ERP-Integration von VMI-Systemen

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1 ERP-Integration von VMI-Systemen Collaborative Business Heute müssen sich Unternehmen einer neuen revolutionären Herausforderung stellen: Ging es in den 90er Jahren um die Optimierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen, so ist die Herausforderung der Zukunft die unternehmens- und systemübergreifende Prozessoptimierung zwischen Unternehmen. Im sogenannten Collaborative Business wachsen Prozesse, Systeme und Unternehmen über das Medium Internet zusammen. Die verschiedenen Teilnehmer am Marktgeschehen kommunizieren über Collaborative Applications miteinander. Mit diesen Anwendungen arbeiten Benutzer aus mehreren Unternehmen. Collaborative Applications empfangen Daten von unterschiedlichen Systemen, verarbeiten diese Informationen anhand einer Prozesslogik und geben die Informationen an andere Systeme weiter. Vendor Managed Inventory Ein Beispiel für die unternehmensübergreifende Kooperation ist das Szenario Vendor Managed Inventory (VMI). Dabei übernimmt der Lieferant die Verantwortung für die Disposition der Bestände seiner Kunden und stellt die Versorgung mit den notwendigen Produkten sicher. Um diese Funktion auch über größere räumliche Distanz und mit vertretbaren Kosten übernehmen zu können, ist eine elektronische Übermittlung der notwendigen Informationen (z.b. Bestände, geplante Zu- und Abgänge) unabdingbar. Besonders weit fortgeschritten sind solche Prozesse bei der Verwaltung von Tanklagern. Diese werden mit Sensoren ausgestattet, über die der Füllstand des Tanklagers in regelmäßigen Abständen ermittelt und als elektronische Information an eine Übergabestation weitergeleitet wird. Dort werden die Bestandsinformationen gesammelt und in einer Datei bereitgestellt. Die Bestandsinformation kann auf elektronischem Wege (z.b. , XML-Datei) versendet werden. Solche VMI-Systeme werden z.b. von Adopt-Fit angeboten (www.adoptfit-eur.com). Es stellt sich allerdings die Frage nach der Weiterbearbeitung der automatisch gewonnenen Bestandsinformationen: Häufig werden die Informationen auf einer Website bereitgestellt und dienen rein der Information. Der Lieferant hat die Aufgabe, abhängig vom Füllstand, rechtzeitig entsprechende Kundenaufträge in seinem ERP-(Enterprise-Resource-Planning-)System 1

2 sprechende Kundenaufträge in seinem ERP-(Enterprise-Resource-Planning-)System zu erfassen, um die Versorgung des Kunden zu gewährleisten. Dabei ist stets auch ein manueller Abgleich mit den offenen Aufträgen für diesen Kunden vorzunehmen, um Doppellieferungen zu vermeiden. Nun bietet schon eine solche VMI-Lösung zweifelsfrei viele Vorteile gegenüber einer klassischen Lösung, bei der der Kunde selbst disponiert und die Beschaffung über Bestellungen auslöst. So entfällt insbesondere die manuelle Überprüfung der Bestände in den Tanklagern. Darüber hinaus gelangen die notwendigen Informationen auf direktem Wege zum Lieferanten. Dies beschleunigt den Ablauf und verkürzt die Wiederbeschaffungszeit. Aus Sicht des Kunden werden ganze Prozessschritte (Bestandskontrolle, Disposition, Auslösen der Beschaffung) auf den Lieferanten verlagert. Aber auch der Lieferant profitiert über die gestiegene Kundenbindung und die Realisierung eines entsprechenden Volumens. Der Lieferant bietet seinem Kunden einen Mehrwert und profiliert sich als Partner. Allerdings bleiben auch noch einige Optimierungspotenziale ungenutzt. Für den Kunden stellt sich die Frage nach der Verbuchung des Wareneingangs in seinem ERP-System (z.b. SAP). Da der Lieferant die Disposition übernimmt, ist es für den Kunden nicht zwingend notwendig, eine Bestellung im ERP-System anzulegen. Damit fehlt aber der Bezugsbeleg bei der Wareneingangsbuchung im ERP-System. Gleiches gilt für die Verbuchung der Eingangsrechnung. Schließlich übernimmt die Bestellung eine wichtige Funktion in der Disposition des Kunden. Zwar überlässt er dem Lieferanten die Disposition des Tanklagers und geht von einer permanenten Verfügbarkeit der Produkte aus. Gleichwohl ist die Information über den nächsten geplanten Zugang von Bedeutung vor allem in Ausnahmesituationen (Produktionsausfall, Beschädigung des Tanks, ungeplante Verbrauche usw.). Für den Lieferanten stellt sich die Frage, ob der Schritt der Auftragserfassung in seinem ERP-System nicht teilweise automatisiert werden kann: Letztlich sind alle notwendigen Informationen (Bestände, Konditionen, Kundeninformation) vorhanden. VMI und ERP-Integration Diese Probleme lassen sich durch die Integration einer VMI-Lösung in die ERP- Systeme beim Lieferanten und beim Kunden lösen. Abbildung 1 beschreibt den VMI- Prozess als unternehmensübergreifenden Geschäftsprozess mit Integration in die verschiedenen ERP-Systeme. 2

3 ERP-System Lieferant (Verkaufsprozess) Kundenauftrag Auftragsbestätig. Li ef erung Rechnung Inform ation Broker Adopt Fi t D&B Marktplätze Portals Shops Collaborative Applications Internet Transportauft ra g Lieferung ERP-System Dienstleister (Logistik) Bestand Best ellu ng 8. War en - eing ang Rech nu ng VMI-System ERP-System Kunde (Einkaufsprozess) Abbildung 1: VMI ein unternehmensübergreifender Prozess Der Prozess beginnt mit dem ersten Schritt, der Übertragung der Bestandsinformation aus dem VMI-System an eine Web-Applikation (Collaborative Application). Innerhalb dieser Anwendung wird basierend auf der Bestandsinformation eine Entscheidung darüber getroffen, ob auf dem System des Lieferanten eine Kundenauftrag (Schritt 2) anzulegen ist. Diese Entscheidung kann über eine entsprechende Planungsstrategie getroffen werden (z.b. aufgrund von Bestellpunkten oder Mindestbeständen). Im ERP- System des Lieferanten wird eine Auftragsbestätigung (Schritt 3) erzeugt. Diese wird als elektronische Information an die Web-Applikation übergeben. Auf Basis der Auftragsbestätigung wird im ERP-System des Kunden automatisch eine Einkaufsbestellung (Schritt 4) angelegt. Damit ist die Planungssituation auch für den Kunden transparent. Anschließend wird im ERP-System des Lieferanten die Lieferung (Schritt 5) erzeugt. Die Lieferinformation kann über die Web-Applikation an einen Logistik-Dienstleister übergeben werden. Dieser organisiert den Transport der Produkte zum Kunden (Schritt 6). Auch der Logistik-Dienstleister kann ein Lieferavis an die Web-Applikation übergeben. Der Wareneingang (Schritt 8) wird»konventionell«im ERP-System des Lieferanten gebucht, ebenso die Rechnung des Lieferanten. Die Web-Applikation sammelt gewissermaßen sämtliche Informationen, die den Status des Prozesses betreffen. So ist ein Monitoring über Unternehmensgrenzen hinweg jederzeit möglich: Alle Beteiligten können zu jeder Zeit abfragen, wie hoch die Bestän- 3

4 de in dem jeweiligen Tank sind und wie der Status der Auftragsbearbeitung ist. Mit diesem Ansatz unterstellen wir, dass eine webbasierende Anwendung in der Lage ist, geradezu nahtlos mit den ERP-Systemen der verschiedenen Beteiligten zu kommunizieren. Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit dieser Anspruch erfüllt werden kann? Architektur Als Basiskomponente für eine entsprechende Architektur wird ein EAI-(Enterprise- Application Integration-)System benötigt. Solche Systeme werden unter anderem von Firmen wie der IMPRESS Software AG, Web Methods und TIBCO angeboten. In zunehmendem Maße bieten jedoch auch die Hersteller von ERP-Systemen Integrationsplattformen als Bestandteile ihrer Software an, so z.b. SAP. EAI-Systeme haben die Aufgabe, die technische Integration unterschiedlicher Systeme zu ermöglichen. Welche Komponenten werden nun benötigt, damit der VMI-Prozess in die ERP-Systeme integriert werden kann (siehe Abbildung 2)? Bestellung ERP Kunde 1 ERP Kunde 2 Online Informationen Replikation Adopt- Fit Adopt- Fit Bes ta nd Be sta nd Stammdaten Date n- bank Messaging Disposition Customer Transaction Center Prozesslogik ERP-Conn ector ATP Auftrag T racking E A II Transportauftrag Li eferung Logistic Service Provider Replikation ATP- Prüfung Kundenauf t rag Lieferung Rechnung ERP-System Lieferant Abbildung 2: Architektur des VMI-Systems mit ERP-Integration Messaging Komponente Über diese Komponenten wird der Austausch von Nachrichten organisiert. Damit können Nachrichten empfangen und versendet werden. Im Falle unseres VMI- 4

5 Prozesses werden diese Schnittstellen benötigt, um die Bestandsinformationen (z.b. als XML-Datei) aus dem VMI-System (z.b. Adopt-Fit) zu empfangen. Datenbank Da die Web-Applikation als eigenständiges Anwendungssystem zu verstehen ist, benötigt sie auch eine entsprechende Datenquelle. Das Datenmodell für die Abbildung eines VMI-Prozesses umfasst im Groben folgende Informationen: Materialstämme Es wird hinterlegt, welche Materialien über den VMI-Prozess organisiert werden sollen. Dazu gehört auch die Möglichkeit des Stammdatenabgleichs (Zuordnung der Materialnummer des Kunden zur Materialnummer des Lieferanten). Um eine redundante Datenpflege zu vermeiden, kann eine Replikation mit den Stammdaten auf den unterschiedlichen ERP-Systemen erfolgen. Lagerorte Definition der Lagerorte (z.b. Tankgröße, Standort, Inhalt), die über den VMI- Prozess bewirtschaftet werden. Hier können auch mehrere Tanklager zu virtuellen Lagereinheiten zusammengefasst werden. Diese werden dann gemeinsam disponiert. Bestand Informationen über den Bestand, der aus dem VMI-System übermittelt wurde Kundeninformationen Umfasst die Stammdaten zu den Kunden (Kundennummer, Adresse, Auftragsdaten) die über den VMI-Prozess abgewickelt werden. Auch diese Informationen können über die Replikation aus dem ERP-System ermittelt werden. Steuerungsdaten Die Informationen zur Steuerung des Prozesses (Planungsstrategien, Bestellpunkte, Bestandsinformationen, Losgrößen, Lieferzeiten usw.). Dabei können auch Informationen aus der Produktionsplanung der Kunden berücksichtigt werden, um die Verbrauchentwicklung prognostizieren zu können. Zu den Steuerungsinformationen gehören auch die Daten, die man für das Anlegen von Kundenaufträgen und Bestellungen auf den jeweiligen ERP-Systemen benötigt (also Auftragsarten, Organisationseinheiten, Transaktionsschlüssel etc.). 5

6 Status Informationen zum Status der verschiedenen Belege (Kundenaufträge, Bestellungen, Lieferungen, Transportaufträge des Logistik-Dienstleisters) Systeminformationen Hier wird hinterlegt, auf welche Systeme (z.b. ERP-Systeme) beim Lieferanten und beim Kunden zugegriffen werden soll. Prozesslogik Innerhalb der Prozesslogik der Web-Applikation können automatische und manuelle Schritte kombiniert werden. So kann das System auf Basis der Bestände und der Steuerungslogik einen Bestellvorschlag anlegen. Nach der Freigabe durch einen Bearbeiter beim Lieferanten werden die entsprechenden Belege (Kundenaufträge im ERP-System des Lieferanten, Bestellungen im ERP-System des Kunden) erzeugt. ERP-Connector Über diese Werkzeuge wird die Integration der ERP-Systeme realisiert. Sie sind sozusagen die Kernkomponenten der Architektur und ermöglichen den Zugriff auf Daten und Funktionen von ERP-Systemen. Voraussetzung ist, dass das jeweilige ERP-System einen solchen Zugriff von außen ermöglicht. Auf SAP-Systeme beispielsweise kann über standardisierte Schnittstellen (Business Application Programming Interfaces, BAPIs) zugegriffen werden. Damit werden die Funktionen des SAP-Systems in der Web-Applikation verfügbar gemacht. Durch Integrationssoftware (EAI) ist es möglich, Online-Zugriffe auf ERP-Systeme vorzunehmen: Eine Funktion wird dabei in der Web-Applikation gestartet, aber vom ERP- System ausgeführt. Das ERP-System liefert ein Ergebnis an die Web-Applikation. Abhängig von diesem Ergebnis erfolgt die weitere Prozesssteuerung der Web- Applikation. In unserem Beispiel»VMI-Prozess«könnte auf diesem Wege eine Verfügbarkeitsprüfung (Available-to-Promise, ATP) auf dem ERP-System des Lieferanten durchgeführt werden. Die Informationen bezüglich der Verfügbarkeit der Produkte können innerhalb des VMI-Prozesses durch die Web-Applikation ausgewertet werden. So kann z.b. innerhalb des SAP-Systems derjenige Produktions- oder Lagerstandort ermittelt werden, an dem die Produkte tatsächlich verfügbar sind. Es ist auch möglich, die Verfügbarkeit in unterschiedlichen ERP-Systemen anzufragen (z.b. bei unterschiedlichen Lieferanten) und dann in Abhängigkeit von der Lieferfähigkeit einen Lieferanten auszuwählen. 6

7 Ebenfalls über ERP-Connectoren und die BAPI-Schnittstelle können Aufträge und Bestellungen in den verschiedenen Systemen»online«erzeugt werden: Nachdem der Auftrag in der Web-Applikation freigegeben wurde, wird ein Kundenauftrag im ERP- System des Lieferanten angelegt. Die Web-Applikation gibt als Rückmeldung die Auftragsnummer an die Web-Applikation zurück. Durch die Integration des VMI- Prozesses in die ERP-Systeme bei Lieferanten und Kunden bleiben die Vorteile, die mit der Einführung eines ERP-Systems einhergehen (standardisierte und harmonisierte Daten, Funktionen und Prozesse), erhalten. Customer Transaction Center Über diese Komponente greifen die Kunden auf die Informationen der VMI-Plattform zu. Sie pflegen die sie betreffenden Steuerungsdaten und fragen den Status der jeweiligen Aufträge ab. Zusammenfassung VMI-Systeme leisten einen wichtigen Beitrag zur Optimierung unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse. Ein durchgängiger, schlanker und effizienter unternehmensübergreifender Prozess entsteht jedoch erst durch die Integration in die ERP-Systeme von Lieferanten und Kunden. Die technische Integration von Web-Applikationen in die ERP-Systeme basiert auf EAI- Plattformen. Durch das Zusammenspiel von Web-Applikation und ERP-Systemen bleiben die Vorteile standardisierter und harmonisierter Daten und Prozesse erhalten. Erstpublikation: CHEManager, GIT Verlag Darmstadt 7

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