Administrationskosten reduzieren

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2 Microsoft Dynamics Ihren Mitarbeitern vertraut Administrationskosten reduzieren Verträge finden, nicht suchen Die Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen kann teuer werden. Vergisst man beispielsweise Patente neu anzumelden oder Bildrechte sowie Garantielaufzeiten zu verlängern, kann das schnell hohe Folgekosten nach sich ziehen. Darüber hinaus werden Verträge oftmals dezentral und/oder in Papierform vorgehalten. Hohe Zeitaufwendungen für Such- und Bearbeitungsvorgänge sind die Folge. Mit Comsol Vertrag Manager entfällt das aufwändige Suchen in der Ablage. Alle relevanten Vertragsdaten und das Vertragsdokument stehen immer zentral zur Verfügung. Damit keine Fristen mehr vergessen werden, erinnert Sie Comsol Vertrag Manager automatisch per , sofern Sie das wünschen. Mit Comsol Vertrag Manager können unterschiedlichste Verträge oder vertragsähnliche Sachverhalte wie Zeitschriftenabonnements, Bahncard, Garantie- und Gewährleistungsverträge, Kaufverträge, Telefonverträge, Leasingverträge, Lizenzverträge, Mietverträge, Mitgliedschaft in Vereinen und Verbänden etc., Marken-, Domainund Bildrechte, Softwarepflege- und Updateverträge, Versicherungsverträge verwaltet werden. Die freie Definition von Vertragstypen ermöglicht den unternehmensweiten Einsatz als zentrale Vertragsverwaltung. Verträge verwalten in Microsoft Dynamics NAV Comsol Vertrag Manager ist eine modular aufgebaute, branchenunabhängige und zertifizierte Lösungserweiterung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV. Auf die zentrale Vertragsverwaltung in der bestehenden Business-Software können alle Interessengruppen zugreifen und die Verträge analysieren. Daraus abzuleitende Aufgabenstellungen wie Vertragsverhandlungen, Kündigungen oder Erstellen und Prüfen vertragsbasierender Rechnungen können schnell und automatisiert erledigt werden. Vorteile der zentralen Datenhaltung Bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung können durch die zentrale Datenhaltung Abläufe und Analysen schneller und effizienter gestaltet werden: volle Integration in Microsoft Dynamics NAV keine Mehrfacherfassungen keine Schnittstellen Integration in Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Reporting, Dokumentenverwaltung geringer Schulungsaufwand, da Einrichtung auf Knopfdruck und die Anwendung bekannt ist schnelle Übersicht über die Verträge kontinuierliche Kontrolle der To-do-Liste Kostensenkung durch Vertragskontrolle Kostensenkung bei vertragsbasierenden Prozessen (Rechnungen, Abgrenzung etc. ) 02

3 Die Lösung Comsol Vertrag Manager Anwender berichten Ein heißer Herbst ist für das Team der Geiger AG aus Mainz-Kastel die arbeitsintensivste Jahreszeit! Gilt es doch in diesen Monaten circa 80 % der tausenden Einzelaufträge, die pro Jahr das Unternehmen erreichen, zu bewältigen. Und da kommen nicht nur die Produktionsmaschinen ins Schwitzen, sondern auch die Administration steht unter Volllast und muss einen reibungslosen Workflow sicherstellen. Ist die Wire-O Maschine noch im Leasingvertrag, kann der Vertrag mit dem Softwarehersteller verlängert werden oder welche Handy- und Datenverträge sind im Haus im Einsatz und welche Tarife werden genutzt? Fragen die gerade in Spitzenzeiten schnell beantwortet werden müssen, da kaum zeitliche Ressourcen für eine umständliche Suche in Aktenbergen zur Verfügung stehen. Jederzeit den Überblick über die Verträge und die Fristen Ressourcenschonung und transparente Datenströme mit dieser Forderung war es klar, dass auch das Management der Verträge direkt in der zentralen ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV abgebildet werden muss. Mit Comsol Vertrag Manager sind die relevanten Daten jederzeit einsehbar, gesteuert über ein eigenständiges Zugriffssystem. Der Fokus liegt dabei auf dem Management kritischer Termine wie Kündigung und Verlängerung. Automatisch vertragsbasierende Einkaufsbelege erzeugen Das Team der Verwaltung von Geiger hat sich gefreut, denn das Add-on für Dynamics NAV war nach kürzester Zeit eingeführt. Und man blickt erwartungsvoll dem nächsten Herbst entgegen! Carla Herrmann, Leitung Rechnungswesen, Geiger Aktiengesellschaft, Mainz-Kastel Pluspunkte für Comsol Vertrag Manager für Microsoft Dynamics NAV zertifiziert volle Integration in die individuelle Kundenlösung umfangreiche Prozessunterstützung leicht und intuitiv zu erlernen mehrmandantenfähig integriertes Berechtigungssystem keine Mehrfacherfassung Vertragscontrolling in Echtzeit kombinierbar 03

4 Microsoft Dynamics Ihren Mitarbeitern vertraut Comsol Vertrag Manager mehr Dynamik durch Integration Verwaltung vereinfachen Die integrierte Vertragsverwaltung kennt die Nutzung eines Haupt- und Untervertrages. Im Hauptvertrag werden Datenfelder gepflegt, die in jedem Vertrag identisch sind. Wird innerhalb eines Hauptvertrages ein neuer Vertrag erfasst, werden alle im Hauptvertrag vorbelegten Felder übernommen. Dies stellt sicher, dass alle wichtigen Felder identisch gefüllt sind. Darüber hinaus lässt sich ein dimensionsbasiertes Controlling auch alleine auf Hauptvertragsebene durchführen. Transparenz erhöhen Grundsätzlich steht die Einsichtnahme allen Dynamics NAV- Anwendern zur Verfügung. Interessenten dafür können sein: Einkauf Vertragserstellung, Vertragsverhandlungen, Kündigung, Verlängerung Verkauf Erstellung periodischer Rechnungen Rechtsabteilung Transparenz im Vertragsmanagement und in den Prozessen Controlling Liquiditätsplanung, Risikobewertung Geschäftsführung Überblick über die Verträge, auch nach Vertragstypen Mitarbeiter, insofern eigenständig für die Verträge zuständig Eine klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und Einsichtsmöglichkeiten ist meistens unerlässlich. Ein geschickt eingerichtetes Dimensionscontrolling, unterschiedliche Vertragsarten oder auch Verantwortlichkeiten schaffen Transparenz für die einzelnen Interessengruppen. Ohne ein eigenständiges Berechtigungssystem lässt sich dies allerdings kaum verantwortlich abbilden. Den Gesamtvorgang über Navigate transparent machen das ist Integration. Struktur durch eigenes Berechtigungssystem Viele Verträge in einem Unternehmen werden direkt für einen Mitarbeiter geschlossen. Je nach Organisationsstrukturen können dies Verträge für Mobiltelefone, Leasingverträge für Firmenwagen, Zeitschriftenabonnements, Bahncards oder andere Verträge sein. Ein Vertrag kann einem Mitarbeiter zugeordnet werden, damit dieser über Verlängerung oder Kündigung entscheidet. Gleichzeitig wird der Vertrag einem Verantwortlichen zugeordnet. Zuordnungen und Verantwortlichkeiten können auch gruppenbezogen sein. Diese Gruppen werden direkt im Modul im Rahmen des eigenständigen Berechtigungssystems definiert. 04

5 Der schnelle Weg zum Vertrag Integration in gewohnte Abläufe Vertriebsmitarbeiter Sven Schultheiss kehrt nach einem erfolgreichen Arbeitstag zurück an seinen Arbeitsplatz. Zwei Kunden konnte er für die Dienstleistungen seines Unternehmens gewinnen. Außerdem nutzt er seine Weiterbildungsmöglichkeiten und hat das Zeitschrifen-Abonnement Vertrieb bestellt. Beides erfasst er direkt im Vertrag Manager. So kann er den Kunden die vereinbarten Service Fees automatisiert in Rechnung stellen. Aber auch die Relevanz des Zeitschriftenabos kann er nun vor der ersten Kündigungsfrist systemunterstützt prüfen. Er denkt: Klasse, dass wir all unsere Verträge direkt in einem System haben. Und ein wenig fühlt er sich an die Scannerkasse beim Discounter erinnert, als er den letzten Artikel einpackt und das Signalfeld des Scanmoduls auf seinem Bildschirm grün wird. Vom Abschluss bis zum Vertragsende: Verträge im Vertrag Manager erfassen periodische Termine überprüfen Vertragsbasierende Aufgabenstellungen erledigen periodische Belege erstellen Einkauf/Verkauf Abgrenzungsbuchungen vertragsbasierend vornehmen Aufgaben Termine Controlling Liquiditätsplanung Risikobewertung Vertragsverhandlung oder Kündigung oder... Verträge Periodische Abgrenzung Vertragsbasierende Belegerstellung Verkaufsbeleg Einkaufsbeleg Comsol Vertrag Manager Finanzbuchhaltung Microsoft Dynamics NAV 05

6 Microsoft Dynamics Ihren Mitarbeitern vertraut Integrierte Administration Erfassung über den Hauptvertrag Hauptverträge sind sehr hilfreich im Falle von Auswertungen, bieten zudem große Vorteile im täglichen Handling. So lassen sich eine Reihe von Feldern je nach Vertragsart beliebig vorbelegen. Diese werden dann im Rahmen der Erfassung eines zugeordneten Vertrages automatisch in den Vertrag kopiert und geben damit die Struktur vor. Damit ist sichergestellt, dass die Felder inhaltlich einheitlich genutzt werden. Auch lassen sich Standardtermine des Vertragspartners im Hauptvertrag festlegen, wie z. B. die Basis Vertragslaufzeit oder die Kündigungsfrist. Ebenso, ob er sich automatisch verlängert oder endet. Integration I in gewohnte Abläufe Vertriebsmitarbeiter Hans Sachs möchte wissen, wann er sich um ein neues Handy kümmern kann, das den Bluetooth-Standard des neuen Firmenwagens unterstützt, der in 3 Monaten geliefert wird. Also schaut er sich die Verträge an und stellt dabei fest, dass er sich auch gleich um den sich ansonsten automatisch verlängernden Datentarif kümmern muss. Integration III in gewohnte Abläufe Frau Müller ist aber auch zuständig für die Generierung periodischer Kundenrechnungen. Auch diese sind vertragsbasierend und differieren hinsichtlich Leistungsmerkmalen sowie Zeiträumen und Zeitpunkten der Rechnungsstellung. Mit dem Vertrag Manager kann sie diese wahlweise über Verkaufsbelege oder Buchblatt buchen. Zukünftig wird er sich monatlich in Form eines Reports die Verträge hinsichtlich erforderlicher Aktivitäten ausgeben lassen. Gut, dass diese zentral vorliegen. Zusätzlich kann sie aber auch Aufwendungen und Erträge aus Verträgen buchhalterisch je Stichtag mittels Abgrenzungsbuchungen buchhalterisch zuordnen. Integration II in gewohnte Abläufe Frau Müller bekommt jeden Monat Dutzende Einzelrechnungen der Telefongesellschaft. Comsol Vertrag Manager kann sie vertragsbasierend Vorerfassungen generieren, diese mit den Eingangsrechnungen abgleichen und funktionsunterstützt in Einkaufsbelege oder Buchblattzeilen transferieren. Die kreditorische Integration spart Zeit und stellt sicher, dass die Eingangsrechnungen auch der Vertragsgrundlage entsprechen. Integration IV in gewohnte Abläufe Viele Abläufe sind auch mit Papier verbunden. Frau Müller denkt an die Eingangsrechnungen und die Verträge an sich. Wie toll wäre es, diese auch systemseitig zur Verfügung zu haben und danach suchen zu können. Da kommt ihr die Lösung Comsol Docuscan gerade recht. Diese ist nicht nur sehr schnell integriert, sondern gibt ihr auch die Möglichkeit, nach Belegarten unterschiedliche Workflows zu installieren. Endlich hat sie Zeit, sich ausreichend um Kundenbelange zu kümmern. 06

7 Administration konsequent vereinfachen Kombinierter Einsatz mit Comsol Docuscan Nun sind die Verträge in einem System, damit auswertbar und standardisiert zu nutzen. Das ist toll. Aber was steht denn im Kleingedruckten und wer hat den Vertrag unterschrieben? Wäre doch schön, den Papierbeleg einzusehen. Comsol Docuscan ist als Ergänzung zu Comsol Vertrag Manager sehr schnell integriert und gibt auch die Möglichkeit nach Belegarten wie Eingangsrechnungen, Verträgen unterschiedliche Workflows zu installieren. Endlich hat der Mitarbeiter wieder Zeit, sich ausreichend um Kundenbelange zu kümmern. Kaum zu glauben, dass Comsol Docuscan im Standard zu installieren kaum länger als eine Mittagspause dauert. Sämtliche Belege werden zunächst mit einem Barcode versehen und dann zentral eingescannt. Mittels des Barcodes erfolgt die Zuordnung zum relevanten Datensatz, z. B. dem Vertrag. Über die Einrichtung lassen sich beliebig Workflows oder Funktionalitäten einbinden, z. B. Statusänderung eines Beleges bei Erhalt des unterschriebenen Angebots. Belegerstellung direkt aus Dynamics NAV Einsatzmöglichkeiten Posteingang Zuordnung von eingehenden Belegen Rechtsabteilung Vertragsverwaltung, Schriftverkehr Einkauf Bestellungen, Anfragen, Einkaufsrechnungen Marketing Kampagnenrückläufer Verkauf Angebote, Aufträge Buchhaltung Buchungsbelege, Projektmanger projektrelevante Belege, z. B. Spesenabrechnungen, Mahnwesen z. B. Tätigkeitsnachweise Logistik Speditionspapiere, Komissionierbelege Comsol Comfort Immer die gleichen Anpassungen in den Kundendatenbanken das muss nicht sein. Comsol Comfort ist das ergänzende Modul, das dem Navision-Anwender als Mehrwert-Paket viele nützliche standardisierte Funktionalitäten bietet. Vom Sachkonto können aufgerufen werden: Stornobuchungen erstellen Ausziffern der Sachposten Korrekturen (z. B. Dimensionen) Sammelkorrekturen Bankkontoabstimmung, Comfort-Funktionalitäten im Zahlungsverkehr: wie Debitor-Suche Beleg splitten, wenn ein Kontoauszug gegen mehrere Sachkonten gebucht werden soll Einlesen des Kontoauszuges über mehrere Mandanten etc. USt-IdNr., Prüfung mit Protokollierung Globaler Menüpunkt, mittels Drag & Drop zu installieren, enthält: Änderungsprotokoll beliebig integrierbar Texteditor beliebig integrierbar Aufgaben definieren an jedem beliebigen Datensatz 07

8 Microsoft Dynamics steht für integrierte, anpassungsfähige Unternehmenslösungen, die zur langfristigen Sicherung Ihres Erfolgs beitragen und Sie darin unterstützen, schnell fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Microsoft Dynamics folgt in Design und Funktion den bekannten Microsoft-Standards und ist eng mit den Microsoft-Produkten verzahnt. Täglich anfallende Aufgaben und zentrale Geschäftsprozesse in den Bereichen Finanzmanagement, Customer Relationship Management und Supply Chain Management können durchgängig automatisiert und optimiert werden. Jetzt informieren unter Telefon oder Comsol Unternehmenslösungen AG Hauptstraße Eschborn bei Frankfurt am Main Tel.: Fax: Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber sein.