Datenmodellierung für die digitale Dokumentenverwaltung

Transkript

1 Datenmodellierung für die digitale Dokumentenverwaltung Wissenschaftliches Kolloquium am 27. Mai 2008 in Sankelmark Analog und digital Probleme und Perspektiven der Archivierung und Magazinierung archäologischer Quellen

2 ...oder: Wie baue ich mein Document Management System! Was soll ein DMS für die Archäologie leisten?! Was ist ein Dokument?! Was wurde und wird dokumentiert?! Beschreibungen von Dokumenten - Metadaten! Systembausteine! Umsetzungsmöglichkeiten und Risiken! Der folgende Vortrag skizziert die Erfahrungen bei der Konzeption des Dokumentenmanagements für das NLD in Hannover Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 2

3 Wofür brauche ich ein DMS?! Ich möchte Dokumente (wieder)finden!! Ich möchte Zugriff auf die dokumentierten Objekte und Vorgänge haben!! Ich möchte zusammengehörige Dokumente verknüpfen!! Ich möchte den Verbleib von Dokumenten verfolgen!! Ich möchte die Bearbeitung von Dokumenten erleichtern und eventuell verfolgen! Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 3

4 Was ist für mich ein Dokument?! Text! Zeichnungen, Bilder und Filme! Tonträger! Anschauungsmodelle! Merke: Für alle diese Kategorien gibt es sowohl analoge als auch digitale Formen! Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 4

5 Wo befinden sich die Dokumente? Standort und Aufbewahrungsform! Archive! Bibliotheken! Server! Internet! Einzeldokument! Buch! Akte! Kartei, Datenbank Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 5

6 Wie werden die Dokumente identifiziert? Signaturen! Pro Standort anders! Signaturschema = Struktur der Kennzeichnung! Medium: lesbarer Text, Barcode, RFID! Digitale Adressen! Pfadnamen! URLs! Merke: In einem DMS brauchen die Dokumente stabile, nicht änderbare Identifier, damit bei Verlagerungen und Reorganisationen die Dokumente auffindbar bleiben. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 6

7 Was wurde und wird dokumentiert? Eine Auswahl! Objekte, z.b.! Fundstellen! Funde! Vorgänge, z.b.! Archäologische Aktivitäten (z.b. Prospektion, Grabung)! Administrative Vorgänge (z.b. Denkmalschutz)! Veranstaltungen (z.b. Ausstellung) Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 7

8 Wie möchte ich meine Dokumente beschreiben?! Metadaten, Metadaten, Metadaten...! Beispiele (außer den schon behandelten):! Wer ist der Autor?! Wann wurde das Dokument erschaffen?! Wo wurde das Dokument erschaffen?! Welche Zeit beschreibt es?! Auf welchem Medium ist es gespeichert?! In welcher Sprache ist es verfasst?! Zu welchem Zweck dient(e) es? Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 8

9 Was sind Metadaten?! Metadaten beschreiben Daten, in unserem Fall also Dokumente! Sie sollen das Auffinden von Dokumenten ermöglichen.! Sie sollen die Weiterverabeitung von Dokumenten erleichtern.! Metadaten können bei den Dokumenten geführt werden. Das ist für die Weiterverarbeitbarkeit gut, für die Auffindbarkeit aber nicht.! Oder sie können in separaten Datenbanken gehalten werden. Und hier ist es umgekehrt. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 9

10 Was sind Metadaten?! Beispiele:! Das Datenformat einer digitalen Fotografie ist als Suchkriterium praktisch nur sehr selten von Interesse. Für die Auswahl einer Bildverarbeitungsmethode ist sie aber schon bedeutsam.! Der Titel eines Aufsatzes ist als Suchkriterium unerlässlich. Für die digitale Reproduktion ist er nicht relevant.! Folgerung:! Das Metadatenschema ergibt sich aus den zu unterstützenden Such- und Verarbeitungsaufgaben Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 10

11 Einige Probleme mit Metadaten! Begriffe sorgfältig trennen, z.b. Medium, Format und Größe! Ein Bild kann auf CD in vielen verschiedenen digitalen Formaten abgespeichert werden. Es kann im selben Format in verschiedenen Größen vorliegen.! Es gibt verschiedene Orts-, Zeit- und Personenrollen.! Person z.b. als Autor, Unterzeichner, beschriebenes Subjekt. Die verschiedenen Rollen müssen identifiziert werden.! Es gibt selten normierte Wertekataloge! Zweck ist z.b. Gutachten, wissenschaftliche Beschreibung oder Pressemitteilung. Den Katalog der relevanten Zwecke muss jeder DMS-Betreiber selbst festlegen. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 11

12 Gibt es Hilfen für die Metadatenarchitektur?! Metadatenstandards! Dublin Core: Der Metadatenstandard der DCMI! ISO 19115: Metadaten für Geoinformation! Zahlreiche weitere im Bibliothekswesen! Diese Standards beschreiben einen überschaubaren Satz von Metadatenelementen, mit denen die meisten Standardaufgaben der Recherche von Dokumenten und ihrer Verarbeitung gelöst werden können. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 12

13 Gibt es Hilfen für die Metadatenarchitektur?! Metadatenstandards! Neben den genannten Standards gibt es weitere, die es gestatten, eine eigene Metadatenarchitektur zu konfigurieren, d.h. die benötigten Metadatenarten selbst festzulegen:! RDF = Resource Description Framework! RDF beschreibt Dokumente durch Sätze, die aus Subjekt, Prädikat und Objekt gebildet sind. Beispiel: Le Petit Prince ist verfasst in der Sprache Französisch. Die möglichen Werte für die drei Elementarten sind beliebig wählbar.! Für solche Sätze können Schemata angelegt werden, die es gestatten, ihre Gültigkeit zu prüfen. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 13

14 Wie stehen Dokumente in Beziehung?! Dokumente können ineinander geschachtelt sein, z.b. kann ein Buch als Sammelband mehrere Aufsätze enthalten.! Weitere typische Fälle sind:! Akten! Fotoalben! Ordner in Dateisystemen! Ein DMS sollte also solche Schachtelstrukturen abbilden können.! Für die verschiedenen Dokumentenarten ist zu klären, welche Schachtelungsebenen existieren und welche davon für die Rechercheaufgaben relevant sind. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 14

15 Wie stehen Dokumente in Beziehung?! Dokumente können voneinander abgeleitet sein.! Keine leichte Fragestellung Abgrenzungen sind schwierig! Beispiele (aus Analyse beim NLD gewonnen):! KLON. Nur eine Quelle zulässig, Identität in Inhalt, Medium, Format und Sprache.! KOPIE. Ein oder mehrere Quellen zulässig, deren Inhalte vollständig und identisch wiedergegeben sein müssen. Wandlung von Medium und Format sind zulässig. Kopien dürfen eine rein deskriptive Beschriftung auf der Grundlage von Metadaten (Betitelung, Herkunftsnachweis usw.), jedoch keine inhaltliche Annotation enthalten. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 15

16 Wie stehen Dokumente in Beziehung?! Dokumente können voneinander abgeleitet sein.! Keine leichte Fragestellung Abgrenzungen sind schwierig! Beispiele (aus Analyse beim NLD gewonnen):! KLON. Nur eine Quelle zulässig, Identität in Inhalt, Medium, Format und Sprache.! KOPIE. Ein oder mehrere Quellen zulässig, deren Inhalte vollständig und identisch wiedergegeben sein müssen. Wandlung von Medium und Format sind zulässig. Kopien dürfen eine rein deskriptive Beschriftung auf der Grundlage von Metadaten (Betitelung, Herkunftsnachweis usw.), jedoch keine inhaltliche Annotation enthalten. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 16

17 Wie stehen Dokumente in Beziehung?! ABBILD. Ein oder mehrere Quellen zulässig. Die Inhalte von Quelle(n) und Abbild werden als einander ähnlich" empfunden.verfahrensbedingt können Teile des Inhalts fehlen, z.b. bei der Fotografie eines Museumsmodells, oder beim Zusammenkleben eines Bildmosaiks. Ein Wechsel der Sprache ist möglich (Übersetzungen!) Es dürfen neben deskriptiven auch kurze inhaltliche Annotationen beschränkter Länge (Erläuterungen, Bewertungen, A.d.Ü.) hinzugefügt werden.! AUSZUG. Ein oder mehrere Quellen zulässig. Es werden Teile der Inhalte der Quellen identisch wiedergegeben. Ein Wechsel der Sprache ist möglich (Übersetzungen!) Es dürfen neben deskriptiven auch kurze inhaltliche Annotationen beschränkter Länge (Erläuterungen, Bewertungen, A.d.Ü.) hinzugefügt werden. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 17

18 Wie stehen Dokumente in Beziehung?! ÜBERARBEITUNG. Ein oder mehrere Quellen zulässig, deren Inhalte beliebig ergänzt, verändert oder gekürzt wiedergeben werden. Dazu zählen sowohl rein technische (Bildverarbeitung!) als auch kreative Prozesse.! ORIGINAL. Weitgehende Neuschöpfung von Inhalten unter mgl. Verwendung von Sinngehalt (Begriffe, Aussagen, Meinungen, Deutungen...) aus einer oder mehreren Quellen. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 18

19 Welche Systembausteine brauche ich zusätzlich?! Eine Lebensdauerverwaltung ist immer dann erforderlich, wenn Dokumente ungültig werden können: Ab wann soll/darf der Inhalt des Dokumentes nicht mehr verwendet werden?! Eine Versionsverwaltung ist immer dann erforderlich, wenn die Bearbeitung eines Dokuments nachverfolgt werden muss: Wer hat wann welche Änderungen vorgenommen?! Falls Dokumente ausgeliehen werden, wird eine Verbleibkontrolle notwendig: Wo ist das Dokument jetzt?! Für die Langzeitarchivierung ist eine Kopienverwaltung nötig: Wann muss das Dokument auf ein neues Medium (in ein neues Format) kopiert werden? Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 19

20 Wie setze ich das DMS-Konzept um?! Ein DMS besteht aus der Metadaten-Datenbank sowie aus einem eventuell verteilten Dokumenten-Repositorium für die digitalen Dokumente.! Die Metadaten-Datenbank kann, muss aber nicht in die archäologische Datenbank integriert werden.! Alternativ können auch Verzeichnisdienste (z.b. LDAP) verwendet werden, wenn das Metadatenschema klein ist und keine der zusätzlichen Systembausteine notwendig sind.! Soll das DMS über das Intranet erreichbar sein, so empfiehlt sich die Nutzung standardisierter Informationsmodelle, z.b. das schon genannte RDF oder Registries (Standard ebrim der OASIS). Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 20

21 Wie setze ich das DMS-Konzept um? Besonders zu beachten:! Die Migration von Altbeständen (z.b. aus Karteien) ist nicht immer trivial und kann sehr zeitraubend werden, da sie kaum automatisierbar ist.! Falls das Metadatenschema zu umfangreich ist, wird die Erfassung zu einer ebenfalls zeitraubenden Sache, oder aber es fehlen viele Metadaten.! Digitale Dokumentenbestände wachsen heutzutage immer schneller, also genügend Reservekapazitäten an Speicherplatz einplanen. Datenmodellierung 27. Mai 2008 Folie 21