HEUER DIALOG 27. MÄRZ 2014 IN DRESDEN BNP PARIBAS REAL ESTATE PROPERTY MANAGEMENT

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1 HEUER DIALOG 27. MÄRZ 2014 IN DRESDEN BNP PARIBAS REAL ESTATE PROPERTY MANAGEMENT BNP Paribas Real Estate GmbH 2013

2 Eiko Görs Niederlassungsleiter Region Ost Dresden-Leipzig-Berlin Zur Person 46 Jahre alt 24 Jahre Berufserfahrung in der Immobilienwirtschaft 15 Jahre Unternehmenszugehörigkeit

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4 Daten und Fakten der BNPP REPM Dresden 5 Mitarbeiter/Innen am Standort Dresden 5 betreute Objekte mit rund m² verwaltete Fläche 11,3 Mio. Euro verwaltetes Mietvolumen Mehr als 250 betreute Mieter m² m² m² m² Wohnen 3 % Andere (Hotel etc.) 16 % Büro 62 % Handel 19 % SEDCO C a p i t a l

5 Regionen und Regionalleitung Standorte Hamburg NORD Hannover Berlin OST WEST Düsseldorf Köln Gotha Leipzig Dresden Frankfurt Standorte MITTE SÜD Standorte Karlsruhe Standorte München

6 Daten und Fakten der BNPP REPM Deutschland 240 Mitarbeiter/Innen an 11 Standorten in 5 Regionen 820 betreute Objekte mit rund 7 Mio. m² verwaltete Fläche 690 Mio. Euro verwaltetes Mietvolumen bei einem Verkehrswert von rund 11 Mrd. Euro p.a. ca. 40 Mio. Euro gesteuerte FM-Dienstleistungen Mehr als betreute Mieter Wohnen 5 % Andere (Hotel etc.) 16 % Büro 45 % Logisitik 17 % Handel 17 %

7 Mitarbeiter-Profile der BNPP REPM Deutschland über alles Unternehmenszugehörigkeit unter 1 Jahr: 5 % 1 bis 5 Jahre: 48 % 5 bis 8 Jahre: 36 % mehr als 8 Jahre: 11 % Altersstruktur unter 30 Jahren: 45 % 30 bis 39 Jahre: 43 % über 39 Jahren: 12 % Fachbereiche» 3 Geschäftsführer» 5 Regionalleiter» 1 Leiter des Center Managements» 2 Leiter Client Finance» 12 Key Account Manager» 3 Quartiers Manager» 5 Center Manager» 89 Property Manager» 41 Objektbuchhalter» 2 Controller» 23 Technische Koordinatoren» 2 Mitarbeiter Zentrales CAPEX-Monitoring» 14 Hausmeister» 38 Back Office

8 Europa 11 Standorte Property Management BENELUX: 3 Niederlassungen 54 Mitarbeiter Belgien: m² Luxemburg: m² Niederlande: m² Deutschland: 11 Niederlassungen 240 Mitarbeiter m² Großbritannien: 12 Niederlassungen 83 Mitarbeiter m² Polen: 2 Niederlassungen 30 Mitarbeiter m² Irland: 1 Niederlassung 10 Mitarbeiter m² Tschechische Republik: 1 Niederlassung 12 Mitarbeiter m² Frankreich: 13 Niederlassungen 241 Mitarbeiter m² Spanien: 8 Niederlassungen 45 Mitarbeiter m² Rumänien: 1 Niederlassung 8 Mitarbeiter m² Italien: 4 Niederlassungen 67 Mitarbeiter m² Ungarn: 1 Niederlassung 23 Mitarbeiter m²

9 Was erwartet der Kunde von einem modernen Property Management? Ein gewachsenes Netzwerk mit Investoren, Dienstleistern, Nutzern, Behörden und Rechtsanwaltssozietäten Objektives und zielgerichtetes, weil unabhängiges Handeln Konzentration von Immobilienexperten ohne Personalverantwortung und -führung für den Kunden Internationale Präsenz Ständige Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter/-innen, garantiert höchste Beratungskompetenz und Motivation Einzigartige Produktpalette rund um die Immobilie Interdisziplinäres Zusammenspiel der vorhandenen Units zum Vorteil des Kunden Werte schaffen, Werte steigern

10 BNP Paribas Real Estate Geschäftsbereiche Mitarbeiter in 6 Geschäftsbereichen

11 Modernes PM = Moderne Organisationsstruktur MANAGEMENT BOARD REGIONEN CENTRAL FUNCTIONS Business Development Key Account Management Technisches Management Client Finance Center-/ Quartiersmanagement Controlling & Qualitäts- sicherung Niederlassungs -leitungen Leitung Leitung Leitung Leitung Zusatzfunktion Business Development (alle Ebenen) Zusatzfunktion KAM (alle Ebenen) Teamleitung PM Fachl. Führung Teamleitung TKO Teamleitung CF Property Manager Techn. Koordinator Techn. Controller Haustechniker Mitarbeiter CF Center/ Quartiersmanager Mitarbeiter Controlling & QS Struktur zukunftsorientiert Struktur ermöglicht die Betreuung von Portfolien + einzelner Kunde

12 Teamstruktur Langjährige Firmenzugehörigkeit unserer Mitarbeiter Eigentümervertreter Gesamtverantwortung für die betreuten Objekte Ausgezeichnete Markt- und Methodenkompetenz Wir nutzen unsere Synergieeffekte Cross Selling Vertraulichkeitsgarantie eigene GmbH s (Chinese Walls) Beratung von der Idee bis zur Umsetzung Garantierte Leistung aus einer Hand Regelmäßige Meetings der Geschäftsbereiche Single Point of Contact für den Kunden 1 Vermietung Büro - Retail Project Solutions Mieter Eigentümer und Dritte 1 Property Manager 1 Technischer Koordinator 1 Team Assistentin 1 Center Manager Niederlassungsleitung 1 Consultant, Sales 1 Buchhalter 1 Consultant, Consult / Valuation

13 Vermietungsmanagement Die Leistungen hierfür sind:» Betreuung der Mietinteressenten bei Besichtigungen» Ausstattung der Makler / Interessenten mit den notwendigen Informationen» Betreuung der Vertragsabschlüsse» Bonitätsprüfung neuer Mieter

14 Key Account Management Struktur Funktionen und Verantwortlichkeiten Key Account Manager für den Auftraggeber Geschäftsführung BNPP REPM Niederlassungsleiter Gesamtkoordination des Mandates Client Relationship Management Qualitätssicherung und Ergebniskontrolle sämtlicher Aufgaben und Pflichten aus dem PM-Vertrag Steuerung des für den Mandanten zuständigen Teams Eskalations- und Deeskalationsinstanz Gesamtverantwortung Unterstützung des Key Account Managers Verantwortung für Einhaltung der zugesagten Qualität Finale Eskalations- und Deeskalationsinstanz Sicherstellung der dezentralen Ablauforganisation vor Ort Coaching und Steuerung des Personals vor Ort Sicherung der Qualitätsstandards

15 Supervision Facility Management FM-Steuerung / Qualitätssicherung im Tagesgeschäft:» Implementierung von regelmäßigen Jour Fixe-Terminen zur Sicherung des notwendigen Informationsaustauschs» Klar definierte Prozesse sorgen für transparente und kontrollierbare Abläufe (z. B. Instandhaltungsmaßnahmen)» Gemeinsamer Budgetierungsprozess (Kunde / TKO / FM) sorgt für nachhaltige Objektqualität durch die Ausschöpfung sämtlicher Informationsebenen» Anpassung der Leistungsverzeichnisse und -intervalle an aktuelle Erfordernisse» Ermittlung von Optimierungspotenzialen durch den Einsatz von Benchmarks sowie gemeinsame Entwicklung von Lösungen» Bei Bedarf in Absprache mit dem Kunden neue Ausschreibung von FM-Leistungen

16 Supervision Facility Management FM-Steuerung / Qualitätssicherung FM-Leistungen in Einzelvergabe» Optionale Implementierung der Vertragsdaten, Leistungen und Intervalle in BNP-Software» Sicherstellung der regelmäßigen Leistungserbringung und des Reportings» Regelmäßige Prüfung ob FM-Gesamtvergabe pro Objekt sinnvoll ist / FM-Ausschreibung

17 Supervision Facility Management FM-Steuerung / Qualitätssicherung» Vergabestruktur am Beispiel eines real existierenden Portfolios in unserem Management YIT Cofely Einzelvergabe Hochtief EPM etna GmbH Wisag Gegenbauer HSG Strabag Regionale Anbieter RGM Sasse FM HYPA Mieter

18 Aufbau eines eigenen IT Teams Die Unit versteht sich als Dienstleister im Dienstleister und wird organisatorisch auch so geführt. Für die BNPP RE-Gruppe, als Tochterunternehmen einer der weltweit größten Banken, stellt die IT-Sicherheit ein sehr wichtiges Thema dar. Die grundsätzlichen auf einem sehr hohen Sicherheitslevel angesiedelten Standards werden dabei weltweit zentral von der Bank vorgegeben

19 Moderne Software - IT Moderne Software deckt den gesamten Umfang des Property Managements ab:» Stammdatenpflege der Mieter» Laufzeiten der Mietverträge, Kündigungsfristen» Indexierungen, Staffeln, etc.» Kautionsüberwachung» Nebenkostenabrechnungen» Soll-Ist Abgleiche» Dienstleistungs-/Wartungsverträge» Mieterbestandslisten» Flächenbestandslisten Die Daten können im PDF-Format oder als Excel-Datei zur Verfügung gestellt werden. Dies ermöglicht eine bedarfsgerechte Analyse und Auswertung gemäß den Anforderungen des Auftraggebers

20 IT-Umgebung Property Management Software: System IMS / Gypsilon Arbeiten in fremden Systemen Digitaler Rechnungsworkflow: zentrales Scannen und Digitalisierung von Rechnungen papierlose Organisation der Freigabe über digitalen Workflow Weitgehend automatische Verbuchung von Belegen Wegfall sämtlicher Kopiertätigkeiten

21 Kundenspezifische Software im Einsatz -IT ims / gypsilon Software für die Buchhaltung und die Immobilien- verwaltung Schnittstellen zu allen sowohl am Markt er- hältlichen als auch eigentümerspezifischen Soft- ware-lösungen definitiv möglich. In zahlreichen Auftragsverhältnissen so bereits erfolgreich praktiziert und umgesetzt. YARDI 6.0 Voyager Software für die Immobilienverwaltung Für einen Teil der Mandanten arbeiten wir direkt in deren Systemen (Yardi Voyager). Kosten für die notwendige Anzahl von Lizenzen werden vom AG getragen. SAP RE FX Software für die Immobilienverwaltung und Buchhaltung Für die Württembergische Versicherung und die Bayerische Hausbau arbeiten wir direkt mit deren SAP System. Kosten für notwendige Lizenzen tragen die Auftraggeber. ix-haus Crem Software für die Buchhaltung und die Immobilien- verwaltung Für einen Teil der Mandanten arbeiten wir direkt in deren System. Kosten für die notwendige Anzahl von Lizenzen werden vom AG getragen

22 Berichtswesen Finanz Report Termin Report Management Report Technik Report Ertragsplanung Einnahmen/Ausgaben Konten / Buchungsübersicht Bewirtschaftungskosten / Entwicklung Offene Posten / Mietrückstände Kündigungsfristen Optionsausübungen Indexerhöhungen Staffelmieten Bürgschaften Dienstleistungskontrolle Leerstände Mietverhältnisse Mietverhandlungen Marktbericht Aktivitäten Gewährleistungen Objektcheck Baumaßnahmen Budgetverfolgung Mängel Aktivitäten

23 Innovation durch neue Produkte - Trends schaffen vs Trends folgen BETRIEBSKOSTENÜBERPRÜFUNG FÜR BESTANDSGEBÄUDE WIEDERAUFLAGE DER BENCHMARKSTUDIE KEY REPORT OFFICE Einzigartige und urheberrechtlich geschützte Methode zum Benchmarking von Bewirtschaftungskosten für Bestandsgebäude Instrument zur Entwicklung von Bewirtschaftungskonzepten für Projektentwicklungen Vertrieb sogenannter objektspezifischer Kurzchecks gegen Honorar

24 Innovation durch neue Produkte DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT Die Bedeutung des digitalen Dokumentenmanagements nimmt kontinuierlich zu. In verschiedenen Medien ist gar von einem Megatrend in der Immobilienwirtschaft die Rede. Die Vollständigkeit aller Daten und Dokumente im Zusammenhang mit Mietern und Objekten ist für das laufende operative Management oder auch im Falle eines Immobilienverkaufs unerlässlich. Unsere Dienstleistungen Vorteile für den Kunden Dokumentenverwaltung von A bis Z. Dokumentenmanagement professionell, zuverlässig und revisionssicher aus einer Hand

25 Digitales Dokumentenmanagement BNP Paribas Real Estate Consult unterhält seit 2006 ein Kompetenzzentrum für digitale Dokumenten Management Lösungen für die Immobilienwirtschaft. Unter anderem wurden für die Objektbestände folgender ausgewählter Unternehmen DMS-Projekte durchgeführt: Insgesamt hat BNP Paribas Real Estate Consult bislang Datenraumprojekte für Immobilien mit einem Gesamtvolumen von über 25 Mrd. Euro konzipiert und erfolgreich umgesetzt

26 Innovation durch neue Produkte GREEN MANAGEMENT Berücksichtigung der Nachhaltigkeit, wenn Immobilien-relevante Entscheidungen getroffen werden. Eine wachsende Zahl von Unternehmen, insbesondere sogenannte Global Players, bevorzugen grüne, also zertifizierte Gebäude, wenn sie neue Mietverträge abschließen oder ihre Anlagestrategie entwickeln. Unsere Dienstleistungen Vorteile für den Kunden Strategische Beratung auf Ihrem Weg zu einem Green Building. Fundierte Entscheidungen auf der Grundlage detaillierter Marktinformationen

27 Innovation durch neue Produkte TECHNICAL CONSULTING Wir stellen die Langlebigkeit und Qualität der Immobilien sicher, sorgen für die Sicherheit der Mieter, erhöhen den Wert der Gebäude und optimieren die Kosten. Langfristige Wartungspläne werden erstellt und laufend kontrolliert, Risiken minimiert. Unsere Dienstleistungen Vorteile für den Kunden Energieberatung, Audit der Gebäudesicherheit, technische Audits. Die Erstellung von Überwachungs- und Aktionsplänen, Kontrolle und Überwachung von gesetzlichen Vorschriften und Brandschutzbestimmungen, Überwachung der nötigen Wartungen und Erstellung von 3-Jahres Aktionsplänen. Wertsteigerung der Immobilien, Reduktion der Kosten, Einsparen von Investitionen durch permanente Instandhaltungsarbeiten, Langlebigkeit der Gebäude, Sicherheit der Mieter, besseres Risikomanagement und weniger Beschwerden

28 Auf WIEDERSEHEN in DRESDEN!