S-Verein Online-Vereinsverwaltung. Erste Schritte Stand: 10. August 2012 Version: 5.5.1

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1 S-Verein Online-Vereinsverwaltung Erste Schritte Stand: 10. August 2012 Version: 5.5.1

2 Inhaltsverzeichnis 1 ONLINE-VEREINSVERWALTUNG STARTEN Online-Vereinsverwaltung aufrufen Das erste Mal anmelden EINRICHTUNGSASSISTENT Vereinsstammdaten Kontenrahmen Import eines angebotenen Kontenrahmens Individueller Kontenrahmen importieren Konten manuell anlegen Angaben zu Finanzen Anlegen von Abteilungen Anlegen von Beiträgen Einrichtungsassistent beenden BENUTZERDATEN IMPORT VON MITGLIEDERDATEN ALLGEMEINE HINWEISE IMPORT VON MITGLIEDERN ÜBER EINE CSV-DATEI Satzbeschreibung Beispiel einer Mitgliederliste (Mustertabelle) Vorgehensweise Fehlende interne Mitgliederkonten erzeugen Ergänzende Abteilungs-/Beitragszuordnung IMPORT VON MITGLIEDERDATEN AUS SPG-VEREIN VERSION 2.5 / IMPORT VON MITGLIEDERDATEN AUS PRO-WINNER VERSION 3.0 / ERWEITERTER IMPORT ONLINE-VEREINSVERWALTUNG KONFIGURIEREN Bankdaten prüfen Konten erzeugen Grundeinstellungen vornehmen Persönliches Portal einrichten ARBEITEN MIT DER ONLINE-VEREINSVERWALTUNG BEITRAGSEINZUG / DTA-ASSISTENT Hinweise zur Beitragsberechnung Beitragsautomatik durchführen DTA-Assistent / DTA-Datei erstellen S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 2 / 42 - Anleitung Erste Schritte

3 1 Online-Vereinsverwaltung starten 1.1 Online-Vereinsverwaltung aufrufen Starten Sie einen möglichst aktuellen Internetbrowser (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox). Geben Sie im Browser die Ihnen überstellte Adresse ein z.b.: >> Das Vereinskürzel wird Ihnen genau wie das Passwort zugesendet wenn der Zugang angelegt wird. Hinweis: Sollte die Vereinsverwaltung ein leeres Feld "Vereinsnummer" anzeigen, konnte das Vereinskürzel nicht zugeordnet werden oder ist fehlerhaft. 1.2 Das erste Mal anmelden Beim erstmaligen Anmelden werden Sie aufgefordert das Passwort zu ändern. Verwenden Sie ein sicheres Passwort, d.h. eine Kombination von Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen mit einer Mindestlänge von 6 Zeichen. Passwörter die diesen Anforderungen nicht entsprechen, werden als unsicher eingestuft und daher nicht akzeptiert. Wenn Sie sich auf der Test- und Bestellplattform Mein S-Verein eine Teststellung beantragen haben, erhalten Sie eine automatisierte s mit einem Link, dem Benutzernamen und Ihrem ersten Passwort. Starten Sie bitte daraufhin Ihren Internetbrowser und geben Sie den überstellten Link ein. Nachdem Sie ihren Benutzernamen und Ihre Passwort eingegeben haben, werden Sie aufgefordert ihr altes Passwort abzuändern. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 3 / 42 - Anleitung Erste Schritte

4 Unmittelbar nach dem erstmaligen Anmelden startet der Einrichtungsassistent. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 4 / 42 - Anleitung Erste Schritte

5 2 Einrichtungsassistent 2.1 Vereinsstammdaten Vervollständigen Sie die Vereinsdaten. Gelb hinterlegte Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Über Speichern und Weiter werden die eingegebenen Daten gespeichert und die nächste Seite des Einrichtungsassistenten wird aufgerufen. Die Startseite des Einrichtungsassistenten. Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können die Vereinsstammdaten unter Mein Portal > Administration > Stammdaten bearbeitet und ergänzt werden. 2.2 Kontenrahmen Die Eingabemaske Vereinsdaten unter Stammdaten. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 5 / 42 - Anleitung Erste Schritte

6 Sie haben drei Möglichkeiten Konten anzulegen: Import eines angebotenen Kontenrahmens SKR49Kontenrahmen nach DATEV-Standard, deckt alle Bereiche eines Vereins ab SKR03klassischer, konservativer Kontenrahmen (65 Konten) SKR04Kontenrahmen nach aktuellem Bilanzrichtliniengesetz (65 Konten) Seite 2 des Einrichtungsassistenten, Import eines Kontenrahmens. Über Klick auf das Auge-Symbol kann der jeweilige Kontenrahmen vor dem Import angezeigt werden Individueller Kontenrahmen importieren Sie können auch einen eigenen Kontenrahmen, einen eigenen individuellen, importieren. Dieser muss für den Import im CSV-Format vorliegen und folgende Spalten aufweisen: Konto- Nr. Name Art Steuer in % Kurzbeschreibung Verwendet 945 Bank Aktivkonto 0 Hausbank des Vereins Ja 2110 Mitgliedsbeiträge Einnahmekonto 0 Mitgliedsbeiträge Ja Konten manuell anlegen Anmerkung: Um Mitgliedsbeiträge buchen und über einen Datenträgeraustausch (DTA- Datei) mit der Hausbank einziehen zu können (Lastschriftverfahren) werden mindestens zwei Konten benötigt: - ein Einnahmekonto, z.b Mitgliedsbeiträge - ein Aktivkonto, z.b Bank S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 6 / 42 - Anleitung Erste Schritte

7 Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können unter Mein Portal > Administration > Stammdaten > Kontenübersicht weitere Konten angelegt und bearbeitet werden. Die Seite Kontenübersicht unter Stammdaten. 2.3 Angaben zu Finanzen Füllen Sie die gelb hinterlegten Felder aus. Geben Sie den Start Ihres Geschäftsjahres an. Dies ist zur korrekten anteiligen Berechnung der Mitgliedsbeiträge bei unterjährigem Eintritt unbedingt notwendig. Füllen Sie die Felder zur Bankverbindung des Vereins aus. Für einen Datenträgeraustausch (DTA-Datei, Lastschriftverfahren) mit der Hausbank werden diese Angaben benötigt. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 7 / 42 - Anleitung Erste Schritte

8 Die Eingabemaske für Geschäftsjahresbeginn und Bankverbindung des Vereins. Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können die Finanzdaten unter Mein Portal > Administration > Finanzen bearbeitet und ergänzt werden. Wählen Sie unter Bankverbindung 1 unbedingt ein Zahlungsverkehrskonto aus; beispielsweise: 0945 Bank. Die Eingabemaske Finanzen unter Stammdaten. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 8 / 42 - Anleitung Erste Schritte

9 2.4 Anlegen von Abteilungen Hier können neue Abteilungen angelegt werden. Die standardmäßig bereits hinterlegten Abteilungen können bei Bedarf jederzeit geändert werden. Die Eingabemaske zum Anlegen von Abteilungen. Sofern Sie Mitgliederdaten inklusive Abteilungen und Beiträge aus Ihrem bisherigen Vereinsprogramm importieren möchten, beachten Sie bitte folgenden Hinweis: Beim Import von Mitgliederdaten können Abteilungen in der Online-Vereinsverwaltung nur dann berücksichtigt werden, wenn diese in der Online-Vereinsverwaltung mit exakt der gleichen Bezeichnung angelegt werden, wie in Ihrem bisher verwendeten Vereinsprogramm. Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können die Abteilungen unter Mein Portal > Administration > Abteilungen bearbeitet und ergänzt werden. 2.5 Anlegen von Beiträgen Definieren Sie hier die Mitgliedsbeiträge für Ihre Abteilungen. Dabei haben Sie die Möglichkeit für jede Abteilung einen oder auch mehrere Beiträge anzulegen. Legen Sie mindestens einen Beitrag an, sonst kann der Einrichtungsassistent nicht abgeschlossen werden. Mit Klick auf Speichern und Beenden wird der Einrichtungsassistent beendet und geschlossen (s. Unterpunkt 2.6). Um einen Beitrag anzulegen geben Sie ein bzw. wählen aus: - (laufende) Nummer - Bezeichnung - Abteilung - Zahlweise - Einnahmekonto - Betrag S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 9 / 42 - Anleitung Erste Schritte

10 Im Feld Buchungstext kann angegeben werden, welcher Text im Verwendungszweck (=Buchungstext) erscheinen soll. Folgende Felder sind möglich: - [Nachname] [Vorname] [Abteilung] [Zeitraum] [Verein] [MitgliedsNr] [Beitrag] - Voreingestellt sind: Beitragseinzug, [Nachname], [Vorname] [Abteilung] [Zeitraum] Die Eingabemaske zum Anlegen von Mitgliedsbeiträgen. Soll ein Familienbeitrag angelegt werden, der gestaffelt ist - z.b. ab 3 Personen 200 EUR, ab 4 Personen 280 EUR, ab 5 Personen 350 EUR Beitrag - so muss ein Haken gesetzt werden im Feld Familienbeitrag. Sofern Sie Mitgliederdaten inklusive Beiträge aus Ihrem bisherigen Vereinsprogramm importieren möchten, beachten Sie bitte folgenden Hinweis: Beim Import von Mitgliederdaten können Beiträge in der Online-Vereinsverwaltung nur dann berücksichtigt werden, wenn diese in der Online-Vereinsverwaltung mit exakt der gleichen Bezeichnung angelegt werden, wie in Ihrem bisher verwendeten Vereinsprogramm. Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten können die Abteilungen unter Mein Portal > Administration > Beiträge bearbeitet und ergänzt werden. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 10 / 42 - Anleitung Erste Schritte

11 2.6 Einrichtungsassistent beenden Wurde mindestens ein Mitgliedsbeitrag angelegt wird mit Klick auf Speichern und Beenden der Einrichtungsassistent beendet und geschlossen. Es öffnet sich die Startseite Ihrer Online-Vereinsverwaltung. Die Startseite nach erfolgreichem Abschluss des Einrichtungsassistenten. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 11 / 42 - Anleitung Erste Schritte

12 3 Benutzerdaten Gehen Sie zu Mein Portal > Profil > Benutzerdaten. Ändern und ergänzen Sie Ihre Daten, die aus der Registrierung übernommen wurden. Hinterlegen Sie in Ihrem Profil unbedingt Ihre -Adresse. An diese wird Ihnen, falls Sie Ihr Passwort vergessen haben sollten, nach Klick auf Passwort vergessen und Eingabe Ihres Benutzernamens, eine mit einem neuen Passwort gesendet (s. Kapitel 1.3). Die Seite mit Ihren Benutzerdaten. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 12 / 42 - Anleitung Erste Schritte

13 4 Import von Mitgliederdaten 4.1 ALLGEMEINE HINWEISE Die Vereinsverwaltung importiert ausschließlich Daten im CSV Format (siehe Kapitel 4.2). Sonderfilter wie für SPG-Verein und pro-winner filtern und sortieren die eingehenden CSV Daten lediglich für die Online-Vereinsverwaltung um. Teils weichen die Spaltenbezeichnungen und Inhalte von Version zu Version der Programme unterschiedlich stark ab. Die Online-Vereinsverwaltung bietet versionsabhängige Vorfilter (bspw. für SPG-Verein Version 2.5) an. Sofern Ihr bisheriges Programm hier nicht abgedeckt ist, nutzen Sie bitte den Import über eine CSV-Datei (s. Kapitel 4.2). Über diesen sind in der Regel alle vorhandenen Daten importierbar. Sie haben in der Online-Vereinsverwaltung drei Varianten des Imports von Mitgliederdaten: 1) Import von Mitgliederdaten über eine CSV-Datei (s. Kapitel 4.2) 2) Import der Mitgliederdaten aus SPG-Verein Version 2.5 / 2.6 (s. Kapitel 4.3) 3) Import der Mitgliederdaten aus pro-winner Version 3.0 / 4.0 (s. Kapitel 4.4) 4) Erweiterter Import (s. Kapitel 4.5). Mit dem erweiterten Import können Sie nachträglich: Mitgliederdaten zu Bestandsdaten hinzufügen Bestandsdaten durch Mitgliederdaten ersetzen Klicken Sie dazu auf Mein Portal > Administration > Import/Export > Import und importieren Sie die Daten aus Ihrem bisher genutzten Vereinsprogramm. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 13 / 42 - Anleitung Erste Schritte

14 4.2 IMPORT VON MITGLIEDERN ÜBER EINE CSV-DATEI Die Mitgliederdaten müssen als Textdatei im CSV-Format vorliegen. Der Import ermöglicht die automatische Zuordnung einer oder mehrerer Abteilungen pro Mitglied. Pro Abteilung kann dem Mitglied automatisch ein Mitgliedsbeitrag zugeordnet werden. Dateiformat Zeile 1: Feldname 1;Feldname 2;Feldname 3; Feldname n Zeile 2: Daten 1;Daten 2;Daten 3;Daten n Zeile n: Daten 1;Daten 2;Daten 3;Daten n Beispiel: Anrede;Vorname;Nachname;Straße;PLZ;Ort;Eintrittsdatum;Status;Zahlungsart Herr;Max;Mustermann;Musterstraße 5;;Musterstadt; ;Aktiv;Lastschrift ;Erika;Mustermann;Musterstraße 5;;Musterstadt; ;Passiv;Bar Satzbeschreibung Die mit * markierten Felder sind Pflichtfelder, die anderen optionale Felder. Pflichtfelder müssen angegeben werden und dürfen nicht leer sein. Optionale Felder können angegeben werden. Die Reihenfolge der Felder ist beliebig. Die Feldnamen müssen nicht zwingend mit den hier angegebenen Feldnamen übereinstimmen, da die Zuordnung der Felder vom Benutzer im Programm gemacht werden muss. Es wird jedoch empfohlen die hier angegebenen Feldnamen zu verwenden. Die Felder Vorname, Nachname und Geburtsdatum werden beim Importieren auf doppelte Daten geprüft. Wenn es schon gleiche Datensätze gibt, können diese nicht importiert werden. Feldname Maximale Länge Typ Erlaubte Zeichen / Bemerkung Mitglieds-Nr 15 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/] Anrede 100 Text Die Anreden müssen in der Administration der Online-Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Anrede. Titel 100 Text Die Titel müssen in der Administration der Online- Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Titel. Vorname * 50 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Nachname * 245 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Straße * 100 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Zusatzadresse 100 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 14 / 42 - Anleitung Erste Schritte

15 Feldname Maximale Länge Typ Erlaubte Zeichen / Bemerkung PLZ 15 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Ort * 50 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Land 50 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Wird das Land nicht angegeben, wird es automatisch auf Deutschland gesetzt. Geburtsdatum 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Geschlecht 18 Text [a-z], [A-Z] Männlich Weiblich Juristische Person Familienstand 100 Text Die Familienstände müssen in der Online- Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Familienstand. Telefon 35 Text [0-9], [/], [-], [+], [( )], [Blank] Fax 35 Text [0-9], [/], [-], [+], [( )], [Blank] Mobil 35 Text [0-9], [/], [-], [+], [( )], [Blank] 245 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [.], [-], [_], [@] Web 245 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [.], [-], [:], [/] Skype 35 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [.], [,], [-], [_], [@] Eintrittsdatum * 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Status * 6 Text [a-z], [A-Z] Aktiv Passiv Austrittsdatum 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Austrittsgrund 100 Text Die Austrittsgründe müssen in der Administration der Online-Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Austrittsgrund. Zahlungsart * 11 Text [a-z], [A-Z] Lastschrift Überweisung Bar Kontoinhaber 40 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Kontonummer 10 Zahl [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Bankleitzahl 8 Zahl [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Kreditinstitut 255 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Abteilung_x Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] In diesem Feld werden die Abteilungen des Mitgliedes angegeben. Abteilung_1 für die erste Abteilung, Abteilung_2 für die zweite Abteilung usw.. Die Abteilungen müssen in der Administration der Online-Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Stammdaten > Abteilungen. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 15 / 42 - Anleitung Erste Schritte

16 Feldname Maximale Länge Typ Erlaubte Zeichen / Bemerkung Abteilungseintritt_x 1 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ In diesem Feld wird jeweils ein Abteilungseintrittsdatum des Mitgliedes in eine Abteilung angegeben. Das Datum bezieht sich dabei jeweils auf die unter Abteilung_x angegebene Abteilung. In Abteilungs-eintritt_1 wird das Eintrittsdatum in die Abteilung_1 angegeben, in Abteilungseintritt_2 das Eintritts-datum in Abteilung_2 usw.. Wird das Feld angegeben, muss auch das dazugehörende Feld Abteilung_x angegeben werden. Das Datum darf nicht vor dem Eintrittsdatum (in den Verein) liegen. Wird das Feld nicht angegeben, wird es automatisch auf das Eintrittsdatum (Verein) gesetzt. Abteilungsaustritt_x 1 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Beitragsbezeichnung_x Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] In diesem Feld wird die Bezeichnung des Beitrages angegeben, der für die dazugehörende Abteilung Abteilung_x erhoben wird. Der Beitrag muss in der Administration der Online-Vereinsverwaltung für die Abteilung_x definiert sein: Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge. Das Feld setzt voraus, dass das dazugehörige Feld Abteilung_x angegeben wurde. Beitragsstart_x 1 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ In diesem Feld wird das Datum angegeben, ab dem der dazugehörige Beitrag mit der Bezeichnung Beitragsbezeichnung_x erhoben wird. Das Datum darf nicht vor dem zugehörigen Abteilungseintritt Abteilungseintritt_x liegen und muss immer am 01. eines Monats liegen. Wird das Feld nicht angegeben, so wird das Datum automatisch auf den 01. Januar des aktuellen Jahres gesetzt. Liegt der Abteilungseintritt nach dem 01.Januar des aktuellen Jahres, wird das Datum auf das Datum des Abteilungseintritts Abteilungseintritt_x gesetzt, sofern dieser am 01. eines Monats liegt. Liegt der Abteilungseintritt nicht am 01. eines Monats, so wird das Datum automatisch auf den 01. des Folgemonats gesetzt. Beitragsende_x 1 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Berechnet bis_x 1 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Debitorenkonto-Nr 5 Zahl [ ] Ehrung_x Text Die Ehrungen müssen in der Administration der Online-Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Zeitpunkte. Ehrungsbeschreibung_x Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Die Ehrungsbeschreibung wird in der Online- Vereinsverwaltung nach dem Import unter Information > Mitglieder > Max Mustermann > Zeitpunkte dargestellt. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 16 / 42 - Anleitung Erste Schritte

17 Feldname Maximale Länge Typ Erlaubte Zeichen / Bemerkung Ehrungsdatum_x 1 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Zeitraum_x Text Die Zeiträume müssen in der Administration der Online-Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Zeiträume. Zeitraumbeschreibung_x Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Die Zeitraumbeschreibung wird in der Online- Vereinsverwaltung nach dem Import unter Information > Mitglieder > Max Mustermann > Zeiträume dargestelllt. Zeitraum_von_x 1 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Zeitraum_bis_x 1 10 Datum [0-9], [.] Format: TT.MM.JJJJ Freifeldname_x Text Die Freifelder müssen in der Administration von Online-Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Freifelder > Bezeichnung. Freifeldwert_x Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank], [_], [-], [,], [.], [!], [?], [;], [ ], [:], [+], [()], [\], [/], [ ] Die Freifeldwerte können in Online- Vereinsverwaltung definiert sein: Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Freifelder > Freifeld X. Gemeinschaft 50 Text [0-9], [a-z], [A-Z], [Blank] Der Import von Gemeinschaften wird in Online- Vereinsverwaltung angezeigt unter: Mein Portal > Administration > Stammdaten > Gemeinschaft. 1 Die Erweiterung _x bei den Feldern Abteilung, Abteilungseintritt, Abteilungsaustritt, Beitragsbezeichnung, Beitragsstart, Beitragsende, Berechnet bis, Ehrung, Ehrungsbeschreibung, Ehrungsdatum, Zeitraum, Zeitraumbeschreibung, Zeitraum_von, Zeitraum_bis, Freifeldname und Freifeldwert steht als Ersatz für eine Ganzzahl über die eine Beziehung dieser Felder untereinander hergestellt wird. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 17 / 42 - Anleitung Erste Schritte

18 4.2.2 Beispiel einer Mitgliederliste (Mustertabelle) So könnte eine Mitgliederliste für den Import aufgebaut sein. Die Spaltenüberschriften sind rot hinterlegt. Hinweise zur Mustertabelle o das Mitglied Testerfrau, Nicole ist in zwei Abteilungen (Volleyball, Leichtathletik) o bei Lastschriftzahlern müssen Kontonummer und BLZ vorhanden sein o Abteilungen und Beiträge müssen in der exakt gleichen Schreibweise in der Online-Vereinsverwaltung angelegt sein o sollen Freifelder importiert werden, muss der Freifeldname_x in der exakt gleichen Schreibweise in der Online-Vereinsverwaltung angelegt sein Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Freifelder o sollen Ehrungen importiert werden, muss der Wert in der Spalte Ehrung_x in der exakt gleichen Schreibweise in der Online-Vereinsverwaltung angelegt sein Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Zeitpunkte o die Mustertabelle steht auf hilfe.s-verein.de zum Herunterladen zur Verfügung o sollen Familienzugehörigkeiten importiert werden muss in die Spalte Familie der Familienname eingetragen werden, gleichlautende bilden eine Familie. Achtung bei Müller, Schmidt und Maier etc. Mitglieds-Nr Nachname Vorname Geburtsdatum Geschlecht PLZ Ort Straße 30 Testermann Max männlich Musterhausen Musterplatz Testerfrau Nicole weiblich Testingen Testring Testerkind Tina weiblich Teststadt Übungsstr. 12 Telefon_P1 Fax_P1 Mobil_P1 _P1 Land Anrede Titel Status testermann@musterhausen.de Herr passiv Frau Dr. aktiv Frau aktiv Kontonummer Kreditinstitut Bankleitzahl Kontoinhaber Zahlungsart Eintrittsdatum Spk Pfullendorf Max Mustermann Lastschrift Bar Überweisung Austrittsdatum Abteilung_1 Abteilungseintritt_1 Beitragsbezeichnung_1 Beitragsstart_1 Fußball Erwachsene Passiv Volleyball Erwachsene Aktiv Volleyball Jugend Aktiv Abteilung_2 Abteilungseintritt_2 Beitragsbezeichnung_2 Beitragsstart_2 Leichtathletik Erwachsene Aktiv Freifeldname_1 Freifeldwert_1 Freifeldname_2 Freifeldwert_2 Freifeldname_3 Freifeldwert_3 Paßnummer Spielberechtigung ja Kleidergröße XL Paßnummer Spielberechtigung ja Kleidergröße XS Paßnummer Spielberechtigung nein Kleidergröße S Ehrung_1 Ehrungsbeschreibung_1 Ehrungsdatum_1 Gemeinschaft Ehrung Silberne Ehrennadel Mustermann Mustermann Mustermann S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 18 / 42 - Anleitung Erste Schritte

19 4.2.3 Vorgehensweise Die CSV-Datei darf maximal 1000 Datensätze enthalten. Müssen Sie mehr als 1000 Datensätze importieren, so teilen Sie den Import bitte auf mehrere Dateien zu je maximal 1000 Datensätze auf. 1) Legen Sie alle Ihre bisher verwendeten Abteilungen und Beiträge in der Online- Vereinsverwaltung mit der exakt gleichen Bezeichnung wie in Ihrem bisherigen Vereinsprogramm an. 2) Exportieren Sie die Daten aus Ihrem bisherigen Vereinsprogramm als CSV-Datei. Wenn Sie Ihre Mitglieder bisher in einer Excel-Tabelle gepflegt haben, konvertieren Sie diese in ein CSV Format. Öffnen Sie Ihre Excel Tabelle, klicken Sie auf Speichern unter, wählen Sie bei Dateiformat CSV aus und speichern Sie die Datei. Überprüfen und optimieren Sie die exportierte CSV-Datei wie folgt: Beachten Sie die Hinweise zu den einzelnen Feldern lt. Satzbeschreibung (s. Kapitel 4.2.1) Überprüfen Sie, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind. Überprüfen Sie, ob die Felder Abteilung_x und Abteilungseintritt_x ausgefüllt sind. Die Abteilungsbezeichnungen müssen dabei exakt der vorab in Online- Vereinsverwaltung angelegten Abteilungsbezeichnungen entsprechen. Überprüfen Sie, ob die Felder Beitragsbezeichnung_x und Beitragsstart_x ausgefüllt sind. Die Beitragsbezeichnungen müssen dabei exakt der vorab in Online-Vereinsverwaltung angelegten Beitragsbezeichnungen entsprechen. Das Feld Beitragsstart_x sollten Sie mit dem ersten Tag des Jahres füllen, in dem Sie erstmalig die Online-Vereinsverwaltung nutzen. Sie geben somit an, ab welchem Datum die Beiträge über die Online-Vereinsverwaltung verwaltet werden sollen. Bitte beachten Sie, dass beim Import der Online-Vereinsverwaltung ein fehlendes Abteilungseintrittsdatum automatisch auf das Datum des Vereinseintritts gesetzt wird. Ein fehlendes Beitragsstartdatum wird normalerweise automatisch auf den 1. Januar des aktuellen Jahres gesetzt. 3) Legen Sie neben den Abteilungen und Beiträgen in der Online-Vereinsverwaltung ggf. noch weitere Daten an, die Sie importieren möchten. Die Online-Vereinsverwaltung enthält bereits Grunddaten für Anreden, Titel, Familienstände etc.. Möchten Sie, dass beim Import bspw. Ihre eigenen Titel berücksichtigt werden, die die Online-Vereinsverwaltung derzeit noch nicht kennt, so müssen Sie diese zuvor in der Online-Vereinsverwaltung mit der exakt gleichen Bezeichnung anlegen. Klicken Sie hierzu auf Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 19 / 42 - Anleitung Erste Schritte

20 4) Importieren Sie Ihre aufbereitete CSV-Datei in die Online-Vereinsverwaltung Wählen Sie Mein Portal > Administration > Import/Export > Import > Mitglieder. Wählen Sie durch einen Klick auf Durchsuchen Ihre CSV-Datei aus. Klicken Sie nun auf Weiter. CSV-Import einer Mitgliederdatei. Die Importdatei wird nun überprüft. Die Fehlerhinweise helfen Ihnen die CSV-Datei zu korrigieren. Die Online-Vereinsverwaltung importiert nur fehlerfrei aufbereitete CSV- Dateien. Korrigieren Sie die CSV-Datei entsprechend und importieren Sie die Datei erneut. Hinweise: Mitglieder aus der Importdatei, die bereits in der Online-Vereinsverwaltung existieren, werden beim Import von der Online-Vereinsverwaltung ignoriert. Die Online-Vereinsverwaltung unterstützt den Import von mehreren Abteilungen und Beiträgen pro Mitglied. Die erste Abteilung wird im Importfeld Abteilung_1 angegeben. Die zweite Abteilung im Feld Abteilung_2 usw. Der Zeitpunkt des Abteilungseintritts wird entsprechend für die Abteilung_1 im Feld Abteilungseintritt_1, für Abteilung 2 im Feld Abteilungseintritt_2 angegeben. Dasselbe Prinzip gilt für die Beitragszuordnung über die Felder Beitragsbezeichnung_x und Beitragsstart_x. Die beim Beitrag angegebene Nummer bezieht sich dabei jeweils auf die Abteilung mit derselben Nummer. Pro Abteilung kann höchsten ein Beitrag importiert werden. Beispiel der Abteilungs- und Beitragsangabe bei einem Mitglied mit 3 Abteilungen und 3 Beiträgen: Vorname = Hans Nachname = Müller Abteilung_1 = Fußball Abteilungseintritt_1 = Beitragsbezeichnung_1 = Aktive Mitglieder Herren Beitragsstart_1 = Beitragsende_1 = Abteilung_2 = Fußball Abteilungseintritt_2 = Beitragsbezeichnung_2 = Passiv Mitglieder Herren Beitragsstart_2 = Abteilung_3 = Handball Abteilungseintritt_3 = Beitragsbezeichnung_3 = Aktive Mitglieder Herren Beitragsstart_3 = Berechnet bis_3 = Weitere Abteilungen und Beiträge können auch in der Administration über das Werkzeug Abteilungs- /Beitragszuordnung zugeordnet werden. Sofern die CSV-Datei korrekt eingelesen werden konnte, können Sie nun die Felder Ihrer bisherigen Mitgliedsverwaltung den Feldern in der Online-Vereinsverwaltung zuordnen: S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 20 / 42 - Anleitung Erste Schritte

21 Zuordnung von Feldern beim Import von Mitgliedern. In der ersten Spalte ganz links werden alle Felder aus der CSV-Datei (bisherige Anwendung) angezeigt. Die zweite Spalte dient zur Zuordnung der Feldnamen aus der CSV-Importdatei zu den Feldnamen der Online-Vereinsverwaltung. Die Online-Vereinsverwaltung versucht die Feldnamen soweit möglich automatisch zuzuordnen. Gelingt dies nicht, weil z.b. die Bezeichnung eines Felds aus Ihrem bisherigen Programm nicht mit der Feldbezeichnung der Online-Vereinsverwaltung übereinstimmt (Beispiel Strasse Straße), wird das Feld mit Nicht übernehmen gekennzeichnet. Diese Felder sollten Sie soweit möglich manuell durch die entsprechende Auswahl zuordnen. In der dritten Spalte müssen Sie für Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, , Mobil) festlegen, ob es sich um einen privaten oder geschäftlichen Eintrag handelt. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 21 / 42 - Anleitung Erste Schritte

22 In der vierten Spalte können Sie zusammengehörende Daten bündeln, indem Sie einen gemeinsamen Zähler vergeben. Eine Gruppierung muss bei Kommunikationsdaten, sowie bei der Abteilungs-/Beitragszuordnung gemacht werden: Kommunikationsdaten: Felder (aus Spalte 2) mit den Bezeichnungen Telefon, Fax, Mobil, etc. Abteilungs-/Beitragszuordnung: Felder (aus Spalte 2) mit den Bezeichnungen Abteilung, Abteilungseintritt, Beitragsbezeichnung und Beitragsstart. Verwenden Sie unbedingt für jede Gruppierung einen andere Zahl Verwenden Sie Identifizierungen wie "_G1", "_P1" (Geschäftlich Gruppe 1, Privat Gruppe 1) um der Online-Vereinsverwaltung sofort klar zu machen, wer wohin gehört. Beispiel: Feldzuordnung beim Import eines Mitgliedes mit privaten sowie geschäftlichen Kommunikationsdaten. Das Mitglied befindet sich in 2 Abteilungen: Zähler für Gruppierung 1 fasst zusammen: Kommunikationsdaten Privat Zähler für Gruppierung 2 fasst zusammen: Kommunikationsdaten Geschäftlich Zähler für Gruppierung 3 fasst zusammen: Abteilungsdaten 1 Zähler für Gruppierung 4 fasst zusammen: Abteilungsdaten 2. Wenn Sie die Importdatei korrekt umsetzen, gibt es bei der Feldzuweisung nichts mehr zu tun. Tipp1: Legen Sie die Spaltenbezeichnungen gleich so in z.b. Excel an, daß die Online- Vereinsverwaltung diese wiedererkennt und selbständig zuweist. Hintergrund: Der Import funktioniert nicht immer beim ersten Mal, da oftmal Feldzuweisungen nicht zuweisbar, Feldwerte ungültig sind oder fehlen. Dann importiert die Online-Vereinsverwaltung die Daten nicht! So ersparen Sie sich beim erneuten Importieren die Feldzuweisung. Tipp2: Die Reihenfolge der Spaltenbezeichnungen sind dem CSV Import egal - wenn die Online-Vereinsverwaltung die Spaltenbezeichnungen wiedererkennt! S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 22 / 42 - Anleitung Erste Schritte

23 Import von Mitgliederdaten mit mehreren Kommunikationsdaten und Abteilungen Wurde die Zuordnung abgeschlossen klicken Sie auf importieren. Wenn der Import erfolgreich war erfolgt die Meldung: Es wurden x von x Mitgliederadressen importiert. Sie können die importierten Daten unter Information > Mitglieder bearbeiten Fehlende interne Mitgliederkonten erzeugen Kontrollieren Sie bitte nach dem Mitgliederimport unbedingt, ob für jedes importierte Mitglied beim Import auch ein internes Konto in der Online-Vereinsverwaltung angelegt wurde. Dieses benötigen Sie für Buchungen jedweder Art. Die Kontrolle erfolgt über Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Konten erzeugen. Nach Klick auf Mitglieder erscheint ein Dialog, über Klick auf Erzeugen müssen die noch fehlenden Konten angelegt werden. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 23 / 42 - Anleitung Erste Schritte

24 4.2.5 Ergänzende Abteilungs-/Beitragszuordnung Nach dem Import können nun den importierten Mitgliedern nach Bedarf weitere Abteilungen und Beiträge zugewiesen werden. Klicken Sie auf Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Abteilungs-/ Beitragszuordnung. Zunächst werden Ihnen diejenigen Mitglieder angezeigt, bei denen das Eintrittsdatum in den Verein und/oder der Status (Aktiv/Passiv) noch nicht erfasst wurden. Abbildung 1: Abteilungs- und Beitragszuordnung (1). Die Liste kann über den Button Drucken ausgedruckt werden. Hinweise: Nutzen Sie diese Liste später, um die fehlenden Daten bei den einzelnen Mitgliedern nachzuerfassen. Das Eintrittsdatum in den Verein, sowie den Mitgliedsstatus erfassen Sie bei den Zusatzdaten des jeweiligen Mitglieds unter Information > Mitglieder indem Sie das entsprechende Mitglied bearbeiten. Um mit der Abteilungs-/Beitragszuordnung zu beginnen, klicken Sie auf Weiter zur Abteilungs-/ Beitragszuordnung. Es werden nun alle Mitglieder aufgelistet, deren Grunddaten für eine Abteilungs- und Beitragszuordnung erfasst sind. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 24 / 42 - Anleitung Erste Schritte

25 Abbildung 2: Abteilungs- und Beitragszuordnung (2). Erfassen Sie pro Mitglied die Abteilungen und das jeweilige Datum für den Abteilungseintritt. Speichern Sie die Abteilungszuordung jeweils durch einen Klick auf (links). Erfassen Sie pro Mitglied und zugeordneter Abteilung einen Beitrag. Speichern Sie die Beitragszuordung durch einen Klick auf (rechts). Blättern Sie nun ggf. zur nächsten Seite und wiederholen Sie den Vorgang für jedes Mitglied. Hinweis: Fehlerhafte Abteilungs-/Beitragszuordnungen können Sie in diesem Modul nicht ändern. Gehen Sie hierzu unter Information > Mitglieder zu dem einzelnen Mitglied und ändern Sie die Beitragszuordnung dort. 4.3 IMPORT VON MITGLIEDERDATEN AUS SPG-VEREIN VERSION 2.5 / 2.6 Hinweis: S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 25 / 42 - Anleitung Erste Schritte

26 Dieser Import für SPG-Verein ist nur für die Versionen 2.5 / 2.6 vorgesehen. Sollten Sie bei SPG-Verein eine Version ab 2.7 einsetzen, so nutzen Sie bitte den Import über eine CSV- Datei (s. Kapitel 4.2) 1) Legen Sie alle in SPG-Verein verwendeten Abteilungen und Beiträge mit exakt gleicher Bezeichnung in der Online-Vereinsverwaltung an. 2) Exportieren Sie die Daten aus SPG-Verein (Versionen 2.5 und 2.6). 1. Starten Sie SPG-Verein. 2. Klicken Sie im Menü Extras auf Daten exportieren. 3. Wählen Sie nun als Vorlage? aus. 4. Wählen Sie die Dateiendung.txt aus. 5. Wählen Sie als Feldseparator ;=Strichpunkt aus. 6. Wählen Sie als Feldeinrahmung keine aus. 7. Wählen Sie den Zeichensatz ANSI (Win) aus. 8. Markieren Sie bitte das Ankreuzfeld Feldnamen. 9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle hinzufügen. 10. Bestätigen Sie den Dialog mit Ok. Hinweis: Das Beitragsstartdatum wird von der Online-Vereinsverwaltung automatisch auf den ersten Tag des laufenden Jahres gesetzt, da ansonsten Beiträge bis zum angegebenen Datum zurück ins Soll gestellt werden und somit als offene Posten auftreten. Eine doppelte Beitragsbuchung wäre somit nicht ausgeschlossen. Sofern Sie bereits einen Beitragseinzug im laufenden Jahr gemacht haben müssen Sie das Beitragsstartdatum bei jedem Mitglied ändern. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Ok und speichern Sie die Exportdatei auf Ihrem lokalen Speichermedium (Festplatte, USB-Stick, usw.). 3) Mitgliederdaten aus SPG-Verein in die Online-Vereinsverwaltung importieren 1. Starten Sie die Online-Vereinsverwaltung und melden Sie sich an. 2. Klicken Sie im Menü Mein Portal > Administration > Import/Export >Import auf SPG-Verein. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die von Ihnen erstellte und abgespeicherte Exportdatei aus. 4. Klicken Sie nun auf Weiter. 5. Es wird nun überprüft, ob die zu importierenden Daten korrekt sind. Tritt bei der Prüfung ein Fehler auf, wird Ihnen dies angezeigt. Im Fehlerfall werden keine Mitgliederdaten importiert. In diesem Falle müssen Sie den Importvorgang mit einer korrekten Importdatei wiederholen. Hinweis: Fehlerhafte Bankdaten können Sie im Menü Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Bankdaten prüfen nochmals selektieren, ausdrucken und bei den aufgelisteten Mitgliedern entsprechend korrigieren. 6. Wenn der Importvorgang erfolgreich war, wird zur Kontrolle angezeigt, wie viele Mitgliederadressen importiert wurden. 4) Den importierten Mitgliedern können nun nach Bedarf weitere Abteilungen und Beiträge zugewiesen werden. Klicken Sie auf Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Abteilungs-/ Beitragszuordnung und folgen Sie bitte der Beschreibung. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 26 / 42 - Anleitung Erste Schritte

27 Kontrollieren Sie bitte anschließend unbedingt, ob für jedes importierte Mitglied beim Import auch ein Konto in der Online-Vereinsverwaltung angelegt wurde. Dieses benötigen Sie für Buchungen jedweder Art. Die Kontrolle erfolgt über Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Konten erzeugen. Nach Klick auf Mitglieder erscheint ein Dialog in dem man über Klick auf Erzeugen die noch fehlenden Konten anlegen kann. 4.4 IMPORT VON MITGLIEDERDATEN AUS PRO-WINNER VERSION 3.0 / 4.0 Hinweis: Diese Schnittstellle ermöglicht den Import von Mitgliederdaten aus der Vereinsverwaltungssoftware pro-winner (Version 3.0 und 4.0) in die Online- Vereinsverwaltung. Hinweis: Die CSV-Datei darf maximal 1000 Datensätze enthalten. Müssen Sie mehr als 1000 Datensätze importieren, so teilen Sie den Import bitte auf mehrere Dateien zu je maximal 1000 Datensätzen auf. Mit dem pro- Winner Import können auch Familien und -zugehörigkeiten importiert werden. 1. Legen Sie alle in pro-winner verwendeten - Abteilungen (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Abteilungen) - Beiträge (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Beiträge) - Ehrungen (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 2 > Zeitpunkte) - Anreden (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Grunddaten 1 > Anrede) usw. mit exakt gleicher Bezeichnung in der Online-Vereinsverwaltung an. 2. Exportieren Sie die Daten aus pro-winner wie folgt. Starten Sie pro-winner. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Listen und Selektionen Selektionen. Klicken Sie im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf Selektionen und wählen Neuer Eintrag aus. Geben Sie den Namen Alle Mitglieder ein. Bei Filter wählen Sie Keine Selektion verwenden aus. Klicken Sie auf Speichern. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Listen und Selektionen Listen. Klicken Sie im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf Listen und wählen Neuer Eintrag aus. Geben Sie die Überschrift Export für die Online-Vereinsverwaltung ein. Wählen Sie bei Selektion die Selektion Alle Mitglieder aus. Wählen Sie bei Ansicht die Option Alle Daten aus. Klicken Sie auf Speichern und wechseln Sie in den Karteireiter Spalten. Mit legen Sie eine neue Spalte an. Wählen Sie die Inhalte aus, die in dieser Spalte enthalten sein sollen. Markieren Sie dazu die Spalte und klicken Sie auf rechts S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 27 / 42 - Anleitung Erste Schritte

28 neben Neues Feld wählen. Wählen Sie den zur Spalte gehörenden Feldnamen aus. Es können auch mehrere Feldnamen ausgewählt werden. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 28 / 42 - Anleitung Erste Schritte

29 Legen Sie nun die folgenden Spalten an und wählen die dazugehörenden Feldnamen aus: Spaltenüberschrift Mitglieds-Nr Anrede Titel Vorname Nachname Straße Zusatzadresse PLZ Ort Land Geburtsdatum Geschlecht Telefon Fax Mobil Web Zahlungsart Kontoinhaber Kontonummer Bankleitzahl Kreditinstitut Abteilung Abteilungsstatus Abteilungseintritt Abteilungsaustritt Beitragsbezeichnung Beitragsstart Beitragsende Berechnet bis Ehrungsname Ehrungsdatum Familien-Nr Feldnamen Mitgliedsnummer Anrede Titel Vorname Nachname Strasse Zusatz1, Zusatz2 PLZ Ort Land Geburtstag Geschlecht Telefon privat, Telefon geschäftlich Fax Geschäftlich Handy Internet Zahlungsart Kontoinhaber Konto-Nr Bankleitzahl Bankname Abteilungsname Aktiv/Passiv Eintritt am Austritt am BS-Name Erhebung von Erhebung bis Letzte Sollstellung Ehrungsname Ehrung am Familien-Nr S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 29 / 42 - Anleitung Erste Schritte

30 Klicken Sie auf Speichern. Klicken Sie anschließend auf Schließen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angelegte Liste Export für die Online-Vereinsverwaltung und wählen Sie Eigenschaften. Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie Als Steuerdatei für Serienbriefe exportieren aus. Bestätigen Sie mit Ja um die Daten zu exportieren. Als Speicherort wählen Sie ein lokales Speichermedium (Festplatte, USB-Stick, usw.). Die gespeicherte Datei hat die Endung.csv. Um einen sauberen Start in der Online-Vereinsverwaltung zu gewährleisten, muss in der aus pro-winner exportierten CSV-Datei, in den Feldern mit der Spaltenüberschrift Letzte Sollstellung der des vergangenen Jahres eingetragen werden. Beispiel: Sie starten am mit der Nutzung der Online- Vereinsverwaltung, dann muss in Ihrer CSV-Datei aus pro-winner in den Feldern mit der Spaltenüber-schrift Letzte Sollstellung der eingetragen sein. Steht dort ein ein älteres Datum, wird dies zur Folge haben, dass Beitragsrückstände beim nächsten Beitragseinzug gebucht werden. Dies kann u. U. beabsichtigt sein. Anschließend können Sie mit dem Import beginnen. 3. Mitgliederdaten aus pro-winner in die Online-Vereinsverwaltung importieren. Starten Sie die Online-Vereinsverwaltung und loggen Sie sich ein Vergewissern Sie sich, dass alle verwendeten Abteilungen, Beiträge, usw. mit exakt gleicher Bezeichnung wie in pro-winner in der Online-Vereinsverwaltung angelegt sind. Klicken Sie auf Mein Portal > Administration > Import/Export > Import auf den Karteireiter pro-winner. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die von Ihnen erstellte und gespeicherte pro-winner Export-Datei aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter um den Import zu starten. Es wird nun überprüft, ob die zu importierenden Daten korrekt sind. Tritt bei der Prüfung ein Fehler auf, wird Ihnen dies angezeigt. Im Fehlerfall werden keine Mitgliederdaten importiert. In diesem Fall müssen Sie den Importvorgang mit einer korrigierten Import-Datei wiederholen. Die Daten können Sie in der pro-winner Software oder direkt in der CSV-Datei korrigieren. Fehlerhafte Bankdaten können Sie unter Mein Portal > Administration Werkzeuge > Bankdaten prüfen nochmals selektieren, ausdrucken und bei den aufgelisteten Mitgliedern entsprechend korrigieren. Wenn der Importvorgang erfolgreich war, wird zur Kontrolle angezeigt, wie viele Mitgliederadressen importiert wurden. wurden aus pro-winner Firmen mit importiert, so muss in der Online- Vereinsverwaltung nach dem Import das korrekte Geschlecht nachgepflegt werden in Jur. Person oder sächlich (Information > Mitglieder > Firma Mustermann ) S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 30 / 42 - Anleitung Erste Schritte

31 Kontrollieren Sie bitte anschließend unbedingt, ob für jedes importierte Mitglied beim Import auch ein Konto in der Online-Vereinsverwaltung angelegt wurde. Dieses benötigen Sie für Buchungen jedweder Art. Die Kontrolle erfolgt über Mein Portal > Administration > Werkzeuge > Konten erzeugen. Nach Klick auf Mitglieder erscheint ein Dialog in dem man über Klick auf Erzeugen die noch fehlenden Konten anlegen kann. 4.5 ERWEITERTER IMPORT Mit dem erweiterten Import können Sie nachträglich: Mitgliederdaten zu Bestandsdaten hinzufügen Bestandsdaten durch Mitgliederdaten ersetzen Dabei unterteilt die Online-Vereinsverwaltung Ihre CSV-Importdaten in drei Bereiche: 1) Datenfelder die die Online-Vereinsverwaltung zum Abgleich nimmt, um einem Importdatensatz einem Bestandsdatensatz zuordnen zu können. Wir reden von "Abgleichfeldern". 2) Datenfelder die bestehenden Mitgliederdaten ergänzen - falls nicht vorhanden. 3) Datenfelder die bestehenden Mitgliederdaten ersetzen - falls vorhanden. Die Abgleichfelder werden in einem Dialog angegeben, bevor die Online- Vereinsverwaltung die Restdatenfelder importiert (siehe Screenshot) Sind Abgleichfelder nicht eindeutig, weil es bei der Angabe von Vor- und Nachname zum Beispiel mehrere gleichlautende Personen gibt, wird der entsprechende Datensatz nicht importiert. Die Online-Vereinsverwaltung liefert in dem Fall eine Fehlermeldung zurück. Sollten Sie als Abgleichfeld ein weiteres Kriterium wie z.b. die Straße angeben, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Angaben jetzt eindeutig sind und der erweiterte Import gelingt. Wenn Sie Datenfelder ersetzen wollen, benötigen Sie mit der Methode keineswegs komplettierte Datensätze! Wenn Sie Beispielsweise nur 1 Freifeld importieren wollen, reichen die einfachen Angaben der Abgleichfelder und des Freifelds, um den Datensatz zu ergänzen oder zu ersetzen. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 31 / 42 - Anleitung Erste Schritte

32 Sie können hier keine Daten ergänzen/ersetzen UND neu anlegen! Für das Anlegen von neuen Datensätzen nutzen Sie bitte die normale Importfunktion. Hinweis: Die CSV-Datei darf maximal 1000 Datensätze enthalten. Müssen Sie mehr als 1000 Datensätze importieren, so teilen Sie den Import bitte auf mehrere Dateien zu je maximal 1000 Datensätzen auf. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 32 / 42 - Anleitung Erste Schritte

33 5 Online-Vereinsverwaltung konfigurieren 5.1 Bankdaten prüfen Nutzen Sie dieses Werkzeug um die Bankdaten von importierten Mitgliedern zu überprüfen. Ein Prüfziffernverfahren hilft Ihnen fehlerhafte Bankverbindungen zu finden. Diese Funktion finden Sie unter Mein Portal > Administration > Werkzeuge < Bankdaten prüfen. 5.2 Konten erzeugen Generieren Sie in der Administration für die importierten Mitglieder entsprechende Debitorenkonten. Klicken Sie in Mein Portal > Administration > Werkzeuge auf die Funktion Konten erzeugen. 5.3 Grundeinstellungen vornehmen Die Konfiguration der Online-Vereinsverwaltung sowie die vorbelegten Einstellungen der Grunddaten können Sie unter Mein Portal > Administration > Konfiguration ändern. Unter Design können Sie Ihr Vereinslogo speichern. 5.4 Persönliches Portal einrichten Klicken Sie auf Mein Portal > Administration > Benutzerverwaltung und ändern Sie dort die voreingestellten Benutzerdaten. Geben Sie hier Ihre individuellen Benutzerdaten ein. Legen Sie bei Bedarf weitere Benutzer an. Vergeben Sie hierzu entsprechende Benutzernamen und ein sicheres Zugangspasswort. Legen Sie ggf. Benutzerprofile an. Ändern oder ergänzen Sie bei Bedarf weitere voreingestellte Musterdaten. Gehen Sie zum Menüpunkt Mein Portal > Profil und definieren Sie dort Ihr Profil. Sofern Sie das -Modul nutzen wollen, geben Sie hier die Daten Ihres -Providers ein. Die Grundeinstellungen der Online-Vereinsverwaltung sind somit abgeschlossen. Hinweis: Das sind die wichtigsten Grundeinstellungen. Sie können diese selbstverständlich jederzeit ändern oder ergänzen. Sie können nun die einzelnen Module mit Daten füllen und auf die in der Administration eingegeben Daten zurückgreifen. Ausführliche Hilfen wie Anleitungen und Muster-Excellisten (für den Datenimport) sind auf hilfe.s-verein.de zu finden. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 33 / 42 - Anleitung Erste Schritte

34 6 Arbeiten mit der Online-Vereinsverwaltung Nun können Sie mit den Modulen der Online-Vereinsverwaltung arbeiten. Einige Möglichkeiten werden hier beispielhaft genannt. Pflegen Sie Ihre Mitgliederdaten (Information > Mitglieder) Werten Sie Ihre verwalteten Daten entsprechend der LSB-Bestandserhebung (Information > Auswertungen > LSB-Statistik) oder der DOSB-Bestandserhebung (Information > Auswertungen > DOSB-Statistik) aus.. Vergeben Sie über Mein Portal > Administration > Benutzerverwaltung Zugangsberechtigungen: o o o o über Neuer Benutzer können Sie Benutzer anlegen, die sich noch nicht in Ihrem Mitgliederstamm (Information > Mitglieder) befinden über Benutzer erzeugen können Sie einem bereits vorhandenen Mitglied Benutzerrechte zuweisen die Zuweisung von Administratorenrechten erfolgt über Klick auf das Bearbeiten-Icon in der Übersicht wichtig: für jeden Benutzer sollte unter dessen Kommunikationsdaten eine gültige -Adresse hinterlegt sein (s. Kapitel 1.3 Passwort vergessen ) Erfassen Sie im Modul Information > Nachrichten neue Nachrichten. Diese werden dann auf der Startseite angezeigt. Führen Sie den Beitragseinzug durch (Detailbeschreibung s. unten, Beitragseinzug/DTA-Assistent ). o Haben Sie einen Kontenrahmen importiert, bzw. Konten angelegt? o Haben Sie IBAN und BIC über die Administration für alle hinterlegten Bankdaten Ihrer Mitglieder erzeugt? o Haben Sie die Abteilungen und Beiträge angelegt? o Wurden jedem Mitglied ein Eintrittsdatum und ein Beitrag zugewiesen? o Wurde bei den Lastschriftzahlern die Bankverbindung erfasst? o Führen Sie die Beitragsautomatik durch und es werden alle fälligen Beiträge als offene Posten aufgeführt. o Mit der Funktion DTA-Assistent werden für sämtliche offenen Posten, für die die Bezahlart Lastschrift hinterlegt ist und eine gültige Kontoverbindung vorliegt, eine DTA-Datei sowie ein Diskettenbegleitzettel erstellt. Diese können Sie zum Beitragseinzug an Ihre Bank übermitteln. o Sobald die Lastschriften auf Ihrem Konto eingegangen sind, können Sie diese in den offenen Posten als vereinnahmt verbuchen. Erfassen Sie Termine (Informaton > Termine), in Ihrem persönlichen Kalender oder auch im Vereinskalender. Formulieren Sie Aufgaben (Organisation > Aufgaben) für sich, bzw. für Dritte S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 34 / 42 - Anleitung Erste Schritte

35 Legen Sie Top-Links an (Mein Portal > Administration > Konfiguration > Top- Links), z.b. zu Ihrem Landesverband. Erfassen oder ändern Sie Adressen (z.b. Sponsoren) und Kontakte (z.b. Presse). Maximale Größen für Bilder [in Pixel]: Vereinslogo 300 x 60 Nachrichtenbild 300 x 300 Mitgliedsbild 100 x 100 Sponsorenlogo 156 x 500 Logo Top-Links 156 x 60 Exportieren Sie Mitgliederdaten (mit Freifelder) über Mein Portal > Administration > Import/Export > Export > Mitglieder Weitere Informationen finden Sie in der Online-Vereinsverwaltung unter dem Menupunkt Hilfe. S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 35 / 42 - Anleitung Erste Schritte

36 7 Beitragseinzug / DTA-Assistent Als Datenträgeraustausch-Verfahren (DTA oder auch DTAUS genannt) wird ein Verfahren im bargeldlosen Zahlungsverkehr bezeichnet. Um als Kunde (z.b. Verein) am Datenträgerautausch-Verfahren teilnehmen zu können, benötigt man eine Software, die eine DTA-Datei erstellen kann, und ein Kreditinstitut, das diese entgegennimmt (auf USB- Stick, CD-Rom, Online, etc.). Viele Sparkassen bieten diesen Service für Vereine oder Firmen an. Für das Lastschriftverfahren mittels DTA halten Sie sich bitte an folgende Reihenfolge: 1) Beitragsautomatik durchführen 2) DTA-Assistent durchführen 3) DTA-Datei an Hausbank übergeben 7.1 Hinweise zur Beitragsberechnung Die Beiträge werden grundsätzlich immer anteilig, sowohl zum Beitragsstart als auch zum Beitragsende berechnet. Das definierte Geschäftsjahr (Mein Portal > Administration > Stammdaten > Finanzen) wird dabei immer berücksichtigt. Die Beitragsberechnung erfolgt immer exakt (monatsgenau) ab dem Beitragsstart und endet spätestens am Beitragsende. Beispiel anteilig berechnet: Jahresbeitrag: Januar bis Dezember Geschäftsjahr: Januar bis Dezember Beitragsstart: 1. März 2011 Wird keine anteilige Berechnung gewünscht, so muss der Beitragszeitraum korrekt über das gesamte Beitragsintervall eingestellt werden. Beispiel nicht anteilig berechnet: Jahresbeitrag: Januar bis Dezember Geschäftsjahr: Januar bis Dezember Beitragsstart: 1. Januar Beitragsautomatik durchführen Gehen Sie hierfür auf: Finanzen > Beitragsautomatik S-Verein I Online-Vereinsverwaltung - 36 / 42 - Anleitung Erste Schritte