Integrierte Finanzberichterstattung. in SAP ERP

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1 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP Aktuelle Trends und technologische Neuerungen erfordern eine Neuauflage des 2008 erschienenen White Paper Möglichkeiten einer integrierten Finanzbericht erstattung in der Haupt buchhaltung von SAP ERP.

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3 Aktuelle Trends und technologische Neuerungen erfordern eine Neuauflage des 2008 erschienenen White Paper Möglichkeiten einer integrierten Finanzbericht erstattung in der Haupt buchhaltung von SAP ERP. Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

4 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP Herausgegeben von der PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Von Claus Michael Wiegels und Kathrin Weismann Juni 2014, 40 Seiten, 8 Abbildungen, Softcover Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen, Mikroverfilmung, die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Medien sind ohne Zustimmung der Herausgeber nicht gestattet. Die Inhalte dieser Publikation sind zur Information unserer Mandanten bestimmt. Sie entsprechen dem Kenntnisstand der Autoren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Für die Lösung einschlägiger Probleme greifen Sie bitte auf die in der Publikation angegebenen Quellen zurück oder wenden sich an die genannten Ansprechpartner. Meinungsbeiträge geben die Auffassung der einzelnen Autoren wieder. In den Grafiken kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Muster Juni 2014 PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. PwC bezeichnet in diesem Dokument die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der PwCIL ist eine rechtlich selbstständige Gesellschaft.

5 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...6 Abkürzungsverzeichnis...7 A B Executive Summary...8 Steigende Anforderungen an das Berichtswesen...9 C Integrierte Finanzberichterstattung Vorteile einer integrierten Finanzberichterstattung Anforderungen an eine integrierte Finanzberichterstattung Abbildung der regulatorischen Anforderungen Harmonisierung des externen und internen Rechnungswesens Standardisierung als Basis einer integrierten Finanzberichterstattung Informationssicherheit durch standardisierte Datenstrukturen Effizienzpotenziale durch Nutzung einheitlicher Prozess- und Systemtemplates Einsparpotenziale durch Bündelung von Kompetenzen Anwendung der Standardisierungsstufen im Controlling...20 D Möglichkeiten einer integrierten Finanz berichterstattung im SAP ERP Integrierte Finanzberichterstattung im neuen Hauptbuch Erweiterte Datenstruktur zur Umsetzung des SCoA-Ansatzes Harmonisierte Datenbasis mithilfe der Echtzeitintegration von Controlling und Finanzwesen Belegaufteilung am Beispiel der Segmentberichterstattung Parallelbilanzierung mit parallelen Ledgern Bewertung der Funktionalitäten des neuen Hauptbuchs Erfahrungsberichte Integrierte Finanzberichterstattung 2.0 mit Smart Accounting...33 E F Fazit...36 Literaturverzeichnis...37 Ihre Ansprechpartner...38 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 5

6 Abbildungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abb. 1 Abb. 2 Horizontale und vertikale Integration des Berichtswesens...11 Mehrdimensionale Matrixstruktur...12 Abb. 3 Finance Transformation Evaluationsstufen der Standardisierung Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 Abb. 7 Abb. 8 Komponenten einer OneERP-Plattform...19 Tabellenstruktur des neuen Hauptbuchs...23 Struktur der parallelen Konten...29 Führende und nicht führende Ledger...30 Logischer Beleg Verbindung von FI, CO und CO-PA Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

7 Abkürzungsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis ABAP BADI BI BPC CDS CO CO-PA ECC EHP ERP FI GAAP GKV GuV HANA HGB IAS IFRS SCoA SL UKV US-GAAP WIP Advanced Business Application Programming Business-Add-in Business Intelligence Business Planning and Consolidation Consolidated Data Store Controlling Controlling Profitability Analysis ERP Central Component Enhancement Package (zu SAP ERP) Enterprise Resource Planning Finanzwesen/Financials Generally Accepted Accounting Principles Gesamtkostenverfahren Gewinn-und-Verlust-Rechnung High Performance Analytic Appliance Handelsgesetzbuch International Accounting Standards International Financial Reporting Standards Standard Chart of Accounts Special Ledger Umsatzkostenverfahren United States Generally Accepted Accounting Principles Work in Progress Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 7

8 Executive Summary A Executive Summary Der Einsatz einer integrierten Finanzberichterstattung führt für Unternehmen zur Reduktion von Varianten und somit von Komplexität. Folglich sinken auch die Kosten und Risiken. Zudem werden bislang weitgehend asymmetrische Informations beziehungen zwischen Funktionsträgern aufgelöst. Dadurch sollen benötigte Informationen granular bereitgestellt und flexibel ausgewertet werden können. Ziel einer integrierten Finanzberichterstattung ist es, den Informationsbedarf der internen und externen Anspruchsgruppen eines Unternehmens auf Grundlage einer abgestimmten, harmonisierten Datenbasis sicherzustellen. Da die Internationalisierung des Rechnungswesens heute zunehmend zum Standard wird, muss die Finanz berichterstattung nach den entsprechenden internationalen Vorschriften erstellt werden. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist, dass das Berichts wesen intern wie auch extern weitgehend auf identischen Strukturen und gleichen Regeln basiert. Das regulatorische Berichtswesen wird dabei aus der Perspektive des Managements dargestellt. Somit schafft eine integrierte Finanzbericht erstattung auch eine bessere Entscheidungsgrundlage für Investoren. Der Faktor Technologie stellt als Unterstützungsfunktion einen wesentlichen Erfolgs aspekt bei der Abbildung einer integrierten Finanzberichterstattung dar. Die vorliegende Publikation diskutiert zunächst, wie mit der neuen Hauptbuchhaltung des Release SAP ECC 6.07 (SAP ERP Central Component) der Grundstein für eine integrierte Finanz berichterstattung gelegt werden kann. Darauf aufbauend wird erläutert, wie das Financials add-on for SAP Business Suite powered by SAP HANA (hier insbesondere das Smart Accounting), basierend auf der Technologieplattform SAP HANA (HANA High Performance Analytic Appliance), die ganzheitliche Umsetzung einer integrierten Finanz berichterstattung unterstützen kann. In diesem Kontext werden zudem die aus unserer Sicht wesentlichen fachlichen Themen dargestellt und Umsetzungs möglichkeiten aufgezeigt. Das neue Hauptbuch bildet das Fundament für die Abbildung einer integrierten Finanz bericht erstattung. Deren effiziente Nutzung auf Basis der neuen Hauptbuchhaltung erfordert die Definition eines zukunftsfähigen Datenmodells, die Harmoni sierung von internem und externem Rechnungswesen sowie die Sicherstellung einer hohen Buchungsdisziplin an der Quelle. Somit schafft die neue Hauptbuch haltung eine integrierte Datenbasis unter Verwendung einheitlicher Informationsstrukturen über die gesamte Berichtskette hinweg. Mit Einführung von Smart Accounting wird der Grundgedanke des neuen Haupt buchs eine integrierte Informationsbasis für alle Stakeholder weiterentwickelt. Smart Accounting ermöglicht eine zu jedem Zeitpunkt individuell generierbare, integrierte Finanz bericht erstattung auf Basis von Einzel posten über die Applikations ebenen hinweg. Fokussierte das neue Hauptbuch noch stark auf den Informationsbedarf des externen Rechnungswesens, so wird der Blick mit Smart Accounting aufgrund der Integration der Ergebnis rechnung auch auf das interne Rechnungswesen gerichtet. Die auf SAP HANA basierende Technologie bietet im ersten Release von Smart Accounting sehr interessante Optimierungsmöglichkeiten, die es bei konsequenter Weiterentwicklung ermöglichen, die Finanz berichterstattung technisch zu revolutionieren. Im System SAP ERP (ERP Enterprise Resource Planning) werden durch SAP HANA technische Möglichkeiten geschaffen, die bisher nur Business-Intelligence-Anwendungen (BI-Anwendungen) vorbehalten waren. 8 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

9 Steigende Anforderungen an das Berichtswesen B Steigende Anforderungen an das Berichtswesen Die Verfügbarkeit aktueller Steuerungsinformationen und die damit einhergehende zeitliche und qualitative Optimierung der Abschlussprozesse begründen einen umfassenden Wandel der Finanzberichterstattung. Kapitalmarkt und Management fordern zunehmend eine integrierte Finanzberichterstattung, die ein verantwortungsvolles und effizientes Berichtswesen sicherstellen soll. Hierdurch wird eine Harmonisierung der Ergebnisrechnung für Planungs-, Steuerungs-, und Kontroll aufgaben auf Unternehmens-, Segment- oder Geschäftsbereichsebene mit den extern publizierten Daten erzielt. 1 Das Bestreben dabei ist es, Kapitalanlegern und anderen Interessenten einen verbesserten und verlässlicheren Einblick in das Unternehmen zu verschaffen. Auch das Bestreben der Reduzierung von Informationsasymmetrien gegenüber Stake holdern ist zu stärken. Zugleich müssen international agierende Unternehmen unabhängig von ihrer Größe ihren Umgang mit der stetig steigenden Dynamik der Märkte optimieren. In Zeiten volatiler Märkte, hohen Margendrucks und komplizierter gesetzlicher Vorgaben benötigen die Unternehmen eine exakte Übersicht über vergangene Entwicklungen, einen unmittelbaren Einblick in die Gegenwart und eine klare Perspektive für die Zukunft. Die zunehmende Digitalisierung 2 eröffnet vielen Unternehmen neue Geschäftsmodelle, wie etwa die internet basierte Vermarktung von Lösungen (mit Dienstleistungen verknüpfte Produkte), die auch auf mobilen Endgeräten abrufbar sind. Diese und weitere aktuelle Trends müssen ebenfalls effizient und zeitnah in einer integrierten Finanzbericht erstattung abgebildet werden. Internationale Rechnungslegungsstandards wie die International Financial Reporting Standards (IFRS) oder die United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP) sowie die Erfüllung zusätzlicher länderspezifischer Anforderungen (lokales GAAP) sind für kapitalmarktorientierte Unternehmen verpflichtend. Zudem gilt es, die ständige Weiterentwicklung der internationalen Rechnungs legungs standards zu beachten. Darüber hinaus setzt die elektronische Übermittlung der Steuerbilanz an die deutschen Steuerbehörden eine systematisierte Verfügbarkeit steuerlicher Werte voraus. Und nicht zuletzt stellen auch Branchen wie etwa der Energie- und Bankensektor zusätzliche Berichtsanforderungen. Aufgrund dieser veränderten und zum Teil verschärften rechtlichen Rahmenbedingungen und der sich wandelnden Marktanforderungen wächst die Notwendigkeit, die Anpassungsfähigkeit der ERP-Systeme mithilfe eines flexiblen Berichts wesens zu erhöhen. Die zeitnahe Erstellung von Informationen zur Unternehmens steuerung innerhalb eines dynamisch agierenden (ERP-)Berichtssystems ist hierbei ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Technologie entwickelt sich nachhaltig in diese Richtung, mit dem Ziel, eine integrierte Finanz berichterstattung zeitnah umzusetzen. 1 [Published] financial statements are based on the information used by management about the financial position, performance and changes in financial position of the entity. Vgl. dazu: IAS Framework F Siehe auch Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 9

10 Steigende Anforderungen an das Berichtswesen Einerseits trägt eine transparente Finanzberichterstattung den steigenden Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Transparenz Rechnung, andererseits entstehen aufgrund der erhöhten Informationsdichte (Veröffentlichung von Quartals berichten) aber auch zusätzliche Kosten und eventuell auch erhöhte Übernahme gefahren. Eine weitere denkbare Folge einer unzureichenden Anpassungs fähigkeit wäre, dass die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens von den finanzierenden Banken herabgestuft wird. Eine Integration der externen und internen Rechnungslegung löst auch die sogenannte Doppelzüngigkeit des Berichtswesens auf, da sowohl die Rechnungslegungssysteme wie auch die Rechnungszwecke (interne und externe Adressaten) vereint werden. 10 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

11 Integrierte Finanzberichterstattung C Integrierte Finanzberichterstattung Die integrierte Finanzberichterstattung vereint die unterschiedlichen Informationsanforderungen interner und externer Anspruchsgruppen in einer abgestimmten, harmonisierten Datenbasis. Das Steuerungs- und Informationsmodell stellt die zentrale Vorgabe zur Gestaltung der integrierten Finanzberichterstattung dar. In der idealen Welt der integrierten Finanzberichterstattung ist das Berichtswesen vollständig horizontal und vertikal integriert. Horizontale Integration meint dabei die Integration der internen und externen Berichterstattung auf jeder Berichtsebene für Ist-, Plan- und Vorschauwerte. Die vertikale Integration der Berichterstattung basiert auf eindeutig definierten Informationsstrukturen, Inhalten und Ermittlungs verfahren innerhalb der gesamten Berichtskette. Auf Konzernebene ermöglicht die integrierte Finanzberichterstattung Transparenz im Bereich der gemeldeten Daten, auf der Ebene der Berichtseinheit hingegen Effizienz hinsichtlich einer abgestimmten, harmonisierten Datenbasis in der gewünschten Informationsstruktur. Abb. 1 Horizontale und vertikale Integration des Berichtswesens Steuerungs- und Informationsmodell Vorgaben Konzern Transparenz Konzern Segmente Ist Plan Budget Business Unit Legaleinheit 1 Datenfluss Legaleinheit n Ebenen durchgängig Ist Plan Budget Ist Plan vertikale Integration Budget Berichtseinheiten Effizienz horizontale Integration Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 11

12 Integrierte Finanzberichterstattung Somit stellt sich die integrierte Finanzberichterstattung als eine mehrdimensionale Matrixstruktur dar, die übergreifend alle Anforderungen der Adressaten oder Stakeholder erfüllt. Abb. 2 Mehrdimensionale Matrixstruktur Gruppe Steuerungsdimensionen Teilkonzern Unternehmenseinheiten Aufrisse/Sichten Land Region gesamt gesamt gesamt Versionen Ist FC Budget Ist FC Budget Ist FC Budget Ist FC Budget GuV (Ergebnisrechnung) Innenumsatz Fremdumsatz Quelle Quelle Zusatzangaben bei Datenmeldung Intercompany-Aufriss für Meldepositionen zu verbundenen Unternehmen Zusatzangaben bei Datenmeldung täglich wöchentlich monatlich quartalsweise jährlich mehrere Jahre täglich wöchentlich monatlich quartalsweise jährlich mehrere Jahre Datenquelle Zusatzangaben (z. B. Regionen) Reportingfrequenz Berichtsumfang 1 Vorteile einer integrierten Finanzberichterstattung Die Vorteile einer integrierten Finanzberichterstattung sind: Transparenz Eindeutigkeit: Erstellung einer gültigen Berichtsversion mittels einer abgestimmten Datenbasis für alle Berichtsanforderungen, die für die Berichtsempfänger relevant sind Nachvollziehbarkeit: Drill-Down- und Analysefähigkeit durch integrierte Berichte bis hin zur Quelle der Dateneingabe Effizienz Schnelligkeit: Daten werden zeitnah ausgewertet und stehen dem Benutzer bei Bedarf in der erforderlichen Granularität zur Verfügung optimale Nutzung von Ressourcen: richtige und einmalige Ermittlung der Daten nach einheitlichem Verfahren an der Datenquelle (Quality-at-Source-Prinzip) 12 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

13 Integrierte Finanzberichterstattung 2 Anforderungen an eine integrierte Finanzberichterstattung Die Schaffung einer einheitlichen und transparenten Finanzsprache im Konzern oder Unternehmen ist Ausgangspunkt einer integrierten Finanzberichterstattung. Eine einheitliche Finanz sprache beseitigt Ineffizienzen in der Kommunikation zwischen der Unternehmens leitung einerseits sowie den Investoren und Analysten andererseits. Corporate Governance, (inter)nationale Anforderungen gemäß IFRS sowie lokales GAAP und Steuern gepaart mit den Anforderungen des Managements hinsichtlich der Steuerung bestimmen das Steuerungs- und Informations modell für die integrierte Finanzberichterstattung an die internen und externen Anspruchs gruppen eines Konzerns oder Unternehmens. 2.1 Abbildung der regulatorischen Anforderungen Für kapitalmarktorientierte Unternehmen ist es seit 2005 verpflichtend, für den Konzern abschluss IFRS als Rechnungslegungsstandard anzuwenden. Der IFRS-Grund gedanke ist eine transparente Darstellung (true and fair view) der Unternehmung mit dem Ziel, eine verbesserte Informationsgrundlage bereitzustellen sowohl für interne Adressaten als auch für externe Adressaten im Hinblick auf deren Investitions- und Desinvestitionsentscheidungen. Auch nicht börsennotierte, mittelständische oder familiengeführte Konzerne, die global agieren, erstellen zum Teil parallele Abschlüsse nach internationalen Standards, um so eine Vergleichbarkeit mit dem Wettbewerb zu ermöglichen und für den Kapital markt optimal aufgestellt zu sein. Häufig finden sich die internationalen Rechnungslegungsstandards auch in den Einzel abschlüssen wieder. Dennoch werden insbesondere vor dem Hintergrund der nationalen Steuer- und Dividendenregelungen auch die lokalen GAAP- Vorschriften (wie etwa das Handelsgesetzbuch HGB) sowie die steuer rechtlichen Anforderungen weiterhin Gültigkeit haben. Parallel bilanzierung Die regulatorischen Anforderungen zwingen in Deutschland viele Unternehmen dazu, parallel zu bilanzieren, also im Einzelabschluss einen übergeordneten Konzern rechnungslegungs standard (z. B. nach IFRS) zusätzlich zu den lokalen Anforderungen (lokales GAAP) abzubilden. Bei der Abbildung von parallelen Rechnungslegungs standards in den Prozessen und Systemen ist die Integrationstiefe des internationalen Standards zu definieren. Zu beachten ist hierbei, dass oftmals der Konzern rechnungslegungs standard nicht nur einmalig, sondern für jedes Quartal oder sogar für jeden Monat von der Einzelgesellschaft bereitgestellt werden muss. Lokale Abschlüsse sind hingegen meist nur einmal jährlich, etwa im Zuge der Steuer bemessung, aufzustellen. Viele Geschäftsvorfälle können durch die Ausübung von Wahlrechten im Rahmen der jeweiligen Rechnungslegungsanforderungen gleich bewertet und bilanziert werden. Doch einige Anforderungen, wie zum Beispiel die unterschiedlichen Aktivierungs- oder Abschreibungsvorschriften im Anlagevermögen, erfordern eine separate Abbildung. Das zentrale Ziel der Parallelbilanzierung ist, gemäß den parallelen Rechnungslegungs anforderungen die Geschäftsvorfälle zum Zeitpunkt der Entstehung automatisiert zu verarbeiten und zugleich die Berichtsanforderungen zu erfüllen. Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 13

14 Integrierte Finanzberichterstattung Segmentberichterstattung In breit diversifizierten oder global agierenden Unternehmen gilt die Berichterstattung nach einzelnen Segmenten als wichtiger Bestandteil der externen Rechnungslegung. Um den individuellen Adressaten des Konzernabschlusses ein möglichst vollständiges und präzises Bild der Unternehmung oder ihrer einzelnen Segmente (Geschäftsbereiche) bieten zu können, regelt IFRS 8 die Anforderungen an eine Segment bericht erstattung für börsennotierte Unternehmen. 3 IFRS 8 basiert auf dem sogenannten Management Approach und fordert finanzielle und beschreibende Informationen zu den berichtspflichtigen Segmenten eines Unternehmens. Die Darstellung der Segmentberichterstattung muss zum einen analog zur Struktur der operativen Segmente und zum anderen analog zu den internen Wert ansätzen erfolgen, die der Hauptverantwortliche oder Chief Operating Decision Maker zur Steuerung nutzt. 4 Bei einem harmonisierten internen und externen Rechnungs wesen werden somit für die IFRS-Bericht erstattung wie auch für die Segment bericht erstattung die gleichen Strukturen und Wertansätze verwendet. Allein an diesem Aspekt werden die Erfordernisse eines auf interne Informationen abgestellten Berichtswesens deutlich. Bei der Nutzung von kalkulatorischen Wertansätzen für das interne Management reporting können diese für die Segment bericht erstattung herangezogen werden. Eine Überleitung auf die IFRS-Konzern werte muss jedoch sichergestellt sein. Umsatzkostenverfahren Nicht nur die Berichterstattung nach Segmenten oder Geschäftsbereichen, sondern auch nach Funktionsbereichen ist für die internen und externen Adressaten von Interesse. Eine am Umsatzkostenverfahren (UKV) orientierte Bericht erstattung bildet die Nähe zum Controlling ab und zeigt durch eine Gegenüberstellung der Umsatzerlöse mit einer funktionalen Kostengliederung dem Unternehmens bereich die Entstehung der Kosten auf. Zwar lässt IAS 1 (IAS International Accounting Standard) eine Darstellung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) sowohl nach dem Gesamtkostenverfahren (GKV) als auch nach dem UKV zu, es sollte jedoch beachtet werden, dass das UKV international stark verbreitet ist. Durch die Ableitung der Kostenarten auf Funktionsebene zur Darstellung der Ergebnissituation (gemäß UKV) aus dem Controlling wird der bereits beschriebene Konvergenzaspekt zwischen dem internen und externen Rechnungs wesen noch bedeutsamer. Kapitalflussrechnung Als Indikator der Finanzlage dient als weiterer Bestandteil des Abschlusses die Kapital fluss rechnung, die nach den internationalen Rechnungslegungsstandards verpflichtend ist. Im Rahmen des Berichtswesens können auf diesem Weg Aussagen über das Innen finanzierungs potenzial oder die Kredittilgungsfähigkeit des berichtenden Unternehmens getroffen werden. Solche zusätzlichen Informationen können von den Adressaten des Abschlusses für Investitions entscheidungen genutzt werden. Zudem dienen diese Informationen auch als zentrale Kennzahlen für das Management, die heutzutage auch für die zu steuernden Unternehmensbereiche (z. B. Business Units oder Segmente) entscheidend sind. Als Ermittlungsverfahren für die Kapital fluss rechnung überwiegt in der Praxis bisher die indirekte Methode, bei der die Kapitalflussrechnung aus dem Jahresabschluss abgeleitet wird. In den letzten Jahren wird aber immer wieder auch die Möglichkeit einer direkten Ableitung der Kapital fluss rechnung aus dem nach den Kapital bewegungen aufgestellten Buchungs stoff diskutiert. 3 Der deutsche Gesetzgeber verzichtet im Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ( 297 Abs. 1 HGB) bewusst auf eine sehr detaillierte gesetzliche Regelung, um den Unternehmen so die Möglichkeit zu geben, auf internationale Rechnungslegungsstandards zurückzugreifen. 4 Vgl. auch IFRS 8.25 ff. 14 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

15 Integrierte Finanzberichterstattung Eigenkapital- und Rückstellungsspiegel Einen weiteren wesentlichen Bestandteil der Berichterstattung bilden die Spiegelinformationen, die Bewegungen wie etwa die Zu- und Abgänge darstellen. Zu den gängigsten Spiegeln zählen der Anlage-, der Eigenkapital- und der Rückstellungsspiegel. Gemäß IAS 1.8c führt der Eigenkapitalspiegel 5 neben den Kapitaleinzahlungen bzw. Kapital rück zahlungen auch die Transaktionen auf, die ohne Berührung der Erfolgs rechnung direkt gegen das Eigenkapital verrechnet werden. Diese Form der Darstellung erleichtert den Lesern das Nachvollziehen der Eigenkapitalentwicklung. Rückstellungen können einen wesentlichen Einfluss auf den Ergebnisausweis haben. Der Rückstellungsspiegel zeigt für jede wesentliche Kategorie von Rückstellungen die Bildung, die erfolgsneutrale Verwendung oder die erfolgswirksame Auflösung. Im Rahmen einer transparenten Berichterstattung wird der erwartete Mittelabfluss bezüglich der jeweiligen Rückstellungskategorien offengelegt. Erweiterte Angabepflichten für den Anhang Im Anhang werden alle qualitativen und quantitativen Informationen des IFRS- Abschlusses dargestellt. So etwa verpflichtet IFRS 7 das Management dazu, durch ein offenes, transparentes Risikomanagement das Berichtswesen um Angaben zu den Kredit-, Liquiditäts- und Marktrisiken von Finanzinstrumenten zu ergänzen. Neben dem klassischen Bankkredit stehen einem Unternehmen mit dem Leasing, der Mezzanine-Finanzierung usw. vielfältige Finanzierungsoptionen zur Verfügung. Diese unterschiedlichen Formen der Eigen- und Fremdfinanzierung bergen allerdings für die Unternehmen und die Kapitalgeber auch unterschiedliche Risiken, über die gemäß IFRS 7 informiert werden muss. Der Abschlussbericht sieht somit auch eine Bewertung aller Risiken vor was aber für bestehende und zukünftige Kapitalgeber die erforderliche Transparenz schafft. 2.2 Harmonisierung des externen und internen Rechnungswesens Internationale Rechnungslegungsstandards wie IFRS zeichnen sich durch ihre enge Verbindung zum Controlling aus und dienen damit einer einheitlichen und transparenten Finanz sprache. Damit bieten diese Rechnungslegungs standards eine verbesserte Ausgangs basis für eine Harmonisierung des internen und externen Rechnungs wesens bis hin zum Aufbau einer einheitlichen Datenbasis. Das Controlling als Informationsdienstleister stellt betriebswirtschaftliche Steuerungsinformationen in strukturierter und komprimierter Form zur Verfügung und gewinnt für die IFRS-Rechnungslegung im Kontext extern kommunizierbarer Finanz informationen zunehmend an Bedeutung. Mit Harmonisierung ist demnach eine möglichst einheitliche Darstellung von bislang voneinander abweichenden internen Darstellungen einerseits und den nach IFRS extern publizierten Finanz daten andererseits gemeint. 5 Auch Eigenkapitalveränderungsrechnung genannt. Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 15

16 Integrierte Finanzberichterstattung Eine in dieser Form integrierte Betrachtung ermöglicht eine hohe Deckungsgleichheit zwischen der internen Leistungsmessung (Planung, Steuerung, Kontrolle) auf verschiedenen Ebenen (z. B. Gesamtunternehmen, Segmente oder Profit center) und den analog zu den internationalen Rechnungslegungsstandards extern publizierten Größen. Änderungen in der externen Rechnungslegung wirken sich damit unmittelbar auf die internen Berichtsinhalte und Steuerungskennzahlen aus. Dabei gilt der IFRS-Grundsatz, dass entscheidungsrelevante Informationen, die für interne Steuerungs zwecke herangezogen werden, auch für externe Investoren bedeutsam sind. Das Ziel einer integrierten Finanzberichterstattung nach IFRS ist die Darstellung eines Unternehmens durch die Augen des Managements. Interne Größen können somit unmittelbar für die externe Berichterstattung abgeleitet werden. Von besonderer Bedeutung ist hierbei die Integration bzw. Konvergenz von interner und externer Berichterstattung im Rahmen einer engeren Verzahnung beider Funktionen. Letztlich folgt daraus eine gemeinsame Organisation für das interne und externe Rechnungswesen, die auch unter gemeinsamer Führung steht. Die Harmonisierung des internen und externen Rechnungswesens zeichnet sich auch durch einen Wandel in den Prozessen der internen Unternehmensrechnung als zentraler Bestandteil des Controllings ab. Zunehmend verzichten die Unternehmen auf kalkulatorische Ansätze und greifen auf unveränderte Erfolgsgrößen der externen (internationalen) Rechnungslegung zurück. Diese auch prozessual bedingte Veränderung charakterisiert die Konvergenz bzw. Integration externer und interner Rechnungslegungs systeme. Diese Entwicklung wird zudem durch die Anforderungen der Corporate Governance unterstützt. 3 Standardisierung als Basis einer integrierten Finanzberichterstattung Standardisierung ist ein Synonym für die Vereinheitlichung von Daten strukturen, Prozessen, IT-Systemen und Organisationsprinzipien in einem Unternehmen. Durch eine so erzielte Reduktion interner Komplexität wird die Steuerung der externen Komplexität unterstützt. Denn eine Komplexität, die nicht organisations bedingt, etwa aufgrund des Geschäftsmodells, erforderlich ist, verursacht unnötige Kosten und Risiken. Eine verstärkte Standardisierung ermöglicht hier das Nutzen von Effizienz- und Einsparpotenzialen und erhöht die Informationsqualität. Vorteilhaft ist ein Standard jedoch nur dann, wenn er das Geschäftsmodell und die Integration in die regionale Umgebung unterstützt. Zudem muss ein Standard beibehalten werden und sich bei veränderten Voraussetzungen weiterentwickeln können man spricht hier von einem lebenden Standard. Damit ist sichergestellt, dass der sich entwickelnde Standard jederzeit also auch in Zukunft als Standard erhalten bleibt. Ein wesentlicher Schlüssel bei diesem Vorgehen ist die jeweils angemessene Anpassung des Standards an das sich verändernde Umfeld, durch die das Unternehmen seine Beherrschung des Anforderungs- und Änderungsprozesses zeigt. 16 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

17 Integrierte Finanzberichterstattung Der Begriff Finance Transformation steht für Standardisierung im externen wie auch internen Rechnungswesen mit dem Ziel einer Kostenreduktion und Erhöhung der Flexibilität im Hinblick auf die zeitnahe Abbildung neuer oder sich verändernder Geschäftsmodelle. Unter diesem Stichwort werden aktuell unterschiedliche Standardisierungsinitiativen diskutiert, die Auswirkungen auf eine integrierte Finanzberichterstattung haben. Im Folgenden werden vier Evaluations stufen der Standardisierung erläutert: 1. Informationssicherheit durch standardisierte Datenstrukturen (z. B. standarisierter Kontenplan SCoA) 2. Effizienzpotenziale durch Nutzung einheitlicher Prozess- und Systemtemplates (z. B. OneERP) 3. Einsparpotenziale durch organisatorische Bündelung von Kompetenzen (z. B. Financial-Shared-Service-Center) 4. Anwendung der Standardisierungsstufen aus dem externen Rechnungswesen im Controlling (z. B. Controlling-/Reporting Factory) Abb. 3 Finance Transformation Evaluationsstufen der Standardisierung 3. Level Global Sourcing (Center of Excellence, transaktionale Prozesse, Businesspartner-Organisation) Bündelung (Center of Excellence, transaktionale Prozesse) 2. Level 1. Level Controlling, 4. Level (Organisationsstrukturen, Kostenstellen, Verteilungsschlüssel) standardisierte Finanzprozess (Prozessverantwortlicher End-to-End (z. B. Record-to-Close, Close-to-Report) OneERP Template (Finance Backbone) Kontierungsrichtlinie Datenstrukturen (standardisierter Kontenplan) Bilanzierungsrichtlinie und Konzernkontenplan Governance Strukturen Demand Management Automatisierung/Enabling Technology lokale/regionale Plattform inhouse/outsourcing Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 17

18 Integrierte Finanzberichterstattung 3.1 Informationssicherheit durch standardisierte Datenstrukturen Die Datenstrukturen im Rechnungswesen und Controlling bilden die Basis der Erfassung und Verarbeitung von Finanzinformationen, die für eine integrierte Finanz bericht erstattung benötigt werden. Die Sicherstellung einer hohen Datenqualität sowie standardisierte Datenstrukturen ermöglichen transparente und konsistente Informationen. Alle für das Rechnungswesen relevanten Informationen sollten bereits an der Datenquelle einmalig in der geforderten Qualität aufbereitet und zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Im Mittelpunkt der Daten strukturen im externen Rechnungswesen und Controlling steht der Kontenplan als Instrument der sachlogischen Strukturierung der Konzernvorgaben für die Informationserfassung auf transaktionaler Ebene. Der standardisierte Konten plan oder Standard Chart of Accounts (SCoA) ist das Fundament für eine Standardisierung des Rechnungswesens. Der SCoA basiert auf einer logischen Kontenstruktur mit vordefinierten Kontenebenen, durch die sowohl konzerneinheitliche als auch lokale Anforderungen effizient erfasst werden können. 6 Alle relevanten Dimensionen werden nach dem Quality-at-Source-Prinzip einmalig in ausreichender Detaillierung erfasst. Unter dem Begriff Dimensionen verstehen wir nicht nur Sachkonten im klassischen Sinn, sondern auch konzerneinheitliche Zusatzkontierungen wie Bewegungsarten, Profitcenter, Segmente, Land, Produktgruppe sowie gegebenenfalls erforderliche Verdichtungs ebenen (z. B. Konzernkonten). Der SCoA-Ansatz strukturiert und beschreibt alle für das Berichtswesen relevanten Dimensionen einschließlich der Ermittlungsverfahren in einer Kontierungsrichtlinie. Die Kontierungs richtlinie ist das Handbuch des Anwenders und ermöglich eine korrekte Ermittlung und Erfassung der Finanzdaten. Die zeitnahe Verfügbarkeit qualitativ hochwertiger Daten für das Konzernrechnungs wesen wird jedoch häufig im Widerspruch zur flexiblen Umsetzung lokaler Anforderungen in den Einzelgesellschaften gesehen. Grund voraussetzung für die Auflösung dieses scheinbaren Widerspruchs ist ein effektives Management der Informationsstrukturen im Rechnungswesen. Entsprechende Governance-Strukturen regeln den Betrieb und die Pflege des Kontenplans, sodass einmal standardisierte Daten strukturen zu jeder Zeit standardisiert bleiben. 6 Siehe auch PwC (Hg.): Quality at source 2.0 Der Kontenrahmen als Grundlage für ein effizientes Reporting, Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

19 Integrierte Finanzberichterstattung 3.2 Effizienzpotenziale durch Nutzung einheitlicher Prozessund Systemtemplates Einheitliche Prozesse und Ermittlungsverfahren erhöhen die Effizienz der Bereitstellung einer integrierten Finanzberichterstattung. Die standardisierten Daten strukturen werden einheitlich erfasst und integriert verarbeitet und ermöglichen so eine gleichförmige Weiterverarbeitung der Informationen zu einer integrierten Finanzberichterstattung. Immer mehr Unternehmen entwickeln Prozess- und Systemtem plates, sogenannte OneERP-Plattformen, um ihre Prozesse technologisch einheitlich abzubilden. Einheitliche Strukturen, Prozesse und Systeme ermöglichen konzernweit eine schnelle und effektive Umsetzung neuer Anforderungen. Häufig gilt es dabei, den Widerspruch zwischen konzernweiter Standardisierung und der flexiblen Umsetzung lokaler Anforderungen in den Einzel gesellschaften immer wieder neu aufzulösen. Eine OneERP-Plattform hat folgende vier Komponenten: Abb. 4 Komponenten einer OneERP-Plattform lokale Ausprägungen wie steuer rechtliche und regulatorische Anforderungen lokalspezifisch regional/ geschäftsspezifisch regionale oder geschäftsspezifische Funktionalitäten, die nicht Teil des Konzernstandards sind alle Rechnungswesen- und Controllingprozesse, die Konzernstandard sind Prozesse Kern im Kernsystem sind alle konzernweit einheitlichen Elemente, wie Konten plan oder spezielle Customizing- Einstellungen, vordefiniert Ein wesentlicher Schlüssel zur erfolgreichen Anwendung ist die koordiniert gesteuerte Anpassung des Standards an sich verändernde Anforderungen und damit die Beherrschung des Anforderungs- und Änderungsprozesses. Das Demand-Management stellt sicher, dass weltweit identische Standards und Tools eingesetzt werden unter Berücksichtigung regionaler Besonderheiten und somit konzernweit Transparenz herrscht. Notwendige Veränderungsprozesse können dann schnell und effizient umgesetzt werden. Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP 19

20 Integrierte Finanzberichterstattung 3.3 Einsparpotenziale durch Bündelung von Kompetenzen Die Standardisierung von Datenstrukturen, Prozessen und Systemen schafft die Voraussetzung zur Bündelung von Aufgaben. Diese organisatorischen Anpassungen wurden in den letzten Jahren im Rechnungswesen häufig durch den Aufbau von Financial-Shared-Service-Centern umgesetzt, die standardisierte Prozesse im Rechnungs wesen räumlich und disziplinarisch bündeln. Dies betrifft häufig die Prozess bereiche Order-to-Cash (Erfassung und Bearbeitung offener Forderungen) und Purchase-to-Pay (Bearbeitung eingehender Rechnungen). Es bietet sich jedoch an, diese organisatorischen Anpassungen genau so auch im Berichtswesen vorzunehmen. Nach der Standardisierung der Strukturen, Prozesse und Systeme und deren organisatorischer Bündelung stellt sich die Frage nach dem Global Scourcing: Sollen Aufgaben unternehmensintern ausgeführt oder extern eingekauft werden? Diese Frage sollte insbesondere aus IT-Sicht und aus fachlicher Sicht betrachtet werden. 3.4 Anwendung der Standardisierungsstufen im Controlling Der aktuelle Trend geht hin zum Aufbau von Controlling-Shared-Services-Centern bzw. Controlling- und Reporting-Factories. In Controlling- oder Reporting- Factories werden die Standardisierungsstufen des externen Rechnungswesens, also die Standardisierung der Datenstrukturen, Prozesse und Systeme, sowie die organisatorische Bündelung auch auf die Controllingfunktion angewendet. Mit dem Aufbau einer Controlling Factory wird das Controlling-Betriebsmodell effizienter und effektiver. Die Betriebsmodelle trennen hier zwischen Basis- und Spezial aufgaben, Steuerungs- und Formalisierungsaufgaben sowie Aufgaben mit unmittelbarer Nähe zum Geschäft. Ziel ist eine Controllingfunktion, die zum einen ihren Wert als Businesspartner erhöht und zum anderen die Betriebskosten im eigenen Bereich senkt. Diese Vorgehensweise ist erfolgreich, wenn alle vorausgehenden Schritte, also die Standardisierung von Datenstrukturen, Prozessund Systemtem plates sowie die Bündelung von Kompetenzen, vollzogen sind. 20 Integrierte Finanzberichterstattung in SAP ERP

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