Verwaltungsinformatik

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1 Einführung in die Wirtschaftsund Verwaltungsinformatik Teil 1: Einführung in betriebliche Anwendungssysteme Universität Koblenz-Landau Institut für Wirtschafts- und Verwaltungsinformatik Professur für Betriebliche Anwendungssysteme Campus Koblenz Universitätsstr. 1 D Koblenz

2 Die 3 Vorlesungen für Betriebliche Anwendungssysteme im Überblick Teil 1: Einführung in betriebliche Anwendungssysteme Teil 2: Enterprise Information Management (EIM) Susan Williams Teil 3: CSCW/kollaborative Technologien/Enterprise 2.0 SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 2

3 Einstiegsfragen Was sind betriebliche Anwendungssysteme? Warum sollten sich Informatiker, Wirtschaftsinformatiker und Informationsmanager sich damit beschäftigen? Wer kennt Beispiele für konkrete Softwareprodukte?

4 Die Vorlesungen im Bereich BAS: BACHELOR Betriebliche Anwendungssysteme Vorlesung (3 KP): Betriebliche Prozesse, Geschäftsdokumente, ERP-Systeme Übung (3 KP): Kennenlernen eines konkreten ERP-Systems (Semiramis) Computer Supported Cooperative Work (CSCW) Vorlesung (3 KP): Enterprise 2.0, Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen Übung (3 KP): Enterprise 2.0 The Game Proseminar BAS Projektpraktikum BAS SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 4

5 Die Vorlesungen im Bereich BAS MASTER Petra Schubert Business Software (3 KP) Vorlesung (3 KP): Business Software Übung (3 KP): Implementation einer Fallstudie (Gruppenarbeit) in einem konkreten ERP-System (Navision) Collaborative Business Vorlesung (3 KP): Integration von Anwendungssystemen über die Unternehmensgrenze hinweg Seminar (3 KP): Erstellung eines wissenschaftlichen Papers zum Fokusthema Oberseminar BAS Forschungspraktikum BAS SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 5

6 Die Vorlesungen im Bereich BAS MASTER Susan Williams (in Englisch) Enterprise Information Management (3 KP) Vorlesung (3 KP): Enterprise Information Management Seminar (3 KP): Design eines Information Service Integrated Business Design Vorlesung (3 KP): Integrated Business Design: Innovative, IT- basierte Produkte Seminar (3 KP): Erstellung eines wissenschaftlichen Papers zum Fokusthema SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 6

7 Das Team der Forschungsgruppe Betriebliche Anwendungssysteme SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 7

8 Das Team der Forschungsgruppe Betriebliche Anwendungssysteme SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 8

9 ERP Future Lab Koblenz Testumgebung für künftige Anwendungen von ERP-Systemen Prototypen für ERP-Software Fokus: Interoperabilität Testumgebung für ERP-Anbieter Testumgebung für ERP-Anwender (Unterstützung im Evaluationsprozess) Umgebung für studentische Arbeiten Diverse Forschungsprojekte (z.b. zu Netzwerkeffekte von Business Collaboration) SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 9

10 IBM Competence Center für kollaborative Technologien

11 Koblenzer Forum für Business Software ( SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 11

12 GI Regionalgruppe Deutsches Eck SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 12

13 Koblenzer Wirtschaftsinformatik-Forum SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 13

14 Inhaltsverzeichnis Einleitung Grundlagen zu Enterprise Resource Planning (ERP) Funktionsumfang von ERP-Systemen Individualsoftware versus Standardsoftware Ein Beispiel: Auftragsabwicklung Evaluation und Einführung von ERP-Systemen Zusammenfassung SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 14

16 Wiederholung: E-Business-Systematik E-Business Geschäftspartner E-Procurement Buy-Side/SRM/ Firmenportal Sell-Side (E-Shop) B2B Supplier Relationship Management (SRM) Supply Chain Management (SCM) E-Organization Business Software Mein Unternehmen ERP-System Finanzen, Personal, Einkauf, Verkauf, Materialwirtschaft Groupware/ CMS/DMS/ Mitarbeiterportal B2E/E2E PPS-System Forschung & Entwicklung, Produktion E-Shop/CRM Kundenportal B2B B2C E-Commerce Kunde Customer Relationship Management (CRM) Supply Chain Management (SCM) Legende E-Business-Sicht Rolle/Funktion Management Applikation B2B Business-to-Business B2C Business-to-Consumer ERP Enterprise Resource Planning PPS Produktionsplanung- und -steuerung CMS Content Management System CRM Customer Relationship Management B2E Business-to-Employee SCM Supply Chain Management DMS Document Management System E2E Employee-to-Employee SRM Supplier Relationship Management SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 16

17 Begriffe Business Software: Überbegriff für betriebswirtschaftliche Software, dazu gehören ERP-Systeme, E-Business-Software und Lösungen für isolierte Funktionsbereiche, z.b. Buchhaltungssoftware, Lohn-/ Personalprogramme, Warenwirtschaft etc. ERP-Systeme sind integrierte Systeme aus mehreren ERP- Modulen. ERP-Module entsprechen betriebswirtschaftlicher Software für einzelne Funktionsbereiche (primär unternehmensinterne/ konzernale Integration) E-Business-Software unterstützt primär unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse (z.b. E-Shop, Buy-Side E-Procurement-Lösung) Moderne ERP-Systeme integrieren auch E-Business-Software und machen sich Vorteile von Internetanwendungen zu Nutze. Die Gartner Group prägte in diesem Zusammenhang den Begriff ERP II. SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 17

19 Funktionen und Aufgaben von ERP-Systemen Quelle: Gronau 2004, S. 3 SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 19

20 Betriebliche Funktionen und Prozesse Lieferant Managementprozesse Primärprozesse Geschäftsführung Absatzprozesse Interner Auftrag Beschaffung, Planung und Vertrieb, Kunden- Einkauf Disposition Service auftrag Lieferanten- auftrag (Bestellung) Leistungsprozesse Eingangslogistik, Rohstofflager Produktion Ausgangslogistik, Fertiglager g Unterstützungsprozesse Externe Eingangslogistik Externe Ausgangslogistik Kunde Personal, Human Resource es F hal inanzbuc ltung (FiB Controllin ch- Bu), ng Ma Kom arketing u mmunika und tion For E rschung u ntwicklun und ng In nfrastruktu ur, Betrieb, Sicherhei it Inf Do formation okumente manageme ns-, enent Quelle: In Anlehnung an Wölfle, SS 2011 Ralf IWVI, (2005): Professur Integrierte für betriebliche Geschäftsprozesse Anwendungssysteme mit Business Software 20

21 Wesen von ERP-Systemen Integration verschiedener Funktionen in ein betriebliches bli Informationssystem t Integrationsumfang mindestens durch gemeinsame Datenhaltung Vision der 90er Jahre: Realisierung des unternehmensweiten Datenmodells (gescheitert) Integriertes ERP-System ist eine Annäherung Organisatorische Integration durch Abbildung von Geschäftsprozessen über Abteilungsgrenzen hinweg Vorteile von ERP-Systemen: Automatisierung von Abläufen Standardisierung SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 21

22 Merkmale von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware Standardsoftware kann folgendermaßen an die Bedürfnisse einzelner Unternehmen angepasst werden (Customizing): Durch Auswahl von Programmmodulen Durch Parametrisierung: Einstellungen, die im Programm als Varianten vorgesehen sind. Dabei wird nicht in den Quellcode der Programme eingegriffen. Ländereinstellungen, Sprache, Währungen, Maße etc. Abbildung der Organisationsstruktur, der Produktstruktur, des Kontenplans etc. Auswahl vorgesehener Varianten bei Prozessen, Funktionen, Daten Durch Programmierung mit mitgelieferten Werkzeugen Masken-/Formular-/Reportgeneratoren Spezifische Programmiersprache (z.b. ABAP bei SAP) Durch externe Programmierung oder durch Integration anderer bestehender Software (z.b. Integration E-Shop/ERP-System) Eine Software wird als releasefähig bezeichnet, wenn das vom Kunden vorgenommene Customizing mit der Installation einer neue Softwareversion (Update) nicht verloren geht. SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 22

23 ERP-Systeme: Vertikale Integration 4 z.b. Produktanalyse: Absatz Monitore ggü Vorquartal +1%, aber Absatz Monitor 4711 ggü. Vorquartal +12%, 3 z.b. Quartalsbericht: Umsatz Schweiz CHF z.b. Auftrag: CHF excl. MWST z.b. Auftrag: 4 Stück Monitore Artikel-Nr Quelle der Grafik: Scheer, August-Wilhelm (1995): Wirtschaftsinformatik, Referenzmodelle für industrielle Geschäftsprozesse, 6. Auflage, Berlin, Heidelberg, New York: Springer, SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 23

24 Aufbau eines ERP-Systems Benutzungs- Benutzeroberfläche Web-Client schicht Adaptionsschicht Customizing/Parametrisierungsfunktionen Integrationselement (Workflow) Programmier- umgebung Applikationsschicht Applikationskern Datenbankunabhängiger Teil Datenbankabhängiger Teil Aufrufen anderer Programme User Exits Datenhaltungsschicht DBMS Schnittstellen zu anderen Datenbanken Quelle: Gronau 2004, S. 8 SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 24

25 Der Markt für ERP-Systeme Äußerst unübersichtlicher Gesamtmarkt Aufteilung in mehrere Segmente Quelle: Gronau 2004, S. 13 ERP-Konzernlösung ERP- Systeme im Mittelstand Branchensoftware Small-Office/ Home-Office- Lösungen SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 25

27 Anbieter von ERP-Systemen Für Grossunternehmen (insbesondere international) SAP (weltweiter Marktleader) Oracle Oracle E-Business Suite Siebel (2006 übernommen) Peoplesoft (2004 übernommen) J.D.Edwards (2003 von Peoplesoft übernommen) Microsoft Great Plains Axapta Navision Infor-Gruppe (ehemals Agilisys) Lawson (übernimmt 2006 Intentia) und wenige weitere Anbieter mit international einsetzbaren Lösungen Für KMU Abacus (Marktanteil Schweiz 16%*) SAP Schweiz (Marktanteil Schweiz 6%*) Sage Sesam Simultan (gehört seit zu Sage Sesam) Bäurer Microsoft Navision) Axapta und etwa 300 weitere Anbieter *Quelle der Marktanteile: Dettling, Walter; Leimstoll, Uwe; Schubert, Petra (2004): Netzreport'5: Einsatz von Business Software in kleinen und mittleren Schweizer Unternehmen, Basel: Fachhochschule beider Basel (FHBB), Institut für angewandte Betriebsökonomie (IAB), Arbeitsbericht E-Business Nr. 15, SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 27

28 ERP-Software ERP-Basismodule (unternehmensintern) t Finanzwirtschaft (Debitoren, Kreditoren, FiBu, KoRe, AnBu) Warenwirtschaft (Logistik und Lagerhaltung) Einkauf Vertrieb und Auftragsabwicklung Service und Dienstleistungen (Leistungs- und Projektabrechnung) Produktionsplanung und -steuerung Betriebsdatenerfassung Personalwirtschaft (Lohnbuchhaltung, Human Resources Management) Controlling, Führungsinformationssystem (FIS) SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 28

29 Das SAP R/3 System aus den 90er Jahren Vertrieb Materialwirtschaft Produktionsplanung Finanzwesen Controlling Treasury Qualitätsmgmt. Instandhaltung/ Service Human Ressources Projektsystem Investitionsmgnt. Branchenlösungen SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 29

30 Navision: Funktionsmodule SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 30

32 Klassifikation von Individualsoftware nach dem Umfang der Funktionalität Software zur Unterstützung einer einzelnen betrieblichen Funktion, z.b. Kalkulationsprogramm für Investitionsgüter- Leasingverträge => Fokus: eine Funktion Software zur Unterstützung eines einzelnen betrieblichen Prozesses, z.b. Programm für Kalkulation und Abschluss von Leasingverträgen => Fokus: ein Prozess Software zur Unterstützung eines betrieblichen Fachbereichs, z.b. Vertriebsprogramm => Fokus: ein Fachbereich Software zur Unterstützung mehrerer betrieblicher Fachbereiche eines Unternehmens, => Fokus: ein Unternehmen Vorteile von Individualsoftware Kann Bedürfnisse exakt abdecken Ist der Konkurrenz nicht zugänglich Nachteile von Individualsoftware Hohe Kompetenz erforderlich Mit hohen Kosten verbunden Permanenter Pflegeaufwand muss individuell geleistet werden SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 32

33 Klassifikation von Standardsoftware nach dem Umfang der Funktionalität Software zur Unterstützung eines einzelnen betrieblichen Prozesses, z.b. Verkauf via E-Shop => Fokus: ein Prozess Software zur Unterstützung eines betrieblichen Fachbereichs, z.b. Personaladministration => Fokus: ein Fachbereich Software zur Unterstützung mehrerer betrieblicher Fachbereiche eines Unternehmens in einer bestimmten Branche => Fokus: eine Branche => Branchensoftware Software zur Unterstützung mehrerer betrieblicher Fachbereiche eines Unternehmens ohne Branchenfokus, => Fokus: ein Unternehmen => ERP-System Software zur Unterstützung mehrerer betrieblicher Fachbereiche einer Unternehmensgruppe / eines Konzerns => mandantenfähiges ERP-System (Mehr-Firmen-Verarbeitung) it Vorteile von Standardsoftware Schnell verfügbar Know-how-Import Nachteile von Standardsoftware Anforderungen suboptimal abgedeckt Organisation muss sich teilweise der Software anpassen SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 33

34 Was sind die Was sind die Vor- und Nachteile der Standardisierung?

35 Vorteile der Standardisierung Höhere Produktivität Rationalisierung der Aktivitäten möglich Ökonomischerer Einsatz der vorhandenen Sachmittel Minimierung der Zahl der Arbeitsstationen und Transportwege Leichtere Koordination Vermeidung von Doppelbearbeitungen Planbarkeit der zu bearbeitenden Objekte und ihrer Bereitstellung Lückenloses Ineinandergreifen der Aktivitäten itäten durch Festlegung klarer Kompetenzen Entlastung der Führung Automatisierung auch der Steuerung der Prozesse Straffung der Leitungsprozesse Setzung von Schwerpunkten wird möglich Quelle: Gronau 2004, S. 4-5 SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 35

36 Nachteile der Standardisierung Höhere Stabilität des organisatorischen Systems Geringere Flexibilität bei veränderten Anforderungen Gefahrenpotenzial zu geringer Verhaltensvarietät Verminderte Anpassungsfähigkeit an nicht vorher geplante Einflüsse Hohe Umstellungskosten Verlust an Initiative Keine Bereitschaft, neue Wege zur Problemlösung zu gehen Starke Betonung formaler Elemente in der Organisation Bürokratisierung Motivations- und Identifikationsprobleme Mangelnde Gelegenheit zum selbständigen Entscheiden und Handeln Fremdbestimmung des Verhaltens der Mitarbeiter Behinderung der Entwicklung eines höheren Reifegrades der Organisation Quelle: Gronau 2004, S. 5 SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 36

38 Auftragsabwicklung

39 Betriebliche Funktionen und Prozesse Lieferant Managementprozesse Primärprozesse Geschäftsführung Absatzprozesse Interner Auftrag Beschaffung, Planung und Vertrieb, Kunden- Einkauf Disposition Service auftrag Lieferanten- auftrag (Bestellung) Leistungsprozesse Eingangslogistik, Rohstofflager Produktion Ausgangslogistik, Fertiglager g Unterstützungsprozesse Externe Eingangslogistik Externe Ausgangslogistik Kunde Personal, Human Resource es F hal inanzbuc ltung (FiB Controllin ch- Bu), ng Ma Kom arketing u mmunika und tion For E rschung u ntwicklun und ng In nfrastruktu ur, Betrieb, Sicherhei it Inf Do formation okumente manageme ns-, enent Quelle: In Anlehnung an Wölfle, SS 2011 Ralf IWVI, (2005): Professur Integrierte für betriebliche Geschäftsprozesse Anwendungssysteme mit Business Software 39

40 Vertriebsprozess Kunde Kontakte/Mailing Anfrage Unternehmen Kontakte bearbeiten Anfrage bearbeiten Angebot bearbeiten Bestellung Auftrag bearbeiten Produzieren Lieferung Verpacken/Liefern Faktura erzeugen Zahlung Zahlungseingang verbuchen SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 40

41 Stammdaten fliessen in Belege ein: Die Bestellung Steuerungstabellen Debitorenstammdaten Material- stammdaten Bestellung Auftraggeber 3500 Warenempfänger 3550 Debitorenstammdaten Nachrichtenstammdaten Konditions- stammdaten Mengeneinheiten sind z.b. Stück, Karton, Kiste, Palette Anmerkung: Notation gemäß SAP SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 41

42 Stammdaten Daten aus verschiedenen Quellen können in den Kundenauftrag einfliessen Datenquellen: Debitorenstammdaten (Einstellungen für den Kunden aus der Buchhaltung) Materialstammdaten (Einstellungen für die verkauften Produkte und Dienstleistungen) Konditionenstammdaten (Einstellungen aus dem Vertrieb, wie z.b. Materialpreis oder Kundenrabatt) Einstellungen für Nachrichten (z.b. Auftragsbestätigung per E- Mail schicken) Steuerungstabellen (Standardwerte, die im Customizing angelegt und gepflegt werden) SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 42

43 Belegfluss im Vertrieb Quelle: Gronau 1999, S. 167; Gronau 2004 S. 73 SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 43

45 Evaluation und Einführung von ERP-Systemen

46 Erfolgsfaktoren für Projekte Starke Unterstützung innerhalb des Unternehmens Engagement der Führungskräfte (Lenkungsausschuß); schnelle Entscheidungen Besetzung des Projektteams mit Powerusern und Entscheidungsträgern Organizational Readiness für eine schnelle Einführung Rascher Return on Investment (ROI) Überschaubarer Projektumfang, Kernfunktionalität zuerst einführen Kein umfangreiches Business Process Reengineering g Einführung basierend auf Standard ERP-Funktionalität (keine Modifikationen) SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 46

47 Vorgehensmodell Einführung smart-tools Testing Schulung Aufnah hme Prozes sse Offerte e & Auftrag Ki ck Off & Fest tlegung der Ak ktivitäten Vorbereitung Datenmigrationn Indiv. Customizin ng / Pr rocessing Date nmigration n aus Altsystem Abn ahme Pro- zesse durch KM MU GO LIVE So fortiger Nutzen 1. Tag 15 Tage 45 Tage 60 Tage 75 Tage 90 Tage ab 91. Tag Quelle: Schneider 2006 SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 47

48 Zusammenfassung Eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst den Erfolg von ERP-Projekten Projekten Auswahl des richtigen Produkts Einbezug Top-Management und Key-Player im Unternehmen Projektleitung und Kommunikation Berücksichtigen und Minimieren von Risiken in Organisation, Unterstützung durch Management, Beteiligung der User, Projektumfang Implementierungsrisiken durch Technologie, Organisation und Personal Projektmanagement betrifft verschiedenste Aspekte Probleme des Customizings Hinzuziehen von externen Beratern, Relationship Management für Zulieferer, Aufstellen von Maßstäben und Kennzahlen Technologische Änderungen, Schulungen der User SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 48

49 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ich freue mich, Sie in den beiden Bachelor Veranstaltungen Betriebliche Anwendungssysteme (Sommersemester) und CSCW/Enterprise 2.0 (Wintersemester) wiederzusehen.

50 Literatur 1/2 Wölfle, Ralf (2005): Integrierte Geschäftsprozesse mit Business Software, in: Wölfle, Ralf; Schubert, Petra (Hrsg.), Integrierte Geschäftsprozesse mit Business Software, S. 5-14, München, Wien: Hanser Verlag, Wölfle, Ralf; Schubert, Petra (Hrsg., 2006): Prozessexzellenz mit Business Software: Praxislösungen im Detail, München, Wien: Hanser Verlag, Gronau, Norbert (2004): Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management - Architektur und Funktionen, München, Wien: Oldenbourg Verlag, Kagermann, Henning; Österle, Hubert (2006): Geschäftsmodelle 2010: Wie CEOs Unternehmen transformieren, Frankfurt: Frankfurter Allgemeine Buch, SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 50

51 Literatur 2/2 Dettling, Walter; Leimstoll, Uwe; Schubert, Petra (2004): Netzreport'5: Einsatz von Business Software in mittelständischen Schweizer Unternehmen, Basel: Fachhochschule beider Basel (FHBB), Institut für angewandte Betriebsökonomie (IAB), Arbeitsbericht E- Business Nr. 15, Schomburg, E. (1980): Entwicklung ng eines betriebstypologischen Instrumentariums zur systematischen Ermittlung der Anforderungen an EDV- gestützte Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme im Maschinebau. Dissertation RWTH Aachen Scheer, August-Wilhelm (1995): Wirtschaftsinformatik, Referenzmodelle für industrielle Geschäftsprozesse, 6. Auflage, Berlin, Heidelberg, New York: Springer, SS 2011 IWVI, Professur für betriebliche Anwendungssysteme 51