Organisation der Finanzbuchhaltung

Transkript

1 Organisation der Finanzbuchhaltung 1

2 Zentrale oder dezentrale Finanzbuchhaltung? Praxiserfahrungen erste Beurteilungen Kontierungsfahne / Rechnungsdurchlauf 2

3 Zentrale oder dezentrale Finanzbuchhaltung in Dortmund? 3

4 Organisation der Buchhaltung kameral Dezentrale Buchführung Hauptbuchhaltung Zentrale Aufgaben Kreditorenbuchhaltung Zentrale Aufgaben Debitorenbuchhaltung Zentrale Aufgaben Anlagenbuchhaltung Fachamt Fachamt Fachamt Fachamt Fachamt Buchungswesen 4

5 Organisation der Buchhaltung NKF Zentrale Buchführung Hauptbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) Debitorenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) Anlagenbuchhaltung (Nebenbuchhaltung) Stadtkasse Stadtkasse Stadtkämmerei 5

6 Zentrale Finanzbuchhaltung in Dortmund Im Haushaltsjahr 2002 wurde für das Dezernat 1 und StA 12 eine zentrale Finanzbuchhaltung eingeführt. Die StA 20,37 und 53 wurden im Haushaltsjahr 2004 durch eine zentrale Finanzbuchhaltung bewirtschaftet. Ab werden die Belege der Dezernate 3 und 6 durch die zentrale Finanzbuchhaltung gebucht. Zum werden die gesamten Stadtämter der an zentraler Stelle gebucht. Der Verwaltungsvorstand hat festgestellt, dass er die Einrichtung einer zentralen Finanz- und Anlagenbuchhaltung für den richtigen Weg hält.

7 Gründe für die Einrichtung einer zentralen Finanzbuchhaltung 7

8 ❶ Ordnungsmäßige Buchführung wird gewährleistet! Die Komplexität der Buchungen bzw. der Buchungslogik nimmt unter NKF zu. Durch eine zentrale Fibu können die Sachverhalte qualitativ hochwertig, einheitlich und mit den nötigen Kenntnissen erfasst werden. Richtige Bebuchung der Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und der Bilanz. Geringerer Kontrollaufwand bei der Erstellung der Jahresabschlüsse 8

9 ❶ Ordnungsmäßige Buchführung wird gewährleistet! Know-How bei System-Releasewechsel an einer zentralen Stelle. Stammdaten werden von einer zentralen Stelle einheitlich vorgegeben. Erleichtert die Suchfunktionen (Zentrale Empfänger Datei). Auswertungen und Berichte greifen auf einheitlich gebuchte Werte zurück. Höhere Effizienz durch Nutzung von Synergieeffekten. 9

10 ❷ Minimierung des Arbeitsaufwandes in den FB Beispiel: kreditorische-kontierungsfahne bisherige Daten Kreditor Name Sachkonto Kostenstelle/Auftrag Sachlich / Rechnerisch richtig Überweisungstext Internes Ordnungsmerkmal Betrag Zahlweg Mittelbindung 10

11 ❷ Minimierung des Arbeitsaufwandes in den FB Beispiel: Kontierungsfahne seit Pflichtfelder: Sachkonto Kostenstelle/Auftrag Zahlweg/ Fälligkeit Sachlich / Rechnerisch richtig Freiwillige Felder: Internes Ordnungsmerkmal Mittelbindungsnummer Verwendungszweck 11

12 ❸Kostenersparnis im Bereich der Buchungslizenzen Vor Zentralisierung 1580 Lizenzen Nach Zentralisierung ca. 400 Lizenzen 12

13 Zukunfts-Visionen Zentrale Rechnungseingangsstelle Technischer Workflow zur Rechnungsbearbeitung mit den FB Freigabe technisch unterstützt Originalrechnung jederzeit verfügbar Optische Archivierung 13

14 STUFE I : Optimierung des debitorischen Rechnungsprozesses unter Berücksichtigung der Einführung von SAP-PSCD Druck und Archivierung des Bescheids/Rechnung Fachbereich: Bei der Gebühren- /Rechnungsbearbeitung Erfassung der Stammund Bewegungsdaten im Fachbereich über Browser-Technologie bzw. Portal; Ablage der Daten in kundeneigenen Tabellen Workflow-unterstützte Rechnungsbearbeitung Stadtkasse zentrale FIBU: Direkter Aufruf der bereitgestellten Datenvorgabe über Workflow; Anzeige des Bescheids; Prüfung, ggf. Klärung mit Fachbereich u. Änderung der Daten; SAP-Buchung Fachbereich: Ggf. Einhaltung des 4-Augenprinzips - Kontrolle der Datenvorgabe und Aufruf des Bescheids

15 STUFE II :Optimierung des kreditorischen Rechnungsprozesses Dezentraler Rechnungs- Eingang / Verteilung zur Rechnungsprüfung im Fachbereich Fachbereich: Prüfung der Rechnung und ggf. Korrektur mit Feststellungsvermerk Rechnung in Papierform Spätes Scannen der Rechnung und Zuordnung zum SAP-R/3-Beleg mit E-Archivierung? Fachbereich: Vorerfassen einer kreditorischen Rechnung über Portal im RECHNUNGSEINGANGSBUCH Finanzbuchhaltung + Anlagebuchhaltung: Kontrolle und Buchung der kreditorischen Rechnung Workflow-unterstützte Rechnungsbearbeitung Rechnung in Papierform Rechnung in Papierform Fachbereich: Ggf. Einhaltung des 4-Augenprinzips - Prüfung u. Freigabe der Rechnung

16 Stufe IIa: Projekt E-Archivierung mit spätem Scannen v. Rechnungen Im Rechnungseingang d. Fachbereiches werden Rechnungen mit einem Barcode versehen Rechnungen gehen in Papierform an den Sachbearbeiter (Prüfung + Vermerk der sachl. u. rechn. Richtigkeit) Im REWE Kontierung der Rechnungen u. Erfassen Barcode SAP erzeugt zum Beleg einen offenen Barcodeeintrag zur späteren Verknüpfung Nach Buchung der Rechnung in der zentralen FIBU Scannen d. Rechnung mit Barcodeerkennung u. Import ins SAP-Archiv Über Barcode verknüpft das SAP das gescannte Dokument mit dem Beleg

17 Praxiserfahrungen erste Beurteilungen 17

18 Praxiserfahrungen Ergebnisse der Unternehmensbesichtigungen Alle Unternehmen bedienen sich eines zentralen Rechnungswesens Ein Rechnungseingangsbuch wird geführt SAP stellt im privatwirtschaftlichen Bereich die Standardsoftware 18

19 Inhalte eines Rechnungseingangsbuches Rechnungseingang (Wann) Name des Kreditors Rechnungsbetrag Rechnungsdatum Erfasst am Weitergeleitet an Weitergeleitet am Zurück am Vorerfasst (ja / nein) Vorerfasst am 19

20 Erfahrungen in der Kasse Auszahlungsgeschäft verläuft reibungslos Masseninkasso (z.b. Grundbesitzabgaben) erst mit PSCD unter SAP zu empfehlen Umständliche Abbildung kommunaler Besonderheiten (Raten, Stundungen, Niederschlagungen, Erlasse) 20

21 Ergebnisse IST Erfassung NKF- Modellprojekt Die Ämter der ersten Welle, zentrale Fibu der Stadtkasse, zentrale Anlagenbuchhaltung der Kämmerei Große Zufriedenheit der Fachbereiche über den Buchungsservice der zentralen Fibu bei der der zentralen Anlagenbuchhaltung bei der Kämmerei. Gewöhnungsprozess an die Kontierungsbelege ist eingetreten. Dosys hat Standardarbeitsabläuf mit der zentralen Fibu und der zentralen Anlagenbuchhaltung erstellt. 21

22 Ergebnisse aus der kameralen Ist- Erfassung Piloten der 2. Welle 2004 Über 90 % der Aufgabenerledigung bei den Pilotämtern war durch SAP- Buchungsvorgänge oder durch Vorgaben von der Kämmerei standardisiert. Die Feuerwehr brachte als Besonderheit ein Vorverfahren (KRAB) mit, welches über eine Schnittstelle ins NKF eingepflegt wurde. 22

23 Kontierungsfahne - Rechnungsdurchlauf 23

24 Informations- / Belegfluss und Buchungen (Papierdurchlauf) Kreditorische Rechnungen Schritt 1-3 Feststellung Eingangsrechnung Mitteilung an 21/2 Buchung Rechnung Fachbereich: -sachlich o.k. -rechnerisch o.k. Fachbereich: Kontierung der Kontierungsfahne 21/2: Durchführung Vorerfassung und Buchung 24

25 Informations- / Belegfluss und Buchungen (Papierdurchlauf) Kreditorische Rechnungen Schritt 4-5 Rücklauf Eingangsrechnung Prüfung 21/2: -Rechnung wird an den FB zurück gesandt Fachbereich: Über Berichte kann die Auszahlung überprüft werden 25

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