An der Schnittstelle zum digitalen Langzeitarchiv

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1 Verein Schweizerische Städte- & Gemeinde-Informatik Management und Langzeitaufbewahrung von digitalen Informationen im Gemeindeumfeld 30. November 2010, Swisscom-Center Olten An der Schnittstelle zum digitalen Langzeitarchiv I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Verein SSGI 2010

2 Inhaltsübersicht Geschäftsverwaltungssysteme als Producer digitaler Akten Gesetzliche Grundlagen für die (temporäre) Aufbewahrung von Dokumenten Die Zeit nach der gesetzlichen Aufbewahrung Das Erbe der Producer Systeme Die Übernahme von Akten ins unbefristete Archiv Zusammenfassung

3 Geschäftsverwaltungssysteme, - Produzent digitaler Langzeitakten

4 RM: Gesetzliche Grundlagen, Standards Sorgfaltspflichten und Haftung Gesetzliche Grundlagen Art Obligationenrecht Vo über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) vom Diverse Spezialgesetze je nach Branche Datenschutzgesetz Öffentlichkeitsgesetz Bundesgesetz über den allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts (ATSG) Mehrwertsteuergesetz t t / Verordnung Produktehaftpflichtgesetz Spielbankengesetz Geldwäschereigesetz Verwaltungsverfahrensgesetz Zivilprozessgesetze Quelle:

5 RM: Gesetzliche Grundlagen, Standards Sorgfaltspflichten und Haftung Art. 962 OR Die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist. Es gibt andere branchenspezifische, gesetzliche Mindestaufbewahrungspflichten fli ht Risk-Management der Unternehmung kann längere Aufbewahrungspflicht notwendig machen (Compliance, Policy Vorgaben etc.) Quelle:

6 Long long from now in a Galaxy far far away

7 Das Problem der Formate

8 Das Problem der Formate

9 Formatkonvertierungen

10 Das Open Archiving Information System (OAIS) Model Producer Systems Business Process Engineering i & Management

11 Ingest als Schnittstelle zum Aktenproduzenten Administration P R O D U C E R SIP SIP, AIP Report Format & doc. stds. [Updated] SIP Receive Submission SIP Quality Assurance QA results SIP Generate AIP AIP Report AIP Descriptive info. Co-ordinate Updates Generate Descriptive Info Descriptive info. AIP Storage confirmation NESTOR/ Grunberger Rev f, Report request Data Management Archival Storage

12 Archivinformationssysteme als historische Notwendigkeit

13 Archivinformationssysteme als historische Notwendigkeit

14 Online Access inklusive

15 Zusammenfassung Es gibt eine Zeit lang der gesetzlichen Aufbewahrung Wichtig in der unbefristeten Archivierung ist die Interpretierbarkeit der Information Die Interpretierbarkeit basiert auf sauberen Metadaten sowie den richtigen Primärdatenformaten Kostentreiber sind mitunter unnötige Migrationen von Primärdaten Das OAIS Modell ist für die unbefristete Archivierung generell anerkannt Der Teilprozess Ingest ist bei der Übertragung von Information in die unbefristete Archivierung von höchster Bedeutung Archivinformationssysteme (AIS) sind für die unbefristete Archivierung optimiert. Die meisten heutigen AIS sind für das Management von Papierlarchiven ausgelegt. Besonderes Augenmerk ist daher auf AIS mit Unterstützung der hybriden Archivierung zu legen Grössere Archive bevorzugen manuelle Ingests. Für kleinere Archive oder Gemeinden ohne oder mit lediglich sporadischen personellen Resourcen für das Archivmanagement ist ein voll- oder teilautomatischer Ingest zu präferieren

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