Planmanagement in der Bauwirtschaft Der Einsatz von Elektronischen Planmanagementsystemen in Bauunternehmen

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1 Planmanagement in der Bauwirtschaft Der Einsatz von Elektronischen Planmanagementsystemen in Bauunternehmen Prof. Dr.- Ing. Helmut Haenes, Dipl.-Ing. Mandy Welsch Fachhochschule Erfurt, Fachbereich Bauingenieurwesen Einleitung In einem vorangegangenen Artikel zum Thema Fehlermanagement in der Bauwirtschaft, wurden verspätete Planlieferungen und die mangelnde Aktualität der Pläne als eine wesentliche Fehlererscheinung benannt. Bei den steigenden Anforderungen an die Straffung und Optimierung der Planungs- und Bauabläufe, muß nach Lösungen dieser Probleme gesucht werden. Immer mehr Bauunternehmen interessieren sich deshalb für den Austausch von Plänen durch Elektronische Planmanagementsysteme, die einen durchgängigen Informationsfluss, die notwendige Transparenz und Aktualität in allen Phasen der Planung und Bauausführung gewährleisten können. Im folgenden Artikel wird von den Erfahrungen beim Einsatz eines Elektronischen Planmanagementsystems beim Neubau des Klinikums Leipzig berichtet. Elektronische Planmanagementsysteme Gegenstand der modernen Elektronischen Planmanagementsysteme ist die zentrale Verwaltung und Verteilung aller projektrelevanten Pläne und planbegleitenden Dokumente über einen zentralen Datenpool. Dieser Datenpool wird auf einem Server errichtet. Durch die legitimierten Zugriffsmöglichkeiten auf den Server, verfügen alle Projektbeteiligten zeitgleich über für sie wichtige Informationen, Datenredundanzen werden ausgeschlossen. Mit Hilfe von Datenbanksystemen erfolgt eine strukturierte Ablage der Pläne. Der Postversand von Plänen kann entfallen. Die grundlegenden Funktionen von Elektronischen Planmanagementsystemen können in folgenden Bausteinen zusammengefaßt werden: Planmanagement (Projektdatenbank und Planpool) Das Planmanagement umfaßt die Funktionen: Erstellen, Ablegen, Verwalten, Abrufen und Suchen nach Plänen in Form einer Projekt- und Planverwaltung mit integrierter Adreßdatenbank. Innerhalb dieses Systems werden alle Phasen des gesamten Dokumentenlebenszyklus festgehalten. Zahlreiche Such- und Sortiermöglichkeiten sowie Index- und Versionskontrollen (Versionsmanagement) sind integriert. Planlaufsteuerung (Workflowmangement) Das Workflowmanagement beinhaltet die Fähigkeit, den Planlauf automatisch zu steuern und zu kontrollieren. Im Workflow wird die Ablauffolge des Planlaufs mit Festlegung des Bearbeiters, der Bearbeitungsart und der Bearbeitungsdauer definiert. Planbearbeitung und Dokumentenbearbeitung Die Plan- und Dokumentenbearbeitung (Prüfeintragungen und Freigabe) erfolgt mit Hilfe von integrierten Viewern, die über Redliningfunktionen verfügen. Die Systeme ermöglichen die Elektronische Planfreigabe (digitale Signatur). Die Elektronischen Planmanagementsysteme bestehen meist aus unterschiedlichen Software- Bestandteilen wie der Serversoftware für den Informationsaustausch (z.t. mit 1

2 integrierten Groupwarelösungen), dem Datenbankverwaltungssystem (z.b. Oracle, Access, Espresso) und dem integrierten Viewer. Diese Komponenten werden von den Softwareanbietern unterschiedlich kombiniert und programmiert. Dabei sind verschiedene Technologien zu beobachten. Die gegenwärtig am häufigsten angewandte Lösung ist die zentrale Datenhaltung mit eignem Projektserver. Über diesen Server können die Projektbeteiligten Informationen über das Projekt abfragen und die Planungsunterlagen ablegen oder abrufen. Der Zugriff auf die Projektdaten ist geschützt. Dabei gibt es verschiedene Client - Server - Lösungen: Mit Hilfe von Groupwarelösungen ist eine plattformunabhängige Arbeitsweise möglich. Dabei werden unterschiedliche Groupware-Systeme verwendet. Dadurch wird das Arbeiten von Gruppen ermöglicht und das Arbeiten mit verteilten Datenbanken unterstützt. Dazu ist es notwendig, daß die Client- Software auf den entsprechenden Arbeitsplätzen installiert wird. Der Zugriff auf die Datenbanken ist nur über diese Client-Software möglich. Das System verfügt über ein ausgereiftes Sicherheits- und Verschlüsselungssystem. Die Clients können innerhalb der Planmanagementsoftware online oder offline arbeiten. Durch die Funktion der Replikation (Abgleich der Daten) wird der Datenbestand auf dem Server dann abgeglichen. Durch die verteilte Datenhaltung (lokal) ist ein schneller Zugriff und die ständige Verfügbarkeit der Dokumente gewährleistet. Die am häufigsten verwendete Groupwarelösung bei diesen Systemen ist Lotus Notes. Die zentrale Datenhaltung mit Hilfe der Internettechnologie garantiert einen Zugriff auf die Plandatenbank über einen Browser. Das heißt, dass auf den einzelnen Client- Arbeitsplätzen keine zusätzliche Client-Software außer dem Browser benötigt wird. Das Arbeiten innerhalb der Datenbank (z.b. Oracle, SQL) kann hier nur online erfolgen. Diese Lösung hat den Vorteil, daß man durch diese sogenannte Terminal- Client- Lösung bzw. serverorientierte - Lösung von allen Orten mittels Browser auf die Datenbank zugreifen kann. Die nur noch von wenigen Unternehmen benutzte verteilte Datenhaltung, führt durchaus zu einer Verbesserung der Übersichtlichkeit von Planläufen. Durch die verwendete Plandatenbank können Pläne nach unterschiedlichen Kriterien erfaßt und sortiert werden. Der Datenaustausch über das Internet verlangt hier einen kontrollierten abgestimmten Arbeitsprozeß, damit es hier durch die doppelte Datenverwaltung (lokal auf jedem Arbeitsplatz) nicht zu Datenredunanzen kommt. Weitere Tendenzen sind neben dem eignen Projektserver auch das Projekt-Hosting (Nutzen von fremden Serverkapazitäten bzw. bauspezifischen Plattformen) bzw. das Application- Service- Providing. Dieses relativ neue Geschäftsmodell beinhaltet die weltweite Nutzung von Software über das Netz der Provider im Leasing- Verfahren. Der Nutzer zahlt nur seine zeitabhängigen Anwendungen. Neben der technologischen Realisierung, unterscheiden sich die Elektronischen Planmanagementsysteme durch die bereits erläuterten integrierten Lösungen wie z.b. dem Viewer, dem Workflowwerkzeug etc. Die meisten Anbieter bieten zusätzlich zum Elektronischen Planmanagement auch Tools zur Dokumentenverwaltung an. Einige Anbieter haben in ihren Lösungen Konvertierungsmodule für das CAD- Austauschformat STEP ISO integriert, einen Differenzviewer oder ein automatisiertes Workflow- System. Mit dem automatisierten Workflow System können bestimmte Arbeitsschritte und Bearbeitungsfolgen vorgeben werden. Der Planlauf ist damit vorgegeben und löst automatisch bestimmte Aktionen aus. 2

3 Elektronische Planmanagementsysteme im Baustelleneinsatz Organisation und Installation Bei dem Bauvorhaben Neubau Klinikum Leipzig entschied sich die ARGE OKL (Max Bögl GmbH & Co. KG / Oevermann GmbH & Co. / Walter Bau Sachsen GmbH) für den Einsatz des Elektronischen Planmangementsystems EPLASS der Firma SEIB ITC, der von der Fachhochschule Erfurt begleitet wurde. Die ARGE war als Generalunternehmer für die Ausführungsplanung zuständig. Als Generalplaner für die Ausführungsplanung wurde die ACERPLAN Planungsgesellschaft mbh gebunden. Auch die Tragwerksplanung und die Planung der Haustechnik waren in das elektronische System eingebunden. Interne Abstimmungen des Generalplaners und der Austausch von digitalen offenen CAD- Plänen wurde außerhalb des Systems abgewickelt. Der zwischen den einzelnen Fachplanern abgestimmte Plan wurde als Prüfstück (autorisierter Plan) in das Elektronische Planmanagementsystem eingestellt. Die Prüfung der Pläne wurde durch das Hochbauamt des Freistaates Sachsen vorgenommen. Der künftige Nutzer, das Uniklinikum Leipzig war ebenfalls im Elektronischen Planmanagementsystem eingebunden. Man entschied sich für einen Projektserver auf der Baustelle. Die einzelnen Clients auf der Baustelle wurden in Form eines Mbit Ethernetnetzwerkes (LAN) vernetzt. Der Server wurde mit einer Hypocode- 2- Kanal- ISDN- Karte ausgestattet, so daß das WAN über diese ISDN-Verbindung ( Datenrate 64kBit/s) funktionierte. Der Server verfügte über folgende technische Kenndaten: 512 MB RAM, 18 GB Festspeicher, Festplattenspiegelung, PIII 650 MHz, Netzwerkbetriebssystem Windows NT. Die Archivierung erfolgt über ein 8mm Stream-Band- Laufwerk. Die Client- Arbeitsplätze waren in der Regel folgendermaßen ausgestattet: MB RAM, PIII, 8-10 GB Festspeicher. Für den Zugriff auf die Datenbank war bei den einzelnen Projektbeteiligten neben der Elektronischen Planmanagementsoftware auch die Client- Software Lotus Notes erforderlich. Die Mindestvoraussetzungen für die Hardware und das Netzwerk sind von der Baustellensituation und der Anzahl der Nutzer abhängig. Sofern die Datenbank lokal repliziert werden soll, ist entsprechende Festplattenkapazität für die Replikation der Datenbank erforderlich. Zur Zeit werden innerhalb der Datenbank für den Roh- und Ausbau ca Pläne im HP/GL-2 Format mit insgesamt 1,1 GB Speicherkapazität verwaltet. Abbildung 1 Einsatz Elektronisches Planmanagement beim Bauvorhaben "Neubau Klinikum Leipzig" 3

4 Erfahrungen Mit dem Elektronischen Planmanagementsystem werden sämtliche Informationen (Pläne, Übersichtslisten, Berichte) in einer zentralen Kommunikationszentrale in einer Datenbank vorgehalten. Das gilt sowohl für die beschreibenden Informationen zu den Plänen (Indexdaten) als auch für die Dateien (Plan-, Textdateien). Es besteht jederzeit für alle Projektbeteiligten die Möglichkeit, entsprechend den vorgegebenen Zugriffsrechten, mit Paßwörtern auf die Datenbank zuzugreifen. Der Datenaustausch mit den externen Clients erfolgt online per automatischer Replikation. Im Vorfeld muß durch die Projektbeteiligten die Projektstruktur, der Planschlüssel und der Planlauf definiert werden. Diese Voreinstellungen sind frei wählbar. Je systematischer das Projekt strukturiert wird, desto übersichtlicher sind später Suchlisten o. ä. In der Datenbank Rohbau bzw. Ausbau ist jeder einzelne Plan als Datensatz hinterlegt. Dieser ist über seine Plannummer und seinen Planindex eindeutig identifizierbar. Diese eindeutige Plancodierung ist die Basis des Elektronischen Planmanagementsystems. Jeder Plan (Datensatz) enthält Datenfelder. Dem Plan werden eine Projektnummer, Plannummer, Planindex, Planpaket, Planbeschreibung, Plandaten (Plangröße, Plotgröße, Maßstab), Planlauf (Workflow), Aufgabe, Datum von Unterschriften, Erstelldatum, Zieldatum und sonstige Zusatzinformationen zugeordnet. Zu jedem Datensatz werden die Plandateien (Plot-Files) auf dem zentralen Server abgelegt. Beliebige Datensätze wie z.b. Protokolle, Stahllisten sind anhängbar. Die CAD-Pläne werden in der Datenbank als geschlossenes Format (HP/GL-2) angehängt. Der Plan wird innerhalb der Datenbank nur einmal durch den Planer angelegt. Gegenwärtig existiert leider noch keine automatische Übernahme des Plankopfes aus der Datenbank in das CAD-Programm oder umgekehrt. Aufgrund des vordefinierten und konfigurierten Workflows findet der Planlauf automatisch statt. Durch die Zuordnung bzw. Kategorisierung des Planes zum Workflow landet der Plan je nach Bearbeitungsschritt automatisch in das Aufgabenfach des nachfolgenden oder vorhergehenden Bearbeiters. Die Weiterleitung des Planes und somit Planfreigabe erfolgt per elektronischer Unterschrift. Im Moment der Plangenehmigung oder auch der Ablehnung durch den Prüfer wird vom System ein gesondertes Passwort verlangt, um den Prüfvorgang abzuschließen. Die Unterschriften bzw. Informationen wie z.b. Zur Ausführung freigegeben (Reinschrift) werden nach den Vorgaben auf das Schriftfeld des Planes gesetzt. Die Bearbeitung des Planes ist in der Historie nachvollziehbar. Mit dem integrierten Viewer können alle Pläne über die Voransicht sofort geöffnet werden. Ebenfalls können sämtliche Pläne geplottet oder gedruckt werden. Das CAD-System ist somit auf dem Client-Arbeitsplatz nicht erforderlich. Von der Baustelle wurde diese Funktion besonders gern genutzt, da durch das stufenlose Zoomen und Skalieren Details aus den Plänen herausgezogen werden konnten. Im Zuge der Planfreigabe (Unterschriften), wird der Plan automatisch über den Viewer geöffnet. Mit Hilfe der Redliningfunktion konnten die Bearbeiter Bemerkungen und Änderungen eintragen, wobei diese Funktionen nur im Rahmen der Zugriffsrechte und unter Eingabe von Paßwörtern benutzt werden konnte. Der eigentliche Plan (Plot-File) bleibt dabei unverändert. Die Änderungen werden in einer separaten Dateistruktur abgelegt, können jedoch auf dem Plan sichtbar gemacht werden. Die Herkunft der Eintragungen und der Zeitpunkt bleiben nachprüfbar, da Planänderungen nur unter einer ID- Kennung vorgenommen und mit einem Passwort freigegeben werden können. 4

5 Abbildung 2 Workflow Abbildung 3 Ansicht Plandatensatz Abbildung 4 Viewer Abbildung 5 Ansicht Historie Das Elektronische Planmanagementsystem EPLASS verfügt über eine intuitive Oberfläche. Selbst EDV- unerfahrene Mitarbeiter können durch die projektabhängigen Register und die Projektstruktur die relevanten Informationen und Pläne schnell finden. Folgende Vorteile wurden benannt: Der Planprozeß ist vordefiniert. Durch den implementierten automatisierten Workflow sind Fehlleitungen von Plänen unmöglich. Zugriffe und Freigaben durch unautorisierte Mitarbeiter werden verhindert. Vordefinierte Rechte und Freigabemechanismen beschleunigen den Planlauf. Durch die im Vorfeld definierten Prozesse, die im System programmiert werden, ist die Datendisziplin nur beim Erstellen des Planes in der Datenbank erforderlich. Die anderen Projektbeteiligten müssen sich nicht abstimmen. Der Datentransfer in die entsprechenden Aufgabenfächer erfolgt automatisch im Hintergrund. Sämtliche projektspezifischen Informationen (Organisation, Workflowabbildung, Plandatenbank mit Plandatensatz und Plandateien, Prüfberichten, Protokolle) werden an einer zentralen Stelle bereitgestellt. Durch die im System integrierten Planstatuslisten besitzen alle Projektbeteiligten die ständige Kontrolle über die jeweiligen Bearbeitungsstände. Im System tritt keine Datenredundanz (keine doppelte Datenhaltung) auf. Somit stehen immer die aktuellen Pläne zu Verfügung. Alle Projektbeteiligten haben Kenntnisse über den Bearbeitungsstand sämtlicher Pläne. Die Replikation (Abgleich zwischen lokalen und zentralen Datenbestand) erfolgt automatisch. 5

6 Die Bearbeiter werden durch den konfigurierten Workflow (automatisierte Prozeßund Aufgabenzuordnung) über ihre aktuellen Arbeitsaufgaben informiert. Der Plan wird erst dann automatisch weitergeleitet, wenn er entsprechend der Konfiguration bearbeitet wurde. Das System verfügt über ausgereifte Zugriffs- und Sicherheitsmechanismen in verschiedenen Ebenen, die ein unerlaubtes Bearbeiten unmöglich machen. Durch die Verarbeitung von geschlossenen Dateien (HPGL/2) wird das Datenvolumen verringert und die Dokumente können in eine Langzeitarchivierung integriert werden. Über den Planlauf und die Planbearbeitung wird eine Historie automatisch erzeugt. Es liegt am Ende des Projektes eine aktuelle Bestandsplanung vor, die wiederum Ausgangspunkt für das Facility Management sein kann. Ein Vergleich der Kosten von Elektronischen Planmanagementsystemen ergab, dass deren Höhe sich zwischen 0,06 % und 0,10 % der Bausumme bewegen. Die monatlichen Kosten bei einem Bauvolumen von 50 Millionen DM liegen in Höhe von 250,- bis 400,- DM pro Client- Arbeitsplatz. Die Kosten für Supportleistungen, Schulungen, Hardware und Telekommunikation sind nicht berücksichtigt. Diesen Kosten stehen aber Einsparungen gegenüber. Jeder Plan muß nur ein einziges Mal erfaßt werden und ist immer wieder auffindbar. Das Führen von Planlauflisten, Zwischenablage, Abheften, Einordnen, Suchen nach Plänen usw. kann entfallen. Auch die Vervielfältigungskosten verringern sich. Die einmal im System erfassten Pläne können auf CD gebrannt werden. Diese digitalen Pläne erfüllen alle Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht. Ausblick Das Elektronische Planmanagement gewinnt aufgrund der Komplexität der Bauvorhaben immer mehr an Bedeutung. Die derzeitig auf dem Markt befindlichen Elektronischen Planmanagementsysteme leisten hier Hilfestellung. Durch die zum Teil vordefinierten bzw. automatisierten Vorgänge kommt es zu fehlerlosen Planläufen. Sämtliche Planbewegungen werden dokumentiert und sind in der Historie nachvollziehbar. Es existiert somit eine durchgängige Transparenz in allen Phasen der Planbearbeitung und des Planaustauschs. Den Bedenken über zusätzliche Kosten für die Einführung dieser Systeme sollten die Einsparungen an Kosten und Zeit des konventionellen Planversands und der Planüberwachung gegenüber gestellt werden. Die auf Lotus Notes basierenden Programme sind sehr ausgereift und verfügen über einen automatisierten Workflow, erfordern allerdings eine Client-Software. Der Zugriff auf den Server ist somit standortabhängig vom Client-Rechner. Bei den internetbasierten Lösungen kann man dagegen von allen Rechnern aus über einen Browser zugreifen. Dieser Technologie wird wahrscheinlich die Zukunft gehören. 6

7 Literatur [1] Böhlke,J.; Freystein,H. ; von Au, M.: Die elektronische Planfreigabe. Sonderdruck Der Eisenbahningenieur. Nr. 1, 2000 [2] Burkhart, P.: Kommunikationsräume und virtuelles Unternehmen. Transparent 22 / Oktober 1998 [3] Fersch,A.; Krenz,Ch.; Schewior,E.;Willberg,U.: Elektronisches Plan- und Datenmanagement. Beratende Ingenieure. Nr.3(1998) [4] Fischer, Simsch, Kraus, Heuser, Fischer: Planmanagement mit System. CADplus Nr. 3, 1998, S [5] Haenes, H.; Welsch, M. Forschungsbericht Elektronisches Planmanagement- Teil 1-3. Fachhochschule Erfurt 1999/2000 [6] Hensler, Fr.: Die Zukunft im Netz. Karriereführer Special Bauingenieure 2000/2001 (8) [7] Heuser,Fr.: E-Commerce Neue Akzente im Baugeschäft. Karriereführer Special Bauingenieure 2000/2001 (8) [8] Ilieva, D.: WeltweitBau vernetzt Bauprojekte. AEC Report Nr. 6, 2000, S [9] Kiefer, R.; Weyhmann, M. : Alle Pläne voll im Griff. DiB- Special Mai 1999 [10] Laabs, A. : Standardisierter Datenaustausch im Bauwesen Voraussetzung für das kooperative Planen. Bauinformatik Journal ACS Sonderheft, Nov [11] Mersch,H.: Computergestütztes Planmangement als zentraler Bestandteil der Projektabwicklung. April 1999, in URL: [12] Oebbeke,A.: Das Internet als Werkzeug und nicht als Spielzeug. Bauinformatik Journal, ACS Sonderheft, Nov [13] Olschewski, D.: Bauprojekt über das Internet managen und dokumentieren. Bauinformatik Nr. 5, 2000, S [14] Priebe,G.: Prozessorientiertes Projektmanagement bei Hochbauprojekten. Projektmanagement 4/2000 [15] Priebe,G.: Planungsinstrument der Spitzenklasse. Sonderdruck Beratende Ingenieure Nr. 11, 1999 [16] URL: 7

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