Effiziente Auftragsabwicklung mit myopenfactory

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1 Effiziente Auftragsabwicklung mit myopenfactory von Günther Schuh 1. Auflage Hanser München 2007 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 Effiziente Auftragsabwicklung mit myopenfactory Herausgegeben von Günther Schuh ISBN-10: ISBN-13: Leseprobe Weitere Informationen oder Bestellungen unter sowie im Buchhandel

3 4.2 Projektfertigung in Produktionsnetzwerken am Beispiel der Otto Junker Gruppe 239 Frage Anfrage versenden Angebot erfassen Zu welchem Anteil werden bei der Erfassung bzw. Versendung der jeweiligen Information die nachfolgend aufgeführten Hilfsmittel verwendet? Telefon 25,0 % 10,0 % 15,0 % 0,0 % 30,0 % 10,0 % 0,0 % 10,0 % 30,0 % Fax 50,0 % 60,0 % 50,0 % 30,0 % 30,0 % 60,0 % 0,0 % 70,0 % 30,0 % Briefpost 5,0 % 5,0 % 8,0 % 50,0 % 0,0 % 5,0 % 100,0 % 5,0 % 0,0 % 20,0 % 25,0 % 25,0 % 20,0 % 40,0 % 25,0 % 0,0 % 15,0 % 40,0 % Elektronisch integriert (z.b. EDI) 0,0 % 0,0 % 2,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % In welcher Abteilung wird die Aktivität ausgeführt? Welcher Anteil der Arbeitszeit in dieser Abteilung wird für die Aktivität verwendet? 22,4 % 12,0 % 24,0 % 4,0 % Einkauf 4,0 % 4,0 % 4,0 % 4,0 % 1,6 % Welcher Zeitanteil der Aktivität könnte durch einen elektronisch integrierten Datenaustausch über OpenFactory eingespart 10,0 % 20,0 % 0,0 % 0,0 % 20,0 % 20,0 % 0,0 % 0,0 % 20,0 % werden? Wie oft wird die Aktivität insgesamt im Jahr durchlaufen (Anzahl/Jahr)? Einsparpotenzial durch den Einsatz von myopenfactory bei Otto Junker 10,8 % Bild 4.2-4: Nutzenquantifizierung im Zentralbereich Einkauf Bestellung versenden Aktivität Auftragsbestätigung erfassen Statusabfrage versenden Statusnachricht erfassen Rechnung erfassen Reklamation versenden Mahnung erfassen Effiziente Lieferantenauswahl durch Angebotsvergleich mit myopenfactory Prozessbeschreibung für den Angebotsvergleich Im Rahmen der Beschaffung für die Projekte der Firma Otto Junker stellt der Zentralbereich Einkauf bei verschiedenen Lieferanten Anfragen und erhält daraufhin Angebote. Um die Angebote der Lieferanten zu vergleichen, erfasst der Einkauf von Otto Junker die in ihrer Struktur meist unterschiedlich aufgebauten Angebotspositionen manuell mit Microsoft Excel. Zusätzliche Herausforderung sind die unterschiedlichen Medien, mit denen Angebotsdokumente an Otto Junker übertragen werden. Hier nutzen die Lieferanten sowohl papiergebundene Medien, wie Telefax und Briefpost, als auch die Microsoft Office Anwendungen (Excel und Word). Die manuelle Tätigkeit zur vergleichbaren Strukturierung dieser Informationen ist sehr zeitaufwändig und erfordert immer wieder Abstimmungsbedarf, da sich die vom Lieferanten übergebenen Informationen häufig schon in ihrer Struktur unterscheiden. Zusätzlich fällt immer wieder Änderungsaufwand an, der ständige Aktualisierungen erfordert.

4 240 4 Fallbeispiele und Success Stories Der Otto Junker Endpoint Angebotsvergleich stellt für den strukturierten, datentechnisch unterstützten Vergleich von Angeboten folgende Funktionen bereit: Normierung der Anfragen: Die myopenfactory-nachrichten sind durch den Datenstandard nach der gleichen Struktur aufgebaut. Normierung der Angebote: Die potenziellen Lieferanten erstellen Angebote mit einer standardisierten Struktur und ermöglichen dadurch einen vollautomatischen Vergleich der Angebote. Nutzung des myopenfactory Cockpits. Datenhaltung für den Angebotsvergleich bei Otto Junker Organisation des Geschäftsvorfalls Eingeordnet in die Projektnetzwerkbeziehungen bei Otto Junker (vgl. Bild 4.2-1) stellt sich die Nutzung des Angebotsvergleichs wie in der Grafik dar (vgl. Bild 4.2-5). 150 Lieferanten CZE Lieferanten Schrauben Frank Lieferant A Geschäftsbeziehung Informationsfluss KUNDE Fertiger vor Ort (Partner des Kunden) Bild 4.2-5: Angebotsvergleich mit myopenfactory Die Erfassung der Daten und der Angebotsvergleich durch Otto Junker werden folgendermaßen durchgeführt: Die Stammdatenpflege erfolgt mit myopenfactory. Darin enthalten sind beispielsweise alle Unternehmensdaten wie Adressen und Ansprechpartner von Otto Junker, der Gesellschaften der Otto Junker Gruppe und deren Lieferanten. Otto Junker erstellt mit dem Cockpit Angebotsanfragen und versendet diese an seine Lieferanten. Alle Angebotsanfragen sind in gleicher Weise gemäß den Vorgaben der Nachrichten von myopenfactory strukturiert.

5 4.2 Projektfertigung in Produktionsnetzwerken am Beispiel der Otto Junker Gruppe 241 Die Angebotsanfragen können an Unterlieferanten eines Beschaffungsnetzwerks durch Kopieren innerhalb des Cockpits wiederum versendet werden. Die Lieferanten erstellen entweder im eigenen ERP-/PPS-System oder im my- OpenFactory-Cockpit ein Angebot und versenden dieses über myopenfactory an Otto Junker. Auch alle Angebote sind in gleicher Weise gemäß den Vorgaben der Nachrichten von myopenfactory aufgebaut. Eine zeitgesteuerte Funktion löst die Bereitstellung der Daten für den Angebotsvergleich aus. Dieser Vorgang transferiert alle Angebotsdaten in die Datenbank Angebotsvergleich bei Otto Junker. Mit einem leicht modifizierten myopenfactory-cockpit wird der Angebotsvergleich dargestellt Inner- und überbetriebliche Auftragsabwicklung an einem Beispiel Nachdem der Angebotsvergleich theoretisch beschrieben wurde, werden die Funktionalitäten, die myopenfactory in diesem Zusammenhang zur Verfügung stellt, anhand eines Beispiels erläutert. Bild 4.2-6: Bildschirmmaske Angebote myopenfactory

6 242 4 Fallbeispiele und Success Stories Geschäftsvorfall: Otto Junker erstellt für das Kundenprojekt WA6331/583 eine Anfrage für Fertigungsteile für eine Pumpenkonsole bei den beiden Anbietern Demo Cooperation und Open- Operation.com. In Bild sind beide Angebotsanfragen mit dem myopenfactory- Cockpit erstellt und bereits an den zentralen myopenfactory-server versendet (Spalte: Datum mit Datum und Uhrzeit). Diese Vorgänge nutzen bis jetzt ausschließlich die standardisierten Funktionen, die das Cockpit von myopenfactory bereitstellt. Durch den automatisierten, zeitgesteuerten Abgleich mit dem zentralen myopenfactory-server stehen die Daten bei Otto Junker im Zentralbereich Einkauf zur Verfügung. In der Datenbank sind somit alle Angebote der Lieferanten zu der zugehörigen Anfrage WA6331/583 gespeichert. Der Angebotsvergleich für die beteiligten Lieferanten Demo Cooperation und OpenOperation.com hat für dieses Beispiel aus Sicht des Anwenders folgende Ergebnisse (vgl. Bild 4.2-7). Der zeitliche Verlauf im Beispiel ist: erstes Angebot der Demo Cooperation, erstes und einziges Angebot der OpenOperation, zweites, verbessertes Angebot der Demo Cooperation. In der Summenzeile werden die Angebote hinsichtlich des Termins, der angebotenen Menge und des Preises verglichen: Vergleich der Angebote und : Der Lieferant OpenOperation.com liefert 3 Tage später als der Lieferant Demo Cooperation. Vergleich der Angebote und : Der Lieferant OpenOperation.com (651,00 ) ist bezogen auf ein Stück (PCS) 109,00 günstiger als der Lieferant Demo Cooperation (760 ). Die angebotene Menge ist bei beiden Lieferanten ausreichend. Die Demo Cooperation verbesserte das erste Angebot mit dem Angebot Vergleich der Angebote und : Der Lieferant OpenOperation.com (651,00 ) ist bezogen auf ein Stück (PCS) 15,30 günstiger als der Lieferant Demo Cooperation (666,30 ). Das zweite Angebot der Demo Cooperation ist damit um 2 % höher als das Angebot der OpenOperation.com. Die angebotene Menge ist bei beiden Lieferanten ausreichend. Als referenzierende Information der Angebotsdaten dient die Kundenauftragsnummer der Otto Junker GmbH, im Beispiel WA6331/583. Diese Nummer führt myopenfactory in den Kopfdaten Referenz des Kunden der Nachrichten Angebotsanfrage und Angebot.

7 4.2 Projektfertigung in Produktionsnetzwerken am Beispiel der Otto Junker Gruppe 243 Anhand der durch den Angebotsvergleich aufbereiteten Informationen kann der Sachbearbeiter des Zentralbereiches Einkauf die Entscheidungsalternativen die Fertigungsteile entweder früher zu einem höheren Preis oder später zu einem günstigeren Preis zu erhalten oder weitere Angebote einzuholen leicht erkennen. (102%) 666,30 666,30 666,30 Bild 4.2-7: Bildschirmmaske Angebote myopenfactory

8 244 4 Fallbeispiele und Success Stories IT Konsolidierung bei der Otto Junker Gruppe mit myopenfactory Mit dem Ansatz von myopenfactory betrachtet, arbeitet der Zentralbereich Einkauf in der Rolle Kunde über die myopenfactory-plattform mit Zulieferern; der Geschäftsbereich Edelstahlgießerei arbeitet in der Rolle des Zulieferers für seine Kunden. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass Otto Junker Schnittstellen zu beiden PPS- Systemen für die Nutzung der myopenfactory-plattform benötigt. Es ergeben sich Anpassungen für die Geschäftsprozesse der Organisation und der IT-Systeme von Otto Junker. Geschäftsbereiche - Anlagenbau Gießereianlagen und Wärmebehandlung Geschäftsbereich Edelstahlgießerei IT Systeme Ebene 1 Integriertes System Schnittstellen Schnittstellen PPS Windows Server Enterprise Resource Planning IT Systeme Ebene Anwender Bild 4.2-8: Geplante Prozess- und Systemstruktur bei Otto Junker (1) Parallel hierzu plant Otto Junker aktuell die Vereinheitlichung der IT Systeme des Anlagenbaus der horizontalen Ebenen 1 und 2 durch die Einführung eines integrierten IT-Systems (ERP-System). Das integrierte System erhält eine Schnittstelle zur myopenfactory-plattform. In Bild ist die geplante Prozess- und IT- Systemstruktur von Otto Junker dargestellt. Die myopenfactory-plattform integriert das ERP-System von Otto Junker in eine normierte, unternehmensübergreifende Kommunikation. Bild zeigt die angestrebte neue Struktur. Zunächst ist die Anbindung der Beschaffungsprozesse an my- OpenFactory vorgesehen.

9 4.2 Projektfertigung in Produktionsnetzwerken am Beispiel der Otto Junker Gruppe 245 Geschäftsbereiche - Anlagenbau Gießereianlagen und Wärmebehandlung Geschäftsbereich Edelstahlgießerei IT Systeme Ebene 1 Integriertes System Schnittstellen Schnittstellen PPS Windows Server Enterprise Resource Planning IT Systeme Ebene Anwender Bild 4.2-9: Geplante Prozess- und Systemstruktur Otto Junker (2) Zusammenfassung und Ausblick Die Hauptmotive für die Einführung von myopenfactory bei Otto Junker waren: effiziente Unterstützung des Projektmanagements zur Entwicklung, Fertigung und Montage komplexer Anlagen und die Vereinfachung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gesellschaften der Otto Junker Gruppe. Durch den strukturierten Austausch der Nachrichten und Informationen über myopenfactory erhält das Projektmanagement zeitnahe Informationen über den aktuellen Projektstand. Im Vergleich zu früher kann das Projektmanagement viel eher reagieren, wenn sich Terminverschiebungen oder geänderte Kundenanforderungen ergeben, die Auswirkungen auf Zulieferer haben. Die Vereinfachung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gesellschaften der Otto Junker Gruppe konnte sich vorab bereits im Rahmen eines Pilotbetriebes mit den Anwendern überprüfen lassen. Die myopenfactory-softwarearchitektur ermöglichte eine kurze Entwicklungs- und Implementierungszeit für die Erweiterung des Angebotsvergleichs. Dabei flossen die praktischen Erfahrungen der myopenfactory-user ein und führten zu einer einfach zu handhabenden Lösung. Durch die weitere Verbreitung der myopenfactory-lösung stehen die für die Abwicklung der Kundenaufträge notwendigen Informationen exakter, fehlerfreier und zeitnäher zur Verfügung. Selbst Partnerunternehmen, die nicht über ein ERP-System zur Abwicklung ihrer Aufträge verfügen, können mit dem Cockpit von myopenfac-

10 246 4 Fallbeispiele und Success Stories tory sehr einfach angebunden werden. IT-Investitionen sind bis auf einen PC mit Internetzugang nicht erforderlich. Aus der bereits umgesetzten Lösung können relativ einfach weitere Verbesserungspotenziale erschlossen werden. Beispielsweise könnten die Lieferanten Lieferavise mit dem Versand der Waren an den myopenfactory-partner senden. Mit diesen Informationen könnte das empfangende ERP-System eine elektronische Wareneingangsliste erstellen, die in der Warenannahme nur noch abgearbeitet werden muss. Diese Wareneingangsliste wird zu einem elektronischen abgeglichenen Lieferschein umgewandelt im Sinne einer Positiv- oder Negativ-Quittung und an den Lieferanten zurück gesendet. Hierdurch ließe sich eine höhere Sicherheit und Sendungsqualität erreichen. Falsch gelieferte oder defekte Waren würden unmittelbar dem Lieferanten gemeldet. Enthielte das Lieferavis weitere Barcode- oder RFID-Informationen (Radio Frequency Identification), die der Lieferant beim Versand auf die Ware anbringt, würde die Warenannahme vollständig elektronisch erfolgen. Mit der physischen Identifizierbarkeit der Ware und der gleichzeitigen Übertragung der Informationen mit myopenfactory würden der physische Material- und der Informationsfluss synchron verlaufen. Selbst fehlgeleitete Ware könnte durch eine Erweiterung der myopenfactory-plattform mit einer lost&found-funktion einfach wiedergefunden werden. Abschließend ist festzuhalten, dass der Einsatz des myopenfactory-cockpits in Verbindung mit der Erweiterung Angebotsvergleich die Zusammenarbeit innerhalb der Otto Junker Gruppe wesentlich vereinfacht. Durch die Harmonisierung der IT- Systeme von Otto Junker und die damit verbundene Integration der eingesetzten Systeme werden Synergieeffekte realisiert.

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