PROTOTYPISCHE ENTWICKLUNG EINES DMS- CLIENTS FÜR KLEINE UNTERNEHMEN

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1 PROTOTYPISCHE ENTWICKLUNG EINES DMS- CLIENTS FÜR KLEINE UNTERNEHMEN BACHELORARBEIT EDUARD UNRUH Hauptstr. 42b Bielefeld Matrikelnummer: Paderborn, Juni 2010

2 Bachelorarbeit im Rahmen des Studiengangs Informatik zur Erlangung des Grades Bachelor of Science am Institut der Informatik der Fakultät für Elektrotechnik, Informatik und Mathematik der Universität Paderborn Betreuender Prüfer: Zweitgutachter: Prof. Dr. Gerd Szwillus Prof. Dr. Franz Josef Rammig Seite ii

3 EIDESSTATTLICHE ERKLÄRUNG Ich versichere, dass ich die Arbeit ohne fremde Hilfe und ohne Benutzung anderer als der angegebenen Quellen angefertigt habe und dass die Arbeit in gleicher oder ähnlicher Form noch keiner anderen Prüfungsbehörde vorgelegen hat und von dieser als Teil einer Prüfungsleistung angenommen worden ist. Alle Ausführungen, die wörtlich oder sinngemäß übernommen worden sind, sind als solche gekennzeichnet. Ort, Datum Unterschrift Seite iii

4 Seite iv

5 Für I. Seite v

6 Seite vi

7 ABSTRACT Dokumenten-Management ist ein Thema, auf das die Unternehmen in der heutigen Zeit immer mehr Wert legen müssen. Die Masse an Informationen und der Übergang zu digitalen Dokumenten erfordern ein unterstützendes System, um der Aufgabe der Organisation des Datenbestandes auf rechtlicher und wirtschaftlicher Ebene gerecht zu werden. Da der Trend bei der Entwicklung solcher Systeme in den letzten Jahren in die Richtung ging, sehr große, mächtige und komplexe Lösungen zu bauen, wurden die Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen zunehmend vernachlässigt, da diese Systeme für sie weder erschwinglich, noch praktikabel sind. In dieser Arbeit geht es nun darum, auf einer bestehenden DMS-Plattform aufbauend, einen einfachen Client prototypisch zu entwickeln, der in der Benutzung und den Funktionsanforderungen an ein kleines Unternehmen angepasst ist. Seite vii

8 INHALTSVERZEICHNIS 1 Einleitung Motivation Zielsetzung Aufbau der Arbeit Dokumenten-Management Einführung Dokumenten-Management-Systeme Rechtliche Aspekte Vorteile und wirtschaftliche Aspekte Bedeutung für kleine Unternehmen Technische Grundlagen nscale Architektur Funktionen Rechte- und Rollensystem Anbindung NET Framework WPF und XAML Konzept Allgemein Funktionsumfang Struktureller Aufbau der GUI Usability Implementierung MVVM-Architektur Struktur und Funktionsweise Vorteile Seite viii

9 5.1.3 Anwendung Weitere Design Patterns Mediator Pattern GUI Controls Workspaces Dialoge Benutzer-Unterstützung Benutzertests Testpersonen Durchführung Szenario Nr.1 Suchen und Finden Szenario Nr.2 Archiv Szenario Nr.3 Hinzufügen Szenario Nr.4 Lebenszyklus Szenario Nr.5 Neue Version Szenario Nr.6 Aufgaben, Notizen und Nachrichten (Verknüpfung) Szenario Nr.7 Einstellungen und Anmeldung Fazit Zusammenfassung Ausblick Literaturverzeichnis Abbildung sverzeichnis Tabellenverzeichnis Anhang Seite ix

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11 1 EINLEITUNG 1.1 MOTIVATION Durch den Einsatz elektronischer Datenverarbeitung und der Verwendung des Internets für die Kommunikation und der Übertragung von Daten, ist ein Unternehmen herausgefordert, neben den papiergebunden, auch die digitalen Dokumente zu organisieren und zugänglich zu machen. Bisher war und ist es auch oft noch üblich, Dokumente mit Hilfe von Akten und Ordnern zu verwalten. Mittels einer bestimmten Sortierung und Ordnungsstruktur wird ein schnellerer Zugriff auf diese Dokumente ermöglicht und die Handhabung für den Benutzer insgesamt erleichtert. Diese Aspekte müssen nun auch für die elektronischen Dokumente berücksichtigt und angewandt werden, womit man zum Dokumenten-Management-System 1 gelangt. Ein größerer Betrieb kann in der heutigen Zeit kaum noch auf die Verwendung eines DMS für die Verwaltung der elektronischen Daten verzichten. Eine Vielzahl an Mitarbeitern muss kontrolliert auf den Datenbestand zugreifen können und die Bearbeitungsprozesse müssen innerhalb des Systems gesteuert werden. Das DMS übernimmt beispielsweise durch automatische Einhaltung von rechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen und zeitlich festgesetzten Wiedervorlagen eine Reihe von Aufgaben und erleichtert somit den Arbeitsalltag im Büro. Die Entwicklung geht in die Richtung, das DMS lediglich als eine Komponente eines umfassenden Enterprise-Content-Managements ches weitere Aspekte wie interne Arbeitsabläufe, auch Workflows genannt, unterstützt. Die Relevanz solcher Systeme und die daraus folgende Nachfrage nehmen stetig zu, sodass viele Betriebe vollständig auf die elektronische Datenverwaltung umsteigen, indem sie den gesamten Aktenbestand einscannen und in ein DMS/ECM-System einspeisen. Das gleiche Interesse an der Verwendung eines DMS besteht auch in der Schicht der kleinen und mittelständischen Unternehmen3. Viele Anforderungen, sowohl auf rechtlicher, als auch funktionaler Basis, decken sich mit denen von größeren Betrieben und un- 2 zu definieren, wel- 1 Nachfolgend mit DMS abgekürzt. 2 Nachfolgend mit ECM abgekürzt. 3 Nachfolgend mit KMU abgekürzt. Seite 1

12 1 Einleitung terstreichen die Notwendigkeit eines solchen Systems. Trotzdem gibt es viele Punkte, in denen sich die Bedürfnisse der beiden Schichten unterscheiden und die die Verwendung eines gesamten ECM-Systems für einen kleinen Betrieb nicht motivieren. Der enorme Funktionsumfang des Systems spiegelt sich in der dazu proportionalen Komplexität wider und wirkt sich unmittelbar auf die Usability, Wartung, Administration und natürlich dem Preis aus. Neben den Kosten für die Anschaffung von Hard- und Software, kommen zusätzliche Kosten für die Schulung der eigenen Mitarbeiter hinzu. Ein mittelständischer Betrieb wird auf allen Ebenen überfordert und von der Überlegung, ein derartiges System einzusetzen, von Beginn an abgeschreckt. 1.2 ZIELSETZUNG Das Ziel dieser Arbeit besteht nunmehr darin, einen prototypischen DMS-Client zu entwickeln, der den Anforderungen eines kleinen Unternehmens unterliegt und die Archivierung und Verwaltung digitaler Dokumente durch ein DMS auch im Kontext der genannten Zielgruppe ermöglicht. Dieser Client wird mit Hilfe des ECM-Systems nscale der Firma Ceyoniq 4 entwickelt, das durch eine Server-Client-Struktur eine Schnittstelle für die Anbindung eines eigenen Clients ermöglicht. Somit wird an dieser Stelle ebenso die Machbarkeit der Zusammenarbeit eines mächtigen ECM-Systems mit einem simplen und funktional eingeschränkteren Clients untersucht. Mit der Zielgruppe der KMU sind hier kleinere Betriebe, wie Bäckereien, Handwerker oder Arztpraxen gemeint. Dabei wird davon ausgegangen, dass es sich um keine Computer-affinen Gruppen handelt, wodurch die primäre Anforderung darin besteht, ein möglichst einfaches System zu entwickeln. Der Client soll nur die nötigsten Funktionen zur Bewältigung der gängigsten Aufgaben enthalten und diese im Sinne des Benutzers schnell und unkompliziert zugänglich machen. Bei der Analyse der notwendigen Funktionen werden Ergebnisse aus einer vorangegangenen Arbeit berücksichtigt und durch eigene Überlegungen ergänzt [Kra09]. Durch adäquate Benutzer-Unterstützungen und ein Hilfssystem soll der Nutzer sich schnell zurechtfinden können und dabei auf möglichst wenige Probleme stoßen. Arbeitsvorgänge sollen weitestgehend selbsterklärend aufgebaut und dargestellt werden. Die 4 Seite 2

13 1.3 Aufbau der Arbeit grafische Oberfläche mit den Anordnungen der Funktionen und des Dokumentenbereiches soll leicht verständlich und an bereits bekannte Muster angelehnt sein. 1.3 AUFBAU DER ARBEIT Im nachfolgenden Kapitel wird auf das grundlegende Thema des Dokumenten- Managements 5 eingegangen und einige Aspekte, wie der allgemeine Aufbau bzw. Ablauf von DM, sowie die damit verbundenen wichtigsten Funktionen, näher betrachtet. Dies soll nur ein allgemeines Verständnis in diesem Bereich sichern und eine Einführung in die Thematik darstellen. Anschließend werden einige technische Grundlagen, welche die Basis für die folgende Entwicklung legen, über das gegebene DMS-System nscale und dem.net Framework beschrieben. Im Kapitel KONZEPT werden der wesentliche Aufbau, die strukturelle Gestaltung der Oberfläche und die zu implementierenden Funktionen des Prototyps erläutert und dessen Umsetzung im nachfolgenden Kapitel IMPLEMENTIERUNG, samt der verwendeten Architektur, beschrieben. Den Abschluss dieser Arbeit stellt eine Evaluierung durch szenariobasierte Benutzertests mit mehreren verschiedenen Usern und einer Zusammenfassung der Ergebnisse dar. 5 Nachfolgend mit DM abgekürzt. Seite 3

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15 2 DOKUMENTEN-MANAGEMENT Dieses Kapitel stellt die Grundlage für das allgemeine Verständnis des Dokumenten- Managements dar und führt grundlegende Begrifflichkeiten und Konzepte ein. Im Anschluss wird auf dessen Bedeutung für kleine Unternehmen eingegangen und Vorteile für den Einsatz genannt. 2.1 EINFÜHRUNG Im klassischen Sinn ist unter dem Begriff Dokument ein papiergebundenes Schriftstück zu verstehen, welches diverse Informationen festhalten und im rechtlichen Kontext auch als Urkunde dienen kann [GSMK04]. Damit auch auf digitaler Ebene eine klare Differenzierung zwischen verschiedenen Arten von Dokumenten entsteht, wird im DM anhand zweier Definitionen unterschieden. Die Definition des Dokuments im engeren Sinn erweitert die papiergebundene Ansicht um den Aspekt, dass das Dokument ebenso in gescannter bzw. elektronischer Form vorliegen kann oder für die Publizierung auf einem physikalischen Medium gedacht ist [GSMK04]. Andere elektronische Daten wie Videos oder Audio-Dateien zählen nicht zu diesem Bereich, sondern fallen unter die Definition eines Dokuments im weiteren Sinn. Mit der Vielfalt der Dokumenttypen geht auch die Vielfalt der Quellen für diese Dateien einher. So können Dokumente aus externen Medien und Geräten, verschiedenen Office-Anwendungen und vielen anderen Quellen generiert und dann weiterverarbeitet werden. Unter Dokumenten-Management wird nun die reine Verwaltung und Organisation dieser Dokumente verstanden. Dies umfasst dabei alle Prozesse und Abläufe, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen, wie z.b. die Ablage und Archivierung, Suche, Historienverwaltung und Vernichtung von Dokumenten [GSMK04]. Die Erstellung von Dokumenten wird dabei weniger bzw. überhaupt nicht berücksichtigt und wird in der Regel von externen Werkzeugen und Anwendungen übernommen. Bei der Verwaltung der Dokumente ist ein typischer Zyklus zu erkennen, der sich als eine Art Lebenslauf beschreiben lässt. In Abbildung 2.1 ist dieser Lebenslauf nach [GSMK04] grafisch dargestellt. Die initiale Phase des Kreislaufs ist hier die Erzeugung und Übernahme von Dokumenten jeglicher Art aus verschiedenen Quellen. Der nächste Schritt ist die korrekte Zuweisung Seite 5

16 2 Dokumenten-Management und Indizierung innerhalb des Archivs anhand von geeigneten Kriterien, wodurch die Suche und das Retrieval 6 für den nachfolgenden Schritt ermöglicht werden. Das gefundene Dokument kann nun gelesen und falls nötig auch verändert werden, was eine neue Zuordnung und Indizierung innerhalb des Archivs auslöst und den Kreis damit schließt. Ein Dokument kann diesen Zyklus nur verlassen, indem es aus dem System gelöscht und vernichtet wird. Dokumente erzeugen, übernehmen Ablegen, zuordnen, indizieren Lesen, auswerten, ändern Suchen, Retrieval,... Löschen, vernichten Abbildung 2.1: Dokumenten-Management-Zyklus Der beschriebene Zyklus ist an dieser Stelle noch unabhängig davon, ob das DM in elektronischer oder papier- und ordnergebundenen Form betrieben wird. Beide Methoden sind in der Lage diese Prozesse durchzuführen, jedoch mit erheblich unterschiedlichem Aufwand. Der Begriff Dokumenten-Management-System bezieht sich dabei auf die heutzutage gängige elektronische Art und Weise. 2.2 DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEME Im eigentlichen Sinn ist ein DMS, wie bereits erwähnt, für die klassische Verwaltung von elektronischen Dokumenten verantwortlich. In vergangener Zeit ist dieser Begriff allerdings enorm ausgedehnt worden und beinhaltet viele verschiedene Produktkategorien wie Document Imaging (Scannen und Anzeigen von Dokumenten), dynamisches, klassisches DM (reine Verwaltung), elektronische Archivierung (datenbankunterstützte Langzeitspeicherung von Daten), Groupware (kooperatives Arbeiten und Gruppenfunktionen wie Kalender und Nachrichten), Workflow (Steuerung von Arbeitsvorgängen) und vielen 6 Abfrage und Wiederauffindung von Dokumenten. Seite 6

17 2.2 Dokumenten-Management-Systeme weiteren [KM97]. In diesem Sinne gibt es eine durch Kampffmeyer eingeführte Unterteilung in DMS im engeren Sinne : Dokumentenorientiertes DMS, welches den aktuellen Status eines Dokuments innerhalb des Lebenszyklus, dessen Struktur und Inhalt organisiert. Dokumente werden dabei verstichwortet, nach gewissen Merkmalen klassifiziert und in eine logische Struktur eingeordnet, wodurch sie wiedergefunden werden können. und DMS im weiteren Sinne : Grundsätzlich ist darunter die Erweiterung des DMS im engeren Sinne um zusätzlich Komponenten wie das bereits erwähnte Workflow, Groupware oder Document Imaging zu verstehen. Ebenso kommen automatische Schrifterkennungs- und Indizierungs-Funktionalitäten hinzu. Klare Abgrenzungen lassen sich hier nicht genau erkennen. Diese traditionelle Trennung wird durch neuartige, übergreifende Systeme wie das Enterprise Content Management verdrängt, das DM lediglich als Baustein in einem Gefüge aus Wissensmanagement- und Workflow-Komponenten versteht [Wik10a]. ECM-Systeme versuchen im Grunde alle vorhandenen Prozesse und Kommunikationen in einem Unternehmen zu unterstützen und die Büroarbeit dadurch so papierarm wie möglich zu gestalten. Die Anforderungen und Bedürfnisse für die Entstehung solcher mächtigen Systeme stammen maßgeblich von sehr großen Unternehmen, die die primären Abnehmer dieser Produkte im DM-Markt sind. Somit symbolisiert ECM in der aktuellen Entwicklung den heutigen Standard und schließt sämtliche Aspekte rund um DM mit ein RECHTLICHE ASPEKTE Dokumente sind nicht nur Träger von wertvollen Informationen, die im Unternehmen ständig gebraucht werden, sondern können ebenfalls als Nachweis für bestimmte Sachverhalte und Abläufe dienen. Unter diesem Aspekt sind bei der Arbeit mit solchen Dokumenten, je nach Art und Sensibilität der Informationen, viele verschiedene Vorschriften und gesetzliche Regelungen zu beachten, was durch ein DMS technisch unterstützt werden kann [GSMK04]. Eine zentrale Rolle spielt dabei der Begriff der Ordnungsmäßigkeit im Zusammenhang mit dem Umgang und der Verwaltung von Dokumenten. Es wird an dieser Stelle nicht ausführlich darauf eingegangen, sondern nur auf zwei ausgewählte Elemente hinge- Seite 7

18 2 Dokumenten-Management wiesen. Darunter fällt z.b. die Integrität eines Dokuments, welche die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit der Inhalte umschreibt und mittels verschiedener formaler Kriterien gewahrt werden kann, wie das Verwenden von Seitenzahlen (mit Bezug auf die Gesamtseitenzahl) oder das Einfügen von speziellen Seitensignaturen. Allerdings kann die Unveränderlichkeit eines Dokuments nur schwer bzw. nur mit speziellen kriminaltechnischen Methoden bestätigt werden [GSMK04]. Der zweite Punkt betrifft Dokumente, die als Urkunden dienen sollen und deren Ursprung somit rechtlich relevant ist. Diese Eigenschaft wird durch den Begriff der Authentizität ausgedrückt und konnte lange Zeit nur durch die Vorlage des papiergebunden Originaldokuments, samt handschriftlicher Unterschrift, bewiesen werden. Inzwischen ist die Technik soweit fortgeschritten, dass mit Hilfe von sogenannten elektronischen Signaturen die Herkunft und der Unterzeichner des Dokuments eindeutig und sicher identifiziert werden können [Wik10b]. Um solche Eigenschaften zu unterstützen, kann ein DMS geeignete Werkzeuge und Methoden bereitstellen und den Benutzer damit bei der Wahrung von Integrität und Authentizität der Dokumente unterstützen. Des Weiteren ist ein Betrieb für die Einhaltung der Datensicherheit und des Zugriffsschutzes verantwortlich, womit der Schutz vor unberechtigten Zugriffen, unzulässigen Veränderungen, sowie Löschungen und Entwendungen 7 der Daten gemeint ist. Dadurch muss der gesamte Dokumentenbestand durch eine Zugriffskontrolle vor unbefugtem Zugang, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, geschützt werden. Durch dein Einsatz eines elektronischen DMS und einem dahinterliegenden Rechte- und Rollensystem können diese Anforderungen, anders als bei einer papier- bzw. aktengebundenen Lösung, einfach und vor allem gesetzestreu gewährleistet werden. Der letzte Punkt ist hier die Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -pflichten von geschäftlichen Dokumenten. Diese Regelungen sind überwiegend im HGB 8 zu finden und geben an, wie lange die jeweiligen Dokumente vom Unternehmen aufbewahrt werden müssen. Hier sind Fristvorgaben von bis zu 10 Jahren für kaufmännische Dokumente üblich, wobei diese noch von Vorschriften für Krankenhäuser, die Akten teilweise 30 Jahre verwahren müssen, übertroffen werden [GSMK04] [Wik10c]. Neben der reinen Pflicht der Aufbewahrung der Daten, muss ebenso sichergestellt werden, dass während dieser Fristen der Zugriff auf den Datenbestand durch beispielsweise gesetzliche Außenprüfungen in angemessener Zeit (je nach Fall kann es sich um Tage oder sogar Wo- 7 Vgl. 239 Abs. 3 HGB nach [GSMK04]. 8 Handelsgesetzbuch. Seite 8

19 2.2 Dokumenten-Management-Systeme chen handeln) möglich ist. Auch hier ist der Vorteil durch ein DMS mit einem elektronischen und schnell zugänglichem Archiv, das Dokumente vor der ungewollten und frühzeitigen Löschung schützt, deutlich VORTEILE UND WIRTSCHAFTLICHE ASPEKTE Viele Faktoren, darunter die eben genannten, sprechen für den Einsatz eines DMS und motivieren die Umstellung auf ein elektronisches Archiv. Neben denen aus dem rechtlichen Bereich, sollen nachfolgend einige praktische bzw. wirtschaftliche Argumente aufgelistet werden: Langfristigkeit. Durch die Verwendung von standardisierten Archivierungsformaten wie TIFF oder PDF/A wird die langfristige Lesbarkeit der Dokumente gesichert. Darüber hinaus sorgen geeignete Hardware-Komponenten für die physikalische Langlebigkeit der Daten. Organisation. Eines der Hauptargumente für ein DMS ist der Vorteil durch die computergestützte Verwaltung. Die Identifikation der Dokumente ist nicht nur durch den Inhalt möglich, sondern wird durch viele verschiedene Metadaten und Verstichwortungen (sogar selbstdefinierte) erweitert, wodurch die Suche nach Daten erheblich vereinfacht wird. Eine dahinterliegende Zugriffskontrolle steuert rechtsgetreu und sicher die Befugnisse im Umgang mit dem Dokumentenbestand. Außerdem können Speicherkosten eingeschränkt werden, indem Mehrfachablagen gleich zu Beginn erkannt und vermieden werden. Unabhängigkeit. Eine Trennung in Server, welcher das eigentliche DMS ist und Client, der die Schnittstelle und Zugang zum System darstellt, ermöglicht die Arbeit mit dem Dokumentenbestand von nahezu allen Standorten aus. Ferner können mehrere Benutzer gleichzeitig auf ein und dasselbe Dokument zugreifen. Automatisierung. Durch ein computerbasiertes System können viele Arbeitsvorgänge, die vorher manuell erledigt werden mussten, nun vollautomatisch ausgeführt werden. Dies betrifft z.b. die automatische Führung und Erstellung von Protokollen über Änderungen an Dokumenten, die im weiteren Sinn auch die Versionskontrolle umfassen, und das Einhalten von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicherstellen. Wird zusätzlich eine Workflow-Komponente eingesetzt, ist es ebenso möglich die internen Geschäftsprozesse und -abläufe zu kontrollieren. Seite 9

20 2 Dokumenten-Management 2.3 BEDEUTUNG FÜR KLEINE UNTERNEHMEN Etwa 3,2 Millionen Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern gibt es in Deutschland. Für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) im engeren Sinne ist diese Kundengruppe noch weitgehend unerschlossen. [Jun04] Obwohl es mittlerweile immer mehr Bemühungen gibt, auch dieser Zielgruppe ein angemessenes bzw. kostengünstiges und anforderungsentsprechendes Angebot schaffen zu können, trifft die obige Meinung auch heute noch durchaus zu. Auf Grund der hohen Kosten (Erwerb, Installation, Wartung, Schulung etc.) und der komplizierten Handhabung des Systems, greifen Unternehmen anstelle von professionellen DMS oft zu Notlösungen wie Lotus Notes oder Produkten aus der Microsoft Office-Familie [Jun04]. Diese Problematik wird durch die Abbildung 2.2 von [KM97] veranschaulicht. Hersteller von DMS-Lösungen streben für ihre Produkte einen höchstmöglichen Grad von Nutzen und Anbindungsmöglichkeiten für die bestehende Struktur an. Die damit unmittelbar zusammenhängenden Nachteile spiegeln sich in den Kosten und der steigenden Komplexität wider und führen zu einem DMS, das nur noch für große Unternehmen von Interesse ist. Dadurch werden die kleinen Unternehmen vom Markt ausgeschlossen und müssen zu anderen Lösungen greifen, obwohl das Interesse an einem solchen System mit dessen Vorteilen vorhanden ist [Krü10]. Synergien mit anderen Anwendungen Nutzen Kosten Workflow Groupware Dynamisches DM Recherche Archiv Integrationsgrad Datensicherung Komplexität Abbildung 2.2: Schalenmodell nach Kampffmeyer Seite 10

21 2.3 Bedeutung für kleine Unternehmen Die Zielgruppe für den DMS-Client, der in dieser Arbeit entwickelt werden soll, liegt noch weit unter der Grenze eines Unternehmens mit 50 Mitarbeitern. Es sollen Betriebe angesprochen werden, die eine Größe von 1 10 Mitarbeitern haben können und bei denen es sich um kleine Bäckereien, Arztpraxen oder auch Agenturen handeln kann. Auch diese Betriebe werden mit elektronischen Dokumenten konfrontiert und brauchen für die (gesetzmäßige) Verwaltung entsprechende Werkzeuge, die sie dabei unterstützen und Vorteile, wie sie in Abschnitt und erläutert wurden, ermöglichen. Die Anforderungen unterscheiden sich dabei stark von denen der großen Unternehmen, sodass Komponenten wie Workflow oder Groupware überhaupt keine Rolle spielen und völlig vernachlässigt werden können. Vielmehr werden Grundfunktionalitäten eines klassischen DMS im engeren Sinne gefordert, das sich zudem durch eine einfache Benutzung und Administration auszeichnet [Sch06]. Seite 11

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23 3 TECHNISCHE GRUNDLAGEN In diesem Kapitel werden die für die Implementierung und Umsetzung wesentlichen technischen Grundlagen beschrieben. Dabei wird auf das System nscale, dessen Aufbau und Funktionen und auf das.net-framework mit der verwendeten WPF 9 -Komponente eingegangen. 3.1 NSCALE Durch die Kooperation mit der Firma Ceyoniq, steht das ECM-System nscale in der Version 6.5 als Basis für diese Arbeit zur Verfügung, sodass die grundlegenden Funktionen für die Entwicklung eines DMS-Clients auf Server-Seite bereits vorhanden sind. Im Folgenden wird dieses System näher erläutert ARCHITEKTUR Nscale ist nach einem klassischen Server-Client-Modell aufgebaut, wodurch der Zugriff auf das System auch mit Hilfe des Internets ermöglicht wird. Die interne Server-Struktur lässt sich wiederum in einen sogenannten Storage-Layer und Application-Layer unterteilen, welche in Abbildung 3.1 oberhalb und unterhalb des Server-Containers dargestellt sind [Cey09]. Der Storage-Layer stellt die physikalische Speicher-Ebene des gesamten Systems dar und kontrolliert den Zugriff auf folgende Komponenten: Storage Service. Bezeichnet den physikalischen Ablageort eines Dokuments. Hier steht, je nach Gebrauch oder Wunsch des Benutzers, eine gewisse Auswahl zur Verfügung (z.b. Jukeboxen 10 oder herkömmliche Festplatten). Peripheral Services. Unterstützung und Einbettung von externen Diensten wie einem LDAP-Repository, sodass eine vorhandene Benutzer- und Rechtestruktur importiert bzw. genutzt werden kann. 9 Windows Presentation Foundation. 10 Plattenwechselautomaten. Seite 13

24 3 Technische Grundlagen Index Services. Hinterliegende Datenbank zur Unterstützung der Suche und Indexierung von Dokumenten. Auch hier kann zwischen verschiedenen Datenbanken gewählt werden (z.b. Oracle oder SQL). Der Application-Layer stellt dagegen den Zugriff auf die Server-Dienste wie dem Document-Management (TCP/IP) bereit und leitet Anfragen an den Storage-Layer weiter. Jegliche Kommunikation zwischen der Präsentations-Ebene und dem Server findet also durch den Application-Layer statt. Der Zugriff kann dabei entweder über den Base Connect oder Advanced Connect (http) erfolgen. Durch diese Aufspaltung des Servers besteht die Möglichkeit, mehrere Instanzen eines Application-Layers mit einem einzigen Storage-Layer zu verbinden oder andersrum. Eine Anwendung würde diese Option finden, falls das Unternehmen z.b. eine internationale und verteilte Server-Struktur aufbauen und die Zugriffszeiten für die Ressourcen verbessern möchte. Abbildung 3.1: nscale System-Architektur Die Präsentations-Ebene entspricht in dem Server-Client-Modell dem Client. nscale bietet hier mehrere Möglichkeiten und Ansätze, um mit dem Server zu arbeiten. Im Wesentlichen kann man dabei zwischen eigenständigen Anwendungen wie dem nscale Desktop (Rich) oder Desktop Web (Web) und integrativen Anwendungen, die in bestehende Lösungen eingebettet sind, unterscheiden. Seite 14

25 3.1 nscale FUNKTIONEN nscale ist der ECM-Klasse eindeutig zuzuordnen und verfügt dementsprechend über einen Funktionsumfang, der das klassische DMS um viele Komponenten erweitert. Solche sind z.b. das Process Management (Workflow), welches standardisierte Abläufe innerhalb des Betriebs unterstützen soll, der Importer für externe Massendaten (nscale Pipeliner) oder die Backend-Anbindung an fremde Systeme wie SAP oder Lotus Notes. Für die Entwicklung des Prototyps dieser Arbeit wird auf Grund der geringeren Anforderungen hauptsächlich die reine DM-Komponente verwendet. Hierfür stellt nscale alle typischen und auch darüberhinausgehende Aufgaben bereit: (Automatisierte) Langzeitarchivierung Versionsmanagement Statuskontrolle (Lebenszyklus) (Benutzerdefinierte) Indexierung und Suche Checkin/Checkout Welche Teilmenge der verfügbaren Funktionalität im Prototyp verwendet wird, wird im Kapitel KONZEPT festgelegt und näher erläutert RECHTE- UND ROLLENSYSTEM Neben dem Import von bestehen Verzeichnissen (LDAP) verfügt das System auch über eine eigene Benutzer- und Rechteverwaltung. Benutzer können Stellen, Rollen und Gruppen zugeordnet werden, welche jeweils bestimmte Eigenschaften und Rechtevergaben besitzen. Zusätzlich können noch gewisse Sichtbarkeitsregeln definiert werden. Die einzelnen Bedeutungen sollen hier nicht näher erläutert werden, da für ein kleines Unternehmen eine flache und einfache Benutzerhierarchie mit wesentlich weniger Optionen an Rechtevergaben völlig ausreicht 11, jedoch wird an dieser Stelle deutlich, wie komplex das Rechtemodell in einem ECM-System tatsächlich ist ANBINDUNG In Abbildung 3.1 sind zwischen der Präsentations-Ebene und dem Application-Layer zwei verschiedene Schnittstellen abgebildet, der Base Connect und Advanced Connect. Für die Entwicklung von hauseigenen Anwendungen wie dem nscale Desktop benutzt 11 Mehr dazu im Kapitel KONZEPT. Seite 15

26 3 Technische Grundlagen Ceyoniq den Base Connect, der den uneingeschränkten Zugriff auf den Server erlaubt. Für alle übrigen bzw. externen Lösungen wird der Advanced Connect mit wesentlich kontrollierteren Zugriffsmöglichkeiten bereitgestellt. Für diese Schnittstelle steht eine dokumentierte.net-api 12 zur Verfügung, welche bei der Entwicklung des Prototyps benutzt wird. Unterstützte Sprachen sind dabei Visual C++, Basic und C#. Durch das vorangegangene 3D-Client-Projekt und die damit zusammenhängenden positiven Erfahrungen fällt meine Wahl auf C# zusammen mit der WPF-Komponente, die im Folgenden beschrieben wird. 3.2.NET FRAMEWORK Das.NET Framework ist eine von Microsoft entwickelte Plattform und umfasst zusammen mit einer universellen objektorientierten Laufzeitumgebung (CLR 13 ) eine Sammlung von Klassenbibliotheken und APIs. Die unterstützten Programmiersprachen werden in eine einheitliche Zwischensprache umgewandelt (CIL 14 ), anschließend von der CLR interpretiert und dann erst in Maschinencode übersetzt. Dadurch können.net- Komponenten mit verschiedenen Sprachen wie C#, J# oder auch VB verknüpft werden, selbst eine Kombination dieser Sprachen innerhalb des Programm-Codes ist möglich. Somit hat der.net-entwickler freie Wahl bei der verwendeten Sprache. In Abbildung 3.2 ist das Framework und dessen allgemeine Struktur nach [Nat07] in der Version 3.0 dargestellt, welches einen wesentlichen Kern von Windows Vista darstellt und zeitgleich damit veröffentlicht wurde (2006). Aufbauend auf der Version 2.0 und der CLR-Basis ist das Framework hauptsächlich um vier Komponenten erweitert worden, von denen eine das bereits erwähnte WPF ist und alternativ zu Windows-Forms die Entwicklung von grafischen Benutzeroberflächen 15 in der.net-umgebung ermöglicht. Die Vorteile dieser Komponente und der damit zusammenhängende Gebrauch der neuartigen Technologie XAML 16 werden in Abschnitt kurz geschildert. Bei der Implementierung des Prototyps wird das aktuelle Framework 3.5, welches noch zusätzliche, aber hier nicht relevante Komponenten wie LINQ und das ADO.NET Entity Framework liefert, verwendet. 12 Application Programming Interface. 13 Common Language Runtime. 14 Common Intermediate Language. 15 Nachfolgend mit GUI (Graphical User Interface) abgekürzt. 16 Extensible Application Markup Language. Seite 16

27 3.2.NET Framework.NET Framework 3.0 Windows Presentation Foundation (WPF) Windows Communication Foundation (WCF).NET Framework 2.0 Windows Workflow Foundation (WF) Windows Cardspace (WCS) ASP.NET Windows Forms ADO.NET Base Class Libraries Common Language Runtime Abbildung 3.2:.NET Framework WPF UND XAML Bei der Oberflächen-Programmierung im.net Framework verlagert sich der Schwerpunkt immer mehr von den veralteten Windows Forms auf die neue WPF-Komponente, die viele Vorteile und Features bietet, welche für eine moderne GUI-Entwicklung unabdingbar sind. Adam Nathan schreibt im Zusammenhang mit WPF: Microsoft now has a solution for helping people create 21 st -century software that meets these high demands, using less time and less money. This solution is Windows Presentation Foundation (WPF). [Nat07] Mit WPF wird den Entwicklern ein Grafik-Framework an die Hand gelegt, mit dem sie sehr schnell eine ansprechende Oberfläche gestalten können. Einige der Eigenschaften, die WPF zu diesem mächtigen Werkzeug machen, sollen nachfolgend kurz erläutert werden. Alle Grafikelemente einer WPF-Applikation, die bei der Gestaltung der GUI zum Einsatz kommen, werden unmittelbar über Direct3D gerendert, wodurch viele Prozesse von der GPU 17 übernommen werden und zu einer enormen Entlastung der CPU durch diese Hardwarebeschleunigung beitragen. Somit ist man in der Lage eine aufwendige GUI zu gestalten und diese gleichzeitig performant zu halten. Durch die Unterstützung von Vek- 17 Graphics Processing Unit (Grafikprozessor). Seite 17

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