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1 Willkommen bei DATEV Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro Einfach. Schnell. Sicher.

2 Ausgangssituation Ein Mandant ruft an und möchte kurzfristig Informationen zur Prüfung seines Bescheides. Wo finde ich jetzt schnell die Antwort auf die Frage DATEV DMS classic 2

3 Fundstellen von Informationen in der DATEV Dokumentenablage? ODER in der Ordnerablage? ODER in meiner Ablage? ODER im Kanzleiarchiv? ist das der aktuelle Bearbeitungsstand? ODER in DATEV DMS classic pro. Ihr Archiv ist nur einen Mausklick entfernt. 3

4 Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro Vorteile und Nutzen Dokumente schnell finden Standardisierung: Digitalisierte Dokumente werden in der digitalen Mandantenakte strukturiert archiviert. Suchen: Einfache zu nutzende, aber sehr mächtige Suchfunktionen ermöglichen schnellen Zugriff auf Dokumente. Sofortige Auskunftsbereitschaft: Dokumente sind jederzeit und schnell auffindbar, der Status feststellbar, und zwar unabhängig von Zuständigkeiten und Bearbeitungsstand. Ihre Mitarbeiter sind bei Anfragen von Mandanten sofort auskunftsbereit. Zeitersparnis: Zahlreiche Programmverbindungen von DATEV- und Microsoft Office-Anwendungen nach DATEV DMS classic pro erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit. Historisierung: Bei Bedarf können Sie Bearbeitungsschritte an Dokumenten lückenlos nachvollziehen und mit der Bearbeitung auf vorherigen Versionen wieder aufsetzen. 4

5 Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro Vorteile und Nutzen Unterstützung bei der Arbeit mit digitalen Belegen Zeitersparnis: Direkte Verknüpfung der Belege aus DATEV DMS classic pro mit den Buchungen in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro über Digitales Belegbuchen. Die Zeit, um Belege in Ordnern zu suchen, entfällt für Sie. Dokumentenbasierte Arbeitsabläufe zeitlich verkürzen Sofortige Verfügbarkeit: Sie leiten Dokumente in der Kanzlei digital weiter. Aktive Benachrichtigung: Beim Eintreffen neuer bzw. zu bearbeitender Dokumente werden Sie von DATEV DMS classic pro sofort benachrichtigt. Schnelligkeit: Wege- und Liegezeiten bei der Bearbeitung von Dokumenten sowie zeitraubende Umläufe entfallen. Sie reduzieren die Durchlaufzeiten von Dokumenten in Ihrer Kanzlei deutlich. Vorgangsmappe: Einfache Erstellung frei zusammengestellter Akten (Beratung, BP, Abschluss) 5

6 Dokumentenmanagement mit DATEV DMS classic pro Vorteile und Nutzen Komfortableres Arbeiten durch die Integration von DATEV DMS classic pro in DATEV Arbeitsplatz pro Auf einen Blick: Durch die eigene Kategorie Dokumente in DATEV Arbeitsplatz pro haben Sie den Überblick über alle Dokumente und Belege. Weniger Arbeitsschritte: Durch die Integration von Post, Fristen und Bescheide pro in die Archivierung von Dokumenten wird der Posteingangsprozess optimiert. Sie archivieren Dokumente direkt in DATEV Arbeitsplatz pro über den Dokumentenkorb. Schnelligkeit: Mit der Schnellinfo Dokumente finden Sie zügig Dokumente mit Mandanten-, Auftrags- oder Aktenbezug. Schnellsuche, Detailsuche und Definition von individuellen Suchfiltern ermöglichen Ihnen ein noch schnelleres Finden von Dokumenten und Belegen. Über das Kontextmenü oder kontextbezogene Links führen Sie prozessorientierte Aktionen zu Dokumenten rasch aus. 6

7 Abgrenzung von DATEV DMS classic pro zur Dokumentenorganisation / Digitale Dokumentenablage Mehr Komfort bei der Ablage von Dokumenten Einheitliche Ablage durch einheitliche Vorgaben Schneller, komfortabler Ablageprozess durch Vorbelegung der Indexfelder Mehr Komfort bei der Dokumentensuche Volltextsuche in allen Dokumenten (DATEV DMS OCR) Detailsuche nach einzelnen Kriterien möglich (z. B. Posteingangsdatum, Wiedervorlagedatum, Frist usw.) Unterstützung der Aufbau-, Ablauforganisation Erledigung, Weiterleitung, Posteingang- und -ausgang direkt am und mit dem Dokument Kanzlei- und Arbeitsplatzperspektive über die dokumentenbasierten Aufgaben Vorgangsmappen für frei zusammengestellte Akten Weiterentwicklung: Automatisierte Bescheid-Ablage, ipad-app 7

8 Einstiegsberatung zu DATEV DMS classic pro DMS-Check für Kanzleien: 1 tägige individuelle Beratung vor Ort in der Kanzlei (bis zu 3 Tage, je nach Kanzleigröße) Inhalt Definition der Zielsetzung Erhebung der Ausgangssituation in der Kanzlei (Technik, Struktur) Erhebung ausgewählter, aktueller, papiergebundener Prozesse Prüfung der technischen Ausstattung (Server, Arbeitsplätze, Scanner) Erstellung des Einführungskonzeptes Erarbeitung eines Projektplans zur Einführung, inklusive der zu erwartenden Kosten Preis 1.300,00 Euro zzgl. 10 % Reisekosten und USt je Beratertag 8

9 Einführung von DATEV DMS classic Einführung in der Kanzleien: Individuelle Implementierung durch COMPUS Computer GmbH in der Kanzlei Inhalt Technische Installation von DATEV DMS Anpassung von DATEV DMS an die vereinbarten Abläufe und die Organisation Ihrer Kanzlei Einrichtung der Scanner / Digitalkopierer Schulung der Kanzlei Durchführen von Reviews Preis: 1.300,00 Euro zzgl. 10 % Reisekosten und Ust. je Beratertag DATEV DMS classic 9

10 DATEV DMS classic pro ist interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? bzw

11 DATEV DMS classic 11

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