeiter zu unterschiedlichsten compliance-relevanten Themen auf, die rasch, aber belastbar beantwortet werden müssen. Wir helfen Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen und bauen mit Ihnen das erforderliche Wissensmanagement auf. Neben der gezielten Stellungnahme zu komplexen Sachverhalten bereiten wir typische und wiederkehrende Fragen für Ihre Mitarbeiter in FAQs auf. Unsere Leistung: Wir machen Sie klüger Schulung Ihrer Mitarbeiter zu Compliance, Korruption, Kartellrecht u. v. m. Erstellung von Handbüchern und Leitfäden Gutachterliche Prüfung komplexer Rechtsfragen Erstellung von FAQ-Listen Seite 20 21

12 08 Seite Hinweisgeberstelle Eine Hinweisgeberstelle (auch Ombudsmann oder Whistleblower-Hotline genannt) ist ein wichtiger Baustein innerhalb eines Compliance-Management-Systems. Sie stellt aber auch ein wichtiges Instrument der Kommunikation und Steuerung von Informationen dar und dient der Aufnahme und Filterung von Verdachtsmeldungen. Hinweisgeber decken im Interesse Ihres Unternehmens vermeintlich unredliches oder kriminelles Verhalten auf, das so idealerweise ohne Wahrnehmung der Ermittlungsbehörden oder der Öffentlichkeit abgestellt werden kann. Die Erkenntnisse der anonymisierten Hinweise sind ein wichtiges Instrument zur Auswertung und Verbesserung des Compliance-Management-Systems. Unsere Leistung: Informationsmanagement Beratung bei der Entscheidung für eine externe oder interne Hinweisgeberstelle Analyse der eingegangenen Hinweise Umsetzung der gewonnenen Hinweise in das bestehende Compliance-Programm Seite 22 23

13 09 Interne Ermittlungen Bei Kenntnis von Straftaten im Unternehmen ist die Geschäftsführung verpflichtet, diese aufzuklären. Es müssen organisatorische Schwachstellen beseitigt und ggf. Schadenersatzansprüche geltend gemacht werden. Auch bei akuten Ermittlungen durch Behörden sind parallel eigenständige Ermittlungen ratsam. Dafür ist es wichtig, alle möglicherweise betroffenen Dokumente zu sichern und zu bewerten. Auch für die Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen oder arbeitsrechtlichen Sanktionen ist es erforderlich, die entsprechenden Nachweise führen zu können. Aufgrund der hohen Komplexität der Untersuchungen ist es ganz entscheidend, sich so früh wie möglich der Unterstützung von erfahrenen Experten zu versichern. Wir stellen für Sie ein Team aus spezialisierten Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern zusammen. Die bei der Untersuchung gewonnenen Erkenntnisse werden ausgewertet und beurteilt. Unsere Leistung: Wir vertreten Ihre Interessen Durchführung von internen Ermittlungen Kommunikation mit Behörden, Mitarbeitern Rechtliche Bewertung der Ermittlungsergebnisse und Öffentlichkeit Prüfung steuerrechtlicher und bilanzieller Folgen Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen Erarbeitung von Lösungsstrategien Arbeitsrechtliche Begleitung Seite 24 Seite 25

14 Standort Hamburg Am Sandtorkai Hamburg Telefon: 040/ Standort Gleichen Kleines Feld Gleichen Telefon: 05508/ Unsere fünf Kompetenzzentren Standort Lehrte Zum Blauen See Lehrte Telefon: 05132/ Standort Göttingen Bürgerstraße 42 a Göttingen Telefon: 0551/ Standort Hannover Hans-Böckler-Allee Hannover Telefon: 0511/ Seite 27

15 Kooperation Nordwest Lüders Warneboldt & Partner Renneberg + Partner Passarge + Killmer Rechtsanwaltsgesellschaft mbh N.Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Unsere Standorte Göttingen, Gleichen, Hamburg, Hannover, Lehrte Sprechen Sie uns an Telefon: 0800/ (gebührenfrei) info@kooperationnordwest.de Internet: