Berichtsheft zur Ausbildung

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1 Berichtsheft zur Ausbildung Auszubildende/r: Mischa Schniewind Ausbildung: Verwaltungswirt/in (Beamter/in mittlerer Dienst) Einsatz: Straßenverkehrsamt, Zulassungsstelle, Zeitraum: Ausbilder/in: Frau Eigen Bericht: Aufgaben der Abteilung allgemein Zulassung von Fahrzeugen, Abmeldung, Adress- & Namensänderung, Erstellung verlorener Papiere, Eintragung technischer Änderungen, Kundenbetreuung Information: Mein erstes Einsatzgebiet im Straßenverkehrsamt war die Information der Zulassungsstelle. (Dauer 4 Wochen) Die Information ist auch die erste Station/Anlaufstelle der Kunden in der Zulassungsstelle, denn hier werden zunächst die Papiere für den jeweiligen zulassungsrechtlichen Geschäftsvorfall kontrolliert. Zum Beispiel benötigt man für eine Umschreibung von außerhalb mit Halterwechsel: - Zulassungsbescheinigung; KFZ-Brief & KFZ-Schein - Personalausweis - elektronische Versicherungsbestätigungsnummer (evb) - Bankverbindung für den Einzug der Kfz-Steuern - ggf. Tüv-Dokument - bei zugelassenem Fahrzeug außerdem die aktuellen Kennzeichen (AKZ). Für eine Umschreibung muss die Nummer des Fahrzeugbriefes im Fahrzeugschein eingetragen sein und ein gültiger Personalausweis vorgelegt werden. Sollte dieser abgelaufen sein, kann man bei den zuständigen Einwohnermeldeämtern anrufen, um sich die Daten der Person bestätigen zu lassen. Wenn der Kundenandrang es zeitlich zulässt, kann außerdem die elektrische Versicherungsbestätigungsnummer (evb) vorab überprüft werden, mit dem Augenmerk auf die richtige Eintragung von Fahrzeug- und Halterdaten durch die Versicherung. (Primärer Fehler sind hier allerdings Schreibfehler des Namens und eine falsche oder fehlende Firmierung). Um Tüv-Gutachten anerkennen zu können, müssen diese im Original vorliegen, die angegebene Fahrzeug-Identifizierungs-Nummer mit der der Fahrzeugpapiere übereinstimmen und natürlich einen gültigen Hauptuntersuchungs-Zeitraum (HU) darstellen.

2 Erst wenn alle Papiere in ordnungsgemäßer Art vorliegen und zueinander passen, wird die Aufrufnummer vergeben, die zum jeweiligen Geschäftsvorfall passt. Der Kunde wird auf die Darstellung der Aufrufanlage im TV-Gerät, sowie auf die Bezeichnung der Schalterräume hingewiesen. In der Zulassungsstelle gibt es verschiedene Aufrufnummern für den - Privatschalter (Zulassung, Umschreibung von KFZ) - Händlerschalter (Zulassungen für Händler) - Schnellschalter (Außerbetriebsetzung von KFZ, Änderung der Halterdaten) - Sonderschalter (Einfuhr von KFZ mit ausländischen Papieren, Briefverlust) sowie für - Nachzügler (Kunden, die bereits am Schalter waren und bestimmte Dokumente, die nicht an der Information geprüft werden können, nachreichen müssen, damit die Zulassung erfolgen kann) und - Termine (Terminkunden vom Vor- und Nachmittag). Schaltertätigkeit: Nach der Tätigkeit an der Information wurde ich am Schalter eingearbeitet. (4. Wochen) Als ich den sicheren Umgang mit dem IKOL-System (KFZ-Zulassungsprogramm) erlernt hatte, wurde mein Rechner mit dem KBA (Kraftfahrt- Bundesamt) vernetzt und ich durfte auch alleine einige Geschäftsvorfälle übernehmen. Zum System: Um einen Geschäftsvorfall durchzuführen, muss zunächst die Kennung des jeweiligen Geschäftsvorfalls eingegeben werden (UI - Umschreibung auf einen anderen Halter innerhalb des Kreises, verbunden mit einer Kennzeichenübernahme etc.). Nach Eingabe des Kennzeichens und der Briefnummer, erscheinen die beim KBA gespeicherten Fahrzeugdaten. Hierbei ist darauf zu achten, dass auch die Fahrzeugschein-Nummer mit der beim KBA gespeicherten übereinstimmt. Sollten hier Unstimmigkeiten auftreten, ist ggf. mit den vorher bearbeitenden Straßenverkehrsämtern Rücksprache zu halten, warum beim KBA eine andere Nummer gespeichert ist. Ist mit den Fahrzeugdaten des KBAs alles in Ordnung, ist die elektronische Versicherungsnummer (evb) anzugeben, woraufhin ein von der Versicherung ausgefüllter Bildschirm erscheint. Wenn hier die richtige Fahrzeugart angegeben und der Name bzw. die Firmierung richtig eingetragen ist, können wir diese Versicherung für die Zulassung verwenden. Korrekturmöglichkeiten, falls etwas falsch eingetragen ist, haben wir allerdings nicht. Der Kunde ist gezwungen (auch telefonisch) eine neue evb zu organisieren. Erhält der Kunde vor Schließung der Schalter die neue evb., wird die Zulassung natürlich noch durchgeführt (bei einer verkürzten Wartezeit). Wenn die evb richtig ausgestellt und bestätigt ist, erscheint der sogenannte Halterdaten-Bildschirm. Hier haben uns die Einwohnermeldeämter (EMA) von 8 der 10 kreisangehörigen Städte eine direkte Übermittlung ermöglicht, wodurch nur noch Geschlecht, Nachname, Geburtsdatum und eine Schlüsselnummer für die jeweilige Stadt eingetragen werden müssen,

3 woraufhin sich das System automatisch die restlichen Halterdaten vom EMA zieht. Sollte das System den Kunden jedoch nicht finden, ist wieder eine telefonische Rückfrage an die EMAs zu stellen. Dies kann zum Beispiel bei einer Auskunftssperre der Fall sein, oder auch bei einer Namensänderung, wenn der Kunde die EMA-Daten noch nicht aktualisieren lassen hat. Gibt es auch keine Probleme mit dem zukünftigen Halter, erscheinen die Technik-Seiten auf dem Bildschirm, hier sind u.a. Schlüsselnummern für Fahrzeugart und -aufbau, die Fahrgestellnummer, die Briefnummer, die Fahrzeugfarbe, der Ablaufmonat für die Hauptuntersuchung (Tüv), erlaubte Fahrzeugbereifung und bereits erfolgte technische Änderungen hinterlegt. Sind auch hier alle aktualisierungsbedürftigen Daten aktualisiert (z.b.: die Ersetzung eines vollgeschriebenen Fahrzeugbriefes, die Eintragung einer Gasanlage, etc.) benötigen wir für den Einzug der Kraftfahrzeugsteuern eine Bankverbindung für das Finanzamt, welche dann im nächsten Bildschirm anzugeben ist. Das Bestehen eines Bankkontos für die Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl wird daraufhin automatisch vom System überprüft. Als vorletzter Bildschirm taucht danach die sogenannte Gebührenmaske auf, in der bereits eine Vorauswahl an Gebühren für diesen bestimmten Geschäftsvorfall angegeben ist. Je nach Zulassung müssen noch Gebühren hinzugeschrieben oder entfernt werden (z.b. Briefversand & Aufbewahrung des Fahrzeugbriefes bei einer Finanzierung, doppelte KBA Gebühren etc.). Sobald alle erforderlichen Dokumente verscannt wurden, erhält der Kunde seine Fahrzeugpapiere und die fahrzeugbezogenen Dokumente, außerdem eine Kassenkarte und den sogenannten Laufzettel, mit dem der Kunde zu den Schildermachern geschickt wird. Ausgabe (4 Wochen): Vom Schalter ging es zur Ausgabe. Hierher kommen die Kunden mit den neuen Schildern, den Quittungen von der Kassenkarte und dem Laufzettel. Nachdem die Bezahlung, die Prägung des richtigen Kennzeichens (Kennzeichengröße, Schriftgröße, richtige Buchstaben- & Zahlen- Kombination) und der vorherige Zustand des Fahrzeuges (an- oder abgemeldet) geprüft wurde, werden die jeweiligen Plaketten auf die Schilder verklebt und der Kunde unterschreibt die Übernahme der gesiegelten Schilder. Sind alle Kunden, die es bis zum Schalterschluss zur Information geschafft haben, fertig mit den Geschäftsvorfällen und die Plaketten verklebt, müssen die Restbestände gezählt und mit den Soll-Beständen verglichen werden (Plakettenabrechnung). Stimmen diese Zahlen überein, stimmt die Abrechnung. Nach der Ausgabe, habe ich zum DV-Team der Zulassungsstelle gewechselt.

4 DV-Team Das DV-Team bearbeitet im sogenannten Dienstbetrieb Hard- und Softwareprobleme innerhalb der Zulassungsstelle, die Pflege der Software der Zulassungsstelle, sowie die vorzeitigen Freimachungen der Kennzeichen bei Kennzeichenübernahme. Zu Beginn des Tages sind eine Vielzahl von Geschäftsfällen als erste Arbeitsschritte im Kfz-Zulassungsprogramm einzugeben. Ziel ist die Aktualisierung des Fahrzeugbestandes. Das sind zum Beispiel die Einspielungen von den Versicherungen, bezüglich wechselnder oder auslaufender Versicherungen oder Informationen von anderen Straßenverkehrsämtern, die ein Fahrzeug mit einem ME-Kennzeichen in ihrem Zuständigkeitsbereich umgemeldet oder abgemeldet haben. Die nächste Priorität des DV-Teams betrifft die -Accounts. Hier werden eingehende s von Bürgern, die Fragen bezüglich der Zulassung haben, vom DV-Team den zuständigen Sachbearbeitern in der Zulassungsstelle weitergeleitet. Ein weiteres spezifisches Einsatzgebiet ist die Freimachung eines amtlichen Kennzeichens (AKZ). Fahrzeughalter können ihr altes AKZ nach Abmeldung auf das neu zuzulassende Fahrzeug übernehmen. Da die AKZ nach der Abmeldung einige Tage durch das KBA (Kraftfahrt-Bundesamt) gesperrt werden, muss das DV-Team hier händisch eingreifen. Neben den vorzeitigen Freimachungen und der Pflege der Software, habe ich mich bei der Einrichtung der Konten in Outlook, insbesondere der Gruppierung verschiedener Sachbearbeiter der Zulassungsstelle, eingebracht. Hier konnte ich meine angesammelte Erfahrung im Umgang mit Computern umsetzen. Nach dem DV-Team wurde ich am Sonderschalter eingesetzt. Sonderschalter Wie der Name es schon sagt, werden hier 'besondere Fälle' bearbeitet. Dies beinhaltet die Bearbeitung in Verlust gegangenen Fahrzeugpapiere, die Vergabe, Bearbeitung und Überprüfung roter Dauerkennzeichen, die von Kfz- Händlern und in besonderen Fällen auch Werkstätten genutzt werden und die Einfuhr von gebrauchten Fahrzeugen aus dem europäischen und außereuropäischen Ausland. Zudem wird auch der Verlust der Betriebserlaubnisse für die Versicherungskennzeichen bearbeitet. Fahrzeugbriefe für Fahrzeuge die bei Banken oder Herstellerbanken geleast oder finanziert wurden, werden treuhänderisch (Sicherheitsverwahrung) zur Kfz-Zulassung geschickt, wenn zum Beispiel die Eintragung einer technischen Änderung oder einer anderen Adresse durchgeführt werden soll. Besonders interessant ist die Bearbeitung bestehender roter Dauerkennzeichen. Die roten Dauerkennzeichen werden von den Händlern genutzt, um Fahrzeuge vorzuführen oder auch von A nach B zu überführen. Diese AKZ sind pauschal versichert, also nicht fahrzeug- sondern kennzeichenbezogen. Das Finanzamt nimmt dazu eine pauschale

5 Besteuerung vor. Der Händler hat gem. 28 Abs. 3 StVZO die gesetzliche Auflage, ein Fahrtenbuch zu führen, in dem jede Fahrt mit Datum, Uhrzeit, Fahrstrecke, Fahrzeugart und dem Fahrzeugführer einzutragen und die Fahrt durch seine Unterschrift zu legitimieren ist. Zudem erhält er von uns ein Fahrzeugscheinheft, in dem das Fahrzeug mit Fahrgestellnummer bei der ersten Nutzung eingetragen wird. Eine Wiederholungsfahrt dieses Fahrzeuges wird im Fahrzeugscheinheft nicht mehr eingetragen, sondern nur im Fahrtenbuch, da hier jede einzelne Fahrt eingetragen werden muss. Das Fahrzeugscheinheft hat eine Laufzeit von einem Jahr. Sollte das Fahrzeugscheinheft vor Ablauf der Gültigkeit vollgeschrieben sein, wird das Fahrzeugscheinheft von uns erneuert und mit Datum des Umtausches wieder mit einem Jahr Gültigkeit versehen. Unsere Aufgabe ist es, bevor wir den Umtausch tätigen, Fahrtenbuch und Fahrzeugscheinheft auf die genaue Führung gem. 28 Abs. 3 StVZO zu kontrollieren. Ist eine genaue Aufzeichung der Fahrten nicht gegeben, erhält der Verantwortliche des roten Dauerkennzeichens von uns eine schriftliche Unterweisung. Bei extremen Verstößen kann das rote Dauerkennzeichen von uns in eine 3 monatige Befristung herabgestuft werden. In Wiederholungsfällen wird ein Entzug des roten Dauerkennzeichens von uns geprüft, da der Halter sich nicht als zuverlässig erwiesen hat. Fazit Abgesehen von den zulassungsrechtlichen Hintergründen, habe ich besonders im Bereich des Kundenumgangs und sicheren Auftretens Fortschritte gemacht. Dies sind Eigenschaften, die ich besonders in Bereichen mit Kundenkontakt wiederkehrend in der Verwaltung benötigen werde. Durch mein Interesse an Kraftfahrzeugen, hat mir persönlich die Arbeit sehr gut gefallen. Und auch der ständige Kundenandrang ist zu bewältigen, wenn man mit der nötigen Ruhe an die Zulassungsgeschäfte herangeht. Fehler bedürfen hierbei meist einer längeren Aufarbeitungszeit, als hätte man sich den Fall direkt genauer angesehen. Abschließend kann ich sagen, dass ich mich schnell an die Arbeit der Zulassungsstelle gewöhnt habe, und ich mich im Team der Kollegen gut aufgehoben gefühlt habe.