Bedarfsanalyse. Welche Ihrer. Geschäftsbereiche profitieren von einem neuen ERP-System? Inhalt. Was Sie wirklich brauchen und wie Sie es bekommen

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1 White Paper 5 Punkte zur erfolgreichen ERP- Entscheidung eine Checkliste Was Sie wirklich brauchen und wie Sie es bekommen Bedarfsanalyse. Welche Ihrer Geschäftsbereiche profitieren von einem neuen ERP-System? Effektive Unterstützung in Betrieb und im Management Ihres Unternehmens, das ist die erste Aufgabe eines ERP-Systems. Diese Unterstützung ist heutzutage notwendig und lang kein Luxus mehr. Wodurch profitiert Ihr Unternehmen noch durch ERP? Lee Wylie, ehemaliger Analyst bei Gartner, entwickelte 1990 die Idee des Enterprise Resource Planning. Seit also 21 Jahren hat sich die ERP-Software erheblich entwickelt. Während die ersten Systeme vor allem für Finanzanwendungen, das Auftragsmanagement, den Einkauf und die Fertigung in Unternehmen eingesetzt wurden, erlauben die heutigen Systeme viel breiter aufgestellte Einsatzmöglichkeiten. Bei führenden ERP-Systemen waren schon früher Softwarefunktionen für Business Intelligence und Performance-Management integriert. Neuere Systeme umfassen darüber hinaus Anwendungen für Supply Chain Management, Customer Relationship Management, HR- Management, Product Lifecycle Management, Enterprise Asset Management und Spesenverwaltung. Sehen Sie sich den aktuellen Stand der Dinge einmal an: Stammt Ihr System noch aus dem letzten Jahrhundert? Denn dann haben Anpassung und Integration Sie jetzt wohl schon viel Geld gekostet. Ein notwendiges Upgrade ist vielleicht sogar aufgrund dieser Kosten entfallen? Verpassen Sie lieber kein ganzes Jahrzehnt an Fortschritt für Ihr Unternehmen, denn die aktuellen Funktionalitätsentwicklungen lohnen sich. Inhalt 1 Bedarfsanalyse. Welche Ihrer Geschäftsbereiche profitieren von einem neuen ERP-System? 3 Zielausrichtung. Welche Ziele wollen Sie verwirklichen? 5 Was muss die Software genau für Ihr Unternehmen mitbringen? 8 Realisierungsaufwand. Wie hoch sind die realen Kosten? 9 Anbieterauswahl. Wer bietet Ihrem Unternehmen das beste System? Seit der letzten ERP-Demovorführung hat sich auch Ihre Branche gewandelt. Ihre Geschäftsprozesse haben sich weiterentwickelt. Mehr denn je sind Sie mit Ihren Kunden, Lieferanten und weiteren Handelspartnern verbunden. Nicht zu vergessen die rasenden Entwicklungen bei Computern und beim Preis-Leistungs-Verhältnis für Speicher, seit Sie das letzte Mal ein Unternehmenssystem angeschafft haben. Definieren Sie also Ihren Bedarf nach Ihrem aktuellen Maßstab: Stellen Sie fest, wo genau Ihre Herausforderungen heute liegen. Und erkennen Sie Ihre Chancen für weitereichende Verbesserungen.

2 Wie für die meisten Hersteller auch, stellt sicher die derzeitige Wirtschaftslage für Sie eine ganz besondere Herausforderung dar. So bestätigt eine jüngst veröffentlichte Studie der Aberdeen Group, das die aktuelle Wirtschaftslage von Unternehmen aller Größenordnungen als wichtigste Herausforderung bezeichnet. 1 Herausforderungen 2011 (Einstufungen: 1 5, niedrigste Einstufung 1) Herausforderung Klein Mittel Groß Wirtschaftslage 3,2 3., 3,2 Härterer Wettbewerb 3,0 3,0 3,1 Problem der Strategieumsetzung 2,9 3,1 3,1 Marktvolumen 2,9 2,9 3,0 Fehlende(r) Markenwert/ 3,2 2,4 2,2 Markenbekanntheit Steigende Betriebskosten 2,6 2,9 3,0 Quelle: Aberdeen Group, April 2011 Im Rahmen der Studie definierte die Aberdeen Group Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 50 Millionen US-Dollar als kleinere, mit 50 Millionen bis 1 Milliarde US-Dollar Jahresumsatz als mittlere und mit über 1 Milliarde US-Dollar Jahresumsatz als große Unternehmen. Welche Faktoren machen genau Ihre Geschäftsentwicklung aus? Für viele Unternehmen stehen die internen Voraussetzungen für Wachstum und die entsprechend skalierbaren Systeme an erster Stelle. Für andere sind die Kosten oder die Verbesserung des Kundenerlebnisses und damit eine einfachere Geschäftsabwicklung die Hauptfaktoren. Laut der Studie der Aberdeen Group erwarten große und mittlere Unternehmen von einem ERP-System, dass es ihnen beim Management und der Kostenoptimierung hilft und gleichzeitig Wachstumsvoraussetzungen schafft. Kleinere Unternehmen verlangen von ERP das Gleiche, legen jedoch noch größeren Wert auf das Kundenerlebnis. 2 Top Zwei - die relevantesten Geschäftsfaktoren für die ERP-Strategie Geschäftsabwicklung vereinfachen (Kundenerlebnis insgesamt verbessern) Quelle: Aberdeen Group, Juni 2011 Wachstumserwartungen steuern Kosten senken Antwortzeiten bei Kundenanforderungen verbessern Größeren Mehrwert für Kunden durch mehr Innovationen (bei Produkten oder Services) schaffen 4% 19% 15% 13% 13% 19% 42% 32% 26% 35% 38% 30% 32% 38% 35% Prozentsatz der Befragten, n = 104 Klein Mittel Groß 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 1 Aberdeen Group, Kevin Prouty and Nick Castellina, ERP in Manufacturing 2011: Defining the Strategy, July 2011, p.5. 2 Aberdeen Group, July 2011, p.5. 2 Infor ERP

3 Weitere wichtige Faktoren, Ihr Unternehmen nach vorne zu bringen: die Geschwindigkeit Ihrer Geschäftsprozesse: Können Ihre Systeme mit dem wachsenden Tempo in Ihrer Branche Schritt halten? Sind die Geschäftsprozesse so flexibel, dass sie mit Ihrem Unternehmen wachsen und wandeln können? Ihre Entscheidungsfindung: Bekommen Sie alle relevanten Informationen, um Ihre Entscheidungen rechtzeitig zu treffen? Zugriff auf Ihre Daten: Haben Sie Zugriff auf sämtliche Daten, unabhängig vom Speicherort? mehr Flexibilität: Können Sie ganz einfach Software-Upgrades oder Erweiterungen durchführen, wann Sie es wollen? Ist die Software so skalierbar, dass sie mit einem expandierenden Unternehmen mitwächst? mehr Produktivität: Ist Ihre Software bedienungsfreundlich? Oder beschäftigen sich Ihre Mitarbeiter länger mit Ihren Systemen, als sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren zu können? mehr Durchblick: Müssen Sie komplexe Produkte, Lieferketten und Vertriebskanäle überblicken und mit stark schwankender Kundennachfrage zurechtkommen? Zunehmende Komplexität ist laut IDC Manufacturing Insights die Zukunft in vielen Wirtschaftsbereichen. Ihr Erfolg hängt von der Fähigkeit ab, diese Komplexität besser als Ihre Konkurrenz im Griff zu haben natürlich bei uneingeschränkter Erfüllung von Kundenwünschen. 3 Wie Sie Ihre Geschäftsfaktoren auch einschätzen, das richtige ERP-System unterstützt Sie außerdem: in aktiver Verschlankung, Beschleunigung und Standardisierung Ihrer Geschäftsprozesse hin zu mehr Transparenz und einem effektiveren Informationsfluss für klare Lieferketten und gezielte Unternehmensführung bei der Verbesserung des Datenzugriffs und Vereinheitlichung von Daten bei der Optimierung von Prozessabläufen Zielausrichtung. Welche Ziele wollen Sie verwirklichen? Welche Initiativen stehen bei Ihnen ganz oben auf der Liste? Wie soll das ERP-System Sie unterstützen, Ihre Ziele zu erreichen? Nach den wesentlichen Einflussfaktoren für Ihr Geschäft, überlegen Sie sich, was Sie mit Ihrem Unternehmen erreichen wollen. Viele Unternehmen machen den Fehler, ihre betriebswirtschaftlichen Probleme mit der Software lösen zu wollen. Die Software spielt aber an diesem Punkt noch keine Rolle. Erstellen Sie eine Liste der Ziele, die Ihr Unternehmen erreichen soll und lassen Sie dabei konkrete Softwarefunktionen außen vor. Es sollten also keine Punkte auftauchen, die mit konkreten Problemen zu tun haben, beispielsweise Bestellungen an Lieferanten per verschicken oder Berichte darüber generieren, wer wann die Zeiterfassung nicht genutzt hat. 3 IDC Manufacturing Insights, Pierfrancesco Manenti, In pursuit of operational excellence: accelerating business change through next generation ERP, January Infor ERP 3

4 Also, was wollen Sie erreichen? Was sind Ihre Ziele? Das Auflisten von Zielen macht Ihr Konzept wesentlich weitreichender und schließt auch Aspekte wie die Schulung von Mitarbeitern und Verschlankung von Geschäftsprozessen ein. So haben Sie die Chance, die Unternehmenskultur zu verbessern und Ihre Rentabilität zu erhöhen. Nach den Zielen sind die Initiativen an der Reihe. Wie, mit welchen strategischen Maßnahmen wollen Sie Ihre Ziele erreichen? Die Aufstellung des Branchenanalysten IDC zeigt aus einer Umfrage von 2011 eine Aufstellung von Unternehmen erhobener Initiativen: 53 % der Befragten bezeichneten die Verbesserungen der Bedarfsplanung und -prognose als eine der drei wichtigsten Prioritäten, für 42 % der Befragten hatte die bessere Abstimmung zwischen der IT und betriebswirtschaftlichen Anforderungen diesen Stellenwert. 4 Maßgebliche Unternehmensinitiativen. Bemerkenswert, dass laut der IDC-Studie beim Fokus auf Wachstum als Hauptgeschäftsfaktor bzw. -strategie die Initiativen mehrheitlich auf Investitionen in Produktinnovationen und auf wertsteigernde Dienstleistungen abzielten. Wenn vor allem Kosten als entscheidender Geschäftsfaktor betrachtet wurden, waren die Investitionen vor allem auf die Verkürzung der Lieferkette und die Verringerung der Lieferantenanzahl ausgerichtet. Verbesserung von Bedarfsplanung und -prognose Bessere Erfüllung der Kundenwünsche Einführung von Lean/Six Sigma/anderen kontinuierlichen Verbesserungsansätzen Bessere Abstimmung der IT besser auf Geschäftsanforderungen 11% 17% 25% 20% 13% 17% 19% 24% 3% 12% 17% 13% Verstärkter Einkauf aus Ländern mit günstigeren Kosten 19% 12% 9% Steigerung der Fertigungsproduktivität 3% 6% 17% Verbesserung der Umweltbilanz des Unternehmens 9% 4% 6% Konsequente Einhaltung von Standards und Normen Schlankere Produktentwicklungs- und -einführungsprozesse 2% 3% 4% 4% 2% 1% Anstieg der Rentabilität von Geboten und Projekten 1% 1% 4% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Priorität Priorität Priorität Im Vergleich dazu: In einer kürzlich von der MPI Group durchgeführten Studie nannten Fertigungsunternehmen als wichtigste operative Vorhaben das Eindämmen/Reduzieren der Produktionskosten (für 59 % der Befragten äußerst wichtig ) und das Eindämmen/Reduzieren von Beschaffungskosten (51 %). Für einen Großteil (76 %) war die Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität entweder äußerst wichtig oder sehr wichtig. 5 Im Hinblick auf die Lieferkette ermittelte die Studie der MPI Group als wichtigste Initiativen für Fertigungsunternehmen die Verbesserung des Cash-to-Cash-Zyklus (von 24 % der Teilnehmer als äußerst wichtig eingestuft) und eine verbesserte Prognose (23 %). 6 Wenn Sie Ihre Schlüssel-Initiativen definiert haben, ordnen Sie sie nach ihrer Priorität. Wählen Sie die drei bis fünf wichtigsten Vorhaben aus, die Ihnen für den Erfolg notwendig erscheinen. Hier ist es sinnvoll, mit Kennzahlen zu arbeiten, um ein Kernprogramm herauszuarbeiten. 4 IDC Manufacturing Insights 5 The MPI Group, Manufacturing Growth Study Executive Summary: Strategies for Recovery and Renewal in 2010 and Beyond, 2010, p MPI Group, p Infor ERP

5 In diesem Kernprogramm müssen Sie noch nicht unbedingt Softwaremaßnahmen aufgelisten. Es bietet jedoch eine konzentrierte Sicht, eine Vision Ihres Unternehmens. Nun, sehen Sie sich Ihr Programm an. Was würden die Entscheider in Ihrer Firma diejenigen, die Ihre Entscheidung letztlich genehmigen oder ablehnen würden zu Ihren Vorstellungen sage?. Wenn Sie erwarten, dass sie mit Skepsis reagieren würden, dann ändern Sie Ihre Liste. Oder überzeugen Sie sie. Denn auf die Unterstützung der Entscheidungsträger sind Sie angewiesen, da die Wahl eines ERP-Systems unter betriebswirtschaftlichen und nicht allein unter IT-Gesichtspunkten stattfindet. Sie wissen ja: Ihre Liste benennt die Ziele des Unternehmens. Sie werden alle Softwareangebote daraufhin bewerten, wie gut diese dafür geeignet sind, Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Sie besitzen mit Ihrer Vision für das Unternehmen etwas, das die allermeisten Suchteams nicht haben: Sie haben Ziele. Nutzen Sie diesen Vorteil, denn die meisten Unternehmen (oder die von ihnen bezahlten Berater) erstellen lange Listen von Funktionen, die die Software besitzen soll. Diese Funktionen werden dann nach Bereichen gegliedert (Auftragseingang, Versand usw.) und nach Wichtigkeit abgestuft (unverzichtbar, nice-to-have usw.). Solche Listen sind jedoch kein Ersatz für die fundamental wichtigen Zieldefinitionen. Zudem haben sie die Tendenz, das Problem durch Nebensächlichkeiten zu vernebeln, statt es zu klären. Abb. 2: Hauptauswahlkriterien für ERP Funktionsangebot 4.28 Bedienfreundlichkeit 4.07 Gesamtbetriebskosten (TCO) 4.03 Einfache, schnelle Implementierung Integrationsverfahren und -möglichkeiten Alle zum Thema ERP Befragten Schnelle Wertschöpfung 3.73 Softwarekosten 3.67 Quelle: Aberdeen Group, Juni % 3.70% 3.90% 4.10% 4.30% 4.50% Bewertungen: 1 (am wenigsten wichtig) bis 5 (am wichtigsten) Was muss die Software genau für Ihr Unternehmen mitbringen? Nun steht die Software auf dem Prüfstand. Hält sie all Ihren Anforderungen stand? Denn die Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems ist ein umfangreiches und teures Projekt. Ausschlaggebende Kriterien sind natürlich zuerst die Hauptfaktoren Ihres Geschäfts, die Sie in Strategien und Prozessen schon definiert haben. Doch das alles nützt Ihnen nur, wenn die Software das Geforderte leistet. Achten Sie also darauf, bei diesem Schritt sehr sorgfältig zu arbeiten und Fehler zu vermeiden. Infor ERP 5

6 Nicht dass die Software sich zu einem weiteren Hindernis auf dem Weg zu Ihren Zielen entwickelt. Aktuelle Untersuchungen von IDC belegen, dass ineffektive oder unzureichende IT-Systeme von 34 % der befragten Fertigungsunternehmen als größtes Hindernis für operative Spitzenleistungen eingestuft werden. 7 Moderne ERP-Systeme decken in Ihrem Funktionsspektrum eigentlich alle Unternehmensbereiche ab wie Fertigung, Finanzen, Customer Relationship Management, HR-Management und Supply Chain Management. Orientieren Sie sich also an den Hauptfaktoren Ihres Geschäfts. Achten Sie dann auf die Unterschiede zwischen den ERP- Angeboten. Wesentliche Kriterien sind zum Beispiel: Funktionsangebot, Bedienfreundlichkeit, spezifische Eignung für Ihr Unternehmen, Eignung für die Branche, Einbindung in bestehende Systeme und Implementierungsoptionen. Nach einer Untersuchung der Aberdeen Group waren Funktionsangebot und Bedienfreundlichkeit für Fertigungsunternehmen die beiden Top-Kriterien bei der Auswahl eines ERP-Systems. 8 Funktionsangebot: Die zuerst sehr transaktions-ausgerichteten ERP-Systeme mit ihrem Schwerpunkt im Finanzwesen haben sich mit den Anforderungen der Fertiger gewandelt. Für sie müssen ERP-Systeme stärker operativ ausgerichtet sein und mehr Funktionen für das Unternehmen als Ganzes bereitstellen. Diese aktuellen Kriterien gelten natürlich auch für Ihr neues ERP-System, an denen es sich messen lassen muss: Stellt es Ihnen die optimalen Voraussetzungen und ein passendes Umfeld für Entscheidungen bereit? Ist es so flexibel, dass es sich Ihren Geschäftsprozessen anpasst, und Sie nicht etwa zwingt, Ihre Prozesse an die Funktionsweise des Systems anzupassen? Außerdem muss es funktional alle Bereiche des Unternehmens abdecken können und bei einer Expansion skalierbar sein. Die kundenspezifische Anpassung ist ein elementarer Teil des Funktionsangebots: Bietet das System schon alle erforderlichen Funktionen oder muss der Anbieter (oder die Beratungsfirma) das benötigte Angebot erst durch Anpassung herstellen? Wenn zur Bereitstellung des Funktionsangebots erst der Quellcode geändert werden muss, stehen Ihnen größere Investitionen an Geld, Zeit und Supportaufwand ins Haus. Diese Art der kundenspezifischen Anpassung kann später Upgrades erschweren. Fragen Sie sich also: Kann das ausgesuchte ERP-System alle Geschäftsprozesse abbilden, die wir rationalisieren müssen? Hat es den richtigen Umfang für unser Unternehmen? Kann es bei einer Expansion mitwachsen? Verfügt es schon über die nötigen Funktionen oder müssen wir in Anpassungen investieren? Bedienfreundlichkeit: Ihr ERP-System verfügt über ein fantastisches Funktionsangebot aber seine Benutzer wissen nicht, wie sie damit arbeiten sollen? Dann ist es nutzlos. Ihr ERP-System muss genau das optimieren, was in Ihrem Unternehmen tagtäglich getan wird. Es muss seinen Benutzern Informationen aus allen betriebswichtigen Systemen mühelos zugänglich machen. Dazu braucht es eine eingängige Darstellung und einen sinnvollen Aufbau, so dass die Benutzer nicht zwischen Bildschirmen hin- und herspringen müssen, sie sich nicht immer wieder neu bei verschiedenen Systemen anmelden müssen oder nur durch langwieriges Navigieren an Informationen herankommen. 7 IDC Manufacturing Insights. 8 Aberdeen Group, ERP Much Better Off With than Without, January 2011, p.6 6 Infor ERP

7 Fragen Sie sich also: Arbeitet das ausgesuchte ERP-System sinnvoll für unser Unternehmen? Präsentiert es Informationen und Funktionen kompakt und übersichtlich, genau wann und genau wo sie für zeitgerechte, intelligente Entscheidungen gebraucht werden? Unternehmenskompatibilität: Das ERP-System muss zu Ihrem Unternehmen passen nicht umgekehrt. Ob Einzelfertiger oder Prozessfertiger ein ERP-System soll genau Ihre spezielle Art der Fertigung unterstützen. Als Engineer-to-Order-Fertiger beispielsweise brauchen Sie ein System mit ausgebauter Managementfunktionalität, um so den Angebotsprozess bis zum Endprodukt zu verwalten und exakt die Kosten im Blick zu behalten. Wenn Sie dagegen Prinzipien des Lean Manufacturing praktizieren, brauchen Sie ein System, das mit Echtzeitbenachrichtigungen Ihren JIT-Prozess in Gang hält. Fragen Sie sich also: Unterstützt das ERP-System die Arbeitsweise meines Unternehmens? Unterstützt es unsere Fertigungsprozesse und -schwerpunkte? Branchenspezifikation: Zwischen einem pharmazeutischer Hersteller und einem Automobilproduzenten liegen Welten, gerade was die Anforderungen an Vertrieb, Produktion, Belieferung und Buchhaltung angeht. Die Anforderung an die entsprechenden ERP-Systeme liegt also darin, diese Unterschiede zu kennen, zu berücksichtigen und aktiv zu unterstützen. Fragen Sie sich also: Bietet das ERP-System branchenspezifische Funktionen, die die Einhaltung von Best Practices, Normen und Vorschriften meiner Branche unterstützen? Integration: Das ERP-System muss Ihre unternehmenseigenen Geschäftsprozesse unterstützen, unkompliziert in der Anbindung an andere Systeme und für die speziellen Anwendungen. Egal, ob diese sich physisch am Unternehmensstandort, in einer geografisch entfernten Niederlassung oder am Standort Ihres Hauptlieferanten auf einem anderen Kontinent befinden. Für Ihr Unternehmen ist es essentiell, dass die Anbindung nahtlos erfolgt und Kommunikation und Datenfluss reibungslos ablaufen. Fragen Sie sich also: Kann das ERP-System mit sämtlichen unterschiedlichen Datenquellen in der erweiterten Lieferkette kommunizieren? Läuft es auf einer Plattform, die mit den von uns bereits verwendeten Plattformen kompatibel ist? Implementierungsoptionen: Heutzutage müssen ERP-Systeme nicht mehr wie früher am eigenen Standort installiert werden. Nutzen Sie also die zahlreichen Implementierungsoptionen moderner ERP-Systeme für Ihr Unternehmen. Sorgt zum Beispiel Ihre IT-Abteilung gern selbst für die Upgrade-Verwaltung und Datensicherheit, könnte eben ein reines Standortmodell für Sie das Richtige sein. Wenn es Ihnen allerdings mehr um niedrige Anfangsinvestitionen und eine schnelle Inbetriebnahme geht, ziehen Sie doch ein On-Demand/SaaS (Software as a Service)-Modell oder eine Implementierung in einer Cloud in Betracht. Hier erwerben Sie für die Software jeweils nur einzelne Benutzerlizenzen zu einem Pauschalpreis. Der Anbieter übernimmt das Rechenzentrumsmanagement und stellt Hardware, Upgrades und sämtlichen Support zur Verfügung. Infor ERP 7

8 Während viele ERP-Kunden davor zurückschrecken, ihre betriebskritischen Daten einer Cloud zu überlassen, sieht Infor einen Bedarf an Cloud-Lösungen gerade bei drei Arten von Kunden: Kleine Firmen sparen an kostenintensiven Investitionen. Zum Beispiel war einer unserer ersten Kunden für die ERP-Implementierung in der Cloud ein kleines Biotechnologie- Unternehmen. Dort wollte man, statt in Server, Infrastruktur und IT-Experten zu investieren, lieber zu einem günstigen monatlichen Preis unsere Software abonnieren. Mit dem gesparten Geld konnten dann weitere Fachkräfte eingestellt werden. Größere Unternehmen sind an kostengünstigen Lösungen interessiert, mit denen sie entfernte Standorte oder Neuübernahmen anbinden können. Ein Fallbeispiel: Der CIO eines bekannten US-Fertigungsunternehmens arbeitet in allen US-weiten Niederlassungen seiner Firma mit dem Produkt eines unserer Wettbewerber. Das Unternehmen übernahm ein anderes mit kleineren Betrieben in sechs verschiedenen Ländern. Zunächst wollte er das bestehende ERP-System auf die neuen Standorte ausdehnen. Doch der Preis, die dafür notwendigen teuren Rechenzentren und das zusätzlich erforderliche IT-Personal sprachen in seinen Augen dagegen. Eine kostengünstigere Lösung mithilfe der Cloud fand er bei Infor. Überzeugungstäter : Eine derzeit noch kleine Gruppe von Fertigern innerhalb unserer Kundschaft ist überzeugt davon, dass der Cloud die Zukunft gehört, und möchte ihre Anwendungen gar nicht anders implementieren. Wichtig für Kunden, die sich für ein Cloud-basiertes ERP-System entscheiden: Die Software wird zwar zentral am Standort eines Drittanbieters betrieben, trotzdem benötigen sie einen Anbieter mit lokaler Präsenz, der für Benutzer vor Ort Support leistet. Einige Kunden mussten teuer dafür bezahlen, nachdem sie sich für einen kleinen Cloud-Anbieter entschieden hatten, der ihnen aber keinen Support in Lateinamerika, Osteuropa oder der Region Asien/Pazifik bieten konnte. Bei einem Partner wie Infor ist weltweiter Support jedoch garantiert. Ganz unabhängig davon, ob Sie Ihr ERP-System im eigenen Rechenzentrum betreiben oder ob wir den Support im Rahmen einer Hosting- oder Abonnementlösung bereitstellen. Zudem ermöglicht Infor Ihnen Hybridmodelle mit einer beliebigen Kombination von Supportlösungen. Fragen Sie sich also: Wie wird das ERP-System implementiert? Ist es flexibel genug für die Migration in die Cloud, falls wir schnell Kapazitäten aufstocken müssen? Sind die On- Demand-/Cloud-Version und die am Standort installierte Version in Erscheinungsbild und Funktion identisch? Können sie miteinander kommunizieren? Verfügt der Anbieter dort, wo meine Benutzer sind, über eine lokale Präsenz? Realisierungsaufwand. Wie hoch sind die realen Kosten? Geld spielt keine Rolle? Nicht, wenn es ums Geschäft geht. Der Kostenfaktor ist und bleibt elementar. Also gilt es, auch ihn eingehend zu prüfen, wenn Sie sich für ein neues ERP- System entscheiden. Angesichts dessen lautet die Frage aller Fragen: Was kostet eigentlich ein ERP-System? Die Antwort auf diese Frage lautet: Es kommt darauf an. Denn genau wie Ihr Unternehmen passt sich das ERP-System eben an die Bedürfnisse seiner Kunden an. 8 Infor ERP

9 Zwei Arten von Kosten sind hier auseinanderzuhalten: Das erste ist der Anschaffungspreis, das heißt der Preis für die gesamte Software, Hardware, Wartung, die Schulungen und die Supportleistungen. Berechnet wird der Preis in Abhängigkeit vom Umfang des Projekts und der Implementierung, der geografischen Abdeckung und anderen damit zusammenhängenden Faktoren. Die zweite Art von Kosten entstehen Ihnen während des Lebenszyklus der Software. Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten (TCO)? Nach einer Umfrage von IDC Manufacturing Insights sind ERP-Systeme in Fertigungsunternehmen durchschnittlich 10 bis 15 Jahre im Einsatz. Das ERP-System muss also mit dem Unternehmen mitwachsen können. 9 Die Aberdeen Group definiert die TCO als Summe aus Implementierungsaufwand und den Kosten für Software, Integration sowie Wartung und Support. 10 Die Gesamtbetriebskosten umfassen ferner Ihre Investitionen in Mitarbeiter für Implementierung, Integration, Wartung und Support. Die TCO zu senken bedeutet mehr, als nur den Anschaffungspreis niedrig zu halten. Es bedeutet, nach Möglichkeiten zu suchen, den Zeit- und Kostenaufwand für Implementierung, Schulungen, Support und Upgrades zu verringern. Das erreichen Sie mit einem exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenem ERP-System. Kosten bedeuten jedoch mehr als nur den eigentlichen Geldbetrag sie beinhalten auch den Wert, den das neue ERP-System für Ihr Unternehmen darstellt. Wir bei Infor orientieren uns bei jedem Softwareprojekt so an denselben drei Zielen: Wie werden Ihre Mitarbeiter durch uns produktiver? Wie können Sie mit uns Geld sparen? Wie machen wir Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger? Die Verwirklichung dieser drei Ziele ist zugleich ein Beitrag zu optimalen TCO für Ihr ERP-System. Anbieterauswahl. Wer bietet Ihrem Unternehmen das beste System? Sie haben nun festgelegt, wofür Sie ein ERP-System brauchen, welche Kriterien dafür ausschlaggebend sind, welche Art von Software Sie benötigen und wie hoch die Kosten sein werden. Dann ist es jetzt Zeit für die vielleicht schwierigste Frage: Wer verschafft Ihnen dieses genau auf Sie zugeschnittene System? Eines ist sicher: Die meisten ERP-Systeme erfüllen sowohl Ihre Grundanforderungen und bieten den größten Teil der von Ihnen gesuchten Funktionen an. Aber achten Sie auch auf die Details! Sehen Sie sich das Unternehmen Ihrer Wahl einmal näher an: Wie wird hier das Thema Implementierung angegangen? Wie trägt das Unternehmen zum langfristigen Erfolg seiner Kunden bei? Wichtig ist: Wägen Sie alle Faktoren in Ruhe ab, denn Sie werden mit diesem ERP-Anbieter lange eine gemeinsame Zeit verbringen. 9 IDC Manufacturing Insights, Pierfranceso Manenti and Megan Dahlgren, Beating complexity, achieving operational excellence, July 2010, p Aberdeen Group, ERP: Much Better off With than Without, p. 6. Infor ERP 9

10 Ihr perfekter Partner für die Zusammenarbeit. Ein ERP-System ist eine kostspielige Angelegenheit und für den langfristigen Einsatz gedacht. Achten Sie also darauf, dass der Anbieter Ihrer Wahl ebenfalls langfristig im Markt und somit auch Ihnen verfügbar bleibt. Eigenschaften wie finanzielle Solidität, Stabilität der Organisation und ein nachweislich hervorragender Kundenservice sind hierfür ausschlaggebend. Neben diesen offensichtlichen Faktoren sollten Sie darüber hinaus noch folgende bedenken: Branchenkompetenz: Kann dieses Unternehmen Kundenreferenzen aus Ihrer Branche mitbringen? Und innerhalb Ihrer Kompetenzen: Sind bei dem Anbieter branchenspezifische Best Practices und Prozesse bereits in das System integriert? weltweite wie auch lokale Präsenz: Verfügt der Anbieter über eigene Geschäftsstellen, wo auch Ihr Unternehmen sitzt? Bietet er dort eine lokale Präsenz, wo Sie sie benötigen? Und zwar in den Arbeitssprachen und den Zeitzonen Ihrer Firma? beste Aussichten: Welche technologische Vision hat der Anbieter? Treibt er Innovationen in einer Richtung voran, von der Ihr Unternehmen profitieren könnte? FuE-Investitionen: Welche Investitionen sind für die Verbesserung und Weiterentwicklung des Produkts vorgesehen, das Sie ins Auge fassen? Kundenservice: Welche Leistungen und Ergebnisse hat der Kundenservice in der Vergangenheit gebracht? Wie schneidet der Anbieter in Umfragen ab? Wie viele Kunden sind wiederholt Kunden bei ihm gewesen? Glaubwürdigkeit: Was sagen bestehende Kunden über den Anbieter? Was ist außer solchen Referenzen sonst noch über ihn in Erfahrung zu bringen von Testwebsites über soziale Netzwerke im Internet usw.? Verfügt er über einen guten Ruf? Implementierungskompetenz Ihr ERP-System ist nur so gut wie seine Implementierung. Prüfen Sie also vor einer Entscheidung, wie ein Anbieter das Projekt liefern und wie er es unterstützen wird. Es gibt zahlreiche Faktoren, die bei der Abschätzung des voraussichtlichen Zeitaufwands für eine Implementierung oder für ein Upgrade auf das aktuelle Release zu berücksichtigen sind. Viele davon haben sich seit den ersten ERP-Implementierungen nicht geändert. Wir nehmen die Datenqualität Ihrer bestehenden Systeme und die Frage der Datenmigration von den Altsystemen auf das neue ERP-System unter die Lupe. Aspekte wie das fachliche Niveau der Mitarbeiter auf Ihrer Seite der Implementierung sind beachtenswert und die Anzahl der vorgesehenen Benutzer des ERP-Systems. Zudem prüfen wir den Einsatzbereich der zu implementierenden Anwendungen, die Standorte der Softwarenutzung, geplante Integrationen mit den Anwendungen oder Systemen von Drittanbieten sowie eventuell erforderliche Anpassungen Kunden später, die wir weltweit zum Go-Live gebracht zu haben, ist Infor Experte in der Abschätzung, wie lange ein solches Projekt dauert. Und wir haben unserem größten Wettbewerber etwas Wichtiges voraus: Wir nehmen die Implementierung gern selbst in die Hand und bitten Sie nicht, einen Dritten damit zu beauftragen. Wir sind Ihr Partner für die Zusammenarbeit. So können Sie sich sicher sein: Wir haben bestimmt größtes Interesse, alles richtig zu machen. 10 Infor ERP

11 Dieser umfassende Erfahrungsschatz fußt in unserer eigenen Implementierungsmethode: OnePoint. OnePoint ist die Essenz aus jahrelanger Erfahrung mit der Verbesserung und Weiterentwicklung jener Best Practices, die für uns die Phasen und Verfahren einer Implementierung ausmachen. Ebenfalls fließen in OnePoint die Standards des Project Management Institute (PMI) ein, vor allem dessen PMBOK-Standard (PMBOK = Project Management Body of Knowledge). Neben speziellen Verfahren vor und nach der Implementierung besteht OnePoint aus fünf bei jedem Kunden anwendbaren Phasen: Initiate, Design, Build, Deploy und Closure. Die professionellen Berater von Infor begleiten den Prozess vom Projekt-Kick-off über die Formulierung des Lösungskonzepts, die Erstellung der eigentlichen Komponenten bis hin zur Umstellung auf den Produktivbetrieb, dem Go-Live. Den Abschluss bildet immer die formale Übergabe der Lösung. So halten wir uns bei jeder Implementierung an den Zeitplan und an das Budget. Außerdem haben wir eine Reihe innovativer Tools und Technologien entwickelt, die den Implementierungsablauf verkürzen: Haben Sie schon vom Infor Enterprise Performance Accelerator Kit (EPAK) gehört? Eine umfassende Lösung für den Softwarelebenszyklus. Mithilfe von EPAK können sich Ihre Mitarbeiter schneller in Infor-Lösungen einarbeiten und Sie erzielen in kürzerer Zeit den ROI. Die komplette EPAK-Simulationsplattform deckt die Anforderungen in allen Phasen ab, vom Vorfeld der Installation bis nach der Inbetriebnahme. Sie lässt sich ganz flexibel in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einbinden. Gezielte Hilfe für Ihren Erfolg Denken Sie zum Schluss daran, über die Anfangsphasen der Anschaffung und Implementierung hinauszuschauen. Überlegen Sie, wie der Anbietersupport nach dem Go-Live aussehen könnte. Mit welchen Tools und Ressourcen ermöglicht er Ihnen langfristig, erfolgreich zu sein? So schaffen Sie die besten Aussichten für Ihr Unternehmen. Innovative, bewährte Technologie kann Ihr Unternehmen schon zu ungeahnten Höchstleistungen führen. Doch Unternehmenserfolg basiert nicht nur auf Technologien. Gerade das aktuelle wirtschaftliche Umfeld veranlasst heute kluge Unternehmen zu der Schlussfolgerung, dass der richtige Support ganz entscheidend zum Erfolg ihrer gesamten Organisation beiträgt. Bei Problemen oder neuen Updates ist schneller, qualifizierter und professioneller Support unerlässlich, damit in Ihrem Unternehmen alles perfekt läuft. Infor hat sich dem Ziel verschrieben, beim technischen Support branchenführend zu sein. Dafür haben wir ein neues Supportangebot entwickelt: Infor Xtreme Support. Infor Xtreme definiert Support vollständig neu und übertrifft damit bei Weitem das, was Kunden normalerweise von ihrem Softwareanbieter erwarten. Das Besondere daran: Infor Xtreme bietet seinen Kunden spezialisierten, personalisierten und proaktiven Support damit alle zentralen Geschäftssysteme dauerhaft Höchstgeschwindigkeit erreichen. Der Support der Xtreme-Stufe umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Störungsmeldungen. Er bietet Ihnen ständigen Online-Support über ein Portal mit Zugriff rund um die Uhr und Priorisierung der Meldungen je nach Schwere des Vorfalls. Der Support ist in drei Stufen verfügbar: Xtreme, Xtreme Premium und Xtreme Elite. Infor ERP 11

12 Ein weiteres Angebot sind spezialisierte Online-Communitys der spezialisierte Austausch mit Gleichgesinnten. In diesen sozialen Netzwerken können Sie sich mit Experten austauschen, die dasselbe Produkt oder dieselbe Umgebungskonfiguration wie Sie haben, bzw. die mit denselben branchenspezifischen Herausforderungen konfrontiert sind. Infor definiert ERP-Software neu mit einfacherer Implementierung, leichterer Bedienung und komfortablerer Verwaltung. Finden Sie mit unserer Hilfe heraus, welches ERP-System das Beste für die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ist. Weitere Informationen erhalten Sie unter: Über Infor 641 Avenue of the Americas New York, NY infor.com Infor (Deutschland) GmbH Hollerithstraße München Ihr Kontakt für alle Produkte: Deutschland: Österreich: Schweiz: Infor geht völlig neue Wege, wie Informationen in Unternehmen verteilt und genutzt werden. Das Unternehmen hilft über Kunden in 194 Ländern, ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, Wachstum voranzutreiben und sich schnell auf neue Geschäftsanforderungen einzustellen. Mehr Informationen über Infor finden sich unter: Haftungsausschluss Dieses Dokument reflektiert die Richtung, die Infor bezüglich der hierin genannten spezifischen Produkte einschlagen kann. Alle Inhalte unterliegen Änderungen nach alleinigem Ermessen von Infor und ohne Ankündigung. Das Dokument stellt keinerlei Verpflichtung Ihnen gegenüber dar, und kein Teil davon sollte als Basis für Entscheidungen genutzt werden. Infor verpflichtet sich nicht zur Entwicklung oder Auslieferung irgendeiner spezifizierten Verbesserung, Erweiterung, Funktionalität bzw. eines spezifizierten Produkts, auch dann nicht, wenn dies im vorliegenden Dokument beschrieben ist. Copyright 2013 Infor. Alle Rechte vorbehalten. Die Wort- und Bildmarken sind Marken und/oder eingetragene Warenzeichen von Infor und/oder ihrer Tochterunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Andere hier genannte Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken und ist für Sie in keiner Weise verbindlich. Die darin beschriebenen Informationen, Produkte und Services können jederzeit und ohne Vorankündigung geändert werden. INFDTP DE-DE

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