2 Informationen zur Kanzlei

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1 A Leitfaden für die Kanzlei 2 Informationen zur Kanzlei 2.1 Grundsätze der Dokumentation von Informationen über die Kanzlei Selbst wenn eine Kanzleiübergabe geplant und in stetiger Abstimmung mit dem Kanzleiinhaber erfolgt, ist es wichtig, alle Daten unmittelbar greifbar zu haben, um auf einen Blick zu sehen, wo die Kanzlei zu welchem Zeitpunkt steht. Das erleichtert die eigene Verhandlungsposition enorm. Erfolgt die Kanzleiübergabe dagegen ungeplant oder überraschend, z. B. wegen einer Krankheit, eines Unfalls oder eines Todesfalls, ist es unabdingbar, alle Kanzleidaten mit einem Griff parat zu haben und sie übersichtlich, auch für Laien verstehbar aufgeführt zu haben. Natürlich sind die Kanzlei-Daten allesamt in der Kanzlei vorhanden. Das Problem in Notfällen ist aber, dass die Betroffenen entweder wenig oder sogar gar keine Zeit zum Suchen haben. Die Zeit drängt, gerade in Todesfällen. Dann muss der Kanzleiverkauf zügig betrieben werden, um dem Werteverfall durch Zeitablauf keine Chance zu geben. 2.2 Geschäftskonten Die meisten Steuerberater haben mehrere Geschäftskonten und sei es nur ein Ausgaben- und ein Einnahmenkonto. Mehrere Geschäftskonten sind durchaus sinnvoll, weil die Abhängigkeit von Banken gemindert wird. Wichtig ist jedoch, dass auch Mitarbeiter im Notfall einen Überblick darüber haben, welche Geschäftskonten existieren und wie sie geführt werden. Wichtig ist natürlich auch, dass jemand außer dem Kanzleiinhaber selbst im Notfall die Konten bedienen darf. Hier sollten die Vollmachten genau und nachvollziehbar geregelt sein. Vor allem sollte der Bevollmächtigte wissen, dass er eine Vollmacht hat und wie respektive wann er sie nicht nur nutzen kann, sondern zum Wohle der Kanzlei und der Mandanten sogar nutzen muss. Kontokorrentkonten der Kanzlei Kontoinhaber: Anschrift der Bank: Ansprechpartner der Bank: 26

2 2 Informationen zur Kanzlei Liegen Vollmachten vor: Zugangsdaten Online-Banking: Tages-/Termingeldkonten Kontoinhaber: Anschrift der Bank: Ansprechpartner der Bank: Liegen Vollmachten vor: Zugangsdaten Online-Banking: Bankschließfach Schließfachinhaber: Schließfachnummer: Schlüssel befindet sich: Anschrift der Bank: Ansprechpartner der Bank: Liegen Vollmachten vor: Ist ein Kennwort für die Verfügung notwendig: Falls ja, wer kennt es: Ggf. wie lautet es: ja / nein Barvermögen/Kasse Aufbewahrungsort/Schlüssel: Kreditkonten Kontoinhaber: Anschrift der Bank: 27

3 A Leitfaden für die Kanzlei Ansprechpartner der Bank: Tresorunterlagen, Code etc. Praxis-Tipp Überlegen Sie genau, ob der Tresorcode an dieser Stelle notiert werden soll! Erstellen Sie eine Übersicht von Daueraufträgen, Lastschriften und Einzugsermächtigungen, die für Ihre Kanzlei bestehen, nach folgendem Muster: Erteilte Daueraufträge, die für den Kanzleibetrieb wichtig sind Folgende Daueraufträge bestehen derzeit für o. g. Konto Zweck Höhe Fälligkeit Erteilte Lastschriften/Einzugsermächtigungen, die für den Kanzleibetrieb wichtig sind Folgende Lastschriften/Einzugsermächtigungen bestehen derzeit für o. g. Konto Zweck Höhe Fälligkeit 28

4 2 Informationen zur Kanzlei 2.3 Vollmacht für Bankkonten und Bankschließfächer Bestehen noch keine Vollmachten für Bankkonten und Bankschließfächer, empfiehlt es sich, für den Krankheitsfall oder unerwarteten Tod, dem Ehepartner bzw. einer Vertrauensperson eine Vollmacht zu erteilen. Es entstehen oftmals durch Kontensperrung finanzielle Engpässe. Von Kreditinstituten werden in der Regel nur die bankeigenen Formulare akzeptiert. Daher sollten alle Vollmachten für Konten-/Depotvollmachten und Bankschließfächer grundsätzlich von Ihrer Bank gegengezeichnet werden. Formulierungsvorschlag Hiermit bevollmächtige ich Name, Vorname geboren am wohnhaft Straße Hausnummer Wohnort folgende Personen 1. Name des Bevollmächtigten geboren am 2. wohnhaft Straße Hausnummer Wohnort Name des Bevollmächtigten wohnhaft Straße Hausnummer Wohnort geboren am uneingeschränkt über nachfolgend aufgeführte Bankkonten zu verfügen. Dies gilt insbesondere für den Fall meines Ablebens und ab dem Zeitpunkt der Ausstellung. Die Vollmacht berechtigt über das jeweilige Guthaben und eingeräumte Kredite zu verfügen, Konten einzurichten, den An- und Verkauf von Wertpapieren, die Entgegennahme von Bankmitteilungen etc. Die Vollmacht gilt für folgendes Konto: Ort, Datum Vollmachtgeber Bevollmächtigte 1 Bevollmächtigte 2 29

5 A Leitfaden für die Kanzlei 2.4 Darlehensverträge Es bestehen folgende Darlehensverträge Name des Darlehensgebers: Anschrift der Darlehensgebers: Darlehens-/ Zweck des Darlehens: Höhe der Rate in : Fälligkeit: Laufzeit: 2.5 Versicherungsverträge Um über die Versicherungsverträge bezüglich der Kanzlei einen Überblick zu vermitteln, sollten Sie sämtliche Verträge, die wichtig für Sie als Berufsträger und wichtig für Ihre Kanzlei sind, an dieser Stelle auflisten. Bezüglich aller meiner Versicherungsverträge wenden Sie sich bitte an Ansprechpartner: Wenn Sie Ihre Versicherungen nicht alle bei einer Gesellschaft haben, sollten Sie diese gesondert, mit dem jeweiligen Ansprechpartner auflisten, um einen Überblick zu bekommen. Vermögensschadenshaftpflichtversicherung 30

6 2 Informationen zur Kanzlei Kfz-Versicherung Gebäudeversicherung Elektronikversicherung Betriebsunterbrechungsversicherung Rechtsschutzversicherung 31

7 A Leitfaden für die Kanzlei Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge Sonstige Versicherungsverträge Zweck: 2.6 Gesellschaftsrechtliche Verträge Personengesellschaften Vertrag über: Name der Kapitalgesellschaften Vertrag über: Name der Pachtvertrag Vertrag über: Vertrag mit: 32

8 2 Informationen zur Kanzlei Geschäftsführervertrag/Anstellungsvertrag/Freie Mitarbeit Vertrag über: bei Weitere Verträge Vertrag über: bei 2.7 Miet-, Leasing-, Wartungs- und Softwarepflegeverträge Gerade Miet-, Leasing- und Wartungsverträge sowie der Softwarepflegevertrag sind ebenfalls wichtige Verträge, die derjenige, der Sie als Kanzleiinhaber vertritt, kennen muss, um hier keine bedrohenden Situationen für die Kanzlei entstehen zu lassen. Praxis-Tipp Denken Sie auch daran, diese Aufstellung regelmäßig zu aktualisieren. Mietvertrag Vertrag für: Vermieter: Laufzeit/Kündigungsfrist: Verträge für KFZ Vertrag für: Vertrag mit: 33

9 A Leitfaden für die Kanzlei Laufzeit/Kündigungsfrist: Verträge für EDV, Kopierer, Telefonanlage Vertrag für: Vertrag mit: Laufzeit/Kündigungsfrist: Wartungsverträge Vertrag für: Vertrag mit: Laufzeit/Kündigungsfrist: Softwarepflegeverträge Vertrag für: Vertrag mit: Laufzeit/Kündigungsfrist: 2.8 Sonstige Verträge Stromversorgung Name der 34

10 2 Informationen zur Kanzlei Gas-/Ölversorgung Name der Wasserversorgung Name der Telefonanbieter Anbieter: Mobilfunkanbieter Mobilnummer: Anbieter: Internetanbieter Anbieter: 35