Leichte IT-Integration an Hochschulen

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1 Leichte IT-Integration an Hochschulen Hochschul-IT zwischen Anforderungen und Realität Informationstechnologie ist für Hochschulen bei der Bewältigung der aktuellen Herausforderungen im Bildungswesen längst zu einem strategischen Erfolgsfaktor geworden. Nicht nur das: Die Vielzahl von Systemen und Fachverfahren, die an Hochschulen zum Einsatz kommen, übersteigt die Komplexität so mancher Unternehmens-IT deutlich. Campus-Management-, Finanz- und Personalverwaltungssoftware, E-Learning- sowie Bibliothekssysteme und hochspezialisierte Forschungsanwendungen bilden eine äußerst heterogene IT-Landschaft. Häufig existieren auch auf Fachbereichs- oder sogar Studiengangsebene weitere, teils von den Hochschulen selbst entwickelte Einzellösungen. Hinzu kommt eine meist dezentrale Struktur der IT- Dienste, die die Hochschulen beim Management ihrer IT vor zusätzliche Anforderungen stellt.

2 Herausforderung Integration Zwischen den verschiedenen Anwendungen, die an einer Hochschule zum Einsatz kommen, ist eine Synchronisierung, Interaktion und Integration dringend notwendig. Erfahrungsgemäß erfolgt die Datenhaltung und -pflege in den verschiedenen Systemen häufig noch dezentral und redundant, was zahlreiche manuelle Arbeitsschritte zur Folge hat und zusätzliche Kosten verursacht. Diese mangelnde Integration erweist sich vielfach nicht nur als Kostentreiber sie ist auch eine wesentliche Ursache dafür, dass sich der Mehrwert der IT-Investitionen für Hochschulen nicht im erhofften Maß entfaltet. Die Vielzahl netzbasierter Dienste und Informationen verringert gleichzeitig die Handhabbarkeit und macht die erhofften Effizienzgewinne schnell wieder zunichte. Auch die Nutzerfreundlichkeit leidet: Lehrende, Studierende und Mitarbeiter müssen zwischen verschiedenen Nutzeroberflächen wechseln, Daten mehrfach eingeben und unterschiedliche Zugangsdaten verwalten, um alle für sie relevanten digitalen Dienste nutzen zu können. Das beeinträchtigt die Akzeptanz neuer Systeme erheblich. Das Ergebnis ist eine heterogene, sich ständig verändernde Landschaft von Technologie-Inseln, die funktional redundant, schwierig zu verwalten und wenig serviceorientiert ist. Bibliothek IDM E-Learning... DMS ERP CMR andere, z.b. HIS

3 Mit wenig Aufwand realisierbar Warum sollten Sie sich als Hochschulmanager mit dem Thema IT- Integration beschäftigen? Weil Sie mit vielen Aufgaben betraut sind, die ohne umfassende IT-Integration kaum oder nur unter großen Anstrengungen realisierbar sind. Dabei steht häufig zunächst eine Verbesserung der ganz alltäglichen Hochschulabläufe im Vordergrund, um mit den bestehenden Kapazitäten die steigenden Anforderungen zu bewältigen. IT-Integration ist aber auch dann von zentraler Bedeutung, wenn Sie die Basis für strategische Zukunftsthemen legen möchten: Wenn Sie sich beispielsweise mit neuen Formen des Managements und der internen Steuerung beschäftigen; wenn Sie neue Bildungsangebote für das vielbeschworene lebenslange Lernen planen; oder wenn Sie sogar über den Aufbau neuer Hochschulstandorte im In- und Ausland nachdenken. All diese strategischen Vorhaben werden wesentlich erleichtert mit einer IT-Landschaft, die nicht aus Insellösungen besteht, sondern die eine digitale Abbildung hochschulweiter Prozesse und Abläufe ermöglicht. Für die Lehrenden entfällt somit die aufwendige Pflege und Aktualisierung verschiedener Systeme, die Studierenden finden alle relevanten Informationen und Materialien an einem Platz vor. Flexible Integrationslösung Die IT-Anforderungen an Hochschulen sind heutzutage so vielfältig, dass weder ein einzelner Hersteller noch eine Hochschule mit Eigenentwicklungen alle Erfordernisse abdecken kann. Unter diesen Bedingungen wird die Integration der verschiedenen Systeme und Lösungen zum entscheidenden Faktor. In Zeiten, in denen sich die Rahmenbedingungen für Hochschulen stetig verändern, ist daher eine Integrationslösung gefragt, die es Hochschulen ermöglicht flexibel auf zukünftige Anforderungen zu reagieren und gleichzeitig bereits getätigte IT-Investitionen zu schützen. Die Datenlotsen haben sich mit dem Campus Integration Framework (CIF) auf diese Ausgangssituation an Hochschulen eingestellt.

4 An ihre Software Landschaft angepasst Mit dem CIF werden Hochschulen in die Lage versetzt, eine flexible Struktur aufzubauen, die verschiedene IT-Systeme und -Anwendungen auf einer Ebene integriert. Verschiedene Konnektoren ermöglichen es, bereits vorhandene oder neu einzuführende Systeme, wie beispielsweise ERP (Enterprise Ressource Planning), CRM (Customer Relationship Management) oder LMS (Learning-Management-System), sehr schnell in eine vereinheitlichte IT- Architektur zu integrieren. Dank ihrer flexiblen Struktur kann diese Architektur an individuelle Hochschulprozesse angepasst und schnell um weitere Anwendungen und Dienste ergänzt werden. 10 gute Gründe für Hochschulmanager 1. Effizientere und homogenere Hochschulprozesse dank integriertem Zusammenspiel der Anwendungen 2. Verbesserung des abteilungs- und anwendungsübergreifenden Informations-flusses 3. Verbesserte Nutzerfreundlichkeit 4. Breitere Akzeptanz der eingesetzten Systeme 5. Besserer Service dank schnellerer Informationsverfügbarkeit 6. Schnelle hochschulweite Umsetzung neuer Anforderungen und Richtlinien 7. Deutlich reduzierter Zeitaufwand für die IT-Integration 8. Niedrige Integrationskosten 9. Schutz der bereits getätigten IT-Investitionen 10. Zukunftssichere, flexible Lösung, die wechselnden Anforderungen standhält

5 Eine umfassende Lösung Die Technologie des Campus Integration Framework Das Campus Integration Framework ist eine umfassende Lösung, mit der verschiedenste Anwendungen, Systeme und Datenbanken auf einer Ebene integriert werden können. Dabei ist das CIF datenbank- und plattformunabhängig. Durch die schon heute integrierten zertifizierten Konnektoren und Adaptoren kann das CIF viele der führenden Lösungen für ERP, CRM, IDM oder Finanzbuchhaltung integrieren. Sie können das CIF als Werkzeug sowohl zur Prozessintegration als auch zum Prozessmanagement nutzen. Es basiert auf offenen Standards, mit denen Sie Geschäftsprozesse gestalten, umsetzen und überwachen können. Das CIF managt Prozesse auf einer hohen Abstraktionsebene und über so genannte Flows auf der Detailebene. Die Entwicklung der Flows ist einfach, da sie aus bestehenden Komponenten einer Bibliothek aufgebaut werden. Flows können auch andere Programme wie.net- und J2EE-Applikationen aufrufen. Codefrei mit grafi scher Oberfl äche Das Campus Integration Framework ist eine umfassende Lösung, mit der verschiedenste Anwendungen, Systeme und Datenbanken auf einer Ebene integriert werden können. Dabei ist das CIF datenbank- und plattformunabhängig. Durch die schon heute integrierten zertifizierten Konnektoren und Adaptoren kann das CIF viele der führenden Lösungen für ERP, CRM, IDM oder Finanzbuchhaltung integrieren. Sie können das CIF als Werkzeug sowohl zur Prozessintegration als auch zum Prozessmanagement nutzen. Es basiert auf offenen Standards, mit denen Sie Geschäftsprozesse gestalten, umsetzen und überwachen können. Das CIF managt Prozesse auf einer hohen Abstraktionsebene und über so genannte Flows auf der Detailebene. Die Entwicklung der Flows ist einfach, da sie aus bestehenden Komponenten einer Bibliothek aufgebaut werden. Flows können auch andere Programme wie.net- und J2EE-Applikationen aufrufen. 10 gute Gründe für CIO's 1. Effizientere und homogenere Hochschulprozesse dank integriertem Zusammenspiel der Anwendungen 2. Verbesserung des abteilungsund anwendungsübergreifenden Informationsflusses 3. Verbesserte Nutzerfreundlichkeit 4. Breitere Akzeptanz der eingesetzten Systeme 5. Besserer Service dank schnellerer Informationsverfügbarkeit 6. Schnelle hochschulweite Umsetzung neuer Anforderungen und Richtlinien 7. Deutlich reduzierter Zeitaufwand für dieit-integration 8. Niedrige Integrationskosten 9. Schutz der bereits getätigten IT- Investitionen 10. Zukunftssichere, flexible Lösung, die wechselnden Anforderungen standhält

6 IT-Integration an Hochschulen: Beispielszenarien Anwendungen Mögliche Einsatzbereiche Identity- Management-System Automatisierter Abgleich bzw. Erstellen oder Löschen von Benutzerkonten und Rechten bei typischen Geschäftsprozessen wie Immatrikulation, Studiengangswechsel, Exmatrikulation, Aufnahme oder Beendigung der Lehrtätigkeit Learning-Management-System Anlegen von Lehrveranstaltungen in beiden Systemen Anlegen von Kurskatalogen/Vorlesungsverzeichnissen Einrichten von Lernräumen zu Veranstaltungen CRM-System Informationsversand an alle Studierenden eines bestimmten Fachsemesters/Studiengangs Studierendenberatung: Abgleich der Kontakt- und Dokumentenhistorie eines Studierenden mit Studieninformationen ERP-System Rückmeldestatus (Zahlungseingang der Studienbeiträge) Verwaltung von studentischen Mitarbeitern Abgleich von Lehrendendaten E-Learning- und Bibliothekssystem Prüfen der Seminarliteratur Direktabruf von elektronisch verfügbaren Artikeln Sharepoint Individuelle und rollenbasierte Darstellung von CampusNet -Daten auf den eigenen Sharepoint-Seiten (z.b. Liste aller belegten Veranstaltungen)

7 Anwendungsbeispiel 1 Integration von Campus- Managementund ERP-Systemen Eine typische IT-Anforderung an Hochschulen ist die Integration von Campus-Management-Systemen wie CampusNet mit ERP-Systemen wie SAP. Ein Beispiel: Die Hochschule stellt einen immatrikulierten Studierenden als wissenschaftlichen Mitarbeiter ein. In diesem Moment wird eine Datensynchronisation zwischen CampusNet, in dem die Stammdaten der Studierenden verwaltet werden, und der Personalverwaltung der Hochschule in SAP notwendig. Mit dem Campus Integration Framework lässt sich dieser Geschäftsprozess einfach modellieren, ohne dass aufwändige Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen zwischen den einzelnen Systemen programmiert werden müssen. Schri 1: Grafische Prozessmodellierung Studen schen Mitarbeiter anlegen im CIF

8 Anwendungsbeispiel 2 Integration von Campus- Management und E-Learning Das Campus Integration Framework ermöglicht die Anbindung und Integration verschiedener E-Learning Plattformen wie Moodle an das Campus-Management-System. So können den Lehrveranstaltungen in CampusNet automatisch eigene Lernräume in den Learning-Management-Systemen der Hochschule zugeordnet werden. Benutzer, Rechte und Informationen werden dabei zwischen den Systemen abgeglichen. Meldet sich ein Studierender dann zu einer Lehrveranstaltung an, wird er automatisch auch im entsprechenden Learning-Management-System angemeldet. Studierende und Lehrende können so direkt aus CampusNet die Lernräume zu ihren Veranstaltungen aufrufen, ohne sich erneut im LMS anmelden zu müssen. Werden auch Noten im LMS veröffentlicht, werden diese automatisch in das Campus- Management-System übertragen. CampusNet Ereignis: Lehrveranstaltung wird angelegt Campus Integration Framework Wertet Ereignis aus Holt LV-Daten Transformiert Daten LMS Schreibt LV-Daten Das Campus Integration Framework unterstützt: Plattformen Datenbanken Standards Middleware Windows, Linux, IBM i, Sun, HP Oracle, MS SQL, DB2, DB2/400, Informix, Pervasive, ODBC HTTP/S, FTP, POP3, IMAP, MAPI, SMTP, SNMP, Directory Services (LDAP),WebServices (WSDL), SOAP, XML, TXT, IDOC, RFC Component Framework.NET, Java, CampusNet WebSphere MQ, MSMQ, JMS, WebLogic, JBOSS, Sun Paradigmen SOA, Loosly Coupled, Event Driven, Task Driven, Long Transaction Front End GUI, HTML, WML, XSLT, Mobile

9 Datenlotsen Informationssysteme GmbH Die Datenlotsen Informationssysteme GmbH bietet Hochschulen und Bildungseinrichtungen Lösungen für die gezielte digitale Unterstützung von Lernen, Lehren, Forschen und Verwalten für die Bildung der Zukunft. Herausgeber: Datenlotsen Informationssysteme GmbH Beim Strohhause 27, Hamburg Telefon: Stand: August 2013 Irrtum und Änderungen vorbehalten Sitz der Gesellschaft: Hamburg, Amtsgericht Hamburg: HRB Umsatzsteueridentifikationsnummer gemäß 27a Umsatzsteuergesetz: DE , Geschäftsführer: Stephan Sachse, Nils-Joachim Bauer Copyright 2012 Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein.