Market Research. Anforderungen an ERP Lösungen im Mittelstand

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1 Market Research Anforderungen an ERP Lösungen im Mittelstand März 2005

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINFÜHRUNG ERP MARKTENTWICKLUNG ANFORDERUNGEN AN ERP-LÖSUNGEN IM MITTELSTAND ARCHITEKTUR UND TECHNOLOGIE Allgemein/Systemarchitektur Plattformunabhängigkeit Integrationsfähigkeit Internet-Fähigkeit Interoperabilität ERFORDERNISSE AUS UNTERNEHMENSSICHT UND IT MANAGEMENT Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Kosten/Nutzenverhältnis Auswahl ERP Dienstleister ENDANWENDER ANFORDERUNGEN Ergonomie Anpassung und Personalisierung Leistungsfähigkeit SOFTM SUITE DIE TECHNOLOGIE SOFTWAREARCHITEKTUR Plattformen/Datenbanken Modularer Aufbau Releasefähigkeit ERGONOMIE Frontend-Gestaltung Workflow-Integration Kontrollzentren INTERNET-FÄHIGKEIT Internet-Applikationen INTEROPERABILITÄT Integration interner Applikationen Integration externer Applikationen Seite 2 von 26

3 4.4.3 Pervasive Computing OUTPUT-MANAGEMENT SERVER-BASED COMPUTING AUTOMATISCHE ABLAUFSTEUERUNG/SCHEDULING SOFTM SUITE DIE LÖSUNG Durchgängige Lösung Highend-Features FOKUS MITTELSTAND KOSTEN-NUTZENVERHÄLTNIS INVESTITIONSSICHERHEIT Seite 3 von 26

4 1 Einführung Der vorliegende Report wurde im Auftrag der SoftM Software und Beratung AG zusammengestellt. Er gibt aus der META Group Perspektive eine Betrachtung zum ERP-Lösungsmarkt im Mittelstand. Diese richtet sich auf zwei Ebenen, einerseits die einzelwirtschaftlich geprägte, aus der Sicht der anwendenden Unternehmen, andererseits die marktbezogene Sicht, in der Nachfragestrukturen, Anbieter und Technologien zusammenwirken. META Group bildet daraus ein Szenario, das sich zwar mit global präsenten Technologien auseinandersetzt, regional aber eher auf den deutschsprachigen Markt abzielt, mit den dort gegebenen Nachfragemustern und Anbieterstrukturen. Berücksichtigung finden in dieser Betrachtung alle Anbieter, da der Report ein generisches, unabhängiges Bild vermitteln soll. Der erste Abschnitt gibt einen Abriss zum Markt aus historischer Sicht und zum derzeitigen Status. Der zweite Abschnitt beschäftigt sich mit den Technologien und wie sie für die betriebswirtschaftlichen Belange von mittelständischen Unternehmen einschließlich ihrer besonderen Anforderungen über heutige ERP-Lösungen umgesetzt sind. Im Anschluss daran schildert SoftM in einem separaten Abschnitt, wie ihre Produktsuite auf die Markterfordernisse ausgerichtet und abgestimmt ist. Dies ist demzufolge eine Anbieterdarstellung und muss nicht zwingend kongruent mit der META Group Ansicht sein. Sie nimmt allerdings direkten Bezug auf die in den vorderen Abschnitten diskutierten Kriterien und Markterfordernisse. Seite 4 von 26

5 2 ERP Marktentwicklung Der ERP-Markt hat sich im Verlauf der letzten vier Jahre grundlegend gewandelt. Vorbei sind die Zeiten, in denen jedes Anwenderunternehmen eine ERP-Software einführen wollte und bereit war, nahezu jeden Preis dafür zu zahlen. Der Markt hat sich von einem Anbieter- zu einem Nachfragermarkt entwickelt. Dies hat nicht nur zu einem verschärften Preiskampf geführt, sondern auch dazu, dass das Produkt und Service Angebot mehr denn je den spezifischen Anforderungen der nachfragenden Unternehmen entsprechen muss. Aufgrund der Marktsättigung im Enterprise Segment (Global 2000) und des noch relativ hohen ERP Investitionsbedarfs im Mittelstand, sind mittelständische Unternehmen ein wichtiges Zielsegment für ERP Produktanbieter geworden. Die META Group definiert das Mittelstandssegment im deutschsprachigen Markt als Unternehmen mit 100 bis Beschäftigten. Firmen dieser Größenordnung repräsentieren ein anderes Geschäft als das der Global 2000 Unternehmen. Insbesondere für die internationalen ERP Anbieter hat sich der deutschsprachige Mittelstand in der Vergangenheit als sehr schwierig erwiesen. Produkte, Dienstleitungen und Vertriebskanäle müssen an die Anforderungen des Mittelstandes angepasst sein, um in diesem Marktsegment erfolgreich zu sein. Da sich der Markt von einem Anbieter- zu einem Käufermarkt gewandelt hat, mussten aber auch etablierte lokale Anbieter dem Wettbewerbsdruck und der Marktkonsolidierung weichen. Analysen der META Group zeigen, dass die Marktkonsolidierung weiter fortschreiten und zu einem besseren mittelständischen ERP Produktangebot führen wird. Produktanbieter, die langfristig sich im Mittelstand positionieren, werden ihre Produkte und Leistungen noch stärker den spezifischen Anforderungen des Mittelstandes anpassen müssen, um sich von ihren Mitbewerbern zu differenzieren. Übernahmen und Firmenzusammenschlüsse bedeuten, dass Produkt- und Architekturfragen in der Übergangszeit, die bis zu 2 Jahren dauern kann, nur unzureichend geklärt werden. Letztendlich führt die Konsolidierung der Anbieterlandschaft dazu, dass bestimmte Plattformen nicht mehr unterstützt werden und Produkte vom Market genommen werden, mit der Folge das die betroffenen mittelständischen Unternehmen gezwungen sind, in die so genannte nächste Generation der ERP Systeme zu investieren. Der Schritt eine neue ERP Lösung einzuführen, zwingt mittelständische Unternehmen dazu, strategischer über die Beschaffung von Softwarelösungen nachzudenken. Die Auswahl einer ERP Lösung sollte keinem Dienstleister oder Berater überlassen werden, der eigene Interessen bei der Auswahl verfolgt, da er z.b. nur für ein bestimmtes ERP Produkt Ressourcen und Kompetenzen für die Implementierung hat. Bei der Auswahl des richtigen ERP Produktes sollten die spezifischen Anforderungen des Unternehmens Seite 5 von 26

6 im Vordergrund stehen. In den nachfolgenden Kapiteln werden die wesentlichen Anforderungen des Mittelstandes zusammengefasst. 3 Anforderungen an ERP-Lösungen im Mittelstand 3.1 Architektur und Technologie Allgemein/Systemarchitektur Die Architekturen von ERP Systemen haben sich in den vergangenen Jahren grundlegend gewandelt. Waren die frühen, fast ausnahmslos proprietären ERP Lösungen noch stark durch ihre Eigenständigkeit und ihren monolithischen Aufbau bestimmt, so finden sich nun immer mehr flexible Elemente in den entsprechenden Applikationsarchitekturen. Die folgenden Imperative bestimmen die Systemarchitektur von adaptiven ERP Lösungen (sogenannte erweiterte oder ERP II Generation): Adaptierbarkeit Serviceorientierung Collaboration Alt Neu Application Infrastructure Business Application Services Business Framework Services Infrastructure Framework Services Infrastructure Foundation Services Abbildung 1: Entwicklung zum Enterprise Technology Model (ETM) Seite 6 von 26

7 Sowohl die Adaptierbarkeit als auch die Serviceorientierung gehen von einem völlig neuen Architekturverständnis aus: das ERP System ist kein eigenständiger Block im Bebauungsplan der Applikationsarchitektur mehr, sondern offen gestaltet und mit anderen Applikationen (sowohl intern als auch extern) integriert; bisher in der Applikation fest programmierte Technologiekomponenten (z.b. EDI (Electronic Data Interchange) oder etwa Batch-Monitore), sind als Infrastrukturdienste ausgelagert und stehen auch allen anderen Applikationen zur Verfügung. Vor allem aus der Sicht des Investitionsschutzes und vor dem Hintergrund einer Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) hat diese Konzept einen wesentlichen Vorteil gegenüber herkömmlichen Ansätzen. Die wichtigsten allgemeinen Zielsetzungen von adaptiven ERP Lösungen sollen im Folgenden kurz skizziert werden: Erweiterbarkeit Fähigkeit zur Realisierung organisatorischer und funktionaler Erweiterungen (gemäss den sich verändernden Geschäftsprozessanforderungen) Interoperabilität Fähigkeit zur internen und externen Integration (z.b. die Realisierung von unternehmensweiten und vor allem applikationsübergreifenden Geschäftsprozessen oder die Einbindung neuer Geschäftspartner) Dynamik Fähigkeit zur schnellen, dynamischen Anpassung an Veränderungen (sowohl in Bezug auf das Geschäftsmodell als auch einzelne (möglicherweise neue) Geschäftsprozesse) Skalierbarkeit Fähigkeit zur Skalierung der Architektur ( up und down z.b. in Bezug auf den Datendurchsatz oder die Benutzeranzahl) Wartbarkeit Fähigkeit zur dauerhaft effizienten Wartung (z.b. online Konfiguration und optimierte Releasefähigkeit (komfortables Release-Handling)) Transparenz Fähigkeit zur Schaffung einer Prozesstransparenz (z.b. durch Online-Dokumentation und Beleg-Tracking ) Seite 7 von 26

8 Am Beispiel Collaboration lässt sich der Hintergrund der Entwicklung der vergangenen Jahre gut verdeutlichen. Mit dem Ausklingen des 20. Jahrhunderts erhielt das Internet verstärkt Einzug in die Abwicklung geschäftskritischer Transaktionen. Auch die Übertragungsraten der Firmennetze (Local Area Networks LAN) und der Weitstreckennetze (Wide Area Networks WAN) stiegen kontinuierlich, so dass das Netzwerk und die Unternehmenskommunikation und transaktionen bei weitem nicht mehr nur auf Telefon und Fax beschränkt blieben. Eine sich kontinuierlich entwickelnde Zusammenarbeit von Geschäftspartnern über die neuen Technologien war zu beobachten. Große Unternehmen richteten sogar virtuelle Netze (Virtual Private Networks VPN) ein, um mit ihren langjährigen Lieferanten und Vertriebspartnern den Bedarf und den Absatz gemeinsam zu planen und die dafür notwendigen Transaktionsabwicklungen unkompliziert und in Echtzeit in den Systemen der betroffenen Unternehmen nachvollziehen zu können. Durch die automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen sparten die daran teilnehmenden Unternehmen wertvolle Zeit und verschafften sich dadurch eine Reihe von Wettbewerbsvorteilen. Während die hierfür häufig genutzten EDI-Verbindungen lediglich statische Dokumente übermitteln konnten und selbst die Anbindung von Partnern über ein Intranet nur ausgewählte, asynchron aktualisierte Unternehmensdaten bereitstellte, sieht die aktuelle Evolutionsphase eine mittels XML (Extensible Markup Language) übertragene, prozessorientierte Kooperationsmöglichkeit (Collaboration) vor. META Group Trend: In den kommenden Jahren werden sich zur Unterstützung der Wertschöpfungskette adaptive, web-basierte und prozessorientierte Integrationslösungen zwischen Schlüsselpartnern etablieren und dafür sorgen, dass Prozesskoordinationskosten (über unterschiedliche Systeme hinweg) beachtlich gesenkt werden können. Über eine netzwerkweite Messaging-Infrastruktur können Business Events ausgelöst werden, die Geschäftsprozesse aktiv steuern. Dabei werden XML (Extensible Markup Language) und Web Services eine solche Collaboration ermöglichen, die sinngemäß und im Kontext abgewickelt werden kann und das Verhältnis zum Kunden, zu Mitarbeitern und Partnern erleichtert. Im Folgenden wird anhand ausgewählter Anforderungsbereiche vor allem aus der Sicht des Mittelstandes aufgezeigt, wie moderne ERP-Lösungen auf diese Herausforderungen eingehen und sowohl adaptive als auch service-orientierte Elemente in ihre Architekturen aufgenommen haben Plattformunabhängigkeit Adaptive Lösungsarchitekturen sind vor allem dadurch gekennzeichnet, dass ein grosses Mass an Wahlfreiheit in Bezug auf die eingesetzte Basistechnologie besteht. Gerade im Mittelstand ist diese Seite 8 von 26

9 Flexibilität von besonderer Wichtigkeit, da hier in der Regel längerfristige Innovationszyklen zu berücksichtigen sind. D.h. dem Einsatz von aktueller Spitzentechnologie wird konservativer begegnet und es werden aus Kostengründen auch durchaus einzelne Innovationsschritte nicht realisiert und oftmals bewusst übersprungen. Auf der Server-Seite dominieren im Mittelstand die Betriebssysteme Windows, Linux, Unix und OS/400. Die Positionierung von Unix wird seitens META Group allgemein mit absteigender Bedeutung beurteilt. Im Bereich Client finden sich im Mittelstand zumeist Windows-PCs (meist unterschiedlicher Generationen von Betriebssystemen). Allerdings gibt es auch immer mehr Unternehmen, die im Rahmen ihrer IT-Strategie bereits konsequent sogenannte Internet-GUIs (Graphical User Interfaces) einsetzen: hier ist das Endgerät des Benutzers ein Thin Client, der lediglich durch einen Internet-Browser mittels HTML (Hypertext Markup Language) mit den Applikationen in Verbindung steht. Ferner muss selbstverständlich auch in Betracht gezogen werden, dass der Mittelstand über diverse Terminals früherer Legacy -Systeme verfügt, die durchaus noch zum Einsatz kommen sollen. Im Gegensatz zur Server-Seite ist hier folglich eine höchstmögliche Flexibilität seitens des ERP Systems gefordert. Die aktuell am häufigsten anzutreffenden Datenbank-Systeme sind Oracle sowie SQL-Server und in Einzelfällen im gehobenen Mittelstand: DB2. Ein Höchstmass an Flexibilität ist dann gewährleistet, wenn die eingesetzte ERP Lösung eine sogenannte 3-Tier-Architektur mit einer konsequenten Trennung von Präsentation, Applikationslogik und Datenhaltung beinhaltet. Hier können die drei Schichten Client, Server und Datenbank unabhängig voneinander ausgestaltet werden, die ERP Systemarchitektur also individuell auf die technologischen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens abgestimmt werden. Moderne ERP Lösungen sind meist so ausgelegt, dass die Kommunikation zwischen den Ebenen auf der Basis von XML (bzw. Web Services) stattfindet Integrationsfähigkeit Wie bereits im einleitenden Abschnitt über die allgemeine Entwicklung von ERP Systemarchitekturen angedeutet, stellt die Integrationsfähigkeit einen besonders kritischen Erfolgsfaktor dar. Aufgrund der mannigfaltigen Integrationsanforderungen des Mittelstandes ist es absolut erforderlich, dass moderne ERP Lösungen entsprechende Komponenten zur Integration enthalten. Seite 9 von 26

10 Um sicherzustellen, dass die ERP Architektur mit möglichst vielen anderen Lösungen (sowohl interne als auch externe) integriert werden kann, sollten ERP Lösungen offene Standards, wie z.b. TCP/IP (Universelles Internetprotokoll) XML ( Lingua Franca im Internet-basierten Nachrichtenaustausch) Web Services verwenden. Insbesondere die Verwendung von Web Services bietet eine standardisierte, universelle Möglichkeit der Integration sowohl zwischen den einzelnen Schichten der ERP 3-Tier-Architektur als auch für die asynchrone, nachrichten-orientierte Kopplung mit anderen Applikationen. Die Zukunftssicherheit hängt allerdings stark davon ab, ob diese Web Services sich auch tatsächlich an den Notationen der relevanten Gremien und Standardisierungsorganisationen orientieren. An dieser Stelle soll konkret auf die veröffentlichten Konventionen der Business Process Management Initiative (BPMI), an der sich fast alle namhaften Hardware- und Software-Hersteller beteiligen, hingewiesen werden (siehe auch Die von BPMI entwickelten Konventionen umfassen neben standardisierten Nachrichtentypen auch eine verbindliche Definition von Prozessen und den zugrundeliegenden Stammdaten und sollten so auch von den ERP Lösungen verwendet werden Internet-Fähigkeit Für fast alle modernen, sogenannten e-business-technologien ist die Internet-Fähigkeit eine dominierende Anforderung. Gerade mittelständische Unternehmen wünschen sich einen standortunabhängigen Zugriff auf die Applikationen und sind angewiesen auf eine reibungslose Integration mit unterschiedlichen Geschäftspartnern. Wichtige e-business-anwendungsbereiche sind: E-Business Shops (für sogenannte B2C-Anwendungen) Portale (sowohl für B2E als auch B2C und B2B-Anwendungen) Virtuelle Marktplätze (d.h. B2B-Anwendungen) Zukunftsweisende ERP Lösungen müssen die dazugehörige Standardinfrastruktur bereithalten; die entsprechend dafür erforderlichen Komponenten sind in den vorangegangenen beiden Kapiteln bereits veranschaulicht worden. Vollständig Internet-basierte Lösungen nutzen diese technologische Basis nicht nur für die Umsetzung von e-business-anwendungen, sondern auch Seite 10 von 26

11 als interne Zugriffs-, Verwaltungs- und Steuerungsmöglichkeit (u.a. für die Realisierung einer Vorgangsbearbeitung (Workflow) innerhalb des ERP Systems) Interoperabilität Die technologische Basis zur Abdeckung der geschilderten Anforderungen der Integrations- und Internet-Fähigkeit ermöglicht ferner die Anbindung von zusätzlichen Subsystemen an ERP Lösungen. Über sogenannte Konnektoren können unterschiedliche Geräte z.b. zur Betriebsdatenerfassung (sogenannte BDE-Geräte), zur Lagersteuerung oder zur Kommunikation mit Außendienstmitarbeitern (über Handhelds oder Mobilfunkgeräte) eingebunden werden. Auch im Mittelstand finden sich in der Produktion, in der Lagerhaltung oder im Vertrieb solche Geräte, die reibungslos in die Applikationslogik der ERP Lösung eingebunden werden müssen. Ist die Netzbandbreite entsprechend ausgelegt und werden die erforderlichen Standards bzw. Protokolle verwendet, so kann diese Kommunikation auch multimedial erfolgen. Neben der Verwendung von text-orientierter Informationen soll an dieser Stelle vor allem auf die Übermittlung von Sprache, Bildern und Videos hingewiesen werden. 3.2 Erfordernisse aus Unternehmenssicht und IT Management Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang Hand in Hand mit der technologischen Weiterentwicklung haben sich die Anforderungen an den betriebswirtschaftlichen Leistungsumfang von ERP Lösungen entwickelt. Der betriebswirtschaftliche Funktionsumfang einer ERP Lösung hat bei mittelständischen Unternehmen höchste Priorität. Nur in Ausnahmefällen wird akzeptiert, dass erforderliche Funktionen aufwendig angepasst oder zusätzlich programmiert werden müssen. Dem zugesagten Funktionsumfang kommt deshalb eine besondere Bedeutung zu. Dies hat dazu geführt, dass nun überwiegend so genannte erweiterte ERP (ERP II) Lösungen angeboten werden. Das erweiterte ERP ist eine Produkt- bzw. Anwendungsstrategie, die vorsieht, sich von traditionellen ERP-Funktionalitäten und -Modulen auszuweiten und eine nahtlose Integration mit geschäftskritischen Stützprozessen sowie mit unternehmensinternen und unternehmensübergreifenden Transaktionsprozessen (Collaboration) zur realisieren. Die vollständige Integration von operativen Prozessen und Finanzflüssen - der ursprünglichen ERP-Kernkompetenz - ist dabei selbstverständlich. Seite 11 von 26

12 Collaborative SCM SCM Mfg. Planning Mfg. Exec. Demand/ Supply WH Planning Mgmt. Distrib. Planning Trans. Mgmt. Trans. Planning ERP Product Mgmt. Strategic Planning Employee Systems Legacy Systems Order Mgmt. Mfg. Finance Web/ Intranet HR Logistics Operational CRM Service Auto. Marketing Auto. Sales Auto. Mobile Sales (Prod. CFG) Field Service Collaborative CRM Closed-Loop Processing (EAI, ETLM) KM/CM Data Warehouse Data Marts Quelle: META Group Analytical Abbildung 2: Erweitertes ERP-Ökosystem Single customer view und Vertriebscontrolling sind Beispiele für Customer Relationship Management (CRM) Funktionen, die ein fester Bestandteil von ERP II wurden. Bei den Supply Chain Management (SCM) Funktionalitäten sind beleglose Kommissionierung, Erfassung von elektronischen Bestellungen, Kunden/Partner Portale zu elementare Bestandteilen von ERP II Lösungen geworden. Die Business Intelligence (BI) bzw. die Reporting Funktionalitäten einer erweiterten ERP Lösung sind insbesondere für die Geschäftsführung entscheidend. Da die Geschäftsführung üblicherweise nicht direkt mit der klassischen ERP Funktionalitäten arbeitet, zeigt sich der Nutzen für sie im Tagesgeschäft beim Umgang mit den Auswertungen bzw. Auswertungsmöglichkeiten und der Steuerung des Unternehmens. BI und eine Data Warehouse Integration sehen deshalb mittelständische Unternehmen als einen integralen Bestandteil einer Gesamtlösung Kosten/Nutzenverhältnis Sowohl bei ERP-Erstimplementierungen als auch bei ERP-Ersatzinvestitionen werden von den IT Management und der Geschäftsführung folgende Aspekte betrachtet: Kosteneinsparungen Im Gegensatz zu Großenunternehmen führen Mittelständler meist keine umfangreichen TCO oder ROI Analysen durch. Mittelständische Unternehmen bevorzugen Lösungen, die einen praktischen Seite 12 von 26

13 und offensichtlichen Nutzen versprechen. Bei der Betrachtung des Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen pragmatische d.h. schnelle und klar quantifizierbare Ansätze im Vordergrund. Da insbesondere die Geschäftsführung in den meisten Fällen sehr detaillierte Einblicke in die Kernprozesse und Kostenstrukturen hat, konzentrieren sich die Analysen bzw. die Nutzenabschätzungen auf konkrete Einsparungen in Teilprozessen, z.b. bei der Einführung einer beleglosen Kommissionierung oder bei der Reduzierung des Lagerbestandes. Steigerung der internen und externen Dienstleistungsqualität Auf Basis modernerer ERP-Systemarchitekturen wird die Servicequalität beispielsweise von Employee-Self Service (ESS)-Systemen gesteigert, was einen direkten positiven Einfluss auf die unternehmensspezifische Fluktuationsrate hat. Aber auch die Möglichkeit des Senior Managements, innerhalb kürzester Zeit aktuellste Unternehmenskennzahlen abzurufen, ist oft entscheidend bei ERP Investitionen. Nicht minder wichtig sind die schnellen Antwortzeiten gegenüber Kunden, Lieferanten und Partnern zu bewerten. Unterstützung einer Wachstumsstrategie In Fallstudien hat sich gezeigt, dass trotz der allgemein schlechten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, eine Reihe von mittelständischen Unternehmen ein dynamisches Umsatzwachstum erzielen und dabei teilweise sehr expansive Unternehmensstrategien verfolgen. Als ultimative Argumentation für eine ERP-Investition ist deshalb die Schaffung einer IT Infrastruktur, mit der die Wachstumsstrategie unterstützt oder gar erst ermöglicht wird. Hierbei stehen Aspekte wie Umsatzwachstum bei gleich bleibender Kostenstruktur oder die Erschließung neuer Absatzmärkte und kanäle im Vordergrund Auswahl ERP Dienstleister In Marktstudien hat sich immer wieder gezeigt, dass bei der Auswahl eines ERP-Serviceanbieters die Geschäftsprozesserfahrung und die Integrationserfahrung oberste Priorität haben. Als dritte, nicht weniger wichtige Position nannten die Unternehmen die Branchenexpertise des ERP- Implementierers. Idealerweise sollten ERP-Systemhäuser diese Erfahrungsanforderungen durch den Nachweis von Kundenreferenzen branchenspezifisch und größenklassenspezifisch auch belegen können. Mit dem Abschwächen des ERP-Implementierungsmarktes in den vergangenen Jahren und der nur gering ausgefallenen Bedarfswelle für CRM- und SCM-Lösungen kamen viele kleine IT-Dienstleistungshäuser ins Taumeln und mussten nicht selten Konkurs anmelden. Dies ist ein Grund dafür, dass Anwenderunternehmen nicht nur Gewicht auf die finanzielle Stabilität des ERP-Produktanbieters, sondern auch des Serviceanbieters legen. Auf die Durchführung einer ROI- Seite 13 von 26

14 oder TCO-Analyse im Vorfeld einer ERP-Initiative wird meist weniger Wert gelegt. Beim deutschsprachigen Mittelstand stehen dafür vielmehr lokale und individuelle Betreuung im Vordergrund. 3.3 Endanwender Anforderungen Aus Endanwendersicht sind insbesondere eine intuitive Benutzeroberfläche und die Leistungsfähigkeit der Applikation für die Produktivität und auch die Akzeptanz entscheidend Ergonomie Bei der Einführung eines ERP Produktes hat die Ergonomie der Benutzeroberfläche einen direkten Einfluss auf die Akzeptanz und Produktivität eines Sachbearbeiters. Je intuitiver und kohärenter das Design einer Benutzeroberfläche vom Endanwender empfunden wird, desto höher ist in der Regel die Akzeptanz und desto geringer sind auch die Aufwendungen für Schulung und Betreuung der Endanwender. Welche Benutzerfläche als intuitiv empfunden wird, ist sowohl von der Altanwendung bzw. Plattform als auch von der Erfahrung im Umgang mit Standard PC Programmen abhängig. Ein langjähriger AS400/iSeries Nutzer empfindet eine Microsoft-orientierte Benutzeroberfläche meist als weniger intuitiv und benötigt länger um seine Arbeitsabläufe an die ungewohnte Applikationslogik anzupassen. Die zunehmende Verbreitung von Browser-basierten Anwendungen und die steigende Erfahrung der Mitarbeit im Umgang mit Internet Applikationen hat aber dazu geführt, dass die meisten Endanwender sich am schnellsten in eine Benutzeroberfläche einarbeiten, die sie bereits von den Microsoft Office Produkten her kennen Anpassung und Personalisierung Fachabteilungen nutzen nur einen Teil des Funktionsumfanges eines kompletten ERP Paketes regelmäßig. Bei der Einführung eines ERP Produktes ist es deshalb erforderlich, die Oberflächen nach Geschäftsvorfällen zu strukturieren. In der Praxis hat sich gezeigt, dass sich hierfür so genannte Rollenprofile, Abteilungsportale oder Cockpits besonders gut eignen, z.b. ein Auftragsleitstand oder ein Beschaffungsportal. Da Unternehmen und Geschäftsprozesse durch Markt- und organisatorische Faktoren einem ständigen Veränderungsprozess unterliegen, müssen auch nach der Einführung schnelle und einfache Anpassungen der Benutzeroberflächen möglich sein. Zur Optimierung der Arbeitsplatzproduktivität sollte es dem einzelnen Sachbearbeiter möglich sein, das Arbeitsumfeld, d.h. Funktionen und Erfassungsmasken, gemäß den täglichen Arbeitsabläufen zu personalisieren. Seite 14 von 26

15 Hierzu zählen das Erstellen von Favoriten, Definition von Default-Werten oder das Gruppieren, Ein- und Ausblenden von Datenfeldern Leistungsfähigkeit Für den Endanwender ist ausschlaggebend, dass die Antwortzeiten der Applikationen und Funktionen die täglichen Arbeitsabläufe nicht einschränkt. Zum Beispiel, das auch bei Auftragsspitzen alle Bestellungen ohne Verzögerung abgearbeitet werden können. Hinzu kommt, dass Fachabteilungen verstärkt eine Online- und Echtzeitverarbeitung fordern. Eine statische Bereitstellung von Kapazitäten und Infrastruktur ist hierfür aber meist nicht mehr ausreichend, so dass bei mittelständischen Unternehmen on-demand Konzepte mittel- und langfristig an Bedeutung gewinnen und Bestandteil der ERP Lösungsangebote werden. Seite 15 von 26

16 4 SoftM Suite die Technologie Im Folgenden wird aus der Sicht der SoftM AG erläutert, wie das ERP-System SoftM Suite die Anforderungen an ERP-Lösungen im Mittelstand erfüllt. Dabei soll insbesondere auf die Forderungen nach Offenheit und Flexibilität der Software eingegangen werden. Abbildung 3: SoftM Suite Systemarchitektur 4.1 Softwarearchitektur Das ERP-System SoftM Suite basiert auf einer klaren Trennung von Präsentation, Logik und Datenhaltung. Durch die 3-Tier-Architektur können die Schichten Frontend, Server und Datenbank unabhängig voneinander ausgestaltet werden. Auf den einzelnen Ebenen besteht Wahlmöglichkeit zwischen verschiedenen Plattformen. Das ERP-System lässt sich auf die IT- Umgebung des jeweiligen Unternehmens abstimmen und flexibel den Leistungsanforderungen anpassen (hohe Skalierbarkeit). Als Standardformat für den Datenaustausch zwischen Frontend und Server verwendet SoftM Suite die Extended Markup Language (XML). Dadurch wird ein hohes Maß an Unabhängigkeit zwischen den Schichten, die individuelle Anpassung der Oberflächen sowie Offenheit für die Integration externer Systeme ermöglicht. Seite 16 von 26

17 4.1.1 Plattformen/Datenbanken Die Basis für die plattformübergreifende Bereitstellung von SoftM Suite bildet ein objektorientiertes Development Center. Dort wird aus einer Single-Source-Umgebung Code für den Einsatz auf unterschiedlichen Serverplattformen (Microsoft Windows, IBM OS/400, Linux) generiert. Auf der Client-Ebene werden Java- ebenso wie Microsoft-Technologien genutzt, um optimale Frontends für die unterschiedlichen Einsatzbereiche zur Verfügung zu stellen (WIN-, WEB- und Characterbased-Clients). Bei den Datenbanken besteht Auswahlmöglichkeit zwischen verschiedenen Systemen (IBM DB2, Oracle, optional Microsoft SQL Server). Auch OLAP-Datenbanken für die Datenanalyse (MIS ALEA und Microsoft Analysis Services) stehen als integrierte Komponenten zur Verfügung Modularer Aufbau SoftM Suite ist modular aufgebaut. Einmal bereitgestellte Funktionalitäten lassen sich in verschiedenen Anwendungsbereichen nutzen, statt die Funktionen mehrfach vorzuhalten. So stehen z.b. Programme zur Konditionenermittlung und Preisfindung mit ihrer komplexen Logik (Hierarchien, Suchbäume etc.) als zentrale Funktionen/Services zur Verfügung, die u.a. in Vertrieb, Einkauf und e-business genutzt werden können. Ein anderes Beispiel ist das SoftM Suite Info- System. Es fasst die Daten zu Business-Objekten wie Kunde oder Artikel zentral zusammen. Die Informationen lassen sich aus den verschiedenen Anwendungen aufrufen. Im CRM-Bereich wird diese Option etwa genutzt, um die relevanten Informationen zu einem Kunden (z.b. die wichtigsten Stammdaten, die aktuellen Aufträge und die Umsatzstatistik) in einer Übersicht anzuzeigen Releasefähigkeit In SoftM Suite werden Standardfunktionalitäten und Kundenindividualitäten in unterschiedlichen Verzeichnissen geführt. Darüber wird die Releasefähigkeit, die Unterstützung kundenindividueller Anpassungen bei der Weiterentwicklung der Standardsoftware, sichergestellt. Die Trennung gilt sowohl für die Server-Seite als auch für die Oberflächen. Umfangreiche Neuerungen der Standardsoftware werden mit den im Jahresrhythmus herausgegebenen größeren Releases ausgeliefert. Dabei besteht kein Zwang zum regelmäßigen Releasewechsel; der Kunde hat die Möglichkeit, Releases zu überspringen. Zwischen den Releases erscheinen Servicepacks, die auch kumulativ installiert werden können. Seite 17 von 26

18 4.2 Ergonomie Die Gestaltung der Frontends folgt aktuellen ergonomischen Erkenntnissen. Die Oberflächen sind auf schnelle, sichere Bedienung ausgelegt. Die enge Integration in Office-Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und erschließt zusätzliche Produktivitätspotenziale. Abbildung 4: Schichtenmodell Frontend-Gestaltung Im Design Center können die Oberflächen und Menüs den Erfordernissen des jeweiligen Geschäftsprozesses angepasst werden. Mittels eines Repository wird festgelegt, welche Menüs und Funktionen im jeweiligen Anwendungsbereich welchen Benutzern (Rollen) zur Verfügung stehen. Auch benutzerindividuelle Anpassungen sind leicht realisierbar. So kann der einzelne Benutzer seine Oberfläche selbst modifizieren, z.b. Schnellaufrufe für häufig benutzte Funktionen oder Informationen in der Symbolleiste anlegen und Tabellenanzeigen (Grids) per drag & drop gestalten. Auch die Anzeige im WEB-Frontend wird über ein Repository gesteuert. Dadurch kann die Webbrowser-Oberfläche ohne Programmierung an die Anforderungen der jeweiligen Anwendung und der verschiedenen User (Rollen) angepasst werden Workflow-Integration Durch Workflows lassen sich Geschäftsabläufe sehr effizient unterstützen und vor allem auch Bearbeitungszeiten beschleunigen. SoftM Suite unterstützt eine Vielzahl von Prozessen durch ein integriertes Workflow-System, den Aufgabenmanager. Dadurch lassen sich z.b. im Bereich der Stammdatenwartung neue Objekte schneller und komfortabler anlegen. So kann etwa die Abteilung Einkauf die Arbeit mit einem neuen Artikel beginnen, auch wenn die Daten für die Fertigungsstückliste noch nicht bekannt sind. Das Workflow-System benachrichtigt die Seite 18 von 26

19 Sachbearbeiter in den einzelnen Bereichen, wenn ein Objekt zu bearbeiten ist. Dabei werden die User durch maßgeschneiderte Dialoge unterstützt, die nur die jeweils für sie relevanten Felder anzeigen. Weitere Beispiele für die Workflow-Unterstützung finden sich in der Auftragsbearbeitung und im Einkauf. So werden beim Erfassen von Aufträgen automatisch Nachrichten erzeugt z.b. dann, wenn es sich beim betreffenden Auftrag um einen kommerziellen Entscheidungsfall handelt, wenn beim Erfassen oder im weiteren Prozessablauf das Kreditlimit überschritten wird oder wenn eine Liefersperre für diesen Kunden besteht. Im Bereich des Einkaufs wird z.b. beim Warenzugang der Aufgabenmanager eingesetzt, um eine Qualitätskontrolle einzuleiten, über die Unterdeckung einer Lieferung zu informieren oder die Weiterbearbeitung eines als wichtig definierten Warenzugangs zu veranlassen Kontrollzentren Kontrollzentren unterstützen die Anwender mit zusammengefassten Sichten für bestimmte Arbeitsbereiche. Ein solches Cockpit bietet z.b. das Kontrollzentrum Kundenauftrag, in dem alle für dieses Aufgabengebiet wichtigen Funktionen und Informationen zusammengeführt sind. Damit können die verschiedenen Prozess-Schritte von der Erfassung bis zur Fakturierung des Auftrags von einem zentralen Punkt aus aufgerufen werden. Die Prozess-Überwachung wird durch eine Reihe von Abfrageoptionen unterstützt. Analog bietet das Kontrollzentrum Fertigungsauftrag zentralen Zugang zu den wesentlichen Informationen und Funktionen zur Bearbeitung von Produktionsaufträgen. Ein weiteres Kontrollzentrum besteht im Bereich der Logistik. 4.3 Internet-Fähigkeit Die e-business-module von SoftM Suite sind vollständig in Java-Technologie mit Java Server Pages und Java-Servlets entwickelt und können in Verbindung mit beliebigen Webservern mit Apache Tomcat ebenso wie Microsoft IIS oder IBM Websphere zum Einsatz kommen. Durch die Nutzung von Templates für die Präsentation im Webbrowser ist die Anpassung ohne Programmierung möglich. Modifikationen werden über Definitionen in einem Repository vorgenommen Internet-Applikationen Auf dieser Basis werden vollständig in das ERP-System integrierte B2B-Applikationen für Portal und Shop angeboten. Im Portal stehen Informationen aus dem gesamten ERP-System in Echtzeit Seite 19 von 26

20 zur Verfügung, wobei die Informationsbereitstellung rollenbasiert erfolgt. Im Shop können ERP- Kernfunktionalitäten wie etwa die Auftragserfassung mit vollem Leistungsumfang (mit komplexer Preisfindung, Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung etc.) genutzt werden. Auch die Anwendungen im Bereich Business Intelligence (Datenanalyse, Reporting) stehen über Webbrowser zur Verfügung. Ebenso können über Webbrowser aus der jeweiligen Anwendung heraus Dokumente/Belege aus dem integrierten elektronischen Archiv/Dokumentenmanagement-System angezeigt werden. 4.4 Interoperabilität Durch Unterstützung offener Standards wie XML, Web Services und EDIFACT sowie Bereitstellung verschiedener Standard-Konnektoren arbeitet SoftM Suite mit anderen Systemen intern wie extern effizient zusammen Integration interner Applikationen Als Add-ons zu den ERP-Kernfunktionalitäten steht für SoftM Suite eine Reihe von integrierten Speziallösungen zur Verfügung. Diese werden ebenso wie die in der Kundenumgebung eventuell vorhandenen zusätzlichen Anwendungen mit Hilfe eines breiten Spektrums an Instrumenten integriert. So wird der durchgängig unterstützte XML-Standard genutzt, um eine Client/Server- Kommunikation mit umgebenden Systemen zu realisieren. Auch die Nutzung der Web-Services- Technologie ist möglich. Für verschiedene Anwendungebereiche stehen Standard-Konnektoren zur Verfügung. Beispiele von Anwendungsintegrationen (und den jeweiligen Instrumenten): Advanced Planning and Scheduling (Client/Server, XML) BDE/MDE/Leitstand (Konnektor, XML) Laborinformationsmanagement-System (Web Services) Dokumentenmanagement (Konnektor) Konzernkonsolidierung (Konnektor) Integration externer Applikationen SoftM Suite ist durch die Basierung der internen Kommunikation zwischen Frontend und Server auf Standards wie XML und TCP/IP für die Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten externen Systemen gerüstet. Wie diese Beziehungen gestaltet werden als Punkt-zu-Punkt-Verbindungen Seite 20 von 26

21 oder als Standard-basierte vielseitige Beziehungen hängt von der jeweiligen Umgebung ab. So kann der Informationsaustausch zwischen den Systemen auf XML basieren und die Kopplungen über Webservices organisiert sein; es werden auch herstellerspezifische Standards wie Microsofts BizTalk unterstützt. Am weitesten verbreitet ist nach wie vor der elektronische Datenaustausch über EDI, wobei SoftM Suite u.a. den EDIFACT-Standard inklusive der für die Zielbranchen erforderlichen Mappings der verschiedenen Dokumenttypen unterstützt Pervasive Computing SoftM Suite unterstützt den Einsatz mobiler Endgeräte wie z.b. Handscanner bei der mobilen Kommissionierung. Dabei sind unterschiedliche Realisierungsformen möglich: Anzeige des Kommissionierauftrags auf dem Display des Scanners ebenso wie Pick-by-Voice-Verfahren. Auch die Informationen des SoftM Portals sind auf beliebige Endgeräte auf Handheld-Computer mit beliebigen Betriebssystemen ebenso wie Handy-Displays übertragbar. 4.5 Output-Management Das Output-Management Ausgabe von Print, Mail, Fax etc. - wird bei SoftM Suite über ein Javabasiertes System, die Java Output Engine (JOE) gesteuert. Damit lassen sich Vorlagen für den Dokumentendruck erstellen, anpassen, den Formular- bzw. Dokumententypen (Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen etc.) zuordnen und bei der Vorgangsbearbeitung für den Dokumentendruck und -versand verwenden. Die Vorlagengestaltung erfolgt über ein integriertes Design-Tool, den Document Designer. 4.6 Server-based Computing SoftM Suite unterstützt das Konzept des Server-based Computing (SBC). Bei dieser Systemarchitektur werden die Client-Anwendungen zu 100 Prozent auf einem Server gespeichert, gemanagt, gewartet und ausgeführt. Für die Administration reduziert sich der Aufwand erheblich; denn die Programme und Updates müssen nicht mehr auf jedem einzelnen PC, sondern auf nur wenigen Servern installiert werden. Auch die kostspielige Leistungsausstattung der PCs wird zweitrangig, da die Anwendung komplett auf dem Server läuft. Unter dem Strich wird durch SBC die Verfügbarkeit der Anwendungen gesteigert, gleichzeitig werden die Total Cost of Ownership reduziert. Weiterer Vorteil: SBC sorgt für hohe Effizienz in den WAN-Verbindungen. Seite 21 von 26

22 4.7 Automatische Ablaufsteuerung/Scheduling Für die automatische Steuerung der Server-Verarbeitungsprozesse steht in SoftM Suite ein Scheduling-System zur Verfügung. Darin sind die Abhängigkeiten der Jobs untereinander abgebildet. Das System erkennt auch Wiederanlaufsituationen, managt diese und sichert die Datenintegrität. 5 SoftM Suite die Lösung Abbildung 5: Die Lösung SoftM Suite ist ein auf den Mittelstand fokussiertes ERP-System, das in seinen Funktionalitäten den Anforderungen an Top-Tier-Systeme entspricht. 5.1 Betriebswirtschaftlicher Leistungsumfang SoftM Suite unterstützt die Geschäftsprozesse mittelständischer Unternehmen mit einer durchgängigen Lösung. Das ERP-System verfügt über integrierte Funktionalitäten für die Anwendungsbereiche Financials (Buchhaltung, Kostenrechnung), Supply Chain Management (Vertrieb, Logistik, Produktion), Customer Relationship Management (Marketing, Außendienst, Service), e-business (Portal, Shop), Business Intelligence (Datenanalyse, Reporting) und Human Resources (Personalabrechnung, -management). Seite 22 von 26

23 5.1.1 Durchgängige Lösung Die enge Verzahnung aller Module ist ein zentrales Merkmal der SoftM-Lösung. Die Weitergabe und verarbeitung von Informationen zwischen den Softwaremodulen ist im gesamten System abgebildet. Dieser durchgängige Informationsfluss wird unter anderem im bereits erwähnten Infosystem von SoftM Suite sichtbar, das Daten aus allen Modulen zu übergreifenden Sichten zusammenführt. Aus jeder Anwendung heraus besteht direkter Zugriff auf Business-Objekte, zum Beispiel auf alle vorhandenen Infos zu einem Kunden (Aufträge, Offene Posten, Umsatzstatistiken etc.) Highend-Features SoftM Suite verfügt über Leistungsmerkmale, die im ERP-Markt nur in der höchsten Leistungsklasse anzutreffen sind. Zu nennen sind hier: Branchenspezifisches Lieferkettenmanagement Umfassende SCM-Funktionalitäten für die Branchen Handel (Großhandel, Handelskooperationen, Handelsketten) und die Prozessindustrie (Food, Pharma/Kosmetik, Chemie) Logistiklösungen Management moderner Hochregallager und Kommissioniertechniken, Unterstützung von Supply-Chain-Konzepten wie VMI (Vendor Managed Inventory) B2B-Portal Internet-Plattform, die komplexe Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen/Geschäftspartnern unterstützt Internationales Rechnungswesen Unterstützung nationaler Besonderheiten der meisten europäischen Länder, Unterstützung für internationale Rechnungslegungsstandards (IFRS, US-GAAP etc.) Integrierte Controlling-Datenbank Basis u.a. für Vertriebscontrolling/analytisches CRM Datenanalyse/Reporting mit OLAP-Technologie Seite 23 von 26

24 Lösungsangebot für das gesamte Spektrum der Business-Intelligence-Anwendungen von Datenauswertungen aus allen Anwendungbereichen über Unternehmensplanung bis zu Risc Management und Balanced Scorecard Advanced Planning and Scheduling (APS) Integrierte Lösung für Feinplanung/Simulation, die Aufgaben wie das Einplanen zusätzlicher Aufträge, Bewältigung von Kapzitätsengpässen, Minimieren von Lücken, Auflösen von Konflikten unterstützt 5.2 Fokus Mittelstand SoftM Suite ist aus den Anforderungen des Mittelstandes entstanden und von Grund auf für die Lösung seiner Problemstellungen konzipiert. Das unterscheidet SoftM Suite von Systemen, die ursprünglich für Großunternehmen entwickelt wurden und für den Einsatz im Mittelstand stark angepasst werden müssen. Aus der Orientierung der Softwareentwicklung an den Anforderungen des Mittelstandes ergeben sich Erfolgsfaktoren wie schnelle Implementierung und vertretbarer Aufwand bei der anschließenden Betreuung der Software. 5.3 Kosten-Nutzenverhältnis Aus den oben angeführten Faktoren ergibt sich ein günstiges Kosten-Nutzenverhältnis für SoftM Suite. Bei Kosten-Nutzenbetrachtungen von ERP-Einführungen hat es sich aufgrund der Komplexität der Gesamtprojekte als sinnvoll erwiesen, die Analysen auf klar abgegrenzte Aufgabenstellungen zu beziehen. Solche Rechnungen der Investitionen und der erzielten Einsparungen/Verbesserungen werden heute in SoftM Kundenprojekten regelmäßig durchgeführt (für unterschiedlichste Anwendungsbereiche - von der Auftragsbearbeitung über Stammdatenverwaltung bis zu logistischen und Produktionsprozessen). Häufig werden in den SoftM Projekten Amortisationszeiten von unter einem Jahr erreicht. Zwei Beispiele aus jüngster Zeit seien kurz angeführt: Bei einem Versandhändler für Autozubehör, der die Kern-ERP-Anwendungen bereits eingeführt hatte, amortisierten sich die Investitionen in ein e- Business-Projekt innerhalb von zehn Monaten. Erreicht wurde dies durch Wegfall von Doppelbearbeitung, höhere Prozess-Sicherheit (Reduktion der Retouren) und Verkürzung der Durchlaufzeiten. Bei einem Pharma-Handelsunternehmen reduzierten sich die Marketingkosten im Seite 24 von 26

25 zweistelligen Prozentbereich ohne Auftragsverluste bei verbesserter Verfolgung der Marketingaktionen. Hier führte allein dieser Bereich zu einem positiven ROI des gesamten ERP- Projekts. Entscheidend für den Return on Investment ist der ERP-Ansatz die durchgängige Unterstützung der gesamten Prozesskette. Lösungen wie die angeführten Beispiele für e-business oder Vertriebscontrolling setzen ein zentrales Management aller den Kunden betreffenden Prozesse voraus. 5.4 Investitionssicherheit Aufgrund der Marktkonsolidierung der vergangenen Jahre wird bei ERP-Entscheidungen immer häufiger die Frage gestellt: Wird es den Anbieter auch in zehn Jahren noch geben? Die SoftM AG kann in diesem Zusammenhang auf wesentliche Fakten verweisen, welche die Kontinuität, Marktstellung und Perspektive des Unternehmens unterstreichen: Seit 1973 am Markt Seit 1998 börsennotiert Solide finanziert (Eigenkapitalquote > 45 Prozent) Breite Kundenbasis (3400 Kunden) Starke Marktstellung als einer der Top Five im deutschen Mittelstands-ERP-Markt (Studie PAC 2004) Hohe Zufriedenheit der Kunden (Marktstudien META Group, RAAD Consult, Konradin) Seite 25 von 26

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