Projektmanagement Leitfaden für Organisations- u. Verbesserungsprojekte

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1 Projektmanagement Leitfaden für Organisations- u. Verbesserungsprojekte Diese Maske wird im PC hinterlegt und für jedes Projekt vom Lenkungsausschuss angelegt. Die Bearbeitung erfolgt schrittweise in der vorgegebenen Reihenfolge durch den/die Projektverantwortlichen. Besonders wichtige Stellen sind mit dem Kurzzeichen zu versehen. A. Definitionsphase I. Auftrag klären 1 Projektname 2 Projektnummer 3 Sparte/ Produktbereich 4 Thema/Aufgabe Was ist genau das Thema bzw. die Aufgabe? 5 Auftraggeber Wer ist der Auftraggeber? 6 Fakten Welche Fakten kennen wir bereits? 7 Meinungen Welche subjektiven Meinungen gibt es dazu? 8 Chancen Welche Chancen sehen wir aus heutiger Sicht in dem Projekt? 9 Risiken Welche Risiken bzw. Hindernisse sehen wir aus heutiger Sicht in dem Projekt? Seite 1

2 II. Ziele diskutieren und festlegen 10 Ziele Welche Ziele sind uns bisher bekannt? 11 Zweck Welchen Zweck (WOZU?) verfolgt der Auftraggeber mit dem Projekt? 12 Benutzer Wer wird das Ergebnis unserer Arbeit benutzen? 13 Anforderungen Welche Anforderungen ergeben sich aus den Zielen? 14 Lastenheft (Erwartungen des Auftraggebers) 15 MUSS MUSS Pflichtenheft (Vereinbarung mit dem Auftraggeber) Kz/ Datum 16 SOLL 17 KANN 18 Erfolgskriterien Wie werden wir am Ende des Projekts erkennen, ob wir unser Ziel erreicht haben? Das Projekt ist abgeschlossen, wenn... III. Informationen sichten und vorläufig bewerten 19 Informationen Welche Fakten und Kenntnisse haben wir bereits? 20 Weitere Informationen Welche Informationen braucht das Projektteam noch? 21 Strategien Welche Strategien zur Zielerreichung sehen wir heute auf der Basis dieser Informationen? 22 Bewertung Wie bewerten wir diese Strategien im Vergleich zueinander? 23 Zwischenentscheidung Ist es sinnvoll, das Projekt auf der Basis der jetzigen Informationen zu starten? Seite 2

3 B. Planungsphase IV. Projektorganisation 24 Projektmanager 25 Projektteam (mit Vertretern aus den beteiligten und betroffenen Bereichen) Wer gehört zum Kern-Projektteam? 26 Erweitertes Projektteam (mit Vertretern aus/von...) Wen brauchen wir ab und zu zur Unterstützung? V. Projektablauf Was ist alles zu tun? (Darstellung erfolgt in MS-Project) 27 Vorgänge (a) Was ist alles zu tun? (Welche Vorgänge haben wir?) (b) In welcher Reihenfolge gehen wir vor? (c) Welche Sammelvorgänge können wir bilden? (d) Welche Verknüpfungen bestehen? (e) Welche Projektphasen ergeben sich daraus? (f) Wo müssen wir Meilensteine einbauen? VI. Zeitplanung Welche Termine haben wir? 28 Termine Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? 29 Meilensteine Zu welchen Terminen setzen wir die Meilensteine? 30 Zeiteinteilung Wenn wir diese Termine kennen, wie müssen wir dann unsere Vorgänge (s. V. Projektablauf) zeitlich einteilen? (Darstellung erfolgt in MS-Project) VII. Aufgabenzuordnung Wer macht was? Wer übernimmt welche Vorgänge? (Darstellung erfolgt in MS-Project) VIII. Kostenplanung 31 Kosten Mit welchen Kosten (Personal- und Sachkosten) müssen wir rechnen? 32 Im ersten Jahr Seite 3

4 33 In den nächsten 2 Jahren 34 Nutzen Mit welchen Einsparungen (Personal- und Sachkosten) können wir rechnen? 35 Im ersten Jahr 36 In den nächsten 3 Jahren 37 Amortisation Wann rechnet sich der Aufwand? 38 Voraussichtliche Amortisation der Aufwendungen nach Zwischenentscheidung Lohnt sich das Projekt? 40 Wenn nein, gibt es außer betriebswirtschaftlichen noch andere Einflussgrößen? 41 Wenn nein, aus welchen Gründe machen wir das Projekt trotzdem? 42 Wenn nein, müssen ggf. Anforderungen oder die Zeitplanung geändert werden? C. Realisationsphase IX. Projektverfolgung Wer ist in der Projektsteuerung verantwortlich für...? 43 Abstimmung Wie erfolgt die Abstimmung im Projekt? 44 Zeitplanung Wer achtet auf die Zeitplanung? 45 Projektkosten Wer behält die Kosten im Auge? 46 Pflege des Projektplans Wer pflegt die Projektaktivitäten (in MS-Project)? 47 Information Wer sorgt für die Information betroffener/beteiligter Bereiche? 48 Freigabe Freigabe für die Realisationsphase Kz/ Datum 49 Projektleiter 50 Ressortleiter 51 Lenkungsausschuss Seite 4

5 D. Abschlussphase X. Abschluss Wurde das Projektziel erreicht? 52 Projektleiter 53 Spartenleiter 54 Lenkungsausschuss 55 Auswertung Was lernen wir aus dem Projekt für Folgeprojekte? 56 Wiedervorlage im Lenkungsausschuss zur Kontrolle der Amortisationsziele Zum... (Datum) Durch...(Verantwortlich) Stand: Seite 5

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