Effizientes Dokumenten und Belegmanagement in verteilten maritimen Geschäftsprozessen

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1 Portal Systems Ihr ECM/DMS Lösungspartner Effizientes Dokumenten und Belegmanagement in verteilten maritimen Geschäftsprozessen Prozesse verstehen Lösungen finden

2 Vorstellung /Frank von Orlikowski Gesellschafter / Geschäftsführer Dipl. Informatiker seit 1990 in der ECM/DMS Branche seit 2001 Gründung der Portal Systems Themen: ECM/DMS, SharePoint Kontakt: fvo@portalsystems.de /

3 Vorstellung Portal Systems Ihr ECM Lösungspartner Systemhaus für ECM (E=Enterprise C=Content M=Management) Dokumenten Management, Archivierung, Workflow, Posteingangslösungen Gegründet 2000 in Hamburg Niederlassung in Potsdam 35 Mitarbeiter Spezialisiert auf das ECM/DMS Produkt d.velop/d.3 führendes DMS System in der maritimen Wirtschaft Produkthersteller für SharePoint Lösungen (u.a. auch für Vertrags und Qualitätsmanagement mit QHSE Modulausprägung) UNESCO Weltkulturerbe seit 2015 Betreuung von über 200 Kunden

4 Exzellenzinitiative Schifffahrtsmanagement (EIS) Teilnahme warum? Kunde: COLUMBIA Shipmanagement / d.velop d.3 Einführung Bedenken in der Geschäftsführung (KMU): Nutzen? Hohe Investitionen? Risiko? Chancen: Schaffung von speziellen Lösungen für die maritime Wirtschaft (Gewinnung von Kunden direkt vor der Haustür) Ergebnis heute? COLUMBIA Shipmanagement als Kunden gibt es immer noch viele weitere maritime Kunden sind dazugekommen (lokal in Hamburg aber auch international) Schaffung von neuen Arbeitsplätzen Erweiterung des Angebotes um spezielle Produkte/Lösungen für die maritime Wirtschaft Gute partnerschaftliche Zusammenarbeit mit DNVGL und weiteren EIS Konsortialunternehmen

5 Exzellenzinitiative Schifffahrtsmanagement (EIS) Unsere Aufgabenstellung im EIS Konsortium DMS war eine Teilprojekte übergreifende Aufgabenstellung (TP 1, 3, 4, 5) Marktbetrachtung: DMS Standards vs. spezielle Anforderungen der maritimen Unternehmen Dokumenten Taxonomie: Konzept und Werkzeugerstellung für die strukturierte Erfassung und Visualisierung der komplexen Dokumenten Struktur und deren beschreibenden Informationen Herzstück: Universelle Dokumenten Management Schnittstelle als Interface zwischen den verschiedenen ERP System und den DMS Services im Office und auf dem Schiff

6 Lieferergebnis: Dokumenten Taxonomie Entwurf einer strukturierten Bedarfs und Datenerfassung Auswertung der Fragebogen bei Referenzkunden) und Aufbau eines initialen Taxonomie Baumes Bereitstellung eines Tools zur Visualisierung und zur Registrierung von Referenzdokumenten Erstellung von Tools zum automatischen Aufbau bzw. zur Aktualisierung von konkreten DMS Archiven Bereitstellung mehrerer Test Archive zur Evaluierung durch die beteiligten Projekt Partner

7 Lieferergebnis UDMS: Universelle Dokumenten Management Schnittstelle ERP MS Dyn Nav, AX, SAP, Portale HR, Partner, Kunden, QHSE/SharePoint, UDMS universeller DMS Web Service Services OCR, Erfassung, BizTalk, ECM/DMS Systeme d.3, SharePoint, easy, ELO

8 Anwendungsbeispiel UDMS Integration in MS Dyn NAV

9 Lieferergebnis UDMS: Zusammenfassung Schaffung einer mandantenfähigen, universellen Dokumenten Management Middleware (DMS als Service) Investitionsschutz: Integration statt Migration vorhandener DMS Infrastrukturen stark skalierbar Cloud readyness: Anbindung beliebiger DMS Services in der Cloud möglich einfach zu installieren und zu betreiben; keine aufwändige Infrastruktur notwendig Office und Vessel Seite benutzen die identische Technologie Einfache Integration in die ERP Welt

10 Exzellenzinitiative Schifffahrtsmanagement (EIS) Fazit Portal Systems Das EIS Projekt war für unser Unternehmen ein voller Erfolg. Die Marktwahrnehmung durch Endkunden und durch Partner ist wesentlich größer geworden. Das Produkt und Lösungsportfolio hat sich deutlich erweitert und bringt Synergien auch im Non maritimen Umfeld.

11 Exzellenzinitiative Schifffahrtsmanagement (EIS) Vielen Dank an die Stadt Hamburg. Vielen Dank an die EIS Projektmitglieder.