Phase I: Angebotsvorbereitung

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1 1 Phase I: Angebotsvorbereitung Ziele der Phase I / Angebotsvorbereitung Kontakt herstellen erwartungen an das Angebot erteln Auftrag spezifizieren Rahmenbedingungen feststellen Beziehung aufbauen/vertrauensbasis schaffen Beraterische Kompetenz demonstrieren 1

2 2 Teilschritte der Angebotsvorbereitung Kontaktaufnahme Erstgespräch Erstkontakt Information Interne Abstimmung Interne Organisation Kontaktaufnahme Information Erstgespräch II II II III IV VV VI VII VIII Auslösen des Angebotsprozesses Sammlung von Informationen zu Kunde, Thema, Hintergrund und Konkurrenz Interne Abstimmung Sales/Account Manager Benennung der Verantwortlichen für die Kontaktaufnahme zur Vorbereitung und Vereinbarung des Erstgesprächs der Kontaktaufnahme Gesprächsvorbereitung und Information für das Erstgespräch Durchführung des Erstgesprächs Phase II: 2

3 3 Ziele der Phase II - der Problemstellung Herausarbeiten des Business Value/Nutzen für den Professionelle Angebotsgestaltung Auftragsvorbereitung, die die Grundlage für eine spätere Auftragsplanung ist Teilschritte der Quality Plan II II II III III IV Machbarkeitsanalyse: Bestimmung der erforderlichen Ressourcen der Problemstellung Erstellung des des Angebots dem 3

4 4 aus sicht Fachliche Kompetenz Wirtschaftlichkeitsanalyse Ist das Projekt dem budget realisierbar? aus Herstellersicht Verträglichkeit anderen Projekten Verträglichkeit Firmen- Strategie und Leitlinien Fachliche Kompetenz Ist das Projekt dem budget realisierbar? Wirtschaftlichkeitsanalyse Abklärung der erforderlichen Ressourcen Beim Hersteller und beim Wer ist verfügbar? In welchem Zeitraum? Heranziehung externer Ressourcen (im Budgetrahmen)? Mitarbeiterprofile sichten (Staffing Manager kontaktieren) 4

5 5 Klarheit über den Projektinhalt/Hintergründe Sichern der Übereinstimmung von Projektzielen Unternehmenszielen Klarheit über Rollen und erforderliches Know How Klarheit über Methodik und Vorgehensweise Wird zur Entwicklung eines Quality Plan benötigt Fundierte Schätzung von Projektkosten und -nutzen Inhalte des --Plan(1) Introduction (Einführung) Executive Summary (Management-Zusammenfassung) Projekt goals and objectives (Strategische und operative Projektziele) Scope (Projektrahmen, Projektumfang) Management Approach (Management-Ansatz) Organization (Organisation, Rollen) High-Level-Workplan (grober Arbeitsplan) High-Level-Budgetplan (grober Budgetplan) Investment Analysis (Investitions-) 5

6 6 Inhalte des --Plan (2) - Introduction enthält Hintergründe und Kurzbeschreibung über das Projekt -ExecutiveSummary enthält eine Zusammenfassung des Projekts Schlüsselinformationen - Goals and Objectives enthält strategische und operative Ziele des Projekts und des Geschäftsbereichs Inhalte des --Plan (3) Scope Deliverable Scope Logical Scope enthält die Ergebnisse, Arbeitsprodukte und Komponenten, die durch das Projekt produziert werden sollen enthält den sachlogischen Inhalt des Projekts bzw. grenzt ihn exakt ein; typischerweise erfolgt dies in einer Modelldarstellung (z.b. Prozessmodell) 6

7 7 Inhalte des --Plan (4) Scope Organizational Scope Temporal Scope Financial Scope Hier werden die im Projekt involvierten Organisationseinheiten festgelegt Spezifiziert den zeitlichen Rahmen des Projekts, vom Start bis zum Abschluß Weist die angesetzten Kosten für die Ausführung des Projekts aus (entspricht High-Level-Budget) Inhalte des --Plan (5) Projekt Management Approach Route Map Profile Phase and Approach Issue Management Approach Knowledge Coordination Approach beschreibt das ausgewählte Vorgehensmodell zur Bewältigung der Problemstellung beschreibt den Ansatz für das Erfassen, Untersuchen und Lösen offener Fragestellungen beschreibt das Verfahren für die Wissensübertragung an den 7

8 8 Inhalte des --Plan (6) Projekt Management Approach Knowledge Transfer Approach Quality Management Approach Risk Management Approach beschreibt den Ansatz für die Wissensübertragung innerhalb der Mitarbeiter des Projektteams beschreibt die Qualitätsmanagement-Komponenten (Standards etc.) zur Sicherstellung der geforderten Qualität im Projekt enthält die bewerteten Projektrisiken und Strategien Inhalte des --Plan (7) Projekt Management Approach Scope Management Approach Training Approach beschreibt die Vorgehensweise (Vorlage, Bewertung und Untersuchung) von Change Requests beschreibt das allgemeine Vorgehen bezüglich der Schulung der Teamarbeiter, definiert die erforderlichen Fähigkeiten, enthält Vergleiche den vorhandenen skills und zeigt den Schulungsbedarf auf 8

9 9 Inhalte des --Plan (8) Organization Workplan (High-Level) Budget (High-Level) beschreibt die Mitwirkenden im Projekt, ihre Rollen, Verantwortung und ihre Kompetenzen beinhaltet eine produkt- und aktivitätenbezogene Aufwandsschätzung sowie eine Rollenzuordnung beinhaltet eine grobe Kostenschätzung Inhalte des --Plan (9) Related s Investment Analysis gibt einen Überblick über alle Projekte, die zu dem vorgeschlagenen Projekt eine inhaltliche Verbindung aufweisen beschreibt die Ergebnisse des Projekts, die erforderlichen Investitionen, Kosten, Nutzen, Cash Flow und die getroffenen Annahmen 9

10 10 Beizufügende Anlagen für Angebote Unternehmensprofil des Herstellers Referenzprojekte Profile der Projektarbeiter Allgemeine Auftragsbedingungen/Geschäftsbedingungen Qualitätsmanagement (Quality Advisor Program) Angebotsverantwortlicher fordert Quality Manager als Qualitätsberater an Laufende Information des Qualitätsberaters über Angebotsprozeß Vor Ort Reviews des Qualitätsberaters - Angebotsverantwortlichem - Angebotsteam - Entwicklung eines Qualitätsverbesserungsplans 10

11 11 Reviews in der Planungsphase / Durchführungsphase Wissen Kunde Standards Team hat klares Verständnis vom Wert des Auftrags für den ausreichender Wissensaustausch Team/ arbeiter bedürfnissen wird entsprochen Zufriedenheit Auftrags -team, -fortschritt, -ergebnissen Es gibt Standards, anhand derer eine Abweichungsanalyse durchgeführt werden kann Auszug aus Qualitätssicherung und Risikomanagement im Fachbereich Unternehmensberatung, Achitag Ernst & Young, 1998 Checkliste für den Abschluss der Phase Stimmt das Angebot erwartungen überein? Sind die Ziele des Auftrags richtig erfasst? Wurden die Organisationsstrukturen des entsprechend berücksichtigt? 11

I. II. I. II. III. IV. I. II. III. I. II. III. IV. I. II. III. IV. V. I. II. III. IV. V. VI. I. II. I. II. III. I. II. I. II. I. II. I. II. III. I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

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