Verträge jeglicher Art Historie der Vertragsänderungen Wiedervorlage Verlängerung und Kündigung. Vertragsmanagement

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1 Verträge jeglicher Art Historie der Vertragsänderungen Wiedervorlage Verlängerung und Kündigung Vertragsmanagement

2 Das Vertragsmanagement in «Verträge? Sollen sich doch die Juristen damit beschäftigen! Naja, ob der Wartungsvertrag noch gültig ist, will ich aber trotzdem wissen.» Verträge sind meistens das Werk von Juristen, doch auch als Facility Manager, Instandhalter, Hausmeister und Fuhrparkleiter oder brauchen Sie den schnellen Zugriff auf verlässliche Informationen zu folgenden Fragestellungen: Ist der Wartungsvertrag noch gültig? Deckt er das entsprechende Gerät ab? Auf wie viele Kilometer ist der Leasingvertrag bei Fahrzeugen ausgelegt? Haben meine Mitarbeiter eine Flatrate für Ihr Telefon? Müssen wir die Anfahrtskosten bezahlen? Haben wir mit diesem Lieferanten bereits einen Rahmenvertrag? Ersetzt uns die Versicherung diesen Schaden? Ich muss direkt in den Vertrag sehen, ich brauche eine Kopie. Vertragspflege mal einfach, sogar für Nichtjuristen Sind die Verträge erst mal ausgehandelt und unterschrieben, kann die weitere Vertragspflege ganz einfach sein: Wann läuft der Vertrag aus oder verlängert er sich automatisch? Bis wann können wir kündigen? Wo wird das Original aufbewahrt? Wer ist Ansprechpartner für diesen Vertrag? 2

3 Gerade die Auswertung bzw. das Reporting von Vertragsinhalten und Kenndaten spielt eine wesentliche Rolle für die unterschiedlichen Beteiligten, die vor folgenden Fragestellungen stehen: Was kosten die Wartungsverträge meine Abteilung eigentlich? Wie lange sind wir im Durchschnitt an die Verträge gebunden? Wie viele verschiedene Verträge mit wie vielen Vertragspartnern haben wir derzeit? Sind die Objekte, für die wir Wartungsverträge haben, eigentlich noch im Einsatz? Auswertungen brauchen Sie überall, hier auch. «Wie lange läuft der Vertrag eigentlich noch? Und welche Leistungen sind im Detail enthalten?» Mit dem Vertragsmanagement in wave Facilities haben Sie alle Informationen zu den unterschiedlichsten Verträgen blitzschnell präsent, ohne langes Suchen und Blättern. An notwendige Verlängerungen oder die Möglichkeit der Kündigung werden Sie erinnert. Wenn Sie den Originalvertrag doch mal benötigen, haben Sie auch diesen über das integrierte Dokumentenmanagement sofort im Zugriff. Und Sie planen und dokumentieren die Zeit, die Sie mit dem Vertragsmanagement zubringen. 3

4 «Ich lege mir die wichtigsten Vertragsinformationen bereit!» Verschiedene Vertragsarten und Vertragsgegenstände Sie haben Mietverträge, Pachtverträge, Kaufverträge, Lizenzverträge, Gewährleistungsverträge, Wartungsverträge, Leasingverträge, Dienstleistungsverträge, Werkverträge, Versicherungsverträge und vieles mehr. Diese Verträge beziehen sich auf technische Anlagen, Ihre Mobiltelefone, verschiedene Räume, ein bestimmtes Projekt und die Pflege der Bäume. Und jedes Mal sind es andere Informationen, die Sie übersichtlich verwalten wollen. «Ich möchte den Überblick behalten, wenn sich etwas ändert!» Laufzeit, Vertrags-Beginn und-ende, wann zu kündigen... Die meisten Verträge beinhalten einen zeitlichen Faktor: Verträge laufen aus und müssen verlängert werden oder sie laufen unbefristet und sollten daher überwacht werden, ob sie nicht gekündigt werden müssen. Vielleicht sind die Anlagen längst verschrottet, für die es noch immer den Wartungsvertrag gibt. Oder der Reinigungsdienstleister freut sich, weil ein Gebäudeflügel gerade saniert wird und gar nicht gereinigt werden kann aber der Vertrag läuft weiter. 4

5 «Wir zahlen regelmäßig für den Vertrag. Wird das auch dokumentiert?» Der Wartungsvertrag ist vierteljährlich zu zahlen und bezieht sich auf einige Geräte oder Anlagen. Für den Abstellraum in der Stadt zahlen Sie zum Beispiel monatlich Miete. Management ist auch Arbeit und sollte transparent sein Für die Wartung der Feuerlöscher wird quartalsweise eine Abschlagszahlung fällig. Alle diese Kosten werden zentral beim Vertrag erfasst aber mit dem Modul Kostenverteilung einfach auf die betroffenen Objekte verteilt und fließen dort in die normalen Kostensummierungen ein. Kosten müssen überall transparent sein «Auch Vertragsmanagement ist Arbeit ich will sie planen und dokumentieren» Sie planen zuvor und dokumentieren hinterher, wenn Sie eine Leuchtstoffröhre wechseln, eine Wartung durchführen oder ein Projekt abwickeln dazu kommt noch der Aufwand, der sich im Rahmen des Vertragsmanagements ergibt: legen Sie sich auslaufende Verträge, oder solche, bei denen Sie eine Kündigung überlegen, auf Wiedervorlage. Dokumentieren Sie Telefonate und Meetings mit Ihren Vertragspartnern. 5

6 Die Elemente des Vertragsmanagements Vertragsobjekt Allgemeine Informationen... Die Vertragsstammdaten enthalten Informationen, die für jeden Vertrag relevant sind wie zum Beispiel Vertragspartner Vertragsbeginn und -ende Laufzeit oder Kündigungsfrist alles übersichtlich auf einen Blick.... und spezifische Informationen... Zu den Stammdaten gehören aber auch spezifische Informationen, die je nach Vertragsart und -gegenstand überhaupt erst sichtbar werden: bei einem Wartungsvertrag zum Beispiel, ob Ersatzteile im Preis enthalten sind, bei einem Leasingvertrag für Fahrzeuge, wie viele Kilometer über die Laufzeit enthalten sind, bei einem Leasingvertrag für eine IT-Anlage jedoch, ob die Betriebssystemsoftware Bestandteil des Vertrags ist. 6

7 Alle diese spezifischen Informationen werden nach Ihrem Bedarf in einem eigenen Kartenbereich einfach konfiguriert und können jederzeit mit dem Modul Designer auch nachträglich eingefügt und bearbeitet werden für die Vertragsart/Vertragsgegenstands-Kombination, für die Sie diese Information benötigen. Diese Kartenbereiche können also völlig frei definiert und gestaltet werden. So enthält die Hauptkarte immer nur allgemeingültige Felder und bleibt immer übersichtlich. Design und Verwendung von zusätzlichen themenspezifischen Kartenbereichen, je nach Vertragsart und/oder Vertragsgegenstand. Zur besseren Übersichtlichkeit können Felder auf der Hauptkarte zudem ausgeblendet werden, wenn sie für eine bestimmte Konstellation nicht benötigt werden. Wenn gewünscht, können Sie auch Vertragshierarchien bilden. Verträge können als Einzelvertrag, Rahmenvertrag und als Gehört zu Rahmenvertrag angelegt werden. Wenn Sie in das Vertragsmanagement erst einsteigen möchten und ein Vertrag sich immer nur auf ein Objekt (Personal, Anlage ) bezieht, speichern Sie diese Informationen direkt beim Objekt in einer Vertragsbewegung. Auch hier können Sie spezifische Informationen je nach Vertragsart und -gegenstand erfassen. Kategorisierung des Vertrags in die drei Vertragshierarchien «Einzelvertrag», «Rahmenvertrag» und «Gehört zu Rahmenvertrag». 7

8 Vertragsbewegung an beliebigen Objekten Verwaltung Ihrer Verträge mit allen wichtigen Vertragsdaten und dem Vertrag selbst als Dokument im Dokumentenmanagement Objektzuordnungen: Verträge können gleichzeitig mehreren Objekten, wie Gebäuden oder Fahrzeugen und Personal zugeordnet werden und sind dann auch an diesen Objekten zurückverfolgbar. Die Verträge können mit beliebigen, auch verschiedenen Objekten verknüpft werden, für die sie gelten sollen. Ist ein Leasingvertrag vielleicht nur mit einem Fahrzeug verknüpft, so mag sich ein Wartungsvertrag auf Dutzende von Geräten und Anlagen beziehen. Sie können beim Vertrag also sehen, auf welche Objekte sich der Vertrag bezieht. Bei dem jeweiligen Objekt können Sie umgekehrt sehen, welcher Vertrag verknüpft ist oder welche Verträge, denn natürlich können es auch mehrere sein. Eine klassische n:n-beziehung! Vertragshistorie Je nach Konfiguration können Sie die Änderung von Vertragsinformationen im Vorfeld planen oder es werden Änderungen an den Vertragsinformationen in einem eigenen Bereich gespeichert. So können Sie beispielsweise sehen, wann welcher Vertrag verlängert wurde oder wie sich die Kosten des Vertrags im Laufe der Zeit verändert haben. Vertragsdokumente Unter Verwendung des Dokumentenmanagements können Verträge auch als Dokumente am Objekt hochgeladen werden und sind so jederzeit online einsehbar. 8

9 Wiedervorlagen für Kündigungen und Verlängerungen Bevor ein Vertrag ausläuft oder noch bevor der Tag erreicht ist, zu dem Sie ihn spätestens kündigen können, wollen Sie daran erinnert werden, dass der Vertrag überprüft werden sollte. Legen Sie einfach eine Wiedervorlage an, legen Sie eine Liste mit diesen Wiedervorlagen auf den Service Coordinator, (Ihre Liste mit Reports, die Sie ständig brauchen), oder lassen Sie sich über das Eskalationsmanagement per informieren. Sie sind in jedem Fall rechtzeitig informiert, um eine Entscheidung vorzubereiten. Erinnerungen auch an Vertragsänderungen einrichten Sie haben sich entschieden? Drücken Sie einfach den entsprechenden Button. Mit den Aufbaupaketen für Kündigung, Verlängerung und Wiedervorlage werden Verträge automatisch gekündigt oder verlängert oder es kann eine Wiedervorlagenserie angelegt werden. Bei einer Verlängerung werden die Datumfelder des Vertrags neu berechnet, z.b. das jetzt neu festgelegte Ende des Vertrags und es wird eine neue Wiedervorlage erzeugt. Im Fall einer Kündigung wird das neue, nun definitive Ende bei den Vertragsstammdaten eingetragen. In beiden Fällen werden diese Vorgänge dokumentiert und Sie können auch Ihre Arbeitszeiten erfassen. 9

10 Die waveware Programmwelt und der Systembaukasten Programmstruktur In einem modularen Paketsystem (Paket = Programmteil) können die benötigten Programme exakt gemäß Ihrem Bedarf zusammengestellt werden. System-, Basis- und Aufbaupakete arbeiten zielführend zusammen, egal in welcher Kombination sie verwendet werden. Sie als Kunde entscheiden, welche Pakete Sie benötigen. Ihre Geschäftsprozesse ändern sich? Kein Problem: Die Programmstruktur können Sie parallel live anpassen. Entstehen dagegen völlig neue Anforderungen, werden einfach neue Pakete in Ihre waveware integriert, die problemlos mit den bereits vorhandenen Paketen zusammenarbeiten. Die folgenden waveware Pakete wären zum Beispiel eine sinnvolle Ergänzung für das Vertragsmanagement: Kostenverteilung Mit diesem Aufbaupaket können Kosten, die bei einem Vertrag dokumentiert werden, auf die betroffenen Objekte verteilt werden. Eskalationsmanagement Überwachung von Prozessen und Terminen und automatische Benachrichtigung bei Überschreitung von Vertragsfristen oder Ende von Leihverträgen FM-Basis Personalverwaltung Verwaltung von (z. B. gemieteten) Flächen, Räumen, Geschossen, Gebäuden und Liegenschaften. Unterstützung von z. B. DIN 276 und DIN 277. Das Systempaket kann mit seinen Personalfunktionen (Personalverträge, Vertragsverantwortliche) in die Vertragsverwaltung integriert werden. 10

11 Systembaukasten Alle Vorgänge sind vollständig transparent. Der Programmcode wird visualisiert. Interessierte Laien können nachvollziehen, wie die Software arbeitet und mit dem einzigartigen Systembaukasten selbst Änderungen vornehmen. Selbstverständlich wurde auch das Paket «Vertragsmanagement» auf Grundlage des waveware Systembaukastens erstellt. Beschriebene waveware Pakete 1114 Basispaket Einzelvertrag 1119 Basispaket Sammelvertrag 1122 Aufbaupaket Kündigung / Verlängerung 1128 Aufbaupaket Wiedervorlageserie 11

12 T W T F E info@senox.ch W /14 Loy & Hutz Solutions AG Solar-Info-Center Emmy-Noether-Strasse Freiburg Senox AG Loy & Hutz Schweiz Worbstrasse Muri bei Bern