Makrosequenz Welcome to Oldenburg! Gruppenpuzzle zur Projektarbeit und zum Projektmanagement

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1 Dietmar Tredop; Oliver Pundt; Birgit Thomas & Katharina Wendeln Makrosequenz Welcome to Oldenburg! Gruppenpuzzle zur Projektarbeit und zum Projektmanagement Bei Rückfragen, Anregungen etc. melden Sie sich bitte bei: Dietmar Tredop Carl von Ossietzky Universität Oldenburg Fachgebiet Berufs- und Wirtschaftspädagogik Postfach Oldenburg

2 Anlage B Die nachfolgenden Texte werden mit der Methode des Gruppenpuzzles bearbeitet. Dazu werden Sie in so genannte Stammgruppen (Teams) eingeteilt und bearbeiten folgende Aufgaben: 1. Erläutern Sie, was unter einem Projekt zu verstehen ist. a) Welche Merkmale weisen Projekte auf? b) Welche unterschiedlichen Arten von Projekten kennen Sie? c) Wie hängen Schlüsselfaktoren und Ziele des Projektes zusammen? Stammgruppen 2. Erklären Sie, was Projektmanagement bedeutet. a) Was sind die Aufgaben des Projektmanagements? b) Wozu braucht man ein Projektmanagement? c) Wer führt das Projektmanagement durch? Expertentreffen Stammgruppen 3. Während der Phasen eines Projektes müssen verschiedene Pläne aufgestellt werden. a) Welche Phasen hat ein Projekt und was passiert in den einzelnen Phasen? b) Wie ist ein Projektstrukturplan (PSP) organisiert? c) Welche Informationen brauche ich, um einen PSP zu erstellen? 4. Die verschiedenen Pläne sind wichtig für die Planung und Durchführung des Projektes. a) Was enthält der Projektablaufplan (PAP)? b) Stellen Sie kurz die Formen des PAP vor. c.) Zur Projektplanung gehört ebenfalls die Erstellung eines Kostenplans. Erläutern Sie, was ein Kostenplan enthalten muss. Die Verständnisüberprüfung erfolgt in der nächsten Stunde anhand eines Tests. Wie funktioniert ein Gruppenpuzzle? Jedem Gruppenmitglied einer Stammgruppe wird eine Aufgabe zugewiesen. Nachdem jeder eine der oben aufgeführten Aufgaben erhalten hat, setzen sich alle Schüler, die die gleiche Aufgabe haben in so genannten Expertengruppen zusammen und diskutieren ihre Aufgabe. Ungereimtheiten werden geklärt und Stichpunkte zu den einzelnen Aufgaben schriftlich festgehalten. Zeit: 30 Minuten Nach den 30 Minuten treffen sich die Stammgruppen wieder, um Fragen zu klären, die in der Expertengruppe aufgetreten sind, die man aber nicht beantworten konnte (z. B. Zusammenhänge mit anderen Aufgaben). Zeit 10 Minuten Als nächstes treffen sich die Expertengruppen wieder und bearbeiten endgültig ihre Aufgaben. Sie halten sie so schriftlich fest, dass jeder Experte den Mitgliedern seiner Stammgruppe die Ergebnisse vortragen und erklären kann. Zeit 20 Minuten Auf diese Bearbeitungsphase folgt die letzte Stammgruppenphase. Die Stammgruppen treten wieder zusammen und jeder Experte trägt die Ergebnisse zu seiner Aufgabe vor. Verständnisfragen werden von der Gruppe diskutiert. Zeit 10 Minuten pro Aufgabenblock

3 Anlage C-1 Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist definiert als eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund der Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert. Doch was bedeutet das genau? Projekte können in vielen verschiedenen Formen auftauchen, besitzen jedoch gemeinsame Merkmale: Projekte sind im Gegensatz zur täglichen Routinearbeit einmalig, da exakt diese Aufgabe zu den vorliegenden Umständen nicht wieder auftauchen wird. z. B. kann ein Haus zweimal nach den gleichen Plänen mit den gleichen Handwerkern und Material gebaut werden und bleibt trotzdem einmalig, weil zumindest der Standort anders sein muss. Projekte sind zeitlich befristet, das heißt, dass Start und Ende fixiert sind. z. B. legt man bei einem Hausbau den Baubeginn und das Bauende fest (auch wenn sie nicht immer eingehalten werden). Bei Projekten liegt ein begrenzter Ressourceneinsatz bzw. eine Ressourcenknappheit vor. Dieser kann personeller und/oder finanzieller Natur sein. Wenn z. B. das Einkommen eines Bauherren eine bestimmte Kreditsumme erlaubt oder zwei Freunde zum Streichen kommen können. Projekte erfordern durch ihre Komplexität eine interdisziplinäre Lösung, die durch das meistern vieler voneinander abhängiger Teilaufgaben erreicht wird. z. B. braucht man für einen Hausbau Architekten, Maurer, Elektriker, Maler etc., die sich untereinander abstimmen bzw. koordiniert werden müssen. Projekte sind außerdem unsicher, da es selbst bei eindeutiger Aufgabenstellung und klarer Zielsetzung keine exakte Lösung geben kann. Sie existiert zunächst nur als Grobplan. Eine Unsicherheit ist beim Bau eines Hauses z. B. das Wetter sein, das zu einer Verschiebung des Fertigstellungstermins führen kann. Warum sind Projekte so wichtig? Projekte können große und teure Vorhaben mit langer Planung betreffen, die wir aus den Medien kennen (z. B. A380), aber auch kürzere und weniger teure Vorhaben können Projekte sein. Im Unternehmen sind dies materielle Projekte wie die Entwicklung eines neuen Produktes oder immaterielle wie eine Werbekampagne oder die Veränderung des Ablagesystems. Auch privat führt man unbewusst oder bewusst fast täglich Projekte durch. Die Renovierung eines Zimmers weist z. B. auch Merkmale eines Projektes auf. Schlüsselfaktoren und Zielkonflikte Die Schlüsselfaktoren eines Projekts sind Zeit, Kosten, Ausführung und Qualität. Beim Hausbau wären die Schlüsselfaktoren z. B. Kosten für den Gesamtbau und einzelne Materialien wie Klinker oder Fliesen, Zeit für den Gesamtbau und einzelne Arbeitsschritte wie das Verlegen des Estrichs und die Ausführung des Hauses, z. B. Anzahl und Größe der Zimmer. Der Faktor Qualität spiegelt die individuellen Bedürfnisse des Auftraggebers in Bezug auf das Projekt wieder. Ein objektives Qualitätsmerkmal wäre z. B., dass das Badezimmer groß genug für zwei Personen ist, ein subjektives wäre, ob der Auftraggeber mit der Atmosphäre des Raumes zufrieden ist. Diese Schlüsselfaktoren tragen dazu bei, dass die Ziele des Projektes erreicht werden. Die Schlüsselfaktoren müssen hierbei gegeneinander abgewogen werden, um das Sachziel (z. B.

4 Fertigstellung eines Hauses), das Kostenziel (z. B. Budget von ) und das Terminziel (z. B. Fertigstellung innerhalb von 6 Monaten) zu erreichen. Sind z. B. zwei Ziele nicht gleichzeitig zu erreichen, spricht man von einem Zielkonflikt. Dann müssen Kompromisse eingegangen werden, um den Konflikt aufzulösen. Ein Zielkonflikt zwischen Kostenziel und Terminziel liegt z. B. vor, wenn ein Lieferant die Treppe günstiger liefern könnte als ein anderer, aber erst vier Wochen später, so dass der Einzugstermin nicht eingehalten werden könnte. Dann müssten die Auftraggeber entscheiden, ob sie lieber Kosten sparen oder pünktlich einziehen wollen.

5 Anlage C-2 Wie organisiere ich eine Projektarbeit? Der einmalige Charakter sowie die interdisziplinäre Ausrichtung (die Zusammenarbeit verschiedener Fachleute) von Projekten erfordern eine Organisation der Mitarbeiter an Projekten in Teams und damit auch ein gesondertes Projektmanagement. Was ist mit Projektmanagement gemeint? Projekte können nicht von alleine durchgeführt werden. Vielmehr ist hierfür ein Management notwendig, das so genannte Projektmanagement. Management bezeichnet im Allgemeinen Tätigkeiten und Methoden, die nötig sind, um ein vorher definiertes Ergebnis zu erzielen. Dazu gehören Planung, Steuerung, Überwachung und Koordination. Somit bezeichnet Projektmanagement die Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel zur Abwicklung eines Projektes. Der Projektmanager bzw. Projektleiter hat deshalb die Aufgabe, den miteinander in Konflikt stehenden Bedürfnissen des Unternehmers, des Auftraggebers und der Mitarbeiter gerecht zu werden. Dabei werden die Schlüsselfaktoren Zeit, Ausführung, Qualität und Kosten gegeneinander abgewogen, um die einzelnen Bedürfnisse zu befriedigen. Durch die für Projekte typische Zeitvorgabe ist es für einen Projektleiter schwierig, Zeit gegen die anderen Faktoren auszutauschen. Aus diesem Grund wird Projektmanagement auch als Umwandlungsprozess betrachtet, bei dem so genannte Eingaben den Ablauf des Projektes bestimmen. Diese Eingaben sind: Informationen über Ziele, Schlüsselfaktoren (was ist besonders WICHTIG) Mitarbeiter mit ihren Fachkenntnissen, Bedürfnissen und Erfahrungen Ressourcen (Material, Zeit, Geld) Der Projektleiter beim Hausbau ist für gewöhnlich der Bauleiter. Er teilt die Aufgaben zu und koordiniert die einzelnen Arbeitsgruppen wie z. B. Maurer und Elektriker. Dazu muss er über alles, was geschieht informiert sein und Probleme jedes Teilbereichs sowie eventuelle Konsequenzen einschätzen können z. B., was es bedeutet, wenn der Estrich erst eine Woche später verlegt werden kann. Seine Aufgabe ist es mit dem Auftraggeber und allen Teammitgliedern zu kommunizieren und zu verhandeln, um für beide Seiten das Beste herauszuholen. Dabei muss er stets die gesteckten Ziele im Auge behalten und Probleme so lösen, dass von den Zielen nicht zu weit abgewichen wird. Kann z. B. ein Lieferant die bestellten Fliesen erst drei Wochen später liefern, wird er versuchen, ihn unter Druck zu setzten, da die Verzögerung den Zeitplan gefährdet. Sollte es diese Fliesen auch bei einem anderen Lieferanten geben, der früher liefern kann, könnte er sie dort bestellen. Wäre es der einzige Lieferant, müsste er die Verzögerung dem Auftraggeber mitteilen und Alternativen aufzeigen, z. B. ein anderes Fliesenmodell zu wählen, um den Einzugstermin nicht zu gefährden. Zur Bewältigung dieser vielschichtigen Aufgaben muss der Projektleiter eine Mischung aus Fach- und Sozialkompetenz mitbringen. Nach Abschluss des Projektes führt er zudem eine Bewertung durch.

6 Anlage C-3 Welche Phasen durchläuft ein Projekt? Die Aufteilung eines Projektes in einzelne Phasen ermöglicht es, den Ablauf der Projektarbeit zu kanalisieren und die einzelnen Teilaufgaben während des Lösungswegs nicht aus den Augen zu verlieren. Aus den Teilaufgaben lassen sich Etappenziele, so genannte Meilensteine ableiten, die dabei helfen, den geplanten Ablauf einzuhalten und den Zeitfaktor nicht aus den Augen zu verlieren. So sind Meilensteine die formalen, am Ende einer Phase stehenden Entscheidungen/Ziele. Ein Projekt bzw. die Arbeiten in einem Projekt lassen sich in 4 Phasen einteilen: 1. Die Vorprojektphase In dieser Phase erfolgt die Konfrontation mit dem Problem z. B. die Verkaufszahlen eines Softgetränkes X sind gesunken. Das Problem wird analysiert und verschiedene alternative Lösungsmöglichkeiten diskutiert z. B. die Durchführung einer Werbekampagne oder Änderung der Rezeptur. Schließlich entscheidet sich die Projektgruppe für ein Projektziel. Es folgt eine Risikoanalyse, die aufzeigt, wo im Zusammenhang mit der Projektbearbeitung Probleme auftreten können. Das Ziel am Ende der Vorprojektphase ist eine Grobplanung, die die Ausgangssituation des Projektes, seine Definition, Teammitglieder, Ressourcen, Risiken sowie Ziele ausweist und dabei nicht länger als zwei DIN A4 Seiten lang ist. Anhand dieser Projektskizze (Grobplanung) wird möglichst mit dem Projektinitiator die Entscheidung über das Ziel der Projektarbeit getroffen. 2. Die Planungsphase Auf der Basis der Projektzielentscheidung und der Grobplanung folgt nun die wichtigste Phase der Projektarbeit, die Planungsphase. Zunächst wird der Projektstrukturplan (PSP) erstellt, der eine Übersicht über Hauptaufgaben, Teilaufgaben und einzelne Arbeitspakete gibt. Daraufhin wird ein Netzplan erstellt, der verdeutlicht wie die einzelnen Vorgänge aus dem PSP zusammenhängen. Als nächstes folgen die Zuordnung der Ressourcen zu den Arbeitspaketen sowie eine erste Zeitplanung im Projektablaufplan (PAP). Hier sieht man wer und was wann für welche Aufgabe zur Verfügung steht. Auch die Teilziele sind hier in Form von Meilensteinen zeitlich festgelegt. Der Zeitplan wird dann weiter optimiert. Er kann als Balken- oder Netzknotenplan erstellt werden. Auch die Erstellung des Kostenplans fällt in diese Phase. 3. Die Durchführung Erhält das Projekt den Zuschlag, so bildet der PAP die Basis für die Ausführung der festgelegten Arbeitspakete. Dabei sollten die einzelnen Arbeitsschritte regelmäßig reflektiert und für den späteren Projektbericht festgehalten werden. Das Projektmanagement sorgt in dieser Phase dafür, dass der Plan auch eingehalten wird und überwacht die Erreichung der Meilensteine. Am Ende dieser Phase steht der erfolgreiche Abschluss des Projektes. 4. Die Evaluationsphase Die vierte und letzte Phase dient dazu, den Ablauf der gesamten Projektarbeit kritisch zu reflektieren und zu bewerten wie vorhandene Probleme gelöst wurden, um daraus für zukünftige Projekte zu lernen. Schließlich wird der Projektbericht verfasst, der als Basis für folgende Projekte gilt.

7 Wie behalte ich den Überblick? - Der Projektstrukturplan (PSP) Im Projektstrukturplan wird die Gesamtheit aller Arbeiten bis zum Arbeitspaket (AP) aufgeschlüsselt. Ein AP stellt die kleinste, abgeschlossene Einheit dar, die einer Person übertragen werden kann. Jedes Arbeitspaket enthält Angaben zum Ergebnis, zu den erforderlichen Voraussetzungen und Eingaben sowie eine Abschätzung des Arbeitsaufwandes in Arbeitsstunden und ggf. Angaben zum weiteren Ressourcenbedarf, wie z. B. Investitionen. Beim Hausbau könnte ein Arbeitspaket z. B. Elektrische Leitungen im Badezimmer verlegen, Dauer: 2 Stunden, Kosten. ca. 100 sein. Ein PSP hat in etwa folgende Netzplan-Struktur: Die Strukturierung des PSP kann auf zwei Wegen erfolgen: 1.objektorientierter Aufbau (z. B. bei der Entwicklung eines Fotoapparates die Hauptaufgabengebiete Optik, Mechanik und Elektronik) oder 2. funktionsorientierter Aufbau (z. B. Fotoapparat mit den Bereichen Entwicklung, Bau und Vermarktung). Es ist aber auch ein Mix beider Wege möglich. Wichtig bei der Erstellung des PSP ist, dass die Kosten bereits grob geschätzt und alle Arbeitspakete erfasst werden.

8 Anlage C-4 Was mache ich wann? - Der Projektablaufplan (PAP) Aus dem PSP wird der Projektablaufplan (PAP) entwickelt, der die Gesamtdauer des Projektes widerspiegelt. In ihm erfolgen eine Zuordnung der Ressourcen zu den Arbeitspaketen sowie eine erste Zeitplanung. Im PAP wird aus den Angaben zum Arbeitsumfang der einzelnen Pakete (z. B. 2 Stunden) erstmals eine gesamte Bearbeitungsdauer durch das Sortieren aller Arbeitspakete vorgenommen. Bei der Erstellung muss darauf geachtet werden, dass alle relevanten Faktoren wie Urlaub der Mitarbeiter, Fristen, Feiertage etc. berücksichtigt werden. In einem Netzplan können alle Aspekte gleichzeitig dargestellt werden. Die Erstellung ist jedoch sehr aufwendig und nur für sehr komplexe Projekte oder erfahrene Projektteams zu empfehlen. Ansonsten kann der PSP entsprechend erweitert werden. Beispiel für einen Vorgangsknoten-Netzplan: Aus: GPM, Der PM-Fachmann, Bd. 2 Den Ablauf kann man als Wenn - dann Relation festhalten oder in einem Balkenplan. Ein Balkenplan zeigt keine Abhängigkeiten der Aufgaben voneinander, macht aber deutlich, wann eine Aufgabe beginnt und endet, wie lange sie dauert und welche weiteren Aufgaben parallel erledigt werden müssen. Im PAP würde das Fliesen des Badezimmers erst nach dem Verlegen der elektrischen Leitungen erfolgen. Beispiel für einen Balkenplan: Aus: Baguley 1999, S. 70

9 Es ist jedoch auch möglich, im Balkenplan handschriftliche Notizen zu machen, um auf wesentliche Abhängigkeiten hinweisen zu können. Wo bleibt das Geld? - Der Kostenplan Zusätzlich zum Projektablaufplan sollte ein gesonderter Kostenplan aufgestellt werden. Ein Kostenplan hat keine einheitliche Form, da die Kosten in einzelnen Projekten sehr unterschiedlich ausfallen können. Es ist ausreichend, die Kosten nach Kostenarten, wie Personaloder Materialkosten, getrennt zu sortieren und aufzulisten (z. B. in einer Tabelle). Dabei sollte erkennbar sein, für welche Posten das Geld verwendet werden soll. Bei einem vorgegebenen Budget ist es ratsam, einen Teil nicht konkret zu verplanen sondern einen bestimmten Prozentsatz für unerwartete Mehrkosten anzusetzen. Bei Großprojekten mit vielen Risiken können dies 40% oder mehr sein; i. d. R. dürften % ausreichend sein. Beispiel eines Kostenplans Streichen eines Zimmers : Kostenart Kosten der Einzelposten in EUR Gesamtkosten in EUR Personalkosten Materialkosten Pinsel und Rolle 15,00 Eine Rolle Malerkrepp 2,95 Abdeckfolie 3,98 Eimer mit Abstreifgitter 6,95 Eimer Farbe 9,99 Flasche Abtönfarbe 3,50 Farbrührer 2,00 Keine, da Eigenarbeit 44,37 Sonstige Kosten: Fahrtkosten 2,50 Telefonkosten 1,20 3,70 Gesamtkosten 48,07 Dies ist notwendig, da die Genauigkeit der Kostenplanung von der Genauigkeit der Informationen abhängt, die man über das Projekt, die Zielvorgaben und die dazugehörigen Kosten hat. Diese sind zu Beginn des Projektes jedoch nur in den wenigsten Fällen zu 100 % vorhanden. Um die Kosten abschätzen zu können, helfen i. d. R. nur Erfahrungswerte aus vergleichbaren Projekten. Wenn es kein vorgegebenes Budget gibt, ist das Projekt günstigst bei bestmöglicher Qualität zu planen.

10 Anlage D Test zum Thema Projekt und Projektmanagement 1. Erläutern Sie kurz zwei Merkmale eines Projekts: Merkmale Erklärung 2. Nennen Sie je zwei Beispiele für ein Projekt im Unternehmen und im Privathaushalt: Projekte Unternehmen Beispiel Privathaushalt 3. Welche Phasen durchläuft ein Projekt? 4. Welche Aufgaben hat das Projektmanagement? Nennen Sie drei und geben Sie jeweils ein konkretes Beispiel! 5. Nennen Sie Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Projektstrukturplan und Projektablaufplan! Gemeinsamkeiten Unterschiede

11 6. Welche Formen von Projektablaufplänen kennen Sie? Sie wollen mit Freunden eine Salami.Pizza backen und später die Herstellungskosten unter allen aufteilen. Dazu müssen alle Kosten berücksichtigt werden. Bitte erstellen Sie eine Auflistung der Posten, die in einen Kostenplan für das Projekt Pizza backen einfließen würden. Kostenart Kosten der Einzelposten in EUR Gesamtkosten in EUR Personalkosten Materialkosten Sonstige Kosten: Gesamtkosten

12 Anlage E Test zum Thema Projekt und Projektmanagement - Lösung 1. Erläutern Sie kurz zwei Merkmale eines Projekts: Projekte sind einmalig, da es sich um Aufgaben handelt, die sich in exakt dieser Form nicht wiederholen können (z. B., weil das Hausmodell nächstes Mal an einer anderen Stelle gebaut wird). Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben, da ihr Beginn und ihr Ende festgelegt sind (z. B. Baubeginn und Fertigstellungstermin). [Weitere Merkmale siehe Text Projekt ] 2. Nennen Sie je zwei Beispiele für ein Projekt im Unternehmen und im Privathaushalt: Unternehmen Werbekampagne für ein neues Produkt, Einführung eines neuen PC-Programms, Entwicklung eines neuen Produkts, Umzug in ein neues Gebäude, Privathaushalt: Umbau oder Renovierung von Haus oder Zimmern, Urlaub in einem Ferienhaus mit Kindern, Kauf einer neuen Küche, 3. Welche Phasen durchläuft ein Projekt? 1. Vorprojektphase 2.Planungsphase 3.Durchführung 4.Evaluationsphase 4. Welche Aufgaben hat das Projektmanagement? Nennen Sie drei. Das gesamte Projekt koordinieren, Mitarbeiter auswählen/koordinieren/überwachen, auf Einhaltung des Zeitplans achten, eventuelle Veränderungen in den Plan einfügen, mit Auftraggeber verhandeln, Konflikte klären helfen, 5. Nennen Sie Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Projektstrukturplan und Projektablaufplan! Gemeinsamkeiten - beide zeigen Teilaufgaben, Arbeitspakete, Bearbeiter der Arbeitspakete, Kostenschätzung Unterschiede - im Gegensatz zum PSP kann der PAP als Balkenplan dargestellt werden - der PAP enthält im Gegensatz zum PSP nicht nur eine Schätzung der Dauer der Arbeitspakete in Arbeitsstunden, sondern bringt die Arbeitspakete in einen zeitlichen Ablauf / stellt eine Zeitplanung dar

13 6. Welche Formen von Projektablaufplänen kennen Sie? 1.Balkenpläne 2.Netzknotenpläne 7. Sie wollen mit Freunden eine Salami-Pizza backen und später die Herstellungskosten unter allen aufteilen. Dazu müssen alle Kosten berücksichtigt werden. Bitte erstellen Sie eine Auflistung der Posten, die in einen Kostenplan für das Projekt Pizza backen einfließen würden. Beispiel Salamipizza: Kosten können anfallen für: - Fertigteigmischung - Wasser - Tomatensauce (oder Zutaten dafür) - Gewürze - Salami - Käse - Strom für den Herd - Backpapier - Wasser für den Abwasch - Benzin für den Einkauf (Personalkosten sind sehr unrealistisch, es sei denn, man würde den Koch für seine Arbeit entlohnen, was entfällt, da Freunde miteinander kochen)