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1 Enterprise Resource Planning

2 Agenda Vorarbeiten SAP Projektziele Projektorganisation Projektroadmap ERP-Auswahl ERP Einführung SAP Rollout Plan SAP Module SAP Business Blue Prints SAP Schulungskonzept SAP Hardware Landschaft SAP Projektkosten Einsparungspotentiale IT

3 ERP Implementation Project 0. Vorarbeiten ERP

4 Grundsätzliche Themen vor ERP IT-Infrastruktur (IT-Audit, IST-Analyse) Rechenzentrum (vorhanden in Verbindung ITIL, SOX) SOX - Sarbanes-Oxley Prüfung/Prozesse Geschäftsprozesse (ISO, TS ITIL etc.) Ressourcen (Projektteam) Finanzierung Projekt (wie wird das Projekt die IT finanziert) Zeitfaktor (Projektumsetzung) Auswahl der richtigen Projektmitglieder (Key Mitarbeiter)

5 Zielsetzung externer Partner Kostenreduzierung SAP Umsetzung IT Netzwerk IT SAP SAP IT

6 Aufgaben externer Partner

7 Themenschwerpunkte ERP Das IT- und Applikationsumfeld (Erfahrungswerte) Unternehmensportal Intranet / Extranet / Internet Supply Chain Management DFÜ / EDI Personalabrechnung / Lohn & Gehalt Traditionelle ERP- Probleme - Termintreue - Bestände - Rückstände - etc. MIS Advanced Planning & Scheduling ERP/ Logistik - Vertrieb - Einkauf - Bestandsführung - Produktionsplanung - Fertigungssteuerung - etc. BDE/MDE MES PDM / PLM LVS Traditionelle IT-Probleme - Veraltete IT - IT-Strukturen - IT-Strategie - IT-Team Customer Relationship Management Finanzwesen Dashboard Kennzahlensystem Unternehmensorganisation IT- Geschäftsprozesse Kostendruck auf IT

8 ERP Implementation Project 1. Projektziele

9 Zielsetzung ERP-EinführungEinführung Ziel der Einführung eines neuen ERP Systems ist die Integration aller Geschäftsprozesse und -vorfälle innerhalb eines EDV-Systems. Diese Integration soll zu einer Verbesserung der Informationsbasis für alle betrieblichen Bereiche führen. Hierdurch soll im Speziellen erreicht werden, dass sich Verbesserungen und Optimierungen vor allem in den Bereichen der Projektsteuerung, der Termin-, Material-, und Kapazitätsplanung ergeben, um intern eine bedarfsgerechte Bereitstellung aller benötigten Ressourcen zu gewährleisten und damit eine höhere Liefertreue und Qualität gegenüber dem Kunden zu erreichen. Neben diesen Zielen muss das ERP-System in der Lage sein: die internen Abläufe möglichst flexibel zu gestalten und das Prozess-Know How auf eine breitere Basis zu verteilen, um auf künftige Anforderungen mit flexiblen Optimierungen sofort reagieren zu können und schon heute über die Funktionalitäten verfügen, die es erlauben, die komplexen Logiken eines Einzelfertigers und Sondermaschinenbauers abzubilden.

10 ERP Implementation Project 2. Projektorganisation

11 BESI ERP - Projekte ERP- Auswahl Projektorganisation Anforderungen Checkliste Entscheidung Vorarbeiten Finanzierung Freigabe ERP- Einführung Projektorganisation Partnerfindung Freigabe Finanzmittel Freigabe Projektteam Roadmap Projektplan Termine

12 Lenkungsausschuß ERP-Auswahl Extern ERP Partner Datacon Technology

13 Projektorganigramm ERP Auswahl Lenkungsausschuß Lenkungsausschuß ERP Helmut Rutterschmidt Projektleitung Projektleitung ITM F. Wernisch Kernteam Research & Dev. RD P. Wiedener Human Resource HR K. Ganzer Finanzwesen FI/CO C. Keiler Vertrieb SD M. Auer Operations PP G. Mühlegger Modul QM QM F. Stegherr Unterstützungsteam ERP-Basis ITM N. Spanblöchl Prozesse ITM R. Bichler PLM ITM K. Gwiggner

14 ERP-Projektstrukturplan Projektstrukturplan (PSP) Projektziel ERP Kostenplanung Hauptaufgaben Projektleitung / Strukturierung Projektcontrolling Pflichtenheft Projektabnahme Prozesse Projektterminierung Teilaufgaben Festlegung der Projektstruktur Festlegung der Kostenstruktur Festlegung der Projekttermine Erstellung Pflichtenheft Controlling definieren Definition der Prozesse Abnahmen Arbeitspakete Strukturierung der Aufgabenbereiche des Projekts festlegen Delegation der Aufgaben nach der ToDo-Liste Arbeitspakete bilden Lenkungsausschuß Projektleitung Prozess Owner Unterstützungsteam EndUser Struktur Schulungen organisaieren Führerschein planen Transaktionsschulungen planen Prozess Schulungen planen - SOLL-Kosten planen - Angebote einholen - IST-Kosten feststellen - Preis-Leistungsverhältnis bilden -Anbieter auswählen - Auswahl Präsentationstermine Budgetierung verabschieden User Struktur abbilden Kostenaufgliederung Termine für folgende Projektthemen festlegen und beschreiben: Pflichtenheft Anforderungen Projektteam festlegen Kick-Off Meeting Workshop Systemauswahl System aufsetzen Konventionen festlegen Prozesse definieren Arbeitspakete terminieren Projektabnahme Lenkungsausschußsitzungen planen Mit Hilfe der Prozess Owner und dem Unterstützungsteam alle Kriterien für das ERP Projekt festlegen und beschreiben. Pflichtenheft in Abstimmung mit der Geschäftsleitung, Projektleitung und dem Teilprojektleiter verfassen. Änderungen immer dokumentieren und genehmigen lassen. Versionen einführen und pflegen. IST- und SOLL Kosten vergleichen Reporting Lenkungsausschuß Prozesse definieren Prozesse modellieren Prozesse zwischen den Datacon Werken abbilden Alle Milestones abnehmen lassen und dokumentieren Meilensteine Meilenstein Projektstrukturplan Meilenstein Kostenplanung Meilenstein Projekttermine erstellt Meilenstein Pflichtenheft eingegeben Meilenstein Layout/Design festgelegt Meilenstein Prozesse definiert Meilensteine Abnahmen

15 ERP Implementation Project 3. Projektroadmap

16 ERP Roadmap

17 Projektvorgehensweise Optimierungsphase Testphase Installationsphase 1 Systemaufbau 2 Schulung Implementation Prozesse 3 Simulationen Abnahme 4 5 Migration Einführungs Review Kontroll Review 9 Strategischer Review Ständige Optimierung System

18 ERP-System selection und -implementation ERP-Systemauswahl und - einführung Projektphasen und -inhalte Favorit (LOI) Vertrag Produktivstart Konzept / Pflichtenheft Auswahl Projekt- Detailkonzept / Vorbereitung Template Einführung / Pilotinstallation Konsolidierung / Roll out / Optimierung - Fachkonzept Best Practice - Ggf. standortübergreifendes, einheitliches System im detail. Prototyping (Template) - IT-Struktur - Geschäftsprozesse - Fachkonzept - Checkliste / Lastenheft - Strategische Vorauswahl - Ausschreibung - Systemvorführungen - Testsystem / Workshops - Favorit - Entscheidungsabsicherung - Einführungsstrategie - Projektplan - Zahlungsplan - Pflichtenheft - Projektorganisation - Vertragsverhandlungen - Budgetgenehmigung - Festl. IT-Struktur - Fachkonzept Pflichtenheft - Schulungsunterlagen - Detail. Prototyping - Anpassungen / Erweiterungen - Schnittstellen - Datenübenahmen - Systemtests - Programmabnahmen Roll out, ggf. mit Abweichungen zum Prototypen/Template (wo notwendig) - Schulungsvorbereitung - Schulung - Endg. Datenübernahme - Anpassung von Organisation und Geschäftsprozessen - Systemtests - Programmabnahmen - Live-Übernahme / Aufbau Live-System - Optimierung - Konsolidierung - Roll out

19 ERP-System Auswahl Leistungsspektrum Neutrale Beratung in allen Phasen einer Systemauswahl, -einführung und -optimierung Favorit (LOI) Vertrag Produktivstart I. II. III. IV. V. VI. Konzept/ Pflichtenheft Auswahl Projektvorbereitung Detailkonzept/ Template Einführung/ Konsolidierung/ Pilotinstallation Roll out / Optimierung Projektmanagement ( => Bauleitung in Bezug auf Kosten, Qualität, Termine)

20 ERP Implementation Project 4. ERP-Auswahl

21 All Pflichtenheft, Checkliste u. Anforderungen Softwaretool Mit diesem Softwaretool von CheckVision werden alle Anforderungen der Fachabteilungen in Form einer Checkliste erfaßt. Input Ge eschäftsführung Ge eschäftsleitung Research & Dev. RD P. Wiedener Human Resource HR K. Ganzer Finanzwesen FI/CO C. Keiler Vertrieb SD M. Auer Operations PP G. Mühlegger Modul QM QM F. Stegherr Projektleitung ITM F. Wernisch Input Entscheider Fachbereiche ERP-Basis ITM N. Spanblöchl Prozesse ITM R. Bichler PLM ITM K. Gwiggner 2007 Datcon Corperation. n. rights reserved. The information contained in this document represents the current view of ept Corporation on the issues discussed as of the date of publication. Because ept must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of ept, and ept cannot guarantee the accuracy of any information presented after the date of publication. This white paper is for informational purposes only. Datacon MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS DOCUMENT. Other product and company names mentioned herein may be the trademarks of their respective owners. Datacon Corporation Innstraße Radfeld Austria, Frank Wernisch (ITM)

22 ERP-Checkliste Datacon Technology

23 ERP Softwareanbieter

24 ERP Auswahl - Gesamtauswertung

25 SAP Systemhäuser

26 SAP Auswahl - Gesamtauswertung

27 Entscheidung Partnerschaft eteon ai informatics

28 ERP Implementation Project 5. ERP-Einführung Einführung

29 Lenkungsausschuß Extern ERP Partner Datacon Technology

30 Projektorganigramm ERP Einführung Core team Sub project leader Projectleader Steering Commitee

31 Aufgaben, Verantwortlichkeiten ERP Lenkungsausschuss Projektleitung Teilprojektleitung Verantwortliche KeyUser E R P P R O J E K T Einbringen der Anforderungen von Datacon, BESI Sicherstellen benötigter Kapazitäten Genehmigung von Budgets Treffen von Entscheidungen Controlling Termine und Budget Freigabe und aktive Mitarbeit Business Blue Prints Freigabe Entwicklungs-, Konsolidierungs- und Produktivsystem Gesamtverantwortung für die ERP-Auswahl und ERP- Einführung Methodische Führung Zeitplanung Kostencontrolling Sicherstellung der Integration Beauftragung von Beratern Bestätigung von Beraterleistungen Führung ERP-Projektteam Einberufung Lenkungsausschuß Meetings Planung und Durchführung Integrationstests Abstimmung und Führung Teilprojektleiter Teilverantwortung ERP Modul / Bereich bzw. Subsystem Problem-Eskalation Steuerung der ERP- Module Überwachung von Aufwänden Betriebswirt. Gesamtverantwortung für Strukturen, Stammdaten und Prozesse zum Produktivstart Mitarbeit an den Business Blue Prints Durchführung und Organisation von Integrationstests Planung und Schulung von KeyUsern Dokumentation von Abläufen und Prozessen Integration von Prozessen Gesamtverantwortung für das Modul Einbringen von neuen Wünschen und Anforderungen Einbringen von Know-How der heutigen Abbildungen Erstellung Business Blue Print Mitarbeit+Abnahme Fachkonzept Customizing gemeinsam mit den Beratern Abnahme Integrationstest Erstellung von Change Requests Schulung und Support für alle Mitarbeiter Verantwortlich, dass Dokumentation erfolgt Protokollführung Führen Offene Punkte Liste Abbildung der Datacon Geschäftsprozesse in der ERP Software Stammdatenverantwortung für das jeweilige Modul Schulung EndUser

32 ERP-ProjekttageProjekttage Projekttage immer Mittwoch und Donnerstag (04 12/07) Außer Sommerurlaub Mitte Juli bis Anfang August (z.b.) Projekttage auch an den Weihnachtsfeiertagen Sonderregelungen wenn Modul im Projektfortschritt sehr weit ist

33 ERP Implementation Project 6. SAP Rollout Plan

34 SAP rollout plan SAP rollout Datacon Start 04/2007 GO LIVE 01/08 SAP Product builder Start 01/08 GO LIVE 06/08 SAP rollout FICO Start 05/2008 Go LIVE 01/2009 SAP rollout FICO ASIA Start 01/2009 GO LIVE 07/2009 SAP rollout MECO Start 07/2009 GO LIVE 01/2010

35 ERP Implementation Project 7. SAP Module / Business Blue Prints

36 SAP Module

37 ERP Implementation Project 8. SAP Schulungskonzept

38 Schulungsschema SAP Projekt SAP Systemhaus SAP AG KeyUser Datacon Unterstützungsteam / Entscheider EndUser

39 Schulungsorganisation SAP Prozessorientiert SAP Grundschulung SAP Transaktionsschulung SAP rollenbasierende Schulung SAP Führerschein Qualifizierte EndUser Grundlage Geschäftsprozesse Datacon

40 ERP Implementation Project 9. SAP Hardware

41 SUN, NetApp and Storage Foundation HA SUN Fire V245 SAP DEV VERITAS SAP TEST&INTEG Storage SUN Fire Foundation V245 (optional) VERITAS Storage Foundation (optional) LAN SAP PROD: DB SAP PROD: Appl. Server Storage Foundation IBM x3650 HA 4.1 MP1 Windows 2003 SUN Fire SUN Fire Backup V490 V490 Server with TSM Brocade SilkWorm 200E Brocade SilkWorm 200E NetApp FAS3020 NetApp FAS3020 IBM Library

42 Ende der Präsentation Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

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