Das Adress - Verwaltungs Programm

Transkript

1 Adress-CleanUp für Daten-Import und Daten-Export Das Adress - Verwaltungs Programm Firma click the web Inhaber Hans Hüller Güstrower Chaussee Witzin Tel.:(038481) / Fax: (038481) / info@clicktheweb.de Internet:

2 Wenn es um die Pflege und Verwaltung von Adress-Datenbestände geht, können schon kleinste Fehler verherrende Auswirkungen haben. Und jeder Fehler kostet nicht nur Ihre Zeit, sondern auch Ihr Geld! Um einen optimalen Bestand an Adress-Datensätzen zu gewährleisten, wurde das Programm Adress-CleanUp entwickelt. Schnell und einfach in der Handhabung und trotzdem extrem effektiv im produktiven Arbeits-Ablauf. Damit Sie sich in Kürze einen ersten Eindruck von der Leistungsfähigkeit und den Preisen für dieses Programm verschaffen können, finden Sie nachfolgend einen Auflistung der wichtigsten Komponenten sowie eine kurze Leistungsbeschreibung dazu. Viel Spass beim Lesen wünscht Ihnen das Team von

3 Allgemeine Informationen Die Software zur Bearbeitung der Adress-Datensätze wird von uns immer zusammen mit einem auf das System optimierten Internet-Informations-Server ausgeliefert. Aufgrund der enormen Prüfungs-Aufgaben, denen die einzelnen Datensätze beim Daten- Import oder Daten-Export unterzogen werden (dies können leicht mehrere Milliarden Rechenschritte sein) ist ein optimales Rechner-System unumgänglich. Die Speicherung der Adress-Daten selbst erfolgt in einer Access-Datenbank. Aufgrung der von uns programmierten Tabellenstruktur können darin ca. 4 bis 5 Millionen Datensätze pro Datenbank gespeichert werden. Sollte diese Anzahl nicht ausreichen, so ist das Anlegen weiteren Datenbanken durch den Kunden problemlos möglich. Auch kann der Kunde die Datenbank um eigene Module erweitern, da diese nicht von uns gesperrt wurde. Kosten Dieser Punkt gehört sicher zu einen der wichtigsten Faktoren, wenn es darum geht, Preis und Leistung eines Produktes abzuwägen. Und damit Sie nicht erst lange suchen müssen, also das Wichtigste zuerst. Der Server/Rechner schlägt mit einmalig 695,00 EUR zu Buche. Darin enthalten ist der Computer sowie eine ausführliche Einweisung auf das System. Die anschliessende Nutzung der Software, Programm-Updates sowie telefonischer Support liegt bei 49,90 EUR monatlich. Alle Preisangaben verstehen sich zuzüglich gesetzlicher deutscher Mehrwertsteuer.

4 Programm-Funktionen Adress-CleanUp Natürlich werden Sie in der Regel bereits über einen umfangreichen Datenbestand verfügen. Doch auch der grösste Datenbestand ist einmal veraltet und muss mit neuen Daten aktualisiert werden. Sollten Sie jetzt Ihre Daten z. B. in Excel-Tabellen verwalten, so können Sie nur hoffen, dass Ihr Lieferant vernünftige Daten liefert. Die Auf- und Nacharbeitung sowie der Abgleich der Daten mit dem vorhandenen Bestand ist sonst sehr mühselig und der anschliessende Ärger mit Ihren Agenten vorprogrammiert. Aber was macht Adress-CleanUp nun besser?

5 Leistungsbeschreibung: Daten-Import Fangen wir mit der Datenquelle, also dem Import-File, an. Adress-CleanUp ist es egal, ob die Daten aus einem TXT-File oder aus einem Excel-File kommen. Es spielt für Adress-CleanUp auch keine Rolle, in welcher Reihenfolge die einzelnen Daten-Felder sortiert sind oder welches Feld-Trennungs-Zeichen verwendet wird. Und selbst wenn die Namen in der Kopfzeile (Anrede, Vorname, Nachname usw.) nicht den Standard-Vorgaben entsprechen, so ist dies für das Programm kein Problem, da es dann automatisch nach alternativen Kopfzeilenbezeichnungen sucht. Sollte darüber hinaus der Import-File noch weitere Fehler aufweisen, wie z. B. Leerzeilen oder fehlerhafte Feld-Anzahlen, so ist dies für das Programm auch kein Beinbruch. Einfach gesagt: Sparen Sie hier schon einmal Minuten Zeit je Import-File.

6 Was passiert noch während des Daten-Imports? Nachdem der Import-File nun einer ersten allgemeinen Fehlerüberprüfung unterzogen wurde, geht die Arbeit für Adress-CleanUp erst richtig los. Wie Sie in dem oberen Bild erkennen können, legen Sie in dem dortigen Formular erste Import-Bedingungen für die einzelnen Feld-Werte (Anrede, Vorname, Strasse usw.) eines jeden Datensatzes fest. Dies ist allerding nur ein kleiner Teil dessen, was jeder Datensatz an Prüfungen über sich ergehen lassen muss, bevor dieser in die Datenbank übernommen wird. Damit Sie einen Einduck von der Arbeitsweise erhalten, sehen Sie nachfolgend einen Auschnitt der zu erledigenden Arbeiten. Prüfung / Korrektur Anrede : Sollte Ihr Import-File über keine Anrede verfügen oder in Teilen keine Werte enthalten, so versucht das Programm die Anrede über den Vornamen zu ermitteln. Dazu gleicht Adress-CleanUp den Vornamen mit seiner interen Vornamen-Datenbank - bestehend aus Vornamen - ab. Die Treffer-Quote liegt hier bei ca %. Prüfung / Korrektur Vorname : Man könnte im allgemeinen meinen, das es hier nicht viel zu prüfen oder zu korregieren gibt. Und doch werden von dem Programm Adress-CleanUp eine Vielzahl von Prüfungen diesem Feldwert gewidmet, um natürlich auch hier ein optimales Ergebnis zu erhalten. Es macht z. B. aus: Dr. Klaus -> Klaus und speichert den Titel separat ab. KLAUS od. klaus -> Klaus und kooregiert so die Schreibweise. Klaus u. Andrea -> Klaus und entfernt den unerwünschten Anhang. K. -> da ein Namenskürzel nicht eindeutig ist. Prüfung / Korrektur Nachname : Siehe Vorname. Prüfung / Korrektur Strasse : Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert (siehe Bild oben), so vereinheitlicht das Programm die unterschiedlichen Schreibweisen von Strassen-Namen. Dies ist besonders dann interessant, um weitere potentielle Dubletten zu elimieren und sollte daher immer aktiviert sein. Prüfung / Korrektur PLZ : Hier prüft das Programm nicht nur, ob die PLZ 5-stellig (für Deutschland) und nummerisch ist, sondern gleicht den Wert mit seiner PLZ-Datenbank (alle PLZ aus Deutschland, Österreich und der Schweiz) ab, um fehlerhafte Datensätze zu finden. Vierstellige deutsche PLZ, bei denen nur die erste NULL fehlt (z. B. 1123) werden natürlich vorher von Programm korregiert (z. B ).

7 Prüfung / Korrektur Telefon-Nr. : Dieses Feld ist für Call-Center-Betreiber sicher einer der wichtigste Punkte. Und gerade deshalb wird dieser Feldwert zusätzlich noch mit eine Vielzahl von weiteren Prüfungen unterzogen, bevor dieser in die Datenbank übernommen wird. Vorwahl-Nummern-Check: Ähnlich wie bei der PLZ sucht das Programm aus der Telefon-Nummer die Vorwahl- Nummer heraus und gleicht diese mit der internen Vorwahl-Nummern-Datenbank ab. Wird keine Übereinstimmung gefunden, so kann die Telefon-Nummer nicht korrekt sein. Telefon-Nummer wie z. B werden natürlich gleich entfernt. Robin-Check: Sollten Sie über dieses Programm verfügen, so wird die Telefon-Nr. automatisch gegen die Robinson-Liste abgeglichen. Manueller Abgleich, wie Sie es bisher kannten, ist nicht mehr nötig. Datensätze von gefundenen Nummern werden nicht übernommen. Kostenpflichtige Rufnummern: Sollten Sie kein Interesse an 0900-Nummern oder z.b. Handy-Nummer haben (was uninteressant ist, legen Sie selbst fest), so werden diese Datensätze vor Übernahme entfernt. Eigene Sperrliste: Abgleich der Telefon-Nummer mit der eigenen Sperrliste. Gefundene Datensätze werden auch hier nicht übernommen. Dubletten-Abgleich: Sollte die Telefon-Nummer bereits in Ihrer Datenbank vorhanden sein, so prüft das Programm, ob sich evtl. Strassen-Name usw. verändert haben und aktualisiert diese Werte. Eine Übernahme des Datensatzes findet danach natürlich nicht statt. Prüfung Bankverbindungs-Daten : Sollten in dem Import-File auch Bankverbindungs-Daten vorhanden sein, so prüft das Programm hier, ob die Konto-Nummer zur Bankleitzahl passt. Ergibt die Überprüfung ein ungültiges Ergebnis siehe auch werden die Daten gelöscht bzw. der gesamte Datensatz nicht übernommen. Prüfung Geburts-Datum : Ist in dem Import-File auch das Feld Geburts-Datum enthalten, können Sie festlegen, in welchem Altersbereich das Geburts-Datum liegen muß, damit der Daten-Satz übernommen werden soll. usw. usw. usw. Um den Rahmen dieser Information nicht zu sprengen, habe ich auf weitere Informationen zum Thema Validierung verzichtet. Sollten Sie noch weitere Fragen zu der einen oder anderen Prüfungen haben, setzen Sie sich direkt mit uns in Verbindung.

8 Was passiert nach dem Daten-Import? Allgemeine Statistik: Anzeige der fehlerhaften Datensätze: Nachdem nun die zu importierenden Adress-Daten auf Herz und Nieren überprüft wurden, erhalten Sie im Anschluß einen detailierten Fehlerbericht als Excel-Tabelle. In diesem ist noch einmal einzeln aufgelistete, welche Datensätze korregiert bzw. nicht übernommen wurde. Damit haben Sie gegenüber Ihrem Lieferanten einen Qualitäts-Nachweis zu den von ihm übermittelten Adress-Daten. Sollte sich z. B. herausstellen, das von gelieferten Datensätzen tatsächlich nur brauchbar waren, haben Sie hier ein schlagkräftiges Instrument, um evtl. noch einmal über geforderte Gebühren zu sprechen.

9 Leistungsbeschreibung: Daten-Export Nachdem Sie Daten importiert haben, möchten Sie die sicher auch irgenwann einmal Adress-Daten exportieren um diese weiteren Aufgaben zuzuführen. Auch hier liegen, wie Sie im Formular erkennen können, zahlreiche Funktionen zur Verfügung um den gewünschten Daten-Export nach Ihren Vorgaben durchzuführen. Eine Qualitäts-Steigerung der Datensätze ist so mit nur wenigen Maus-Klicks zu erreichen. Anmerkend sei hier noch erwähnt, daß natürlich auch hier die Adress-Daten vor dem Export noch einmal gegen die eigene Sperr-Liste, Robin-Liste (sofern im Gebrauch) usw. vor dem Export gegegengeprüft werden.

10 Leistungsbeschreibung: Optionale Einstellungen Damit der Daten-Import bzw. Daten-Export schnell, einfach und reibungslos funktioniert sehen Sie hier einen Überblick der Optionalen Einstellungen. Legen Sie hier Ihre einmal ihre gewünschten Standard-Vorgaben fest und beim nächsten Daten-Import trinken Sie eine Tasse Kaffe anstelle stundenlang Nacharbeiten an Ihren Daten vorzunehmen.

11 Zusammenfassung: Mit AdressCleanUp erwerben Sie eines der schnellsten und effektivten Adressbereinungung-Programmen die es im deuschsprachigem Raum gibt. Durch seine moderne Technologie können 10-tausende von Adress-Daten innerhalb von nur wenigen Minuten geprüft und gespeichert werden. Und dieses mit nur minimalen Arbeits-Aufwand! Mit seinen ausgeklügelten Prüfferfahren werden fehlerhafte Daten nicht nur erkannt und eliminiert, sondern wenn möglich auch repariert. Durch die ausfühliche Fehlerbeschreibung zu jedem fehlerhaften Datensatz werden Sie in die Lage versetzt nachweisbar zu jedem Datensatz Stellung zu nehmen. Durch gezielte Einstellungen beim Daten-Export, welches ebenfalls mit nur wenigen Mausklicks möglich ist, steigern Sie die Qualität Ihrer Adress-Daten. Dieses Programm wird durch seine integrierte Update-Funktion ständig aktualisiert und erweitert. Durch den relationalen Datenbank-Aufbau der Access-Datenbank ist es möglich, eine enorme Anzahl von Datensätzen zu speichern und zu durchsuchen. Da diese Datenbank von nicht gesperrt ist, kann sie durch den Kunden zusätzlich noch um eigene Funktionen erweitert werden. Da dieses Programm kein Massen-Produkt ist, sind individuelle Anpassungen bzw. Erweiterungen auf Kunden-Wunsch möglich. Komplizierter und längwieriger Daten-Abgleich war Gestern!!!! Sparen Sie Zeit, Nerven und bares Geld. Mit diesem leicht zu bedienenden Programm sparen Sie nicht nur eine Menge Zeit sondern auch bares Geld! Rechnen Sie selbst nach und kommen Sie zu dem gleichen Ergebnis wie wir. Noch Fragen oder etwas unklar. Kein Thema Rufen Sie uns an. Tel.:(038481) /