Effizienter durch Cashmanagement

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1 20. September :26 Bargeldlogistik Effizienter durch Cashmanagement Andreas Ebeling-Engelking Immer mehr Sparkassen stellen ihre Bargeldstrategien auf den Prüfstand. Bargeldbestände müssen optimiert sowie Prozesse effizienter und kostengünstiger gestaltet werden. Die Finanz Informatik (FI) bietet mit SYS- Watch Cashmanagement-Comfort eine innovative Lösung an. Da sich die Bundesbank immer stärker aus der Bargeldlogistik zurückgezogen hat, müssen die Sparkassen ihr Cashmanagement selbst organisieren. (dpa) Eine flächendeckende Bargeldversorgung der Kunden gehört zu den grundlegenden Aufgaben jeder Sparkasse. Obwohl das Interesse an innovativen Bezahlmöglichkeiten wie Mobile Payment groß ist, bleibt Bargeld nach Erhebungen der Bundesbank weiterhin das meistgenutzte Zahlungsinstrument in Deutschland. Für Sparkassen ist die adäquate Versorgung von Kassen, automatischen Kassentresoren und Geldausgabeautomaten mit Bargeld ein erheblicher Aufwand. Eine effiziente Gestaltung der Bargeldlogistik ist aufgrund der Vielzahl der zu beachtenden Parameter für die Sparkassen eine sehr komplexe Aufgabe. Durch den Rückzug der Bundesbank aus der Fläche erhöht sich die Verantwortung der einzelnen Geldinstitute für die Bargeldversorgung der Kunden zusätzlich. Neben den durch die Bargeldstrategie der Bundesbank veränderten Rahmenbedingungen müssen Sparkassen den stetig wachsenden Sicherheitsanforderungen sowie dem eigenen Anspruch, ihr Cashmanagement so kosteneffizient wie möglich zu gestalten, gerecht werden. Daher sind intelligente Ansätze gefragt, um Bargeldlogistikprozesse effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten.

2 Software macht Komplexität beherrschbar Sparkassen, die vor diesem Hintergrund ihre Abläufe im Bereich Bargeldlogistik optimieren möchten, bietet die Finanz Informatik (FI) mit der mehrmandantenfähigen Anwendung SYS-Watch Cashmanagement-Comfort eine leistungsfähige Lösung an. Die Software unterstützt Sparkassen dabei, die komplexen Herausforderungen einer effizienten Bargeldlogistik erfolgreich zu meistern. Modular einsetzbare Leistungspakete liefern für jede Bargeldstrategie einen adäquaten Ansatz, um Bargeldbestände und logistische Prozesse dauerhaft und bedarfsgerecht zu optimieren. Die Anwendung stellt den gesamten Prozess des Bargeldkreislaufs von der Bestellung bei der Bundesbank über die Versorgung der Cashpoints bis hin zur Entsorgung des Bargelds als Workflow dar. Zur Optimierung der eigenen Bargeldlogistik zielen viele Sparkassen darauf ab, die Prozesse in diesem Bereich durch einen hohen Automatisierungsgrad zu verschlanken und zu verbessern. Allein dadurch können Institute bereits von deutlichen Einsparungen profitieren. Wenn eine Sparkasse ihre Bargeldbestände optimieren möchte, bedeutet das in der Regel auch, den Bargeldbestand im Verlauf zu reduzieren ohne dass dadurch die Serviceleistung für den Kunden beeinträchtigt wird. Mit dem Basis-Paket von Cashmanagement-Comfort können Sparkassen die Befüllung von Cashpoints und Kassen entscheidend verbessern und ihre Kosten deutlich senken. Das System bewertet alle relevanten Prozesskosten einschließlich der Service- und Transportaufwendungen für Werttransportunternehmen (WTU) ebenso wie mögliche Zinsgewinne ein relevanter Faktor, der derzeit nur aufgrund des historisch niedrigen Zinsniveaus weniger ins Gewicht fällt. Deshalb führt der Einsatz von Cashmanagement-Comfort derzeit vor allem zu signifikanten Einsparungen der WTU- und Servicekosten. Das System überwacht die Geldbestände, optimiert die Planung und generiert Bestellvorschläge. In Verbindung mit dem Cashcenter-Modul werden diese Bestellvorschläge vollautomatisch via CashEDI zur Bundesbank weitergeleitet. Bei der Erstellung der Bestellvorschläge werden komplexe mathematische Planungs- und Prognose-Algorithmen eingesetzt. Die Anwendung ist in der Lage, viele Parameter wie den prognostizierten Bedarf, aber auch organisatorische Rahmenbedingungen (z. B. Öffnungszeiten einer Filiale) zu berücksichtigen. Aber auch besondere Anforderungen durch regionale Veranstaltungen oder eine spezifische Kundenstruktur bezieht Cashmanagement-Comfort in die Planung ein. So kann etwa ein Geldausgabeautomat, der überwiegend von jungen Kunden genutzt wird, gezielt so gefüllt werden, dass bis zur nächsten Befüllung die 5-Euro-Banknoten immer zur Verfügung stehen. Je nach Bedarf kann eine Sparkasse jeden Cashpoint individuell oder über Gruppenparameter konfigurieren. Mit der Synchronisation der Anfahrten für Cashpoints und Kassen an einem Standort werden weitere Einsparungspotenziale generiert. Durch weniger Anfahrten werden die Stoppkosten nachhaltig gesenkt.

3 Unterstützung von Kooperationsmodellen In 100 Sparkassen, die das Tool Cashmanagement Comfort einsetzen, belief sich der Bargeldumlauf auf 65 Milliarden Euro. (dpa) Um den vielfältigen Anforderungen einer zeitgemäßen Bargeldlogistik gerecht zu werden, setzen einige Sparkassen auf eine Outsourcing-Strategie und geben ihr Bargeldmanagement vollständig oder zum Teil in die Verantwortung eines externen Dienstleisters. Dabei muss jede Sparkasse, die eine Auslagerung erwägt, potenzielle Kostenoptimierungen gegen mögliche Risiken abwägen. Eine weitere Alternative zu einem zeit- und kostenintensiven Betrieb der Bargeldlogistik in Eigenregie sind Kooperationsmodelle zwischen Sparkassen, die auf diese Weise ihre Ressourcen bündeln und sich die anfallenden Aufwände teilen. Ob externe Partner eingebunden werden oder mehrere Sparkassen ihre Bargeldlogistik in einem gemeinschaftlichen Kompetenzzentrum zusammenlegen: In beiden Fällen ist ein transparenter Informationsfluss und eine Nachverfolgbarkeit der Bargeldbewegung von entscheidender Bedeutung. Dadurch lassen sich die mit einem Einbinden weiterer Akteure in den Bargeldkreislauf verbundenen Sicherheitsrisiken minimieren. Für eine sichere Umsetzung von Outsourcing- oder Kooperationsansätzen ermöglicht Cashmanagement-Comfort mit der erweiterten Funktionalität des Cashcenter-Pakets einen effizienten und sicheren Mandantenbetrieb. Neben der automatischen Bargeldbestellung können auch manuelle Bestellungen elektronisch über das CashEDI-Verfahren übermittelt werden. Zusätzliche Schnittstellen zu Dritten wie Werttransportunternehmen ermöglichen eine sichere Datenweiterleitung. Durch geprüfte Prozesse und Verfahren gewährleistet die FI Datensicherheit zu jedem Zeitpunkt. Eine Auslagerung von Daten an Dritte ist dabei nicht notwendig. Arbeitet die Sparkasse mit einem Werttransportunternehmen zusammen, beschränkt sich dessen Verantwortung auf die reine Transportdienstleistung. Eine weitere Funktion sorgt dabei für zusätzliche Transparenz: Mit Track & Trace lässt sich der Geldverbleib jederzeit nachverfolgen. Der Status eines Auftrags ist in allen Prozessschritten dokumentiert. Vor allem für den Fall einer Insolvenz eines Werttransportunternehmens sind Sparkassen durch die lückenlose Dokumentation des Bargeldbestands optimal abgesichert.

4 Die Möglichkeit der sicheren Anbindung Dritter erlaubt Sparkassen auch, neue Geschäftsfelder zu erschließen. Neben der Bündelung der Cashmanagement-Kompetenzen in Zusammenarbeit mit anderen Sparkassen ermöglicht die Anwendung Sparkassen auch, diese Dienstleistung für andere Institute oder externe Partner zu übernehmen.

5 Zusätzliche Synergien Für Sparkassen, die von zusätzlichen Synergien durch eine optimierte Tourenplanung profitieren möchten, steht mit dem Routen-Paket ein leistungsfähiges Analysewerkzeug zur Verfügung. Durch den Einsatz kann die Auftragsplanung und Fahrzeugauslastung deutlich verbessert werden. Das Modul überwacht geplante Touren und unterstützt bei der Fahrzeugdisposition. Dabei berücksichtigt die Anwendung vorhandene Kapazitäten und Versicherungsgrenzen. Sparkassen können zudem auch automatisch geplante Fahrten manuell verändern. Aktuell setzen rund 100 Sparkassen Cashmanagement-Comfort in verschiedenen Variationen ein. Das Bargeldvolumen, das dabei verwaltet wurde, belief sich 2012 auf insgesamt 65 Milliarden Euro. Etwa An- und Ablieferungen wurden durch die Anwendung optimiert und vollautomatisch via CashEDI an die Bundesbank übermittelt. Die Praxiserfahrung zeigt, dass Sparkassen vor allem die Kombination aus gesteigerter Prozesseffizienz, Kostenoptimierung, höchster Sicherheit und Transparenz überzeugt. Cashmanagement-Comfort ermöglicht Sparkassen, in der gesamten Bargeldlieferkette signifikante Einsparungen zu erzielen. Fazit Eine optimierte Bargeldlogistik wird für Sparkassen immer mehr zum Wettbewerbsfaktor. Mit der Anwendung Cashmanagement-Comfort können Transparenz und Effizienz der Bargeldlogistikprozesse deutlich gesteigert werden. Darüber hinaus lassen sich neue Geschäftsmodelle erschließen. Durch die verschiedenen Module bietet die Anwendung für jedes Anforderungsprofil und jede Bargeldstrategie eine geeignete Lösung. Autor Andreas Ebeling-Engelking ist Produktverantwortlicher der Finanz Informatik in Münster.

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